Manajemen Mutu MRKG D-IV T.

Sipil Polmed
9. Penerapan SMM Pada Badan Usaha Jasa Konstruksi

Modul 9
Penerapan SMM Pada Badan Usaha Jasa Konstruksi

9.1 Umum
Badan Usaha yang telah membangun system manajemen mutu (SMM) dan
menyelesaikan pembuatan dokumen SMM, maka tahapan selanjutnya adalah
menerapkan perangkat SMM tersebut. Penerapan dilakukan mulai dari kantor pusat
hingga setiap proyek sesuai dengan lingkup penerapannya seperti dijelaskan pada
manual mutu. Pada saat menerapkan dan mengelola serta mengembangkan SMM,
Badan Usaha harus mempertimbangkan prinsip-prinsip manajemen mutu.
Atas dasar prinsip ini, direksi dan manager hendaknya mampu memperagakan
kepemimpinan dan komitmennya untuk:
a. Memahami kebutuhan dan harapan pelanggan sesuai kondisi terkini dan
yang akan dating termasuk melakukan persyaratan yang ada.
b. Memperomosikan kebijakan mutu dan sasaran mutu untuk meningkatkan
kesadaran, motivasi dan pelibatan karyawan dalam Badan Usaha.
c. Menetapkan perbaikan berkesinambungan sebagai upaya peningkatan
kinerja setiap proses Badan Usaha.
d. Merencanakan masa depan Badan Usaha dan mengelola perusahaan
berdasarkan penerapan SMM.
e. Menyusun dan mengkomunikasikan kerangka kerja untuk mencapai
kepuasan pihak yang berkepentingan.

Salian langkah-langkah kercail berlangsungnya perbaikan berkesinambungan,

Direksi hendaknya memperimbangkan terobosan perubahan pada proses. Hal itu
dilakukan sebagai cara untuk memperbaiki kinerja Badan Usaha. Selama perubahan itu
berlangsung, direksi hendakanya mengabil langkah untuk memastikan bahwa sumber
daya dan komukasi yang dibutuhkan tersedia untuk memelihara fungsi-fungsi SMM.
Direksi harus mengidentifiasi proses realisasi produk Badan Usaha, karena hal
itu secara langsung berkaitan dengan keberhasilanm Badan Usaha. Direksi juga
mengidentifikasi proses pendukung yang memperngaruhi keefektifan dan efisiensi
proses realisasi produk maupun kebutuhan dan harapan pihak yang berkepentingan.

9-1
Manajemen Mutu MRKG D-IV T. Sipil Polmed
9. Penerapan SMM Pada Badan Usaha Jasa Konstruksi

Direksi juga memastikan bahwa proses beroperasi sebagai jaringan yang

efektif dan efisien. Direksi juga menganalisa dan mengoptimalkan interaksi proses
termasuk proses realisasi produk dan proses pendukung.
Pertimbangan hendaknya diberikan untuk:
a. Memastikan bahwa urutan dan interaksi proses didesain untuk pencapaian
hasil yang diinginkan secara efektif dan efisien.
b. Memastikan masukan (input) kegiatan dan keluaran (out put) proses
ditentukan secara jelas dan tekendali.
c. Memantau masukan dan keluaran untuk memverifikasi bahwa masing-
masing proses saling berkaitan dan beroperasi secara efektif dan efisien.
d. Mengidentifikasi dan mengelola resiko dan memanfaatkan peluang
perbaikan kerja.
mengidentifikasi pelaksana proses dan memberikan tanggung jawab serta
wewenang kepada manajemen dan personil yang terkait dengan SMM.
e. Mengelola tiap proses untuk mencapai sasaran.
f. Kebutuhan dan harapan piha yang berkepentingan.

9.2 Manual Mutu

Badan Usaha yang menerapkan sistem manajemen mutu harus menetapkan dan
memelihara dokumen manual mutu yang selanjutnya dijadikan sebagai panduan
penerapan SMM Badan Usaha. Manual mutu Badan Usaha berisi penjelasannya sebagai
berikut:

9.2.1 Visi dan Misi

Visi adalah harapan yang akan dicapai oleh Badan Usaha pada masa yang akan
dating disesuaikan dengan kemampuan dan sumber daya yang ada.
Contoh: perusahaan berupaya menjadi perseroan konstruksi bersekala
internasional, berdaya saing dan inovasi serta mampu berkembang sehat dan mandiri.
Misi adalah langkah-langkah yang dilakukan oleh Badan Usaha dalam upayan
pencapaian visi yang diharapkan.
Contoh: penyajian produk jasa konstruksi yang bermutu, mengembangkan
market share dan meningkatkan sumber daya manusia yang handal untuk memberikan
jaminan terhadap kepuasan pelanggan.

9-2
Manajemen Mutu MRKG D-IV T. Sipil Polmed
9. Penerapan SMM Pada Badan Usaha Jasa Konstruksi

9.2.2 Kebijakan Mutu

Kebijakan mutu adalah suatu pernyataan terdokumentasi yang ditetapkan oleh
direksi dalam rangka penerapan SMM di Badan Usaha dan dibuat sebagai suatu selogan
untuk selalu meningkatkan dan memelihara konsistensi penerapan SMM dan selalu
berupaya melakukan perbaikan kinerja yang berkesinambungan.
Kebijakan mutu harus konsisten dan selaras dengan visi dan misi Badan Usaha
yang berintikan:
a. Sebagai komitmen untuk memenuhi persyaratan dan upaya memperbaiki
keefektifan SMM.
b. Sebagai kerangka dalam menetapkan dan mencapai sasaran mutu.
c. Dipahami dan selalu ditinjau agar sesuai
Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam menentukan kebijakan mutu
adalah sebagai berikut:
a. Komitemen terhadap pencapaian mutu produk/jasa
b. Komitmen untuk menerapkan SMM ISO 9001:2000
c. Komitmen untuk mencapai kepuasan pelanggan.
d. Komitmen untuk meningkatkan kemampuan Badan Usaha secara
berkelanjutan.
e. Komitmen untuk mentaati peraturan dan perundang-undangan yang berlaku.

Contoh kebijakan mutu.

Direksi beserta seluruh karyawan Badan Usaha bertekad mengutamakan
produk untuk mencapai kepuasan pelanggan dengan menerapkan SMM ISO 9001:2000.
Direksi juga akan selalu berusaha untuk meningkatkan kemampuan sumber daya
manusia dan penggunaan teknologi terkini yang berkelanjutan guna meningkatkan
kemampuan kinerja perusahaan.

9.2.3 Sasaran Mutu

Sasaran mutu merupakan persyaratan yang sifatnya sangat strategis untuk
menilai kerja SMM secara keseluruhan. Direksi akan mudah mengukur dan memonitor
kinerja masing-masing unit dan memungkinkan untuk dapat mengambil tindakan yang
efektif menuju perbaikan yang berkelanjutan.

9-3
Manajemen Mutu MRKG D-IV T. Sipil Polmed
9. Penerapan SMM Pada Badan Usaha Jasa Konstruksi

Sasaran mutu harus ditetapkan dan dikomunikasikan kepada semua karyawan

terutama kepada para pemimpin unit agar mereka bertanggung jawab terhadap
pencapaian sasaran mutu tersebut.
Secara priodik setiap 3 bulan, direksi meninjau pencapaian sasaran mutu atas
dasar criteria yang telah ditetapkan. Apabila terjadi perbedaan target dan hasilnya, maka
harus dilakukan tindakan seperlunya sesuai kemampuan Badan Usaha.
Adapun kriteria bagi sasaran mutu adalah kegiatan apa saja yang terukut atau
dapat dijadikan terukur yang terkait dalam SMM. Misalnya perolehan laba, target
pemasaran, target pelaksanaan pelatihan, target perolehan omset, efisiensi kinerja dan
sebagainya.
Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam membuat sasaran mutu adalah:
a. Simple, yaitu sederhana dan mudah untuk dimengerti
b. Measureable, yaitu dapat diukur pencapaiannya
c. Applicable, yaitu dapat diaplikasikan sesuai dengan kemampuan Badan
Usaha
d. Reasonable, yaitu mempunyai alasan yang jelas kenapa sasaran itu
digunakan/diterapkan.
e. Timely, yaitu waktu pencapaian jelas/batas waktunya ditentukan.

Conton sasaran mutu Badan Usaha adalah seperti berikut:

a. Harus mendapat sertifikat ISO 9001:2000 pada tahun 2005
b. Menurunkan level kesalahan pekerjaan dari lima kali dalam sebulan menjadi
maksimum hanya satu kali dalam sebulan.
c. Meningkatkan pendapatan perusahaan dari Rp. 50 miliar pada tahun 2004
menjadi Rp. 80 miliar pada tahun 2005, Rp. 120 miliar pada tahun 2006.
Perusahaan berusaha meningkatkan pendapatan/omzet misalnya 20% dari
pendapatan tahun berjalan yang harus dicapai pada tahun berikutnya.

Disamping faktor-faktor diatas yang harus diperhatikan dalam pembuatan

sasaran mutu, direksi hendaknya juga mempertimbangkan:
a. Kebutuhan Badan Usaha dan pasar yang dilayaninya pada saat ini dan pada
waktu yang akan dating.
b. Temuan yang relevan berdasarkan tinjauan manajemen.

9-4
Manajemen Mutu MRKG D-IV T. Sipil Polmed
9. Penerapan SMM Pada Badan Usaha Jasa Konstruksi

c. Kinerja produk dan proses saat ini.

d. Level kepuasan pihak yang berkepentingan.
e. Hasil audit.
f. Tolak banding, analisis pesaing dan peluang perbaikan.
g. Sumber daya yang diperlukan utnuk mencapai sasaran.
Sasaran mutu hendaknya dikomunikasikan kepada seluruh karyawan agar
mereka dapat memberikan kontribusi untuk pencapaiannya. Tanggung jawab
penyebarluasan sasaran mutu dilakukan oleh WM. Sasaran mutu harus ditinjau secara
sistematis dan dapat direvisi sesuai kebutuhan.

9.2.4 Peta Proses Bisnis.

Membuat peta proses bisnis merupakan upaya menggambarkan pendekatan
proses. Dengan demikian mudah untuk menetapkan urutan dan interaksi proses-proses
yang berlangsung di Badan Usaha sebagai ketentuan persyaratan SMM. Bisnis jasa
konstruksi merupakan pekerjaan proyek yang didapatkan dengan memenangkan tender.
Namun ada juga order atau pekerjaan penunjukan yang langsung dikerjakan Badan
Usaha Jada Konstruksi.
Landasan awal berjalnnya proses bisnis jasa konstruksi adalah persyaratan
pengguna jasa yang dituangkan dalam dokumen KAK (kerangka acuan kerja)
spesifikasi teknis dan kontrak kerja pelaksanaan proyek konstruksi. Pengguna jada
member tugas kepada penyedia jasa konstruksi (konsultan/kontraktor), yang pada
akhirnya produk yang dihasilkan dapat memberikan kepuasan pengguna jasa konstruksi
dan pihak-pihak lain yang berkepentingan. Pada gambar berikut tampak diagram
rangkaian bisnis jasa konstruksi.
Peta proses bisnis dapat diidentifikasikan dalam 2 jenis proses bisnis, yaitu
ptoses bisnis utama dan proses bisnis pendukung. Proses bisnis utama dapat
diidentifikasikan dalam rantai proses bisnis sebagai berikut:
a. Memperoleh informasi tentang proyek. Pada awal proses pemasaran Badan
Usaha harus memiliki metode yang efektif untuk mendapat informasi
tentang adanya peluang mendapatkan proyek. Informasi tentang proyek itu
bisa didapatkan dengan membaca pengumuman di Koran, melobi pihak
pengguna jasa dan cara-cara lain. Badan Usaha dapat mengevaluasi setiap
metode yang terbaik untuk dilakukan.

9-5
Manajemen Mutu MRKG D-IV T. Sipil Polmed
9. Penerapan SMM Pada Badan Usaha Jasa Konstruksi

b. Mengikuti prakualifikasi/pasca kualifikasi, merupakan proses untuk

menunjukkan kemampuan Badan Usaha dalam menangani suatu proyek.
Caranya adalah dengan membuat proposal tetang kemampuan pengadaan
personil atau tenaga kerja, pengadaan peralatan, kemampuan menyediakan
sumber daya sesuai persyaratan calon pengguna jasa. Proses
prakualifikasi/pasca kualifikasi harus memperhatikan peraturan-peraturan
dan persyaratan yang terkait dengan calon pengguna jasa. Manajer
pemasaran harus memahami seluk beluk proses prakualifikasi/pasca
kualifikasi. Ia juga harus selalu mengevaluasi keefektifannya agar tidak
terjadi kegagalan dalam proses prakualifikasi/pasca kualifikasi.
c. Tender adalah suatu proses yang membuka penawaran harga dan menilai
efektifitas metode kerja yang disajikan oleh Badan Usaha yang sama-sama
penyampaikan penawaran. Proses tender diawali dengan meninjau semua
persyaratan, spesifikasi teknis, maupun perjanjian kontrak dengan pengguna
jasa. Badan Usaha harus menetapkan nama pejabat yang berwenang
menetapkan keputusan untuk mengikuti tender.
d. Persiapan proyek. Apabila tender telah dimenangkan maka Badan Usaha
harus mengkaji kembali kemampuan yang sebenarnya untuk melaksanakan
proyek yang dimenangkannya. Menejer proyek yang ditunjuk harus
menyiapkan Rencana Mutu Kontrak (RMK) sebagai jaminan bahwa proyek
yang akan dilaksanakan telah direncakan untuk memenuhi persyaratan dan
spesifikasi teknus. RKM meliputi, informasi tentang proyek, struktur
organisasi, penetapan tugas, kewajiban dan wewenang, perencaan progress
proyek, perencanaan material, pengadaan peralatan, tenaga kerja dan
rencana inspeksi, uji dan test, serta perencanaan arus kas untuk pembiayaan
proyek. RKM merupakan dokuemn yang menjadi bagian dari system
manajemen mutu Badan Usaha. Dengan demikian Badan Usaha harus
memiliki prosedur yang cukup untuk mengatur pembuatan RKM yang
digunakan pada pelaksanaan proyek.
e. Pelaksanaan proyek. Direksi Badan Usaha melalu Menejer Proyek harus
mengendalikan proses pelaksanaan proyek agar diperoleh hasil produk yang
memenuhi mutu atas dasar RMK yang telah dibuat, apabila terjadi
penyimpangan serius yang tidak dapat dihindari maka Menejer Proyek harus

9-6
Manajemen Mutu MRKG D-IV T. Sipil Polmed
9. Penerapan SMM Pada Badan Usaha Jasa Konstruksi

merevis RKM dan segera menginformasikan kepada Direksi Badan Usaha

dan Pengguna Jasa. Penyimpangan yang terjadi akibat kekeliruan pada saat
proyek tender harus dievaluasi kembali dengan mencari factor penyebab
kekeliruan tersebut untuk segera dilakukan tindakan perbaikan. Menejer
proyek harus konsisten menerapkan SMM yang terkait dengan pelaksanaan
proyek tersebut di lapangan.
f. Penyerahan produk. Setelah proyek selesai Badan Usaha harus
menyerahkan produk hasil proyek tersebut kepada penggun jasa. Prose
pernyerahan produk menyangkut pemerikasaan yang dibuktikan dengan
berita acara serah terima. Beberapa proyek yang mensyaratakan adanya
mada pemeliharaan, maka pemerikasaan dan berita acara dilakukan secara
bertahap.
Untuk mencapai kesesuaian pelaksanaan proses bisnis utama tersebut, Badan
Usaha harus mengelola unit-unit pendukung. Para direksi harus mengetahui tahapan
setiap kegiatan misalnya usaha jasa pelaksana konstruksi diantaranya proses yang
menyangkut:
a. Pengelola financial dan keuangan
Keuangan merupakan sumber kemampuan untuk melaksanakan berbagai
kegiatan pada saat pelaksanaan proyek mulai dari perencanaan,
prakualifikasi, mengikuti tender dan pelaksanaan proyek di lapangan. Jika
Badan Usaha tidak memiliki sejumlah uang maka proyek yang
dimenangkan tidak dapat dikerjakan. Badan Usaha harus mengelola
bagaimana dan kenapa menetapkan kemajuan proyek, membuat berita acara,
melakukan penagitan, hingga mendapatkan termin pembayaran yang
kemudia harus digunakan untuk membiayai proyek, termasuk
pengendaliannya.
b. Pengelola sumber daya manusia
Keberhasilan pencapaian mutu apabika sumber daya manusia yang bekerja
di Badan Usaha memiliki kompetensi yang sesuai dengan tugas dan
wewenangnya. System rekruting dan seleksi harus berdasarkan criteria
kompetensi personil yang telah ditetapkan oleh Badan Usaha. Secara
berkala Badan Usaha harus menetapkan kebutuhan pelatihan bagi semua
personil yang terkait dengan mutu dan melakukan evaluasi atas tindakan

9-7
Manajemen Mutu MRKG D-IV T. Sipil Polmed
9. Penerapan SMM Pada Badan Usaha Jasa Konstruksi

tersebut.
c. Penyediaan peralatan
Jasa konstruksi tidak lepas dari peralatan yang harus dikelola dan harus
memenuhi spesifikasi teknis yang ditetapkan. Penyediaan peralatan harus
sesuai dengan kemampuan efektif dari peralatan yang digunakan untuk
menjamin bahwa proyek dapat diselesaikan tepat waktu sesuai criteria mutu
yang ditetapkan.
d. Penyediaan material
Badan Usaha harus dapat menyediakan semua jenis material yang
memenuhi spesifikasi teknis. Apabila terjadi penyimpangan atas spesifikasi
harus diupayakan dengan material lainnya yang mempunyai kemampuan
yang setara. Menejer proyek harus menetapkan segala tindakan penggunaan
material atas persetujuan pengguna jasa dalam proyek karena pengadaan
material member andil besar terhadap mutu. Badan Usaha harus
mengendalikan pemasok material untuk menjamin kesesuaian spesifikasi
teknis yang telah ditetapkan.
e. Pembinaan subkonsultan/subkontraktor.
Subkonsultan/subkontraktor adalah mitra kerja Badan Usaha penyedia jasa
konstruksi. Pembinaan mitra usaha harus menjadi perhatian oleh Badan
Usaha. Keberhasilan pencapaian mutu harus diimbangi pula oleh
kemampuan subkonsultan. Badan Usaha harus mengendalikan
subkonsultan/subkontraktor untuk menjamin keseuaian spesifikasi teknis
yang telah ditetapkan.
f. System manajemen mutu
SMM merupakan bagian yang tak terlepas dari kegiatan bisnis Badan
Usaha. SMM yang telah ditetapkan harus diterapkan dengan sebaik-baiknya
sesuai rencana dan dikendalikan untuk memenuhi kesesuaian dan selelu
ditingkatkan secara berkesinambungan. Menerapkan SMM dengan efektif
akan ditunjukkan dengan meningkatnya kinerja Badan Usaha secara
keseluruhan.

9.2.5 Penerapan dan Pengesampingan

9-8
Manajemen Mutu MRKG D-IV T. Sipil Polmed
9. Penerapan SMM Pada Badan Usaha Jasa Konstruksi

Semua persyaratan standar internasional ISO 9001:2000 bersifat generik. Hal

itu bertujuan agar dapat diterapkan oleh segala jenis Badan Usaha milik instansi
pemerintah dan swasta. Penerpan SMM itu meliputi segala jenis tipe, ukuran maupun
produk atau jasa yang dihasilkan.
Semua Badan Usaha jasa konstruksi baik jasa konsultan dan kontraktor dapat
menerapkan SMM secara optimal sesuai persyaratan standar internasional ISO
9001:2000.
Standar internasional ini mengizinkan untuk pertimbangan pengesampingan
satu atau beberapa klausul persyaratan apabila persyaratan tersebut tidak dapat
diterapkan oleh Badan Usaha yang bersangkutan. Pengesampingan tersebut hendaknya
tidak mempengaruhi kemampuan dan tanggung jawab Badan Usaha untuk menyediakan
layanan yang memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan perundangan yang
berlaku.
Penerapan SMM pada jasa kontruksi dapat menyampaikan permintaan
pengesampingan klausul 7.5.4 yaitu barang milik pelanggan. Alasannya, konsultan
sebagai perencana konstruksi melakukan pekerjaan desain, sedangkan untuk kontraktor
tidak dapat dikesampingkan. Apabila Badan Usaha jasa konstruksi yang melakukan
kontrak EPC (engineering procurement contract), maka Badan Usaha pelaksana
konstruksi tersebut tidak diperkenankan untuk mengesampingkan proses desain dan
pengembangan. Terkait dengan kontrak tersebut Badan Usaha harus melaksanakan
desain proyek meskipun pekerjaan tersebut dilimpahkan kepada pihak lain.

9.3. Dokumentasi Berdasarkan Interaksi Proses Bisnis Badan Usaha.

Dari peta proses bisnis dapat ditentukan jenis proses yang memerlukan
dokumen yang mengatur tahapan-tahapan pekerjaan tersebut. Dokumentasi SMM
merupakan landasana penerapan SMM. Tanpa adanya dokumen SMM maka system
manajemen tidak berjalan. Badan Usaha harus memiliki dokumen SMM jika ingin
menerapkan SMM secara konsisten. Dalam dokumen tersebut tahapan proses kerja
Badan Usaha tersusun secara teratur.
Kebutuhan dokumen prosedur dan instruksi kerja di Badan Usaha harus
diperkatikan dari hal-hal sebagai berikut:
a. Besar kecil suatu Badan Usaha dan level kebutuhannya.
Apabila tidak diperlukan peraturan rinci, maka tidak diperlukan adanya

9-9
Manajemen Mutu MRKG D-IV T. Sipil Polmed
9. Penerapan SMM Pada Badan Usaha Jasa Konstruksi

prosedur. Apabila di dalam proses sering kali terjadi kesalahan, maka dapat
dipertimbangkan apakah perlu ada prosedur dan instruksi kerja.
b. Kompleksitas proses
Apabila proses memiliki level kerumitan yang tinggi atau banyak persyaratan
yang harus dipenuhi, maka harus dipertimbangkan adanya prosedur yang
mengatur tahapan proses tersebut. Untuk pekerjaan-pekerjaan yang sederhana
dan mudah dilakukan semua orang, maka tidak perlu prosdur.
c. Kompentensi karyawan
Apabila pekerjaan memerlukan persyaratan kompetensi dan keterampilan
karyawan, maka dibaut dokumen prosedur atau instruksi kerja yang sesuai
agar karyawan baru dapar segera mengadaptasi prosedur dan aturan pekerjaan
tersebut.

Selasin dokumen prosedur wajib yang dipersyaratakan, kebutuhan penyediaan

prosedur lainnya harus disesuaikan dengan kondisi tersebut diatas. Penyediaan dokumen
prosedur untuk memastikan bahwa perencanaan, operasi dan pengendalian proses bisnis
akan mudah melakukan analisis proses-proses mana yang memerlukan dokumen
prosedur atau instruksi kerja.

9.3.1 Pengendalian Dokumen

Semua dokumen yang ditetapkan dan digunakan dalam penerapan SMM harus
dikendalikan. Dan untuk mengatur pengendalian semua dokumen yang terkait harus
ditetapka prosedur pengendalian dokumen (lihat lampiran B)

9.3.2 Pengendalian Rekaman

Keterkaitan dengan dokumen bukti kesesuaian terhadap persyaratan dan
penerapan SMM yang efektif. Untuk keperluan identifikasi, penyimpanan,
perlindungan, pengembalian, masa simpan dan pemusnahan rekaman harus ditetapkan
prosedur pengendalian rekaman (lihat lampiran C).

9.4. Tanggung Jawab Managemen

Tanggung jawab manajemen merupakan persyaratan yang harus dilakukan oleh
Direksi Badan Usaha. Persyaratan SMM ISO 9001:2000 ini lebih bersifat top down,

9-10
Manajemen Mutu MRKG D-IV T. Sipil Polmed
9. Penerapan SMM Pada Badan Usaha Jasa Konstruksi

prakarsa dan komitmen terhadap penerapan SMM harus ditetapkan oleh direksi dan
karyawan dibawahnya harus taat dan turut berperan dalam penerapan SMM.
Tugas dan tanggung jawab direksi Badan Usaha dalam system manajemen
mutu adalah seperti berikut:
a. Menetapkan komitmen yang harus dipahami oleh semia karyawan untuk
sadar bahwa Badan Usaha telah menerapkan SMM ISO 9001:2000
b. Memastikan persyaratan pelanggan selalu dipenuhi dan setiao proses kerja
dan hasil produknya.
c. Menetapkan kebijakan mutu dan sasaran mutu yang telah dipahami oleh
karyawan.
d. Menetapkan struktur organisasi Badan Usaha termasuk tanggung jawab dan
wewenang masing-masing fungsi pada Badan Usaha.
e. Menunjuk seorang wakil manajemen yang memiliki tugas dan wewenang
untuk memastikan bahwa system manajemen mutu telah ditetapkan,
diterapkan dan dipelihara secara konsisten. Pemilihan pesonil wakil
manajemen merupakan upaya strategis mengingat konsekuensi keberhasilan
terselenggaranya system manajemen mutu di semua jajaran Badan Usaha.
Setidaknya personil yang dipilih adalah orang yang mempunyai power di
Badan Usaha.
f. Menjamin terjadinya komunikasi internal untuk meningkatkan keefektifan
system manajemen mutu Badan Usaha.
g. Menyelenggarakan rapat manajemen untuk meninjau keefektifan penerapan
system manajemen mutu yang dilaksanakan secara priodik. Pada rapat
tinjauan manajemen hendaknya dibahas segala sesuatu yang terkait dengan
kinerja Badan Usaha termasuk hasil audit dan upaya perbaikan keluhan
pelanggan.

9.4.1. Komitmen Manajemen

Tugas direksi Badan Usaha dalam persyaratan adalah memberikan bukti
komitmen atas penerapan SMM dan melakukan perbaikan berkelanjutan agar efektif
yang dilaksanakan sebagai berikut:
a. Mengkomunikasikan kepada semua karyawan pentingnya memenuhi
persyaratan pelanggan.

9-11
Manajemen Mutu MRKG D-IV T. Sipil Polmed
9. Penerapan SMM Pada Badan Usaha Jasa Konstruksi

b. Menetapkan kebijakan mutu

c. Menetapkan sasaran mutu
d. Melaksanakan tinjauan manajemen
e. Memastikan tersedianya sumber daya yang cukup

9.4.2. Rapat Tinjauan Manajemen

Direksi Badan Usaha harus menyelengarakan rapat tinjauan manajemen secara
berkala setiap 3 bulan. Tujuannya adalah untuk memastikan penerapan SMM telah
aktif. Direksi dapat mengendalikan kinerja proses pelaksanaan proyek yang menjadi
tanggung jawab Badan Usaha.
Agenda rapat tinjauan manajemen meliputi hal-hal seperti dibawah ini:
a. Semua umpan balik dan informasi hasil audit internal maupun external.
b. Segala umpan balik dari pelanggan, baik keluhan, harapan, usul, pendapat
pelanggan harus diperhatikan.
c. Informasi kinerja pelaksanaan proyek dan kesesuaian produk.
d. Status tindakan pencegahan dan tindakan koreksi
e. Tinjauan ulang terhadap keputusan akan diambil pada rapat tinjauan
manajemen yang lalu.
f. Penyempurnaan atau perubahan yang dapat mempengaruhi SMM
g. Saran-saran dan arahan bagi perbaikan.

Keputusan rapt tinjauan manajemen yang harus disampaikan menyangkut:

a. Tindakan perbaikan bagi peningkatan SMM
b. Tindakan perbaikan bagi produk untuk memenuhi persyaratan pelanggan
c. Kebutuhan sumber daya.

9.5. Manajemen Sumber Daya

Direksi Badan Usaha harus memastikan bahwa sumber daya penting bagi
penerapan strategi pencapaian target penyelesaian proyek dan proses pencapaian
sasaran mutu proyek.

9.5.1. Pengelolaan Sumber Daya

9-12
Manajemen Mutu MRKG D-IV T. Sipil Polmed
9. Penerapan SMM Pada Badan Usaha Jasa Konstruksi

Direksi Badan Usaha harus memastikan bahwa sumber daya sangat penting
bagi penerapan SMM dan pencapaian sasaran mutu Badan Usaha. Penyediaan sumber
daya mencakup keperluan untuk operasional, perbaikan SMM, pemenuhan persyaratan
pelanggan dan upaya peningkatan kepuasan pelanggan.
Penyedia sumber daya yang efektif, efisien dan tepat waktu dalam upaya
penerapan SMM meliputi penyediaan tenaga kerja, prasarana, lingkungan kerja,
informasi, pemasok, mitra dan terutama keuangan.

9.5.2. Pengelolaan SDM dan Pelatihan

Badan Usaha harus melibatkan personil Badan Usaha dalam menerapkan SMM
dan upaya meningkatkan efektifitas pencapaian tujuan perbaikan kinerja Badan Usaha.
Personil yang melaksanakan pekerjaan yang memperngaruhi mutu harus sudah sesuai
dengan kompetensi.
Badan Usaha harus memastikan bahwa kompetensi yang sesuai telah dimiliki
oleh personil yang ditugasi dalam pekerjaannya dan Badan Usaha harus mengusahakan
pelatihan yang sesuai.

9.5.3. Penyediaan Peralatan

Badan Usaha harus menetapkan, menyediakan dan memelihara prasaran yang
diperlukan untuk realisasi jasa konstruksi sambil mempertimbangkan kebutuhan san
harapan pelanggan guna mencapai kesesuaian pada persyaratan mutu jasa.
Prasarana mencakup:
a. Sumber daya seperti kantor, ruang kerja di unit kerja lapangan dan saran
penting terkait.
b. Peralatan proses baik perangkat keras maupun perangkat kunak di kantor dan
dilapangan, antara lain teknologi informasi dan komunikasi yang
menghubungkan kantor dengan unit kerja di lapangan
c. Jasa pendukung serta fasilitas angkutan di lapangan

9.5.4 Pengelolaan Lingkungan

Badan Usaha harus menetapkan dan mengelola lingkungan kerja yang
diperlukan untuk mencapai kesesuaian pada persyaratan produk/jasa yang diminta.
Kemampuan manajemen di lapangan menata seluruh material, peralatan kerja,

9-13
Manajemen Mutu MRKG D-IV T. Sipil Polmed
9. Penerapan SMM Pada Badan Usaha Jasa Konstruksi

kesalamatan dan kesehatan para pekerja dengan memasang rambu-rambu peringatan

dan peringatan pentingnya memakai peralatan K3 (keselamatan dan kesehatan kerja).
Keamanan material dan peralatan, menjaga lingkungan kerja selama pembangunan
proyek dengan sangat menghargai dan mematuhi peraturan lingkungan yang berlaku

Referensi:
1. LPJK, (2005), Panduan Penerapan, Manajemen Mutu ISO 9001:2000, Kompas
Gramedia, Jakarta

Soal Latihan:
1. Jelaskan manfaat kepemimpinan dan komitmen dari direksi atau manger
2. Jelaskan pertimbangan seorang manager dalam optimalisasi realisasi produk
3. Jelaskan apa yang dimaksud dengan manual mutu
4. Jelaskan fungsi visi misi dalam arah kehidupan suatu organisasi
5. Jelaskan yang dimaksud dengan kebijakan mutu dan sasaran mutu
6. Jelaskan apa yang dimaksud dengan pengendalian dokumen dan pengendlian
rekaman
7. Jelaskan tugas-tugas manajemen
8. Jelaskan komitmen dari manajemen
9. Jelaskan apa yang dimaksud dengan rapat tinjauan manajemen

9-14