Pendahuluan
Semua profesi sadar bahwa adanya oknum-oknum yang tidak competen dalam suatu organisasi dapat memberikan citra buruk bagi para profesionalnya yang ahli dan berdedikasi, dan bagi keseluruhan profesi itu sendiri. Oleh sebab itu, untuk menghindari kemungkinan adanya pengaturan oleh pemerintah, mereka memilih untuk melakukan evaluasi sendiri (self evaluation), atau meminta evaluasi dari pihak luar, dengan memberikan hukuman bagi mereka yang tidak memenuhi standar.
dilaksanakan telah sesuai dengan estndar yang ada. Program quality assurance sebaiknya mencakup unsur-unsur dibawah ini: Supervisi, supervise atas pekerjaan auditor internal sebaiknya dilaksanakan secara terus-menerus untuk menjamin adanya kesesuaian dengan standar audit internal, kebijakan-kebijakan aktivitas, dan program audit. Penelaahan internal, hendaknya dilakukan secara berkala oleh para anggota dari staf audit internal untuk menilai kualitas pelaksanaanaudit internal. Penelaahan ini sebaiknya dilaksanakan dengan cara yang sama dengan audit internal yang lain. Penelaahan external, penelaahan eksternal atas aktivitas audit internal hendaknya dilaksanakan untuk menilai kualitas operasinya. Penelaahan ini sebaiknya dilakukan oleh seseorang yang memenuhi persyaratan dan indepnden terhadap organisasi dan tidak memiliki konflik kepentingan. Penelaahan seperti ini sebaiknya dilaksanakan paling tidak sekali tiga tahun. Pada saat penelaahan selesai, sebuah laporan tertulis yang resmi akan diterbitkan. Laporan ini hendaknya menyatakan opini atas kepatuhan terhadap Standars for the Professional Practice of Internal Auditing, dan bilamana perlu memberikan pula rekomendasi perbaikannya.
b. Evolusi Penelaahan Quality Assurance Penelaahan internal. Manual tersebut menjelaskan tentang perlunya dilakukan penelaahan internal. Manual tersebut membahas mengenai penyelesaian tim penelaah, mengidentifikasikan kriteria dalam memilih anggota tim , dan menguraikan persiapan-persiapan yang dilakukan Penelaahan eksternal. Selanjutnya manual tersebut menyebutkan hal-hal yang harus ditangani oleh ketua tim sebelum tim penelaah datang. Manual tersebut
menyebutkan pula modul-modul evaluasi spesifk yang mencakup delapan aktivitas program audit internal yaitu:
menguantifikasi output dan hasil akhir. Auditor internal yang memberikan hasil pekerjaan mereka secara internal akan sulit untuk dinilai. Audit internal sering kali merupakan hasil kerja sama tim sehingga tanggung jawab outputnya berada di tangan tim. Pada umumnya, auditor internal memiliki banyak pertimbangan di dalam memilih tugas yang hendak di kerjakan, serta kapan dan bagaimana pekerjaan tersebut diselesaikan
Kualitas yang harus dinilai dalam mengevaluasi produktivitas audit adalah: Temuan-temuan dan rekomendasi yang masuk akal dan bermanfaat. Respon dan umpan bagi klien Professionalisme di dalam audit internal Kepatuhan pada rencana audit Tidak adanya kejutan-kejutan.
Efektivitas biaya di dalam aktivitas audit internal Pengembangan pegawai Evaluasi auditor eksternal atas aktivitas audit internal Umpan balik manajemen oiperasional Jumlkah permintaan pekerjaan audit Laporan direktur audit Evaluasi komite audit atas aktivitas audit internal Kualitas kertas kerja Hasil dari penelaahan internal Umpan balik sejawat
Supervisi
Supervisi harus meyakinkan bahwa pekerjaan audit telah direncanakan dengan baik, lingkup auditnya telah memadai, sumber daya audit telah digunakan secara ekonomis, teknologi telah digunakan secara ekonomis, teknologi telah digunakan dengan tepat, tidak terlewatkannya kelemahan-kelemahan yang serius, masalah-masalah yang kecil tidak di besarbesarkan, pernyataan audit telah didukung dengan kuat dan logis, kelemahan-kelemahan signifikan telah didokumentasikan secara menyeluruh, opini audit telah dilengkapi dengan bukti yang tidak tergoyahkan, pekerjaan audit tidak dikurangi oleh penelaahan-penelaahan pada permasalahan yang tidak relevan atau tidak signifikan, dan para staf auditor telah dilatih dan di evaluasi dengan benar. Dibawah ini disajikan beberapa unsur dari sebuah supervisi audit yang baik supervisor hendaknya melakukan diskusi mengenai tujuan dan lingkup audit yang dilakukan sebelum melakukan servei pendahuluan supervisor hendaknya menyetujui secara tertulis program audit yang diajukan dan setiap perubahan yang terjadi didalamnya. Supervisor hendaknya selalu siap selama audit untuk berdiskusi dengan staf mengenai sasaran, prosedur, pelaporan, dan setiap masalah yang dihadapi dalam pelaksanaan audit. Supervisor hendaknya melakukan penelaahan secara rutin.
Supervisor hendaknya menelaah kertas kerja dan menampikan bukti dari penelaahan tersebut. Penelaahan supervisor hendaknya memberikan keyakinan bahwa para staf auditor telah sesuai dengan standar aktivitas. Supervisor hendaknya memastikan bahwa temuan-temuan penting telah diberitahukan kepada manajemen operasional dan laporan kemajuan pekerjaan dibuat dengan realistis dan dikeluarkan jika dipelukan
Supervisor hendaknya memonitor penggunaan anggaran dan skedul sehingga dapat membantu auditor penanggung jawab dalam memperbaiki tren pekerjaan yang memburuk
Supervisor hendaknya menghadiri rapat-rapat penting dengan manajemen lini atau direktur Supervisor hendaknya mendiskusikan laporan audit yang diusulkan dengan auditor penanggung jawab mereka dan menyetujui kerangka pemikiran laporan tersebut. Supervisor hendaknya menelaah draf laporan secara rinci dan memastikan bahwa mereka telah memenuhi kebijakan dan prosedur departemen. Supervisor jika memungkinkan, hendaknya menghadiri penelaahan draf laporan yang dilakukan bersama-sama dengan klien dan manajemen di tingkat yang lebih tinggi. Supervisor hendaknya menyetujui kecukupan tindakan perbaikan yang dilakukan untuk setiap temuan-temuan audit Supervisor hendaknya memastikan bahwa seluruh dokumen-dokumen administrasi yang disyaratkan oleh prosedur departemen telah dilengkapi Supervisor hendaknya menyetujui pengarsipan atau penghancuran kertas kerja sesuai dengan kebijakan dan prosedur perusahaan. Supervisor hendaknya bertemu paling sedikit sekali setiap minggu dengan manajer audit atau direktur audit untuk membahas status proyek dan kesulitan-kesulitan atau masalah yang ditemukan dalam proyek yang disupervisi.
Penelaahan Internal
Sebuah penelaahan internal dapat memberikan quality assurance kepada direktur audit sekaligus pelatihan bagi staf audit, penelaahn ini dapat mengambil bentuk berupa verifikasi, penelaahan internal, dan evaluasi oleh klien.
Verifikasi
Direktur audit atau manajer audit yang menadatangani laporan audit sudah selayaknya memiliki kepentingan atau keakuratan dan kebenaran dari laporan yang mereka tanda tangani tersebut.
Lingkaran Kualitas
Salah satu metode yang telah digunakan dengan efektif dalam meningkatkan kualitas dan produktifitas audit adalah adanya lingkaran kualitas. Biasanya perusahaan membentuk kelompol yang terdiri atas 5-15 orang pegawai yang mengenal operasi perusahaan dan kekurangannya, kekuatan dan kelemahannya, serta kemungkinan solusi dari masalah tersebut. Pendekatan ini mirip dengan studi peer review dari segi struktur dan isinya. Lingkaran kualitas mempelajari operasi, membuat rekomendasi, dan sering kali memiliki wewenang untuk mengimplementasikannya.
Penelaahan Eksternal
Practice advisory menekankan perlunya dilakukan penilaian secara rotasi setiap lima tahun atau kurang. Ia juga menjabarkan dengan cukup rinci, kualifikasi yang dibutuhkan dari seorang penalaah eksternal seperti independensi, integritas, dan kompetensi. Independen : kebebasan dari kewajiban atau hubungan dengan subjek yang diaudit atau pegawainya Integritas dan objektivitas : kejujuran, pendekatan yang terbuka, berdedikasi untuk memberikan pelayanan dan menghargai kepercayaan publik, ketidakberpihakan, kejujuran intelektual, dan bebas dari konflik kepentingan. Kompetensi : tiap-tiap individu yang melakukan penilaian sebaiknya adalah profesional audit bersertifikat yang kompeten.
Metode Penelaahan
a. Persiapan Dimulai dengan pemberian informasi kepada pihak-pihak tersebut bahwa tujuan dari diadakannya penelaahan ini adalah: Untuk mengevaluasi kepatuhan terhadap standard an kebijakan serta prosedur perusahaan. Untuk menilai kualitas dari operasi aktivitas. Untuk memberikan rekomendasi perbaikan.
Surat penugasan sebaiknya dibuat dengan mencantumkan pengidentifikasian lingkup dari penelaahan, tanggung jawab aktivitas audit di dalam penalaahan, tanggung jawab tim penelaahan, termasuk tanggal mulai dan tanggal selesai, estimasi biasay, klausul keamana untuk melindungi tim penelaahan dari kewajiban lebih lanjut, dan nama-nama dari anggota tim penelaah. Tim penelaah melakukan survey terhadap klien dari aktivitas audit. Tim penelaah sebaiknya melakukan wawancara dengan orang-orang yang mungkin tidak layak untuk menerima kuesioner.
b. Pekerjaan lapangan Ketua tim akan membuat kunjungan awal untuk membahas usulah penelaahan, self study, orang-orang yang akan diwawancarai, waktu pelaksanaan pekerjaan lapangan, dan pemilihan kantor-kantor cabang yang hendak dikunjungi. Tim juga memeriksa sampel perwakilan dari kerjtas kerja dan pelaporan proyek audit serta menelaah praktik-praktik administrasi.
c. Pelaporan Tim penelaah menyiapkan sebuah laporan tertulis pada saat menyimpulkan hasil pemeriksaannya. (Lihat Standar 1320 dan Practice Advisory 1320-1, keduanya berjudul Reporting in the Quality Program (Pelaporan dalam Program Kualitas). Draf laporan hendaknya dikoordinasikan dengan anggota tim dan diberikan kepada direktur audit untuk ditelaah. Laporan final dialamatkan kepada orang atau kelompok yang meminta dilaksanakannya penelaahan, dengan salinan diberikan kepada direktur audit dan pihak yang menerima laporan direktur audit secara administratif. Direktur audit kemudian hendaknya memberikan jawaban tertulis atas laporan audit tim.
Auditor internal melaksanakan beberapa fungsi lini operasional Dibutuhkan sebuah program pelatihan dan pendidikan berkelanjutan yang formal 30% waktu audit dihabiskan dibagian akuntansi. Tidak adanya sistem pelaporan proyek formal yang digunakan untuk mencatat waktu yang dianggarkan dan digunakan dalam setiap audit. Pada beberapa kasus, terdapat kurangnya pekerjaan yang dilakukan dalam melakukan analisis atas kontrol keuangan pada saat audit aktivitas keuangan. Dalam 20 persen proyek audit yang ditelaah, terdapat perbedaan yang signifikan antara pekerjaan yang diprogramkan dengan yang dicapai.
Kertas kerja yang ada tidak menunjukan bukti penelaahan oleh supervisor. manual kebijakan audit tidak memuat instruksi mengenai perencanaan audit, supervisi, penilaian kinerja, kontrol proyek, dan pendidikan berkelanjutan.
diperoleh dari kantor atau konsultan tersebut sebagai akibat dari adanya pelaporan yang ia lakukan sebelumya. Metodologi penelaahan yang sama diuraikan sebelumnya untuk peer review dapat digunakan pula oleh penelaahan organisasi professional. Hanya saja, pengevaluasi mungkin dapat memberikan rencana alternatif bagi unsur organisasi yang meminta pelaksanaan evaluasi kualitas itu. Salah satu keuntungan dari jenis evaluasi seperti ini adalaha organisasi pengavaluasi dapat membuat perbandingan dengan organisasi lain yang telah berhasil menjalankan fungsi audit internalnya.
2. Kepedulian manajemen audit tingkat atas, pelatihan kepedulian sebaiknya menekankan pada pentingnya sebuah hasil dari penilaian kualitas. 3. Pembentukan sebuah dewan kualitas, organisasi audit hendaknya manajemen kualitas, yang menggunakan
membentuk sebuah dewan kualitas yang terdiri dari manager - manager audit teratas dan anggota-anggota staf dari seluruh tingkatan dalam organisasi audit. 4. Menumbuhkan kerja sama tim, organisasi hendaknya menciptakan sebuah lingkungan yang partisipatif dalam menumbuhkan kerja sama tim. 5. Pengembangan prototipe. Sebagai salah satu cara untuk meyakinkan pihak-pihak yang ragu, dewan kualitas audit hendaknya menunjukkan . nilai praktis dari cara cara baru dalam mengorganisasikan pekerjaan dengan prototipe kualitas yang jelas dan inisiatif-inisiatif produktifitas. 6. Perayaan keberhasilan, organisasi audit hendaknya menggunakan pencapaian yang dihasilkan oleh organisasi prototipe untuk memberi semangat kepada para staf yang berhati-hati dan ragu-ragu. 7. Implementasi pada organisasi, metode-metode yang berhasil hendaknya di terapkan diseluruh unit dari organisasi audit dan penghargaan yang layak diberikan pada unit-unit yang paling berhasil melakukannya 8. Penelaahan kualitas tahunan, hendaknya dilakukan suatu penelaahan kualitas tahunan sebagai salah satu teknik implementasi proses manajemn kualitas diseluruh organisasi. Artikel ini menguraikan beberapa unsur di bawah ini : Menentukan konsep yang dimiliki pelanggan saat ini mengenai kualitas audit Memelihara konsep dari kualitas Menciptakan sebuah lingkungan yang inovatif Menelaah seluruh aktivitas audit, proses dan struktur audit mengenai tujuan dan hasil yang diberikannya atas kegunaan dan kebutuhannya. Melakukan inovasi didalam orgaisasi audit untuk menentukan bagaimana teknik-teknik dasar dalam menetapkan sasaran dan lingkup audit Paham dan tahu bagaimana cara menggunakan perkembangan teknologi yang ada saat ini dan akan datang terutama dibidang komputer. 9. Tolak ukur, metodologi ini terdiri atas mekanisasi pengukuran dan pengevaluasian aspek aspek dari operasi yang di anggap penting dan mendasar bagi sebuah operasi kualitas. Sasarannya adalah untuk membuat perbandingan dengan
organisasi lain, dengan segmen-segmen lain di dalam organisasi , dan dengan standar yang telah ditetapkan oleh managemen dan dewan kualitas
5.Teknologi informasi. 6.Bisnis-bisnis baru. 7.Produksi pembangkit tenaga dan nuklir. 8.Kontrak tenaga dan proyek kerjasama.
Kelompok kedua, tim-tim sukarela TQM meliputi: Komite steering TQM. Pendidikan dan keahlian tim. Proyek-proyek kuhusus. Pengukuran dan pelaporan TQM. Tim pekerjaan alami di kelompok pertama bertanggung jawab pada, selain tanggungjawab normal audit mereka, peningkatan yang terus-menerus dari proses, produk, dan kepuasan klien. Keanggotaan tim berasal dari penugasan secara otomatis dari karyawan. Sedangkan tim sukarela TQM adalah tim yang dapat berfungsi silang dan bertanggung jawab atas pengimplementasian strategi: TQM. Keanggotaan di tim ini bersifat sukarela.
Laporan ini tidak mengindikasikan penyebab dari kelemahan-kelemahan atau perbaikan-perbaikan potensi yang dapat dilakukan: Metrik kinerja aktivitas audit: Laporan ini meringkas aktivitas-aktivitas organisasi audit yang dapat Laporan ini mencakup: Jumlah audit yang dapat diselesaikan. Jumlah investigasi yang dapat diselesaikan.
Hubungan biaya/anggaran. Realisasi penghematan (kas dan operasional). Kehadiran staf. Promosi. Pelatihan silang. Aktivitas tim TQM. Latar belakang pegawai (gelar, sertifikasi).
Laporan tahunan dan tengah tahunan atas status dari program TQM: Merupakan suatu laporan narasi yang meringkas hasil-hasil yang berhubungan dengan kualitas di periode sebelumnya.
Surat kabar TQM: Diterbitkan tiga atau empat kali dalam setahun, surat kabar ini memuat informasi dari kelompok-kelompok dan publikasi yang berhubungan dengan kualitas. Program ini telah memberikan basil yang diinginkan seperti peningkatan operasi audit,
pelaporan yang perubahan sikap klien menjadi lebih baik, kredibilitas yang lebih tinggi, dan peningkatan permintaan atas jasa audit.
tadinya me berjumlah 40 orang dan aktiva sejumlah $2.000.000 menjadi hanya tinggal memiliki 3 orang dan aktiva sejumlah kurang dari $500.000. Pengadilan berpegangan bahwa efisiensi dari sebuah sistem kontrol internal tidak akan dapat dievaluasi tanpa memperhitungkan struktur organisasi perusahaan, kaliber dari para pegawai nya, kekuatan komite auditnya, efektivitas operasi audit internalnya, dan sejumlah faktor lain yang meskipun merupakan bagian dari sistem kontrol internal itu sendiri, namun memiliki pengaruh atas sistem tersebut.