PT.

INDOSARANA LOKAPRATAMA

QUALITY ASSURANCE

No. Dokumen/Documen No : ILP-QP-QA-08-02

Tanggal Terbit/Issued Date : 23 Maret 2017 Halaman Ke/Page No : 1/8

QUALITY PROCEDURE

QUALITY INTERNAL AUDIT

APPROVED CHECKED PREPARED

REVISION RECORD
NO DATE DESCRIPTION APPROVED
1 15 okt 2010 Upgrade ISO 9001 : 2008
2 23/03/2017 Upgrade ISO 9001-2015
PT. INDOSARANA LOKAPRATAMA

QUALITY PROCEDURE No. Dokumen/Doc No. : ILP-QP-QA-08-02

Tanggal Terbit/Issue Date : 23 Maret 2017
INTERNAL AUDIT Halaman/Page : 2/8

1. Tujuan/Purpose

1. Untuk menentukan bahwa quality sistem telah sesuai dengan standar mutu ISO 9001-2015
Determine that quality system has conformed to quality standar ISO9001-2015
2. Untuk memverifikasi bahwa quality sistem telah dilaksanakan di semua departemen sesuai dengan kebijakan yang
telah ditetapkan.
Verify that quality system has been implemente in all departement and conform to the policy that determined
3. Untuk mengevaluasi keefektifan dari quality sistem dalam rangka memenuhi persyaratan mutu dan pencapaian target
manajemen
Evaluate the effectiveness of quality system for conforming the quality standard and achievement of management target
4. Untuk mengidentifikasi nonconformity dan conformity terhadap persyaratan quality sistem
Identify the nonconformity and conformity to the quality system standard
5. Untuk mengidentifikasi improvement dan perbaikan yang diperlukan
Identify the improvement and correctiveness needed

2. Ruang Lingkup/Scope
Meliputi:
Merencanakan, menetapkan, menerapkan dan memelihara program audit termasuk frekuensi, metoda, tanggung jawab
persyaratan perencanaan dan pelaporan.
Menentukan kriteria audit dan memilih auditor
Include:
Plan, establish, implement, and maintain an audit programme including frequency, methode, responsibility, planning
requirement and reporting
Define the audit criteria and select the auditor
3. Referensi/Refference
ISO 9001:2015
9.2. Internal Audit

4. Definisi/Definition
4.1 Audit : Pengujian sistimatik dan mandiri untuk menetapkan apakah Quality Activity dan hasil
yang berkaitan sesuai dengan pengaturan yang direncanakan dan apakah pengaturan
- pengaturan di terapkan secara efektif dan sesuai untuk mencapai tujuan
Sistematic Testing and independent to determine quality activity and the results of related
in accordance with the planning and arrangement and regulation applied effectively and according
to reach aim
4.2 Bukti Objective : bukti audit berupa fakta kwantitatif atau kwalitatif informasi, records, atau pernyataan
Objective evidence yang bersangkutan dengan pelaksanaan dari sebuah element quality system yang
berdasarkan observasi, pengukuran, evaluasi dan pengujian dan dapat di-verifikasi
ke-absahannya.
The evident of audit of qualitative or quantitative information, record, or statement concerned
with the implementation of the elements of aquality system that based on the observation
of measurement, evaluation, and testing and verivied its validity
4.3 Auditor : orang yang memiliki kompetemsi sebagai auditor
Person who has cpmpetence as an auditor
4.4 Auditee : Organisasi atau pihak yang diaudit
Organisation or person who audited
4.5 Master : Jadwal Induk mengenai rencana pelaksanaan program audit internal selama
Schedule setahun.
Internal Audit Master Shedule of internal audit program for one year
4.6 Schedule : Jadwal konfirmasi pelaksanaan audit mutu internal yang telah berisikan waktu audit
Internal Audit yang lebih detil ( hari, tanggal, jam ).
The schedule confirmation of the implementation of internal quality audit with time more detail
(day,date,hour)
4.7 NCR : Hasil evaluasi antara bukti audit yang dikumpulkan dengan kriteria audit
The result of evaluation between the evidence of the audit colected with the audit criteria
PT. INDOSARANA LOKAPRATAMA

QUALITY PROCEDURE No. Dokumen/Doc No. : ILP-QP-QA-08-02

INTERNAL AUDIT Tanggal Terbit/Issue Date : 23 Maret 2017
Halaman/Page : 3/8

4.8 Temuan Major : Temuan dengan salah satu atau lebih kriteria dibawah ini :
Major Finding - Tidak ada bukti penerapan atau kegagalan keseluruhan dari sistem untuk memenuhi
salah satu persyaratan IS0 9001:2008
- Beberapa minor Ketidaksesuaian terhadap satu elemen dapat mengisyaratkan
kegagalan sistem sehingga dapat dikategorikan sebagai major.nonconformity
The finding with one or more criteria such as:
- There is no implementation evidence or failur in whole system to meet ISO 9001:2008
Regulation
- A few minor nonconformity against one element can be catagorized as a major
nonconformity

4.9 Temuan Minor : Ketidak sesuaian terhadap persyaratan ISO 9001:2008 yang mengakibatkan
Minor finding pada:
- kegagalan dari suatu quality system
- mengurangi kemampuannya dalam menjamin kondisi proses yang
terkontrol.
- kemungkinan terkirimnya nonconforming produk
Nonconformity to ISO 9001:2008 regulation that resulted in:
- Quality system failur
- Reduce the ability to assure proccess control condition
- The possibility of nonconforming product delivered

4.10 Improvement: : temuan audit yang bukan merupakan ketidaksesuaian, tetapi apabila
Opportunity akan meningkatkan efektivitas dari sistem manajemen mutu.
dilaksanakan
The finding of audit which is not a nonconformity but if will increase the effectiveness
of the quality management system must be implemented

5 Performa Indikator
1. Audit mencakup semua proses sistem manajemen
2. Jumlah temuan ketidakefektifan sistem menurun
PT. INDOSARANA LOKAPRATAMA

QUALITY PROCEDURE No. Dokumen/Doc No. : ILP-QP-QA-08-02

INTERNAL AUDIT Tanggal Terbit/Issue Date : 23 Maret 2017
Halama/Page : 4/8

6. Isi Prosedur
No PIC Flow Diagram Description Relate Doc
6.1 Manajemen Menetapkan program internal - Master
Representative Menyusun rencana audit sesuai interval yang Schedule Internal
internal Audit
yang telah ditentukan Audit
Determine internal audit
programme as interval planning
6.2 Manajemen Apakah manajemen setuju - Schedule Internal
Representative revisi dengan program internal audit Audit
program
Lead Auditor /programme yang akan dilakukan?
rivised Bila ya lanjut ke point berikutnya
Bila tidak program internal audit
direvisi dan dibuatkan lagi
No program baru
Manajemen Does management agree with
Setuju?
managemen internal audit program?
t agree If yes go to the next point
If Not audit internal program
will be revised and plan new
ya/yes program
6.3 Manajemen Memilih dan menetapkan team - Surat Notifikasi
Representative auditor. Dipastikan seluruh Audit Internal
Membentuk Team auditor memiliki kompetensi
audit/Team audit
Lead Auditor arrangement Choose and determine the team Notification audit
audit. Certain all auditor have letter
competency
6.4 Lead Auditor Menyusun jadwal audit dan - Internal Audit Cek
Tim Audit frekuensi harus berdasarkan: List
a. Bila ditemukan banyaknya
keluhan pelanggan
Menyusun b. Bila ada masalah dengan
jadwal safety atau peraturan
audit/Schedule pemerintah yang harus
audit
dilaksanakan
c. Bila kinerja proses sering
tidak tercapai
d. Bila ditemukan banyaknya
ketidak sesuai dari audit
sebelumnya
Auditor harus independen dan
tidak mengaudit area sendiri
Determine audit schedule and
frequency as follows:
A a. There are customer claims
b. Problem with safety and
government regulation
c. not achieve of process target
d. There are nonconformance
finding on audit before
The auditor must independent
and not audit his area
PT. INDOSARANA LOKAPRATAMA

QUALITY PROCEDURE No. Dokumen/Doc No. : ILP-QP-QA-08-02

INTERNAL AUDIT Tanggal Terbit/Issue Date : 23 Maret 2017
Halama/Page : 5/8

6. Isi Prosedur

No PIC Flow Diagram Description Doc Terkait/Relate Doc

6.5 Lead auditor Lead Auditor mendistribusikan
A
surat pemberitahuan audit ke Schedule Internal
Auditee seluruh bagian yang akan Audit
audit sebelum pelaksanaan audit.
Distribusi jadwal ke Lead Auditor distribute internal
bagian
terkait/distribute audit notification to all
audit schedule to departemen before audit
related dept
implementation

6.6 Lead auditor memberi pengarahan - Schedule Internal

Lead auditor kepada para auditor dan bersama Audit
Team auditor team membahas hal-hal yang - Internal Audit Cek
external kritikal area yang akan diaudit. List
audit Team audit mempersiapkan daftar
result daftar pertanyaan dengan
mempertimbangkan ; prosedur,
instruksi kerja, dokumen lain,
persyaratan ISO 9001:2015 sesuai
dengan area yang diaudit.
dan hasil external audit
Persiapan
Audit /audit Lead auditor explain to all auditors
arrangement and discuss the critical point from
the area which will be audited
The audit team prepare the list of
question from the document, work
instruction, and the other
document ISO 9001:2015
requirement according with
the area will be audited, external
audit result

6.7 Team audit Tim Audit melaksanakan audit - Internal Audit Cek
Aduditee sesuai jadwal dan materi yang telah List
ditetapkan serta dikoordinasikan
Pelaksanaan
Audit/realization Selama audit , Tim audit melakukan
of audit Wawancara, Observasi, Penelusuran
Bukti Terhadap Pencapaian sasaran.
Team audit realization of the audit
as a schedule and the material has
been designated as well as
coordinated refer to the internal
audit
During the audit, team of audit
conduct interview, observations,
searching the evidence
against achieving the target

A
PT. INDOSARANA LOKAPRATAMA

QUALITY PROCEDURE No. Dokumen/Doc No. : ILP-QP-QA-08-02

INTERNAL AUDIT Tanggal Terbit/Issue Date : 23 Maret 2017
Halama/Page : 6/8

6. Isi Prosedur

No PIC Flow Diagram Description Relate Document

6.8
A
- Internal Audit Cek
Auditor Mengidentifikasi ketidaksesuaian List
selama audit. Apakah ada temuan ? - NCR
Apabila " Ya", lanjut ke langkah 6.9
Ada
Temuan Apabila " Tidak", lanjut ke langkah
/nonconfor 6.13
mance Identify nonconformance.
Tdk finding ? nonconformance finding
If "yes" go to next step 6.9
ya If " no" go to step 6.13
6.9 Auditor Mencatat hasil temuan audit NCR
Auditee Melakukan konfirmasi mengenai
Mencatat
temuan/record hasil temuan dan menentukan
finding target tindakan perbaikan dan
pencegahan yang akan dilakukan.
Record all the audit finding
Confimation the audit finding and
determine target of corrective
and preventive planning action

6.10 Auditee Auditee bersama dengan departemen NCR

Pelaksanaan terkait melakukan tindakan perbaikan
Tindakan dan pencegahan sesuai dengan due
Perbaikan dan
date yang disepakati pada Non
Pencegahan/C
orrective and Conformance Report.
preventive Auditee and related departement do
action the corrective and preventive action
as due date agreement in
nonconformance report
6.11 Auditee NCR
Auditor Laporan hasil Auditee memberikan laporan
perbaikan hasil perbaikan dengan menyerahkan
NCR
Auditee report the correction activity
by sending back the NCR
perbaiki
6.12 Lead Auditor Lead auditor dan team audit melakukan
Tim Audit pemantauan dan verifikasi hasil
tindakan perbaikan dan pencegahan
Verifikasi yang telah ditentukan oleh auditee.
hasil Lead the auditors and team audit
perbaikan
monitoring and verification the results of
of corrective and prevention set by auditee
Apakah hasil perbaikan efektif ?
Apabila Tidak, maka ditetapkan
target baru pada NCR yang lama
A B
atau diterbitkan NCR baru lalu ke
langkah 6.9
Apabila "Ya", maka ke langkah 6.13
PT. INDOSARANA LOKAPRATAMA

QUALITY PROCEDURE No. Dokumen/Doc No. : ILP-QP-QA-08-02

INTERNAL AUDIT Tanggal Terbit/Isseu Date : 23 Maret 2017
Halama/Page : 7/8

6. Isi Prosedur

No PIC Flow Diagram Description Relate Document

Is the corrective action affective?
A If "No" determine new target in current
B NCR or issue the new NCR and back
to step 6.9. If " yes" go to next step
6.13

6.13
Membuat rangkuman hasil audit Rangkuman audit
Make a summary of audit result

Membuat
Rangkuman
Audit/summary
of audit result

6.14

Menyerahkan rangkuman hasil audit Rangkuman audit

kepada MR sebagai bahan masukan
Laporan ke untuk manajemen review.
Manajemen
/Report Submit a summary audit to
MR for input to management
review
PT. INDOSARANA LOKAPRATAMA

No. Dokumen/Doc No. : ILP-QP-QA-08-02

QUALITY PROCEDURE Tanggal Terbit/Isseu Date : 23 Maret 2017
INTERNAL AUDIT Halama/Page : 8/8

7. Dokumen Pendukung/Suport Document

8. Lampiran

8.1 Master Schedule Internal Audit ILP-FORM-QA-08-01-XX

8.2 Schedule Internal Audit ILP-FORM-QA-08-02-XX
8.3 Surat Notifikasi Internal Audit ILP-FORM-QA-08-03-XX
8.4 Internal Audit Cek List ILP-FORM-QA-08-04-XX
8.5 Non Conformance Report ILP-FORM-QA-08-05-XX
8.6 Rangkuman Hasil Internal Audit ILP-FORM-QA-08-06-XX
 POTENSI MASALAH Diterbitkan tanggal
POTENSI MASALAH
Dilaporkan / disampaikan oleh :……………………….
Nama Jabatan & Perusahaan :………………………. Diterbitkan oleh
Hari, Tanggal & Jam :……………………….
Didaftarkan oleh :………………………. Ttd & Nama jelas

Nama Jabatan & Perusahaan :……………………….

Hari, Tanggal & Jam :……………………….
Pendaftar

AKAR POTENSI PERMASALAHAN

NO TINDAKAN PENCEGAHAN TARGET P.I.C PARAF HASIL VERIFIKASI AUDITOR PARAF
URAIAN

Status Tindak Lanjut : Catatan manajemen : Lembar Distribusi PENGESAHAN

Dept/Div Paraf Tanggal Dept/Div Paraf Tanggal

FADM PRD/WHS QMR DIREKTUR

Dilanjutkan ( PAR baru )
Tidak Selesai / Tutup
CSPE QA
Selesai ( Tuntas ) -------------------------------- --------------------------------

ACCP Dies