Sistem Maklumat Sumber Manusia (SISDM)

HRIS merupakan salah satu sistem maklumat terpenting yang ada di

dalam
sebuah
syarikat. Human
Resources
Information
System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang menganjurkan
tatakelola dan tatalaksana pengurusan Sumber Manusia di syarikat
guna menyokong proses pengambilan keputusan atau biasa disebut
dengan Decision Support System, yang menyediakan pelbagai maklumat
yang diperlukan.
HRIS adalah sebuah bentuk interseksi / pertemuan antara bidang ilmu
pengurusan sumber manusia (MSDM) dan teknologi maklumat. Sistem ini
menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya
mengaplikasikan bidang teknologi maklumat ke dalam aktiviti-aktiviti
MSDM seperti dalam hal perancangan, dan menyusun sistem pemprosesan
data dalam satu siri langkah-langkah yang terstandarisasi dan
terangkum dalam aplikasi perancangan sumber syarikat / enterprise
resource planning (ERP ).

Fungsi dari HRIS itu antara lain adalah sebagai berikut:

Pengambilan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring)
SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam syarikat. SDM
sentiasa mengikuti perkembangan terkini dalam peraturan
pemerintah yang mempengaruhi amalan kepegawaian dan menasihati
pengurusan untuk menentukan dasar yang sesuai.
Pendidikan dan Latihan
Selama tempoh kepegawaian seseorang, SDM boleh mengatur
pelbagai program pendidikan dan latihan yang diperlukan untuk
meningkatkan pengetahuan dan kemahiran kerja pegawai.
Pengurusan Data
Proses pengurusan data sehingga dapat digunakan sebagai sumber
(maklumat / analisis) yang boleh dipercayai untuk individu /
umum.
Penamatan dan ADMISTRASI Faedah
Selama seseorang diperkerjakan oleh syarikat mereka menerima
pakej faedah.Selepas penamatan, SDM mengurus program pensiun
syarikat bagi bekas pegawai yang berhak.
Perancangan Kerjaya (Career Planning)
Bertanggung jawab atas pengurusan, perancangan dan jenjang
kerjaya bagi seluruh ahli organisasi. Fungsi ini menjawab
setiap pegawai mempunyai laluan kerjaya menurut tugas,
tanggung jawab, dan kompetensi yang ia miliki. Merujuk kepada
keadaan jangka panjang, kerjaya setiap pegawai akan ditentukan
oleh kumpulan kerja di mana masing-masing pegawai bekerja
(vertical path), namun dengan mempertimbangkan besarnya
organisasi masing-masing, penyeberangan kerjaya dari setiap
kumpulan tidak dapat dihindarkan (cross functhin career path)

atau bahkan berpindah dari satu kumpulan ke kumpulan lain

(mendatar carreer path).
Hubungan Pekerja (Employee Relations)
Berfungsi sebagai dalaman PR bagi setiap keperluan pegawai
terhadap maklumat, dasar dan peraturan syarikat. Fungsi ini
juga penting untuk menggali input-input daripada pegawai
mengenai pelbagai aspek dalam organisasi.
Separation Management
Berfungsi untuk menguruskan kesemua tindakan pemutusan
hubungan kerja dalam organisasi banyak yang disebabkan karena
normal separation (bersara, habisnya masa kontrak, atau
meninggal dunia), forced separation (indisipliner, dll), atau
early retirement (bersara sebelum masanya).
Personnel Administration and HRIS
Sederhana dikenali dengan Personalia atau Kepegawaian adalah
fungsi yang menyokong terlaksananya fungsi HR yang
lain. Secara umum fungsi ini bertanggungjawab terhadap
Employee Database, Payroll dan pembayaran benefit lain,
pinjaman pekerja, ketidakhadiran, pencatatan cuti tahunan.
Macam-macam Aplikasi yang digunakan untuk Human Resources
Information System adalah:
Employee Database Management
Database Management System (DBMS) adalah satu set program
komputer yang mengawal pembuatan, penyelenggaraan, dan
penggunaan pangkalan data. Hal ini membolehkan organisasi
untuk meletakkan kawalan terhadap pembangunan pangkalan data
di tangan pentadbir pangkalan data (DBAs) dan pakar
lain. Sebuah DBMS adalah perisian sistem pakej yang membantu
penggunaan koleksi bersepadu dari catatan data dan fail yang
dikenali sebagai pangkalan data. Hal ini membolehkan program
aplikasi user yang berbeza untuk dengan mudah mengakses
pangkalan data yang sama. DBMSs boleh menggunakan salah satu
dari berbagai model pangkalan data, seperti model rangkaian
atau model hubungan. Dalam sistem yang besar, sebuah DBMS
membolehkan pengguna dan perisian lain untuk menyimpan dan
mengambil data dengan cara berstruktur.
Recruitment Pangkalan Data Integrated System
Pengambilan (recruitment) boleh diertikan sebagai suatu proses
untuk mendapatkan calon pekerja yang mempunyai kemampuan yang
sesuai dengan kelayakan dan keperluan suatu organisasi /
perusahaan.Prosesnya bermula dari penetapan kelayakan calon
pekerja yang diperlukan, mencari resource, mengumpul surat
lamaran dan dokumen-dokumen yang diperlukan dan diakhiri
dengan mengumpulkan orang-orang yang berminat dengan pekerjaan
yang lowong. Recruitment Pangkalan Data Integrated System
dibangunkan dengan pandangan menu merangkumi semua proses
pengambilan dan pemilihan yang dilakukan oleh
syarikat. Walaupun aliran proses di masing-masing syarikat
boleh berbeza, namun aplikasi software ini dibina secara

"fleksible" mengikuti proses perniagaan yang ada dalam

syarikat.

Talent Management Integrated System

Talent management meliputi pembangunan individu dan organisasi
di dalam menjawab perubahan dan kerumitan persekitaran
operasi. Aktiviti dalam talen management termasuk mencipta dan
mengekalkan budaya organisasi yang menyokong (support) dan
berorientasi pada orang (people oriented).
Compensation & Benefit Management System
Ciri-ciri maklumat yang dipersiapakan dalam Sistem Maklumat
Sumber daya Manusia adalah:
Timely (tepat masa)
Accurate (tepat)
Concise (ringkas)
Relevant (relevan)
Complete (lengkap)
Output HRIS terdiri atas 6 subsistem iaitu:
1. Subsistem Perancangan Kerja
Merupakan maklumat yang diperlukan oleh pengurus atas untuk
merancang keperluan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka
panjang. Maklumat ini meliputi maklumat untuk analisis perputaran
tenaga kerja (turn over), anggaran kos tenaga kerja dan perancangan
tenaga kerja itu sendiri.
2. Subsistem Pengambilan
Merupakan maklumat-maklumat yang diperlukan untuk pengadaan tenaga
kerja secara luaran mahupun dalaman. Maklumat-maklumat ini
diantaranya adalah maklumat pasaran tenaga kerja, penjadualan
wawamcara, pengambilan dan analisis rekruitmen.
3. Subsistem Pengurusan Angkatan Kerja
Merupakan maklumat maklumat yang diperlukan untuk menguruskan
sumber daya manusia di dalam organisasi. Maklumat maklumat ini
meliputi maklumat latihan, penilaian atau penilaian kerja, penilaian
kemahiran, kerjaya, pengagihan semula jabatan, berturut-turut, dan
disiplin.
4. Subsistem Faedah
Merupakan maklumat tentang gaji dan kompensasinya yang meliputi
kehadiran dan jam kerja, pengiraan gaji dan bonus, analisis pampasan
dan perancangan pampasan.
5. Subsistem Benefit
Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan.Benefit berbeza dengan

pampasan.Pampasan lebih kepada insentif yang dihubungkan dengan

prestasi pekerjanya, sedang benefit lebih kepada manfaat tambahan
yang diterima pekerja sepeti dana persaraan.
6. Subsistem Pelapor Alam Sekitar
Maklumat-maklumat ini berkaitan dengan aduan-aduan, kemalangan selam
kerja, kesihatan pekerja dan persekitaran kerjanya.

HRIS Proses & Implementasinya

Beberapa kriteria yang harus dimiliki oleh HRIS yang akan dipilih:
1. "Web Service Applications" yang hanya mempergunakan Browser
(Internet Explorer, Mozzila, dsb) untuk mengaksesnya. Erti
kata lain sudah lebih mudah melaksanakan HRIS walaupun lokasi
yang tersebar.
2. Integrated HRIS dengan Modular approach, sehingga mempunyai
HRIS yang solid namun boleh di implemantasikan secara
beransur-ansur module demi module.
3. Training dan alih teknologi dari Vendor HRIS kepada HRD dan IT
team. Hal ini diperlukan untuk meningkatkan kesediaan dalam
mempergunakan HRIS tersebut dan juga mengurangkan pergantungan
team HRD atau IT kepada HRIS vendor-nya.
4. Penjual HRIS mempunyai program Software Applications /
Technical Support yang baik demi memelihara rasa HRIS di
syarikat pasca-implementasi.
5. Flexibilitasdari HRIS applications-nya, dalam menyesuaikan
keperluan perniagaan yang ada.
6. Scalability dari HRIS applications-nya, sesuai dengan
keperluan syarikat sampai 3-5 tahun ke depan.

Jika kita ingin melaksanakan HRIS di syarikat, yang paling penting

ditentukan adalah menentukan perniagaan proses apa yang akan
dilaksanakan terlebih dahulu.Biasanya di dalam HRIS terdapat
beberapa module yang boleh dilaksanakan secara beransur-ansur. Hal
ini bergantung keutamaan kita dalam keperluan perniagaan yang ada.

Biasanya tahapan pelaksanaan HRIS boleh dilakukan seperti di bawah

ini, walaupun hanya sebagai contoh:
Tahap 1 - Core HR: Employee Data, Organisation Management (Job &
Position), Payroll & Benefits, Absence Management
Tahap 2 - Talent Management: Recruitment, Performance Management,
Career / Succession Plan, Learning Management
Tahap 3 - HRIS Extended: Employee / Manager Self Service, HR
Intelligence, Manpower Planning
Ada beberapa perkara yang perlu dilakukan menjelang proses
implementasi:
1. Takrifkan perniagaan proses HR yang ada di syarikat dan
dokumentasikan.
2. Rapihkan data HR yang ada dan lakukan "Data Clean Up" sehingga
mempunyai konsistensi format yang ada.
3. Bentuk team yang boleh mewakili perniagaan proses HR yang
berkaitan dengan module yang dilaksanakan.
4. Tentukan HRIS Project Objectives / Goals and Implementation
Plan yang disesuaikan dengan kemampuan resources di
syarikat. Dan tidak lupa tentukan dalam Tahapan yang
berdasarkan keutamaan.
5. Pastikan bahawa HRIS project ini disokong dan oleh semua
pihak, baik pihak pengurusan dan seluruh karyawan, kerana HRIS
akan memberi kesan kepada semua orang yang bekerja di
syarikat. Proses komunikasi dan "Change Management" harap
sangat diperhatikan.
6. Pilih HRIS yang sesuai dengan keperluan dan kemampuan
syarikat.