Tujuan Penilaian Prestasi Pekerja Dalam Organisasi

Pengurusan Sumber Manusia, Umum / By Farah Liyana Salman

Penilaian prestasi merupakan cara untuk majikan menilai prestasi kerja pekerja dalam organisasi.
Penilaian prestasi merujuk kepada proses penyampaian maklum balas kepada pekerja secara
berterusan tentang bagaimana mereka menjalankan tugas untuk organisasi. Pekerja yang dinilai
hendaklah diberitahu secara lisan atau bertulis berkenaan dengan prestasinya sepanjang tempoh
penilaian itu. Program penilaian prestasi yang berkesan dapat membantu mencapai objektif organisasi
dengan melibatkan semua pekerja dalam program pembangunan yang berterusan. Dengan adanya
penilaian prestasi, ia akan mengelakkan kesalahan dalam membuat keputusan mengenai kenaikan
gaji, pengesahan jawatan, kenaikan pangkat dan sebagainya. Oleh yang demikian program dan proses
penilaian prestasi bukanlah sesuatu program yang boleh diambil mudah. Ia memerlukan kerjasama
dari semua peringkat dalam sesebuah organisasi. Antara tujuan mengapa perlunya penilaian prestasi
pekerja dalam organisasi adalah untuk:

Perancangan Sumber Manusia

Tujuan penilaian prestasi pekerja yang pertama adalah untuk perancangan sumber manusia. Dengan
adanya sistem penilaian prestasi yang sistematik dan teratur dalam sesebuah organisasi, pihak
pengurusan dapat mengenalpasti jenis latihan yang diperlukan oleh pekerja. Selain itu, juga akan
membantu menentukan kemahiran yang diperlukan untuk sesuatu bidang kerja disamping dapat
mengenalpasti kekuatan dan kelemahan pekerja-pekerja dalam organisasi. Perkara ini dapat
membantu bahagian sumber manusia untuk merancang perjalanan organisasi dan pekerja dengan baik.
Mereka boleh mengatur latihan yang bersesuaian, faedah yang bermanfaat dan boleh jugak
menambahbaik sistem penilaian prestasi dari semasa ke semasa.

Ganjaran yang Sesuai

Tujuan penilaian prestasi pekerja yang seterusnya adalah membantu pembuat keputusan dalam
menentukan kenaikan gaji, bonus dan bentuk pampasan yang lain. Penilaian prestasi berguna sebagai
asas kepada pihak pengurusan membuat keputusan bagi memberikan ganjaran yang bersesuaian
kapada pekerja. Cuba anda bayangkan jika sesebuah organisasi tiada sistem penilaian prestasi atau
sistem penilaian prestasi yang tidak berkesan, kesilapan dari segi pemberian ganjaran pasti akan
berlaku, pihak pengurusan akan memberikan ganjaran kepada orang yang salah. Bukan itu sahaja,
sistem penilaian prestasi yang baik juga boleh meningkatkan motivasi pekerja untuk terus berusaha
menambahbaik prestasi kerja mereka dan bersiang secara sihat untuk mendapatakan ganjaran yang
ditawarkan oleh organisasi. Jadi penting untuk anda sebagai organisasi melakukan penilaian prestasi
untuk semua pekerja supaya ganjaran dapat diberikan kepada pekerja yang layak tanpa ada
diskriminasi.

Keperluan Latihan dan Pembangunan

Tujuan penilaian prestasi pekerja yang terakhir adalah untuk keperluan latihan dan pembangunan.
Selepas penilaian prestasi dibuat, pihak pengurusan atau bahagian sumber manusia akan
mengenalpasti gap antara KPI yang telah ditetapkan dan juga prestasi pekerja tersebut. Tugas
bahagian sumber manusia adalah untuk membantu pekerja-pekerja yang tidak mencapai KPI dengan
memberikan latihan yang bersesuaian mengikut kelemahan mereka. Pemilihan latihan yang tepat
sangat membantu dalam penambaikan prestasi kerja jadi jika tiada penilaian prestasi bagaimana anda
dapat mengenalpasti kelemahan pekerja. Perkara ini akan merugikan organisasi kerana menyimpan
pekerja yang tidak membantu dalam mencapai objektif organisasi. Begitu juga dengan pencapaian
pekerja yang baik dapat mencerminkan potensi untuk dikembangkan.

Tujuan Orentasi Kepada Pekerja Baru Dalam

Organisasi
Pengurusan Sumber Manusia / By Farah Liyana Salman
Orentasi adalah program yang membantu pekerja untuk mengenali dan menyesuaikan diri dengan
lebih cepat di syarikat baru. Ia memainkan peranan penting dalam membantu pekerja baru
memahami tentang latar belakang syarikat, dasar dan prosedur, faedah dan gaji, serta peranan dan
tanggungjawab pekerja. Selain itu, semua pekerja perlu menerima buku panduan pekerja dan
semua proses dan dasar syarikat yang didokumentasikan semasa orentasi dijalankan. Antara
tujuan orentasi dijalankan adalah untuk:
Membantu Mengurangkan Perasaan Cemas Pekerja Baru

Tujuan utama adalah untuk membantu mengurangkan perasaan cemas dalam diri pekerja baru. Ia
adalah satu perkara biasa apabila seseorang dimasukkan ke dalam suasana atau situasi yang baru
pasti mereka akan berasa cemas. Jadi sebagai majikan, anda perlu membantu mereka supaya
mereka lebih selesa dan mudah untuk menyesuaikan diri dengan suasana syarikat baru. Orientasi
yang baik dan teliti membantu mengurangkan kebimbangan mereka. Jika mereka didedahkan
dengan peraturan-peraturan syarikat, diperkenalkan dengan pekerja-pekerja dalam syarikat dan
mereka tahu tanggungjawab atau tugas yang perlu dilakukan, pastinya mereka akan lebih tenang
dan dapat melalukan kerja dengan baik dan mereka lebih cepat menyesuaikan diri dengan suasana
yang baru.

Mengelakkan Berlaku Pembaziran Kos dan Masa

Tujuan orentasi yang seterusnya, mengelakkan berlaku pembaziran kos dan masa. Apabila
orentasi tidak dijalankan kepada pekerja baru dalam syarikat, mereka susah atau lambat untuk
menyesuaikan diri dalam syarikat. Pekerja itu juga merasa sukar untuk berinteraksi dengan pihak
pengurusan, rakan sekerja atau kepada siapa mereka ingin melaporkan tugas harian mereka.
Perkara ini secara tidak langsung akan mengurangkan motivasi pekerja tersebut dalam melakukan
tugas mereka dan mereka tidak rasa seronok untuk bekerja jadi akan ada kemungkinan untuk
mereka berhenti kerja. Hal ini akan menyebabkan syarikat mengalami kerugian yang besar kerana
proses pengambilan pekerja adalah proses yang sangat memakan masa dan akan berlaku
pembaziran kos dari segi pengiklanan dan sebagainya. Pergantian pekerja yang kerap dapat
dielakkan dengan membuat program orientasi yang baik dan teliti yang dapat membantu pekerja
baru untuk lebih mengenali syarikat dan peka terhadap tugas-tugas mereka.
TUJUAN PENILAIAN PRESTASI

Penilaian prestasi memberikan sumbangan yang besar kepada hak dan cara sesuatu organisasi untuk merancang masa
depannya yang berkaitan dengan penilaian prestasi adalah bertu/uan sepertimana berikut. Perancangan sumber manusia
dengan adanya sistem penilaian prestasi yang bersistematik pihak pengurusan dapat mengenalpasti jenis
latihan yang diperlukan oleh pekerja Ia juga akan membantu menentukan keupayaan dan kemahiran yang diperlukan
untuk sesuatu kerja di samping dapat mengenalpasti kekuatan dan kelemahan ahli dalam organisasi "b" Pengambilan dan
pemilihan. Peranan penilaian prestasi seterusnya ialah ia membolehkan ramalan-ramalan dibuat mengenai prestasi calon-
calon yang memohon untuk bekerja dalamsesebuah organisasi " Penilaian prestasi yang dibuat ke atas pekerja yang sedia
ada membolehkan pengurus membuat ramalan tentang kebolehan calon yang datang dari latar belakang
pendidikan yang sama 1 berbeza atau dari pusat penga/ian tinggi yang sama 1 berbe2a dengan pekerja yang
telah sediaada "c" Pembangunan Sumber Penilaian prestasi juga seharusnya dapat menunjukkan kepada pengurus
keperluan!keperluan tertentu terhadap latihan pelajaran dan perkembangan diri seseorang pekerja "

Selaras dengan ini pihak pengurus dapat merancangkan program!programuntuk meningkatkan prestasi dan
mengurangkan kelemahan pekerja dan jabatan. Perkembangan kerjaya yang diperolehi daripada penilaian prestasi boleh
menolong para pengurusmengenalpasti dan membuat anggaran terhadap kekuatan dan kelemahan pekerja mereka
berasaskan data!data ini mereka boleh membimbing dan menolong pekerja memperkembangkan dan melaksanakan
rancangan mereka "e" Program yang berkaitan 5an/aranPenilaian prestasi adalah berguna sebagai asas kapada pengurus
membuat keputusan bagi memberikan gan/aran kapada kakitangan .
PENILAIAN PRESTASI PEKERJA

Definisi Penilaian Prestasi

Terdapat beberapa istilah yang digunakan selain daripada istilah penilaian prestasi. Walau
bagaimanapun istilahnya , ia mempunyai asas dan tujuan serta pengertian yang sama . Antara istilah-
istilah lain yang di gunakan ialah merit rating, staff appraisal, performance evaluation, efficiency
report, employee appraisal dan performance review.

Mengikut James A . F . Stoner (1987) penilaian prestasi merujuk kapada proses penyampaian
maklumbalas kepada pekerja secara berterusan tentang bagaimana mereka menjalankan tugas untuk
organisasi. Pekerja yang dinilai hendaklah diberitahu secara lisan atau bertulis berkenaan dengan
prestasinya sepanjang jangkamasa kajian itu. Mc Gregor (1960) pula berpendapat bahawa penilaian
prestasi selalunya dipandang sebagai suatu bentuk teknik pentadbiran personel, di mana ia digunakan
untuk tujuan pentadbiran, ia menjadi sebahagian dari strategi pengurusan yang umumnya bertujuan
untuk mengarahkan pekerja supaya menunjukkan usaha ke arah mencapai matlamat organisasi.

Penilaian prestasi bermaksud penyemakan sistem secara formal dan penilaian berkala ke atas prestasi
kerja individu atau kumpulan (Mondy, R. W. , Noe , R.M & Premeaux, S.R , 2002) . Manakala Dale
(1970) pula menyatakan penilaian yang sistematik dilakukan ke atas seseorang individu berkaitan
prestasi pekerjaan dan potensinya. Definisi ini adalah sesuai dengan pendekatan penilaian prestasi
dalam industri moden masa kini kerana keputusan pencapaian digunakan untuk tujuan pembangunan.

Sesuatu program penilaian prestasi yang berkesan dapat mencapai matlamat organisasi dengan
melibatkan setiap pekerja ke dalam suatu program pembangunan yang berterusan. Program ini
kemudiannya dicipta dan diterima bersama oleh pihak pekerja dan penyelia. Dengan mengadakan
program yang berterusan dan berkesan ia akan mempertingkatkan keupayaan seseorang penyelia
menilai orang bawahannya dengan tepat. Dengan yang demikian keputusan mengenai kenaikan gaji,
pengesahan jawatan, pangkat dan pengagihan tugas dan sebagainya akan menjadi lebih mudah dan
tidak memeranjatkan serta mengecewakan pekerja. Ini kerana pekerja mengetahui kedudukan dan apa
yang diharap dan dijangkakan oleh mereka daripada pekerjaannya.

Oleh yang demikian program dan proses penilaian prestasi bukanlah sesuatu program yang boleh
diambil mudah . Ia memerlukan kerjasama dari semua peringkat dalam sesebuah organisasi. Ia perlu
diterima, difahami dan dikendalikan dengan penuh dedikasi, kejujuran dan keikhlasan oleh semua
yang terlibat seperti penyelia, jabatan personel dan pekerja yang mana mereka perlu mempunyai
keyakinan penuh dalam keberkesanan dan kebaikan sistem tersebut .

Tujuan Penilaian Prestasi

Penilaian prestasi memberikan sumbangan yang besar kepada hak dan cara sesuatu organisasi untuk
merancang masa depannya yang berkaitan dengan faktor-faktor kemanusiaan. Menurut Mondy dan
Noe (Mondy, 1990) penilaian prestasi adalah bertujuan sepertimana berikut :

a. Perancangan Sumber Manusia

Dengan adanya sistem penilaian prestasi yang bersistematik , pihak pengurusan dapat mengenalpasti
jenis latihan yang diperlukan oleh pekerja. Ia juga akan membantu menentukan keupayaan dan
kemahiran yang diperlukan untuk sesuatu kerja di samping dapat mengenalpasti kekuatan dan
kelemahan ahli-ahli dalam organisasi.

b. Pengambilan dan Pemilihan

Peranan penilaian prestasi seterusnya ialah ia membolehkan ramalan-ramalan dibuat mengenai

prestasi calon-calon yang memohon untuk bekerja dalam sesebuah organisasi. Penilaian prestasi yang
dibuat ke atas pekerja yang sedia ada membolehkan pengurus membuat ramalan tentang kebolehan
calon-calon yang datang dari latarbelakang pendidikan yang sama / berbeza atau dari pusat-pusat
pengajian tinggi yang sama / berbeza dengan pekerja-pekerja yang telah sedia ada.

c. Pembangunan Sumber Manusia

Penilaian prestasi juga seharusnya dapat menunjukkan kapada pengurus keperluan-keperluan tertentu
terhadap latihan, pembelajaran dan perkembangan diri seseorang pekerja. Selaras dengan ini pihak
pengurus dapat merancangkan program-program untuk meningkatkan prestasi dan mengurangkan
kelemahan pekerja dan jabatan.

d. Perkembangan Kerjaya
Data yang diperolehi daripada penilaian prestasi boleh menolong para pengurus mengenalpasti dan
membuat anggaran terhadap kekuatan dan kelemahan pekerja mereka . Berasaskan data-data ini
mereka boleh membimbing dan menolong pekerja memperkembangkan dan melaksanakan
rancangan-rancangan kemajuan kerjaya mereka .

e. Program Yang Berkaitan Ganjaran

Penilaian prestasi adalah berguna sebagai asas kapada pengurus membuat keputusan bagi memberikan
ganjaran kapada kakitangan. Sisitem penilaian prestasi yang baik boleh mendorong kakitangan untuk
terus berusaha sebaik mungkin atas kepercayaan bahawa semakin baik mereka bekerja, maka semakin
tinggi jumlah ganjaran yang akan diperolehi. Sistem penilaian yang baik juga boleh mendorong
kakitangan yang lemah untuk mengubah sikap dan bergerak setanding serta boleh ditukar dengan
rakan mereka yang berprestasi tinggi. Untuk menggalakkan prestasi yang baik maka ganjaran yang
berasaskan prestasi adalah perlu diaplikasikan.

f. Perhubungan Dalaman Pekerja

Di dalam perkara ini , data-data yang diperolehi daripada penilaian prestasi adalah berguna bagi
proses-proses menentukan pekerja-pekerja yang manakah boleh dinaikkan pangkat, turun pangkat,
ditamatkan perkhidmatan atau di tukarkan. Jika data-data ini menunjukkan kepada pengurus,
kebolehan seseorang pekerja itu melakukan kerja-kerja lain dalam tahap yang sama, maka pekerja
tersebut boleh ditukar jika perlu. Ataupun jika data tersebut menunjukkan prestasi yang memuaskan
maka ianya berguna untuk proses kenaikan pangkat. Jika didapati seseorang itu berprestasi rendah
maka kemungkinnan ia akan terlibat di dalam proses “Lay out” dan sebagainya.

g. Menilai Potensi Pekerja

Kebanyakan organisasi menilai kebolehan pekerjanya berdasarkan kejayaan di masa-masa lalu .

Bagaimanapun langkah ini kurang bijak kerana kemungkinan seseorang yang menunjukkan potensi
yang baik dalam sesuatu kerja, tidak semestinya berjaya atau menunjukkan pestasi yang cemerlang di
dalam kerja-kerja yang lain. Oleh itu sistem penilaian prestasi yang boleh memberi fokus kepada
prestasi pekerja di masa hadapan, dapat mengenalpasti pekerja-pekerja yang berpotensi dan
mempunyai harapan untuk meningkat serta mengekalkan prestasi kerjanya di dalam kerja yang baru
(H . Patten , 1982).
Rujukan : http://eprints.utm.my/6415/1/NoryantiHussinMFSKSM2007TTT.pdf

Penilaian prestasi secara online

Menurut Profesor Sir Wayne Cascio, penilaian prestasi penilaian yang sistematik menilai kekuatan
kerja seorang pekerja yang relevan dan kelemahan. Dalam penilaian prestasi, merit pekerja seperti
inisiatif, sistematik, kesetiaan, personaliti dibandingkan dengan orang lain. Kemudian setiap pekerja
ini diberi tahap atau kedudukan penilaian seperti Rank Pertama, Peringkat Kedua, dan sebagainya.
Jadi, jika pekerja mempunyai kadar kehadiran yang terbaik, maka dia diberi Rank Pertama hadir dan
sebagainya.

Hari ini, penilaian prestasi banyak dilakukan secara talian (online) merujuk

kepada penggunaan teknologi untuk memantau prestasi pekerja. Banyak organisasi di seluruh
dunia menggabungkan penggunaan pelbagai teknologi maju untuk semua fungsi-fungsi pengurusan
sumber manusia di semua peringkat termasuklah penilaian
prestasi. Sistem elektronik dan berkomputer digunakan untuk memantau dan menilai prestasi pekerja.

Konsep pengurusan prestasi secara elektronik telah trend terkini dalam pengawasan prestasi di

kebanyakkan negara maju di mana hampir setiap kerja mempunyai potensi yang dipantau secara
dalam talian. Organisasi yang mempunyai teknologi dan perisian terkini berkemampuan untuk
menyokong penilaian yang komprehensif, kualitatif, dan subjektif prestasi individu.

Antara tujuan utama untuk mengamalkan pemantauan prestasi online adalah dapat meningkatkan

meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja, menjalankan penilaian secara subjektif, mengawal
kos dalaman dan membantu dalam keselamatan maklumat organisasi. Namun begitu, sistem penilaian
prestasi dilihat mencapai keberkesanan apabila pekerja diajar dengan jelas tentang sistem, penglibatan
pekerja dalam perlaksanaan, mengambilkira cadangan dan pembaharuan dalam mereka bentuk sistem,
tidak bergantung sepenuhnya kepada sistem dan yang paling penting sokongan dari komunikasi antara
pengurus dan pekerja.

Kaedah Penilaian Prestasi

Lumrahnya, semua pekerja dalam organisasi dinilai prestasi mereka setiap tahun bagi melihat sejauh
mana kemajuan yang telah mereka capai. Perbandingan dan penilaian prestasi pekerja perlu dilakukan
iaitu dengan cara membandingkan prestasi pekerja individu dengan piawai atau objektif yang telah
ditentukan oleh syarikat. Pekerja boleh memperolehi faedah dari penilaian prestasi yang dilakukan
oleh syarikat di mana jika prestasi yang ditunjukkan adalah baik, pasti syarikat akan menyediakan
imbuhan atau ganjaran yang sewajarnya dengan prestasi yang telah ditunjukkan itu. Jika prestasi yang
ditunjukkan oleh pekerja adalah kurang baik maka tindakan pihak pengurusan adalah dengan
melakukan pembetulan terhadap kelemahan pekerja itu sendiri dengan cara yang sewajarnya.
Terdapat dua kaedah penilaian prestasi iaitu kaedah traditional dan modern, ia bergantung bagaimana
pengurus sumber manusia menggunakan jenis penilaian kepada pekerja dalam organisasi :

Rujukan : http://blog.tribehr.com/bid/84387/Performance-Appraisals-Online-or-
Traditional dan www.appraisal-smart.com/online-performance-appraisals.htm

Proses Penilaian Prestasi

Proses penilaian prestasi bermula dengan mengenalpasti tujuan utama penilaian itu diadakan. Tujuan
ini untuk pembangunan sumber manusia atau mungkin fokus terhadap aspek pentadbiran. Apabila
mengenalpasti tujuan ini maka satu penilaian yang spesifik bolehlah dibentuk dan tahap (standard )
pencapaian akan ditentukan. Selepas mengenalpasti tujuan penilaian ini, maka para pekerja hendaklah
diberitahu tahap pencapaian yang harus dicapai oleh mereka. Perkara ini boleh dibuat melalui kajian-
kajian terhadap analisa kerja dan spesifikasi tugas.

Apabila pekerja mengetahui tahap mana yang harus dicapai, maka pengurus atau penyelia akan
membuat pemerhatian ke atas pencapaian kerja. Kemudian akan menilai dengan membandingkan
dengan tahap kerja yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Selepas penilaian dihantar, hasilnya akan
diberitahu kapada para pekerja samada mereka telah mencapai tahap yang dikehendaki. Di samping
itu juga penyelia hendaklah menekankan semula keperluan-keperluan kerja kepada pekerja dengan
harapan pekerja akan dapat memperbaiki sebarang kelemahan yang berlaku. ( Mondy , 1990).

Satu contoh yang menjelaskan proses penilaian prestasi dalam perkhidmatan awam melalui
perlaksanaan Sistem Saraan Malaysia (SSM) yang berasaskan kepada sistem peningkatan kompetensi.
Sistem ini dilaksanakan di kebanyakkan jabatan-jabatan kerajaan sama ada pada peringkat
persekutuan atau negeri dan juga diguna pakai oleh sebahagian besar badan-badan berkanun dan
majlis perbandaran tempatan. Penilaian prestasi di dalam SSM adalah berasaskan yang terdapat di
dalam Sistem Saraan Baru (SSB) iaitu satu proses yang berterusan dan melibatkan satu kitaran proses
yang dapat dilihat seperti pada rajah :-

Rujukan : http://eprints.utm.my/8414/1/8414.pdf

Peter Mc Williams : Fikiran positif (keseronokan, kegembiraan, kepuasan, pencapaian, jati diri)
membawa kepada kesan positif (semangat, ketenangan, kesejahteraan, ketenteraman jiwa, tenaga,
kasih sayang). Fikiran negatif (penilaian diri, rendah diri, kecurigaan, kebencian, ketakutan)
menghasilkan kesan negatif (ketegangan perasaan, kebimbangan, pengasingan, kemarahan, keletihan).