AUDIT MANAJEMEN

SISTEM KEPASTIAN MUTU

A. DEFINISI
Audit sistem kepastian mutu adalah proses sistematis, mandiri, dan
terdokumentasi untuk memperoleh bukti objektif dan menilainya secara objektif untuk
menentukan sejauhmana kriteria audit yang telah dipenuhi. Audit ini dirancang untuk
menilai aktivitas, praktik atau kebijakan perusahaan untuk menentukan apakah
perusahaan memiliki kemampuan untuk memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan
dalam operasinya.

Berikut ini alasan dalam mengaudit kepastian mutu :

1. Memfasilitasi evaluasi kinerja, sistem kontrol, dan prosedur penjaminan mutu

2. Meyakinkan bahwa organisasi akuntabel terhadap mutu dan standar yang telah
ditentukan
3. Meningkatkan kemampuan organisasi untuk memprioritaskan lingkup tertentudan
memfasilitasi pengambilan keputusan
4. Memudahkan organisasi untuk memberikan tanggapan lebih baik terhadap
persyaratan yang diminta audit mutu eksternal serta untuk menilai mutu
5. Menyediakan sarana untuk identifikasi cara kerja yang baik untuk disebarluaskan

Audit sistem kepastian mutu memiliki peranan penting dalam memberikan

kepastian kualitas mutu kepada pelanggan dan proses yang berlangsung di dalam
perusahaan. Hasil audit kepastian mutu adalah laporan yang berisi temuan-temuan berupa
deviasi atau penyimpangan dari standar yang telah ditentukan dan tindakan korektif yang
direkomendasikan kepada manajemen dan fungsi perusahaan yang terkait. Pihak-pihak
yang berkepentingan terhadap hasil audit sistem kepastian kualitas dengan berbagai
kepentingan dan tujuannya yaitu perusahaan, pelanggan, pemerintah, asosiasi, dan
lembaga sertifikasi

B. MANFAAT
Manfaat audit manajemen kepastian mutu sebagai berikut :
1. Menilai ketaatan terhadap prosedur pengendalian mutu dan standar program mutu
2. Menilai proses pengembalian keputusan untuk keabsahan
3. Menilai karakteristik mutu suatu produk serta proses yang berkaitan
denganspesifikasi dari pelanggan atau pendesain melalui pengendalian dari
inspkesi reguler
4. Memperbaiki efektivitas dari program manajemen mutu
5. Mengeksplorasi penyebab kerusakan, keluhan pelanggan dan masalah lain
6. Memperoleh sertifikasi normal dari program manajemen mutu
7. Mengarahkan dan memotivasi staff dan manajemen untuk menciptakan kesadaran
mutu
 8. Menunjukkan perhatian manajemen mutu terhadap pemasok untuk memperoleh
perlindungan atas tuntutan liabilitas produk
9. Memperkenalkan formalitas dan konsistensi dalam program mutu
10. Melakukan pelatihan dan memberikan pengetahun teknis

C. PRINSIP AUDIT MANAJEMEN MUTU

Prinsip Audit Mutu, secara garis besar terdiri dari dua prinsip yaitu prinsip-prinsip
yang terkait dengan auditor dan prinsip-prinsip yang terkait dengan kegiatan audit.
Prinsip-prinsip yang terkait dengan auditor, yaitu
1. Kode Etik sebagai Dasar Profesionalisme
Kode Etik merupakan dasar profesionalisme auditor dalam pelaksaan audit.
Profesionalisme dari seorang auditor tercermin pada sikap dapat dipercaya,
memiliki integritas, dapat menjaga kerahasiaan dan berpendirian. Seorang
auditor harus mampu menunjukkan sikap berpendirian, yaitu sikap mampu
memberikan penilaian yang proporsional dan kontekstual.
2. Menyajikan hasil yang obyektif dan akurat
Seorang auditor berkewajiban untuk melaporkan hasil temuan audit secara
benar dan akurat. Temuan audit, kesimpulan audit dan laporan audit
mencerminkan pelaksanaan kegiatan audit secara benar dan akurat. Hambatan
signifikan yang ditemukan selama audit dan perbedaan pendapat yang tidak
terselesaikan antara tim audit dan auditi harus dilaporkan.
3. Profesional, memiliki kompetensi sebagai auditor

Prinsip yang terkait dengan kegiatan audit, yaitu :

1. Independen - auditor (mandiri dan tidak berpihak) tidak melakukan audit
pada area yang bukan tanggungjawabnya.
2. Bukti Obyektif sebagai dasar membuat kesimpulan audit, dapat
diverifikasidan sample audit yang diambil cukup mewakili
3. Terencana, audit harus terencana secara sistematik sesuai dengan
kebutuhandan tujuan organisasi.
4. Auditor harus berkualifikasi dan independen
5. Maksud dan tujuan dari audit harus diklarifikasi dan disetujui
6. Audit harus direncanakan dan dipersiapkan secara memadai
7. Orang yang bertanggung jawab atas aktifitas yang akan diaudit harus secara
baik dan diberitahukan sebelum dan sesudah audit
8. Rencana audit dan laporan akhir harus tertulis
9. Auditor harus menindaklanjuti tindakan perbaikan
10. Penilaian terhadap standar harus obyektif, faktual dan apabila mungkin
kuantitatif
11. Audit tidak mengganggu kegiatan operasional yang berjalan
12. Frekuensi, intensitas dan luas audit bervariasi dengan kebutuhan aktual
13. Kertas kerja dan dokumen audit harus disimpan dengan baik dan teratur
14. Uji petik untuk mengumpulkan bukti harus tidak memihak dan
dapatdipercaya
D. LANGKAH-LANGKAH AUDIT MANAJEMEN
Mengadopsi model PDSA (plan-do-study-act) yang dipopulerkan oleh deming,
auditsistem manajeman mutu dapat mengikuti langkah-langkah berikut :

1. Perencanaan audit
Ada tahap ini auditor melakukan identifikasi terhadap tujuan atau sasaran
organisasi. Perencanaan audit dapat mengidentifikasi 5W + 1H : siapa (who),
apa(what), dimana (where), mengapa (why), dan bagaimana (how), yang
berkaitandengan objek audit.

2. Pelaksanaan audit
Pelaksanaan audit diawali dengan suatu pertemuan pendahuluan auditor
dengan berbagai pihak yang berwenang untuk membahas tentang ruang lungkup
audit,tujuan, jadwal pelaksanaan, dan rancangan kertas kerja audit (KKA). Proses
auditdiawali dengan mereview/memeriksa proses, produk, atau sistem.
Setelahmereview proses, auditor mendokumentasikan berbagai temuan
auditnya dalam KKA, yang nantinya akan disajikan dalam ringkasan umum yang
akan dibahas pada pertemuan akhir dengan berbagai pihak terkait. Dalam waktu
yang singkatkemudian auditor menyajikan laporan tertulis, yang mencatat
temuan-temuanaudit, kesimpulan audit, dan rekomendasi yang diberikan.

3. Mempelajari hasil audit

Hasil audit menyajikan informasi tentang kekuatan, kelemahan dan beberapa
bagian yang membutuhkan peningkatan dalam organisasi auditee. Sebagai
responterhadap laporan audit, pihak-pihak yang terkait kemudian
mengembangkanrencana tindakan perbaikan berdasarkan rekomendasi yang
diberikan auditor.Hasil pengembangan tersebut dirumuskan dan
didokumentasikan dalam suaturencana tindakan korektif yang akan diambil.

4. Tindakan perbaikan
Pada tahap ini, organisasi didampingi oleh auditor, mengimplementasikan
rencana tindakan perbaikan yang telah ditetapkan.

E. STRATEGI
Berikut ini adalah beberapa strategi yang dapatdijadikan panduan oleh auditor dalam
audit kepastian mutu :

1. Perencanaan Audit
 Memahami harapan auditee / budaya organisasi
 Perhatian khusus pada beberapa permasalahan (hasil dari audit
sebelumnya).
  Analisis resiko berdasarkan sector industry atau khusus terhadap
organisasiauditee.
 Praevaluasi terhadap peraturan yang berhubungan.
 Membentuk tim audit yang kompeten untuk mencapai tujuan audit.
 Mengalokasikan waktu yang cukup.

2. Teknik Audit
 Fokus pada beberapa proses dengan prosedur yang
terbatas.Mendokumentasikan prosedur, instruksi kerja, daftar pertanyaan,
dansebagainya sangatlah penting untuk rencana organisasi dan proses
pengendalian.
 Ingat dan pahami dengan baik prinsip-prinsip managemen kualitas.
 Gunakan pendekatan PDAC (plan, do, check, act ) untuk
mengevaluasiefektivitas organisasi.

3. Menghubungkan temuan dan pengaruhnya terhadap kemampuan

organisasimenyediakan produk sesuai dengan spesifikasinya Laporan dan Tindak
Lanjut sebagai berikut :
 Melaporkan secara pantas temuan-temuan audit.
 Pastikan bahwa beberapa aspek budaya ikut menjadi bahan pertimbangan.
 Memberi tekanan terhadap temuan positif sebagai sesuatu yang tepat.
 Melihat bagaimana solusi yang diusulkan oleh organisasi sebagai
responterhadap temuan negative berguna.
 Laporan harus objektif dan berfokus pada audiens yang tepat