STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE

PEMELIHARAAN & PERBAIKAN EQUIPMENT

PT. HATAKEN LOGISTICS INDONESIA

This Document is property of PT. HATAKEN LOGISTICS INDONESIA and may not be copied or distributed to third party for any
other purpose than that for which it’s intended without any approval from the Management.
 STANDARD OPERATIONAL PROSEDUR
PEMELIHARAAN & PERBAIKAN
EQUIPMENT
No. Dok. : No. Rev. :
Tanggal:    Halaman :    1

PENGESAHAN

DISETUJUI OLEH
(DIREKTUR)
Nama : …………………………………..
Tgl :

DIPERIKSA OLEH
(MANAGER
OPERASIONAL)
Nama : …………………………………..
Tgl :

DISIAPKAN OLEH
(STAFF UTILITY)

Nama : …………………………………..
Tgl :
 STANDARD OPERATIONAL PROSEDUR
PEMELIHARAAN & PERBAIKAN
EQUIPMENT
No. Dok. : No. Rev. :
Tanggal:    Halaman :    2

1. TUJUAN

Prosedur ini menjelaskan mekanisme Pemeliharaan & Perbaikan Equipment dalam rangka
penerapan Sistem Manajemen Mutu di PT Hataken Logistics Indonesia

2. RUANG LINGKUP

2.1. Perawatan Equipment

2.2. Perbaikan equipment

3. DEFINISI

3.1. Equipment : Prasarana yang menunjang proses operasi yang meliputi pemeliharaan kebersihan gedung,
taman, kendaraan dan Perlengkapan Informasi Teknologi

4. KEBIJAKAN UMUM

4.1 Equipment IT yang wajib dirawat mencakup perangkat computer, perangkat laptop, printer, proyektor,
telp, CCTV dan software
4.2 Perawatan computer dan laptop mencakup cleaning, update antivirus dan update software
4.3 Perawatan kendaraan dilakukan sesuai dengan rekomendasi pabrikan dan rekomendasi pembuat spare
part atau berdasarkan pengalaman Perusahaan
 STANDARD OPERATIONAL PROSEDUR
PEMELIHARAAN & PERBAIKAN
EQUIPMENT
No. Dok. : No. Rev. :
Tanggal:    Halaman :    3

5. RINCIAN PROSEDUR
PIC DESKRIPSI DOKUMEN

Identifikasi Equipment
Melaporkan Equipment dibagiannya atau
Karyawan melaporkan jika ada pengadaan Equipment baru ke Daftar Equipment
Utility
Memastikan kondisi fisik Equipment dan mendata
STAFF UTILITY Daftar Equipment
Equipment

Perawatan IT

Membuat jadwal dan program perawatan perangkat Jadwal & Perawatan IT,
STAFF UTILITY Jadwal Back up Data
IT

Melaksanakan program perawatan sesuai dengan Jadwal & Perawatan IT,

STAFF UTILITY
jadwal Jadwal Back up Data

Perawatan Gedung dan taman

Membuat jadwal dan program perawatan gedung Jadwal Perawatan
STAFF UTILITY
dan taman Equipment
Melaksanakan program perawatan sesuai dengan
jadwal. Jadwal Perawatan
Untuk perawatan ruang kerja kantor, toilet, Equipment, Laporan
STAFF UTILITY
musholah, taman dilakukan oleh OB dan untuk Harian Petugas
ruang non kantor dilaksanakan oleh karyawan Kebersihan
terkait
Perawatan Kendaraan & Utilitas
Membuat jadwal dan program perawatan Jadwal Perawatan
STAFF UTILITY
Kendaraan & utilitas Equipment
Melaksanakan program perawatan sesuai dengan Jadwal Perawatan
STAFF UTILITY
jadwal Equipment

Perbaikan IT
Pengajuan service,
Menerima permintaan perbaikan perangkat IT Rekap Permintaan
STAFF UTILITY
Perbaikan
 Perbaikan internal
STAFF UTILITY Melakukan perbaikan, jika perlu penggantian,
maka :
- Jika spare part tidak tersedia, meminta petty
Serah-Terima Uang; Nota
 STANDARD OPERATIONAL PROSEDUR
PEMELIHARAAN & PERBAIKAN
EQUIPMENT
No. Dok. : No. Rev. :
Tanggal:    Halaman :    4

cash ke Finance untuk pembelian spare part / Faktur

serta menyerahkan bukti pembelian ke
Finance
 Perbaikan oleh eksternal
- Menginformasikan ke purchasing untuk
Pengajuan service
perbaikan eksternal.
- Jika perangkat IT diperbaiki di eksternal,
Pengajuan service; Nota /
maka meminta petty cash ke Finance /
Faktur; Surat Jalan;
meminta purchasing menerbitkan PO serta
monitoring Barang keluar
bagian logistik untuk membuat surat jalan
keluar dan melakukan monitoring barang
keluar
- Jika diperbaiki di lokasi internal Perusahaan, Purchase order; kwitansi
maka meminta purchasing menerbitkan PO /
Finance untuk pembayaran cash
STAFF UTILITY Memastikan hasil perbaikan sebelum diserahkan ke
user
STAFF UTILITY Menginformasikan/menyerahkan perangkat IT ke Rekap Permintaan
user Perbaikan

Perbaikan Gedung dan taman

Menerima permintaan perbaikan dari user / Rekap Permintaan
STAFF UTILITY
menemukan ketidak sesuaian pada saat perawatan Perbaikan
STAFF UTILITY Menganalisa jenis kerusakan

Melaksanakan perbaikan dengan :

 Perbaikan internal
Melakukan perbaikan, jika perlu penggantian, Serah-Terima Uang; Nota
maka meminta petty cash ke Finance untuk / Faktur; PO
pembelian bahan serta menyerahkan bukti
STAFF UTILITY
pembelian ke Finance atau / meminta
purchasing menerbitkan PO ke kontraktor
 Perbaikan oleh eksternal
Menginformasikan ke purchasing untuk
pengadaan tenaga eksternal. Pengajuan Service
Memastikan hasil perbaikan sebelum diserahkan ke Rekap Permintaan
STAFF UTILITY
user Perbaikan
Perbaikan Kendaraan & Utilitas
STAFF UTILITY Menerima permintaan perbaikan dari user / Pengajuan Service, Rekap
menemukan ketidak sesuaian pada saat perawatan Permintaan Perbaikan
STAFF UTILITY  Perbaikan internal
Melakukan perbaikan, jika perlu penggantian,
 STANDARD OPERATIONAL PROSEDUR
PEMELIHARAAN & PERBAIKAN
EQUIPMENT
No. Dok. : No. Rev. :
Tanggal:    Halaman :    5

maka :
- Jika spare part tidak tersedia, meminta petty
cash ke FINANCE untuk pembelian spare Serah-Terima Uang; Nota
part serta menyerahkan bukti pembelian ke / Faktur
FINANCE
 Perbaikan oleh eksternal
- Menginformasikan ke purchasing untuk
Pengajuan Service
perbaikan eksternal.
- Jika Kendaraan/utilitas diperbaiki di
eksternal, maka meminta petty cash ke Serah-Terima Uang; Nota
FINANCE / meminta purchasing menerbitkan / Faktur; Surat Jalan;
PO serta bagian delivery untuk membuat monitoring Barang keluar
surat jalan keluar berikut monitoring barang
keluar
- Jika diperbaiki di internal, maka meminta
purchasing menerbitkan PO / FINANCE untuk
pembayaran cash PO; Kwitansi
Memastikan hasil perbaikan sebelum diserahkan ke Rekap Permintaan
STAFF UTILITY
user Perbaikan
 STANDARD OPERATIONAL PROSEDUR
PEMELIHARAAN & PERBAIKAN
EQUIPMENT
No. Dok. : No. Rev. :
Tanggal:    Halaman :    6

6. DOKUMEN TERKAIT

6.1. Daftar Equipment

6.2. Rekap Permintaan Perbaikan

6.3. Jadwal Perawatan Equipment

6.4. Jadwal & Perawatan IT

6.5. Jadwal Back up Data

6.6. Pengajuan service

6.7. Laporan Harian Petugas Kebersihan

6.8. Purchase Order

6.9. Serah-Terima Uang

6.10. Monitoring Barang Keluar

6.11. Surat Jalan

7. RIWAYAT PERUBAHAN :

REV TANGGAL URAIAN PERUBAHAN

00 Initial Issued