MENGELOLA

PROGRAM AUDIT
SISTEM MANAJEMEN MUTU LEMBAGA
Berbasis :
UU Pendidikan Tinggi No 12 Tahun 2012
PermenRistekDikti No 44 Tahun 2015
PermenRistekDikti No 62 Tahun 2016
SNI ISO 19011 / 2011
www.upquality.net
 PENDAHULUAN

1. Bahan ajar ini pada dasarnya :UU Pendidikan Tinggi no 12 Tahun

2012
2. PerMenristek DIKTI no 44 /2015
3. PerMenristek DIKTI no 62 /2016
4. SNI ISO 19011 / 2011
Panduan Audit Sistem Manajemen Mutu dan/atau Lingkungan
SNI 19-19011:2011 yang merupakan terjemahan dari Standar ISO
9011: 2011
Guidelines for quality and/or Environmental Management Systems
Auditing.

www.upquality.net
 DESKRIPSI
UNIT
Unit ini menjelaskan
penerapan prinsip
pelaksanaan Pengelolaan
Program audit sistem
manajemen mutu Lembaga

www.upquality.net
 MENGELOLA PROGRAM AUDIT

1. Menetapkan Program audit SMM-Lembaga.

2. Melaksanakankan Program audit SMM-Lembaga.
3. Mengevaluasi Program audit SMM-Lembaga.
4. Mengendalikan Program audit SMM-Lembaga.
5. Meningkatkan Program audit SMM-Lembaga.

www.upquality.net
 ACUAN NORMATIF

Panduan audit Sistem Manajemen

Mutu ISO 19011-03/ SNI 19-
19011-2011

PermenRistekDikti No 44 Tahun
2015

PermenRistekDikti No 62 Tahun
2016

www.upquality.net
 ISTILAH DAN DEFINISI

1. Audit: proses yang sistematik, independen

dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti
audit (3.3) dan mengevaluasinya secara
objektif untuk menentukan sampai sejauh
mana kriteria audit (3.2) dipenuhi.

CATATAN
Audit Pihak 1 Audit Pihak 2 Audit Pihak 3
Audit INTERNAL yaitu Audit yang dilakukan oleh Audit yang dilakukan
audit yang dilakukan oleh, pihak yang berkepentingan oleh organisasi mandiri
atau atas nama organisasi dengan organisasi contohnya eksternal, seperti Badan
sendiri untuk tujuan pelanggan, pemerintah, Sertifikasi, konsultan.
internal pemasok, dll.

www.upquality.net
 ISTILAH DAN DEFINISI
2. Kriteria Audit: seperangkat kebijakan, prosedur atau persyaratan.
CATATAN: Kriteria audit digunakan sebagai acuan pembanding terhadap
bukti audit (3).

3. Bukti Audit: rekaman, pernyataan mengenai fakta atau informasi lain

yang terkait dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi
CATATAN : Bukti audit mungkin bersifat kualitatif atau kuantitatif.

4. Temuan Audit: hasil evaluasi dari bukti audit yang dikumpulkan terhadap
kriteria audit
CATATAN : Temuan audit dapat mengindikasikan baik kesesuaian
ataupun ketidaksesuaian dengan kriteria audit atau peluang perbaikan.

www.upquality.net
 ISTILAH DAN DEFINISI

5. Kesimpulan Audit : hasil dari suatu audit yang disampaikan oleh tim audit
setelah mempertim- bangkan tujuan audit dan seluruh temuan audit.

6. Klien audit : organisasi atau orang yang meminta pelaksanaan audit

CATATAN : Klien audit mungkin organisasi lain yang mempunyai hak
regulasi atau kontrak untuk mensyaratkan audit.

7. auditi: organisasi yang diaudit.

8. auditor: orang yang memiliki kompetensi untuk melaksanakan audit.

www.upquality.net
 ISTILAH DAN DEFINISI

9. Tim audit : satu auditor atau lebih yang melaksana-kan audit yang bila
dibutuhkan dapat didukung oleh tenaga ahli.
CATATAN 1 Satu auditor dari tim audit ditetapkan sebagai ketua tim audit.
CATATAN 2 Tim audit dapat menyertakan auditor yang sedang magang.

10. Tenaga Ahli : orang yang memberikan pengetahuan atau keahlian khusus
kepada tim audit.
CATATAN 1 Pengetahuan atau keahlian khusus adalah yang terkait
dengan organisasi, proses atau kegiatan yang diaudit, atau bahasa atau
budaya.
CATATAN 2 Tenaga ahli tidak bertindak sebagai auditor (8) di dalam tim
audit.
www.upquality.net
 ISTILAH DAN DEFINISI

11. Program Audit : seperangkat audit atau lebih yang direncanakan dalam
jangka waktu tertentu dan diarahkan untuk maksud tertentu.
CATATAN : Program audit termasuk seluruh kegiatan yang diperlukan
untuk perencanaan, pengorganisasian dan pelaksanaan audit.

12. Rencana Program Audit : uraian kegiatan dan pengaturan untuk audit.

13. Ruang Lingkup Audit : cakupan dan batasan-batasan suatu audit .

CATATAN : Ruang lingkup audit umumnya mencakup uraian dari lokasi
secara fisik, unit organisasi, kegiatan dan proses, serta periode waktu
yang dicakup.

www.upquality.net
 ISTILAH DAN DEFINISI

14. Kompetensi: atribut dan kemampuan seseorang yang

ditunjukkan dalam menerapkan pengetahuan dan ketrampilan,
serta sikap ditempat kerja.

15. Conformity: memenuhi persyaratan yang ditetapkan,

16. Non Conformity: Tidak memenuhi persyaratan yang ditetapkan.

www.upquality.net
 Berdasarkan Obyek: audit sistem,
produk, lingkungan dll
JENIS AUDIT Berdasarkan Pelaku: Internal (first)
dan Eksternal (Second and third party)
Berdasarkan Tujuan:
Diagnostic
Audit kecukupan/adequecy
Audit kesesuaian/compliance
Audit untuk surveilan
Witness

www.upquality.net
 PRINSIP AUDIT
TERKAIT AUDITOR
Kode etik (ethical conduct) dasar profesionalisme:
Dapat dipercaya, punya integritas, dapat menjaga kerahasiaan dan berpendirian
adalah penting dlm pelaksanaan audit.
Penyajian yang obyektif (fair presentation) kewajiban untuk melaporkan secara benar
dan akurat.
Due professional care: kesungguhan dan ketepatan penilaian dalam audit.
- Memelihara profesionalisme
- Memiliki kompetensi yang diperlukan.
Independen
- Tidak berpihak
- Tidak terkait dengan yang diaudit,
- Objective
Sistematik
- Pendekatan berdasar bukti,
- Metode rasional
- Konsisten (reproducible)
www.upquality.net
PENGELOLAAN PROGRAM AUDIT
Wewenang untuk
Program audit
Tujuan & Cakupan
Tanggung Jawab

plan
Menetapkan Sumber Daya
Prosedur
Program audit

Evaluasi auditor
Penugasan Tim
Peningkatan Implementasi
act

Mengarahkan Kegiatan

do
Program audit Program audit audit
Perekaman

ch ec k
Memonitor dan
Identifikasi Peluang
Mereview untuk Perbaikan
www.upquality.net
Program audit
 LT. 1
MENETAPKAN RENCANA
PROGRAM AUDIT

www.upquality.net
 1) TETAPKAN TUJUAN PROGRAM AUDIT
Untuk memenuhi persyaratan sertifikasi
lisensi Standar Sistem Manajemen Mutu;
Untuk melaksanakan verifikasi
kesesuaian dengan persyaratan
kontrak;
Untuk memperoleh dan memelihara
keper- cayaan terhadap kemampuan
sebagai pemasok;
Untuk memberikan masukan bagi
pening- katan Sistem Manajemen Mutu.

www.upquality.net
 2) TETAPKAN CAKUPAN DAN RUANG LINGKUP PROGRAM
AUDIT SMM-LEMBAGA
Rangkaian audit yang mencakupi sistem
manajemen mutu Lembaga untuk tahun
berjalan;
audit sistem manajemen mutu oleh pihak
kedua terhadap pemasok produk penting
(critical product) yang potensial.
audit lisensi dan audit surveilen yang
dilaksanakan oleh BNSP dalam period
waktu yang disepakati berdasarkan
Pedoman BNSP.

www.upquality.net
 3) TETAPKAN TANGGUNG JAWAB PROGRAM AUDIT
Personil:
Mengetahui prinsip audit, kompetensi auditor
dan penerapan teknik audit.
Memiliki ketrampilan manajemen, aspek teknis
dan bisnis.

Tanggung jawab:
Menetapkan tujuan dan cakupan program audit,
Menetapkan tanggung jawab dan prosedur, dan
menjamin tersedianya sumber daya,
Menjamin penerapan program audit,
Menjamin rekaman program audit dipelihara, dan
Memantau, meninjau dan meningkatkan program
www.upquality.net audit
 4) IDENTIFIKASI SUMBER DAYA PROGRAM AUDIT
Pertimbangan:
Sumberdaya keuangan yang diperlukan
Teknik audit,
Proses untuk mencapai dan memelihara
kompetensi, dan untuk meningkatkan
kinerja auditor,
Ketersediaan auditor dan tenaga ahli
dengan kompetensi sesuai dengan
tujuan program audit.
Cakupan program audit, dan
Waktu perjalanan, akomodasi dan
www.upquality.net kebutuhan audit lainnya,
 5) IDENTIFIKASI PROSEDUR PROGRAM AUDIT
Perencanaan dan penjadwalan audit,
Pemastian kompetensi auditor dan Ketua
Tim audit,
Pemilihan Tim audit yang sesuai dan
penetapan tugas dan tanggung jawabnya,
Pelaksanaan audit,
Pelaksanaan tindak lanjut, bila diperlukan,
Pemeliharaan Rekaman Program audit,
Pemantauan kinerja dan keefektifan
Program audit,
Pelaporan kepada manajemen puncak
tentang keseluruhan pencapaian program.
www.upquality.net
 LATIHAN 5
TETAPKAN RENCANA PROGRAM
AUDIT !!!

FORMULIR RENCANA AUDIT

www.upquality.net
 LT. 2
PENERAPAN RENCANA
PROGRAM AUDIT

www.upquality.net
 A) MERENCANAKAN JADWAL KEGIATAN AUDIT
Verifikasi kelengkapan persyaratan Lembaga.
Perbaikan oleh Lembaga .
Adequacy audit.
Perbaikan oleh Lembaga.
Pra-audit (bila diperlukan).
Perbaikan hasil praaudit oleh Lembaga
(maksimum 1 bulan).
audit lapang.
Perbaikan hasil audit oleh Lembaga (mak-
simum 1 bulan).
Verifikasi hasil perbaikan Lembaga .
Evaluasi proses audit.
Pleno Lisensi.
www.upquality.net
 B) LAKSANAKAN EVALUASI AUDITOR
YANG AKAN DITUGASI
Umum
Atribut auditor
Pengetahuan dan Keterampilan
Pendidikan, pengalaman kerja,
pelatihan auditor dan pengalaman audit
Pemeliharaan dan peningkatan
kompetensi
Evaluasi auditor

www.upquality.net
 Umum
Kompetensi: sikap, pengetahuan dan ketrampilan.

www.upquality.net
 ATRIBUT AUDITOR
Etis: adil, menyatakan yang sebenarnya, tulus, jujur dan bijaksana.
Terbuka: mau mempertimbangkan pandangan dan ide-ide alternatif.
Diplomatis: bijaksana dalam menghadapi orang lain.
Suka memperhatikan: secara aktif menyadari kegiatan dan
lingkungan.
Cepat mengerti: secara naluriah menyadari dan mampu memahami
situasi.
Luwes (versatile): selalu siap menyesuaikan diri utk situasi yang
berbeda.
Tangguh: teguh, fokus pada pencapaian tujuan.
Tegas: menghasilkan kesimpulan dengan tepat waktu berdasarkan
alasan dan analisis yang logis.
Percaya diri: bertindak dan berfungsi secara independen ketika
berinteraksi dengan orang lain secara efektif.
www.upquality.net
 KETUA TIM AUDIT

Merencanakan audit dan menggunakan

sumber daya secara efektif selama audit.
Mewakili Tim audit dalam komunikasi
dengan klien audit dan audit.
Pengetahuan dan Mengorganisir dan mengarahkan anggota
Ketrampilan Umum Tim audit,
Memberikan arahan dan panduan untuk
auditor yang magang.
Memimpin Tim audit untuk mencapai
kesimpulan audit.
Mencegah dan mengatasi konflik, dan
Menyiapkan dan melengkapi Laporan audit
www.upquality.net
 AUDITOR

Kompetensi bidang metode

dan teknik terkait dengan
Sistem Mutu.
Pengetahuan dan Pengetahuan produk dan
Ketrampilan Khusus jasa

www.upquality.net
 Pemeliharaan dan Peningkatan Kompetensi

Pengembangan profesional berkesinambungan,

Pengalaman kerja tambahan, pelatihan, belajar
sendiri pendampingan, rapat,
seminar/konferensi
Sertifikasi kompetensi auditor
Pemeliharaan kemampuan audit.

www.upquality.net
 PENUGASAN TIM AUDITOR
Tugas Lead auditor
Merencanakan audit serta menggunakan sumber daya
secara efektif
Komunikasi dengan auditi
Mengelola dan mengarahkan anggota Tim audit
Memimpin audit
Mencegah dan memecahkan masalah
Menyiapkan dan menyelesaikan Laporan audit

www.upquality.net
 PENUGASAN TIM AUDITOR
Tugas auditor
Kompeten dalam melakukan audit
Mempersiapkan Checklist
Melaksanakan Rencana audit
Berkomunikasi dengan auditi dan Tim audit
Mencatat dan melaporkan Observasi secara jelas
Menjaga Dokumen audit
Mematuhi Peraturan
Menjaga kerahasiaan

www.upquality.net
 C) LAKUKAN PENGARAHAN KEPADA
TIM AUDITOR
Pengarah:
Isi Arahan:
- Tujuan audit
- Ruang Lingkup.
- Jenis audit.
- Metode audit.
- Pelaporan audit.

www.upquality.net
 D) PEMASTIAN PELAKSANAAN AUDIT
SESUAI DENGAN PROGRAM AUDIT
Menginisiasi audit
Meninjau Dokumen
Menyiapkan audit lapangan (On-site )
Melaksanakan audit lapangan (On-site)
Menyiapkan, mengesahkan dan
menyampaikan laporan audit
Menyelesaikan audit
Melaksanakan tindak lanjut (Follow-up)

www.upquality.net
 E) PASTIKAN PENGENDALIAN PEREKAMAN UNTUK
SETIAP KEGIATAN AUDIT, HASIL TINJAUAN
PROGRAM AUDIT DAN PERSONIL AUDIT

Kegiatan audit:
- Rencana audit
- Laporan audit
- Laporan Ketidaksesuaian
- Laporan Tindakan Koreksi dan
pencegahan, dan
- Laporan Tindak Lanjut, bila sesuai
Tinjauan Program.
Personil audit
www.upquality.net
 LATIHAN 6
BUATLAH RENCANA PENERAPAN
PROGRAM AUDIT !

FORMULIR RENCANA PENERAPAN

PROGRAM AUDIT

www.upquality.net
 LT. 3
MEMANTAU RENCANA
PROGRAM AUDIT

www.upquality.net
 A) IDENTIFIKASI KEMAMPUAN TIM AUDITOR UNTUK
MENERAPKAN RENCANA AUDIT
Dipantau dan, pada setiap tiga kali pelaksanaan
audit.
Hasil dan kecenderungannya yang diperoleh
dari pemantauan,
Kesesuaian dengan prosedur,
Perkembangan kebutuhan dan harapan dari
pihak yang berkepentingan,
Rekaman Program audit,
Praktek audit alternatif atau yang baru, dan
Konsistensi kinerja di antara Tim audit dalam
situasi yang serupa.

www.upquality.net
 B) IDENTIFIKASI KESESUAIAN PENERAPAN
DENGAN PROGRAM DAN JADWAL AUDIT

Dipantau dan, pada setiap pelaksanaan

audit, dikaji apakah tujuan telah dipenuhi
Hasil dan kecenderungannya yang
diperoleh dari pemantauan,
Kesesuaian dengan prosedur,

www.upquality.net
 C) IDENTIFIKASI PELUANG UNTUK
PERBAIKAN MELALUI UMPAN BALIK DARI
KLIEN AUDIT, AUDITI DAN AUDITOR
Dipantau setiap akhir tahun dan bila diperlukan dan,
pada hasil audit dan dikaji apakah tujuan telah dipenuhi
dan untuk mengidentifikasi peluang untuk peningkatan.
Hasil tersebut sebaiknya dilaporkan kepada manajemen
puncak.
Hasil dan kecenderungannya yang diperoleh dari
pemantauan,
Perkembangan kebutuhan dan harapan dari pihak
yang berkepentingan,
Rekaman Program audit,
Praktek audit alternatif atau yang baru, dan
Peluang tindakan korektif dan pencegahan dan
peningkatan program audit.
www.upquality.net
 LATIHAN 7
BUATLAH RENCANA PEMANTAUAN
DAN PENINJAUAN PROGRAM AUDIT
AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU
LEMBAGA FORMULIR RENCANA
PEMANTAUAN AUDIT

www.upquality.net
 LT. 4
MENINJAU RENCANA
PROGRAM AUDIT

www.upquality.net
 1) IDENTIFIKASI KAJI ULANG
PELAKSANAAN AUDIT
Penanggung jawab
Jadwal pelaksanaan
kemampuan tim audit untuk menerapkan
rencana audit,
kesesuaian dengan program dan jadwal
audit, dan
umpan balik dari klien audit, bagian
produksi dan auditor lisensi.

www.upquality.net
 2) IDENTIFIKASI PERMINTAAN
TINDAKAN KOREKSI
Penyebab KS adalah Metode maka
dilakukan modifikasi dan validasi.
Penyebab KS adalah Alat maka dilakukan
reset/repair kemudial rekalibrasi.
Bila penyebab KS adalah personil, maka
dilakukan re- training dan re-assess.
Setelah dilakukan perbaikan kemudian
diterapkan dan dilakukan pengujian
produk.
www.upquality.net
 LATIHAN 8
BUATLAH RENCANA PENINGKATAN DAN
1.

PENGEMBANGAN PROGRAM AUDIT SISTEM

MANAJEMEN MUTU LEMBAGA
2. FINALKAN DOKUMEN PROGRAM AUDIT

www.upquality.net
 LATIHAN FORM MERENCANAKAN AUDIT

www.upquality.net