PELATIHAN 1

AUDITOR INTERNAL
ISO 9001:2015
PT STARMAS INTI ALUMINIUM INDUSTRY
 MAKSUD DAN TUJUAN
2

PELATIHAN
• Memberikan pemahaman
kepada peserta agar dapat
mempersiapkan kemampuannya
dalam merencanakan,
mempersiapkan , dan
melaksanakan audit internal
berbasis kepada prinsip PDCA
dalam sistem manajemen mutu
pada Perusahaan yang pada
akhirnya dapat memberikan
nilai tambah dalam memajukan
organisasi Perusahaan melalui
kegiatan internal audit
 3

DASAR AUDIT
• Tuntutan Pelanggan /
Mengapa harus
Pasar
ada Audit Sistem • Peraturan / Undang-
???
undang
• Kebutuhan Organisasi
 4

MAKSUD DAN TUJUAN AUDIT

SISTEM
Memenuhi Kebutuhan Organisasi
Persyaratan : o Sebagai Alat Manajemen untuk
• Pelanggan / Pasar pengawasan dan peningkatan kinerja
o Menemukan dan mencegah potensi
• Peraturan / Undang-
masalah yang akan timbul
undang
o Memperbaiki dan menyelesaikan
• Sistem Manajemen masalah yang terjadi
Organisasi o Meningkatkan kualitas proses
maupun sumber daya
o Mengukur efektifitas penerapan
Sistem Manajemen Mutu
o Meningkatkan komunikasi antar
departemen/fungsi
 PRINSIP-PRINSIP AUDIT
Prinsip-prinsip yang
berhubungan dengan Pelaku
(Auditor) :
• Nilai-nilai etika :
Kepercayaan, kejujuran, kerahasiaan
dan kebijaksanaan.
• Penjelasan/pemaparan Yang
Benar :
Kejujuran dan ketepatan pada
laporan, temuan dan kesimpulan.
• Kehati-hatian yang
professional :
Keahlian dan penilaian dalam
melakukan audit.
5
Prinsip-prinsip yang berhubungan
dengan Metodologi ( Bebas &
Sistematis ) :
• Kebebasan/Independen :
Dasar untuk kenetralan audit dan objektifitas
dari kesimpulan audit.
• Pembuktian berdasarkan Pendekatan :
Kepercayaan dan pengembangan kesimpulan
audit dalam suatu proses audit yang
sistematis.
 JENIS-JENIS AUDIT SISTEM 6

• Audit Internal (Pihak Pertama):

Audit atas Sistem Manajemen Mutu Organisasi
yang dilakukan oleh personal dari organisasi itu
sendiri.

• Audit Eksternal (Pihak Kedua):

Audit atas Sistem Manajemen Mutu yang
dilakukan oleh pihak dari luar organisasi seperti
pelanggan, supplier, konsultan, sister-company
dll, selain Badan Sertifikasi.

• Audit Eksternal (Pihak Ketiga) :

Audit atas Sistem Manajemen Mutu yang
dilakukan oleh pihak Badan Sertifikasi.
 7

JENIS-JENIS AUDIT SISTEM –

(FUNGSI)
• Audit Pemenuhan (Compliance):
Audit yang dilakukan untuk memeriksa pemenuhan sistem manajemen terhadap persyaratan
standar dan persyaratan lainnya yang harus diikutinya

• Audit Tindak Lanjut (Follow Up):

Audit yang dilakukan untuk memeriksa pelaksanaan tindakan koreksi terhadap hasil temuan dari
audit pemenuhan yang dilakukan.

• Audit Pengamatan (Surveilance Audit):

Audit yang dilakukan oleh Badan Sertifikasi secara periodik untuk memeriksa konsistensi
penerapan Sistem Manajemen Mutu setelah mendapatkan sertifikat.

• Audit Kecukupan (Adequacy Audit):

Audit yang dilakukan untuk memeriksa kesiapan dan pemenuhan Dokumentasi Sistem
Manajemen Mutu terhadap persyaratan yang ditentukan.
 8

AUDITOR

• Definisi • Kompetensi yang harus

Auditor adalah dimiliki
seseorang yang - Karakter/sifat pribadi
memiliki kompetensi - Kualifikasi
untuk melakukan • Pengetahuan
kegiatan Audit atas • Pendidikan
suatu Sistem
• Pengalaman
Manajemen Mutu
• Keahlian
 9

KARAKTER AUDITOR
• Memiliki etika. • Serba bisa.
contoh: adil, jujur, tulus, sabar dan jelas. contoh: mudah menyesuaikan dengan
perbedaan keadaan.
• Berwawasan luas.
contoh: berkeinginan untuk memikirkan
ide atau pandangan alternatif lainnya. • Gigih.
contoh: teguh, memusatkan perhatian pada
• Diplomatis. pencapaian sasaran.
contoh: bijaksana dalam berinteraksi
dengan orang lain. • Tegas.
contoh: pencapaian secara tepat waktu dalam
• Perhatian. penyimpulan berdasarkan pada alasan logika
contoh: secara aktif berhati-hati dengan dan analisis.
keadaan dan kegiatan sekitar.

• Pengertian. • Percaya Diri.

contoh: secara naluri menyadari dan bisa contoh: bertindak dan berfungsi secara bebas
mengerti keadaan. ketika berinteraksi secara efektif dengan
orang lain.
 10

KUALIFIKASI AUDITOR
Pendidikan
Memiliki latar belakang sesuai persyaratan organisasi

Pelatihan
Mengikuti pelatihan Audit Mutu Internal

Pengalaman
Organisasi dapat menetapkan perlu atau tidaknya
pengalaman seorang untuk menjadi auditor.

Pengetahuan dan Keahlian

Memiliki pengetahuan dan keahlian khusus
 PENGETAHUAN DAN KEAHLIAN
11

AUDITOR
• Umum
o Teknik, Prinsip dan Prosedur Audit
o Sistem Manajemen serta dokumentasinya
o Organisasi
o Persyaratan, Regulasi dan Aturan/hukum

• Khusus
o Teknik dan metode yang berkaitan dengan mutu
o Pemahaman proses dan produk
 12

INDEPENDENSI AUDITOR
• Seorang Auditor harus bersifat
independen atau bebas dimana tidak
terpengaruh oleh pihak lain dalam
area yang akan diauditnya baik
secara langsung maupun tidak
langsung dalam kapasitas pribadi
maupun profesional.
• Auditor tidak boleh mengaudit
bagian atau pekerjaannya
 13

TUJUAN AUDIT
Pada setiap pelaksanaan Audit sebaiknya
ditetapkan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai
untuk memastikan kelancaran proses audit dan
arah pelaksanaan kegiatan audit yang dijalankan.

Hasil audit terdahulu, baik eksternal maupun

internal dapat dan sebaiknya digunakan
sebagai referensi dalam menetapkan
tujuan/sasaran audit.
 14

LINGKUP AUDIT
Untuk melaksanakan Audit harus ditetapkan
cakupan/lingkup yang akan diaudit.

Cakupan / Lingkup audit dapat berupa :

oProduk/Layanan
oProses
oArea
oFungsi
 15

TANGGUNG JAWAB AUDITOR

• Melakukan Persiapan untuk Audit
• Melakukan Audit Tepat Waktu
• Menjelaskan temuan audit kepada
Auditee
• Menyepakati temuan audit dengan
Auditee
• Memastikan Auditee menetapkan
tindakan koreksi
• Menyiapkan Laporan Audit tepat
waktu
• Melakukan tindak lanjut Audit
 16

PEMBERITAHUAN AUDIT
• Pemberitahuan Audit dapat dilakukan secara
o Resmi (tertulis)
o Tidak Resmi (lisan)
o Tanpa Pemberitahuan (spotcheck/audit)
• Isi Pemberitahuan mencakup :
o Tujuan/Sasaran Audit\
o Ruang Lingkup
o Jadwal
o Referensi/Acuan
• Pemberitahuan disampaikan kepada :
o Auditor
o Auditee
o Manajemen
o
 PENGATURAN KHUSUS
17

Pengaturan perlu dilakukan terhadap hal-hal khusus seperti :

• Area-area Khusus
o Ruang Tertutup/Steril, Tempat pada Ketinggian/Kedalaman tertentu
• Penggunaan Peralatan Pengamanan
o Safety tools seperti sepatu, topi/helm, sarung tangan dll.
• Pemeriksaan Keamanan
o Safety Regulation
• Pemandu/Pendamping
o Sebagai penunjuk arah/lokasi audit
 PEMANDU/PENDAMPING 18

• Pemandu/pendamping disarankan disediakan untuk Audit dari

pihak Eksternal.
• Pemandu/pendamping lebih baik dari Tim ISO yang memahami
proses penerapan Standar ISO didalam Organisasi
• Fungsi Pemandu/Pendamping :
o Menunjukkan lokasi pelaksanaan audit
o Memastikan waktu audit dengan pihak auditee
o Menyiapkan kunjungan pada tempat tertentu
o Memastikan pelaksanaan aturan keamanan dan keselamatan
diketahui dan dilaksanakan
o Menyaksikan jalannya proses audit
o Memberikan klarifikasi atau bantuan informasi
 19

CHECKLIST AUDIT

• Checklist adalah alat bantu Auditor untuk

menjamin kelengkapan cakupan kegiatan audit
yang dilakukannya serta mencatat hasil
pemeriksaan yang dilakukannya sehingga
pelaksanaan audit dapat berjalan dengan efektif
dan efisien.

• Disarankan untuk membuat checklist sendiri

sebagai hasil peninjauan dokumen dan memastikan
kelengkapan pertanyaan sesuai dengan tujuan dan
arah pelaksanaan audit
 20

TUJUAN CHECKLIST
• Mengatur dan mengendalikan ruang lingkup audit agar sesuai dengan
rencana yang telah dibuat
• Menjamin cakupan lengkap dari suatu area
• Menambahkan ingatan auditor
• Meningkatkan efisiensi auditor
• Memberikan konsistensi antar auditor
• Untuk mengatur dan mengendalikan waktu pelaksanaan audit.
• Memberikan panduan dalam menelusuri dokumen referensi yang
diperlukan.
 21

BENTUK CHECKLIST
• Tidak ada standar bentuk checklist
• Disarankan membuat format dengan kolom untuk :
o Waktu Audit (Hari, Tanggal, Jam)
o Jenis Audit
o Nama Auditor
o Nama & Bagian Auditee
o Pertanyaan
o Jawaban Pertanyaan : Ya & Tidak
o Penjelasan/Keterangan
o Keputusan/Hasil Penilaian
 22

PEMBUATAN CHECKLIST
• Pembuatan checklist diawali dengan pengenalan dan pemahaman
atas proses atau area yang akan diaudit dengan cara :
• Peninjauan Dokumentasi Proses
• Pengumpulan informasi atas proses tersebut

• Hal lain yang harus disiapkan dan dikenali adalah :

o Persyaratan yang digunakan sebagai acuan/referensi
 Standar Sistem, Produk
 Peraturan dan Perundang-undangan
o Hasil Audit sebelumnya atas proses/area tersebut

• Pertanyaan checklist sebaiknya singkat dan padat, mengarah

kepada apa yang ingin dicari / diperiksa.
 23

CONTOH PERTANYAAN
CHECKLIST
• Apa persyaratan ISO 9001:2015 yang berkaitan?
• Apakah ada peraturan atau persyaratan lain yang terkait ?
• Apa saja tujuan dari proses?
• Apakah yang menjadi input proses?
• Siapa saja pelanggan dari proses?
• Apa saja aspek penting dalam proses tersebut &
bagaiamana kendalinya?
 PENINJAUAN DOKUMENTASI 24

PROSES
Peninjauan Dokumentasi Proses dilakukan
untuk :
• Mengenali Dokumen/prosedur
o Jenis dan Isi dokumen
• Mengenali Proses & Interaksinya
o Input & Output
o Sumber Daya
• Mengenali Potensi Masalah pada proses
• Memperhatikan persyaratan khusus
o Proses dan produk
o Undang-undang & regulas
 25

MENGENALI DOKUMENTASI
• Jenis Dokumen yang digunakan :
• Prosedur / Instruksi Kerja
• Formulir

• Pelaksana/Penanggung Jawab penggunaan dokumen

• Isi dokumen
o Informasi / data :
 Data pokok
 Data pendukung

• Tujuan penggunaan dokumen

 MENGENALI PROSES 26

• Penggunaan sumberdaya untuk mengubah masukan menjadi keluaran

SUMBER DAYA

OUTPU
INPUT PROSES
T

• Memahami Siklus P-D-C-A yang ditetapkan dalam alur proses.

• Proses dilakukan secara manual atau otomatis (komputerisasi)
• Memahami urutan proses dilakukan dengan mengetahui tahapan atau
aktivitas-aktivitas yang dilakukan dalam proses tersebut.
 MEMAHAMI INTERAKSI 27

ANTAR PROSES DAN PETA

PROSES
Memahami interaksi antar proses dilakukan dengan
memperhatikan :
• Bagian/area lain yang terkait
• Hubungan dengan bagian/area yang terkait :
o Satu arah
o Dua arah (timbal balik)
• Apa yang menghubungkan bagian/area tersebut :
o Produk
o Informasi/Data
• Bentuk penghubung :
o Manusia
o Mesin atau komputer
o
 MEMAHAMI POTENSI 28

MASALAH
• Seorang auditor diharapkan dapat mengetahui potensi masalah
yang ada dalam proses yang akan diaudit berdasarkan
pemahamannya terhadap sistem/proses yang dipelajarinya.

• Potensi masalah juga dapat dipahami berdasarkan pengalaman

dan pengetahuan yang diterima/dimilikinya, berdasarkan
informasi yang diterima.

• Potensi masalah yang ada tidak berarti suatu penyimpangan

yang pasti/akan terjadi dan dicari dalam pelaksanaan audit.

• Bertujuan untuk mengetahui sejauh mana Auditee memahami

permasalahan yang ada didalam bagian/prosesnya dan tindakan
koreksi yang dilakukan
 29

MEMPERHATIKAN PERSYARATAN
KHUSUS
• Persyaratan Standar ISO 9001:2015

• Persyaratan Organisasi

• Persyaratan Industri

• Hukum dan Undang-Undang

• Peraturan Pemerintah
 PERSIAPAN AUDIT 30

• Sebelum Audit dilakukan, pastikan beberapa hal telah siap dan

tersedia antara lain :
o Auditor dan Auditee telah sepakat atas jadwal/waktu audit yang ada.
o Dokumen pendukung untuk pelaksanaan audit seperti :
 Salinan Prosedur
 Salinan Standar ISO 9001:2015
 Formulir Laporan Hasil Audit
 Checklist
• Alat tulis
• Alat pendokumentasi/perekam (camera), jika perlu
 31

PELAKSANAAN AUDIT
• Audit dilakukan pada Perusahaan tempat proses penerapan
sistem dijalankan.
o Pastikan Auditee sudah siap saat datang ke lokasi audit
o Disarankan datang tepat waktu sesuai jadwal

• Jangan terpengaruh pihak Auditee untuk membuang waktu saat

tiba atau menuju lokasi audit

• Lakukan pertemuan pembukaan jika perlu, jika tidak maka dapat

langsung menuju tempat Auditee dengan bantuan pemandu atau
pendamping.

• Sebelum memulai audit, sepakati dahulu dengan pihak Auditee

untuk dapat sama-sama memfokuskan diri pada pelaksanaan
 PERTEMUAN PEMBUKAAN 32

• Pelaksanaan
o Untuk Audit Internal tidak wajib dilakukan, bergantung budaya dan
kondisi organisasi
o Untuk Audit Eksternal wajib dilakukan.
o Dilaksanakan secara singkat dan jelas
• Tujuannya :
o Konfirmasi Rencana Audit
o Penjelasan pelaksanaan audit
o Konfirmasi jalur komunikasi
o Kesempatan bertanya dari auditee
Peserta :
o Auditor
o Auditee
o Wakil Manajemen
 AGENDA PERTEMUAN
33

PEMBUKA
• Perkenalan anggota tim audit dengan pihak yang diaudit dan
sebaliknya.
• Penjelaskan Auditor mengenai :
o Tujuan audit
o Ruang lingkup audit
o Rencana/Jadwal audit
o Metode audit
o Kriteria penilaian.
• Membahas hal-hal umum (logistik, waktu rapat penutupan, ruang
khusus untuk para auditor, dsb).
• Tanya jawab
 34

KEGIATAN AUDIT

WAWANCARA

PEMERIKSAA PENGAMATAN
N
 35

WAWANCARA
• Wawancara dilakukan untuk mengetahui dan mendapatkan
informasi dari Auditee mengenai :
o Pemahaman atas Sistem & Dokumentasi
o Pelaksanaan Sistem
o Hasil dan Kegunaan Sistem
o Penyelesaian Masalah
o Tinjauan & Analisa Data
o Tindakan Koreksi & Pencegahan

• Lama wawancara disesuaikan dengan kebutuhan untuk

mendapatkan informasi langsung dari Auditee
o Gunakan Checklist untuk memandu proses wawancara
o Jangan mengambil seluruh waktu audit hanya untuk wawancara
 TEHNIK WAWANCARA 36

• Hindari memberi pertanyaan yang mengarah dan memojokkan Auditee;

o Mengapa anda mengunakan sistem inspeksi yang sudah jelas tidak efektif
o Anda tidak mengirim dengan sengaja produk yang reject kan ?
• Gunakan bahasa tubuh (mimik muka, gerak tangan, kontak mata)
• Perhatikan saat Auditee berbicara, disarankan lebih banyak menjadi
pendengar daripada pembicara
• Katakan persetujuan atas penjelasan auditee yang sesuai dengan kriteria
audit
• Pilih kata yang sesuai dan umum dimengerti, bila ada istilah yang masih
asing maka diperjelas artinya untuk menghindari pengertian yang
berbeda
• Pergunakan penekanan nada suara untuk memperjelas maksud
• Tunggu beberapa saat setelah auditee selesai berbicara sebelum
mengajukan pertanyaan
• Buat kesimpulan informasi yang didapat serta konfirmasi kepada auditee
 37

JENIS PERTANYAAN
• Pertanyaan Terbuka
o Bagaimana ……..?
• Pertanyaan Tertutup
o Apakah & Kapankah serta dimana ……?
• Pertanyaan Mengarahkan
o Benarkah ……..?
• Pertanyaan Penegasan / Naif
o Dapatkah ………?
• Meminta untuk menunjukkan
o Tunjukkan pada saya ….?
 PEMERIKSAAN 38

• Pemeriksaan dilakukan pada beberapa hal :

o Dokumentasi
o Penelusuran proses dan Interaksi antar Proses
o Hasil Proses
o Catatan Mutu

• Sample pemeriksaan dilakukan secara random/acak dengan

memilih sendiri bagian dari proses yang akan diaudit.

• Melakukan penelusuran melalui produk dan atau

dPerusahaanumen untuk mengetahui hubungan/kaitan satu
proses dengan proses lainnya.

• Pemeriksaan tidak boleh keluar dari lingkup proses yang diaudit.

 PEMERIKSAAN 39

DOKUMENTASI
• Kesesuaian Dokumentasi Perusahaan telah memenuhi
persyaratan standar.
• Identifikasi/kode dokumen
• Bentuk/Layout
• Konsistensi antar dokumen

• Kelengkapan Dokumen.
• Dokumen yang dimiliki oleh auditee sesuai dengan distribusi yang
ditetapkan.
• Status Pengesahan dan pengendalian dokumen.

• Pemahaman Auditee
• Isi dan penggunaan
 40

TEHNIK PENELUSURAN
• Penelusuran dilakukan dengan mengambil secara acak/random satu atau
beberapa catatan.

• Cara Penelusuran :
o Memeriksa dari awal proses ke akhir proses
o Memeriksa dari akhir proses ke awal proses
o Memeriksa dari tengah proses ke awal dan atau akhir proses

• Hubungkan dan telusuri satu catatan dengan catatan yang lainnya dan
periksa kesesuaiannya dengan uraian yang dijelaskan dalam prosedur.
 PEMERIKSAAN HASIL 41

PROSES
• Pemenuhan atas kesesuaian Produk
• Persyaratan/spesifikasi pelanggan
• Persyaratan organisasi
• Persyaratan standar atau perundang-undangan tertentu

• Pencatatan Data
• Perhitungan Data
• Validitas Data --- tanda tangan
• Arti Data

• Kinerja Pencapaian Sasaran Mutu

• Rencana vs Realisasi
 42

PEMERIKSAAN CATATAN
• Pemeriksaan catatan dilakukan untuk mengetahui dan memeriksa bukti
bahwa proses telah dilakukan.

• Periksa dan pastikan bahwa antara catatan yang berhubungan dapat

ditelusuri dengan mudah.
o Metode untuk menelusuri antar catatan dapat menggunakan :
 Identifikasi Catatan ; kode dokumen, no. urut catatan
 Identifikasi Proses ; nama proses; nama pelaksana
 Identifikasi Produk ; nama produk; no. order

• Penelusuran catatan dapat dilakukan melintas lingkup proses/bagian yang

sedang diaudit.

• Laporan Internal Audit
• Daftar Induk Dokumen
• Hasil Tinjauan Manajemen
• Hasil Survey Pelanggan
• Laporan Keluhan Pelanggan
• Catatan Hasil Pelatihan
• Hasil Tinjauan Order
• Daftar Supplier
CATATAN YANG PERLU 43
DIPERIKSA
• Daftar Supplier
• Hasil Evaluasi Supplier
• Hasil-hasil Kegiatan Desain dan
Pengembangan
• Laporan & Status Kalibrasi
• Hasil Pencapaian Sasaran Mutu/Operasi
Proses
• Hasil Pengukuran Produk & Proses
• Hasil Analisa Data
 PEMERIKSAAN DATA
44

• Untuk mengetahui dan memeriksa hasil dari proses yang dilakukan dan
apakah telah memenuhi persyaratan ataupun sasaran yang ditetapkan.

• Dilakukan dengan menelusuri data dan perhitungan yang dilakukan

didalam catatan yang diperiksa.
Jika perlu lakukan simulasi perhitungan atas data yang ada.

• Periksa data pada satu catatan dengan data pada catatan lain yang
berhubungan
Pastikan data pada satu catatan memiliki korelasi dengan data pada
catatan lain untuk satu jenis kasus/masalah yang sama

• Periksa validitas/keabsahannya yang cukup dan dilakukan oleh yang

berwenang.
 PENCAPAIAN KINERJA 45

• Lakukan pemeriksaan untuk melihat apakah realisasi hasil proses sesuai

dengan rencana yang ada.
o Rencana dapat berupa :
 Sasaran Mutu Bagian atau Organisasi
 Rencana Kerja/Planning

• Realisasi dapat ditunjukkan dalam :

o Laporan Hasil Proses

• Lakukan pemeriksaan apakah dilakukan analisa dari perbandingan antara

rencana dengan realisasi yang ada.
o Metode tehnik statistik yang digunakan.
o Pelaksana dan penanggung jawab analisa data
 PENGAMATAN
46

• Dalam pelaksanaan audit perlu dilakukan pengamatan terhadap

beberapa hal yang bertujuan :
o Sebagai tambahan informasi
o Sebagai cara pembuktian hasil proses

• Beberapa hal yang perlu diamati adalah :

o Bahasa Tubuh Auditee
o Kondisi Proses
o Metode Kerja
o Kemampuan Personel
o Hasil Produk
o Kondisi Sarana Kerja
o Lingkungan Kerja
 TEKNIK PENGAMATAN 47

• Tentukan informasi yang ingin dibuktikan penerapannya

• Pimpin proses observasi, jangan terbawa oleh arahan auditee
• Pahami secara lengkap proses yang ingin diamati
• Hindari interupsi proses, minta izin bila ingin mendapatkan keterangan
dari pelaksana proses
• Perhatikan pelaksanaan proses dengan seksama
• Amati kejadian-kejadian selama proses berlangsung
• Amati hal-hal berikut ini dan bandingkan sesuai persyaratan :
o Cara/Tahapan kerja yang dilakukan
o Dokumen yang digunakan
o Sumber daya yang digunakan
o Pelaksana yang melakukan
• Catat (masalah, lokasi, tanggal) jika terjadi proses atau dokumen atau
sumber daya yang tidak sesuai.
 MENDOKUMENTASIKAN 48

TEMUAN
• Temuan Audit harus dicatat/didokumentasikan dengan segera saat
temuan tersebut ditemukan

• Pencatatan dapat menggunakan checklist atau lembaran lain atau

langsung pada Laporan Audit yang tersedia.

• Jika diperlukan dan bisa dilakukan, bukti temuan diminta untuk

diserahkan sebagai pendukung laporan audit.
o Salinan dokumen (prosedur, forms, dll) yang tidak sesuai

• Untuk temuan visual, bisa dilakukan pendokumentasian dengan merekam

/ memotret dengan menggunakan kamera atau alat perekam lainnya.
 49

PENCATATAN TEMUAN

Catatan temuan audit harus menjelaskan hal-hal sebagai berikut :

• Masalah yang terjadi
• Bukti terjadinya masalah :
o Dokumen / Catatan
o Hasil Tanya Jawab
• Waktu terjadinya masalah
• Lokasi terjadinya masalah
• Standar/Persyaratan yang tidak dipenuhi
• Jika perlu ditunjukkan potensi masalah yang akan ditimbulkan karena
terjadinya masalah tersebut
 50

BUKTI OBJEKTIF
• Informasi kualitatif atau kuantitatif, catatan atau pernyataan dari
KENYATAAN / FAKTA yang bersangkutan dengan suatu barang atau jasa
atau penerapan dan adanya suatu unsur sistem mutu yang didasarkan
pada pengamatan, pengukuran atau pengujian dan yang dapat
diverifikasi.

• Beberapa contoh bukti objektif :

o Catatan - catatan seperti risalah tinjauan manajemen, catatan pengendalian
mutu,
o Prosedur, petunjuk kerja, spesifikasi produk, standard teknis, dan lain -lain.
o Kondisi fisik peralatan, mesin, area penyimpanan, atau komponen produk. 
Pernyataan dari pihak auditee pada waktu diaudit.
o Hasil observasi auditor pada beberapa area atau aktivitas yang diaudit.
 51

KETIDAKSESUAIAN
• Ketidaksesuaian adalah tidak terpenuhinya persyaratan yang ditentukan

• Ketidaksesuaian mencakup penyimpangan atau kekurangan pada satu atau lebih

bagian dari sistem mutu dengan persyaratan yang ditentukan

• Umumnya digolongkan dalam 2 kriteria yaitu :

o Major / Non Conformance
o Minor / Discrepancy

• Selain kedua hal diatas ada kriteria lain yaitu : “Remarks” atau “Opportunity For
Improvement”
 PERTEMUAN PENUTUP
52

• Pelaksanaan
o Untuk Audit Internal tidak wajib dilakukan, bergantung budaya dan
kondisi organisasi
o Untuk Audit Eksternal wajib dilakukan.
• Tujuannya :
o Menjelaskan hasil-hasil Audit
o Membahas temuan dan tindakan koreksi
• Peserta :
o Auditor
o Auditee
o Wakil Manajemen Mutu
o Manajemen (Pimpinan)
 AGENDA PERTEMUAN 53

PENUTUPAN
• Ucapan terima kasih atas kerjasama dalam pelaksanaan audit.
• Penjelasan atas hasil audit, temuan dan penilaian yang dilakukan
Auditor.
o Temuan audit diuraikan secara singkat dan jelas
o Latar belakang dan alasan temuan dijelaskan
o Penilaian atas tiap temuan dijelaskan
• Menetapkan Tindakan Koreksi atas temuan Audit
o Batas waktu penyelesaian tindakan koreksi
o Bentuk & cara pelaporan tindakan koreksi
• Kesepakatan waktu Tindak Lanjut Audit
• Tanya jawab atas hasil temuan serta klarifikasi akhir
• Penutupan, kesimpulan dan komitmen tindakan perbaikan dari
Manajemen
 54

KESALAHAN DALAM MELAKUKAN

AUDIT
• Tidak melakukan persiapan ; 5P ( proper planning prevent poor
performance)
o Lakukan desk audit / pelajari SOP , standar sebelum melakukan audit
o Buat checklist
o Kenali proses dan peta proses
o Kenali potensi masalah
• Hanya Fokus kepada SOP / Dokumen
o Audit harus mencakup 5 komponen organisasi yang membentuk
kesisteman ( 5M)
o Pastikan ke 5 nya tercakup
o Pasang mata dan telinga
 KESALAHAN DALAM MELAKUKAN 55

AUDIT
• Memberikan Kesan seolah olah mencari kesalahan seseorang
o Audit harus fokus kepada proses , bukan person
o Audit berbasis ke sistem

• Tidak fokus kepada objective evidence, sehingga dapat

berdampak kepada premature judgment
o Laporan harus berbasis kepada content dan mampu telusur
o Pengisian laporan audit harus berbasis kepada prinsip PLOR
o Selalu memasukan reference dalam penulisan temuan

• Mewancarai person yang salah karena tidak menguasai proses

o Selalu memastikan auditee adalah yang paham dan mengerti akan
permasalahan yang diaudit
 PENYIAPAN LAPORAN AUDIT
56

• Hasil temuan audit yang didapat dan disepakati oleh Auditee, kemudian
dilaporkan dalam formulir Laporan Hasil Audit.

• Formulir Laporan Hasil Audit dapat menggunakan :

o Laporan Khusus untuk Audit Mutu Internal
o Formulir Laporan Ketidaksesuaian (Nonconformance Report)

• Auditor bertanggungjawab untuk menyiapkan dan mengisi Laporan

tersebut mengikuti proses Audit yang dilakukannya.

• Banyaknya laporan audit tergantung kesepakatan penulisan jumlah

temuan audit pada tiap laporan
 BENTUK & ISI LAPORAN 57

AUDIT
• Persyaratan ISO 9001:2015 tidak menetapkan bentuk/format standar
Laporan Audit Mutu Internal, hanya mensyaratkan bahwa hasil audit
harus dicatatkan / dilaporkan.
• Format Laporan Hasil Audit harus dapat menjelaskan :
o Waktu & Tempat Pelaksanaan Audit
o Nama Auditor
o Nama dan Bagian/Dept/Proses Auditee
o Referensi (Dokumen atau Persyaratan Standar)
o Temuan / Hasil Audit
o Tindakan Koreksi yang akan dilakukan & target waktu penyelesaian
o Tanda tangan persetujuan Auditee & Auditor
o Hasil Tindakan Koreksi
o Hasil Kesimpulan untuk penutupan Audit
 58

PEMBUATAN LAPORAN AUDIT

• Auditor harus dengan segera membuat Laporan Audit selambatnya pada
akhir pelaksanaan proses audit yang dilakukannya dan sebelum
meninggalkan lokasi audit.
• Auditor harus menjelaskan berapa banyak temuan dan berapa laporan
yang dibuatnya
o Satu temuan sebaiknya dibuat dalam satu laporan audit (lembar).
• Sebelum meninggalkan lokasi audit, Auditor harus mendapatkan data
Tindakan Koreksi dan target waktu penyelesaiannya dituliskan dalam
Laporan oleh Auditee
• Disarankan Auditor membuat salinan Laporan Audit, dimana :
o Laporan asli disimpan oleh Auditor, untuk digunakan kemudian
o Salinan dipegang oleh Auditee sebagai referensi untuk melakukan
tindakan koreksi.
 59

PENGISIAN LAPORAN AUDIT

• Pengisian data laporan oleh Auditor

o Laporan diisi dengan segera, jangan menunda menulis Laporan Audit
o Pengisian laporan harus singkat dan jelas
o Setelah mengisikan temuan audit, tanda tangani laporan dan
serahkan pada Auditee

• Pengisian oleh Auditee

o Auditee mengisikan Tindakan Koreksi yang akan dilakukan berikut
target waktu penyelesaiannya
o Tanda tangan laporan, serahkan pada Auditor
 60

DISTRIBUSI LAPORAN AUDIT

• Laporan Audit didistribusikan kepada:

o Auditee >>> Disimpan sebagai referensi untuk melakukan tindakan
koreksi.

• Koordinator/Pimpinan Auditor/MR
o Sebagai data hasil kegiatan audit yang telah dilakukan oleh Auditor
yang ditunjuk.
o Untuk digunakan lagi pada saat Auditor melakukan Audit Tindak
Lanjut.
 61

TINDAK LANJUT AUDIT

• Pemeriksaan terhadap tindakan koreksi yang dilakukan atas temuan
audit untuk memastikan pelaksanaan dan efektifitas tindakan yang
dilakukan tersebut.

• Tujuan :
o Memastikan Tindakan Koreksi Dilakukan
o Memastikan Tindakan Koreksi telah memperbaiki dan
menyelesaikan masalah
o Menutup Laporan Audit
 PELAKSANAAN TINDAK LANJUT
62

AUDIT
• Auditor bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan kembali (Audit
Tindak Lanjut) terhadap hasil tindakan koreksi untuk memeriksa
efektifitas tindakan koreksi yang dilakukan

• Pelaksanaan Audit sesuai dengan target waktu yang disepakati dengan

pihak Auditee.

• Pemeriksaan dilakukan terhadap :

• Hasil Tindakan Koreksi
• Waktu Penyelesaian
• Efektifitas Tindakan
• Kebutuhan untuk perbaikan/peningkatan
 PELAPORAN TINDAK LANJUT 63

AUDIT
• Menggunakan Laporan Hasil Audit, sesuai dengan masalahnya

• Auditor mengisi hasil pemeriksaan atas tindakan koreksi yang diambil

dengan mencantumkan hasil tindakan koreksi

• Auditor mengambil copy laporan audit dari Auditee untuk dijadikan satu
dengan laporan aslinya.

• Menyerahkan laporan kepada MR/Koordinator Audit.

 PENUTUPAN LAPORAN AUDIT
64

• Jika tindakan koreksi selesai dilakukan maka auditor menandatangani

laporan sebagai tanda penutupan laporan

• Jika tindakan koreksi belum selesai, maka auditor memberikan

keterangan :
o Tambahan waktu yang diperlukan
o Laporan Audit belum ditutup
o Timbulnya masalah baru (laporan permohonan tindakan koreksi)
o Laporan Audit bisa ditutup.
 PELAPORAN AUDIT KEPADA 65

MANAJEMEN
Hasil Audit Mutu Internal akan disampaikan kepada
Pimpinan Manajemen untuk :
• Mereview efektifitas penerapan sistem manajemen mutu dalam
mencapai rencana dan target perusahaan
• Mendapatkan komitmen semua tingkatan di dalam organisasi
dalam menjalankan dan mengembangkan sistem manajemen
mutu
• Menetapkan tindakan perbaikan atau pun peningkatan yang
diperlukan untuk efektifitas sistem manajemen mutu
 66

HAMBATAN AUDIT
• Mengulur Waktu
• Penjadwalan Ulang
• Pertanyaan yang tidak dijawab
• Terus ‘Menghindar’ dari Audit
• Gangguan Telepon
• Dipanggil untuk hal ‘penting’
• Memohon Auditor tidak menulis Laporan
• Membuat kelihatan selalu tidak punya waktu (sibuk)
 EFEKTIFITAS AUDIT 67

Bergantung kepada :
• Komitmen Pimpinan Manajemen
• Perencanaan & Persiapan Audit
• Koordinasi dan komunikasi antar seluruh pihak
• Kompetensi Auditor
• Pemahaman Auditor atas tugas & tanggung jawabnya
• Penyediaan sarana pendukung
• Kemudahan akses untuk mendapatkan data/informasi
• Dukungan seluruh personal dalam Organisasi
• Kesiapan Auditee untuk diaudi
• Laporan Audit dibuat secara benar, lengkap dan jelas.
• Tindakan koreksi dilakukan secara benar dan tepat waktu
 ETIKA AUDITOR 68

• Melakukan audit tepat waktu.

• Tidak menunggu terjadinya suatu kesalahan.
• Audit tidak dilakukan dengan cara yang antagonis dan emosional
• Auditor harus dapat bersikap diplomatis, tegas, percaya diri serta dapat
mengendalikan diri.
• Auditor harus penuh pengertian dan tidak mencaci-maki Auditee yang
ada pada tingkatan yang lebih rendah dari dirinya.
• Menilai dan melaporkan fakta sebagaimana yang ia lihat
• Tidak memulai audit dengan prasangka tentang hasil akhir audit itu.
• Jika membuat kesalahan, ia harus mengakui dan mengambil tindakan
yang tepat untuk memperbaiki.
• Auditor tidak menentukan sampai dimana suatu proses dapat diterima,
tapi hanya menentukan tingkat kesesuaian dengan persyaratan.
• Memberitahukan Auditee beberapa bidang/proses tidak diaudit pada saat
ini
 BEBERAPA TIPS DALAM
69

AUDIT
• Gunakan humor untuk mengendalikan situasi yang ‘tegang’
• Jelaskan pada Auditee bagaimana audit dapat membantu mereka
• Fokus pada masalah bukan pada orang
• Bertujuan pada ‘Apa’ yang salah bukan pada ‘Siapa’ yang salah
• Konsultasi sebelum memutuskan
• Mendengarkan pada Auditee
• Setuju pada ketidaksetujuan
• Membangun hubungan kerja yang baik
• Menguraikan keterangan untuk klarifikasi
• Buat Auditee merasa nyaman
 70

HAL YANG DIHINDARI

• Konflik atau argumentasi
• ‘Mendikte’ Auditee
• Memaksa melakukan menurut cara kita
• Mengkritik atau menyindir Auditee
• Memojokkan Auditee saat ada temuan
• Salah dalam menilai temuan
• Temuan tidak disepakati Auditee
• Membahas hal yang tidak penting
• Keluar dari lingkup audit
• Mengikuti kemauan Auditee
• Ingin cepat menyelesaikan proses Audit
 71

AUDITOR ITU …..

• Auditor itu bukan Polisi

• Auditor tidak ahli terhadap semua area
• Auditor tidak paham sepenuhnya atas area yang di audit
• Auditor ada bukan untuk mencari kesalahan
• Auditor tidak selamanya benar
• Audit fokus ke manajemen sistem
 72

TERIMA KASIH