Manajemen Mutu MRKG D-IV T.

Sipil Polmed
12. Pengukuran Pencapaian Standar (Audit)

Modul 12
Pengukuran Pencapaian Standar (Audit)
Proses pemenuhan standar diukur tingkat ketercapaiannya untuk melihat
keefektivan pelaksanaan. Pengukuran dilakukan melalui:
❑ audit mutu internal oleh Tim Audit Mutu Internal,
❑ audit mutu eksternal oleh lembaga mandiri yang mendapat pengakuan Nasional,
maupun iternasional
12.1. Ruang Lingkup
Prosedur ini digunakan sebagai panduan melaksanakan kegiatan audit mutu internal
mencakup kegiatan perencanaan, persiapan, pelaksanaan sampai dengan
penyusunan laporan.
12.2. Tujuan dan Sasaran
Memberikan panduan bagi kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan audit mutu
internal untuk memverifikasi bahwa system manajemen mutu telah diterapkan secara
efektif.
12.3. Defenisi
12.3.1. CAR (Corrective Action Request) yaitu permintaan tindakan koreksi yang
diminta oleh auditor kepada pihak teraudit (Auditee)
12.3.2. Audit Mutu Internal: kegiatan pemeriksaan yang sistematis dan bebas
menentukan apakah kagiatan dan hasil uang berkaitan telah memenuhi system
manajemen mutu secara efektif dan sesuai.
12.3.3. Auditor: petugas yang akan melakukan audit mutu internal dan mempunyai
kualifikasi untuk melakukan kegiatan audit mutu internal.
12.3.4. Auditee: seseorang atau unit kerja yang diaudit.
4. Referensi
ISO 9000:2001: Quality Management System – Requirement

12.5. Ketentuan Umum

12.5.1. Urutan kegiatan audit mutu inernal mengacu kepada diagram alir seperti pada
gambar 12.1
12.5.2. Kegiatan audit mutu internal sekurang-kurangnya dilaksanakan 2 kali setiap
tahun

10-1
Manajemen Mutu MRKG D-IV T. Sipil Polmed
12. Pengukuran Pencapaian Standar (Audit)

12.5.3. Rencana audit mutu internal dibuat sekurang-kurangnya 1 kali dalam 1 tahun
setiap tahun
12.5.4. Auditor untuk setiap kegiatan audit mutu internal ditetapkan dengan Surat
Penetapan Tugas yang ditandatangani oleh Wakil Manajemen (dimana dalam
pelaksanaannya auditor yang ditunjuk merupakan petugas yang independen dari
tanggung jawab dan tugas pada unit yang diaudit).

Gambar 12.1. Bagan Alir Audit

10-2
Manajemen Mutu MRKG D-IV T. Sipil Polmed
12. Pengukuran Pencapaian Standar (Audit)

12.5.5. Kegiatan persiapan sekurang-kurangnya terdiri dari:

❑ Membuat jadwal audit mutu internal yang fleksibel sesuai keperluannya
❑ Menyiapkan dokumen-dokumen yang digunakan selam audit mutu internal
❑ Menyiapkan formulir CAR, daftar pertanyaan yang diperlukan
12.5.6. Pelaksanaan audit mutu internal terdiri dari:
❑ Rapat pembukaan, auditor menjelaskan program audit mutu internal dan
melakukan konfirmasi jadwal kepada para auditee
❑ Pemeriksaan yaitu:
• Mengumpulkan bukti-bukti ketidaksesuaian berdasarkan hasil
wawancara, pemeriksanaan dokumen dan pengamatan
• Temuan ketidaksesuaian dicatat pada formulir CAR dan harus disetujui
oleh auditee
• Auditee menentukan target rencana perbaikan pada CAR
❑ Rapat penutup, auditor menyampaikan laporan atas hasil pengamatan dan
temuan-temuan selama pelaksanaan audit mutu internal dan kesimpulan
mengenai keefektifan system manajemen mutu.
12.5.7. Ketidaksesuaian yang ditemukan dalam audit mutu internal dikatagorikan dalam
3 jenis yaitu:
❑ Major: bila tidak di temui bukti-bukti yang memadai bahwa auditee telah
melaksanakan pengaturan yang berlaku atau tidak mengindahkan prosedur
yang ada.
❑ Minor: bila dalam pelakasanaan kegiatan telah mengikuti peraturan serta
prosedur yang berlaku namun masih mendapat kekurangan-kekurangan dalam
dokumentasinya ataupun dalam pelaksanaan prosedurnya.
❑ Catatan: bila semua bukti ditemukan tidak bertentangan dengan pengaturan
dan prosedur yang berlaku, namun dirasakan perlu mendapat perhatian dari
pihak manajemen.
12.5.8. Auditor mengevaluasi dan menyimpulkan hasil temuan dari seluruh pengamatan
yang dilaksanakan selama kegiatan audit mutu internal
12.5.9. Formulir CAR ditandatangani oleh Auditor dan Auditee pada saat pelaksanaan
rapat penutup.
12. 5.10. Laporan hasil audit disampaikan kepada wakil manajemen sebagai bahan
tindakan perbaikan selanjutnya

10-3
Manajemen Mutu MRKG D-IV T. Sipil Polmed
12. Pengukuran Pencapaian Standar (Audit)

12.6. Prosedur dan Tanggung Jawab

12.6.1. Auditor
❑ Menerima Surat Penetapan Tugas dari wakil Manajemen
❑ Kagiatan persiapan:
• Menyusun jadwal dan program audit mutu internal
• Menyiapakan formulir-formulir yang diperlukan
❑ Pelaksanaan audit
• Melaksanakan rapat pembukaan dengan para auditee
• Melakukan pemeriksaan sesuai jadwal yang telah disepakati dengan
auditee
• Membuat evaluasi dan kesimpulan atas hasil audit mutu internal.
• Melaksanakan rapat penutupan dengan para auditee
• Memyusun laporan hasil audit mutu internal dan disampaikan kepada
wakil manajemen.
• Menerima dan memverifikasi tindakan perbaikan dari auditee dan
menutup temuan
12.6.2. Auditee
❑ Menyediakan semua sumber daya dan bukti kerja yang diminta auditor yang
diperlukan guna kelancaran audit mutu internal serta bekerja sama dengan
auditor untuk mensukseskan pelaksanaan audit agar sesuai dengan
tujuannya.
❑ Menandatangani hasil temuan dan membuat rencana tindakan perbaikan
(CAR)
❑ Melaksanakan tindakan perbaikan sesuai dengan rencana.
❑ Menyampaikan hasil tindakan perbaikan kepada auditor internal agar
temuan dapat segera ditutup
12.6.3. Wakil Manajemen
❑ Menetapkan Surat Penetapan Tugas Auditor Mutu Internal.
❑ Mengevaluasi laporan hasil audit mutu internal dan membahas dalam rapat
tinjauan manajemen.
12.7. Kondisi Khusus

10-4
Manajemen Mutu MRKG D-IV T. Sipil Polmed
12. Pengukuran Pencapaian Standar (Audit)

12.7.1. Bila pemeriksaan menurut pertimbangan tidak memuaskan, maka auditor

berwenang untuk melakukan pemeriksaan ulang, demikian juga bila pelaporan audit
mutu internal tidak memuaskan.
12.7.2. Perbedaan pendapat mengenai katagori temuan audit yang tidak terselesaikan
antara auditor dan auditee harus diselesaikan oleh auditor yang bersangkutan dan wakil
manajemen.
12.8. Rekaman
1. Surat Penetapan Tugas Auditor Internal
2. Rencana Audit Internal Tahunan
3. Jadwal Audit Internal
4. Laporan Hasil Audit Internal
5. Daftar Hadir Rapat Pembukaan dan Penutupan
12.9. Lampiran
1. Bagan Alir Audit Inernal
2. Formulir Corrective Action Request/CAR
3. Formulir Laporan Hasil Audit Mutu Interna

10-5