Berikut kami rangkum tugas dan tanggung jawab auditor internal:

1. Mencari informasi awal terkait bagian yang akan diaudit (auditee)

Salah satu hal penting yang harus dikuasai auditor adalah pengetahuan yang cukup tentang
auditee. Pengetahuan yang dimaksud di sini mencakup cara kerja, prosedural, hierarki jabatan,
dan catatan mutu atau laporan yang selama ini digunakan dalam kegiatan sehari-hari. Tanpa
menguasai hal ini, maka tidak banyak yang bisa dilakukan auditor saat mengaudit.
2. Melakukan tinjauan dokumen dan persyaratan lain yang berkaitan dengan auditee
Memeriksa dokumen dan persyaratan lain untuk kemudian dicatat hal-hal yang bersifat
critical merupakan faktor penting kesuksesaan audit, Dengan meninjau dokumen auditee, auditor
akan mengetahui proses-proses penting yang perlu ditelusuri lebih jauh.
3. Mempersiapkan program audit tahunan dan jadwal pelaksanaan audit secara terperinci
Dalam kamus ISO 9001, tidak dikenal audit mendadak. Semua kegiatan audit internal harus
direncanakan dari awal dan diinformasikan kepada seluruh auditee. Karena, tujuan audit internal
bukan untuk mencari-cari kesalahan, akan tetapi untuk melakukan perbaikan secara
berkesinambungan.
4. Membuat daftar pertanyaan audit (audit checklist)
Audit checklist dibuat untuk mempermudah auditor mengingat hal-hal penting yang perlu
ditanyakan. Selain itu, audit checklist juga dapat dijadikan pedoman oleh auditee untuk
mempersiapkan diri sebelum diaudit.
5. Melaksanakan pemeriksaan sistem secara menyeluruh
Dalam pelaksanaan audit, seorang auditor harus jeli dan telaten dalam memeriksa area auditee.
Auditor tidak boleh hanya berpaku pada audit checklist dan standar, tapi lebih dari itu, auditor
dapat memeriksa lingkungan kerja auditee, komitmen dan kesungguhan mereka dalam
memperbaiki sistem. Dengan mengabaikan komitmen, kegiatan audit internal hanya akan terlihat
seperti audit administratif belaka yang hanya berkutat pada ini belum lengkap, itu kurang bagus,
dan ini itu belum ditandatangani!
6. Mengumpulkan dan menganalisis bukti audit yang cukup dan relevan
Semua masalah atau temuan yang ditemukan selama proses audit harus didukung dengan bukti
yang cukup. Artinya, auditor tidak boleh gegabah dalam melaporkan temuan. Harus ada bukti
kuat bahwa auditee melakukan kesalahan. Satu hal yang perlu dicatat, audit internal tidak hanya
mengumpulkan temuan melainkan juga mengumpulkan bukti-bukti prestasi yang sudah dicapai!
7. Melaporkan temuan audit atau masalah-masalah yang ditemukan selama audit internal
Auditor harus menerbitkan laporan temuan audit internal untuk ditindaklanjuti oleh auditee.
Auditee harus diberi tenggat waktu tertentu agar proses perbaikan tidak dibiarkan berlarut-larut.
8. Memantau tindak lanjut hasil audit internal sampai dinyatakan selesai
Untuk memastikan seluruh temuan telah diperbaiki, maka auditor internal harus memeriksa
tindakan yang sudah dilakukan setelah melewati tenggat waktu perbaikan yang diberikan.
8 Poin di atas merupakan tugas dan tanggung jawab auditor internal, selanjutnya Kami akan
membahas apa yang harus dan yang jangan dilakukan oleh seorang auditor.
Kualitas Auditor Internal yang Diharapkan

 Independen, Tidak memihak auditee

 Pendengar dan pengamat yang baik
 Pencatat yang baik
 Komunikatif dan bijaksana, tidak menyinggung perasaan auditee
  Memiliki pemahaman tentang audit dan auditee yang cukup

Kualitas Auditor Internal yang Tidak Diharapkan

 Mudah diarahkan auditee

 Tidak mempersiapkan diri
 Tidak konsisten, tidak tegas dalam menyatakan suatu proses bermasalah atau tidak yang
disebabkan minimnya pemahaman
 Terlalu agresif, menampakkan kesenangan bila menemukan temuan
 Cenderung menggunakan pendapat pribadi
 Tidak teliti mencatat dan menyimpan catatan

Demikianlah artikel ringan tentang tugas dna tanggung jawab auditor internal. Semoga
bermanfaat!
Salam Semangat,
Khairul Umam, S.T, B.A

Apa itu Audit Mutu Internal?

Selama ini kita barangkali sudah familiar dengan istilah audit internal. Meskipun yang dipahami
dari audit internal adalah pemeriksaan keuangan. Menurut ISO 9000:2005, Audit adalah:
“serangkaian kegiatan yang sistematis, independen, dan terdokumentasi untuk memperoleh
bukti audit (audit evidence) dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sejauh
mana kriteria audit (audit criteria) terpenuhi. “ Audit internal disebut juga fisrt party audit
karena dilakukan oleh internal perusahaan.Audit internal merupakan salah satu kegiatan wajib
yang harus dijalankan oleh perusahaan yang menerapkan sistem manajemen mutu ISO
9001:2008 berdasarkan klausul 8.2.2 Audit Internal.

Pada kegiatan audit mutu internal, kriteria audit yang diperiksa adalah seputar kebijakan,
prosedur atau persyaraan yang dijadikan rujukan. Audit mutu internal bertujuan untuk
memeriksa sejauh mana organisasi menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di
lingkungan organisasinya; memeriksa kesesuaian penerapan dengan persyaratan sistem majemen
mutu; menilai gap antara organisasi dengan standar ISO 9001:2008.

Kenapa Audit Mutu Internal haru dijalankan?

 Untuk menentukan pemenuhan dari Sistem Manajemen Mutu auditee (orang atau bagian
yang diaudit) dengan persyaratan SMM
 Untuk menentukan apakahSistem Manajemen Mutu auditee telah dilaksanakan dan
dipelihara secara cukup
 Mengidentifikasi area yang berpotensi untuk perbaikan
 Mengkaji kemampuan dari proses tinjauan manajemen internal untuk memastikan
keberlanjutan dan keefektifan SMM
 Untuk mengevaluasi Sistem Manajemen Mutu organisasi di mana terdapat keinginan
untuk membuat hubungan kontrak, seperti dengan pemasok atau partner
Kapan Audit Mutu Internal harus dijalankan?

Menurut klausul 8.2.2, organisasi harus melakukan audit internal pada selang waktu tertentu.
Artinya, organisasi dibebaskan untuk menentukan frekuensi pelaksanaan audit mutu internal
apakah setiap tiga bulan sekali, enam bulan sekali, atau setahun sekali. Hal yang perlu dicatat,
bagian tertentu atau departemen tertentu dalam sebuah organisasi bisa jadi memiliki frekuensi
audit lebih banyak dari departemen yang lain untuk alasan tertentu seperti: merupakan
departemen yang sangat kritis dan menetukan mutu organisasi secara keseluruhan atau
departemen yang paling banyak pneyimpangannya dalam proses penerapan sistem manajemen
mutu.

Siapa yang berhak melaksanakan Audit Mutu Internal?

Organisasi harus menunjuk beberapa orang sebagai Auditor Mutu Internal. Auditor mutu Internal
haruslah orang yang memiliki kompetensi tentang kegiatan audit mutu internal. Ini bisa
dibuktikan dengan sertifikat training, absensi atau apapun yang bisa dijadikan bukti pelaksanaan
pelatihan audit mutu internal. Hal yang perlu dicatat, seorang auditor mutu internal tidak boleh
mengaudit pekerjaannya sendiri.

Bagaimana cara melaksanakan Audit Mutu Internal?

Secara ringkas, tata cara melaksanakan Audit Mutu Internal adalah sebagai berikut:

(1) Organisasi harus membentuk tim audit. Auditor internal sebaiknya setingkat kepala bagian
atau Manajer ke atas agar pelaksanaannya lebih lancar.

(2) Tim Audit membuat program audit (Audit programme) yang berisi gabungan dari satu atau
lebih audit yang direncanakan untuk kerangka waktu tertentu dan diarahkan ke sasaran tertentu.

(3) Bila waktu pelaksanaan audit mutu internal sudah dekat, maka tim audit membuat rencana
audit (audit plan) yang berisi jadwal pelaksanaan audit dan ruang lingkup audit termasuk bagian
mana saja yang diaudit. Audit plan ini harus didistribusikan ke seluruh bagian yang akan diaudit.

(4) Untuk memudahkan pelaksanaan audit mutu internal, sebaiknya tim audit membuat audit
checklist: sebuah dokumn yang berisi poin-poin penting yang harus ditanyakan ke auditee (orang
/ bagian yang diaudit) . Audit Checklist ini penting mengingat tidak semua auditor internal
memahami seluruh persyaratan ISO 9001:2008.

(5) Setelah audit mutu internal, tim audit harus mengumpulkan semua temuan audit (audit
finding) yang didasari dengan bukti obyektif (objective evidence) dan menyimpulkannya
menjadi sebuah laporan audit mutu internal.
(6) Semua temuan yang dituangkan dalam laporan audit mutu internal harus ditindaklanjuti oleh
bagian terkait kemudian harus diverifikasi oleh tim audit untuk memastikan seluruh temuan telah
diperbaiki sampai tuntas.

Demikianlah beberapa hal tentang audit mutu internal. Bila anda membutuhkan training /
pelatihan intensif audit mutu internal maka jangan sungkan untuk manggandeng Multiple
Training & Consulting – Konsultan ISO 9001 Mudah, Murah, Cepat dan Profesional- sebagai
partner Anda.