PENGENALAN DAN KEPENTINGAN AUDIT DALAMAN

1.0 DEFINISI AUDIT

Menurut MS ISO 9000:2005, audit ditafsirkan sebagai:- Suatu proses yang bersistematik,
bebas dan berdokumen dalam memperolehi bukti audit dan menilainya secara objektif
bagi menentukan sejauh mana kriteria audit itu dipenuhi.

2.0 TUJUAN AUDIT DALAMAN

Untuk menentukan samada sistem pengurusan kualiti mematuhi atau tidak, keperluan
standard Untuk mengukur kesediaan bagi mematuhi keperluan ISO 9001:2008 Untuk
menilai perlaksanaan sistem dan keberkesanannya mencapai objektif organisasi Untuk
tujuan penambahbaikan, bukan untuk mencari kesilapan/kesalahan Sebagai input
kepada pihak pengurusan, untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan organisasi Untuk
mencari ruang-ruang peningkatan kualiti

3.0 OBJEKTIF AUDIT KUALITI

1. Memastikan QMS yang dilaksanakan mematuhi keperluan standard

2. Dilaksanakan dengan betul dan tepat (3) Memenuhi keperluan standard (8.2.2)
3. Peluang penambahbaikan berterusan

4.0 TERMINOLOGY

4.1 AUDIT EVIDENCES

Records, statements of fact or other information which are relevant to audit

criteria and verifiable, it may be qualitative and quantitative

4.2 AUDIT CRITERIA

Set of policies, procedures or requirements used as references against audit

criteria are compared

4.3 OBJECTIVES EVIDENCES

It is the data or information supporting the existence or verify of something (eg;

hard copy, soft copy documentation, forms, records, statement of facts,
observations or any relevant information. May include currents/history records)

OBJECTIVES EVIDENCES O.E = Ask Question Information + Verification

5.0 KEPERLUAN ISO 9001:2008 TERHADAP AUDIT DALAMAN

Elemen untuk Audit Dalaman ialah sebahagian dari klausa 8 dari ISO 9001:2008; Iaitu;
“8.2.2: Measurement, Analysis, Improvement”. Sub-klausa adalah diterjemah seperti
berikut;

5.1 8.2.2 Audit Dalaman

Organisasi mestilah menjalankan audit dalaman pada jangkamasa yang dirancang untuk
menentukan samada SPK

a. mematuhi perancangan (7.1), mematuhi kehendak standard antarabangsa dan

mematuhi keperluan SPK yang diwujudkan
b. dilaksanakan dan dipelihara secara berkesan.

 Jadual audit berdasarkan status dan kepentingan proses

 Mengambilkira hasil audit terdahulu

 Kriteria audit, skop, kekerapan dan kaedah audit mestilah dijelaskan.

 Auditor dilantik mestilah tidak mengaudit kerja mereka sendiri

Prosedur audit hendaklah menyatakan tanggungjawab dan keperluan bagi perancangan

dan pelaksanaan audit, mewujudkan rekod dan laporan keputusan audit. Rekod audit
dan keputusannya hendaklah dipelihara (4.2.4)

Pihak yang di audit memastikan tindakan segera (correction) dan tindakan pembetulan
dilaksanakan tanpa lengah bagi menghapuskan ketidakpatuhan dan puncanya.

Tindakan susulan mestilah merangkumi verifikasi tindakan yang diambil dan laporan hasil
verifikasi

TIGA PIHAK TERLIBAT

PENGURUSAN
Organisasi AUDIT

AUDITOR

AUDITEEi
6.0 JENIS-JENIS AUDIT

 Audit terbahagi kepada tiga (3) :

 Audit Pihak Pertama (First Party Audit)
 Pihak Kedua (Second Party Audit) Audit Pihak Ketiga (Third Party Audit)

6.1 AUDIT PIHAK PERTAMA ATAU AUDIT DALAMAN ( FIRST PARTY AUDIT OR INTERNAL
AUDIT)
 Audit yang dijalankan untuk menilai/melihat terhadap sistem- sistem, prosedur-
prosedur dan aktivitinya bagi memastikan perkara-perkara tersebut adalah
mencukupi dan memenuhi keperluan-keperluan yang dinyatakan.
 Audit ini „memberitahu, pihak pengurusan samada polisi-polisi (dasar-dasar)
syarikat ditepati, sistem adalah berkesan dan lancar atau memerlukan perubahan
 Ia boleh menjalinkan hubungan atau komunikasi dalam organisasi/syarikat dan
sebagai penggerak yang hebat

6.2 AUDIT PIHAK KEDUA (SECOND PARTY AUDIT)

 Audit yang dijalankan oleh sesebuah syarikat ke atas pembekalpembekalnya /
subkontraktor
 PENILAIAN TERHADAP PEMBEKAL DAN KEMAMPUANNYA

6.3 AUDIT PIHAK KETIGA (THIRD PARTY AUDIT)

 Audit luaran yang dijalankan oleh pihak ketiga yang bebas untuk
menilai/melihat syarikat tersebut menepati keperluan sistem dan
keberkesanannya mencapai polisi syarikat.
 audit „compliance atau surveilance‟
 PERSIJILAN PIHAK KETIGA

LIHAT LAMPIRAN

6.0 PERINGKAT-PERINGKAT AUDIT

 7.1 AUDIT TAHAP 1 (STAGE 1 AUDIT)

 Untuk mengetahui bahawa sistem telah didokumenkan bagi memenuhi keperluan-

keperluan standard, kehendak undang-undang dan keperluan pelanggan.
 Untuk mengetahui tahap kecukupan Sistem Kualiti yang telah didokumenkan untuk
memenuhi standard sistem kualiti.
 Memastikan kesediaan syarikat untuk pensijilan.

7.2 AUDIT TAHAP 2 (STAGE 2 AUDIT)

 Audit untuk menentukan sejauh manakah sistem yang didokumenkan telah
dilaksanakan dan berkesan untuk mencapai objektif organisasi, kehendak
undang-undang dan keperluan pelanggan.

7.3 AUDIT PENGAWASAN (SURVEILANCE AUDIT)

 Audit untuk memastikan perlaksanaan sistem-sistem kualiti yang telah
dibangunkan dapat dipelihara. Untuk memastikan sistem tersebut
ditingkatkan secara berterusan dan mencapai kepuasan pelanggan.

LIHAT LAMPIRAN

PERANCANGAN DAN PERSEDIAAN AUDIT

FAKTOR-FAKTOR UNTUK DIPERTIMBANGKAN:

a. Adakah ia merupakan audit ‘Adequacy’, ‘Compliance’, produk atau gabungan audit?

b. Apakah maklumat yang diperlukan dan bila?

c. Skop dan sejauhmana terperincinya audit. Adakah ia merangkumi kesemua aktiviti dan
tempat. Apakah asas pemilihan?

d. Bila audit patut dijalankan?

Banyak faktor boleh mempengaruhi persoalan ini. Perhatian perlu diberi kepada kesediaan
(availability) auditor dan auditee dan samada akan berlaku pertukaran/ persaraan
anggotakerja yang utama, dsb.

e. Siapakah yang akan menjalankan audit?

Persoalan yang perlu dijawab adakah pengetahuan yang khusus diperlukan, bolehkan audit
digunakan sebagai peluang untuk kemajuan kerjaya, adakah kita memerlukan kemahiran
mengaudit yang khusus, dsb.

f. Bolehkan audit digabungkan dengan aktiviti-aktiviti lain untuk mengelakkan pertindihan

dan/atau peningkatan kos?

Ini boleh dicapai dengan menggabungkan audit dengan pemeriksaan atau perbincangan
komersial, dan yang berkaitan

Perancangan dan Persediaan Audit

1. Wujudkan Jadual/ Program Audit

2. Lantik Auditor

3. Sediakan Pelan Audit (tujuan, skop, kriteria, kaedah audit)

4. Maklumkan kepada Auditee

5. Penerangan kepada Auditor (jika perlu)

6. Semak dokumen dan standard

7. Sediakan Senarai Semak mengikut proses (jika perlu)

 1. Jadual/ Program Audit

Perancangan tahunan menyatakan tahun, bulan, minggu, tarikh (jika perlu), jangkamasa
dan aktiviti yang perlu diaudit

Diwujudkan pada awal tahun, kekerapan berdasarkan

– Jenis proses

– Kepentingan proses

Faktor lain yang perlu diambilkira :-

– Keputusan audit yang terdahulu

– Perubahan di dalam organisasi

– Bilangan ketidakpatuhan

– Aduan pelanggan

2. PELANTIKAN AUDITOR

KRITERIA MEMILIH AUDITOR

 Bebas
 Latihan
 Pengetahuan dan Pengalaman
 Kemahiran Berkomunikasi
 Kredibiliti (Boleh Dipercayai)

3. PELAN AUDIT

Perancangan spesifik tentang jadual waktu audit

tarikh - masa i/ - waktu rehat, - masa pengauditan - - auditor - - auditee - - ketua audit - tujuan
audit - skop audit- metodologi audit-jabatan/bahagian/ aktivit proses yang perlu diaudit
mesyuarat pembukaan mesyuarat penutupan pelaporan audit

Sebelum audit, ketua auditor mestilah menentukan:

• Tujuan Audit

o menentukan kepatuhan terhadap keperluan MS ISO 9001:2008

o menentukan samada SPK dilaksanakan seracra berkesan dan dipelihara
o mengenalpasti peluang-peluang peningkatan

• Skop Audit
 o Liputan audit ;kenalpasti lokasi, bahagian ,aktiviti , proses dan juga masa yang akan
diaudit

• Kriteria Audit

o Dokumentasi SPK organisasi yang diwujudkan

o Keperluan MS ISO 9001:2008 standards
o Keperluan Pelanggan
o Akta dan keperluan undang-undang

4. Makluman kepada auditee

a. Maklumkan kepada pihak yang akan diaudit melalui memo berserta pelan audit.
b. Dapat persetujuan mengenai tarikh dan masa yang dicadangkan dalam pelan audit
c. Dapat pengesahan mengenai proses yang akan diaudit
d. Tentukan dokumen atau rekod yang diperlukan

5. Penerangan kepada Auditor

Menjelaskan berkaitan; - Tujuan/ Objektif Audit - Skop Audit - Kriteria Audit - Metodologi Audit -
Status NCR - Pendekatan Audit - Dokumentasi Berkaitan - Kemudahan dan Peralatan - Status NCR
terdahul

6. SENARAI SEMAK

Auditor perlu menyediakan senarai semak sebelum audit dilaksanakan. Tujuan:

o menyediakan soalan penting yang perlu untuk disoal

o memandu halatuju/arah audit
o Mengelakkan dari tertinggal perkara penting yang perlu diaudit.
o Membantu audit dilakukan mengikut masa yang ditetapkan
o Memastikan audit dijalankan dengan konsisten

Jenis- Jenis Senarai Semak

Bandingkan kenyataan-kenyataan daripada Standard yang dirujuk dan tukar kepada bentuk
soalan

Contoh:

Fasal 5.3 dan 4.2.1 Polisi Kualiti

- Adakah polisi kualiti syarikat dan objektifnya didokumentasikan

- Adakah polisi kualiti difahami oleh semua peringkat pekerja?

Penyediaan Senarai Semak

Perkara yang perlu dipertimbangkan

o Objektif penilaian
o Organisasi/Jabatan yang akan dinilai
o Standard yang perlu dirujuk
o Masa yang diperuntukkan
o Soalan-soalan yang perlu diutarakan

Dalam ertikata mudah Senarai Semakan Memberitahu Auditor:

o Apa yang perlu dilihat ?

o Dimana yang perlu dilihat ?
o Siapa untuk disoal?
o Apa yang perlu disoal ?

Senarai semak disediakan berdasarkan model pendekatan proses

Rajah Penyu (4M) boleh digunakan sebagai panduan, Merangkumi
o Who -Siapa –
o What - Apa –
o How - Bagaimana –
o Measurements -Pengukuran –
o inputs, output dll

Senarai semakan adalah sebagai „bantu peringatan‟ dan janganlah digunakan secara membuta-
tuli atau tanpa sebarang pertimbangan-pertimbangan lain

Senarai semakan adalah sebagai PEMBANTU dan BUKANnya sebagai TUAN

Sebagai persediaan sebelum berjumpa auditee

PELAPORAN AUDIT

Menulis laporan
 Laporan audit ialah output kepada proses audit
 Menjelaskan penemuan audit yang dijalankan
 Bukti audit telah dilaksanakan
 Berdasarkan fakta
 Boleh ditentusahkan
 Boleh digunakan untuk peningkatan sistem kualiti
 Rumusan/ringkasan audit yang dilaksanakandan
status serta pengesyoran
 Permintaan tindakan pembetulan (NCR/CAR)
 Memastikan semua penyimpangan merujuk kepada prosedur-prosedur yang
didokumenkan secara khusus

Penemuan audit: Bukti audit yang dinilai berbanding kriteria audit. Klasifikasi
penemuan audit samada :

a. Kepatuhan
b. Ketidakpatuhan
c. Pemerhatian

KETIDAKPATUHAN KECIL (MINOR)

 Berkaitan dengan satu pemerhatian yang tidak menepati dalam memenuhi

satu perkara dari satu prosedur yang khusus
 Bermakna bahawa sistem keseluruhan adalah berfungs tetapi ada terdapat
penyimpangan yang kecil dan yang tidak ketara
 Jumlah yang ketara bagi sesuatu fasa (elemen) MS ISO 9001:2008 boleh
mempamerkan keruntuhan serius terhadap sesuatu sistem dan secara
keseluruhan menjadi satu penyimpangan BESAR

KETIDAKPATUHAN BESAR (MAJOR

 Mempamerkan keruntuhan yang ketara terhadap perjalanan sesuatu sistem

kualiti
 Berkaitan dengan ketiadaan atau keruntuhan menyeluruh mengenai sesuatu
sistem bagi memenuhi keperluan-keperluan dalam sesuatu fasa (elemen) MS
ISO 9001:2008
 Bermakna bahawa sebahagian atau keseluruhan sistem adalah tidak
berkesan

PEMERHATIAN

 Situasi dimana tiada cukup bukti untuk ikategorikan sesuatu penemuan itu
sebagai ketidakpatuhan