BAB 8 KAWALAN

8.1 Pengenalan Fungsi Kawalan

a. Definisi
- Satu proses untuk menentukan @ menjamin supaya kegiatan
organisasi terarah kepada pencapaian matlamat yang telah ditetapkan.
- Mengawal operasi & aktiviti perniagaan supaya berjalan lancar &
mencapai objektif yang telah ditetapkan.
- Kawalan pengurusan adalah suatu usaha yang sistematik untuk
menetapkan piawai-piawai prestasi agar selari dengan rancangan matlamat, untuk
merekabentuk sistem maklumbalas, untuk membandingkan prestasi yang sebenar
dengan piawai yang telah ditetapkan semula, untuk menetapkan samada wujud
penyelewengan @ tidak serta mengukur keberkesanan & penyelewengan &
mengambil tindakan agar sumber-sumber organisasi digunakan dengan cara yang
paling efektif & efisien dalam rangka mencapai objektif organisasi. (Robert J.
Mockler, 1972)

- Contoh:
Isu : Bekalan bahan mentah tidak diperolehi dalam masa yang
dirancangkan.
Tindakan : Pengurus mencari alternatif lain untuk mendapatkan pengganti
supaya proses pengeluaran tetap dapat dijalankan.
Kesan : Objektif tetap tercapai walaupun menghadapi rintangan di luar
jangkaan. Kejayaan itu berhubung rapat dengan kawalan rapi &
cekap yang dilakukan oleh pengurus.

Kepentingan Kawalan
1. Jaminan Kualiti
- Mempertingkatkan kualiti yang menyeluruh bagi
sesebuah organisasi
- Ahli-ahli di dalam organisasi akan menjadi terangsang
untuk mengawasi & mempertingkatkan lagi mutu pekerjaan mereka.
2. Mengenalpasti Peluang & Ancaman
- Dapat menolong para pengurus mengenalpasti peluang
mahupun ancaman yang muncul akibat oleh perubahan yang terjadi di luar
organisasi.
- Antara yang boleh mempengaruhi & memberi kesan ke
atas organisasi ialah pesaing, pembekal, pembeli, pihak kerajaan & pihak-
pihak lain.
- Contoh: Ancaman bekalan yang dipesan tidak sampai
pada waktu yang ditetapkan.
3. Bersedia Menghadapi Perubahan
- Pengurus dapat mengesan bilakah masa sesuatu aspek
pengurusan perlu diperbaiki.
- Contoh : bilakah keluaran perlu diganti dengan yang baru
bagi disesuaikan dengan selera pelanggan yang sering berubah-ubah @ bilakah
 peralatan perlu diganti supaya pembaziran dapat dielakkan @ perlukah sistem
pengurusan yang sedia ada diubah mengikut perkembangan semasa.

1. Memastikan Objektif Yang Ditetapkan Tercapai

- Ketidakcekapan dalam kawalan akan menyebabkan perniagaan
menanggung kos yang berlebihan
- Contoh : Jika syarikat gagal melaksanakan kawalan dengan
baik dalam proses pengeluaran

SITUASI OUTPUT (unit) KOS (RM) MASA (hari)

Ramalan 3000 6000 5
Sebenar 2500 6000 5
Susulan 500 1000 1

2. Mengukur Prestasi Pengurus Dan Pekerja

- Prestasi Baik
a. Pengiktirafan
b. Kenaikan pangkat
c. Kenaikan gaji

- Prestasi Tidak Baik

i. Latihan
ii. Penurunan pangkat
iii. Penempatan semula
iv. Amaran
v. Dipecat

3. Kelebihan Untuk Bersaing

- Contoh :

FIRMA OUTPUT (Unit) KOS (RM)

Ramalan Sebenar Ramalan Sebenar
A 200 190 200 200
B 200 200 200 200

- Ulasan : Firma A mempunyai prestasi lebih kurang sama

dengan firma B di mana kedua-dua firma mempunyai sistem kawalan yang
baik.

- Contoh :

FIRMA OUTPUT (Unit) KOS (RM)

Ramalan Sebenar Ramalan Sebenar
A 200 190 200 200
B 200 100 200 200

2
 - Ulasan : Firma A mempunyai kelebihan bersaing jika
dibanding dengan firma B di mana firma A dikatakan mempunyai sistem
kawalan yang lebih baik.

8.2 Peranan Kawalan

a. Peranan Pengurus Dalam Kawalan

PROSES
MASA
PENGURUSAN PERANCANGAN RISIKO MEMBUAT
KAWALAN
KEPUTUSAN
ATASAN Sederhana Lama Tinggi Lambat
PERTENGAHAN Taktikal Sederhana Sederhana Sederhana
BAWAHAN Operasi Singkat Rendah Cepat

b. Jenis-jenis Kawalan
1. Kawalan Terdahulu (Awal/Hadapan/Kawalan Operasi)
- Kawalan sebelum sesuatu aktiviti dilaksanakan.
- Berfokuskan kepada input yang dimasukkan ke dalam proses
pengeluaran.
- Pengurus terlibat dalam membuat polisi, prosedur & peraturan
yang menghapus tingkah laku @ gelagat yang tidak diingini.
- Bertujuan mengelak daripada melakukan kesilapan & dapat
menjimatkan kos selepas jualan di mana setiap barangan siap dipastikan
terlebih dahulu memenuhi tahap kualiti tertentu sebelum dijual.
- Contoh :
Status : Anda ialah seorang pengurus di syarikat yang mengedarkan
kertas & alat tulis.
Kejayaan : Kontrak mengedarkan kertas & alatulis bagi seluruh pejabat
kerajaan di Melaka
Kawalan : Memastikan kertas & alatulis diedarkan dalam tempoh yang
ditetapkan.
Tindakan : Pengambilan pekerja tambahan serta menambahkan
bilangan kenderaan yang digunakan
Kesan : Pihak kerajaan berpuashati dengan perkhidmatan yang
disediakan oleh syarikat anda.

2. Kawalan Berserentak (Semasa)

- Dilakukan semasa sesuatu kerja dilakukan
- Membuat pembetulan segera sebelum kesilapan yang lebih teruk berlaku.
- Menjimatkan kos pembetulan.
- Tumpuan kawalan
- Pekerja
- Peralatan, mesin & susun atur pejabat

3
 - Perjalanan sesuatu aktiviti tergendala tetapi tempoh
tergendala iaitu ialah pada tahap yang paling minimum.
- Contoh : Pengurus membuat teguran apabila terdapat
pekerja membuat kerja sambil lewa.

3. Kawalan Terkemudian (Maklum Balas)

- Kawalan terakhir
- Dibuat selepas organisasi melaksanakan aktivitinya & hasil telah diperolehi.
- Mengambil tindakan pembetulan organisasi selepas tempoh masa tertentu.
- Melihat kepada tiga aspek:
- Analisis penyata kewangan dengan melihat & membuat perbandingan kos
sebenar dengan kos standard.
- Kawalan kualiti dengan mempastikan output dihasilkan mencapai kualiti
yang boleh diterima pakai.
- Penilaian pencapaian pekerja dengan melihat dari segi produktiviti @
kesilapan yang boleh diperbetulkan.
- Kebaikan :
- Memberi maklumat tentang keberkesanan perancangan yang telah dibuat
- Meningkatkan tahap motivasi pekerja – prestasi pekerja dimaklumkan
selepas satu tempoh masa.

4. Kawalan Kewangan
- Merujuk kepada perancangan bertulis untuk operasi
masa hadapan dalam bentuk kewangan yang membolehkan firma mengawal
sumber kewangannya.
- Meliputi kawalan belanjawan, analisis penyata
kewangan seperti kunci kira-kira penyata untung rugi & analisis nisbah
kewangan & audit kewangan
- Merangkumi kaedah aspek peraturan & teknik untuk
mencegah daripada berlakunya pengagihan dana yang tidak berpatutan &
pengawasan penggunaan aset.
- Audit dilakukan supaya penyata kewangan yang
dibuat sesuai dengan kedudukan sebenar & mengikut prinsip perakaunan yang
diterima umum.
- Belanja operasi iaitu belanja untuk jangka pendek
bagi pastikan wang tunai cukup untuk aktiviti organisasi.
- Analisis penyata kewangan dengan melihat penyata
untung & rugi serta kunci kira-kira.

5. Kawalan Dalaman
- Merupakan kawalan kendiri
- Biasanya boleh digunakan sekiranya pekerja
mempunyai motivasi untuk mengawal sendiri kerja mereka & mahu
bertanggungjawab ke atas hasil akhir kerja mereka.
- Cenderung untuk menggunakan kawalan ini apabila
pekerja dilibatkan dalam proses menetapkan standard & objektif.

4
 - Sebab : Apabila penetapan standard & objektif
dilakukan bersama di antara pengurus & pekerja, maka pekerja akan lebih
komited untuk mencapai standard yang telah dipersetujui bersama.
- Ia juga menuntut pengurus untuk mempercayai
pekerja.
- Untuk memastikan ia berkesan, pengurus perlu
memberi sokongan kepada pekerjanya.
- Contohnya : Dengan menyediakan peralatan yang
sesuai agar dapat menghasilkan kerja yang cemerlang yang memenuhi standard
organisasi.
- Di andaikan pekerja mempunyai teori Y.

6. Kawalan Luaran
- Melibatkan kawalan yang dikenakan ke atas pekerja
oleh penyelia @ pengurus.
- Contoh : Penyeliaan harian ke atas aktiviti yang
dilakukan.
- Pengurus akan dapat mengenalpasti kesilapan yang
dilakukan oleh pekerja & seterusnya boleh memutuskan apakah tindakan
pembetulan yang sesuai.
- Juga melibatkan sistem & teknologi organisasi.
Contoh: pasang kamera di kaunter jualan.
- Sistem pentadbiran formal organisasi perlu
menyokong kawalan ini.
- Contohnya : Sistem ganjaran yang sesuai
(pemberian bonus @ insentif) boleh berfungsi sebagai alat kawalan yang
sesuai.

8.3 Proses Kawalan

- Langkah-langkah Dalam Proses Kawalan

1. Tetapkan Piawai
- Sebagai panduan & pengukur rujuk kepada tingkat
pencapaian usaha.
- Satu tahap aktiviti yang dihadkan model untuk menilai
prestasi
- Kayu pengukur (yardstick) dalam menentukan samada
prestasi organisasi baik @ tidak.
- Contoh :
- Piawai - KMM ingin mencapai kelulusan 100% bagi
peperiksaan semester ini.
- Bukan piawai - KMM ingin mencapai keputusan yang
cemerlang bagi peperiksaan semester ini.

2. Nilai Prestasi Semasa

5
 - Pengurus harus tahu bagaimana mengukur & apa @
siapa yang hendak diukur.
A. Bagaimana mengukur?
- Menentukan bagaimana & berapa kerap pengukuran
- Cara bagaimana mengukur bergantung kepada piawai
yang ditetapkan
- Data yang boleh digunakan – unit pengeluaran,
jumlah ringgit diperolehi, jumlah kesilapan yang dilakukan & jumlah
pendapatan yang diperolehi daripada pelaburan.
- Contoh : Jenis pengukuran yang boleh
mencerminkan prestasi pelajar KMM ialah keputusan peperiksaan
semester.

B. Apa yg diukur?
- Menentukan apa yang sepatutnya diukur
- Contoh : Kawalan inventori – pengurus boleh merujuk
kepada jumlah & jenis inventori yang ada.

3. Bandingkan Prestasi & Piawai

- Penilaian boleh dilakukan ke atas organisasi secara
keseluruhan @ aktiviti segolongan individu yang bekerja di dalam organisasi.
- Jenis piawai :
a. Piawai Keuntungan – berapa banyak untung diperolehi
dalam tempoh masa tertentu.
b. Piawai kedudukan pasaran – jumlah jualan yang ingin
dicapai dalam sesuatu pasaran berbanding jualan pesaing.
c. Piawai produktiviti – berapa banyak hasil yang perlu
dikeluarkan oleh setiap bahagian dalam organisasi
d. Piawai kepimpinan produk – organisasi yang ingin
menjadi syarikat terunggul dalam inovasi produk.

4. Tindakan Pembetulan & Pembaikan

- Hasil lebih @ sama piawai maka baik
- Hasil kurang piawai maka perlu pembetulan
- Bertujuan membawa prestasi organisasi ke tahap
piawai supaya matlamat organisasi keseluruhan tercapai.
- Sebelum pembetulan, pengurus perlu memastikan
piawai yang betul digunakan & pengukuran prestasi adalah sah serta boleh
dipercayai (valid & reliable)
a. Mengenali masalah
- Masalah merupakan faktor yang perlu dihapuskan kerana
ia menghalang matlamat organisasi.
b. Mengenali simptom/tanda
- Tanda-tanda yang menunjukkan bahawa sesuatu masalah
wujud di dalam organisasi.

6
 - Contoh : Anda mengadu sakit kepala, hidung tersumbat
& bersin berkali-kali & tidak dapat ke kelas. Doktor memberitahu anda
mengalami demam selesema akibat serangan virus.
Soalan : Fikirkan apakah masalah anda serta simpton yang menunjukkan
masalah tersebut?
Jawapan :
i. Anda ingin ke kelas sebagai matlamat
ii. Tetapi terhalang kerana serangan virus selesema sebagai
masalah
iii. Dan tanda-tanda selesema ditunjukkan oleh sakit kepala,
hidung tersumbat & berhingus serta bersin sebagai simpton.

8.4 Alat-alat Kawalan

i. Belanjawan
1. Suatu penyata kuantitatif yang
dinyatakan dalam nilai wang yang menghuraikan rancangan pihak pengurusan
untuk mencapai objektif tertentu secara komprehensif & terperinci untuk suatu
tempoh yang ditetapkan.
2. Mencerminkan rancangan syarikat
supaya volum jualan, kos, keuntungan, penggunaan modal & pulangan pelaburan
dapat di lihat dalam hubungannya dengan wajar.
3. Boleh digunakan oleh pihak pengurusan
atasan untuk menentukan kedudukan syarikat tersebut pada keseluruhan dalam
mencapai objektif organisasi.
4. Boleh digunakan sebagai alat untuk
menilai prestasi jabatan.
5. Terdiri daripada belanjawan operasi &
belanjawan kewangan.
6. Membandingkan amaun bagi aktiviti
sebenar dengan amaun dalam belanjawan bagi tahap operasi yang telah dicapai.

ii. Carta Gantt

- Mengawal kemajuan sesuatu projek yang mudah.
- Jadual keseluruhan projek dibentuk dengan menetapkan masa permulaan &
masa siap setiap kegiatan yang perlu disempurnakan mengikut turutan sehingga
tamatnya projek berkenaan.
- Jika projek siap lebih awal, sumber-sumber tertentu seperti buruh & mesin
boleh dipinjamkan kepada projek lain yang menghadapi masalah.
- Jika projek siap lambat daripada dijadualkan, pengurus boleh mengambil
tindakan segera untuk mempercepatkan kegiatan tertentu yang lewat untuk
memastikan projek dapat ditamatkan dalam tempoh yang dirancangkan.

- Langkah-langkah membina carta Gantt:

1. Bentukkan satu pasukan projek yang terdiri daripada 4 - 6 orang.
2. Buat satu senarai semua kegiatan yang terlibat dalam projek.

7
 3. Binakan carta dengan menyenaraikan aktiviti-aktiviti pada lajur pertama
sebelah kiri carta mengikut urutan aktiviti yang perlu untuk menyiapkan
keseluruhan projek. Aktiviti pertama iaitu untuk memulakan projek akan
diletakkan pada bahagian teratas lajur pertama.
4. Tentukan unit masa (hari, minggu, bulan) yang akan digunakan & bahagian
satu grid dengan menggunakan unit masa ini.
5. Bagi setiap aktiviti pada lajur pertama, anggaran masa yang diperlukan untuk
menyiapkan & bentukkan satu palang melintang di atas grid dengan panjang
palang mengikut masa aktiviti tersebut.
6. Semasa pelaksanaan projek, anggota pasukan projek perlu berjumpa
mengikut tempoh yang dianggap sesuai untuk mengemaskinikan status setiap
aktiviti carta.
7. Tumpuan perlu diberikan kepada kegiatan yang berada di belakang jadual.
- Contoh Carta Gantt:

Bulan / Aktiviti Jan – Mac April – Jun Julai – Sept Okt - Dis
Lakaran
Gunting kain
Uji kualiti
Bungkus & edar

iii. PERTH / CPM

- PERTH (Program Evaluation And Review Technique)
- CPM (Critical Path Method)
- Teknik perancangan & kawalan secara grafik – perkaitan pelbagai aktiviti
dalam sesuatu projek.
- PERTH – digunakan apabila tempoh masa siap projek benar-benar diketahui
dengan jelas (sebarang perubahan tidak memberi kesan yang signifikan).
- PERTH – mengenalpasti perjalanan projek & membolehkan pihak pengurusan
menempatkan sumber seoptima mungkin.
- CPM – Laluan terpanjang dalam grafik Perth (turutan aktiviti yang
memerlukan tempoh masa yang paling lama untuk disiapkan).
- CPM – Sebarang kelewatan dalam turutan ini akan menyebabkan kelewatan
bagi seluruh projek.
- Langkah-langkah dalam Perth:
1. Kenal pasti tugas pertama projek @ program.
2. Senaraikan tugas pertama projek.
3. Senaraikan tugas selanjutnya & hubungkan dgn tanda arah (
4. Gabungkan tugas-tugas tersebut menjadi carta lengkap dari mula hingga
akhir.
5. Labelkan (dengan masa yang diperlukan untuk menyempurnakan satu-satu
proses @ tugas)

- Contoh Carta PERTH:

Keluaran 100,000 pasang baju sekolah
1. Pilihan fabrik

8
 2. Buat ‘template’ (acuan)
3. Ujian ‘template’ & potong
4. Berikan kepada pemotong khas untuk potong fabrik @ potong sendiri.
5. Jahit
6. Ujian kualiti
7. Bungkus.

iv. Pusat Tanggungjawab

- Unit organisasi @ fungsian yang diketuai oleh pengurus yang
bertanggungjawab ke atas aktiviti-aktiviti yang dijalankan oleh unit tersebut.
- Terdapat empat jenis :
1. Pusat Hasil
- Unit organisasi di mana outputnya diukur dalam ringgit tetapi tidak
dibandingkan secara langsung dengan kos input.
- Contoh Jabatan Jualan
- Keberkesanan dinilai daripada perbandingan antara belanjawan @
kuota jualan yang dirancangkan dengan jualan sebenar yang dicapai.

2. Pusat Belanja
- Diukur dalam RM bukan dalam output
- Diharap tidak menjanakan hasil
- Contoh : Jabatan penyelenggaraan, jabatan pentadbiran, jabatan
perkhidmatan & jabatan penyelidikan.

3. Pusat Untung
- Prestasi di nilai dengan membandingkan hasil yang diperoleh (output)
dengan perbelanjaan yang digunakan (input).
- Dapat menentukan keberkesanan pusat itu daripada aspek ekonomi &
kecekapan pengurus.
4. Pusat Pelaburan
- Menilai bagaimana aset-aset digunakan untuk menjanakan hasil.
- Aktiviti yang dijalankan melibatkan modal pelaburan

v. Titik Pulang Modal (TPM)

- Kos
Mengkaji hubungan antara jualan @ hasil dengan kos untuk menentukan titik di
mana jumlah jualan akan menyamai jumlah kos (TPM)
Jumlah Hasil
- Boleh ditentukan dengan penyelesaian secara grafik @ algebra.
- Satu carta TPM @ graf untung boleh dilukis untuk memperlihatkan hubungan
antara kos tetap, kos berubah, unit-unit yang dijual & untung.

Jumlah Kos

Kos tetap

9
Kuantiti
TPM = Kos Tetap
Harga seunit - Kos berubah

Diandaikan :

Kos tetap = RM40,000.00

Harga seunit = RM10.00
Kos berubah = RM5.00

TPM = Kos tetap/Harga seunit - Kos berubah

= 40,000/10 – 5
= 8,000 unit.

10