Pengurusan Latihan dalam Organisasi

BAB 5
PERANCANGAN LATIHAN

OBJEKTIF BAB
Setelah mengikuti bab ini, anda seharusnya boleh
1. Melakukan persiapan sebelum sesuatu program latihan
dijalankan.
2. Mengetahui bagaimana menetapkan objektif latihan.
3. Memahami serta mengetahui cara serta keedah latihan.
4. Mempersiapkan diri untuk menjadi seorang jurulatih yang
berkesan.
5. Menyenaraikan kemahiran-kemahiran komunikasi sebagai
jurulatih.

5.1

PENGENALAN

Peringkat kedua dalam kitaran latihan ialah melakukan perancangan.

Perancangaan dilakukan setelah analisis terhadap keperluan latihan selesai
dijalankan, data-data dianalisis dan keperluan jenis-jenis latihan bagi
peringkat organisasi, kerja dan individu dikenalpasti.
Hasil analsis perlu dikemukakan terlebih dahulu kepada pengurusan
organisasi untuk memaklumkan mereka tentang keadaan sebenar yang
terdapat di dalam organisasi mereka yang memerlukan latihan dijalankan.
Antara sebab-sebab mengapa hasil analisis keperluan latihan perlu
dibentangkan kepada pengurusan organisasi ialah (1) mendedahkan
keadaan sebenar organisasi dalam aspek pengetahuan, kemahiran serta
sikap (KSA), (2) mendapatkan maklum balas pengurusan bagi
91

Pengurusan Latihan dalam Organisasi

membolehkan mereka memberi komen serta input-input tambahan, dan

(3) mendapatkan sokongan dan komitmen terhadap program latihan
yang dicadangkan.
Sokongan padu serta komitment tinggi terhadap sesuatu program latihan
dari pengurusan tertinggi sesebuah organisasi amat perlu bagi
memastikan program yang dicadangkan itu dapat dijalankan dengan
jayanya serta mencapai matlamat yang ditetapkan. Majikan akan
menyediakan segala sumber yang diperlukan untuk menjalankan program
latihan apabila mereka faham sepenuhnya terhadap masalah dalam
organisasi mereka. Sebelum merancang seuatu program latihan, Pont
(1996) mecadangkan supaya jurulatih terlebih dahulu mencari jawapan
terhadap persoalan-persoalan berikut:
(i)
Siapakah peserta kursus ini?
(ii)
Berapa ramaikah mereka?
(iii)
Apakah tahap pendidikan mereka?
(iv)
Apakah kedudukan mereka dalam organisasi tersebut?
(v)
Mengapa mereka perlu datang berkursus?
(vi)
Apakah yang mereka harapkan dari program ini?
(vii) Di manakah program ini akan diadakan?
(viii) Apakah kemudahan-kemudahan yang terdapat?
(ix)
Apakah alat-alat bantu yang disediakan?
(x)
Apakah tahap kepakaran mereka?
(xi)
Mengapa organisasi memilih mereka?
(xii)
Apakah objektif program ini, objektif organisasi, dan
objektif individu?
(xiii) Bilakah program ini akan diadakan? Berapakah tempoh
masanya?
(xiv) Apakah kaedah yang perlu digunakan?
(xv) Apakah bahan-bahan yang perlu dibekalkan kepada
peserta?
(xvi) Adakah saya akan mengendalikannya bersendirian?
(xvii) Adakah sesiapa yang akan membantu saya?
(xviii) Bagaimanakah saya akan tahu bahawa program ini
mencapai objektifnya?

92

Pengurusan Latihan dalam Organisasi

Jawapan terhadap persoalan-persoalan tersebut akan membantu

seseorang jurulatih untuk merancang program latihan dengan labih baik
dan berkesan. Terdapat dua jenis persediaan yang perlu dibuat di
peringkat ini, iaitu
1.

Persediaan latihan

Seperti yang dijelaskan sebelum ini, laatihan adalah pelaburan, bukannya

perbelanjaan seperti mana yang difahami oleh kebanyaka orang. Sesuatu
pelaburan itu perlu dilakukan dengan teliti, penuh berhemah untuk
memastikan pulangan yang lumayan. Begitulah juga dengan latihan.
Analisis keperluan latihan yang baik sekalipun sekiranya perancangaan
dan persediaan terhadap latihan tidak dilakukan dengan baik, maka hasil
atau impak latihan akan tidak memberangsangkan. Begitu besar
perbelanjaan yang dikeluarkan untuk menjayakan sesuatu program
latihan. Oleh yang demikian, perancaangaan yang teliti lagi sistematik
perlu dilakukan oleh jurulatih bagi menghasilkan pulangan yang
memuaskan organisasi. Perbincangan lanjut tentang perkara ini dibuat di
item 6.2.
2.

Persediaan jurulatih

Jurulatih perlu bersedia dari aspek mental dan fizikal sebelum melakukan
sesuatu program latihan. Latihan yang dijalankan secara sambil lewa
tanpa persiapan rapi tidak akan memberi kesan serta impak yang baik.
Perbuatan ini akan merugikan organisasi. Reputasi serta kredibiliti
seseorang jurulatih juga terjejas pada pandangan peserta latihan. Akibat
yang lebih besar lagi ialah kepercayaan organisasi terhadap kepentingan
latihan akan terjejas.
Oleh yang demikian jurulatih perlu mempersiapkan dirinya sebelum
sesuatu program latihan dijalankan. Beliau perlu meningkatkan kuasa
peribadi yang ada padanya melalui cara meningkatkan pengetahuan dan
kemahiran dalam aspek-aspek latihan serta profesionalisma. Perkara ini
dibincangkan di item 6.3.

93

Pengurusan Latihan dalam Organisasi

5.2

PERSEDIAAN LATIHAN

Perkara-perkara berikut perlu diambil tindakan oleh jurulatih dan juga

pengurus latihan apabila membuat persedian untuk melaksanakan
sesuatu program latihan.
(i)
Menetapkan matlamat latihan
(ii)
Menetapkan objektif latihan
(iii)
Menetapkan kaedah latihan
(iv)
Menyediakan bahan-bahan latihan
Bahagian di bawah akan menjelaskan secara terperinci tentang setiap
tindakan yang perlu diambil.
5.2.1

Menetapkan Matlamat Latihan

Sewaktu melakukan analisis keperluan latihan di peringkat organisasi, kita

akan berhadapan dengan pelbagai isu dan masalah. Antara yang boleh
diketengahkan sebagai contoh ialah produktiviti dan kualiti produk atau
perkhidmatan yang merosot, moral pekerja yang menjuman, kadar
kemalangan yang tinggi, berlaku banyak konflik baik diperingkat individu
dan juga kumpulan dan sebagainya lagi.
Oleh yang demikian, program-program latihan yang dirancang adalah
bertujuan untuk memberi tumpuan terhadap isu serta masalah yang
dihadapi oleh organisasi. Maksudnya di sini ialah apakah matlamat jangka
panjang yang hendak dicapai melalui sesuatu program latihan. Apakah
yang diharapkan tercapai secara umum di akhir program ini? Apakah
sasaran-sasaran yang diharapkan dicapai oleh kakitangan di penghujung
program. Contohnya, mungkin kita mengharapkan pekerja berjaya
menangani konflik dengan baik sehingga akhirnya mewujudkan suasana
harmoni dalam organisasi.
Apabila matlamat serta tumpuan telah ditetapkan, jurulatih dan
pengurus latihan boleh mula memikirkan objektif-objektif terperinci yang
hendak dicapai oleh sesuatu program latihan.

94

Pengurusan Latihan dalam Organisasi

5.2.2

Menetapkan Objektif Latihan

Sesuatu program latihan perlu mempunyai objektif yang jelas. Objektif

ialah sesuatu matlamat yang ingin dicapai oleh sesuatu program latihan.
Ia boleh diukur secara kualitatif atau kuantitatif. Tanpa objektif yang
jelas, sesuatu program latihah itu boleh menyebabkan berlakunya
pembaziran masa, kos dan tenaga. Menurut Pont (1997), terdapat tiga
peraturan yang mudah dalam menetapkan objektif sesuatu program
latihan.
(i)
Apakah yang diharapkan peserta mampu untuk (a)
lakukan, (b) tahu, dan (c) fikirkan di akhir sesuatu
program latihan.
(ii)
Menganalisis pencapaian terakhir ke dalam tiga bentuk
asas pembelajaran, iaitu (a) pengetahuan, (b) kemahiran,
dan (c) perubahan sikap.
(iii)
Menggunakan perkataan yang tepat apabila menulis
objektif. Elakkan perkataan-perkataan kabur seperti
tahu, tunjuk, faham dan menghargai. Gunakan
perkataan-perkataan
seperti
menggunakan,
membandingkan, menyatakan, dan mengenalpasti.
Sebagai rujukan terdekat, anda boleh melihat bagaimana objektif pada
setiap bab dalam modul ini ditulis.
5.2.3

Menetapkan Kaedah Latihan

Analisis keperluan latihan yang dilakukan sebelum ini bertujuan untuk

mengenalpasti apakah pengetahuan, kemahiran serta sikap yang
diperlukan oleh organisasi serta pekerjanya bagi membawa organisasi ke
arah pencapaian yang lebih baik. Hasil analisi ini akan menentukan
apakah program-program latihan yang perlu dijalankan untuk membaiki
keadaan.
Terdapat pelbagai kaedah dalam menjalankan sesuatu program latihan.
Seseorang jurulatih boleh memilih mana-mana kaedah latihan yang
dirasakan sesuai berdasarkan kepada ciri-ciri berikut:
(i)
Sifat atau jenis maklumat yang hendak disampaikan.
95

Pengurusan Latihan dalam Organisasi

(ii)
(iii)
(iv)

Saiz kumpulan atau bilangan peserta latihan.

Kebolehan atau keupayaan jurulatih.
Sumber-sumber yang sedia ada seperti masa, ruang dan
sebagainya.

Jadual 5.1 di bawah menerangkan tentang kaedah-kaedah yang popular

yang sering digunakan oleh beberapa organisasi dalam melatih
kakitangannya.
Jadual 5.1
Populariti Kaedah Latihan
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Kaedah
Pita Video
Syarahan
Role play
Permainan dan simulasi
Pita audio
Kajian kes

Populariti *
95
93
63
58
54
52

* peratus organisasi yang menggunakan kaedah ini

dalam melatih kakitangannya

Beberapa kaedah yang sering digunakan dalam program-program latihan

di negara kita adalah seperti diterangkan di bawah. Setiap kaedah
mempunyai kelebihan dan juga kekurangan yang tersendiri. Satu perkara
yang mesti difahami ialah tidak semestinya hanya satu kaedah boleh
digunakan untuk sesuatu program latihan. Adalah lebih bijak sekiranya
fasilitator atau jurulatih mempelbagaikan kaedah pengajaraan bagi
menghidupkan suasana latihan.
1.

Syarahan

Syarahan merupakan kaedah latihan tradisional yang sering digunakan.

Kaedah syarahan sesuai digunakan apabila hendak menyalurkan sesuatu
maklumat kepada peserta. Ini dimaksud dengan seseorang jurulatih itu
secara lisan menyampaikan bahan-bahan latihan kepada peserta.
96

Pengurusan Latihan dalam Organisasi

Kaedah syarahan mempunyai kelebihan-kelebihan tertentu, iaitu pertama,

ia agak berkesan dalam menyampai maklumat-maklumat asas seperti
menerangkan bentuk atau sifat sesuatu perkara. Kedua, kaedah ini sudah
menjadi kebiasaan kepada kebanyakan peserta sesuatu program latihan
dan mereka dengan mudah dapat menyesuaikan diri dengannya. Ketiga,
syarahan boleh disesuaikan dengan sebarang topik. Keempat, seseorang
jurulatih yang berkemahiran tinggi dalam syarahan boleh menghasilkan
kesan latihan yang hebat.
Sebaliknya, kaedah syarahan ini juga mempunyai banyak kelemahan.
Pertama, bukan semua jurulatih itu berkemampuan serta mahir dalam
memberikan syarahan. Keadaan ini boleh membuatken peserta jemu.
Syarahan lebih bersifat seragam, yang mana setiap peserta walaupun
mempunyai kepintaran dan kecerdikan yang berbeza, mereka terpaksa
mengikutinya sama dengan peserta lain yang lebih kurang upaya
daripadanya. Ketiga, ia lebih bersifat komunikasi sehala. Keempat, jadual
latihan menggunakan kaedah syarahan perlu dijalankan serentak yang
mana sukar menghimpunkan peserta pada masa dan tempat yang sama.
Kelima, syarahan melibatkan kos yang agak tinggi. Yuran syarahan
seseorang jurulatih bagi setiap jam atau hari boleh mencecah ratusan
malah ribuan ringgit.
2.

Pita video

Penggunaan pita video merupakan kaedah yang paling polular dalam

mengendalikan program latihan. Ini dibuktikan dalam Jadual 5.1. Pita
video dalam pelbagai topik latihan seperti layanan pelanggan, pengurusan
masa, pengendalian mesyuarat dan sebagainya boleh terus dibeli dari
pengeluar-pengeluar serta pengedar-pengedar. Ia juga boleh dipinjam
dari mana-mana perpustakaan. Penggunaannya juga mudah yang mana
memerlukan alat perakam video serta sebuah televisyen. Jurulatih hanya
perlu menayangkan pita tersebut kepada peserta serta membincangkan
kandungannya bersama peserta.
Pita video mempunyai banyak kelebihan. Pertama, ia mudah digunakan
serta mampu menarik minat peserta untuk mengikuti tajuk yang
dibincangkan. Kedua, ia menunjuk serta menerangkan dengan jelas
97

Pengurusan Latihan dalam Organisasi

tindakan serta tingkahlaku yang agak sukar dijelaskan melalui kaedah lain.
Ketiga, pita video boleh ditonton bersendirian pada bila-bila masa
mengikut kesediaan peserta. Keempat, harganya juga agak sederhana dan
boleh diguna berulang kali.
Manakala kelemahan pita video pula ialah kemungkinan ia boleh
menimbulkan rasa bosan di kalangan peserta. Kedua, disebabkan
kebanyakan pita video untuk latihan ini dibeli dari negara-negara Barat,
kandungannya mungkin sesuai dengan budaya kerja di negara kita.
Ketiga, sekiranya kita ingin menerbitkan pita video sendiri, kos
penerbitannya amat tinggi.
3.

Perbincangan

Perbincangan merupakan antara kaedah yang sering digunakan dalam

latihan. Jurulatih akan mengemukan soalan atau kes secara lisan dan
kemudiannya meminta peserta berbincang sesama mereka. Kaedah ini
juga boleh digunakan bersama-sama dengan beberapa kaedah lain seperti
kajian kes, selepas menonton tayangan video dan sebagainya.
Kelebihan kaedah perbincangan ialah; pertama, ia menggalakkan
komunikasi pelbagai hala. Kedua, peserta berpeluang memberi
pandangan serta meluahkan isi hati masing-masing. Ketiga, ia
merangsang penglibatan semua peserta yang mana peserta merasakan
dirinya turut dihargai sepanjang latihan.
Kelemahan-kelemahan perbincangan pula ialah; pertama, kemungkinan
perbincangan boleh bertukar menjadi perdebatan yang hangat andainya
jurulatih gagal mengawal keadaan. Oleh yang demikian apabila jurulatih
bercadang untuk menggunakan kaedah perbincangan, beliau harus
bersedia serta berupaya mengawal keadaan. Kedua, kemungkinan
seorang atau sekumpulan peserta yang mendominasi perbincangan
sehingga menghalang peserta lain untuk mengambil bahagian.
4.

Simulasi

Simulasi merupakan kaedah yang sesuai untuk melatih peserta tentang

bagaimana mengendalikan sesuatu peralatan yang akan digunakan di
98

Pengurusan Latihan dalam Organisasi

tempat kerjanya. Peralatan tersebut mungkin boleh menimbulkan bahaya

sekiranya tersalah guna semasa latihan. Oleh yang demikian,direka sejenis
alat yang menyamai dengan alat yang akan betul-betul digunakan di
tempat kerja. Peserta akan berlatih menggunakan alat tersebut. Sebagai
contoh, juruterbang menggunakan alat simulasi yang serupa dengan bilik
kokpit sebagai cara berlatih.
Beberapa kelebihan menggunakan alat simulasi ialah, pertamanya ia
adalah selamat digunakan untuk melatih. Kedua, tekniknya merangsang
interaksi antara peserta dengan alat yang bakal digunakan nanti. Ketiga,
pengetahuan yang diperolehi melalui simulasi boleh terus digunakan
dalam pekerjaan.
Manakala kelemahan simulasi pula ialah dari segi kos semata-mata.
Untuk membina alat simulasi memerlukan perbelanjaan yang tinggi.
Namun demikian, ia masih dikira menjimatkan sekiranya dibandingkan
dengan kos yang akan ditanggung akibat kemalangan sekiranya
menggunakan peralatan betul untuk latihan.
5. Kajian kes
Peserta diberikan kes-kes yang mana berdasarkan kepada kejadian
sebenar dalam mana-mana organisasi ataupun kejadian-kejadian yang
direka. Tema kes berkenaan hendaklah sesuai dengan tema, matlamat
serta objektif program latihan yang dijalankan. Peserta diminta untuk
membincangkan kes tersebut serta mencari jalan penyelesaian
berdasarkan kepada teori-teori serta konsep-konsep yang dipelajari
sepanjang latihan. Perbincangan sebaik-baiknya dilakukan secara
berkumpulan. Setelah selasai berbincang, setiap kumpulan akan
membentangkan cadangan dan rumusan masing-masing. Fasilitator
kemudiannya membuat rumusan serta penggulungan.
Beberapa kelebihan kajian kes ialah, pertama, ia memberi peluang kepada
peserta berikteraksi antara satu sama lain. Keduanya, peserta akan dapat
menggunakan pengetahuan serta kemahiran yang dipelajarinya dalam
aktiviti ini.
99

Pengurusan Latihan dalam Organisasi

Manakala kelemahan kajian kes ialah, pertama, fasilitator perlu berupaya

mengedalikan aktiviti ini. Kegagalan dalam mengendalikan aktiviti kajian
kes ini boleh menjejaskan percapaian matlamat latihan. Kedua, kes yang
dibawa itu mungkin tidak sesuai dengan keadaan persekitaran kerja
beberapa peserta.
6.

Permainan

Dalam melaksanakan kaedah permaian, jurulatih akan membawa objekobjek tertentu untuk dimainkan oleh peserta, samada secara
perseorangan atau secara berkumpulan. Permainan ini akan cuba
dikaitkan dengan situasi yang berlaku di tempat kerja.
Beberapa kelebihan kaedah permainan ialah, pertama, ia dapat
merangsang peserta untuk terlibat. Kedua, ia dapat menghindari rasa
bosan dan jemu di kalangan peserta.
Manakala kelemahannya pula ialah; pertama, berkemungkinan peserta
gagal mengaitkan maksud permainan dengan situasi kerja mereka. Kedua,
dibimbangi jenis permainan yang dimainkan itu tidak sesuai dengan
semua peringkat umur, pendidikan serta jantina peserta dalam sesuatu
program. Ketiga, apabila peserta terlalu asyik bermain, masa yang terlalu
lama akan diambil. Selain itu, jenis permaian yang dipilih juga ada kalanya
tidak sesuai dengan tema, matlamat serta objektif kursus.
7.

Kaedah-kaedah lain

Tidak semua pengetahuan, kemahiran serta sikap yang hendak diberikan

itu boleh disalurkan melalui program-program latihan semata-mata.
Terdapat beberapa kaedah lain yang boleh dipilih untuk menyalurkan
pengetahuan, kemahiran serta sikap tersebut kepada pekerja seperti
taklimat, nasihat dan juga buku panduan. Antara kaedah-kaedah yang
boleh dipilih terutamanya dalam menjalankan on-the-job training ialah
(i)
Tunjuk ajar secara bersemuka
(ii)
Pusingan kerja
(iii)
Penempatan
100

Pengurusan Latihan dalam Organisasi

Tunjuk ajar bersemuka: Kaedah ini merupakan antara yang popular

digunakan dalam memberi latihan serta pembangunan kepada pekerja.
Ini dimaksudkan dengan seseorang kakitangan itu memperolehi
pengetahuan serta kemahiran dalam aspek-aspek kerjanya melalui tunjuk
ajar yang diberikan samada oleh penyelia atau kakitangan lain (yang
bertindak sebagai jurulatih) yang mempunyai pengetahuan dan
kemahiran tentang sesuatu perkara. Ini dilakukan di lokasi dan situasi
tempat kerja. Pelatih akan melakukan pekerjaannya mengikut seperti
mana yang ditunjukkan oleh jurulatihnya. Kaedah ini lebih menumpukan
kepada penyaluran pengetahuan dan kemahiran. Ia agak kurang
menekankan kepada perubahan sikap.
Kaedah ini mempunyai beberapa kelebihan. Pertama, ia tidak melibatkan
kos yang banyak kerana dilakukan di lokasi kerja secara tidak formal.
Kedua, sebjek yang disampaikan itu berkaitan secara langsung dengan
pekerjaan yang dilakukan oleh pelatih. Ketiga, kedua-dua pihak (jurulatih
dan pelatih) boleh mendapatkan maklumbalas segera terhadap hasil
program ini.
Sebaliknya, kaedah ini turut mempunyai beberapa kelemahan. Pertama, ia
selalunya tidak dirancang serta disampaikan dengan sistematik. Kedua, ia
hanya sesuai untuk tugas-tugas yang bersifat rutin dan mudah. Ketiga,
berkemungkinan besar jurulatih tidak mempunyai pengetahuan serta
kemahiran yang mencukupi untuk melatih orang lain.
Pusingan Kerja dan Penempatan: pusingan kerja dan penempatan
merupakan satu bentuk program yang dirancang yang mana seseorang
kakitangan ini ditempatkan di pelbagai bahagian serta fungsi dalam
organisasi. Tujuannya ialah untuk membolehkan kakitangan berkenaan
mendapatkan gambaran yang lebih luas tentang organisasinya serta
mempelajari pelbagai pengetahuan serta kemahiran tentang pelbagai
aspek pekerjaan di dalam organisasi berkenaan. Pusingan kerja
kebiasaannya dilakukan di peringkat awal seseorang kakitangan itu
menganggotai sesebuah organisasi. Walaupun tidak memerlukan
kakitangan yang terlibat memasuki mana-mana bilik latihan secara
khusus, pusingan kerja dan penempatan masih boleh dianggap sebagai
sebahagian dari fungsi latihan dan pembangunan kakitangan.
101

Pengurusan Latihan dalam Organisasi

Beberapa kebaikan pusingan kerja ialah, pertama ia menjimatkan dari segi

kos. Kedua, pekerja memahami gambaran menyeluruh tentang organisasi
mereka dalam tempoh masa yang singkat. Ketiga, ia juga berfungsi
sebagai program oriantasi yang mana pekerja dapat berkenalan dengan
anggota organisasi yang lain. Dari segi kelemahan pula, pusingan kerja
berkemungkinan tidak memberi kesan yang baik sekiranya tidak
dirancang dengan teliti.
Sebagai kesimpulan, sesuatu program latihan itu akan menjadi lebih
berkesan bergantung kepada pemilihan kaedah-kaedah yang sesuai
berdasarkan kepada bahan yang hendak disampaikan, sasaran peserta,
masa dan tempat. Tidak semestinya sesuatu program latihan itu
dijalankan dengan menggunakan satu kaedah sahaja. Seorang jurulatih
yang berpengalaman akan mempelbagaikan kaedah latihan untuk
memberikan kesan yang maksimum serta menghidupkan suasana dan
perjalanan program latihan tersebut supaya tidak menimbulkan
kebosanan kepada peserta.
5.2.4

Menyediakan Bahan Latihan

Aktiviti berikutnya ialah menyediakan bahan-bahan latihan. Pada

peringkat ini, jurulatih serta pengurus latihan perlu menyediakan perkaraperkara berikut.
(i)
Merekabentuk program latihan
(ii)
Senarai bacaan
(iii)
Fail atau folder untuk mengisi bahan-bahan latihan
(iv)
Mencetak bahan untuk edaran (handout)
Untuk melihat contoh rekabentuk program latihan, sila rujuk Lampiran
A.

102

Pengurusan Latihan dalam Organisasi

SOALAN DALAM TEKS 5.1

1. Apakah perkara-perkara yang perlu dilakukan semasa

membuat persediaan untuk mengendalikan sesuatu
program latihan?
Semak jawapan anda di akhir bab ini.

5.3

PERSEDIAAN DIRI JURULATIH

Dalam sesuatu program latihan, jurulatih merupakan watak utama yang

menjadi kunci kejayaan program tersebut. Seorang jurulatih juga
merupakan seorang penyampai yang mana beliau berperanan untuk
mempersembahkan sebarang maklumat kepada peserta program.
Jurulatih yang baik akan berupaya menjayakan sasaran serta objektif
program yang ditetapkan terdahulu. Manakala seorang jurulatih yang
kurang baik, akan gagal mencapai objektif latihan walau sebaik mana
sekalipun program tersebut dirancang dan dibentuk.
Dalam mana-mana program latihan, baik secara on-the-job training atau offthe-job training, ketokohan trainer tidak boleh dipertikaikan. Jurulatih
memainkan peranan utama dalam semua peringkat perlaksaan sesuatu
program latihan. Jurulatih memainkan peranan utama dalam menganalisis
keperluan latihan sesebuah organisasi. Beliau perlu bijak mengutip data
dan maklumat serta menganalisisnya bagi memastikan bahawa organisasi
benar-benar memerlukan sesuatu program latihan.
Di peringkat perancangan dan persediaan pula, beliau perlu bijak
menetapkan sasaran dan objektif latihan supaya selaras dengan keperluan
organisasi. Beliau juga perlu mahir menyediakan kandungan latihan yang
bersesuaian dengan peserta, masa, tempat dan situasi. Beliau juga perlu
103

Pengurusan Latihan dalam Organisasi

berupaya melaksanakan latihan dengan sebaik mungkin bagi mencapai

ketiga-tiga objektif pengetahuan, kemahiran dan perubahan sikap. Ini
bermaksdu beliau mampu memilih kaedah-kaedah latihan yang sesuai
dengan keadaan serta mengendalikannya dengan baik. Di peringkat akhir,
beliau juga perlu membuat analisis dan menilai pencapai program yang
dijalankan. Perkara ini akan dibincangkan dalam bab 8 nanti.
Seseorang jurulatih itu perlu mempersiapkan dirinya terhadap empat
kategori berikut:
5.3.1

Pakar Komunikasi

Latihan bertujuan untuk memindahkan maklumat yang dimiliki oleh

seseorang jurulatih kepada peserta-peserta yang berada di hadapannya.
Oleh yang demikian beliau perlu mempunyai kemahiran serta kepakaran
berkomunikasi bagi membolehkan maklumat yang optimum disampaikan
dengan kepada pelatih.
Seseorang pelatih perlu bijak menukarkan idea yang terdapat di mindanya
ke dalam bentuk simbol-simbol tertentu sebelum dihantar kepada
pelatih. Ini dinamakan enkod. Idea yang tersimpan diminda seseorang
jurulatih sebenarnya bersifat abstrak. Kegagalan menukarkannya kepada
simbol-simbol tertentu, sama ada dalam bentuk perkataan, tulisan, air
muka atau gerak badan akan menyukarkan pelatih untuk memahami apa
yang gendak disampaikan oleh jurulatih.
Peserta-peserta dalam sesuatu program latihan pula mempunyai tahap
pendidikan serta daya intelektual yang berbeza-beza. Tidak semua peserta
mampu menerima sepenuhnya apa-apa yang disampaikan oleh jurulatih.
Jurulatih juga perlu bijak mengenalpasti tahap pendidikan peserta serta
menyesuaikan gaya penyampaian dengan kemampuan mereka.
Tanpa kemahiran berkomunikasi maklumat tidak akan sampai
sepenuhnya kepada peserta. Oleh yang demikian, objektif latihan tidak
akan tercapai. Arnold dan McClure (1993) menggariskan lima kemahiran
berkomunikasi yang perlu ada pada seseorang jurulatih yang baik.
Kemahiran-kemahiran tersebut ialah
104

Pengurusan Latihan dalam Organisasi

a.

Pendekatan menyokong

Pendekatan menyokong bermaksud jurulatih sentiasa bersedia untuk

membantu serta menyokong peserta dalam apa saja proses pembelajaran
yang bakal mereka lalui sepanjang program latihan berlangsung. Wujud
situasi saling percaya mempercayai antara kedua belah pihak peserta
dan jurulatih. Peserta akan lebih selesa apabila berhadapan dengan
jurulatih yang mereka yakini bersedia apa saja untuk membantu mereka.
b.

Mendengar secara aktif

Seseorang jurulatih juga perlu mahir dalam bercakap dan juga

mendengar. Seringkali kita menghadiri kursus atau latihan tentang
bagaimana bercakap dengan baik serta berupaya menarik perhatian atau
memujuk orang lain. Namun begitu kita jarang mendengar kursus atau
latihan yang dianjurkan oleh mana-mana pihak yang memberi kemahiran
untuk mendengar secara aktiv. Kebolehan mendengar amat perlu dalam
berkomunikasi. Jurulatih perlu menguasai teknik ini bagi
membolehkannya berkomunikasi dengan lebih baik.
c.

Memberi maklumbalas positif dan negatif

Sewakti mengendalikan sesuatu program latihan, jurulatih perlu memberi

maklumbalas tentang prestasi peserta-pesertanya. Memberi maklumbalas
baik yang positif dan juga negatif memerlukan kemahiran yang tinggi
bagi membolehkan komunikasi berjalan lancar. Maklumbalas positif
mungkin tidak sukar diberi kerana ramai orang akan suka mendengarnya.
Bagaimanapun memberi maklumbalas negatif memerlukan kemahiran
serta kebijaksanaan supaya pihak yang menerimanya tidak berkecil hati,
rasa dimalukan, dan hilang semangat untuk terus belajar.
d.

Keselarasan antara perkataan dengan gerak geri

Dalam berkomunikasi, pendengar tidak hanya mendengar perkataanperkataan yang diucapkan oleh jurulatih. Sebaliknya mereka juga
memerhatikan gerak-geri jurulatih di hadapan mereka. Oleh itu, jurulatih
105

Pengurusan Latihan dalam Organisasi

perlu menseimbangkan antara perkataan yang diucapkan serta nada

suaranya dengan gerak geri serta tingkahlakunya. Ini akan membolehkan
peserta mudah memahami subjek yang disampaikan.
e.

Bertanggungjawab ke atas perasaan sendiri

Perkataan yang diucapkan tentang perasaan kita ada ketikanya boleh

melemahkan serta menyakiti orang lain. Banyak masalah yang timbul
dalam hidup kita kerana kebanyakan orang meletakkan punca timbulnya
sesuatu perasaan ke atas orang lain, berbanding dengan mengiktiraf
bahawa perasaannya itu adalah hak milik dirinya sendiri, bukan berpunca
dari orang lain.

SOALAN DALAM TEKS 6.2

1. Apakah kemahiran-kemahiran komunikasi yang

perlu ada pada seorang jurulatih?

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

5.3.2

Pakar dalam Sesuatu Bidang

Seseorang jurulatih itu adalah pakar dalam sesuatu bidang seperti

pengurusan sumber manusia, pemasaran, teknologi maklumat, kewangan
dan sebagainya. Bukan semua bidang itu perlu dikuasai oleh seseorang
jurulatih. Oleh yang demikian, jurulatih tidak boleh sewenang-wenangnya
menerima sebarang tawaran untuk mengendalikan latihan dalam bidangbidang yang mana beliau kurang atau tidak mempunyai kemahiran atau
kepakaran.
106

Pengurusan Latihan dalam Organisasi

Jurulatih perlu membuat persediaan awal dengan menguasai sesutu

subjek yang hendak disampaikannya. Kepakaran boleh diperolehi melalui
pembacaan atau menghadiri seminar, bengkel atau program-program
latihan dalam bidang-bidang berkenaan yang dikendalikan oleh mereka
yang lebih berkepakaran. Sekiranya jurulatih kurang arif terhadap sesuatu
bidang, beliau boleh meminta jurulatih yang pakar dalam bidang
berkenaan lain menggantikannya. Beliau juga boleh menjemput jurulatih
lain untuk mengendalikannya bersama-sama.
Adalah sesuatu yang memalukan apabila seseorang jurulatih
mengendalikan sesuatu program latihan yang mana beliau tidak
mempunyai kepakaran dalam bidang tersebut. Perbuatan ini juga boleh
menyebabkan pelatih hilang kepercayaan kepada jurulatih tersebut.
Program latihan juga tidak akan mencapai matlamat yang ditetapkan.
5.3.3

Pakar Kaedah Latihan

Seseorang jurulatih yang cekap perlu menguasai kebanyakan walaupun

tidak semua dari kaedah serta teknik pengajaran. Beliau perlu
memahirkan dirinya untuk membolehkannya berperanan dengan baik
dalam sebarang keadaan dan ketika. Sebagai contoh, dalam perancangan
awal peserta latihan akan menonton pita video. Bagaimanapun secara
tiba-tiba alat perakam video atau TV tidak dapat berfungsi dengan baik
walaupun sebelum ini pemeriksaan rapi telah dibuat.
Oleh yang demikian, jurulatih perlu menggantikan sesi tayangan video
kepada kaedah lain yang mana kesan atau impaknya adalah serupa
dengan tayangan video. Ini memerlukan kepakaran, kemahiran dan
pengalaman yang tinggi.
Selain itu, pemilihan kaedah latihan yang sesuai juga merupakan antara
faktor penentu kepada kejayaan sesuatu program latihan. Jurulatih perlu
bijak memilih apakah kaedah yang paling sesuai untuk sesuatu program
latihan yang akan dikendalikannya. Kaedah perlu disesuaikan dengan
subjek yang hendak disampaikan, kumpulan sasaran, tahap pendidikan
peserta, susun atur ruang latihan serta masa latihan. Kaedah latihan juga
perlu dipelbagaikan serta dipelbagaikan mengikut situasi.
107

Pengurusan Latihan dalam Organisasi

Kaedah syarahan mungkin sesuai untuk memberi penjelasan atau

maklumat. Ia juga sesuai dilakukan sewaktu peserta masih segar terutama
di awal pagi. Manakala perbincangan atau permainan mungkin sesuai
dilakukan apabila tumpuan peserta agak kurang terutamanya pada waktu
mereka keletihan di sebelah petang. Aktiviti-aktiviti sepanjang latihah
juga perlu disesuaikan dengan keupayaan fizikal dan intelektual serta
minat peserta.
5.3.4

Pengurus Pasukan

Kemahiran berikutnya yang perlu dimiliki oleh sesorang jurulatih ialah

kemahiran menguruskan pasukan. Selain bertindak sebagai seorang pakar
dalam bidangnya, jurulatih juga merupakan seorang pengurus kepada
sekumpulan peserta latihan. Dalam sekumpulan peserta sesebuah
program latihan terdapat berbagai jenis peserta yang berbeza dari segi
jantina, usia, pengalaman, tahap pendidikan dan sebagainya. Setiap
mereka mempunyai pandangan, keperluan serta halangan yang berlainan.
Berbagai masalah mungkin timbul sepanjang tempoh latihan seperti
emosi, kebosanan, hilang tumpuan, kecederaan fizikal, konflik sesama
peserta dan sebagainya.
Jurulatih perlu menguruskan kumpulan peserta ini dengan baik bagi
meminimumkan masalah-masalah tersebut. Akhirnya beliau perlu
membentuk kumpulan peserta tersebut menjadi sebuah pasukan yang
benar-benar dinamik.
5.4

PERSEDIAAN TAMBAHAN

Selain dari persediaan-pesediaan seperti dinyatakan di atas, adalah juga

perlu bagi seseorang jurulatih atau fasilitator untuk membuat persediaan
tambahan. Persediaan ini walaupun kelihatan kecil serta dipandang
remah, namun sekiranya perkara-perkara tersebut tidak ada apabila
diperlukan sewaktu latihan berlangsung, maka ia akan mencacatkan
perjalanan latihan. Malah berkemungkinan besar matlamat pelmbelajaran
akan terjejas. Oleh yang demikian perkara ini perlu diberi perhatian yang
serius.
108

Pengurusan Latihan dalam Organisasi

5.4.1

Senarai Semak

Seseorang pengurus latihan yang baik akan menyediakan senarai semak

(check list) terhadap sebarang aktiviti latihan yang akan dijalankan. Amalan
menyediakan senarai semak memberi beberapa kelebihan seperti (1)
membantu perancangan awal, (2) mengelakkan sebarang perkara yang
tercicir, dan (3) melancarkan perjalanan latihan.
Senarai semak perlu disiapkan bermula apabila sesuatu program latihan
yang dicadangkan kepada pengurusan diluluskan. Contoh senarai semak
ialah seperti di lampiraan B.
5.4.2

Tool Kit Box

Seseorang jurulatih perlu mempunyai sebuah kotak atau beg yang mana
di dalamnya tersediakan bahan-bahan keperluan asas untuk
mengendalikan sesuatu program latihan dengan berkesan. Bahan-bahan
ini mungkin dianggap remah tetapi diperlukan sewaktu program latihan
berlangsung. Maka itu, ia perlu disediakan lebih awal. Dalam kotak atau
beg tersebut perlu disediakan bahan-bahan berikut:
(i)
Gunting.
(ii)
Kertas pendua pelbagai warna.
(iii)
Pensil.
(iv)
Pisau kecil.
(v)
Semua jenis pen (pen transperensi, pen papan putih, pen
flit chart).
(vi)
Alat penebuk lubang.
(vii) Pita rakaman video dan audio kosong.
(viii) Gam dan pita lekat.
(ix)
Pembaris.
(x)
Kelip kertas.
(xi)
Stepler.
(xii)
Getah dan cecair pemadam.
(xiii) Pemadam papan putih.
(xiv) Alat penunjuk (samada leser atau biasa).
109

Pengurusan Latihan dalam Organisasi

(xv)
(xvi)
(xvii)
(xviii)
5.5

Transperensi kosong (tulis tangan atau cetak).

Mentol ganti untuk OHP.
Pemutar skru kecil.
Wayar penyambung.

RUMUSAN

Untuk memastikan sesuatu program latihan itu berjalan dengan baik bagi
mencapai matlamat pembelajaran, maka amatlah perlu bagi seseorang
jurulatih dan juga pengurus latihan merancang dengan teliti. Beberapa
perkara perlu diberi perhatian dalam merancang latihan. Antaranya ialah
menetapkan objektif lataihan, menyediakan bahan latihan, menetapkan
kaedah latihan, dan menyediakan alatan fizikal latihan. Disamping itu
seseorang jurulatih perlu mempersiapkan dirinya bagi memastikan beliau
berjaya mengendalikan program latihan yang diamanahkan kepadanya
denag sebaik mungkin
SOALAN PENILAIAN KENDIRI

1.
2.

Bincangkan persediaan diri yang sepatutnya dilakukan oleh

seseorang jurulatih.
Bagaimanakah menetapkan objektif sesuatu program latihan?

Semak jawapan anda di akhir modul kursus ini.

110

Pengurusan Latihan dalam Organisasi

JAWAPAN SOALAN DALAM TEKS

SDT 5.1
a.
b.
c.
d.

Menetapkan matlamat latihan

Menetapkan objektif latihan
Menetapkan kaedah latihan
Menyediakan bahan-bahan latihan
SDT 5.2

a.
b.
c.
d.
e.

Pendekatan menyokong
Mendengar secara aktif
Memberi maklum balas positif dan juga negatif
Keselarasan antara perkataan dengan tingkahlaku
Bertanggungjawab terhadap perasaan sendiri

111