STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE

AUDIT SISTEM MANAJEMEN

PT. HATAKEN LOGISTICS INDONESIA

This Document is property of PT. HATAKEN LOGISTICS INDONESIA and may not be copied or distributed to third party for any
other purpose than that for which it’s intended without any approval from the Management.
 STANDARD OPERATIONAL PROSEDUR
AUDIT SISTEM MANAJEMEN
No. Dok. : No. Rev. :
Tanggal :   Halaman :    1

PENGESAHAN

DISETUJUI OLEH
(DIREKTUR)
Nama : …………………………………..
Tgl :

DIPERIKSA OLEH
(MANAGER
OPERASIONAL)
Nama : …………………………………..
Tgl :

DISIAPKAN OLEH
(DOCUMENT
CONTROL)
Nama : …………………………………..
Tgl :
 STANDARD OPERATIONAL PROSEDUR
AUDIT SISTEM MANAJEMEN
No. Dok. : No. Rev. :
Tanggal :   Halaman :    2

1. TUJUAN

Prosedur ini menjelaskan mekanisme audit sistem manajemen dalam rangka penerapan Sistem
Manajemen Mutu di PT Hataken Logistics Indonesia

2. RUANG LINGKUP

2.1. Pengendalian dokumen internal dan eksternal

2.2. Perencanaan Audit
2.3. Pelaksanaan Audit
2.4. Tindaklanjut hasil audit

3. DEFINISI

3.1. Dokumen internal : Dokumen yang berasal dari internal Perusahaan

3.2. CAR : Corrective Action Request
3.3. Auditor : Personil yang ditugaskan untuk melaksanakan proses audit
3.4. Auditee : Personil yang diaudit dalam ruang lingkup audit yang ditentukan
3.5. Ketidaksesuaian / Non Conformance : Tidak terpenuhinya persyaratan baik dari standard yang
digunakan sebagai acuan kerja atau dari dokumen sistem manajemen mutu yang telah disyahkan

4. KEBIJAKAN UMUM

4.1 Fungsi impor wajib mengklarifikasi terlebih dahulu barang yang akan di impor untuk menyiapkan
dokumen impor sesuai dengan perundangan yang berlaku
4.2 Audit internal di semua bagian yang masuk lingkup penerapan Sistem Manajemen ISO 9001 dilaksanakan
minimal setiap 1 tahun sekali berdasarkan tingkat petingnya suatu proses di fungsi terkait dan hasil
audit periode sebelumnya.
4.3 Audit internal wajib diaudit oleh Auditor independen yang tidak terlibat langsung dalam bagian / area
yang diaudit untuk memastikan objectivitas hasil uadit.
 STANDARD OPERATIONAL PROSEDUR
AUDIT SISTEM MANAJEMEN
No. Dok. : No. Rev. :
Tanggal :   Halaman :    3

4.4 Kualifikasi auditor internal :

Persyaratan Auditor Trainee Auditor Lead Auditor
Pendidikan SMA SMA SMA

Pelatihan Persyaratan ISO Persyaratan ISO Persyaratan ISO

9001 revisi Terbaru 9001 revisi Terbaru 9001 revisi Terbaru
& Internal Audit & Internal Audit & Internal Audit
Pengalaman - Minimal mengikuti Minimal 5 kali
3 kali audit internal melaksanakan
pada saat menjadi audit internal dan
auditor trainee menjadi auditor

4.5 Audit internal dilakukan dengan cara memeriksa :

 Kesesuaian sistem dengan persyaratan ISO 9001 versi terbaru
 Kesesuaian sistem manajemen Perusahaan dengan penerapannya
4.6 Kriteria temuan audit internal adalah :
 NC / Non Conformance : ketidaksesuaian / tidak konsisten dalam penerapan sistem
 OFI / Opportunities For Improvement: Saran perbaikan untuk meningkatkan sistem manajemen
4.7 Manager Operasional bertanggung jawab untuk persiapan, pelaksanaan & tindak lanjut audit mutu dari
Eksternal baik dari Badan sertifikasi dan dari pihak eksternal lainnya
 STANDARD OPERATIONAL PROSEDUR
AUDIT SISTEM MANAJEMEN
No. Dok. : No. Rev. :
Tanggal :   Halaman :    4

5. RINCIAN PROSEDUR
PIC DESKRIPSI DOKUMEN

Perencanaan Audit
Manager Program Sistem
Menyusun program audit tahunan
Operasional Management
Manager Membuat rencana detail pelaksanaan audit
Jadwal Audit Periodik
Operasional termasuk penetapan Auditor
Membuat persiapan audit dengan mempelajari
Auditor scope sudit, dokumen auditee & menyiapkan daftar Hasil Audit
periksa
Melakukan klarifikasi waktu pelaksanaan audit ke
Auditor Jadwal Audit Periodik
auditee
Jika auditee tidak bisa melaksanakan sesuai jadwal
Auditee Audit maka auditee memberitahukan sebelumnya Jadwal Audit Periodik
kepada auditor untuk merevisi jadwal audit
Pelaksanaan Audit
Melaksanakan audit sesuai jadwal dengan acuan
Auditor Hasil Audit
daftar periksa yang telah disiapkan
Mencatat temuan audit & meminta konfirmasi
Auditor CAR
Auditee
Menganalisa penyebab ketidaksesuaian,
Auditee menentukan rencana perbaikan & batas waktu CAR
penyelesaiannya
Menyerahkan CAR & check list hasil audit ke
Auditor CAR; Hasil Audit
Manager Operasional

Tindak Lanjut Audit

Auditee Menindaklanjuti temuan sesuai rencana perbaikan CAR; Lampiran

yang telah ditetapkan Pendukung Perbaikan
Manager
Memantau kemajuan tindak lanjut temuan audit CAR Recapitulation
Operasional
Manager Melakukan verifikasi terhadap hasil tindaklanjut CAR; Lampiran
Operasional sesuai batas waktu penyelesaian Pendukung Perbaikan
Manager
Menerbitkan CAR baru jika perbaikan tidak efektif CAR; CAR Recapitulation
Operasional
Menutup CAR yang telah selesai diperbaiki &
Manager
melaporkan pelaksanaan audit ke Direktur dalam CAR Recapitulation
Operasional
Rapat Tinjauan Manajemen
 STANDARD OPERATIONAL PROSEDUR
AUDIT SISTEM MANAJEMEN
No. Dok. : No. Rev. :
Tanggal :   Halaman :    5

6. DOKUMEN TERKAIT

6.1. Daftar induk dokumen

6.2. Program Sistem Manajemen

6.3. Jadwal Audit Periodik

6.4. Hasil Audit

6.5. CAR ( Corrective Action Request)

6.6. CAR Recapitulation

7. RIWAYAT PERUBAHAN :

REV TANGGAL URAIAN PERUBAHAN