PELATIHAN MANAJEMEN

AUDIT QESH INTERNAL

ISO 9001:2000
ISO 14001:2004
OHSAS 18001:2007
 Agenda Pelatihan
 Sesi 1 : Pengantar Audit QESH Internal
 Sesi 2 : Pelaksana Audit (Auditor)
 Sesi 3 : Program Audit
 Sesi 4 : Pelaporan Audit dan Tindak Lanjutnya
 Sesi 5 : Efektifitas dan Etika Pelaksanaan Audit

2
SESI - 1 : PENGANTAR

Materi Pembahasan :

 Persyaratan pada Standar QESH

 Definisi Audit
 Maksud dan Tujuan Audit Internal
 Prinsip-prinsip Audit
 Jenis-jenis Audit
 Istilah-Istilah Audit

3
Persyaratan QESH
ISO 9001:2000 Klausul 8.2.2
ISO 14001:2004 Klausul 4.5.4
OHSAS 18001:2007 Klausul 4.5.4

Organisasi harus melakukan audit internal pada jangka

waktu yang direncanakan untuk menentukan apakah Sistem
Manajemen :
 Memenuhi aturan yang direncanakan,
 Persyaratan Standar Internasional

 Persyaratan organisasi.

 Diterapkan secara efektif dan dipelihara.

4
Persyaratan QESH
 Kegiatan audit harus direncanakan (Program Audit) dengan
memperhatikan status dan kepentingan proses atau area yang diaudit,
penilaian resiko dari kegiatan organisasi, termasuk hasil audit terdahulu.
 Prosedur audit meliputi kriteria, ruang lingkup, frekwensi, metode audit,
kompetensi, juga tanggung jawab dan persyaratan untuk pelaksanaan
audit dan pelaporan hasil.
 Pemilihan auditor dan pelaksanaan audit harus memperhatikan
kompetensi, objektivitas dan kenetralan.
 Auditor tidak boleh mengaudit pekerjaannya sendiri.
 Hasil audit harus dicatat dan dipelihara.
 Pihak yang diaudit (Auditee) harus memastikan tindakan koreksi
dilakukan tepat waktu.
 Tindakan koreksi harus diperiksa dan dicatat hasil pemeriksaannya
dalam pelaksanaan tindak lanjut

5
AUDIT

Proses yang sistematis, independen dan

terdokumentasi untuk mendapatkan bukti dan
mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan
apakah kebijakan, prosedur ataupun persyaratan telah
dipenuhi.

6
Maksud dan Tujuan Audit

 Memenuhi persyaratan Standar QESH

 Menyelesaikan masalah yang potensial
 Meningkatkan kualitas proses
 Menentukan efektifitas penerapan Sistem Manajemen
 Alat Manajemen untuk peningkatan yang berkelanjutan
 Meningkatkan pemenuhan sistem sebelum Audit oleh pihak
ketiga
 Meningkatkan komunikasi antar departemen/fungsi
 Membantu Auditee untuk menjelaskan/mengangkat masalah
kepada Pimpinan Manajemen

7
Prinsip-Prinsip Audit

Audit Internal dilakukan dengan mengikuti prinsip-prinsip

audit untuk :

 Menjadi alat yang efektif dan terpercaya

 Mendukung pengendalian dan kebijakan manajemen

 Menyediakan informasi untuk melakukan peningkatan

kinerja.

8
Prinsip-Prinsip Audit

Prinsip-prinsip yang berhubungan dengan Auditor:

 Nilai-nilai Etika
- Kepercayaan, kejujuran, kerahasiaan dan kebijaksanaan.

 Penjelasan/pemaparan Yang Benar

- Kejujuran dan ketepatan pada laporan, temuan dan
kesimpulan.

 Kehati-hatian Yang Professional

- Keahlian dan penilaian dalam melakukan audit.

9
Prinsip-Prinsip Audit

Prinsip-prinsip yang berhubungan definisi Bebas & Sistematis:

 Kebebasan/Independen
- Dasar untuk kenetralan audit dan objektifitas dari
kesimpulan audit.

 Pembuktian berdasarkan pendekatan:

- Kepercayaan dan pengembangan kesimpulan audit dalam
suatu proses audit yang sistematis.

10
Jenis-jenis Audit

Pelaksana :
 Internal  Pihak Pertama
 Eksternal  Pihak Kedua
Pihak Ketiga

Fungsi/Jenis :
 Audit Pemenuhan (Compliance)

 Audit Tindak Lanjut (Follow Up)

 Audit Kecukupan (Adequacy Audit)

 Audit Pengamatan (Surveilance Audit)

11
Perbedaan

Elemen INTERNAL EKSTERNAL

Memberikan Diharapkan Tidak pernah/

Pendapat jarang

Pertemuan Tambahan/ Disyaratkan

Pembukaan & Tidak Wajib
Penutupan

Gaya Audit Sering Tidak Resmi Resmi

Reaksi Auditee Membuang Waktu Ditanggapi serius

12
SESI - 2 : PELAKSANA AUDIT

Materi Pembahasan :

 Auditor
 Kualifikasi Auditor
 Tanggung Jawab Auditor
 Lead Auditor
 Evaluasi Auditor
 Independensi Auditor
 Auditee

13
Auditor

 Seorang yang memiliki kompetensi

untuk melakukan kegiatan Audit atas
suatu Sistem Manajemen

 Seorang auditor harus memiliki

kompetensi dalam hal karakter/sifat
pribadi dan memiliki pengetahuan serta
keahlian dalam menerapkan pelaksanaan
audit

14
Karakter Auditor

 Memiliki etika. contoh: adil, jujur, tulus, sabar dan jelas.

 Berwawasan luas. contoh: berkeinginan untuk memikirkan ide atau
pandangan alternatif lainnya.
 Diplomatis. contoh: bijaksana dalam berinteraksi dengan orang lain.
 Perhatian. contoh: secara aktif berhati-hati dengan keadaan dan
kegiatan sekitar.
 Pengertian. contoh: secara naluri menyadari dan bisa mengerti
keadaan.
 Serbabisa. contoh: mudah menyesuaikan dengan perbedaan keadaan.
 Gigih. contoh: teguh, memusatkan perhatian pada pencapaian sasaran.
 Tegas. contoh: pencapaian secara tepat waktu dalam penyimpulan
berdasarkan pada alasan logika dan analisis.
 Percaya Diri. contoh: bertindak dan berfungsi secara bebas ketika
berinteraksi secara efektif dengan orang lain.

15
Kualifikasi Auditor

 Pendidikan
 Memiliki latar belakang sesuai persyaratan organisasi

 Pelatihan
 Mengikuti pelatihan Audit Internal

 Pengalaman
 Organisasi dapat menetapkan perlu atau tidaknya pengalaman
seorang untuk menjadi auditor.

 Pengetahuan dan Keahlian

 Memiliki pengetahuan dan keahlian khusus

16
Pengetahuan Dan Keahlian Auditor

 Umum
 Teknik, Prinsip dan Prosedur Audit
 Sistem Manajemen serta dokumentasinya
 Organisasi
 Persyaratan, Regulasi dan Aturan/hukum

 Khusus
 Teknik dan metode yang berkaitan dengan mutu, k3 &
lingkungan
 Pemahaman proses dan produk

17
Tanggung Jawab Auditor

 Melakukan persiapan untuk Audit

 Melakukan Audit Tepat Waktu
 Menjelaskan temuan audit kepada Auditee
 Menyiapkan Laporan audit tepat waktu
 Menindaklanjuti dan Menutup Laporan Audit.

18
Lead Auditor

Seorang Auditor yang mempunyai kualifikasi dan kewenangan

untuk mengatur suatu kelompok Auditor dalam melakukan
Audit dari suatu Sistem Manajemen.

19
Pengetahuan dan Keahlian Lead Auditor

 Melakukan perencanaan audit dan penggunaan sumber

daya yang efektif
 Mewakili tim auditor dalam berkomunikasi dengan pihak
pelanggan dan auditee
 Mengorganisasi dan mengarahkan anggota tim audit
 Memberikan arahan dan panduan kepada ‘Auditors-in-
training’
 Memimpin tim audit dalam membuat kesimpulan
 Mencegah dan memyelesaikan konflik
 Menyiapkan dan menyelesaikan laporan audit

20
Evaluasi Auditor

 Evaluasi Auditor dan Ketua Tim Audit harus

direncanakan, dilaksanakan dan dicatat sesuai dengan
prosedur program audit untuk memberikan hasil yang
objektif, konsisten, adil dan terpercaya.

 Proses evaluasi harus mengenali pelatihan dan

penambahan keahlian lainnya

21
Independensi Auditor

 Seorang Auditor harus bersifat

independen atau bebas dimana
tidak terpengaruh oleh pihak lain
dalam area yang akan diauditnya
baik secara langsung maupun tidak
langsung dalam kapasitas pribadi
maupun profesional.

 Auditor tidak boleh mengaudit

bagian atau pekerjaannya

22
Auditee

 Auditee adalah Pihak atau fungsi yang akan diaudit

terhadap sistem manajemen yang dijalankannya.

 Auditee dapat merupakan suatu bagian ataupun personal

yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem
menejemen yang ditetapkan

 Auditee bertanggung jawab untuk memberikan penjelasan

dan keterangan kepada pihak Auditor selama proses audit
berlangsung

23
SESI - 3 : PROGRAM AUDIT

Materi Pembahasan :

 Perencanaan Audit Internal

 Persiapan Audit
 Pelaksanaan Audit
 Pencatatan Temuan/Hasil Audit

24
Perencanaan Audit

1. Lingkup & Tujuan

2. Penjadwalan
3. Pemilihan Auditor
4. Pemberitahuan Audit

25
Lingkup & Tujuan Audit

 Audit harus direncanakan untuk menetapkan cakupan

proses/area yang akan diaudit, waktu pelaksanaan serta
memilih auditor yang akan melakukan audit tersebut.

 Sebaiknya ditetapkan pula tujuan dan sasaran yang ingin

dicapai dalam setiap pelaksanaan audit untuk memastikan
kelangsungan penerapan sistem manajemen yang
dijalankan.

 Hasil audit terdahulu, baik eksternal maupun internal

sebaiknya digunakan sebagai referensi dalam
merencanakan audit.

26
Penjadwalan Audit

1. Persiapan Jadwal audit

2. Menentukan Frekwensi audit
3. Menentukan Waktu audit

27
Jadwal Audit

Periode :

JADWAL AUDIT MUTU INTERNAL

BULAN
BAGIAN/DEPT. JAN FEB MAR APR

Sales/Marketing

Produksi

Pembelian

Quality Control

1. Rencana 3. Laporan diterima, 5. Audit

T. Koreksi Selesai
diajukan

2. Audit dilaksanakan 4. T. Koreksi

Laporan dikeluarkan diselesaikan,
Audit Tindak Lanjut
dilakukan

28
Frekwensi Audit

Tergantung pada :

 Keinginan Manajemen
 Tersedianya auditor
 Perpindahan Proses
 Masalah Dalam Proses
 Hasil Audit Terdahulu.

29
Frekwensi Audit

 1 (satu) kali Audit Internal terhadap seluruh bagian/proses

yang diterapkan sesuai dengan persyaratan Standar QESH.

 Setelah mendapatkan Sertifikat, organisasi disarankan

melakukan audit sebanyak 2 kali dalam satu tahun yang
dilakukan sebelum pelaksanaan audit pengamatan
(Surveilance Audit) oleh Badan Sertifikasi.

 Setiap bagian/proses minimal dilakukan audit satu kali

dalam satu tahun.

30
Pemilihan Auditor

 Umumnya dari tingkatan Mid-Management

 Auditor & Auditee pada tingkatan yang sama
 Kemampuan Berkomunikasi
 Pengetahuan atas proses atau organisasi
 Terlatih dalam hal Audit Manajemen

31
Pemberitahuan Audit

 Resmi (tertulis)
 Tidak Resmi (lisan)
 Tanpa Pemberitahuan (spotcheck/audit)

32
PERSIAPAN AUDIT

Persiapan audit mencakup :

 Peninjauan Dokumen
 Persiapan Check-list
 Pengaturan Khusus
 Persiapan Alat Bantu

33
Peninjauan Dokumen

 Mengenali Dokumen/prosedur
 Jenis dan Isi dokumen

 Mengenali Proses
 Input & Output
 Sumber Daya

 Memperhatikan persyaratan khusus dalam dokumentasi

 Proses dan produk
 Undang-undang & regulasi

34
Mengenali Dokumentasi
 Jenis Dokumen yang digunakan :
 Prosedur / Instruksi Kerja
 Formulir

 Pelaksana/Penanggung Jawab penggunaan dokumen

 Isi dokumen
 Informasi / data :
 Data pokok
 Data pendukung

 Tujuan penggunaan dokumen

35
Mengenali Proses
 Penggunaan sumberdaya untuk mengubah masukan menjadi keluaran

Sumber Daya

input PROSES output

 Memahami Siklus P-D-C-A yang ditetapkan dalam alur proses.

 Proses dilakukan secara manual atau otomatis (komputerisasi)
 Memahami urutan proses dilakukan dengan mengetahui tahapan atau
aktivitas-aktivitas yang dilakukan dalam proses tersebut.

36
Memahami Interaksi Antar Proses

 Memahami interaksi antar proses dilakukan dengan memperhatikan :

 Bagian/area lain yang terkait
 Hubungan dengan bagian/area yang terkait :
 Satu arah
 Dua arah (timbal balik)
 Apa yang menghubungkan bagian/area tersebut :
 Produk
 Informasi/Data
 Bentuk penghubung :
 Manusia
 Mesin atau komputer
 Dokumen

37
Memahami Potensi Masalah
 Seorang auditor diharapkan dapat mengetahui potensi masalah yang
ada dalam proses yang akan diaudit berdasarkan pemahamannya
terhadap sistem/proses yang dipelajarinya.

 Potensi masalah juga dapat dipahami berdasarkan pengalaman dan

pengetahuan yang diterima/dimilikinya, berdasarkan informasi yang
diterima.

 Potensi masalah yang ada tidak berarti suatu penyimpangan yang

pasti/akan terjadi dan dicari dalam pelaksanaan audit.

 Bertujuan untuk mengetahui sejauh mana Auditee memahami

permasalahan yang ada didalam bagian/prosesnya dan tindakan
koreksi yang dilakukan.
38
Memperhatikan Persyaratan Khusus

 Persyaratan Standar QESH

 Persyaratan Organisasi

 Persyaratan Industri

 Hukum dan Undang- Undang

 Peraturan Pemerintah

39
Checklist Audit

 Alat bantu Auditor untuk menjamin kelengkapan cakupan

kegiatan audit yang dilakukannya serta mencatat hasil
pemeriksaan yang dilakukannya sehingga pelaksanaan audit
dapat berjalan dengan efektif dan efisien.

 Disarankan untuk membuat checklist sendiri sebagai hasil

peninjauan dokumen dan memastikan kelengkapan
pertanyaan sesuai dengan tujuan dan arah pelaksanaan audit

40
Tujuan Checklist

 Menjamin cakupan lengkap dari suatu area

 Menambahkan ingatan auditor
 Meningkatkan efisiensi auditor
 Memberikan konsistensi antar auditor

41
Pertanyaan Checklist

Pertanyaan umum :
 Apakah mereka menggunakan laporan ketidak-sesuaian?

 Apakah Manajer Representative bertanggungjawab

terhadap Audit Internal?

Pertanyaan khusus
 Apakah ada jadwal audit yang perlu audit tiap-tiap bagian
sekurang-kurangnya satu kali tiap-tiap 12 bulan?
 Apakah auditor yang ditunjuk memiliki kualifikasi dan
independen dari bidang yang diaudit?

42
Pengaturan Khusus

 Hubungan dengan area-area khusus

 Jalur pemeriksaan

 Peralatan pengamanan
 Safety tools

 Pemeriksaan Keamanan
 Safety Regulation

 Pemandu
 Penunjuk arah/area

43
Fungsi Pemandu
 Menetapkan kontak dan waktu tanya jawab
audit
 Menyiapkan kunjungan pada tempat
tertentu
 Memastikan pelaksanaan aturan keamanan
dan keselamatan diketahui dan
dilaksanakan
 Menyaksikan jalannya proses audit
 Memberikan klarifikasi atau bantuan
informasi

44
Persiapan Alat Bantu

 Salinan Prosedur
 Salinan 3 Standar QESH
 Laporan Hasil Audit
 Checklist
 Alat tulis

45
PELAKSANAAN AUDIT

 Pertemuan Pembuka
 Pelaksanaan Audit
 Mendokumentasikan Laporan Audit
 Memberitahukan temuan pada Auditee
 Pertemuan Penutup

46
Pertemuan Pembuka

 Bergantung Budaya Perusahaan

 Tidak wajib dilakukan
 Dilaksanakan secara singkat dan jelas
 Tujuannya :
 Konfirmasi Rencana Audit
 Penjelasan pelaksanaan audit
 Konfirmasi jalur komunikasi
 Kesempatan bertanya dari auditee

47
Agenda Pertemuan Pembuka
 Perkenalan anggota tim audit dengan pihak manajemen yang diaudit.

 Menjelaskan tujuan, ruang lingkup audit dan rencana audit, metode

audit dan kriteria penilaian.

 Menjelaskan metode audit dan kriteria penilaian yang dilakukan

 Membahas hal-hal umum (logistik, waktu penutupan rapat, ruang

khusus untuk para auditor, dsb).

 Tanya jawab

48
Pelaksanaan Audit

Tanya jawab

Pemeriksaan Pengamatan

49
Tanya Jawab Audit

 Beberapa hal yang perlu diperhatikan :

 Gaya Pertanyaan
 Bahasa/Gerakan Tubuh
 Perhatian/Empati
 Pendengar yang aktif

50
Tanya Jawab

 Pemahaman atas Sistem & Dokumentasi

 Dokumentasi
 Pelaksanaan sistem
 Hasil dan Kegunaan Sistem

 Penyelesaian Masalah
 Tinjauan & Analisa Data
 Tindakan Koreksi
 Tindakan Pencegahan

51
Gaya Pertanyaan
 Pertanyaan Terbuka
 Bagaimana ……..?
 Pertanyaan Tertutup
 Apakah & Kapankah serta dimana ……?
 Pertanyaan Mengarahkan
 Benarkah ……..?
 Pertanyaan Penegasan / Naif
 Dapatkah ………?
 Meminta untuk menunjukkan
 Tunjukkan pada saya ….?

52
Pemeriksaan
 Pemeriksaan dilakukan pada beberapa hal :
 Dokumentasi
 Penelusuran proses dan Interaksi antar Proses
 Hasil Proses
 Catatan

 Pemeriksaan dilakukan secara random/acak dengan memilih sendiri

bagian dari proses yang akan diaudit.
 Menghubungkan satu proses dengan proses lainnya
 Penelusuran melalui produk dan atau dokumen
 Penelusuran maju atau mundur
 Pemeriksaan tidak boleh keluar dari lingkup proses yang diaudit.

53
Pemeriksaan Dokumentasi
 Kesesuaian Dokumentasi telah memenuhi persyaratan
standar.
 Identifikas/kode dokumen
 Bentuk/Layout
 Konsistensi antar dokumen

 Kelengkapan Dokumen.
 Dokumen yang dimiliki oleh auditee sesuai dengan distribusi
yang ditetapkan.
 Status Pengesahan dan pengendalian dokumen.

 Auditee memahami isi dan tujuan penggunaan dokumen

yang dipegang.

54
Penelusuran Proses

 Penelusuran proses dilakukan dengan mengambil secara

acak/random satu atau beberapa catatan.

 Penelusuran dapat dilakukan dengan cara :

 Memeriksa dari awal proses ke akhir proses
 Memeriksa dari akhir proses ke awal proses
 Memeriksa dari tengah proses ke awal dan atau akhir
proses

 Hubungkan dan telusuri satu catatan dengan catatan yang

lainnya dan periksa kesesuaiannya dengan uraian yang
dijelaskan dalam prosedur.
55
Penelusuran Siklus P - D - C - A

 Dalam menelusuri proses perhatikan aktivitas-aktivitas

yang dilakukan dan pastikan mengetahui bagian mana yang
merupakan kegiatan Perencanaan, Pelaksanaan,
Pemeriksaan dan Tindakan (Siklus P-D-C-A)

 Periksa dan telusuri bentuk dan isi Rencana yang ada, dan
apakah memiliki kaitan dan mendukung kepada Sasaran
QESH yang ditetapkan pada proses atau bagian tersebut.
 Jika perlu lakukan simulasi untuk memverifikasi Rencana
dengan Sasaran yang ada.

56
Pemeriksaan Hasil Proses

Hasil proses yang perlu diperiksa antara lain :

 Kesesuaian Produk
 Persyaratan/spesifikasi pelanggan
 Persyaratan organisasi
 Persyaratan standar atau perundang-undangan tertentu
 Catatan & Data
 Perhitungan Data
 Validitas Data --- tanda tangan
 Arti Data
 Pencapaian Sasaran QESH
 Rencana vs Realisasi

57
Pemeriksaan Kesesuaian Produk

 Periksa hasil proses, baik data maupun produk yang

dihasilkan dengan persyaratan yang ada :

 Dengan persyaratan pelanggan :

 PO pelanggan -- SPK -- Laporan Proses -- Surat Jalan (DO)

 Dengan persyaratan organisasi :

 Standar Perusahaan -- SPK -- Laporan Proses

 Dengan persyaratan Standar atau Perundang-undangan :

 Dokumen Standar/UU -- SPK -- Laporan Proses

58
Pemeriksaan Catatan

 Pemeriksaan catatan dilakukan untuk mengetahui dan

memeriksa bukti bahwa proses telah dilakukan.

 Periksa dan pastikan bahwa antara catatan yang

berhubungan dapat ditelusuri dengan mudah.
 Metode untuk menelusuri antar catatan dapat menggunakan :
 Identifikasi Catatan ; kode dokumen, no. urut catatan
 Identifikasi Proses ; nama proses; nama pelaksana
 Identifikasi Produk ; nama produk; no. order

 Penelusuran catatan dapat dilakukan melintas lingkup

proses/bagian yang sedang diaudit.

59
Catatan Yang Perlu Diperiksa
 Laporan Internal Audit
 Daftar Induk Dokumen
 Hasil Tinjauan Manajemen
 Hasil Survey Pelanggan
 Laporan Keluhan Pelanggan
 Catatan Hasil Pelatihan
 Hasil Tinjauan Order
 Daftar Supplier
 Hasil Evaluasi Supplier
 Hasil-hasil Kegiatan Disain dan Pengembangan
 Laporan & Status Kalibrasi
 Hasil Pencapaian Sasaran QESH/Operasi Proses
 Hasil Pengukuran Produk & Proses
 Hasil Analisa Data

60
Pemeriksaan Data
 Pemeriksaan data dilakukan untuk mengetahui dan memeriksa hasil
dari proses yang dilakukan.

 Pemeriksaan dapat dilakukan dengan menelusuri data dan perhitungan

yang dilakukan didalam catatan yang diperiksa.
 Jika perlu lakukan simulasi perhitungan atas data yang ada.

 Periksa data pada satu catatan dengan data pada catatan lain yang
berhubungan
 Pastikan data pada satu catatan memiliki korelasi dengan data
pada catatan lain untuk satu jenis kasus/masalah yang sama

61
Pemeriksaan Data
 Pastikan data yang ada memiliki validitas/keabsahan yang cukup dan
dilakukan oleh yang berwenang.

 Pemeriksaan data dapat dilakukan pula untuk mengetahui apakah data

tersebut digunakan oleh yang membuat dan yang menerima
informasi/data tersebut.

 Dalam pemeriksaan data, perlu diketahui pula berapa lama data

tersebut disimpan dan bagaimana penyimpanan data dilakukan.

 Pemeriksaan data dilakukan juga untuk mengetahui apakah hasil proses

telah memenuhi persyaratan ataupun sasaran yang ditetapkan.

62
Pencapaian Sasaran QESH

 Lakukan pemeriksaan untuk melihat apakah realisasi hasil

proses sesuai dengan rencana yang ada.
 Rencana dapat berupa :
 Sasaran QESH Bagian atau Organisasi
 Rencana Kerja/Planning

 Realisasi dapat ditunjukkan dalam :

 Laporan Hasil Proses

 Lakukan pemeriksaan apakah dilakukan analisa dari

perbandingan antara rencana dengan realisasi yang ada.
 Metode tehnik statistik yang digunakan.
 Pelaksana dan penanggung jawab analisa data
63
Hubungan Antar Bagian

 Dalam pelaksanaan audit, perlu diperhatikan pula

bagaimana hubungan antar bagian atau proses berlangsung.

 Keterikatan antar bagian

 Suatu proses tergantung pada proses yang lainnya, dan hasil
dari proses tersebut akan digunakan oleh proses selanjutnya.

 Sebab Akibat yang timbul

 Pelaksanaan suatu sistem/proses tidak akan berjalan dengan
baik jika tidak didukung adanya sarana & prasarana yang
baik serta sumber daya manusia yang memiliki kompetensi
yang memadai.

64
Pengamatan
 Dalam pelaksanaan audit perlu dilakukan
pengamatan terhadap beberapa hal yang
bertujuan :
 Sebagai tambahan informasi
 Sebagai cara pembuktian hasil proses

 Beberapa hal yang perlu diamati adalah :

 Bahasa Tubuh Auditee
 Kondisi Proses
 Metode Kerja
 Kemampuan Personel
 Hasil Produk
 Kondisi Sarana Kerja
 Lingkungan Kerja
65
Pencatatan Temuan

 Temuan audit harus menjelaskan hal-hal sebagai berikut :

 Masalah yang terjadi
 Bukti terjadinya masalah :
 Dokumen / Catatan
 Hasil Tanya Jawab
 Waktu terjadinya masalah
 Lokasi terjadinya masalah
 Standar/Persyaratan yang tidak dipenuhi
 Jika perlu ditunjukkan potensi masalah yang akan
ditimbulkan karena terjadinya masalah tersebut.

66
Bukti Objektif

Informasi kualitatif atau kuantitatif, catatan

atau pernyataan dari KENYATAAN /
FAKTA yang bersangkutan dengan suatu
barang atau jasa atau penerapan dan
adanya suatu unsur sistem manajemen
yang didasarkan pada pengamatan,
pengukuran atau pengujian dan yang dapat
diverifikasi.

67
Ketidaksesuaian

 Tidak terpenuhi persyaratan yang ditentukan

 Ketidaksesuaian mencakup penyimpangan atau kekurangan pada satu

atau lebih bagian dari sistem manajemen dengan persyaratan yang
ditentukan

 Umumnya digolongkan dalam 2 kriteria yaitu :

 Major
 Minor

68
Major

Temuan dari bukti objektif yang menunjukkan tidak

berjalannya prosedur atau proses dalam sistem manajemen
yang ditetapkan.

69
Minor

Temuan dari bukti objektif yang menunjukkan adanya

perbedaan penerapan / pelaksanaan sistem manajemen dengan
persyaratan yang ditetapkan.

70
Observasi

Suatu temuan perbedaan yang potensial dalam sistem

manajemen yang tidak dapat dihubungkan dengan persyaratan
yang ditentukan dan atau yang mungkin dapat meningkatkan
sistem manajemen jika dilakukan tindakan yang sesuai dengan
segera.

71
Pertemuan Penutup

 Bergantung pada Budaya Perusahaan

 Menjelaskan Laporan Audit pada Auditee
 Memberikan Auditee pengetahuan
 Mendiskusikan tindakan koreksi dan waktu tindak lanjut
 Menyampaikan ucapan terima kasih atas kerjasama yang
diberikan

72
Agenda Pertemuan Penutup

 Ucapan terima kasih atas kerjasama dalam pelaksanaan

audit.

 Menjelaskan hasil audit, temuan dan penilaian yang

dilakukan.

 Tanya jawab atas hasil temuan serta klarifikasi akhir.

73
Audit Pada Berbagai Industri

 Audit pada jenis industri yang berbeda memerlukan metode dan pendekatan
yang berbeda pula, khususnya dalam memahami proses yang terjadi dalam
sistem manajemen yang dijalankan.

 Audit pada industri manufaktur lebih mudah memahami jenis produk dan
proses yang dilakukannya

 Audit pada industri jasa ataupun pelayanan, Auditor harus memahami ‘produk’
yang dihasilkan pada indutri tersebut.

 Proses verifikasi pada industri jasa tidak langsung berhubungan dengan produk
ataupun proses yang dilakukan, tetapi banyak berhubungan dengan verifikasi
dokumen atau pelaporan.

 Audit pada industri jasa konstruksi harus memperhatikan proses-proses

penanganan dokumen dan gambar-gambar kerja yang diterima dari customer
atau pemilik.

74
SESI - 4 : PELAPORAN AUDIT

Materi Pembahasan :

 Pelaporan Hasil-hasil Audit

 Tindak Lanjut Audit
 Penyelesaian Audit

75
Bentuk Laporan Audit

 Laporan Audit QESH tidak

memiliki format yang standar

 Dapat digabungkan dengan

laporan ketidaksesuaian lainnya.

76
Isi Laporan Audit

 Waktu & Tempat Pelaksanaan Audit

 Nama Auditor & Auditee
 Temuan / Hasil Audit
 Referensi Dokumen
 Tindakan Koreksi yang akan diambil & waktu
penyelesaian
 Tanda tangan persetujuan Auditee & Auditor
 Hasil Tindakan Koreksi
 Kesimpulan untuk penutupan Audit

77
Pengisian Laporan oleh Auditor

 Data Pelaksanaan Audit :

 Waktu & Tempat,
 Nama Auditor & Auditee
 Dokumen yang digunakan

 Masalah/Temuan yang terjadi

 Tanda tangan atas temuan

78
Pengisian Laporan oleh Auditee

 Rencana Tindakan Koreksi

 Tindakan yang akan dilakukan
 Target Waktu Penyelesaian

 Tanda tangan atas temuan

 Sebagai tanda kesepakatan atas temuan

79
Distribusi Laporan Audit

 Laporan Audit didistribusikan kepada:

 Auditee
 Disimpan sebagai referensi untuk melakukan tindakan koreksi.

 Koordinator/Pimpinan Auditor/MR
 Sebagai data hasil kegiatan audit yang telah dilakukan oleh
Auditor yang ditunjuk.
 Untuk digunakan lagi pada saat Auditor melakukan Audit Tindak
Lanjut.

80
Tindak Lanjut Audit

Pemeriksaan terhadap tindakan koreksi yang dilakukan atas

temuan audit untuk memastikan pelaksanaan dan efektifitas
tindakan yang dilakukan tersebut.

81
Pelaksanaan Tindak Lanjut Audit
 Auditor bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan kembali
(Audit Tindak Lanjut) terhadap hasil tindakan koreksi untuk
memeriksa efektifitas tindakan koreksi yang dilakukan

 Pelaksanaan Audit sesuai dengan target waktu yang disepakati dengan

pihak Auditee.

 Pemeriksaan dilakukan terhadap :

 Hasil Tindakan Koreksi
 Waktu Penyelesaian
 Efektifitas Tindakan
 Kebutuhan untuk perbaikan/peningkatan

82
Pelaporan Tindak Lanjut Audit

 Menggunakan Laporan Hasil Audit, sesuai dengan

masalahnya

 Auditor mengisi hasil pemeriksaan atas tindakan koreksi

yang diambil dengan mencantumkan hasil tindakan
koreksi.

 Auditor mengambil copy laporan audit dari Auditee untuk

dijadikan satu dengan laporan aslinya.

 Menyerahkan laporan kepada MR/Koordinator Audit.

83
Penutupan Laporan Audit

 Jika tindakan koreksi selesai dilakukan maka auditor

menandatangani laporan sebagai tanda penutupan laporan

 Jika tindakan koreksi belum selesai, maka auditor

memberikan keterangan :
 Tambahan waktu yang diperlukan
 Laporan Audit belum ditutup
 Timbulnya masalah baru (laporan permohonan tindakan
koreksi)
 Laporan Audit bisa ditutup.

84
SESI - 5 : EFEKTIFITAS AUDIT

Materi Pembahasan :

 Meningkatkan Efektifitas Audit

 Etika Audit

85
EFEKTIFITAS AUDIT
 Checklist mencakup pertanyaan yang jelas dan mencakup seluruh
persyaratan dan prosedur yang diaudit.
 Tentukan jumlah contoh yang harus diperiksa untuk menjamin
kecukupan jumlah contoh atau sample.
 Instruksi pada Checklist harus mengingatkan kepada auditor untuk
mencatat identifikasi dokumen, perangkat keras atau kegiatan apapun
yang diuji, untuk menjamin bahwa bukti obyektif tercatat pada waktu
diaudit.
 Rumuskan pertanyaan yang akan digunakan selama audit untuk
memungkinkan untuk bergerak cepat dan mengubah teknik bertanya
dengan cepat selama audit sebagaimana situasi yang terjadi.

86
EFEKTIFITAS AUDIT
 Siap untuk mengubah teknik audit sehingga anda tidak dapat
diramalkan oleh auditee yang telah mengenal proses audit.
 Sebelum audit diselesaikan, anda harus membahas temuan-temuan audit
dengan auditee untuk memastikan bahwa mereka memahami temuan-
temuan tersebut sehingga tidak mengabaikan dan mengambil tindakan
perbaikan yang diperlukan. Hal ini harus dilakukan pada pertemuan
pasca audit sehingga tidak ada kejutan di dalam laporan audit.
 Buat laporan audit yang singkat dan obyektif, temuan dinyatakan
dengan jelas dengan cara yang dapat dimengerti oleh auditee

87
Etika Auditor

 Melakukan audit tepat waktu.

 Tidak menunggu terjadinya suatu kesalahan.
 Berfungsi sebagai alat perbaikan suatu sistem.
 Audit tidak dilakukan dengan cara yang antagonis.
 Auditor harus penuh pengertian.
 Auditor tidak boleh sekali-kali mencaci maki Auditee yang
ada pada tingkatan yang lebih rendah dari dirinya.
 Melaporkan kenyataan sebagaimana yang ia lihat.

88
Etika Auditor

 Tidak memulai audit dengan prasangka tentang hasil akhir

audit itu.
 Jika membuat kesalahan, ia harus mengakui dan
mengambil tindakan yang tepat untuk memperbaiki.
 Auditor harus dapat bersikap diplomatis, dan tegas serta
dapat mengendalikan diri.
 Auditor tidak menentukan sampai dimana suatu proses
dapat diterima. Ia hanya menentukan tingkat kesesuaian
dengan persyaratan.
 Memberitahukan pada Auditee beberapa bidang operasinya
tidak diaudit pada saat ini

89
Terima Kasih …….

Selamat Melaksanakan Audit

90