Pengurusan Latihan Dalam Organisasi GMGM30

53
1.0

Pengenalan
Sebelum ini, program latihan seringkali digambarkan oleh kebanyakan organisasi sebagai

satu aktiviti yang tidak mendatangkan hasil dan manfaat yang nyata dalam konteks
keuntungan organisasi. Ia dianggap sebagai suatu bentuk pembaziran sumber masa, wang,
dan tenaga kerja yang kononnya boleh digunakan dan dilaburkan ke arah perkara- perkara
yang lain yang lebih mendatangkan faedah. Ada juga organisasi yang menganggap latihan
sebagai sesuatu yang perlu dilaksanakan sekadar untuk menghabiskan belanjawan dan
peruntukan tahunan oleh pihak atasan. Seolah-olahnya, keberkesanan latihan itu tidak diukur
kepada hasil yang ditunjukkan pekerja selepas mengikuti latihan, tetapi tertakluk kepada
berapa banyak program latihan yang dapat dianjurkan. Natijahnya, kebanyakan organisasi
hanya memperuntukkan belanjawan yang terlalu kecil atau tiada langsung bagi
membangunkan program-program latihan untuk para pekerjanya saban tahun. Namun,
mereka ini perlu sedar bahawa pekerja merupakan satu entiti yang sangat kritikal dalam
organisasi, lantaran para pekerjalah yang menjadi tunggak penggerak dan penjana utama
operasi dalam sesebuah organisasi.

Melalui program latihanlah, pengetahuan, kemahiran, sikap dan nilai-nilai peribadi

seseorang pekerja itu dapat dipertingkatkan selaras dengan tuntutan perubahan-perubahan
yang berlaku dalam ruang lingkup kerjaya mereka (Hellriegel, Jackson dan Slocum, 1999).
Bagi memastikan aspek perancangan dan pelaksanaan latihan dilaksanakan berasaskan
kepada keperluan sebenar pegawai dan organisasi, proses Analisis Keperluan Latihan (TNA)
perlu dilakukan. TNA merupakan langkah asas yang perlu dilaksanakan terlebih dahulu
sebelum sesuatu perancangan mengenai latihan dibuat. Objektif utama TNA ini dilaksanakan
adalah untuk mengumpul dan menganalisis keperluan sebenar latihan bagi pegawai sesuai
dengan tugas dan tanggungjawab jawatan yang disandang.
Page
1

Pengurusan Latihan Dalam Organisasi GMGM30

53
Menurut De Simone dan Harris (1998), mengenal pasti keperluan latihan boleh digunakan
untuk:
a. Mengenal pasti matlamat organisasi dan keberkesanannya dalam mencapai matlamat
dan visi.
b. Mengenal pasti jurang antara kemahiran sedia ada di kalangan pekerja dengan
kemahiran yang diperlukan oleh organisasi dalam mencapai prestasi kerja yang
dikehendaki.
c. Mengenal pasti kemahiran semasa dengan kemahiran yang diperlukan untuk
melaksanakan kerja dengan jayanya pada masa hadapan.

1.1

Definasi Latihan (Training)

Menurut Cascio (1989), latihan terdiri dari program terancang yang direka bentuk untuk
menambahbaikan prestasi di peringkat individu, kumpulan dan organisasi. Prestasi yang
bertambah baik, sebaliknya, menyiratkan bahawa telah terdapat perubahan yang dapat diukur
dalam pengetahuan, kemahiran, sikap dan kelakuan sosial. Sementara itu, menurut Truelove
(1995), latihan adalah usaha untuk menambahkan pengetahuan, kemahiran dan tingkah laku
yang diperlukan dalam melaksanakan sesuatu perkara yang berkaitan dengan kerja. Motifnya
adalah untuk memperbaiki prestasi pekerja dengan cara yang khusus. Bagi Ricks, Ginn, dan
Daughtrey (1995) berpendapat bahawa latihan adalah merujuk kepada aktiviti dan
pengalaman yang direka bentuk untuk membangunkan kemahiran, pengetahuan, dan
kelakuan atas arahan organisasi. Latihan selalunya berkait rapat dengan tugas-tugas yang
khusus atau yang berkaitan dengan kerja dan ia direka bentuk untuk mengajar kemahiran
yang baru atau mempertingkatkan kemahiran yang ada. Latihan juga termasuk dalam
penyediaan pekerja untuk melakukan tugas baru.

Page
2

Pengurusan Latihan Dalam Organisasi GMGM30

53
1.2

Latihan Sebagai Satu Fungsi Pengurusan Sumber Manusia

Program latihan ataupun Pembangunan Individu (Individual Development) diiktiraf

sebagai salah satu domain utama dalam Pengurusan Sumber Manusia oleh organisasi The
American Society Of Training And Development (ASTD). Ini bermaksud, latihan merupakan
salah satu aktiviti yang perlu diberikan penekanan sama rata oleh sesebuah organisasi dalam
konteks pengurusan sumber manusia selain daripada pengurusan aktiviti seperti pembayaran
gaji dan upah, perhubungan industri, pemilihan dan penempatan pekerja, dan lain-lain lagi.
Maimunah (1999) turut meletakkan latihan sebagai salah satu fungsi utama dalam proses
pengurusan sumber manusia di dalam sesebuah organisasi. Tanpa latihan, maka cacatlah atau
tidak lengkaplah penjanaan sumber manusia yang mantap dari aspek nilai-nilai pengetahuan,
kemahiran dan prestasinya dalam sesebuah organisasi.

1.3

Tujuan Latihan

Menurut Poon (1994), latihan perlu diadakan apabila wujud suatu jurang kelainan antara
kebolehan seseorang individu dengan keperluan kerjanya, iaitu prestasinya berbeza daripada
prestasi yang dikehendaki oleh majikan. Khususnya, antara tujuan latihan adalah:
1.3.1

Untuk meningkatkan kemahiran dan pengetahuan pekerja dalam bidang-

1.3.2

bidang yang tertentu.

Untuk menyesuaikan pekerja dengan sistem baru, prosedur dan cara kerja

1.3.3

akibat daripada kemajuan teknologi yang menyebabkan perubahan.

Menolong pekerja lama dan pekerja baru menyesuaikan diri dengan kehendak

1.3.4

sesuatu kerja baru dalam organisasi.

Terdapat pekerja baru.

Page
3

Pengurusan Latihan Dalam Organisasi GMGM30

53
1.4

Jenis-Jenis Program Latihan

Dalam sesebuah organisasi, kebiasaannya latihan-latihan yang distrukturkan adalah

dipengaruhi oleh beberapa faktor, antaranya seperti:
1.4.1
1.4.2
1.4.3
1.4.4
1.4.5

Saiz belanjawan yang diperuntukkan organisasi

Kumpulan dan tahap pekerja yang mana perlu dihantar ke program latihan
Peralatan dan bahan-bahan sokongan yang ada untuk membuat latihan
Keputusan pihak atasan dalam meluluskan program latihan
Latihan dibuat di dalam organisasi atau dibuat di luar seperti di hotel, pusat

1.4.6

latihan dan sebagainya

Latihan dilaksanakan oleh pihak organisasi sendiri ataupun melantik subject
matter expert/konsultan dari luar organisasi.

Ada dua kategori latihan yang biasanya diaplikasikan oleh sesebuah organisasi iaitu
latihan semasa kerja (on the job training) dan latihan di luar tempat kerja (off the job
training). Latihan semasa kerja dilaksanakan oleh organisasi dengan menempatkan pekerja
baru atau pekerja yang baru dinaikkan pangkat untuk bekerja bersama-sama dengan pekerja
lain yang lebih berpengalaman (M.B. Muda, et.al, 2003). Latihan semasa kerja juga
dijalankan menerusi taklimat, ceramah, mahupun kursus pendek yang dianjurkan oleh
organisasi di tempat kerja pada hari bekerja. Contoh program latihan semasa kerja adalah
Latihan Arahan Kerja, Pusingan Kerja (job rotation), Coaching, dan Mentor-Mentee. Latihan
di luar tempat kerja pula dijalankan dengan menghantar pekerja mengikuti kursus atau
bengkel yang dikendalikan oleh kakitangan organisasi sendiri ataupun oleh pakar dari pihak
luar (M.B. Muda, et.al, 2003). Contoh latihan di luar waktu kerja adalah kuliah,
perbincangan, ceramah, kaedah audiovisual, bengkel, kaedah Behaviour Modelling, kaedah
Latihan Berbantukan Komputer (Computer-Aided Instruction) dan lain-lain lagi.

1.5

Mengenal Pasti Keperluan Latihan.

Page
4

Pengurusan Latihan Dalam Organisasi GMGM30

53
Satu pendekatan yang boleh digunakan untuk menentukan keperluan latihan ialah dengan
Analisis Keperluan Latihan. Analisis ini bertujuan untuk menentukan keadaan sebenar dan
membandingkannya dengan keadaan yang dikehendaki. Sekiranya prestasi kerja yang
sebenar kurang daripada prestasi kerja yang dikehendaki dan keadaan ini dapat diperbetulkan
melalui latihan (iaitu melalui perubahan dari segi pengetahuan, kemahiran, atau sikap
pekerja) maka di sini program latihan diperlukan. Analisis keperluan boleh dibahagikan
kepada analisis organisasi, analisis tugas, dan analisis individu (Poon, 1994). Analisis
keperluan latihan akan melibatkan tiga bentuk analisis iaitu analisis organisasi, analisis kerja
dan analisis individu (Mumtaz Begam, 2002). Huraian terhadap ketiga-tiga analisis ini adalah
seperti berikut:

1.5.1

Analisis Organisasi

Analisis organisasi bermaksud melihat sesebuah organisasi secara menyeluruh. Ini

melibatkan proses pemeriksaan dalaman terhadap persekitaran luaran, lokasi, pencapaian,
objektif, sumber manusia dan suasana organisasi. Tujuan utama analisis organisasi adalah
untuk menentukan sejauh mana sesuatu latihan harus dijalankan dan boleh dijalankan alam
sesebuah organisasi. Persekitaran luaran dan lokasi sesebuah organisasi boleh menjadi faktor
kritikal dalam menentukan sama ada sesuatu program latihan harus dijalankan atau
sebaliknya. Ini kerana kedua-dua faktor ini dapat mempengaruhi cara pengurus organisasi
mereka bentuk pekerja, menyelia pekerja dan membuat keputusan (Mumtaz Begam, 2002).

Menurut Blanchard dan Thacker (1999) dan Ivancevich (1999), analisis organisasi
adalah satu proses yang digunakan untuk mendapatkan pemahaman yang lebih jelas
mengenai ciri-ciri organisasi dengan tujuan untuk menentukan bahagian mana dalam
organisasi yang memerlukan latihan dan iklim organisasi di mana latihan akan dijalankan.
Page
5

Pengurusan Latihan Dalam Organisasi GMGM30

53
Komponen yang wujud dalam analisis organisasi menurut Ivancevich (1999) melibatkan
objektif organisasi, sumber-sumber organisasi, iklim untuk latihan dan halangan persekitaran.
Sumber data pula termasuklah inventori pekerja, inventori kemahiran, iklim organisasi dan
indeks kecekapan (Mondy, Noe dan Premeaux, 2002).

Berdasarkan analisis organisasi yang dijalankan ke atas organisasi CCRC Tiang Dua,
Melaka pengkaji mendapati bahawa selain strategi dan objektif yang perlu dicapai, organisasi
juga berdepan dengan persekitaran semasa iaitu pendedahan kepada arus globalisasi. Di
mana, perubahan dari segi teknologi yang bertukar dari sistem manual kepada sistem
kewangan secara atas talian. Oleh itu, organsasi perlu berdepan dengan perubahan yang
berlaku untuk mengelakkan dari ketinggalan dalam arus pembangunan semasa masa kini.

1.5.2

Analaisis Tugas

Analisis tugas merupakan satu bentuk kutipan data yang sistematik mengenai sesuatu kerja
atau kumpulan kerja untuk menentukan apakah yang perlu diajar kepada pekerja untuk
mencapai prestasi kerja yang optimum (Mohd Hizam dan Zafir, 2002). Hasil daripada
analisis kerja ini termasuklah prestasi piawai, bagaimana kerja perlu dilakukan untuk
memenuhi piawai, pengetahuan, kemahiran dan sikap (KSA) dan ciri-ciri lain yang perlu ada
pada pekerja untuk memenuhi piawai yang ditetapkan. Sumber-sumber data yang boleh
digunakan untuk analisis kerja termasuklah deskripsi tugas, pemantauan kerja, dan
pemeriksaan kajian-kajian mengenai sesuatu tugas (Mondy, Noe danPremeaux, 2002).
Menurut Mumtaz Begam (2002), terdapat lima (5) langkah dalam pelaksanaan analisis tugas,
iaitu:
1. Mendapatkan huraian kerja daripada syarikat
2. Mengenalpasti tugas yang terlibat semasa menjalankan kerja dalam program latihan
Page
6

Pengurusan Latihan Dalam Organisasi GMGM30

53
3. Mengenal pasti pengetahuan, kemahiran, kebolehan dan sikap yang diperlukan untuk
menjalankan sesuatu tugas melalui spesifikasi tugas ( job spesification)
4. Membentuk objektif latihan
5. Merekabentuk program latihan

Terdapat tiga (3) kaedah yang sering dilakukan apabila membuat analisis tugas:
1)

Pemerhatian

Cara ini amat sesuai untuk sesuatu pekerjaan yang memperlihatkan banyak pergerakan fizikal
dan hasil kerja tersebut dapat dilihat segera. Kita boleh memerhatikan seseorang pekerja
melakukan tugasnya dalam tempoh tertentu dan mencatatkan apa-apa yang kita perhatikan.
Dalam kajian ini, pengkaji mendapati bahawa pegawai yang terlibat di dalam urusan
kewangan kerajaan perlu mempelajari sistem ePerolehan, Espkb dan eTerimaan yang telah
diperkenalkan bagi memudahkan tugas-tugas dalam melaksanakan tugas kewangan.

2)

Temubual

Pada tugas-tugas yang mana pemerhatian hanya memberikan kita maklumat yang terlalu
sedikit, kita boleh melakukan temubual dengan pekerja berkenaan. Pekerja-pekerja boleh
ditemubual untuk mengenal pasti keperluan latihan mereka. Hasil temubual ini akan
membolehkan program-program latihan direka bentuk sesuai dengan keperluan kakitangan
berkenaan. Kajian yang dijalankan oleh pengkaji mendapati bahawa pegawai yang terlibat di
dalam perolehan kerajaan perlu menghadiri satu latihan intensif berkaitan sistem ePerolahan,
Espkb dan eTerimaan kerajaan bagi memberi kemahiran dan pengetahuan kepada pegawai
yang terlibat di dalam sistem kewangan.

Page
7

Pengurusan Latihan Dalam Organisasi GMGM30

53
3)

Rekabentuk tugas

Kaedah ketiga melakukan analisis tugas ialah dengan menganalisis reka bentuk tugas (job
design). Pekerja akan diminta untuk menyenaraikan tugas-tugas yang mereka sedang lakukan
sekarang. Mereka juga diminta melakarkan aliran kerja (carta aliran) tugas mereka bermula
dari A hinggalah Z. Jesteru itu, pengkaji melihat daripada senarai tugas yang didapati
daripada fail meja pegawai yang terlibat dalam urusan kewangan, pengkaji mendapati
bahawa pegawai yang terlibat di dalam urusan kewangan kerajaan perlu menghadiri satu
bentuk latihan yang lebih fokus tentang Perolehan kerajaan, Terimaan kerajaan dan Bayaran
bagi mendapat kemahiran dan pengetahuan dalam melaksanakan tugas yang diberikan.

1.5.3

Analisis Individu

Aktiviti ketiga dalam menganalisis keperluan latihan ialah menganalisis individu pekerja bagi
mengenal pasti apakah pengetahuan dan kemahiran yang diperlukan, serta perubahan sikap
yang dikehendaki bagi membolehkan seseorang individu pekerja itu berperanan dengan lebih
baik lagi. Analisis individu digunakan untuk menentukan keperluan latihan bagi seseorang
pekerja. Ia sesuai dijalankan oleh seseorang yang mempunyai peluang untuk mengawasi
pencapaian pekerja dengan kerap seperti penyelia atau first line manager. Penyelia
berperanan dalam memerhati dan memantau hasil dan pencapaian pekerja-pekerja
bawahannya.

Terdapat tiga cara yang boleh dilakukan untuk menganalisis individu.

1. Penilaian prestasi
Penilaian prestasi merupakan satu aktiviti dalam pengurusan sumber manusia yang dijalankan
setiap tahun. Penilaian prestasi juga boleh menjadi salah satu kaedah yang baik bagi
mengenal pasti apakah latihan-latihan yang diperlukan oleh seseorang kakitangan
Page
8

Pengurusan Latihan Dalam Organisasi GMGM30

53
berdasarkan markah penilaian prestasi yang diperolehi bagi memantapkan kemahiran dan
pengetahuan yang diperlukan oleh seseorang pekerja tersebut.

2. Penilaian kendiri
Penilaian prestasi tahunan seperti dibincangkan di atas dilakukan oleh penyelia atau pengurus
seseorang kakitangan. Ia adakalanya kurang tepat disebabkan oleh penyelia atau pengurus
mungkin tidak benar-benar tahu apakah yang diperlukan oleh seseorang kakitangan. Oleh
yang demikian, terdapat juga kaedah yang meminta kakitangan sendiri menilai diri serta
pencapaian sendiri untuk mengetahui apakah jenis-jenis serta bentuk-bentuk latihan yang
diperlukannya untuk membolehkannya melakukan pekerjaannya dengan lebih baik lagi.
Contoh di dalam kajian ini, mendapati bahawa pegawai perlu menambah pengetahuan dalam
penggunaan teknologi kerana ianya melibatkan beberapa sistem perolehan kerajaan, bayaran
dan terimaan bayaran kerajaan.

3. Ujian kemahiran
Selian dari penilaian prestasi oleh majikan daan juga penilaian kendiri oleh kakitangan, satu
lagi kaedah yang sesuai untuk mengenal pasti keperluan latihan peringkat individu ialah
dengan mengadakan ujian kemahiran kepada kakitangan berkenaan. Kakitangan dikehendaki
menduduki ujian atau peperiksaan berkaitan sesuatu bidang. Ujian atau peperiksaan itu boleh
dilakukan samada secara bertulis atau secara lisan. Markah dan pencapaiannya akan dinilai
dan diukur bagi menentukan samada beliau perlu atau tidak mengikuti sesuatu program
latihan.

2.0

Organisasi Yang Dikaji

Page
9

Pengurusan Latihan Dalam Organisasi GMGM30

53
Institusi pemulihan dadah yang dikenali sebagai Pusat Serenti pada peringkat awal. Ditukar
nama kepada Pusat Pemulihan Penagihan Narkotik (PUSPEN) pada tahun 2009 dan selaras
transformasi ia ditukar kepada Cure & Care Rehabilitation Centre (CCRC) berkuatkuasa 1
Jun 2012 .

2.1

Bahagian Kewangan CCRC

Bahagian kewangan adalah bahagian khidmat sokongan yang menguruskan segala urusan
berkaitan kewangan di jabatan ini bagi memastikan segala urusan berjalan lancar dan
mencapai objektif jabatan. Bertanggungjawab dalam urusan pembelian, bayaran dan terimaan
bayaran bagi menyokong teras AADK dengan menggunakan sistem kewangan iaitu sistem
ePerolehan, Espkb dan eTerimaan.

2.1.1

Peranan Pegawai Yang Terlibat Di dalam Urusan Kewangan Kerajaan

Peranan pegawai yang terlibat di dalam urusan kewangan kerajaan dengan membelanjakan
wang awam mestilah menggunakan tatacara yang ditetapkan oleh Kementerian Kewangan
selaras dengan Akta Acara Kewangan 1957 (Disemak 1972). Kementerian Kewangan telah
menetapkan kaedah perolehan dengan mengeluarkan Arahan Perbendaharaan (AP) 166
hingga 206 dan 229 hingga 300. Pindaan Arahan Perbendaharaan dan penetapan dasar dan
tatacara tertentu diperjelaskan melalui Pekeliling Perbendaharaan (PP), Surat Pekeliling
Perbendaharaan (SPP), Pekeliling Kontrak Perbendaharaan (PKP) dan Surat Arahan
Perbendaharaan. Semua agensi Kerajaan termasuklan CCRC Tiang Dua mestilah mematuhi
peraturan perolehan kecuali dengan kebenaran Perbendaharaan Malaysia.
Selain itu, pegawai yang terlibat dengan urusan kewangan perlu memastikan prinsip-prinsip
perolehan kerajaan terpelihara iaitu:

Akauntabiliti awam (public accountability)

Page
10

Pengurusan Latihan Dalam Organisasi GMGM30

53

2.1.2

Diuruskan secara telus (transparent)

Nilai faedah yang terbaik (best value for money)
Saingan terbuka (open competition)
Adil dan saksama (fair dealing)

Objektif Bahagian Pentadbiran Dan Kewangan

1.

Menyediakan khidmat sokongan yang cekap bagi memastikan visi dan

2.
3.

misi AADK tercapai.

Menyediakan kemudahan dan infrastruktur ke arah persekitaran yang kondusif.
Menentukan
semua
urusan
mengenai
perkhidmatan
pegawai
dan

4.

kakitangan AADK dilaksanakan dengan cekap dan teratur.

Membangunkan tenaga kerja yang mahir dan berpengetahuan bagi memastikan

5.

objektif AADK tercapai.

Memastikan pengurusan kewangan dilaksanakan mengikut prosedur dengan cekap
dan teratur.

2.1.3

Struktur Unit Kewangan di CCRC Tiang Dua Melaka

Rajah 1 : Pegawai Yang Terlibat Secara Langsung Dalam ePerolehan Unit KewanganCCRC Tiang Dua Melaka

Page
11

Pengurusan Latihan Dalam Organisasi GMGM30

53
2.2

Perolehan Kerajaan

Sistem perolehan memudahkan aktiviti perolehan kerajaan dan meningkatkan kualiti

perkhidmatan-perkhidmatan yang disediakan. Dulunya, perolehan ini menggunakan proses
perolehan tradisional (secara manual) di dalam jentera kerajaan namun kini perolehan
elektronik menerusi capaian Internet telah diperkenalkan iaitu dipangil sistem ePerolehan.
ePerolehan membolehkan para pembekal mempamerkan produk mereka di dalam
jaringan web sedunia, menerima, mengurus dan memproses pesanan pembelian serta
menerima bayaran daripada agensi-agensi kerajaan menerusi jaringan Internet. Katalog
produk para pembekal akan ditukarkan ke bentuk katalog elektronik atau eCatalogue, yang
boleh dilihat dari mana-mana desktop menggunakan perisian pelayar web.

2.2.1

Sistem ePEROLEHAN

ePerolehan adalah sistem perolehan yang menggunakan persekitaran atas talian yang selamat
untuk membolehkan Agensi Kerajaan dan pembekal membuat perolehan secara cekap dan
telus.Sistem ePerolehan merangkumi kesemua jenis perolehan Kerajaan. Modul-modul
ePerolehan adalah seperti berikut:
1. Pendaftaran Pembekal
2. Kontrak Pusat
3. Kontrak Kementerian
4. Pembelian Terus
5. Sebutharga
6. Tender
7. EBidding

Page
12

Pengurusan Latihan Dalam Organisasi GMGM30

53

2.2.2

Sistem eSPKB

Sistem Perancangan dan Kawalan BelanjawanElektronik (eSPKB) merupakan satu sistem

perakaunan vot berkomputer untuk mengawal belanjawan. Tujuan eSPKB dibangunkan
adalah untuk menghubungkan empat dari enam aplikasi kerajaan elektronik yang
memerlukan pembayaran dan perakaunan.

Rajah 2 : Integrasi Sistem eSPKB

2.2.3

Sistem Perakaunan Terimaan Kerajaan (eTerimaan)

eTerimaan telah dibangunkan secara elektronik bagi kegunaan Pusat Terimaan membuat
pungutan untuk kerajaan. eTerimaan juga dibangunkan bagi menggantikan tatacara pungutan
secara manual dan penyediaan penyata pemungut manual atau penyata pemungut eSPKB
(Sistem Perancangan dan Kawalan Belanjawan Elektronik) bagi memperakaunkan pungutan.
eTerimaan dapat mengawal pungutan dengan mengambil kira keperluan tatacara/prosedur
kewangan yang berkuat kuasa. Selain itu, eTerimaan juga dapat memudahkan urusan
pendaftaran pungutan melalui pos/mel, pengeluaran resit, serahan wang, penyediaan penyata

Page
13

Pengurusan Latihan Dalam Organisasi GMGM30

53
pemungut, penyesuaian buku tunai dan pengemaskinian laporan yang kini dibuat secara
elektronik.

Rajah 3 : Aliran Kerja Sistem eTerimaan

2.3

Latar Belakang Masalah

Kajian ini dilakukan ke atas kakitangan pentadbiran yang terlibat dalam urusan kewangan.
Pegawai yang terlibat perlu memahami dan mempunyai kemahiran dalam menggunakan
sistem kewangan iaitu sistem ePerolehan, Espkb dan eTerimaan. Pegawai yang menguruskan
hal-hal berkaitan kewangan, seharusnya faham tugas dan peranan mereka. Selain itu, mereka
juga perlu tahu apakah keperluan latihan yang benar-benar diperlukan bagi memastikan
keperluan latihan yang benar-benar menepati kehendak organisasi dan betul-betul mengambil
kira kehendak individu perlu dibuat berdasarkan tahap kepentingan dan tahap kesukaran
sesuatu tugasan itu.

2.4

Pernyataan Masalah

Menurut Noe dan Mondy (1996), pengurus adalah orang yang bertanggungjawab
mengintegrasikan pekerja baru dengan pekerjaan sebenar mereka. Akibat dari kegagalan
Page
14

Pengurusan Latihan Dalam Organisasi GMGM30

53
pengurus mensosialisasikan pekerja baru dengan tugas mereka, maka kesannya adalah
kegagalan dalam menjalankan tugas mereka dan akibatnya keseluruhan organisasi akan
bermasalah. Hasil dari temubual dan pemerhatian pengkaji dengan pihak yang terlibat dengan
urusan kewangan didapati masih ramai yang sukar mencapai matlamat pengurusan dengan
prosedur kerja yang telah digariskan. Akibatnya, beberapa program latihan telah dirancang
dalam meningkatkan pengetahuan, kemahiran dan sikap individu agar budaya organisasi
dapat diterapkan kepada kakitangan yang terlibat dengan tugas kewangan selaras dengan misi
jabatan untuk memberikan perkhidmatan yang berkualiti kepada pelanggan tidak mencapai
matlamat.

Menurut Gilbert (1998), pihak pengurus sentiasa mempunyai kebimbangan yang

tinggi dalam menyelesaikan masalah dalam sesebuah organisasi yang dipertanggung
jawabkan ke atas mereka. Akibat daripada ketidakcekapan dan kecuaian mereka, ia akan
memberi kesan dan impak yang besar terhadap organisasi. Menurutnya, kos bagi
menjalankan sesuatu latihan perlu dibuat dengan sistematik dan perlu dirancang agar tidak
dibazirkan dengan latihan yang tidak bermanfaat dan kerana itu pihak pengurusan perlu
memberi masa yang lebih dan berhati-hati dalam merangka sesuatu latihan terhadap peserta
dalam program latihan. Berdasarkan kenyataan di atas, jelaslah bahawa Pengarah dan
Timbalan Pengarah yang kurang bijak dalam mengurus dan menyelia orang bawahannya
akan memberi masalah terhadap organisasi dan menurunkan produktiviti.

Ini jelas menunjukkan bahawa sekiranya pihak pengurusan tertinggi tidak mempunyai
pengetahuan, kemahiran dan sikap yang mencukupi dalam pengurusan kewangan akan
memberi kesan dalam kepimpinannya mengurus pekerja bawahannya. Oleh itu, pihak
pengurusan tertinggi iaitu Pengarah dan Timbalan Pengarah seharusnya mengenal pasti
Page
15

Pengurusan Latihan Dalam Organisasi GMGM30

53
keperluan latihan agar pekerja yang bermasalah seharusnya diberi latihan yang sesuai selaras
dengan matlamat pencapaian organisasi.

2.5

Persoalan Kajian

Terdapat tiga persoalan yang perlu dijawab dalam kajian ini:i.

Apakah latihan yang diperlukan oleh pegawai yang terlibat dengan kerja-kerja

ii.
iii.

kewangan yang menggunakan sistem kewangan?

Apakah terdapat kepentingan dalam bidang tugas mereka?
Apakah terdapat kesukaran pegawai dalam melaksanakan tugas mereka sebagai
pegawai yang menguruskan hal-hal kewangan selain tugas hakiki mereka?

2.6

Objektif Kajian

Kajian ini dijalankan adalah untuk mengenal pasti keperluan latihan bagi pegawai-pegawai
yang menguruskan urusan kewangan dengan menggunakan sistem kewangan yang terkini
berdasarkan analisis keperluan latihan. Antara tujuan-tujuan lain yang hendak dikaji adalah
seperti berikut:i.

Untuk mengenal pasti apakah latihan yang diperlukan oleh seorang pegawai yang
terlibat dengan sistem kewangan kerajaan.

ii.

Untuk mengenal pasti apakah tahap kepentingan yang diperlukan oleh seorang
pegawai yang terlibat dengan sistem kewangan kerajaan.

iii.

Untuk mengenal pasti tahap kesukaran seorang pegawai yang terlibat dengan sistem
kewangan kerajaan dalam melaksanakan tugas sebenar mereka.

2.7

Kepentingan Kajian

Page
16

Pengurusan Latihan Dalam Organisasi GMGM30

53
Kajian ini menyingkap apakah keperluan latihan yang diperlukan berdasarkan analisis
organisasi, tugas dan individu terhadap tugas yang mereka laksanakan di dalam
menggunakan sistem kewangan kerajaan. Dapatan yang diperolehi daripada kajian ini
diharapkan dapat membantu pihak-pihak pengurusan dalam menyediakan satu rangka
program latihan yang bersesuaian dengan tugas mereka. Untuk mengelakkan pembaziran
disebabkan program latihan yang disediakan tidak tepat dan sesuai, pihak pengurusan perlu
terlebih dahulu membuat satu analisis keperluan latihan dengan cara sistematik dan tepat.
Oleh itu hasil dapatan dari kajian ini diharapkan akan dapat memberikan satu pandangan
dalam menentukan analisis keperluan latihan.

2.7.1

Organisasi

Hasil daripada dapatan kajian ini diharapkan dapat membantu pihak pengurusan menjalankan
analisis keperluan latihan dengan lebih berkesan sebelum menjalankan latihan agar kos dan
perbelanjaan yang dilaburkan akan mendapatkan hasil serta pulangan yang maksimum
terhadap kakitangan dan peserta latihan. Organisasi juga akan dapat mengenal pasti masalah
pekerja

dan

seterusnya

merangka

satu

bentuk

latihan

yang

bersesuaian

untuk

mempertingkatkan pengetahuan, kemahiran dan sikap pekerja. Pihak pengurusan juga akan
dapat mengenalpasti perbezaan pengetahuan, kemahiran dan sikap di kalangan pekerja
sebelum dan selepas latihan dijalankan oleh pihak organisasi.

2.7.2

Penyelidik

Bagi pengkaji sendiri ia penting untuk pengkaji memahami kepentingan mengenal pasti
keperluan latihan dengan lebih mendalam dari sudut yang lebih praktikal kerana menjadikan
organisasi sebagai tempat kajian dalam menyiapkan kajian tentang pemasalahan akibat dari
tidak membuat analisis keperluan latihan dalam menjalankan latihan di dalam sesebuah
Page
17

Pengurusan Latihan Dalam Organisasi GMGM30

53
organisasi. Selain daripada bahan bacaan, dengan kajian ini pengkaji akan dapat pengalaman
sebenar tentang analisis keperluan latihan dan analisis tugas yang mana ia boleh
mematangkan pengkaji berkaitan disiplin pengurusan sumber manusia terutamanya dalam
bidang latihan terhadap pengurusan kewangan yang merupakan aset kepada sesebuah
organisasi.

2.8

Skop dan Limitasi Kajian

Kajian ini mempunyai skop dan limitasinya yang sendiri. Kajian ini hanya dijalankan dari
kalangan pegawai yang menguruskan sistem kewangan yang dilantik sahaja iaitu di kalangan
pegawai bagi gred S48, S41, N27, N22, dan W17 di pejabat CCRC Tiang Dua Melaka sahaja.
Ini adalah disebabkan faktor kekangan masa dalam menjalankan kajian secara lebih meluas
lagi di jabatan kerajaan yang lain. Kajian lebih tertumpu kepada kaedah pemerhatian,
temubual dan melihat maklumat dari sumber-sumber yang boleh didapati di dalam organisasi
sahaja. Selain itu, kekangan dari sudut kajian yang lebih lengkap dan terperinci sukar
dijalankan kerana tugasan ini menghadkan panjang tugasan yang perlu dibuat. Oleh itu,
penyelidik hanya menyelidik kajian secara asas sahaja bagi melengkapkan tugasan yang
diberikan.

3.0

Laporan Analisis Keperluan Latihan/Hasil Analisis Kajian

Penyelidik menganalisis data serta maklumat yang telah dikumpul melalui temubual
pemerhatian dan mendapatkan maklumat dari organisasi untuk menjalankan kajian. Secara
umumnya, analisis keperluan latihan yang dijalankan di peringkat organisasi, tugas dan
individu ke atas pegawai yang melaksanakan tugas kewangan mendapati bahawa latihan yang
berkaitan amat diperlukan bagi memenuhi keperluan tugas, pemahaman di dalam
melaksanakan tugas serta untuk mendapatkan pengetahuan. Hasil kajian daripada temubual
Page
18

Pengurusan Latihan Dalam Organisasi GMGM30

53
dan pemerhatian mendapati 95% responden bersetuju bahawa pihak pengurusan perlu
memberikan latihan yang secukupnya kepada pegawai yang melaksanakan tugas kewangan
yang melibatkan sesuatu sistem yang baru seperti sistem kewangan ePerolehan, Espkb dan
eTerimaan bagi memantapkan penguasaan pegawai yang terlibat untuk meningkatkan prestasi
jabatan dan memberi kecekapan kepada pegawai. Di sinilah sebenarnya TNA memainkan
peranan dalam sesuatu isu dan permasalahan yang berlaku di dalam sesebuah organisasi.
TNA boleh mengenal pasti 'penyakit' sebenar dan terus memberi ubat yang benar-benar
spesifik dalam menyembuhkan penyakit berkenaan. Oleh itu, satu kalendar latihan telah
dirangka bagi memastikan pegawai yang terlibat di dalam urusan kewangan yang berkaitan
sistem ePerolehan, eTerimaan dan Espkb sepanjang tahun telah disediakan.

4.0

Kalendar Latihan Bagi 12 Bulan

Rujuk lampiran yang disediakan

5.0

Kesimpulan

Latihan merupakan fungsi pengurusan sumber manusia yang perlu dijadikan falsafah
berterusan bagi sesebuah organisasi. Individu yang melalui tempoh-tempoh tertentu bekerja
dalam sebuah organisasi biasanya akan mempunyai keinginan untuk meningkatkan
kemampuan kerja, kemahiran dan pengetahuan mereka, dan jawapannya adalah latihan.
Perubahan yang berlaku dalam organisasi misalannya dalam konteks teknologi dan
persaingan menyebabkan fungsi latihan banyak memberikan kebaikan dan faedahnya. Realiti
menunjukkan banyak organisasi pada masa kini mementingkan elemen latihan dalam
perkembangan kakitangannya, kerana melalui latihanlah pekerja dapat mengikuti arus
perubahan dalam pelbagai aspek dan bidang yang sentiasa berlaku di dalam organisasi.
Begitulah yang perlu dilakukan oleh organisasi CCRC Tiang Dua, Melaka yang mana perlu
Page
19

Pengurusan Latihan Dalam Organisasi GMGM30

53
melihat keperluan latihan di kalangan pegawai yang terlibat di dalam tugas kewangan perlu
menghadiri latihan bagi memberikan pengetahuan, kemahiran dan keupayaan dalam
melaksanakan tugas yang diamanahkan seiring dengan matlamat kerajaan dalam
melaksanakan tugas dengan menggunakan satu sistem yang lebih sistematik dan telus serta
mampu berdaya saing di peringkat globalisasi.

6.0

Bibliografi

Pengurusan Sumber Manusia: Produktiviti, Kehidupan Kerja Berkualiti, Keuntungan.

Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.Goetsch, D.L. 2002.

Reka Bentuk Dan Pengurusan Latihan : Konsep Dan Amalan

Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.Ivancevich, J.M. 1998.

Human Resource Management.

New York: Irwin McGraw-Hill.Maimunah Aminuddin.1999.

Human Resource Management

Kuala Lumpur: PenerbitFajar Bakti Sdn. Bhd.M.B. Muda, et.al. 2003.

Kualiti Dalam Pengurusan Sumber Manusia.

Selangor: Penerbit Fajar Bakti Sdn. Bhd. Nadler, L. 1983.

Page
20

Pengurusan Latihan Dalam Organisasi GMGM30

53
Pengurusan Personel Dan Perancangan Guna Tenaga.
Selangor: Dewan Bahasa dan Pustaka.

Page
21