PENILAIAN PRESTASI

Salwati ORGANISASI
Abdullah PERKHIDMATAN &
GA00649 ORGANISASI BERASASKAN
BUKAN UNTUNG

Rosmawati
Ab Aziz
GA00641

Helmi
Hamdan
GA00594 DISEDIAKAN UNTUK:
PUAN AINUN BT HAJI ABD MAJID1
 KANDUNGAN

1
• Penilaian prestasi

2
• Penilaian Prestasi Organisasi Perkhidmatan

3
• Penilaian Prestasi Organisasi Perkhidmatan (Sektor Awam)

4
• Contoh Penilaian Prestasi (Sektor Awam) - Kakitangan

5
• Penilaian Prestasi Organisasi Perkhidmatan (Sektor Swasta)

6
• Penilaian Prestasi Organisasi Bukan Berasaskan Untung (OBBU)

7
• Contoh Penilaian Prestasi (OBBU) - Organisasi

8
• Perbandingan Penilaian Prestasi OBBU Dan OBU

9
• Rumusan
2
 • Penilaian Prestasi
1

3
 DEFINISI PENILAIAN PRESTASI
Prestasi bermaksud perkembangan ke arah pencapaian objektif
organisasi. Maka sesuatu pencapaian harus diukur dan dinilai
dengan baik.

Terdapat beberapa istilah penilaian prestasi, walau

bagaimanapun ia mempunyai asas dan tujuan serta maksud
yang sama.

Antara istilah lain yang turut digunakan ialah merit rating, staff
appraisal, performance evaluation, efficiency report, employee
appraisal dan performance review.

James A.F. Stoner (Management 1987 Hal 547) : Penilaian

prestasi merujuk kepada proses menyampaikan balik kepada
sabordinat secara berterusan tentang sebaik mana mereka
menjalankan tugas untuk organisasi
4
TUJUAN PENILAIAN PRESTASI

Perancangan Sumber Manusia

Pengambilan & Pemilihan

Pembangunan Sumber Manusia

Perkembangan Kerjaya

Program Berkaitan Ganjaran

Perhubungan Dalaman Pekerja

Menilai Potensi Pekerja

5
KEPENTINGAN PENILAIAN
PRESTASI

Menilai Produktiviti Pekerja

Keadilan Dalam Penilaian

Komunikasi 2 Hala

Meningkatkan Produktiviti

6
JENIS PENILAIAN PRESTASI

Penilaian
Bersistematik Penilaian
Informal

7
 CIRI-CIRI PENILAIAN PRESTASI
• penilaian prestasi yang dibuat haruslah menumpukan kepada kriteria-
Ciri 1 kriteria yang berkaitan dengan pekerjaan seseorang pekerja sahaja.

• Jangkaan pengurus kepada pekerjaanya .Jangkaaan-jangkaan ini

Ciri 2 hendaklah munasabah dan di dalam kemampuan semua pekerja .

• „Standardization‟. Format penilaian prestasi mestilah sesuatu yang

Ciri 3 standard di mana ia handaklah sama dan dapat diterima di dalam
organisasi

• Penilai yang layak. seorang yang layak untuk membuat nilaian .

Ciri 4

• Komunikasi terbuka ( open communication ). Penilaian prestasi ini

Ciri 5 hendaklah menjadi satu cara di mana kedua-dua pihak dapat bertukar
pandangan mengenai perkara-perkara yang dinilai .

• Penilaian prestasi mestilah bercirikan „Employee access to result‟ .

Ciri 6 Pekerja-pekerja hendaklah diberi peluang untuk berbincang nilaian
yang dibuat ke atas mereka.
8
 PROSES PENILAIAN PRESTASI

Kenalpasti
Tahap Harus Buat
Tujuan
Dicapai Pemerhatian
Utama

Berbincang
Dengan Menilai
Pekerja

9
KAEDAH PENILAIAN PRESTASI

Ketua
Menilai
Pekerja
Satu
Kumpulan
Campuran Ketua
Memberi
Nilai Kerja

Kaedah
Menilai

Menilai Kumpulan
Diri Rakan
Sendiri Sekerja

Pekerja
Menilai
Ketua

10
 TEKNIK PENILAIAN PRESTASI

• Skala Pemeringkatan
1

• Sistem Perbandingan Personel

2

• Sistem Berpasangan
3

• Esei
4

• Kaedah Pengurusan Melalui Objektif

5
11
Skala Grafik

12
Skala Pelbagai Tahap

13
KEZALIMAN MASALAH DALAM
PENILAIAN PRESTASI
Contras Effect

Halo effect

Leniency/strictness
Central Tendency
effect
Number Fetish
14
 CARA MENGATASI

Penilai mestilah didedahkan kepada cara membuat

penilaian prestasi dan tugas dengan tepat dan adil.

Penilai harus menjalani latihan khusus dari segi

cara membuat penilaian prestasi.

Penilai mengetahui tanggungjawab kerja orang

yang dinilai dan Penilai mempunyai maklumat
lengkap dan tepat berkaitan prestasi tugas pekerja.

15
 • Penilaian Prestasi Organisasi
2 Perkhidmatan

16
 PENILAIAN PRESTASI
ORGANISASI PERKHIDMATAN

 Dikenali sebagai sektor ekonomi

tertiar@peringkat ketiga

 Industri Tertiar ialah sektor yang tidak

mengeluarkan barangan sebaliknya
membekalkan perkhidmatan kepada
pengguna

 Contoh : Industri Pengangkutan,

Kewangan, Insurans, Hartanah
17
SEKTOR PERKHIDMATAN

18
SEKTOR PERKHIDMATAN

19
MODEL PENILAIAN PRESTASI
SEKTOR PERKHIDMATAN

Balance
Score Card

Outcome
Base
Evaluation
(OBE)
20
 • Penilaian Prestasi Organisasi
3 Perkhidmatan (Sektor Awam)

21
 PENGUKURAN PRESTASI
SEKTOR AWAM

PENGUKURAN PRESTASI SEKTOR AWAM

PENUNJUK ASAS
PRESTASI PENGUKURAN
PEWUJUDAN
BERGUNA SEPERTI
PENUNJUK
KEPADA KUANTITI,
PRESTASI
METODOLOGI KUALITI, MASA
KAWALAN DAN KOS

22
PROSES PENGUKURAN
PRESTASI SEKTOR AWAM
Perancangan
Jabatan
Penentuan
Maklumbalas Sasaran
Prestasi Ketua
Jabatan

Koordinasi Penentuan
Pergerakan Matlamat
Gaji dan (penilai/
Prestasi pekerja)
PROSES

Implementasi
Penyediaan Kerja dan
Laporan Sistem
Pemantauan

Implementasi
Semakan
Kerja dan
Pertengahan
Sistem
Tahun
Pemantauan

23
 PENILAIAN PRESTASI SEKTOR
AWAM (KAKITANGAN)
Contoh Borang Penilaian Prestasi Bagi Kakitangan Sektor Awam

Kakitangan Sokongan Pengurus Dan Prosesional

24
 PENILAIAN PRESTASI SEKTOR
AWAM (KAKITANGAN)
Contoh sistem yang digunakan di sektor awam ialah Sistem Maklumat
Pengurusan Sumber Manusia @ HRMIS

Penilaian prestasi

25
PENILAIAN PRESTASI SEKTOR
AWAM
PENGURUSAN
PRESTASI

LAPORAN
PENILAIAN
PRESTASI
TAHUNAN

PENILAIAN
PRESTASI
TAHUNAN

SASARAN
KERJA PENILAIAN
TAHUNAN PRESTASI
(SKT)

PYD/PPP PYD/PPP/PPK

PYD isi SKT PYD isi LNPT

PPP Sahkan PPP/PPK isi
SKT markah LNPT
26
 • Contoh Penilaian Prestasi Sektor
4 Awam (Kakitangan)

27
 AKADEMI SAINS MALAYSIA
JABATAN AKAUN DAN KEWANGAN

 Merupakan sebuah badan kerajaan dibawah kementerian

sains, Teknologi Dan Innovasi.

 Ditubuhkan pada 1 Febuari 1995.

 Cara penilaian yang dilakukan adalah penilaian yang

bersistematik iaitu setahun sekali.

 Dilakukan dengan menggunakan kaedah-kaedah tertentu

(formalized basis).

 Kaedah penilaian yang digunakan dalam penilaian prestasi

pekerja adalah, Ketua menilai pekerja Cara yang lazim
digunakan dikebanyakan organisasi.
28
 AKADEMI SAINS MALAYSIA
JABATAN AKAUN DAN KEWANGAN

 Selain itu, cara Satu Kumpulan ketua memberi nilaian kerja di

mana jawatankuasa penilaian ditubuhkan untuk membuat
penilaian dengan menggunakan borang penilaian yang
berbeza.

 Didapati Akademi Sains Malaysia mengaplikasikan proses

Penilaian prestasi namun terdapat sedikit permasalah
komunikasi yang timbul apabila berada di proses ke sembilan
iaitu perbincangan dengan pekerja, yang mana pada
sesetengah proses penilaian membawa kepada perselisihan
pendapat.

29
 AKADEMI SAINS MALAYSIA
JABATAN AKAUN DAN KEWANGAN

 Antara masalah yang wujud dalam proses penilaian adalah

permasalahan pada kategori Leniency/strictness di mana ada
penilai yang memberi penilaian tinggi kapada setiap pekerja,
berbanding dengan prestasi sebenar. Ini adalah dipengaruhi
oleh faktor politik dan personel.

 Permasalahan kedua yang dihadapi ialah Central Tendency

effect di mana penilai tidak dapat memisahkan prestasi
sederhana dengan cemerlang maka penilai memilih nilaian yang
“average” sahaja. Di mana penilai mengambil jalan selamat.

30
 AKADEMI SAINS MALAYSIA
JABATAN AKAUN DAN KEWANGAN

 Proses di dalam pengurusan prestasi telah diaplikasikan

Akademi Sains Malaysia sepenuhnya dalam membuat
penilaian. Di mana ia telah dinyatakan dalam klausa akta
Akademi Sains Malaysia di samping pekeliling kerajaan juga
turut menjadi sandaran dalam melaksanakan pengurusan
prestasi.

31
 AKADEMI SAINS MALAYSIA
JABATAN AKAUN DAN KEWANGAN

 Akademi Sains Malaysia dikatakan juga mengaplikasikan

penggunaan keadah Balance Scorecard.

 Di mana dapat dilihat pegawai yang berkenaan menyediakan

satu rangka kerja yang bukan sahaja menyediakan ukuran
prestasi, tetapi membantu perancang mengenal pasti apa
yang perlu dilakukan dan diukur dalam sesuatu tugasan.

32
 • Penilaian Prestasi Organisasi
5 Perkhidmatan (Sektor Swasta)

33
 PETUNJUK PENGUKURAN
PRESTASI SEKTOR SWASTA
Kepuasan Pengguna

Kualiti Produk

Nisbah-nisbah Kewangan

Kualiti Perkhidmatan

Kebolehsaingan

Inovasi

Fleksibiliti

Sumbangan Kepada Kesejahteraan Sosial & Kebajikan Awam

34
 PENILAIAN PRESTASI SEKTOR
SWASTA (KAKITANGAN)
Contoh sistem yang digunakan di sektor swasta ialah

Penilaian prestasi

35
PERBANDINGAN ANTARA SEKTOR
AWAM DAN SEKTOR SWASTA

36
 • Penilaian Prestasi Organisasi
6 Bukan Berasaskan Untung (OBBU)

37
 DEFINISI ORGANISASI BUKAN
BERASASKAN UNTUNG (OBBU)
 Merupakan pertubuhan bukan
perniagaan (persatuan, kelab atau
badan-badan yang bergerak
berasaskan keahlian minimum 7 org)
dengan tujuan menjaga kebajikan ahli.
 Sumber kewangan diperoleh daripada
bayaran yuran oleh ahlinya atau
sumbangan derma daripada ahli atau
individu/pihak lain.
38
 CIRI-CIRI UNIK OBBU
Ciri-Ciri Unik
Saiz & Struktur Organisasi
Objektif & Motif
Sumber Kewangan/Pembiayaan
Polisi Organisasi & Pembuatan
Keputusan
Pengukuran Prestasi
Milikan & Penubuhan
Akauntabiliti /
Kebertanggungjawaban
Pihak-pihak Yang Terlibat
Keterangan
Mempunyai saiz yang besar & lebih kompleks
Menyediakan barang & perkhidmatan kepada rakyat
tanpa mengambil kira aspek keuntungan
Belanjawan Negara
Dipengaruhi oleh tolak ansur (consensus) antara
pihak berkuasa dengan kehendak masyarakat
Berasaskan kepada keupayaan organisasi
menyediakan perkhidmatan & barangan kepada
masyarakat
Berasaskan kepada kehendak undang-undang
Perundangan (Parlimen) & Pemilih (Rakyat)
Ketua Audit Negara, Eksekutif, Jawatankuasa Wang
Awam
39
 PRINSIP-PRINSIP OBBU
Keanggotaan secara sukarela
• Sekiranya fungsi pertubuhan itu dapat memenuhi keperluan seseorang itu, pertubuhan tidak
boleh menghalang individu yang berminat untuk menyertai pertubuhan berkenaan.
Pengurusan secara demokrasi
• Ditadbir oleh mereka yang dipilih @ dilantik dengan cara yang dipersetujui oleh ahli-ahli
pertubuhan berkenaan.
Pertubuhan faedah bersama
• Memberi faedah kepadd ahli-ahlinya dari segi kebajikan & pengiktirafan. Seseorang individu
mungkin tidak berupaya untuk bersuara, melalui keahlian pertubuhan yang sah, hak bersuara
individu mendapat pengiktirafan.
Tidak mementingkan untung
• Tidak membuat untung dari segi wang, tetapi mementingkan penerimaan isu yang
diketengahkan.
Memberi kebajikan kepada masyarakat
• Memperjuangkan isu bersama untuk mendapat perhatian pihak tertentu supaya perubahan
dapat dilakukan.
Tidak mempunyai pemilik
• Untung dimasukkan kembali ke dalam tabung bagi faedah ahli @ membantu orang ramai
yang memerlukannya. 40
 JENIS-JENIS OBBU
Kategori Aktiviti Contoh
Kegiatan yg memberi manfaat kpd belia Majlis Belia Negeri
Belia penglibatan aktif golongan tersebut. Johor.

Terdiri drpd sukarelawan yg bergiat cergas Kelab Rotary Ipoh.

membuat amal & memberi sumbangan
Kebajikan kpd golongan tertentu yg perlukan
bantuan.
Golongan yg berminat dlm kebudayaan & Majlis Teater Negeri
Kebudayaan xtvt utamanya mempromosikan xtvt Kelantan.
kebudayaan.
Diwujudkan berasaskan pekerjaan, terdiri Kelab Wartawan Pahang
Pekerjaan drpd individu yg mempunyai kerjaya yg
sama @ berkait rapat.
Berkaitan dgn pendidikan – memberi Kelab Siswazah Perak.
Pendidikan ceramah, motivasi, kelas bimbingan &
khidmat nasihat.
Tidak dikelaskan dlm mana2 kategori di Persatuan Pengguna
Am atas. Pulau Pinang
41
 JENIS-JENIS OBBU
Kategori Aktiviti Contoh
Berkaitan perdagangan spt Persatuan Peruncit
pertukaran maklumat ttg keadaan Malaysia.
Perdagangan
industri, perniagaan dll.

Menganjurkan xtvt rekreasi – xpdc Kelab Rekreasi Pulau

memanjat gunung, berkayak, Pinang.
Sosial & Rekreasi
mengembara dsb.

Xtvt keagamaan yg ditujukan khas Angkatan Belia Islam

utk ahli & amnya utk masyarakat Malaysia.
Agama
yg menganuti agama berkenaan.

Menggalakkan jenis sukan Persatuan Badminton

tertentu kpd ahli, xtvt sukan Selangor.
Sukan menjadi agenda utama samada dr
segi latihan, penganjuran
pertandingan dsb.
Tertumpu kpd wanita shj – xtvt Persatuan Wanita Negeri
Wanita berkaitan & utk kepentingan Kedah.
wanita. 42
 PERBANDINGAN OBBU DENGAN
OBU
ORGANISASI BUKAN BERASASKAN ORGANISASI BERASASKAN UNTUNG
PERBEZAAN
UNTUNG (KELAB/PERSATUAN) (SYKT SDN BHD / BHD)

Akta Pertubuhan 1966 Akta Syarikat 1965

Kawalan Undang- Pendaftar Pertubuhan
undang Ketua Pendaftar Pertubuhan
Pucuk pimpinan ditentukan melalui Ditentukan oleh Lembaga Pengarah
Kawalan pemilihan ahli2 yg semuanya Sykt yg dipilih berdasarkan undi dlm
Pengurusan mempunyai hak yg sama mesyuarat agung – hak mengundi
bergantung kpd blgn shm yg dimiliki.
Yuran keahlian Drpd pemilik perniagaan
Derma Terbitan saham
Sumber Kewangan
Hadiah yg disumbang pihak
tertentu
Menyediakan penyata penerimaan Penyata pendapatan & kunci kira2
& pembayaran tunai. diperlukan utk mengetahui
Penyata Kewangan Organisasi yg lebih berkeupayaan kedudukan keuntungannya.
– penyata pendapatan &
perbelanjaan, kunci kira2.
Usaha pemasaran tertumpu kpd Tertumpu kpd barangan &
Pengurusan individu yg berpotensi menjadi ahli perkhidmatan yg ditawarkan.
Pemasaran & pihak yg berpotensi menjadi
penderma.
43
 PENILAIAN PRESTASI OBBU

 Penilaian prestasi bagi organisasi

berasaskan bukan untung adalah diukur
daripada nilai wang iaitu 3K
(Keekonomian, Kecekapan dan
Keberkesanan)

 Kebiasaannya konsep 3K ini digunapakai

bagi sektor awam. Namun ianya boleh
digunapakai untuk kesan yang baik
kepada sektor swasta juga.
44
 KONSEP 3K (KEEKONOMIAN,
KECEKAPAN & KEBERKESANAN)
• Matlamat untuk mengurangkan kos dalam
semua bidang.

• Merujuk kepada pemerolehan input, iaitu

sumber-sumber yang digunakan dalam
menyediakan perkhidmatan atau
melaksanakan polisi mengikut spesifikasi
kualiti yang ditetapkan pada kos yang
terendah.

KEEKONOMIAN • Contoh: pemasaran, penyelidikan dan

pembangunan, pembelian,
pentadbiran dan syarikat-syarikat dalam
perkhidmatan.

45
KONSEP 3K (KEEKONOMIAN,
KECEKAPAN & KEBERKESANAN)

• Cuba untuk memastikan bahawa sumber, seperti

kewangan, aset tetap, bahan, buruh dan
overhed, diuruskan dengan cekap.

• Melibatkan pencapaian output semaksimum yang

mungkin. Ini merujuk kepada perkhidmatan yang
diberikan dengan menggunakan tahap input yang
tertentu atau secara alternatifnya meminimakan
penggunaan input bagi tahap output yang tertentu.

• Contoh: pelupusan aset tetap dan/atau bahan-

KECEKAPAN bahan yang tidak diperlukan lagi dan mengurangkan
perbelanjaan overhed seperti
penggunaan lampu, insurans dan buruh tidak
langsung.

46
 KONSEP 3K (KEEKONOMIAN,
KECEKAPAN & KEBERKESANAN)

• Adalah berkaitan dengan pencapaian matlamat

utama organisasi seperti memastikan tujuan
polisi telah dipenuhi.

• Konsep keberkesanan ini menekankan kepada

hasil (outcome) atau impak iaitu keputusan
yang diperoleh atau kesan perkhidmatan yang
diberikan kepada pelanggan.

KEBERKESANAN • Keberkesanan dikatakan sebagai tercapai jika

hasil atau kesan perlaksanaan sesuatu polisi
adalah selari dengan tujuan polisi berkenaan.

47
HUBUNGAN 3K

INPUT AKTIVITI OUTPUT HASIL

SUMBER PROSES SERVIS KUALITI

DIBERI

INPUT INPUT  OUTPUT OUTPUT  HASIL

HUBUNGAN HUBUNGAN HUBUNGAN
KEEKONOMIAN KECEKAPAN KEBERKESANAN

48
 ASPEK PENGUKURAN PRESTASI

LAPORAN PENGAUDITAN
KEWANGAN PRESTASI

ADUAN &
BELANJAWAN MAKLUM
BALAS
ASPEK
PENGUKURAN
PRESTASI

49
 • Contoh Penilaian Prestasi
7 (OBBU) - Organisasi

50
 KECEKAPAN OBBU :
ORGANISASI BERTERASKAN AGAMA

 Kajian untuk menilai tahap kecekapan

OBBU yang menjadikan agama sebagai
teras penubuhannya.
 Penilaian dilakukan berteraskan teori
stakeholder yang mengambil kira eleman
al-adl (keadilan), amanah dan Ihsaan
menggunakan Analisis Penyampulan Data
(Data Envelopment Analysis = DEA).
 Kajian menggunakan data bermula dari
tahun 2005 hingga 2010.

51
KECEKAPAN OBBU :
ORGANISASI BERTERASKAN AGAMA

52
KECEKAPAN OBBU :
ORGANISASI BERTERASKAN AGAMA

53
KECEKAPAN OBBU :
ORGANISASI BERTERASKAN AGAMA

54
 KECEKAPAN OBBU :
ORGANISASI BERTERASKAN AGAMA
 Hasil kajian mendapati kecekapan teknikal
PERKIM umumnya berada dalam
kecekapan yang tinggi.
 Walaupun ada sesetengah negeri
beroperasi pada tahap kecekapan yang
masih rendah.
 Secara keseluruhannya pertumbuhan
produktiviti PERKIM adalah negatif yang
membawa implikasi bahawa penggunaan
teknologi yang masih rendah perlu
ditingkatkan bagi mempertingkatkan
produktiviti organisasi.
55
 • Perbandingan Penilaian Prestasi
8 OBBU Dan OBU

56
 PERBANDINGAN PENILAIAN
PRESTASI OBBU DAN OBU
CIRI OBBU OBU
Matlamat Subjektif dan sukar Objektif dan boleh
organisasi dikuantifikasikan – lebih bersifat
dikuantifikasikan – pengukuran
kualitatif iaitu menjamin prestasi dengan menggunakan
kesejahteraan rakyat. penyata kewangan dan
penunjuk penting dari segi
keberuntungan.
Kaedah Memerlukan pelbagai penunjuk Menggunakan Penunjuk
Penilaian prestasi yang bersesuaian Kewangan seperti analisis
dengan aktiviti yang dijalankan. Penyata Kewangan serta
Penunjuk Bukan Kewangan
seperti kepuasan pelanggan.
Tujuan Memastikan wang organisasi Untuk mengeluarkan
Penilaian digunakan dengan sebaiknya. produk/memberikan
perkhidmatan yang lebih
Memberi motivasi dan galakan berkualiti.
kepada organisasi untuk
menyediakan perkhidmatan Meningkatkan keyakinan
yang lebih baik. pelanggan/pelabur terhadap
organisasi. 57
 • Rumusan
9

58
 RUMUSAN

Penilaian prestasi amat penting untuk

sesebuah organisasi untuk mencapai matlamat
penubuhan seperti menjana keuntungan,
memberi khidmat masyarakat, melindungi hak
pengguna serta memberikan khidmat terbaik
kepada pelanggan. Pemilihan aspek yang betul
dapat membantu penilaian dilakukan secara
objektif dan tepat. Penggunaan sistem
penilaian berkomputer juga membantu
pengurusan membuat keputusan yang tepat
demi mencapai matlamat organisasi.
59
 DAH HABIS

SEKIAN
DAH HABIS
SEKIAN TERIMA
TERIMA KASIH KASIH 60