PPSDM MIGAS

Oleh :
SULISTYONO

PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA MIGAS

2022
bridging your success
 PPSDM MIGAS
OUTLINE
1 TUJUAN AUDIT

2 PRINSIP AUDIT

3 PENGATURAN PROGRAM AUDIT

4 PELAKSANAAN AUDIT
bridging your success
PENGERTIAN AUDIT

 Adalah proses sistematis, independent dan

terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan
mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan
sejauh mana kriteria audit terpenuhi (ISO 19011: 2018
Klausul 3.1)
 Standar ISO 19011:2018 adalah standar internasional
yang mengatur mengenai panduan atau tata cara
melakukan audit terhadap sistem manajemen internal
dan / atau eksternal serta mengelola program auditnya.

3
SUPREME SIKA CSMS

ISO SERIES

SMI : ISO 9001:2015, ISO

14001:2015, ISO 45001 : 2018
1. Scope (Ruang lingkup)
2. Normative Reference (Acuan Normatif)
3. Terms And Definitions (Istilah dan Definisi)
4. Context Of The Organization (Konteks Organisasi)
5. Leadership (Kepemimpinan)
6. Planning (Perencanaan)
(Keg rutin dan non-rutin, situasi darurat, fak manusia, mencakup pekerja,
kontraktor, pengunjung dan tamu perusahaan, operasi kegiatan dan
sistem manajemen K3, informasi tentang bahaya)
7. Support (proses pendukung)
8. Operation (Operasional)
9. Performance Evaluation (Evaluasi Performa)
10.Improvement (Peningkatan)
5
TUJUAN AUDIT K3

 Memeriksa kesesuaian antara standar, regulasi,

prosedur dengan kondisi penerapan di lapangan
 Menjamin konsistensi dalam penerapan pengendalian
bahaya di lapangan
 Memastikan pelaksanaan K3 sesuai dengan peraturan
perundangan
 Menentukan langkah untuk pengendalian bahaya
 Mencari poin-poin untuk peningkatan dan perkembangan
terhadap kondisi di lapangan
 Sebagai pemenuhan permintaan dari pelanggan atau
pasar
6
1 2

3
4
7
 DAPAT DIPERCAYA
Punya intergritas, dapat
menjaga kerahasiaan dan berpendirian
PENYAJIAN OBYEKTIF (FAIR)
Kewajiban untuk melaporkan
secara benar dan akurat.
PROFESIONAL
Kesungguhan dan ketepatan penilaian
dalam audit
INDEPENDEN
Dasar untuk tidak ketidakberpihakan
audit dan objektivitas kesimpulan audit
8
RASIONAL
Diperlukan untuk mencapai kesimpulan
audit yang dapat dipercaya
dan terjaga konsistennya (reproducible)
melalui proses audit yang sistematis
DAPAT DIVERIFIKASI
Pengambilan sampel yang sesuai
sangat terkait dengankepercayaan
terhadap kesimpulan audit
PENDEKATAN BERBASIS RISIKO
Pada perencanakan, pelaksanaan,
dan pelaporan audit
MENENTUKAN,
MENGEVALUASI RISIKO & FUNGSI-FUNGSI ORGANISASI
PELUANG PROGRAM AUDIT

SASARAN AUDIT PERENCANAAN

PROGRAM AUDIT

JENIS-JENIS AUDIT PERSIAPAN AUDIT

9
 MENENTUKAN, MENGEVALUASI RISIKO
& PELUANG PROGRAM AUDIT

1.1 Risiko Program Audit

 Perencanaan. Contoh, kegagalan untuk menetapkan sasaran hasil audit yang
relevan, Jangka waktu, Lokasi dan Schedule Audit.
 Sumber Daya. Contoh, Peralatan dan pelatihan untuk mengembangkan
program audit atau pelaksanaan audit.
 Pemilihan team Audit. Contoh, Tidak cukup mempunyai kemampuan /
wewenang untuk melakukan audit secara efektif.
 Komunikasi. Contoh, Proses komunikasi internal / external tidak efektif.
 Implementasi. Contoh, Koordinasi audit tidak efektif dalam melaksanaan
program audit atau tidak mempertimbangkan keamanan informasi dan
kerahasiaan.
 Pengendali dokumen. Contoh, diperlukan dokumen oleh audit tetapi pihak
yang berkepentingan lama menunjukan ke pihak auditor.
10
 MENENTUKAN, MENGEVALUASI RISIKO &
PELUANG PROGRAM AUDIT

1.2. Peluang Untuk peningkatan Program Audit

• Meminimalkan waktu yang dibutuhkan untuk kunjungan ke lapangan.
• Tingkat kompetensi team audit sesuai dengan bidang atau pengetahuan
yang dibutuhkan tercapaiannya sasaran audit.
• Memungkinkan beberapa audit dilakukan pada satu kunjungan.
• Menyesuaikan tanggal audit dengan ketersediaan staf terkait /auditee
terkait.

11
 MENENTUKAN,
SASARAN AUDIT
MENGEVALUASI RISIKO &
PELUANG PROGRAM AUDIT
1. Sasaran Internal :
a. Memperlihatkan Bukti dari Kekurangan Sistem Manajemen Perusahaan
b. Evaluasi terhadap Keperluan untuk Tindakan Koreksi
c. Menilai kesiapan untuk Audit Eksternal
d. Mendorong Pemeliharaan dan Penyempurnaan dari Pelaksanaan Sistem Manajemen

2. Sasaran Eksternal :
a. Pemenuhan terhadap Persyaratan Standar
b. Pemenuhan terhadap Persyaratan Pelanggan
c. Pemenuhan terhadap Persyaratan Pemerintah

12
 MENENTUKAN,
JENIS-JENIS AUDIT
MENGEVALUASI RISIKO &
PELUANG PROGRAM AUDIT
1. Audit Pihak Pertama (Internal Audit), adalah proses audit yang dilaksanakan oleh
perusahaan sendiri untuk keperluan evaluasi internal.
2. Audit Pihak Kedua, merupakan bentuk audit yang dilakukan oleh pelanggan
terhadap pemasoknya untuk memastikan kinerja pemasok dalam memberikan
produk atau jasa sesuai dengan ketentuan pelanggan (contohnya : Audit Supplier/
Pemasok, Audit oleh Konsultan, Audit Customer)
3. Audit Pihak Ketiga adalah bentuk audit yang dilakukan dalam proses sertifikasi,
dilaksanakan oleh lembaga yang independen terhadap pihak yang diaudit
(Contohnya : Audir Sertifikasi, Audit Akreditasi)

13
 FUNGSI-FUNGSI ORGANISASI

Terdapat 3 (tiga) pihak yang terlibat dalam pelaksanaan audit, yaitu :

a. Klien : pihak yang meminta pelaksanaan audit
b. Auditee : organisasi dari unit kerja yang diaudit
c. Auditor : personel yang memiliki kualifikasi untuk melaksanakan
audit

14
FUNGSI-FUNGSI ORGANISASI

15
 PERENCANAAN
FUNGSI-FUNGSI ORGANISASI
PROGRAM AUDIT Dalam perencanaan program audit, perlu diperhatikan
hal-hal sebagai berikut:

Struktur Ruang Lingkup Ukuran Fisik Persyaratan Kebijakan

Aktivitas dan Lembaga Perusahaan
Organisasi
Bisnis Perusahaan Lokasi Perusahaan Sertifikasi

16
PERSIAPAN AUDIT

1. Pengumpulan Informasi
2. Peninjauan Dokumen yang berkaitan
dengan Pelaksanaan Pekerjaan Fungsi
yang Diaudit
3. Pembuatan Checklist
4. Pembuatan Jadwal Audit
5. Briefing Tim

17
18
 Memperkenalkan Tim Audit Menjelaskan Metodologi Audit

Menjelaskan Latar Belakang

& Tujuan Audit
Menyampaikan Agenda Audit

19
METODE AUDIT
1. PENGECEKAN DOKUMEN
2. WAWANCARA
3. PENGAMATAN LAPANGAN

20
METODE AUDIT-PENGECEKAN DOKUMEN
 Memeriksa bukti penerapan sistem
 Menjadi peneliti yang baik
 Tentukan poin -poin yang perlu diperiksa
 Jangan puas hanya dengan ditunjukkan
keberadaan dokumen, periksa kelengkapan
dan isinya
 Lakukan pemeriksaan dengan cara sampling
 Hindari Nit Picking (mencari hal yang sepele)
 Hindari berdebat dengan auditee tentang
suatu ketidaksesuaian, untuk menghindarinya
periksa sample berikutnya.

21
METODE AUDIT - WAWANCARA
 Meminta auditee menjelaskan penerapan
sistem
 Menjadi pendengar yang baik
 Tentukan informasi yang ingin didapatkan
 Pilih kata yang sesuai dan mudah dimengerti
 Pergunakan penekanan nada suara dan
bahasa untuk memperjelas maksud
 Perhatikan saat auditee berbicara
 Catat informasi yang perlu dan penting
 Jangan melakukan interupsi bila tidak
terpaksa
 Buat kesimpulan informasi yang didapat serta
lakukan konfirmasi kepada auditee
22
METODE AUDIT – PENGAMATAN LAPANGAN
 Mengamati penerapan sistem
 Menjadi pengamat yang baik
 Tentukan informasi yang ingin dibuktikan
penerapannya
 Jangan terbawa oleh arahan auditee
 Hindari interupsi atas kegiatan yang sedang
berlangsung, minta izin apabila ingin
mendapatkan keterangan dari pihak
pelaksana kegiatan
 Perhatian pelaksanaan kegiatan dengan
seksama
 Catat kegiatan (jenis, lokasi, tanggal, dsb)
yang tidak sesuai dengan dokumen kerjanya
23
TEMUAN AUDIT (AUDIT FINDING)

 Temuan audit (audit finding) adalah hasil evaluasi atas

bukti yang didapatkan dalam audit yang dibandingkan
dengan kriteria audit
 Saat melakukan audit, auditor melakukan investigasi
untuk mendapatkan bukti-bukti penerapan sistem
manajemen di perusahaan
 Setelah bukti-bukti penerapan didapatkan, kemudian
auditor akan mengevaluasi apakah bukti tersebut
memenuhi atau tidak memenuhi persyaratan/kriteria
audit .
24
JENIS TEMUAN AUDIT

Berdasarkan klausul 6.4.8, audit finding atau temuan

audit itu terdiri dari 3 yaitu:
1. Temuan Kesesuaian (conformity)
2. Temuan Ketidak sesuaian/ KTS (non Conformity)
3. Peluang Peningkatan (opportunities for
improvement)

25
JENIS TEMUAN AUDIT

 Jika bukti penerapan pada suatu proses misal SMK3 (PP No 50

Tahun 2012) memenuhi persyaratan maka auditor menyimpulkan
proses tersebut SESUAI dengan SMK3, sehingga dikatakan
Temuannya merupakan suatu KESESUAIAN.
 Sebaliknya, jika bukti penerapan SMK3 pada suatu proses tidak
memenuhi persyaratan SMK3, maka auditor menyimpulkan proses
tersebut TIDAK SESUAI dengan SMK3, sehingga Temuannya
merupakan suatu KETIDAKSESUAIAN.
 Bisa saja temuan auditor sudah SESUAI dengan persyaratan, tetapi
menurut Auditor bisa ada praktik atau cara lain yang lebih
baik/efektif dalam menerapkan pada proses tersebut. Pada situasi
inilah muncul Temuan yang berupa PELUANG
PENINGKATAN atau OPPORTUNITY FOR IMPROVEMENT (OFI)
26
JENIS TEMUAN AUDIT

1. Temuan Kesesuaian (temuan positif)

Contoh :
 Kesesuaian program dengan standar
 SOP dijalankan dengan benar
 Kebijakan SMK3 dipatuhi dan disosialisasikan
2. Temuan Ketidaksesuaian
Contoh :
a. Kategori berat (mayor)
 KTS yg menghambat keberhasilan sertifikasi atau akreditasi
 KTS yg merupakan ancaman/ gangguan terhadap kegiatan
b. Kategori ringan (minor)
KTS yg tidak secara langsung mempengaruhi kulaitas produk
KTS yg tidak secara langsung menjadi ancaman kegi
27
Tuliskan informasi audit dengan
lengkap (lokasi, tanggal, auditee,
dsb).

Catat ketidaksesuaian dengan

informasi yang lengkap, minimal
memenuhi kaidah PLOR (Problem,
Location, Objective, & Reference).

Konfirmasikan seluruh temuan

kepada auditee & mintakan
persetujuan atasanya (tandatangan).

28
  Memperkenalkan ‘kembali’ Tim
Audit
 Menyampaikan apresiasi dan rasa
terimakasih
 Menjelaskan pencapaian baik
yang ditemukan selama audit
 Menyampaikan ketidaksesuaian
yang ditemukan selama audit

“Menjelaskan bahwa audit adalah

sampling dan ketidaksesuaian dapat juga
terjadi di area lain, sehingga tindakan
perbaikan tidak hanya dilakukan secara
individual tetapi juga terhadap sistem”

29
 Membuat Laporan
untuk Manajemen
Melakukan Verifikasi
Tindakan Perbaikan

Melakukan Pemantauan
Tindakan Perbaikan

30
 PENGETAHUAN PENDIDIKAN
KETRAMPILAN PELATIHAN AUDIT
KEPRIBADIAN
PENGALAMAN

31
1. Jumlah auditor yang dibutuhkan bergantung kepada :
a. Ukuran dan ruang lingkup aktivitas bisnis perusahaan
b. Jumlah sumber daya yang dimiliki
c. Jenis usaha perusahaan

2. Tim auditor terdiri dari wakil setiap unit kerja yang ada di dalam
organisasi perusahaan

3. Tim auditor harus dilatih terlebih dahulu mengenai Pelatihan Audit

Internal

32
 No AUDIT SMK3 INSPEKSI K3
1 Upaya mengukur efektivitas
Upaya menemukan kesesuaian
dari pelaksanaan suatu
dari suatu obyek
sistem
2 Difokuskan terhadap suatu Difokuskan terhadap suatu
sistem obyek
3 Penekanan terhadap proses Penekanan terhadap hasil akhir
4 Metode pelaksanaan: tinjauan Metode pelaksanaan: dengan
ulang, verifikasi dan pengujian secara teknis dan
observasi mendetil
5 Jangka panjang 33
Jangka pendek dan panjang
 PPSDM MIGAS

sulistyono@esdm.go.id

bridging your success