INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN

Awareness Integrated Management System QHSE

based on
ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 dan
SMK3 PP No. 50 tahun 2012

Presented by: Irwan Sitorus

INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN

SASARAN PELATIHAN

PESERTA DAPAT MEMAHAMI DAN MAMPU MENERAPKAN :

❖ Persyaratan yang ditetapkan dalam ISO 9001:2015, 14001:2015 dan ISO

45001:2018 serta SMK3 PP No. 50 Tahun 2012
❖ Strategi untuk menerapkan ISO 9001:2015, 14001:2015 dan ISO 45001:2018 serta
SMK3 PP No. 50 Tahun 2012
❖ Implementasi yang sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2015, 14001:2015 dan ISO
45001:2018 serta SMK3 PP No. 50 Tahun 2012
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN

AGENDA
a. Definisi ISO
b. Tahapan dan hambatan dalam implementasi ISO
c. Proses Sertifikasi Sistem Manajemen di perusahaan
d. Pemahaman persyaratan ISO 9001:2015
e. Pemahaman persyaratan ISO 14001:2015
f. Pemahaman persyaratan ISO 45001:2018 dan SMK3 PP No. 50 Tahun 2012
g. Identifikasi Risiko Dan Peluang Untuk Ketiga Sistem Manajemen Terintegrasi
SESI TRAINING
INTEGRASI SISTEMISO 9001:2015
MANAJEMEN

Apakah ISO itu?

• Bukan singkatan melainkan nama kecil

• Diambil dari Bahasa Yunani
ISO = Sama

• Digunakan untuk nama organisasi dan

nama standar
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN

Definisi ISO

Adalah Standarisasi Internasional yang ditetapkan dari

wakil-wakil badan standarisasi nasional setiap Negara
yang di dalamnya terdapat persyaratan system
manajemen
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN

ORGANISASI INTERNASIONAL
UNTUK STANDARISASI (ISO)

the International Organization for Standardization

• Organisasi internasional untuk standardisasi, merupakan
federasi dunia badan-badan standar nasional anggota ISO
• Didirikan pada tahun 1947, berkedudukan di Jenewa, Swiss
• Keanggotaan : Badan standar dari sekitar 130 negara
• Tugas : Menghasilkan perjanjian internasional yang diterbitkan
menjadi standar internasional
• Jumlah standar yang telah diterbitkan sekitar 13.000 standar
(termasuk standar ISO 9000)
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN

Tahapan dan hambatan dalam implementasi ISO

1. Apa saja tahapan penerapan yang harus dilalui oleh

perusahaan untuk mendapatkan sertifikasi ISO?

2. Bagaimana bentuk hambatan dari faktor internal dan

eksternal dalam penerapan ISO itu sendiri?
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN

Proses Penerapan Standar Sistem Manajemen di perusahaan

1. Membuat Komitmen

Pimpinan organisasi harus berkomitmen untuk menerapkan Sistem Manajemen ISO dan
memastikan bahwa Standar ISO yang dipilih sudah tepat bagi organisasi. Perlu dicatat
bahwa untuk memiliki Sertifikat ISO, organisasi harus telah beroperasi selama minimal 3
bulan. Hal ini bertujuan agar organisasi telah memiliki beberapa proses di tempat yang
dapat dinilai oleh Konsultan ISO.

2. MEMBENTUK TIM ISO

Perusahaan harus membentuk tim ISO yang terdiri dari ketua project dan tim. Dalam tim
minimal terdiri dari dua orang dari setiap divisi/departemen (yakni dept. head dan staf).
Penetapan Management Representative boleh ada atau ditiadakan, tetapi Top
Management harus berperan secara aktif dalam penerapan Sistem Manajemen ISO
sebagai fungsi Leadership.
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN

Proses Penerapan Standar Sistem Manajemen di perusahaan

3. MELAKSANAKAN PELATIHAN ISO

Menetapkan waktu pelaksanaan pelatihan ISO untuk seluruh karyawan yang meliputi
pelatihan Awareness (pengenalan), Dokumentasi dan Internal Audit. Tahapan ini dapat
dilakukan oleh Lembaga Pelatihan ISO dari eksternal untuk mengajarkan pemahaman
yang jelas kepada karyawan tentang persyaratan dan prosedur ISO.

4. MENGGUNAKAN JASA KONSULTAN ISO

Perusahaan dapat menggunakan jasa Konsultan ISO untuk membantu memberikan

strategi implementasi dan mampu meningkatkan nilai proses bisnis. Penggunaan
Konsultan ISO tidak menghapus tanggung jawab Top Management untuk
mengembangkan dan menerapkan Sistem Manajemen ISO. Pihak perusahaan dapat
menanyakan apa saja terkait dengan implementasi kepada Konsultan ISO.
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN

Proses Penerapan Standar Sistem Manajemen di perusahaan

5. PEMBUATAN DOKUMEN

Setelah melakukan Gap Analysis, tim ISO membuat dokumen sesuai dengan persyaratan
ISO yang akan diterapkan. Tetapkan Kebijakan, Struktur Organisasi, Job Desc, KPI,
Pedoman, dan Prosedur dari masing-masing departemen di dalam perusahaan. Jika
dibutuhkan penjelasan secara terperinci, maka dapat dibuatkan dokumen pendukungnya
seperti Standar Kerja, Instruksi Kerja dan Formulir.

6. IMPLEMENTASI SISTEM ISO

Terapkan Standar ISO minimal 3 bulan untuk memastikan seluruh karyawan telah
mengerti, mematuhi dan menjalankannya. Standar ISO dirancang untuk umum, berlaku
untuk organisasi dari semua ukuran dan sektor industri dan mampu memberikan kerangka
untuk proses manajemen yang baik serta menentukan hal-hal yang perlu dimasukkan.
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN

Proses Penerapan Standar Sistem Manajemen di perusahaan

7. Memilih Badan Sertifikasi ISO

Sangat penting bagi pimpinan untuk mengetahui beberapa hal ketika menyetujui
menandatangani kontrak untuk melanjutkan ke Badan Sertifikasi ISO seperti UKAS,
IAS, DAC, JAS-ANZ, AB-CAB, dan lainnya. Standar ISO yang umum didasarkan pada
siklus 3 tahun.

8. Melakukan Gap Analisis

Bandingkan sistem manajemen yang sebelumnya sudah berjalan dengan sistem

manajemen yang dipersyaratkan oleh Standar ISO, lakukan analisa mengenai apa saja
yang belum di terapkan.
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN

Proses Penerapan Standar Sistem Manajemen di perusahaan

9. MELAKSANAKAN AUDIT INTERNAL

Tahapan ini mencakup pelaksanaan Audit Internal Sistem Manajemen perusahaan mulai
dari menyusun agenda tahunan audit sampai dengan evaluasi ke Top Management.
Internal Audit bertujuan untuk menentukan apakah sistem manajemen memenuhi
persyaratan Sistem Manajemen perusahaan diterapkan dan dipelihara secara efektif.

10. TINJAUAN MANAJEMEN

Tahapan ini mencakup kegiatan perencanaan dan pelaksanaan Tinjauan Manajemen, serta
melakukan follow up terhadap pelaksanaannya serta pelaporan pencapaian hasilnya.
Melakukan peninjauan kesesuaian dan keefektifan dari Sistem Manajemen, serta
pencapaian performa perusahaan. Menetapkan tindakan yang harus dilakukan untuk
memperbaiki efektifitas sistem dan performa perusahaan yang bermasalah.
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN

Proses Penerapan Standar Sistem Manajemen di perusahaan

11. Eksternal Audit untuk mendapatkan SERTIFIKAT ISO

Tahapan ini sebagai penentuan kelayakan perusahaan untuk mendapatkan Sertifikat ISO.
Perusahaan yang telah memiliki dan menerapkan persyaratan sistem ISO dapat
mengajukan permohonan sertifikasi kepada Badan Sertifikasi ISO .

undang Badan Sertifikasi ISO untuk melakukan audit di perusahaan. Pada Tahap ini
Auditor akan mengungkapkan efektivitas penerapan sistem manajemen dan apakah telah
memenuhi semua persyaratan Standar ISO tertentu yang ingin disertifikasi (misal ISO
9001 atau ISO 14001). Jika sudah sesuai, organisasi akan diberikan Sertifikat ISO.

Perlu dicatat bahwa untuk memiliki Sertifikat ISO, perusahaan harus sudah beroperasi minimal 3
bulan untuk memastikan seluruh karyawan telah mengerti, mematuhi dan menjalankannya.
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN

Hambatan dalam implementasi ISO

Hambatan dari Internal

• Kurangnya kecakapan karyawan dalam mengimplementasikan persyaratan ISO

• Ketersediaan peralatan produksi yang jauh dari standar

Hambatan dari eksternal

• Jadwal audit ISO dari konsultan yang terkesan mendadak

• Skala penilaian ISO yang sama sehingga memberikan ketimpangan dalam
perusahaan yang skala menengah ke bawah
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN

KONSEP MUTU (KUALITAS)

INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN

STANDAR SISTEM MANAJEMEN BERDASARKAN ISO 9001

❑ Standar sistem manajemen yang difokuskan pada pemenuhan persyaratan pelanggan
dan regulasi guna meningkatkan kepuasan pelanggan
(Comply to Requirements)

❑ Menjamin konsistensi produk dan atau jasa yang dihasilkan

(Consistency of Product or Services)

❑ Memiliki fundamental untuk selalu memperbaiki kinerja secara berkesinambungan

(Continual Improvement)

Mencapai Kepuasan Pelanggan

INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN

CONTOH INTEGRASI MUTU

Mutu BARANG Mutu PELAYANAN

❑ Spesifikasi dimensi dan karakteristik

operasional ❑ Ketepatan
❑ Masa penggunaan dan ketahanan ❑ Konsistensi
❑ Keamanan produk ❑ Tanggapan pd pelanggan
❑ Keterkaitan standar ❑ Keahlian
❑ Pemeliharaan ❑ Keramahan
❑ Penggunaan energi dan bahan baku ❑ Kemudahan kontak
❑ Dampak terhadap lingkungan ❑ Komunikasi
❑ Biaya operasional efektif dan efisien ❑ Pemahaman Pelanggan
❑ Jaminan Teknis
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN

KONSEP LINGKUNGAN
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN

STANDAR SISTEM MANAJEMEN BERDASARKAN ISO 14001

Mencegah Pencemaran Lingkungan

INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN

KONSEP K3
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN

KONSEP TERJADINYA KECELAKAAN KERJA

INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN

Mencegah Kecelakaan & Penyakit Akibat Kerja

INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN

INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN

BERDASARKAN
ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN

Sistem Manajemen atau Management System adalah suatu kerangka Proses dan
Prosedur yang digunakan untuk memastikan apakah suatu perusahaan atau
organisasi dapat memenuhi standard dan menjalankan tugasnya untuk mencapai
tujuan organisasi.
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN

SISTEM MANAJEMEN = ORGANISASI + PROSES + SISTEM

Integrasi Sistem Manajemen

Rangkaian proses yang sistematis & terstruktur yang digunakan organisasi dalam perencanaan,
pelaksanaan, pengawasan, penilaian dan evaluasi aspek Mutu, Lingkungan & K3 untuk dapat mencapai
tujuan & sasaran yang ditetapkan.

▪ Sistem manajemen terintegrasi Mutu, K3 & Lingkungan memungkinkan organisasi untuk memberikan
kualitas sesuai permintaan pelanggan, patuh pada peraturan & persyaratan K3 serta Lingkungan dan
sebagai acuan untuk perbaikan berkelanjutan (Continual Improvement) guna meningkatkan bisnis
perusahaan.
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN

Identifikasi proses
Process Mapping
Tentukan urutan dan hubungan antar proses
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN

Hirarki Dokumen

Aturan / Tujuan utama

Kebijakan perusahaan yang dibuat
langsung oleh Direksi
Level 1 Panduan (guidance) yang berisi
Manual informasi bisnis proses dan system
manajemen yang digunakan

Panduan atau penjelasan secara

Level 2 Prosedur umum dari suatu proses utama

Penjelasan detail dari satu proses

Level 3 Instruksi Kerja
kerja (Panduan)

Formulir & Catatan

Dokumen pendukung terhadap
Level 4 Prosedur / Instruksi Kerja
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN

KLAUSUL 4
Konteks Organisasi
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN

KORELASI MATRIKS KLAUSUL

INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN

KLAUSUL 5
Kepemimpinan
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN

KORELASI MATRIKS KLAUSUL

INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN

KLAUSUL 6
Perencanaan
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN
Contoh EAIA – ISO 14001:2015
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN
Contoh Template HIRADC – ISO 45001:2018
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN

KLAUSUL 7
Pendukung
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN

KLAUSUL 8
Operasi
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN

* Sub klausul 8.2.1 – 8.7 hanya ada di bagian ISO 9001:2015

INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN

Klausul 9
Evaluasi Kinerja
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN
INTEGRASI SISTM MANAJEMEN
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN

KLAUSUL 10
Peningkatan
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN

QHSE First = Business First

terima kasih