Pedoman Audit

Sistem Manajemen ISO

19011:2018
PT Geo Dipa Energi (Persero)

Bandung, 2020
Outline
I Latar Belakang II DefinisiAudit

III PrinsipAudit IV Program Audit

Kompetensi dan Evaluasi

V PelaksanaanAudit VI Auditor
LatarBelakang Disiapkan oleh Project committee
ISO/PC 302
We Create
Quality Menggantikan: ISO 19011:2011 perihal
petunjuk untuk melakukan audit sistem
Management manajemen mutu dan lingkungan
System
Menyediakan panduan mengaudit sistem
manajemen, termasuk prinsip-prinsip
audit, pengelolaan program audit dan
pelaksanaan audit sistem manajemen

Panduan mengevaluasi kompetensi

individu yang terlibat dalam proses audit,
termasuk orang yang mengelola program
audit, auditor dan tim audit

Dapat diterapkan pada seluruh organisasi

untuk melaksanakan audit internal atau
audit eksternal system manajemen atau
mengelola program audit
KlasifikasiAudit
Eksternal audit
Audit penyedia eksternal Audit sertifikasi dan/atau
akreditasi
Audit Internal
Audit pihak berkepentingan Audit perundang-undangan,
eksternal lainnya peraturan dan sebagianya

Audit pihak Audit pihak kedua Audit pihak ketiga

pertama
Apa itu Audit ?
DefinisiAudit
“Proses yang sistematis, independen,
dan terdokumentasi untuk
memperoleh bukti objektif dan
mengevaluasinya secara obyektif
untuk menentukan sejauh mana
kriteria audit dipenuhi”
(ISO 9000:2015)
DefinisiAudit
Pengujian/evaluasi yang sistematis [tidak
berbelit-belit].

Ada acuan/kriteria untuk pelaksanaannya.

Memperoleh bukti-bukti dan

mengevaluasinya sesuai butir 2.

Hasilnya suatu keputusan apakah bukti-bukti

hasil audit sesuai acuan/kriteria audit.
IstilahdanDefinisi
Process
People
• Audit
• Auditi • Kriteria audit
• Auditor • Bukti audit
• Tenaga ahli • Temuan audit
• Tim audit • Kesimpulan audit
• Pengamat
• Pemandu
• Kompetensi ISTILAH

Outcome
Plan
• Sistem manajemen
• Program audit • Risiko
• Lingkup audit • Kesesuaian
• Rencana audit • Ketidaksesuaian
IstilahdanDefinisi
Auditee
Organisasi secara keseluruhan atau yang diaudit

Klien Audit
Organisasi atau orang meminta audit

Auditor
Orang yang melakukan audit

Tim Audit
Satu atau lebih orang yang melakukan audit, yang
didukung bila perlu oleh ahli teknis

Program Audit
Pengaturan seperangkat dari satu atau lebih audit
yang direncanakan untuk kerangka waktu tertentu dan
diarahkan ke tujuan tertentu.
Ruang lingkup audit
Luas dan batas-Batasan audit
IstilahdanDefinisi
Risiko audit
Pengaruh ketidakpastian pada tujuan

Rencana Audit
Uraian mengenai kegiatan dan pengaturan audit

Kriteria Audit
Seperangkat persyaratan yang digunakan sebagai acuan terhadap
mana bukti objektif dibandingkan. (Kebijakan, prosedur, instruksi
kerja, persyaratan hukum, kewajiban kontrak dsb)

Bukti Audit
Catatan, pernyataan fakta atau informasi lainnya, yang relevan
dengan kriteria auditdan dapat diverifikasi

Temuan Audit
Hasil evaluasi terhadap bukti audit yang telah dikumpulkan
terhadap kriteria audit

Kesimpulan audit
Hasil audit setelah mempertimbangkan sasaran audit dan seluruh
temuan audit
PrinsipAudit
Kerahasiaan
Profesional Independen
Keamanan Informasi
Kesungguhan dan ketepatan Dasar untuk ketidakberpihakan
penilaian dalam audit audit dan kesimpulan audit yang
obyektif

Pendekatan berdasarkan Bukti

Penyampaian yang Objektif Metode yang rasional untuk mencapai
kesimpulan audit yang dapat diandalkan
Kewajiban untuk melaporkan
dan dapat direproduksi melalui proses
secara benar dan akurat
audit yang sistematis.

Integritas Pendekatan berbasis Risiko

Dasar Pendekatan audit yang
profesionalisme mempertimbangkan risiko dan peluang
 Program audit ISO 9001:2015
Tahun 2018
Bagian Jan-Mar Apri –Jun Jul-Sept Okt-Des ProgramAudit
Management,
Pemasaran Pengelolaan program audit
Produksi Program audit dapat mencakup pertimbangan audit
Maintenance
dari satu atau lebih standar sistem manajemen atau
SDM, persyaratan lainnya.
Pembelian
Bulan
Gudang
Bgn 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Cakupan Program Audit :
Mngt/ Didasarkan pada ukuran dan sifat dari
MKT organisasi yang diaudit, fungsionalitas,
kompleksitas, jenis risiko dan peluang
Prod/
dan tingkat kematangan dari sistem
MTN
manajemen yang akan diaudit.
SDM/P
urc
WRH
Pengelolaan program audit
1. Penetapan sasaran program audit
2. Menentukan dan mengevaluasi risiko dan
peluang program audit
3. Penetapan program audit
4. Pelaksanaan program audit
5. Pemantauan program audit
6. Peninjauan dan Peningkatan program audit
Pengelolaan Program Audit
01 Penetapan sasaran program audit
Klien audit harus memastikan
bahwa sasaran program audit
ditetapkan untuk mengarahkan
perencanaan dan pelaksanaan audit
dan harus memastikan program
audit diimplementasikan secara
efektif. Sasaran program audit harus
konsisten dengan arah strategis
klien audit dan mendukung
kebijakan dan sasaran sistem
manajemen.
Contoh :
— mengidentifikasi peluang perbaikan
terhadap suatu sistem manajemen dan
kinerjanya;
— mengevaluasi kemampuan auditee untuk
menentukan konteksnya;
— mengevaluasi kemampuan auditee untuk
menentukan resiko dan peluang dan untuk
mengidentifikasi dan mengimplementasikan
tindakan yang efektif untuk menanganinya;
— memenuhi seluruh persyaratan yang
relevan, misalnya persyaratan perundang-
undangan dan peraturan, komitmen
penaatan, persyaratan sertifikasi terhadap
standar sistem manajemen;
Pengelolaan Program Audit
02 Menentukan dan mengevaluasi risiko dan
peluang program audit
Contoh :
Terdapat resiko dan peluang yang terkait a) perencanaan, misalnya kegagalan untuk
dengan konteks dari auditee yang mungkin menetapkan sasaran audit yang relevan
berhubungan dengan program audit dan dan menentukan taraf, jumlah, durasi,
dapat mempengaruhi pencapaian lokasi dan jadwal audit;
sasarannya. Individu(-individu) yang b) sumber daya, tidak cukupnya waktu,
peralatan dan/atau pelatihan untuk
mengelola program audit harus mengembangkan program audit atau
mengidentifikasi dan menyampaikan melakukan audit;
kepada klien audit resiko dan peluang c) pemilihan tim audit, misalnya tidak
bersangkutan ketika menyusun cukupnya keseluruhan kompetensi untuk
persyaratan program dan sumber daya melakukan audit secara efektif;
d) komunikasi, misalnya tidak efektifnya
audit, sehingga dapat ditangani dengan proses/saluran komunikasi
semestinya eksternal/internal;
Pengelolaan Program Audit
03 Penetapan program audit

1. Peran dan tanggung jawab individu(-individu)

pengelola program audit
2. Kompetensi of individu(-individu) pengelola
program audit
3. Menetapkan taraf/ cakupan program audit
4. Menentukan sumber daya program audit
Pengelolaan Program Audit
04 Pelaksanaan program audit
1. Menetapkan sasaran, ruang lingkup dan kriteria untuk
masing-masing audit (Ruang lingkup ini termasuk faktor-faktor seperti lokasi, fungsi,
kegiatan dan proses yang akan diaudit, maupun jangka waktu yang dicakup oleh audit )
2. Memilih dan menentukan metode audit
3. Memilih anggota tim audit
4. Memberikan tanggung jawab untuk masing-masing audit
kepada ketua tim audit
5. Mengelola hasil program audit (pendistribusian laporan audit
kepada pihak berkepentingan yang relevan; penentuan
mengenai perlunya audit tindak lanjut)
6. Mengelola dan memelihara catatan program audit
PenetapanMetodeAudit
Jangkauan pelibatan antara Lokasi auditor
auditor dan auditi Lapangan (On-site) Jarak jauh (Remote)

Interaksi manusia o Melakukan wawancara. Melalui komunikasi interaktif, seperti:

o Melengkapi daftar periksa dan kuesioner o Melaksanakan wawancara;
dengan partisipasi auditi. o Melengkapi daftar periksa dan kuesioner;
o Melakukan tinjauan dokumen dengan o Melakukan tinjauan dokumen dengan
partisipasi auditi. Pengambilan contoh. partisipasi auditi.
Tanpa interaksi manusia o Melakukan tinjauan dokumen (misal o Melakukan tinjauan dokumen (misal
rekaman, analisis data). rekaman, analisis data).
o Observasi pekerjaan yang telah dilakukan. o Observasi pekerjaan yang telah dilakukan
o Melakukan kunjungan lapangan. melalui surveilandengan mempertimbangkan
o Melengkapi daftar periksa. persyaratan hukum dan sosial.
o Pengambilan contoh (misal produk). o Menganalisis data.
• Kegiatan audit lapangan dilaksanakan di lokasi auditi. Kegiatan audit jarak jauh dilaksanakan di mana saja di
luar lokasi auditi tanpa memandang jarak.
• Kegiatan audit interaktif melibatkan interaksi antara personil auditi dan tim audit.
• Kegiatan audit non-interaktif tidak melibatkan interaksi dengan perwakilan auditi, tetapi tetap melibatkan
interaksi dengan peralatan, fasilitas, dan dokumentasi.
MemilihAnggotaTimAudit
Tim Audit Internal
• Sebaiknya ditentukan oleh manajemen puncak
• Memenuhi kompetensi yang telah ditetapkan
• Sebaiknya internal auditor berasal dari wakil-wakil
dari setiap bagian/fungsi yang terkait dengan sistem
manajemen mutu
•Ilmu pengetahuan dan teknologi area audit
•Aspek teknis dan fasilitas operasi
•Persyaratan hukum dan lainnya yang relevan
•Prosedur, proses dan teknik audit
Tim audit biasanya terdiri dari : Ketua dan anggota

Tim Audit Interal Tim audit mampu dalam hal :

Pertimbangan dalam pemilihan tim :

• Kompetensi auditor dengan
mempertimbankan lingkup dan Keterampilan yang dimiliki auditor :
kriteria audit • Mampu mengungkapkan konsep dan ide secara
• Tingkat kerumitan tertulis/lisan
• Persyaratan hukum dan • Hubungan antar pribadi yang kondusif
persyaratan lainnya
• Bahasa yang digunakan
TIM • Mampu memelihara kemandirian dan obyektivitas
• Mampu mengorganisasikan diri
Jika untuk tujuan audit tertentu tidak • Mampu menentukan keputusan berdasarkan bukti
terdapat auditor yang mempunyai AUDIT obyektif
kompetensi teknis, maka dapat • Mampu bereaksi dengan kepekaan terhadap budaya
digunakan tenaga ahli setempat

Pertimbangan Keterampilan yang dimiliki auditor

KompetensiAuditor

SM 1 Keterampilan SM 2
Keterampilan dan dan Keterampilan dan
Pengetahuan Pengetahuan Pengetahuan
Umum Spesifik
Spesifik

Pendidikan, Pengalaman Kerja, Training, Pengalaman Audit

Atribut Personel
PenetapanTanggungJawab
KepadaKetuaTimAudit
Komposisi tim audit

Alokasi sumber daya

Metoda dan prosedur audit
(dana, waktu, tenaga)

Tujuan dan lingkup audit Auditee yang akan diaudit

Informasi yang perlu disediakan untuk ketua tim

PeranDanTanggungJawab
TimAudit
Ketua Tim Anggota Tim
• Kepemimpinan • Menyiapkan rencana
• Merencanakan semua kerja
tahap audit • Berkomunikasi dengan
• Alokasi tugas dan anggota tim yang lain
tanggung jawab
• Mencatat semua
• Memastikan audit berada komunikasi, kegiatan
dalam lingkup audit dan temuan
• Memastikan objektivitas
dan sesuai jadwal • Membuat laporan
tertulis sesuai jadwal
• Berkomunikasi dengan
tim, klien dan auditee yang disepakati
• Melaporkan
ketidaksesuaian kritis
tanpa menunda
PelaksanaanAudit
01 Memulai Audit
02 Mempersiapkan Aktivitas Audit
03 Melaksanakan Aktivitas Audit
04 Mempersiapkan dan
Mendistribusikan Laporan Audit
05 Menyelesaikan Audit
06 Melaksanakan Audit Tindak
Lanjut (Jika Perlu) Simple Portfolio
Presentation
PelaksanaanAudit
01 Memulai Audit
Melakukan kontak dengan auditee
Menentukan kelayakan audit
Pemberitahuan
Bertujuan sebagai persiapan bagi tim
audit dan auditee
Dibuat secara tertulis oleh klien
berdasarkan program audit
Isi pemberitahuan meliputi:
Waktu pelaksanaan, ruang lingkup,
tujuan dan kriteria audit, tim audit
dan auditee
Contoh Pemberitahuan
Kepada Yth. Tim Audit & Auditee
Sesuai dengan program audit tahunan, bersama
ini disampaikan bahwa akan dilakukan Audit
Internal ISO 9001/ISO 14001 yang bertujuan
untuk:
• Mengevaluasi efektifitas penerapan &
pemeliharaan ISO 9001/14001
• Mengevaluasi pencapaian kinerja SMM/SML
berdasarkan rencana/target yang telah
ditetapkan
• Mengidentifikasi adanya peluang-peluang
penyempurnaan.
Periode pelaksanaan selama bulan Januari 2016.
Daftar tim audit yang bertugas untuk setiap area
audit sebagaimana terlampir dalam
pemberitahuan ini………..
PelaksanaanAudit
02 Mempersiapkan Aktivitas Audit
Persiapan Aktivitas Audit
 Tinjauan Dokumen : pemahaman
proses, aktivitas, struktur organisasi
dari auditee
 Mempersiapkan rencana audit/audit plan (lihat
contoh audit plan
 Penugasan kerja pada tim audit Rencana Audit
 Persiapan dokumen audit : Daftar periksa,
Dibuat oleh Ketua Tim dan berisi:
audit sampling plan, form/notes, daftar
 Nama dan peran tim audit
hadir, dll (lihat contoh checklist audit)
 Tujuan, ruang lingkup, dan kriteria audit
 Agenda pelaksanaan audit dalam
kerangka waktu

Rencana audit harus sinkron dengan

checklist yang telah dibuat
Tim audit: Wawan (Ketua Tim) ; Ronio (Anggota)

Periode/ Tanggal Audit : 21-24 Januari 2017

Tujuan Audit:
• Mengevaluasi efektifitas penerapan & pemeliharaan SMMutu
ContohRencanaAudit
• Mengevaluasi pencapaian kinerja Mutu dan proses berdasarkan
rencana/target yang telah ditetapkan Waktu Bagian Klausul ISO 9001 Auditor
• Mengidentifikasi adanya peluang-peluang penyempurnaan
23 Jan 2018 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 5,
Ruang lingkup Audit: Aktivitas dan proses di area Produksi Tekstil 09.00- 12.00 Manajemen 6.1, 9, 10 Wawan

Kriteria Audit: 23 Jan 2018

• Prosedur-prosedur………… ; Instruksi kerja ……………… 09.00- 12.00 R&D 4.1, 4.2, 6.1, 6.2,6.3,
• Kebijakan dan sasaran Mutu/ Lingkungan/ Mutu 7.5, 9.1.1, 9.1.3, 8.3 Ronio
• ISO 9001/ ISO 14001/ SMMutu/ OHSAS 18001:2007
23 Jan 2018 4.1, 4.2, 6.1, 6.2,6.3,
13.00- 16.00 SDM 7.5, 9.1.1, 9.1.3, 7.2,
Jadwal audit:
7.3, 5.3, 10.2, 10.3 Wawan
08.00-08.30 Rapat Pembukaan aktivitas/ klausul/ acuan
Auditor 23 Jan 2018
08.30-09.00 Top Manajemen 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 5, 6.1, 9, 10 13.00- 16.00 dst
WN
09.00-12.00 Produksi 4.1, 4.2, 4.4, 6.1, 8.1, 8.2, 8.5,
RN
8.6, 8.7, 6.2, 6.3, 9.1.1, 9.1.3,
7.5, ……..dst
PelaksanaanAudit
02 Mempersiapkan Aktivitas Audit
Pembuatan Checklist
 Tinjauan Dokumen : pemahaman
proses, aktivitas, struktur organisasi
dari auditee
 Mempersiapkan rencana audit/audit plan (lihat
contoh audit plan
 Penugasan kerja pada tim audit Rencana Audit
 Persiapan dokumen audit : Daftar periksa,
Dibuat oleh Ketua Tim dan berisi:
audit sampling plan, form/notes, daftar
 Nama dan peran tim audit
hadir, dll (lihat contoh checklist audit)
 Tujuan, ruang lingkup, dan kriteria audit
 Agenda pelaksanaan audit dalam
kerangka waktu

Rencana audit harus sinkron dengan

checklist yang telah dibuat
PelaksanaanAudit
Contoh isi Checklist _1
02 Mempersiapkan Aktivitas Audit
• Apa sasaran Mutu area yang akan diaudit ?
• Apa action plan yang ditetapkan guna
mencapai sasaran mutu yang ditetapkan ?
• Bagaimana alur prosesnya ?
Pembuatan Checklist Dan apa output mereka ?
 Mengacu pada tujuan dan kriteria audit serta • Sumber daya apa yang dibutuhkan agar
hal-hal lain yang terkait. proses berjalan sesuai rencana ?
 Checklist bertujuan untuk memandu dalam men • Dimana tahapan terpenting dari proses
dapatkan bukti-bukti audit tersebut ?
 “Keyword” dalam pembuatan checklist: Contoh isi Checklist _2
• Teliti
• Dalam • Apa parameter Lingkungan Kerja yang
• Menyeluruh dipantau dan diukur ?
 Sebaiknya format checklist dibakukan • Siapa yang memantau dan mengukurnya ?
Alat ukur apa yang digunakan ?
• Bagaimana sistem pencatatan/perekaman
untuk memantau dan mengukur ?
Pembuatan CHECKLIST yang Memadai Berarti Kita Telah MENYELESAIKAN • Apa yang dilakukan bila terjadi
SEPARUH dari Pelaksanaan Audit dan Auditor Menjadi Lebih Percaya Diri penyimpangan?
PelaksanaanAudit
03 Melaksanakan Aktivitas Audit
1 Perkenalan
Pertemuan pembuka
2 Tujuan Audit

Tinjauan dokumen di lokasi audit Agenda Audit

3

Komunikasi selama audit (kemajuan audit, Kriteria Audit

temuan audit, perubahan rencana audit, dll 4

Penugasan pendamping dan pengamat 5 Metode Audit

6 Kategori Temuan
Pengumpulan dan verifikasi informasi
7 Pendamping

Membuat temuan audit dan kesimpulan 8 Kesempatan Bertanya

Pertemuan penutup
PelaksanaanAudit
03 Melaksanakan Aktivitas Audit
Mengumpulkan dan Memverfikasi Informasi

Kesimpulan
Peninjauan PENETAPAN TUJUAN
DAN LINGKUP AUDIT

Temuan Audit

PERSIAPAN AUDIT
Mengevaluasi terhadap
kriteria audit

Bukti Audit PELAKSANAAN AUDIT

Pengumpulan informasi
dengan cara pengambilan
contoh yang tepat PELAPORAN AUDIT

Sumber Informasi
PelaksanaanAudit
03 Melaksanakan Aktivitas Audit
Memperoleh Bukti
Sumber-sumber Bukti Audit
Kumpulkan bukti yang cukup untuk
menentukan apakah kriteria audit
1 sudah dipenuhi Wawancara
Pengamatan Kegiatan

Bukti dapat diperoleh dari:

- pengujian dokumen
2 - Wawancara
- pengamatan kegiatan
Teknik Audit
dan kondisi

Kumpulkan Analisa Interprestasikan Dokumentasikan Informasi Terdokumentasi Pengamatan Kondisi

(Dokumen dan rekaman)
PelaksanaanAudit
03 Melaksanakan Aktivitas Audit
Teknik Wawancara (1)
• Klarifikasikan apa yang sudah dicatat
dalam checklist dengan pertanyaan
terbuka agar auditee leluasa berbicara
dan memberi informasi
• Jangan membuat auditee “merasa
bersalah”
• Hindari
• Pertanyaan dengan jawaban
“Ya/Tidak”
• Pertanyaan yang memojokan
• Berbagai pertanyaan dilontarkan
sekaligus
• Ikuti alur urutan pertanyaan untuk
menemukan apakah yang diwawancara
benar-benar memahami topik yang
dibahas
Teknik Wawancara (2)
• Pastikan semua bukti-bukti audit
yang ingin didapat sudah
ditanyakan dan Catat hal-hal
penting hasil wawancara lalu
bandingkan dengan kriteria audit
• Klarifikasi kembali dengan personil
yang diwawancara apabila ada
ketidaksesuaian.
• Jangan menyebutkan nama
personil yang diwawancara pada
laporan audit (kecuali untuk hal-hal
tertentu dan bukan bertujuan untuk
menyalahkan).
PelaksanaanAudit
03 Melaksanakan Aktivitas Audit
Mengajukan Pertanyaan Hasil Yang diharapkan

• Kejelasan atas hal-hal yang perlu diklarifikasi

Apa respon yang akan kita dapatkan
• Aturan atau tata cara tidak tertulis yang dapat
dari dua pertanyaan berikut:
dijadikan kriteria audit
 Apakah Saudara memeriksa MSDS
• Auditor lebih memahami proses-proses atau
yang dikirimkan sebelum barang
aktivitas yang di audit
kimia di terima seperti yang
dinyatakan dalam Prosedur ? • Auditee memahami tujuan dan nilai penting
pelaksanaan audit internal
 Tolong ceritakan apa yang menjadi
tanggung jawab Supervisor
jika terjadi kecelakaan
kerja pada kegiatan InterView
produksi ?
PelaksanaanAudit
03 Melaksanakan Aktivitas Audit
Tips Wawancara PENETAPAN TUJUAN DAN
LINGKUP AUDIT

 Tepat waktu sesuai agenda, namun

biarkan pembicaraan mengalir
PERSIAPAN AUDIT

 Catat semua hasil wawancara

 Klarifikasi kembali dengan personil

yang diwawancara sebelum PELAKSANAAN AUDIT
meninggalkan tempat

 Membuat janji bila diperlukan

memperoleh informasi lebih jauh PELAPORAN AUDIT

• Auditor tidak mengaudit personil

• Jangan menguji kemampuan personil
• Jangan pernah menyalahkan auditee
PelaksanaanAudit
03 Melaksanakan Aktivitas Audit
Informasi Tedokumentasi

c. Informasi terdokumentasi
yang dipersyaratkan oleh
a. Kebijakan dan Sasaran
organisasi untuk
In for masi
memastikan efektifitas
terdo kumen tasi perencanaan operasi dan
pengendalian proses

b. Informasi terdokumentasi yang

dipersyaratkan dalam standar ini
PelaksanaanAudit
03 Melaksanakan Aktivitas Audit
Pelajari Tanggung Jawab dan Wewenang Auditee
Pahami Kebijakan dan Sasaran Dokumentasi yang dapat digunakan:

• Kebijakan harus • Uraian Jabatan

dijadikan acuan utama

• Sasaran merupakan • Manual

salah satu kriteria audit
yang paling terukur

• Struktur Organisasi
InformasiTerdokumentasi
Sumber yang dapat digunakan antara lain:

 Manual
 Proses map (biasanya dalam bentuk bagan alir)
 Prosedur
 Instruksi kerja
 Dokumen referensi atau eksternal
 Formulir-formulir/Rekaman
 Peraturan perundangan dan Standar-standar
lainnya
PelaksanaanAudit
03 Melaksanakan Aktivitas Audit
Pelajari Tanggung Jawab dan Wewenang Auditee
Dokumentasi yang dapat digunakan:

Uraian Jabatan

Manual

Struktur Organisasi
PelaksanaanAudit
03 Melaksanakan Aktivitas Audit
Teknik Pemeriksaan Informasi Terdokumentasi
 Dokumentasi adalah informasi dan media Perhatikan :
pendukungnya
Status pengendalian (revisi, pengesahan, pendistribusiannya
 Dapatkan kepastian mengenai jenis dokumen- 1 dll. Pelajari klausul/kriteria berkaitan dengan pengendalian
dokumen)
dokumen yang digunakan oleh auditee,
misalnya: Keterkaitan antar dokumen (misalnya dengan
2 formulir-formulir yang digunakan)
01 Prosedur dan instruksi kerja
Relevansinya dengan kompetensi
02 Peta proses 3 personel pelaksana pekerjaan

03 Manual-manual
Relevansinya dengan sasaran
04 Referensi-referensi 4 mutu atau kinerja produk,
proses dan kepuasan pelanggan

05 Daftar-daftar Nilai tambah aktivitas

5 setiap tahapan
kegiatan
PelaksanaanAudit
03 Melaksanakan Aktivitas Audit
Informasi Terdokumentasi yang perlu
disimpan (Rekaman)

 “Dokumen yang menyatakan hasil yang

dicapai atau memberikan bukti
pelaksanaan suatu kegiatan”

 Pengendalian rekaman harus sesuai

dengan regulasinya
PelaksanaanAudit
03 Melaksanakan Aktivitas Audit
Teknik Memverifikasi Rekaman

Pastikan pengendalian rekaman sesuai dengan

regulasi

Hasil wawancara dan dokumentasi SMM biasanya

dijadikan kriteria audit dalam memverifikasi
rekaman.

Contoh-contoh rekaman:
 Risalah rapat
 Catatan kompetensi karyawan
 Laporan-laporan verifikasi, pemantauan,
pengukuran, pengesahan, perbaikan dll
PelaksanaanAudit
03 Melaksanakan Aktivitas Audit
Teknik Memverifikasi Rekaman (lanjutan..)
• Ketahui status rekaman, yang meliputi:
Personal yang terlibat dalam suatu rekaman (misalnya pembuat, yang mengesahkan,
yang menindaklanjuti dll)
Cara mengisi/membuatnya, Kriteria/acuan yang dipakai untuk pengesahan atau
tindakan lainnya (bila ada)
Volume rekaman dalam satuan waktu tertentu
• Ambil sampel yang memadai sesuai dengan volume dan tingkat kritis
rekaman yang di audit.

• Verifikasi sampel rekaman sesuai dengan ketentuan yang berlaku Verifikasi

• Telusuri dan mintakan buktinya, bila rekaman menunjukkan diperlukannya
??
suatu tindak lanjut tertentu (misalnya dari risalah rapat)

• Catat dan klarifikasikan bila diketemukan ketidaksesuaian atau kejanggalan

PelaksanaanAudit
03 Melaksanakan Aktivitas Audit
Teknik Pengamatan

Amati area Periksa pintu-pintu Amati tumpukan Area terpencil

yang diaudit yang terkunci barang-barang

Lihatlah melebihi dari Amati detil peralatan Tempat menyimpan Pelaksanaan

yang ditunjukkan yang digunakan rekaman pekerjaan
PelaksanaanAudit
03 Melaksanakan Aktivitas Audit
Pengamatan Fasilitas

01 Penanganan Bahan Baku 07 Alat Ukur

02 Tata Letak Penyimpanan 08 Tanda dan Label
03 Housekeeping 09 Keselamatan Kerja
04 Penanganan Produk 10 Kegiatan Operator
05 Status Inspeksi 11 Lingkungan Kerja

06 Peralatan yang digunakan 12 Dan lain-lain

PelaksanaanAudit
03 Melaksanakan Aktivitas Audit
Teknik Mengamati

 Catat dan klarifikasikan saat itu juga, begitu

ditemukan kejanggalan atau ketidaksesuaian
atau peluang adanya perbaikan

 Gunakan semua indra anda untuk mencari

peluang perbaikan…….
PelaksanaanAudit
03 Melaksanakan Aktivitas Audit
Catatan Audit

Auditor harus mencatat semua bukti-

bukti audit yang berupa;
• Komentar, kesesuaian/ketidaksesuaian
• Observasi, PELUANG PERBAIKAN dan
• hal-hal lain yang membutuhkan
perhatian/investigasi lebih lanjut.

Catatan audit sebaiknya dibuat dalam

formulir yang baku.

Catatan sebaiknya rapi & terbaca

PelaksanaanAudit
03 Melaksanakan Aktivitas Audit
Evaluasi Bukti-bukti Audit

Evaluasi semua bukti-bukti audit yang didapat guna

memastikan pemenuhan atas kriteria audit

Dokumentasikan temuan audit dengan jelas

Setiap temuan harus ada bukti-bukti objektifnya

Identifikasi pula kekuatan-kekuatan dari area yang di

audit (jangan hanya ketidak-sesuaiannya saja !!!)
PelaksanaanAudit
03 Melaksanakan Aktivitas Audit
Temuan Audit

KESESUAIAN
Segala sesuatu berjalan
KESESUAIAN
dengan efektif

KETIDAKSESUAIAN OBSERVASI
KETIDAKSE
Bila suatu aktivitas atau SUAIAN
OBSERVASI Saran-saran yang dapat
proses tidak sesuai dengan memberikan peluang
kriteria audit adanya penyempurnaan
sistem, aktivitas, proses atau
pun produk.
PelaksanaanAudit
03 Melaksanakan Aktivitas Audit
Ketidaksesuaian ‘MAJOR’

Memerlukan TINDAKAN PERBAIKAN SEGERA.

Temuan ini menimbulkan atau dapat menimbulkan
ancaman segera dan langsung terhadap Efektifitas
SMM, dapat menimbulkan ancaman segera dan
langsung terhadap Efektifitas SMM, dapat
menimbulkan turunnya mutu produk/jasa,
atau merusak reputasi organisasi,
contoh :
• Dokumen penting yang digunakan kadaluarsa
• Peralatan yang digunakan untuk inspeksi
akhir tidak dikalibrasi
• Produk dilepas ke pelanggan walaupun tidak
memenuhi Spesifikasi
PelaksanaanAudit
03 Melaksanakan Aktivitas Audit
Ketidaksesuaian ‘Minor’

Kekurangan yang umumnya bersifat administratif,

yang menyebabkan penyimpangan sementara
atau lebih banyak disebabkan karena ‘human
error’,
• Rekaman lupa ditandatangani oleh orang yang
berwenang dan tetapi hanya terjadi untuk
periode yang tidak berurutan atau hanya
beberapa kali saja
• Beberapa rekaman pelatihan karyawan tidak
lengkap
PelaksanaanAudit
03 Melaksanakan Aktivitas Audit
Penulisan Ketidaksesuaian

Sebutkan sumber Sampaikan skala

informasi masalah dengan tepat

Jelaskan mengapa Hindari

temuan tersebut penggunaan kata
menjadi masalah yang “emosional”

Harus jelas Laporan audit harus

mengenai apa yang menunjukkan BUKTI
dimaksudkan yang menyebabkan
terjadinya temuan
PelaksanaanAudit
03 Melaksanakan Aktivitas Audit
Contoh Penulisan Ketidaksesuaian

BURUK LEBIH BAIK

Jelaskan maksud anda Risalah hasil tinjauan "Risalah tinjauan kontrak untuk Pekerjaan House keeping
kontrak tidak PT. ABC tidak didistribusikan ke bagian General Affair
didistribuskan. seperti yang disyaratkan dalam prosedur No.123 rev.2 butir
4.2."
Sebutkan sumber NAB melampaui Nilai Ambang Batas (NAB) pada area pressing berdasarkan
informasi spesifikasi yang telah hasil pengukuran tanggal 25 November 2010 oleh bagian
ditetapkan QC untuk proses produksi sekitar 100 dB di atas Spesifikasi
NAB yang dijadikan acuan yaitu Kepmen 51 tahun 1999
Lihat Pro. 256 rev.2
Sampaikan skala Beberapa drum tidak 8 dari 20 drum di area penyimpanan bahan baku tidak
masalah dengan tepat diberi label B3 diberi label B3 sesuai Prosedur No. 7865 rev.1
PelaksanaanAudit
03 Melaksanakan Aktivitas Audit
Pada akhir audit akan dilakukan penutupan, agendanya:

Presentasi temuan dan observasi serta peluang

1 untuk perbaikan berdasarkan bukti-bukti audit

Diskusikan setiap isu/temuan (selesaikan

2 jika mungkin)

Diskusikan setiap rekomendasi tindakan

3 perbaikan

Tetapkan batas waktu untuk melakukan

4 tindakan perbaikan
PelaksanaanAudit
04 Mempersiapkan dan Mendistribusikan Laporan Audit
Laporan Tim Audit Laporan Manajajemen Hasil Audit Internal
 Ketua tim audit harus membuat laporan audit  Dibuat oleh KLIEN, berisi:
yang berisi:
01 Kesimpulan hasil audit dari seluruh
01 Waktu pelaksanaan dan tim audit
tim audit
02 Ruang lingkup audit Perbandingan dengan hasil audit
02

03 Tujuan dan kriteria audit terdahulu

03 Rekomendasi atau saran-saran
04 Temuan audit
05 Kesimpulan & Rekomendasi hasil audit  Laporan ini dapat dijadikan masukan oleh
pimpinan puncak dan pihak manajemen terkait
 Laporan audit didistribusikan kepada auditee lainnya sebagai masukan untuk proses
dan klien penyempurnaan yang berkesinambungan
PelaksanaanAudit
05 Menyelesaikan Audit

Memastikan audit selesai dilaksanakan sesuai dengan rencana

1

Memastikan dokumentasi hasil audit yang harus

2 dipelihara dan yang harus dimusnahkan (jika dibutuhkan)
PelaksanaanAudit
06 Tindak Lanjut

Auditee harus melakukan tindakan perbaikan atas ketidaksesuaian

1 yang ditemukan sesuai jangka waktu yang telah disepakati.

Pelaksanaan tindakan perbaikan sebaiknya mengacu

2 pada prosedur tindakan perbaikan yang berlaku
Verikasi
Klien Auditor
• Bertanggung jawab • Verifikasi proses investigasi
memantau penyelesaian yang dilakukan auditee,
ketidaksesuaian sesuai pastikan investigasi benar-
batas waktu yang benar sampai pada akar
ditetapkan
permasalahan.
• Tugaskan auditor untuk
memverifikasi tindakan • Pastikan tindakan perbaikan
perbaikan yang dilakukan telah berjalan dengan
auditee efektif (dapatkan bukti-
buktinya)
• Apabila tindakan perbaikan
belum berjalan dengan
efektif, buat ketidaksesuaian
baru
Pengelolaan Hasil Audit
Aktivitasnya antara lain:
Peninjauan, persetujuan dan evaluasi kesesuaian dan kecukupan temuan audit

Peninjauan analisa akar permasalahan dari tindakan perbaikan dan

pencegahan

Distribusi laporan audit

Penetapan apakah dibutuhkan audit tindak lanjut

Pengelolaan Rekaman Audit
Rekaman audit yang dikelola antara lain:

Terkait dengan Terkait dengan Terkait tim audit

program audit, antara setiap audit, seperti seleksi
lain : rekaman tujuan seperti audit dan penetapan
dan luasan audit, plan, laporan tim auditor,
rekaman atas audit, NCR, evaluasi tim
peninjauan resiko tindakan auditor,
audit, rekaman perbaikan dan pelatihan tim
tinjauan ulang pencegahan auditor
keefektifan program
audit
Contoh
Penetapan kompetensi untuk Auditor Sertifikasi atau Audit Serupa

Parameter Auditor Auditor > 1 Skema SM Ketua Tim Audit

Pendidikan Sekolah Menengah Atas Sama dengan Auditor Sama dengan Auditor

Pengalaman Kerja 5 tahun utk SMA dan Sama dengan Auditor Sama dengan Auditor
Keseluruhan dikurangi 1 tahun utk D3, dst.

Pengalaman Kerja Minimal 2 tahun dari total 5 2 tahun dalam disiplin Sama dengan Auditor
Bidang Mutu, tahun kedua/ ketiga
Lingkungan, Mutu

Pelatihan Auditor 40 jam pelatihan audit 24 jam pelatihan dalam Sama dengan Auditor
disiplin kedua/ ketiga
MetodeEvaluasi
METODE EVALUASI SASARAN CONTOH

Tinjauan Rekaman Memverifikasi latar belakang auditor Analisa rekaman pendidikan, Pelatihan,
Kepegawaian, Pengakuan dan pengalama
audit.
Umpan Balik Memberikan informasi tentang kinerja auditor Survey, kuesioner, referensi, testimoni.
Keluhan, evaluasi kinerja, Peer review

wawancara Mengevaluasi perilaku personil dan kemampuan Wawacara personil

bekomunikasi, untuk memverifikasi informasi dan menguji
pengetahuan serta mendapat informasi tambahan
Observasi Mengevaluasi perilaku personil dan kemampuan Role Playing, Penyaksian audit, Kinerja saat
menerapkan pengetahuan dan ketrampilan. bekerja
Pengujian Mengevaluasi perilaku personil dan pengetahuan serta Ujian lisan dan tertulis, Psikotest
kemampuan dalam mengaplikasikannya

Tinjauan Post Audit Memberikan informasi kinerja auditor selama audit, Tinjauan laporan audit, wawacara dengan
mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan ketua tim audit, anggota audit dan jika sesuai
umpan balik dari auditee.
Thank You 