Anda di halaman 1dari 7

MENANGANI PERUBAHAN DALAM

ORGANISASI : ELEMEN- ELEMEN


PENTING YANG PERLU DITANGANI
Sharina Abdullah
Pusat Antarabangsa & Pendidikan Tinggi

Pengenalan

Perubahan merupakan satu proses transformasi Setiap organisasi sama ada kerajaan atau swasta,
daripada pemikiran, kaedah atau pendekatan mahu pun dalam dan luar negara perlu membuat
sedia ada kepada corak pemikiran, kaedah dan perubahan. Secara amnya, Malaysia telah
pendekatan baru. Bagi sesebuah organisasi, melancarkan Program Transformasi Kerajaan
ia dikaitkan dengan pelaksanaan sistem atau (GTP) yang dirangka bagi meningkatkan kecekapan
prosedur baru dalam kerja dengan tujuan untuk sistem penyampaian serta menjadi kerajaan yang
memperbaiki kelicinan kerja berbanding sistem berorientasikan rakyat. GTP ini dirangka bagi
kerja terdahulu. Secara umum, perubahan tidak mengubah cara kerja badan kerajaan yang akhirnya
semestinya akan diterima oleh semua pihak akan mengubah imej jabatan dan agensi kerajaan
walaupun secara rasional setiap perubahan akan ke arah prestasi kerja yang lebih tinggi.
memperbaiki kelemahan. Berikut adalah ungkapan
tegas oleh bekas presiden syarikat Toyota Motor Sehubungan itu, sektor koperasi juga tidak
Corporation, iaitu Hiroshi Okuda mengenai budaya terkecuali akan terlibat dalam proses perubahan
perubahan yang perlu ada di dalam organisasinya; ini dengan persekitaran perniagaan yang semakin
berkembang, seterusnya turut merasa bahang arus
perubahan dewasa ini. Melalui Dasar Koperasi
“Kegagalan dalam perubahan Negara 2011-2020 (DKN 2011-2020) yang
adalah perkara kedua, saya mahu menyasarkan sumbangan sebanyak 10 peratus
semua orang di Toyota berubah oleh gerakan koperasi kepada Keluaran Dalam
dan sekurang-kurangnya tidak Negara Kasar (KNDK) secara tidak langsung
mendesak sektor koperasi untuk merombak hala
menjadi penghalang kepada orang
tuju dan merubah cara kerja bagi meningkatkan
lain yang ingin berubah” pendapatan melalui penglibatan dalam sektor
yang bernilai tinggi mencapai dan seterusnya
Umum sedia maklum bahawa syarikat multi merealisasikan hasrat DKN 2011-2020.
nasional tersebut merupakan antara syarikat yang
terkenal dalam mengamalkan budaya perubahan
berterusan atau lebih dikenali sebagai Kaizen. Perubahan dalam Organisasi: Adakah Satu
Konsep kaizen yang diamalkan oleh syarikat Toyota Kemestian?
ini telah melonjakkan nama dan reputasinya di mata
dunia. Perubahan hari demi hari yang dijalankan Persoalan pertama yang akan timbul adalah Adakah
oleh syarikat gergasi Asia ini telah menyebabkan perubahan itu perlu? atau Kenapa perlu berubah
ia mampu bersaing dan menjadi peneraju lain di sedangkan organisasi kita sedang berada di tahap
bidang pemotoran yang rata-ratanya dikuasai oleh yang baik? Tidak kurang juga yang beranggapan
barat. bahawa perubahan itu bukanlah suatu keperluan.

Maktab Koperasi Malaysia 45


Namun, bagi syarikat multi nasional seperti Namun, tidak dapat dinafikan bahawa menerajui
Toyota, konsep perubahan berterusan atau sedikit perubahan dalam organisasi bukanlah satu perkara
demi sedikit dan hari demi hari yang diamalkan yang mudah. Bagi melalui satu proses perubahan,
itulah yang telah menjadi kunci kejayaan kepada pihak pengurusan perlu mengenal pasti keperluan
syarikat ini. Walaupun dengan saiz syarikat yang perubahan tersebut. Adakah perubahan itu perlu
besar dan operasi yang luas hingga ke benua Asia dalam organisasi? Jika perlu, adakah keperluan itu
dan Amerika, namun pemimpin atasan syarikat mendesak, sederhana atau boleh ditangguhkan?
ini amat menitikberatkan perubahan berterusan Tidak ada jawapan yang mudah bagi soalan
dalam meningkatkan kualiti produk yang ini. Namun, sudah pasti jawapannya sangat
dihasilkan. berkait rapat dengan kewujudan dan kelestarian
sesebuah organisasi. Seandainya perubahan akan
Wal-Mart yang merupakan syarikat peruncitan memberi kesan yang positif kepada organisasi
ternama dan terbesar di dunia pada suatu dan kelangsungan organisasi, maka ia merupakan
masa dulu menjadi pilihan pengguna untuk petunjuk bahawa perubahan sememangnya
mendapatkan barang keperluan pada harga diperlukan oleh organisasi.
yang murah, dan juga atas desakan perubahan.
Gergasi dalam peruncitan ini turut menghadapi Gerakan koperasi juga tidak terkecuali dalam
persaingan akibat perubahan pola pembelian dan menghadapi dilema yang sama. Anggota koperasi
perbelanjaan masyarakat dunia. Ledakan arus merupakan anggota yang sama pada masa
teknologi secara tidak langsung menggalakkan kini dengan sepuluh tahun dulu walau pun
pembelian secara atas talian atau online berbanding tidak dinafikan terdapat sedikit pertambahan
cara tradisional iaitu pembeli datang ke kedai. anggota baru serta pemberhentian anggota
Ini merupakan satu ancaman kepada Wal-Mart lama. Namun, kadar pertumbuhan tidak begitu
dan menjadi faktor utama memberangsangkan. Perniagaan yang dijalankan
untuk menilai kembali operasi mereka dalam oleh koperasi juga tidak banyak beza dari dahulu
mengekalkan keboleh saingan Wal-Mart dengan hingga kini. Walaupun koperasi dan komposisi
syarikat pesaing. anggota tidak mengalami perubahan yang
ketara, namun keadaan persekitaran koperasi
Deutschman (2007) dalam bukunya yang bertajuk berkembang dengan pesat. Keadaan ekonomi,
Change or Die menyatakan bahawa perkara yang undang-undang dan peraturan, koperasi, kehendak
mendesak kepada perubahan ialah fakta, ketakutan pelanggan, persaingan jauh berubah pada masa
dan gesaan (fact, fear and force). Pertama ialah kini berbanding 10 tahun yang lalu. Misalnya Negeri
fakta mengenai keperluannya sesuatu organisasi China, yang dahulu bukanlah pesaing utama bagi
berubah, contohnya jualan syarikat didapati Malaysia namun kini telah membuktikan bahawa
merosot, jadi satu perubahan perlu dilaksanakan mereka juga merupakan pesaing yang hebat dan
untuk meningkatkan kembali jualan. Keduanya tidak keterlaluan jika dikatakan telah mendahului
ialah apabila timbul kerisauan sesebuah Malaysia dalam beberapa aspek.
organisasi tidak mencapai matlamatnya jika tidak
berubah misalnya sekiranya perbelanjaan bulanan Perubahan faktor-faktor persekitaran koperasi
keluarga tidak dikurangkan, kemungkinan ini sedikit sebanyak mendesak koperasi untuk
sesebuah keluarga itu tidak mempunyai wang berubah bagi memenuhi kehendak pelanggan,
yang mencukupi untuk percutian keluarga akhir mengikut arus perniagaan semasa dan yang
tahun. Manakala yang ketiga merupakan keadaan penting adalah untuk memastikan bahawa objektif
yang memaksa organisasi untuk berubah sama kewujudan koperasi masih lagi relevan dan
ada suka atau tidak. Misalnya pesakit jantung yang diperlukan oleh anggotanya. Seandainya koperasi
dinasihatkan oleh pakar perubatan untuk berhenti memilih untuk mengabaikan keperluan untuk
merokok bagi memastikan penyakit beliau tidak perubahan ini, maka lama-kelamaan koperasi akan
melarat. tersingkir daripada arus perdana. Keadaan akan

46 DimensiKOOP Julai 2013 Bil. 41


menjadi lebih teruk lagi sekiranya koperasi tidak ini, pengurus tidak berupaya menjalankan semua
lagi diperlukan oleh anggota. Maka, koperasi juga fungsinya secara serentak. Oleh itu, perlunya
harus membuat perubahan untuk memastikan penurunan kuasa oleh pengurus kepada pekerja
koperasi kekal relevan dalam memenuhi kehendak lain untuk menjalankan urus niaga harian.
anggota serta pelanggan. Namun, walaupun wujud penurunan kuasa,
kebertanggungjawaban masih lagi dipegang oleh
Namun, untuk membuat perubahan, pengurusan pengurus.
koperasi dan organisasi perlu bijak dalam
mengenal pasti keperluan perubahan dan 4. Kawalan
merancang perubahan tersebut. Proses
perubahan yang dijalankan lebih awal daripada Apabila aktiviti koperasi menjadi semakin
masa yang sepatutnya besar kemungkinan tidak kompleks dan pekerja semakin ramai, timbulnya
akan mendapat hasil yang diharapkan. Menurut keperluan kepada kawalan yang jelas bagi
Greiner, proses perubahan biasanya berlaku dalam memantau urus niaga yang dijalankan. Maka,
setiap fasa lima perkembangan organisasi. Apabila wujud sistem untuk mengawal urus niaga yang
sesuatu fasa telah mencapai tahap kemuncaknya, berlaku. Pihak audit luar dan audit dalam juga turut
keadaan mendesak kepada keperluan perubahan berfungsi sebagai watchdog atau agen pemantau
kepada fasa berikutnya. Begitu juga dengan perjalanan perniagaan dengan mengambil
koperasi. Berdasarkan model oleh Greiner, fasa kira kepentingan anggota selain pemantauan
perkembangan koperasi adalah seperti berikut: berterusan daripada ALK sendiri.

1. Kreativiti 5. Kerjasama

Peringkat awalnya, apabila koperasi mula Apabila koperasi semakin berkembang dari segi
ditubuhkan dengan bilangan anggota yang tidak bilangan anggota dan pekerja, semakin banyak
begitu ramai dengan tujuan yang fokus. Koperasi idea dan bakat yang wujud dalam koperasi.
biasanya diurus dan ditadbir oleh sebilangan Namun, jika tidak diuruskan dengan sewajarnya,
Anggota Lembaga Koperasi (ALK) sendiri kelebihan yang ada ini tidak akan memberi nilai
berdasarkan tujuan penubuhan koperasi. Lama- tambah malahan menjadi liabiliti pula kepada
kelamaan bilangan anggota turut bertambah koperasi apabila pekerja saling berbalah untuk
dengan peranan ALK yang juga semakin luas. mendahulukan idea masing-masing. Maka,
Kehendak anggota juga lebih pelbagai berbanding perlunya kemahiran pengurusan perubahan bagi
sebelumnya. Keadaan ini mendesak kepada memastikan idea pekerja sentiasa berkembang
perubahan ke peringkat kedua. dan seterusnya menghasilkan sinergi dalam idea
yang diutarakan oleh pekerja-pekerja.
2. Hala tuju

Pada peringkat ini, pihak pengurusan dilantik untuk Elemen Penting dalam Menangani Perubahan
menjalankan tugas pengurusan dan pentadbiran
koperasi. Apabila koperasi semakin berkembang, Perubahan dalam organisasi perlu didorong
lebih ramai pekerja di bawah pengurus yang oleh beberapa faktor penting untuk memastikan
diamanahkan, timbul pula keperluan kepada fasa kejayaannya. Terdapat pelbagai faktor yang
yang berikutnya. mendorong kepada perubahan koperasi. Namun,
artikel ini menumpukan kepada empat faktor
3. Penurunan kuasa utama sahaja. Faktor-faktor yang dimaksudkan
ialah i) kepimpinan, ii) persekitaran, iii) struktur
Keperluan pada fasa ini wujud apabila pekerja organisasi dan iv) budaya.
yang diambil semakin ramai dan aktiviti koperasi
semakin bertambah dan kompleks. Pada peringkat

Maktab Koperasi Malaysia 47


1. Kepimpinan dihayati oleh pekerja. Seterusnya, keadaan ini akan
mendorong mereka membayangkan keperluan
Ramai pemimpin yang cuba untuk membawa perubahan yang dirangka oleh pihak atasan serta
perubahan dalam organisasi masing-masing. impaknya kepada mereka dan organisasi secara
Namun tidak ramai yang benar-benar berjaya keseluruhannya yang akan mendorong mereka
dalam menguruskan perubahan yang akhirnya sama-sama membantu dalam proses berubah.
membawa kesan positif kepada organisasi.
Kehendak atau keperluan untuk perubahan Antara kisah-kisah kepimpinan yang boleh
semata-mata tidak dapat menjanjikan sesuatu diteladani ialah:
perubahan dalam organisasi itu akan berjaya.
Kepimpinan merupakan antara elemen terpenting a. Model perniagaan baru
dalam menggerakkan sesuatu perubahan dalam
organisasi. Elemen ini jugalah yang menentukan Menceritakan mengenai kaedah dan teknik baru
sesuatu perubahan yang bakal dilaksanakan itu dalam perniagaan. Misalnya perbankan tanpa
berjaya atau tidak. cawangan yang diamalkan oleh Bank Simpanan
Nasional (BSN), pembelian tiket atas talian yang
Untuk memimpin sesuatu perubahan dalam diamalkan oleh Penerbangan Air Asia dan sistem
organisasi, pekerja memerlukan lebih dari sekadar kutipan cukai secara atas talian atau e-Hasil yang
arahan untuk melaksanakan perubahan. Arahan telah membantu pihak kerajaan memperoleh hasil
mestilah jelas dan menggambarkan manfaat cukai yang lebih tinggi berbanding sebelumnya.
kepada organisasi dan pekerja khususnya jika
perubahan dilaksanakan. Ini kerana agak sukar b. Kisah lampau
bagi kakitangan untuk membuat perubahan
sekiranya mereka sendiri tidak jelas ke mana arah Menegaskan keadaan yang dialami oleh organisasi
perubahan yang ingin dilaksanakan. Dalam hal yang memerlukan koperasi berubah. Misalnya
ini, kisah mengenai perubahan bagi organisasi organisasi pernah mengalami keadaan hampir
yang berjaya seperti Apple Inc, Dell, Air Asia, Bank muflis yang memerlukan pekerja berubah untuk
Rakyat dan lain-lain boleh digambarkan kepada mengelak keadaan yang sama berulang kembali.
pekerja agar hasrat untuk organisasi melaksanakan
perubahan lebih mudah difahami, dirasai dan c. Kisah pemangkin perubahan

Terdapat kisah yang mengaitkan pekerja dan


kerjasama kumpulan sebagai pemangkin
Kepimpinan perubahan. Contohnya syarikat Toyota yang telah
berjaya hasil daripada konsep perubahan hari
demi hari yang dicadangkan oleh kakitangan
sendiri.

d. Kisah yang menegaskan mengapa kejayaan


Budaya Persekitaran lama tidak lagi berkesan

Kisah ini menegaskan kepada keperluan untuk


mengubah cara lama untuk kekal bersaing pada
masa kini. Misalnya, sepuluh tahun yang lepas,
Struktur Organisasi General Motors (GM) menguasai pasaran motokar
di Amerika Syarikat. Namun, pada tahun 2010
syarikat Toyota mendahului GM dari segi jualan.
Jadi, kejayaan yang lama tidak semestinya boleh
Rajah 1: Faktor pendorong kepada dijadikan panduan untuk menentukan kejayaan
perubahan dalam organisasi pada masa hari ini.

48 DimensiKOOP Julai 2013 Bil. 41


2. Persekitaran Namun, elemen kawalan perlu wujud dalam
struktur organisasi yang diadaptasi. Kekurangan
Pepatah ada menyatakan ”Jika berkawan dengan mekanisme kawalan dalam proses perubahan
penjual minyak wangi, kita juga akan berbau besar kemungkinan akan menyumbang
wangi”. Oleh itu, kajian juga menunjukkan bahawa, kepada kegagalan dalam perubahan yang akan
untuk menjadi seorang usahawan bukanlah satu dilaksanakan. Pengaruh kuasa politik di dalam
perkara yang diwarisi namun ianya merupakan struktur sedia juga perlu diberi perhatian sebelum
sesuatu yang boleh dibentuk melalui beberapa perubahan dilaksanakan. Agen perubahan terbaik
faktor dan salah satunya ialah persekitaran. adalah melalui mereka yang mempunyai kuasa di
Misalnya, salah satu faktor begitu ramai peniaga dalam struktur yang lama.
wanita di negeri Kelantan berbanding negeri lain
adalah kerana budaya dan keadaan semenjak 4. Budaya
dulu lagi kaum wanita di negeri itu rajin berniaga.
Secara tidak langsung, keadaan ini menunjukkan Organisasi dan budaya adalah “ibarat isi dan kuku”
bahawa persekitaran mempunyai pengaruh yang yang wujud bersama dan mempunyai hubung kait
besar dalam melaksanakan perubahan. antara satu sama lain. Jika dilihat organisasi yang
berjaya turut memiliki budaya yang positif dan
Keadaan persekitaran mempunyai kuasa budaya kerja inilah yang melonjakkan prestasi
untuk memaksa atau menolak perubahan yang kerja sesebuah organisasi itu. Antara contoh-
bakal dilaksanakan. Begitu juga keadaannya contoh yang dapat dilihat ialah Apple Inc. yang
dalam sesebuah organisasi. Budaya yang ada menekankan budaya inovasi telah terbukti
dalam organisasi perlulah mendorong dan menghasilkan produk-produk yang berinovasi dan
menyokong perubahan yang ingin dilaksanakan. mendapat tempat di hati pengguna. Begitu juga
Sekiranya persekitaran adalah positif dengan dengan budaya kerja Toyota yang mementingkan
perubahan, besar kemungkinan perubahan kualiti dan penambahbaikan proses kerja yang
yang ingin dilaksanakan akan berjaya. Namun, berterusan telah menghasilkan produk yang
jika persekitaran organisasi adalah negatif setanding dengan keluaran barat sekaligus
terhadap perubahan, agak sukar untuk pekerja meningkatkan perolehan syarikat.
turut serta dalam perubahan yang akhirnya
akan melambatkan atau paling ditakuti akan Banis dan Nawas (2003) menegaskan bahawa
menyebabkan perubahan gagal dibuat. perubahan dan budaya perlulah seiring dalam
memastikan kejayaan perubahan sesebuah
3. Struktur organisasi organisasi itu. Kajian mereka atas syarikat
Schlumberger membuktikan syarikat yang
Tidak dinafikan bahawa struktur organisasi memfokuskan kepada perubahan organisasi dan
juga memainkan peranan penting dalam budaya bersekali agak berjaya.
proses perubahan. Organisasi yang berjaya
dalam melaksanakan perubahan kebiasaannya Budaya tidak dapat berubah dalam sekelip mata
menyesuaikan struktur organisasinya dalam kerana ia mengambil masa bertahun-tahun untuk
mengadaptasi keperluan misi (St-Pierre dan mewujudkan budaya yang diingini. Euan Baird
Glavas, 1998). Struktur yang jelas dan tidak ada menerusi ”Forum 2005” telah menegaskan bahawa
pertindihan tugas akan memudahkan pekerja perubahan budaya mengambil masa sekurang-
merujuk kepada ketua terdekat sekiranya kurangnya tujuh ke lapan tahun untuk dirasai.
mengalami sebarang masalah dalam melaksanakan Namun yang utama ialah pengurus menangani
perubahan. Organisasi yang berjaya kebiasaannya perubahan bersama budaya dan bukan secara
mengekalkan struktur organisasi yang ringkas berasingan.
tetapi bersesuaian dengan bilangan pekerja yang
mencukupi dan mengelakkan lebihan pekerja di
setiap bahagian.

Maktab Koperasi Malaysia 49


Tip Bagi Menjayakan Perubahan ii. Ulang buat (Repeat)

Dalam melakukan perubahan, sudah semestinya • Perlunya keadaan perubahan yang


tiada jaminan yang boleh memastikan perubahan dilaksanakan diulangi secara berterusan
yang dilakukan itu akan mencapai kejayaan seratus untuk memastikan sesuatu perubahan itu
peratus. Namun, terdapat beberapa tips yang boleh berjaya.
digunakan bagi memastikan kejayaan memimpin • Perlunya kepimpinan yang jelas dan bertulis
perubahan dalam organisasi. Deutschman (2007) yang mendorong ke arah perubahan. Ini
menyatakan dalam memastikan perubahan itu sebagai panduan apabila berdepan dengan
berjaya, tiga kriteria utama yang perlu ditekankan keadaan yang kabur dan ketidakpastian.
adalah kaitkan, ulang buat dan kekalkan (relate, • Wujudkan sistem sokongan bagi memandu
repeat and reframe). Penerangan lanjut adalah pekerja dalam proses perubahan. Unit
seperti berikut: sumber manusia boleh bertindak sebagai
rujukan (buffer) dan membantu apabila
i. Kaitkan (Relate) pekerja mengalami kesukaran dalam proses
perubahan.
• Pemimpin perlu ”menjual” idea perubahan
kepada pekerja serta bertindak sebagai ”agen
perubahan” terlebih dahulu. iii. Kekalkan (Reframe)
• Kaitkan perubahan dengan pekerja secara
emosi agar mereka turut merasai keperluan • Bandingkan keadaan sebelum berubah dan
untuk berubah dan idea tersebut tidak hanya selepas berubah. Catatkan kejayaan yang
berlegar di peringkat atasan sahaja. dikecapi hasil dari perubahan.
• Libatkan pekerja dalam proses perubahan • Kekalkan keadaan untuk memastikan kejayaan
supaya mereka dapat merasai dan menjadi perubahan yang dilakukan.
sebahagian daripada perubahan dan bukan
kerana arahan pemimpin semata-mata.
• Wujudkan peneraju perubahan (change
champion) di kalangan pekerja sebagai
tempat rujukan dan mendorong pekerja lain
mencontohi beliau.

Rajah 2 : Faktor pemangkin kejayaan perubahan

50 DimensiKOOP Julai 2013 Bil. 41


Kesimpulan

Kesimpulannya, perubahan itu adalah perlu dan Semua peringkat dalam organisasi sama ada
adakalanya mesti dilakukan dalam memastikan atasan mahupun bawahan perlu terlibat dalam
survival organisasi. Namun, apa yang boleh proses perubahan. Pihak atasan perlu bertindak
difikirkan sebelum perubahan dilaksanakan ialah sebagai agen yang meyakinkan pekerja untuk
kenapa dan apakah perubahan yang ingin kita melakukan perubahan.
lakukan? Adakah perubahan yang kecil tetapi
berterusan atau perubahan yang radikal yang Presiden Barrack Obama pernah berkata
akan merombak hampir keseluruhan organisasi? “Perubahan tidak akan muncul jika kita menunggu
Sebarang bentuk perubahan yang dibuat perlulah seseorang atau satu masa yang lain. Kitalah
disesuaikan dengan keperluan koperasi dan orang yang ditunggu dan kitalah perubahan yang
organisasi. Perkara yang lebih utama ialah ditunggu”.
wujudnya kepimpinan, proses kerja dan panduan
yang jelas bagi memimpin semua komponen yang
terlibat ke arah matlamat yang diimpikan.

Rujukan

Appelbaum, St-Pierre & Glavas (1998).Strategic organizational change: The role of leadership,learning, motivation
and productivity. Management Decision 36(5), 289–301.

Bodek. The Toyota secret: constant change and growth. Achieve success with daily improvement, and don’t be an
obstacle. Dicapai pada Ogos 14, 2012 dari http://www.industryweek.com/companies-amp-executives/toyota-
secret-constant-change and-growth.

Cliffs. Challenges of organizational change. Dicapai pada Februari 25, 2013 dari http://www.cliffsnotes.com/study_
guide/topicArticleId-8944,articleId-8886.html.

Denning.Wal-Mart and the futility of traditional management. Dicapai pada Ogos 13, 2012 dari http://www.forbes.
com/sites/stevedennings/2011/02/23/wal-mart-and-the-futility-of-traditional-management/#undefined

Deutschman (2007). Change or die: the three keys to change at work and life New York: Harper Collins.

Jim Hunt. Change II management consulting firm. Dicapai pada Julai 20, 2012 dari http://www.jameswhunt.com

Ragsdell (2000). Engineering a paradigm shift. Journal of Organizational Change Management. 13(2), 104-120.

Ryan, W. et al. (2008). Top down organizational change in Australian Government Agency. International Journal of
Public Sector Management. 21(1).

Maktab Koperasi Malaysia 51

Anda mungkin juga menyukai