PELATIHAN COMPLIANCE AUDITOR – TEKNIK AUDIT ISO 19011

24 – 26 NOVEMBER 2020
DAFTAR ISI

Definisi, Tujuan Tahapan

dan Prinsip Internal Audit
Audit

01 02

04 03
Post Test
Workshop
RUNDOWN TRAINING

HARI/TGL WAKTU MATERI

Selasa, 24 Nov 2020 13.00 – 14.00 OPENING

14.00 – 15.15 Definisi Audit, Prinsip Audit & Tugas dan Tanggung Jawab Auditor

15.15 – 15.30 BREAK

15.30 – 16.10 TAHAPAN AUDIT INTERNAL – PERENCANAAN AUDIT

Rabu, 25 Nov 2020 13.00 – 14.45 TAHAPAN AUDIT INTERNAL - PELAKSANAAN AUDIT

14.45 – 15.15 TAHAPAN AUDIT INTERNAL – PELAPORAN AUDIT

15.15 – 15.30 BREAK

15.30 – 16.15 WORKSHOP

Kamis, 26 Nov 2020 13.00 – 14.15 TAHAPAN AUDIT INTERNAL - TINDAK LANJUT AUDIT

14.15 – 14.35 POST TEST

14.35 – 15.00 PENUTUP

TUJUAN

PESERTA MEMAHAMI:

• Tujuan dan Proses Audit

• Peran dan Tanggungjawab
Auditor

PESERTA DAPAT MELAKUKAN :

• Perencanaan Audit
• Pelaksanaan Audit
• Pelaporan Hasil Audit
• Identifikasi Tindakan Koreksi
dan verifikasi
KRITERIA PENILAIAN
Kriteria Penilaian untuk mendapatkan Sertifikat

No Kriteria Bobot Nilai Minimal Standar Kelulusan

1 Absensi 10% 100% Kehadiran

2 Workshop 60% 75 dari 100

3 Ujian (Post Test) 30% 65 dari 100

4 Total Nilai Akhir - Minimal 70

PASS
AUDIT (DISKUSI)

APA SAJA
JENIS –
JENISNYA ?

APA ITU MENGAPA

AUDIT ? DIPERLUKAN ?
DEFINISI AUDIT

ISO 19011

Sistematis Untuk mendapatkan

bukti audit dan
Proses Independen
mengevaluasinya secara
objektif untuk
yang menetapkan sejauh
mana kriteria audit
Terdokumentasi telah terpenuhi
AUDIT
 JENIS AUDIT
1 PIHAK 1
Audit Internal:
Dilakukan oleh organisasinya sendiri

2 PIHAK 2
Audit Eksternal:
Dilakukan oleh pihak yang memiliki kepentingan dengan Organisasi.
Misal : Audit Buyer

3 PIHAK 3
Audit Eksternal:
Dilakukan oleh pihak yang independen.
Misal : Audit Badan Sertifikasi
TUJUAN AUDIT INTERNAL

01 Sistem Manajemen sesuai

Persyaratan Standar

Perbaikan yang Berkelanjutan 02

03 Persyaratan Standar dan

Sertifikasi
ISTILAH DALAM AUDIT (DISKUSI)

Diskusikan definisi dari istilah-istilah yang terkait dengan

Audit sebagai berikut:

01 Auditor

02 Auditee

03 Temuan Audit

04 Bukti Audit

05 Ruang Lingkup Audit

PRINSIP AUDIT

1 Integritas : dasar dari profesionalisme

Dapat dipercaya, dapat menjaga kerahasiaan dan berpendirian, adalah penting

dalam pelaksanaan audit

2 Penyampaian yang Jujur : kewajiban untuk melaporkan secara jujur dan akurat.

Temuan audit, kesimpulan audit dan laporan audit sebaiknya mencerminkan

pelaksanaan kegiatan audit yang jujur dan akurat

3 Profesionalisme : pelaksanaan audit dengan cermat

Memelihara profesionalisme sesuai dengan pentingnya tugas yang dilaksanakan

dan kepercayaan yang diberikan
PRINSIP AUDIT

4 Kerahasiaan : menjaga informasi yang diperoleh

Auditor sebaiknya menjaga kerahasiaan dari informasi yang diperoleh selama
melakukan audit

5 Independensi : bersifat impartial (netral) dan objective

Auditor sebaiknya independen terhadap aktifitas yang diaudit dan bebas dari bias
dan konflik kepentingam. Auditor menjaga keputusan yang objektif selama proses
audit untuk meyakinkan temuan-temuan dan keputusan didasarkan pada bukti
(evidence).

6 Bukti berdasarkan fakta

Audit evidence (bukti audit) dapat diverifikasi. Berdasarkan sampel dan informasi
yang tersedia, sejak audit dilaksanakan selama waktu yang terbatas dan
sumberdaya yang terbatas
STRUKTUR ORGANISASI AUDIT INTERNAL

Koordinator
Audit Internal

Lead Auditor Lead Auditor

Auditor Auditor Auditor Auditor

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

KOORDINATOR
AUDIT
INTERNAL

Memecahkan
Konfirmasi Jadwal masalah saat
kepada Auditor dan Pelaksanaan Audit
Auditee

Menarik
Menyusun Audit kesimpulan dari
Program dan Opening Meeting &
hasil kegiatan
Jadwal Audit Closing Meeting
Audit
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

AUDITOR
INTERNAL

Mencatat
dengan tepat
dan melaporkan
dengan jelas
temuan-temuan
audit

Melakukan
verifikasi atas
Membuat Ceklist tindakan koreksi
Audit yang telah
dilakukan oleh
Auditee
 KARAKTERISTIK
10 AUDITOR
Jujur, Sopan dan
Cepat Tanggap
Bijaksana

Berpikiran
Mandiri
Terbuka

Mampu
Diplomatis
Memutuskan

Teliti Percaya diri

Mengamati Adaptasi
TAHAPAN AUDIT INTERNAL

01 02 03 04
01 02
PERENCANAAN PELAKSANAAN PELAPORAN TINDAK LANJUT
AUDIT AUDIT AUDIT AUDIT

0 03
TAHAPAN AUDIT INTERNAL

1 PROGRAM AUDIT

PERENCANAAN
AUDIT 2 JADWAL AUDIT

3 CHECKLIST AUDIT
PERENCANAAN AUDIT

11 Program Audit

Dalam penyusunan Program Audit dapat mempertimbangkan:

Risiko dan 1. Risiko yang mungkin terjadi beserta dampaknya

Peluang 2. Peluang yang mungkin terlaksana beserta dampaknya
3. Pemantauan rencana tindak lanjut dari risiko dan
peluang

Kepentingan 1. Harapan dari pihak yang berkaitan / stakeholder

2. Pengaruh kegiatan terhadap proses secara
keseluruhan

Status 1. Jangka waktu implementasi

2. Kinerja Organisasi (Objectives, Komplain)
3. Perubahan yang mempengaruhi organisasi
4. Hasil audit sebelumnya
PERENCANAAN AUDIT

Contoh Program Audit

Tahun : ………..
Area / Proses Proses
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1. Pelatihan
Personalia x x x
2. Seleksi Karyawan

1. Seleksi Vendor
Procurement x x x x
2. Pembelian Non Bokar

Pembelian Evaluasi Supplier x x x

Frekuensi audit harus dievaluasi secara berkala

dengan mempertimbangkan perubahan dari risiko, peluang, proses / sistem, temuan
internal / eksternal, dan komplain pelanggan.
PERENCANAAN AUDIT

2 Jadwal Audit

Jadwal Audit harus mencakup:

1 Ruang lingkup audit (Departemen / Beberapa hal yang harus

Area dan proses yang diaudit) dipertimbangkan:

1. Jumlah Auditor dan Area / proses

yang diaudit
2 Lokasi, tanggal, waktu dan durasi
dari pelaksanaan Audit 2. Lokasi (apakah seluruh area ada
di lokasi yang sama atau
berbeda)

3 Auditor yang bertugas melaksanakan 3. Kompleksitas dari area yang

Audit diaudit)
PERENCANAAN AUDIT

Memilih Auditor yang bertugas:

1 Kompetensi Auditor
(Auditor memiliki pemahaman akan area / proses yang
diaudit)

2 Auditor tidak bertanggungjawab atas area /

proses yang diaudit

3 Memiliki pengetahuan Standar ISO dan telah lulus

Sebagai Auditor Internal
PERENCANAAN AUDIT

Contoh Jadwal Audit

Hari :
Tanggal :
Lokasi :

Bagian yang
Proses Terkait Waktu Auditor Auditee
diaudit

Rapat Pembuka 09.00 - 09.30

1. Pelatihan
Personalia 09.30 - 12.00 AAA
2. Seleksi Karyawan

Procurement Seleksi Vendor 11.00 - 11.30 BBB

Pembelian Evaluasi Supplier 11.30 - 12.00 BBB
ISHOMA 12.00 - 13.00
PERENCANAAN AUDIT

3 Document Review dan Penyusunan Ceklist Audit

1. Mengumpulkan informasi untuk mempersiapkan

DOCUMENT pelaksanaan audit
REVIEW 2. Memberikan gambaran kepada Auditor sistem
manajemen yang dimiliki oleh Auditee, untuk
mendeteksi kemungkinan gap yang ada

Dokumen yang diperlukan:

- Dokumen manajemen sistem (SOP, IK, Form)
- Hasil Audit (internal dan atau eksternal) sebelumnya

CHECKLIST 1. Membantu Auditor mengingat hal-hal yang akan

diverifikasi pada saat audit
AUDIT
2. Memastikan pertanyaan telah mencakup seluruh ruang
lingkup audit
PERENCANAAN AUDIT

Contoh Ceklist Audit

Referensi
No Daftar Pertanyaan Jawaban
(Pasal ISO/SOP)

• Apakah telah dilakukan

evaluasi terhadap pihak
penyedia eksternal
1 perusahaan? SOP-KM.CRP-18 –
Seleksi & Evaluasi
• Apakah evaluasi yang Vendor
dilakukan sudah
memperhitungkan
kriteria terhadap
pencemaran lingkungan?
PERENCANAAN AUDIT
Contoh Ceklist Audit
TAHAPAN INTERNAL AUDIT

1 RAPAT PEMBUKA

PELAKSANAAN
AUDIT

2 PELAKSANAAN
AUDIT
PELAKSANAAN AUDIT
RAPAT PEMBUKA
PELAKSANAAN AUDIT

TUJUAN RAPAT PEMBUKA PESERTA RAPAT PEMBUKA

Mengkonfirmasi perencanaan audit

1 yang telah ditetapkan sebelumnya dan
1 Top Manajemen
memastikan segala rencana aktivitas
audit dapat dilaksanakan 2 Management Representative

2 Memperkenalkan Tim Audit 3 Koordinator Auditor Internal

Menyamakan persepsi antara Auditor 4 Auditor dan Auditee

3 dan Auditee mengenai aktivitas audit
yang akan dijalankan (Contoh: metode
audit, klasifikasi audit)

4 Meminta restu dari Manajemen

PELAKSANAAN AUDIT

Hal – hal yang harus disampaikan saat Rapat Pembuka

01 Konfirmasi Ruang Lingkup

Audit dan Kriteria Audit

Meminta kerja sama dari

05
Auditor dan Auditee

02 Konfirmasi Jadwal Audit

Penjelasan mengenai
06
klasifikasi ketidaksesuaian

03 Penjelasan Metode Audit

Informasi jadwal dari Rapat 07

Penutup
Penjelasan mengenai Audit
04 berdasarkan Sampel
PELAKSANAAN AUDIT

METODE AUDIT

WAWANCARA
DOKUMEN

OBSERVASI
PELAKSANAAN AUDIT
2

Bertanya sesuai Checklist dan

tentukan sampel 3
1
Ramah Tamah Konfirmasi Hasil
• Perhatikan jawaban Auditee
• Pastikan semua pertanyaan
• Perkenalkan diri dalam Checklist telah • Sampaikan hasil audit
• Informasikan tujuan ditanyakan yang telah dilakukan
audit • Ucapkan Terima kasih

WAWANCARA
PELAKSANAAN AUDIT
JENIS PERTANYAAN DALAM WAWANCARA
Pertanyaan Tertutup
• Pertanyaan untuk menyamakan
persepsi Auditor dan Auditee
• Membuat Auditor dapat menarik
kesimpulan / hasil akhir
• Contoh : “Apakah”
Pertanyaan Terbuka
• Memberi kesempatan kepada
Auditee untuk menjelaskan
• Contoh : “Jelaskan”, “Bagaimana”,
“Mengapa”
PELAKSANAAN AUDIT

Menentukan Sampel Audit

1 • Auditor harus memilih samplenya sendiri

• Penentuan sampel berdasarkan pengalaman Auditor, tidak ada standar

2 khusus

3 • Pendekatan statistik, misal 10% dari total 50 kasus yang ada

• Kondisi atau area yang mungkin banyak terjadi kesalahan, misal: pergantian
4 shift, menjelang atau setelah libur panjang
PELAKSANAAN AUDIT

1. Ciptakan suasana yang santai namun serius

2. Datangi tempat Auditee menyimpan dokumen, untuk mempermudah

pemeriksaan

AUDITOR 3. Berikan pujian dan catat hal-hal yang sudah baik

4. Ingat nama Auditee

5. Hindari pengajuan lebih dari satu pertanyaan pada saat yang sama

6. Dengarkan dan pahami penjelasan Auditee

PELAKSANAAN AUDIT

Bukti Ojektif Informasi yang bisa dibuktikan kebenarannya berdasarkan

fakta yang diperoleh melalui pengamatan, pengukuran,
pengujian atau cara-cara lainnya yang diijinkan.

PROCEDURE CATATAN/
FOTO PERNYATAAN
REKAMAN
AUDITEE

* Bukti objektif harus cukup lengkap, sehingga sampel dapat ditemukan

kembali untuk dilakukan verifikasi (tidak boleh ada keragu-raguan)
TAHAPAN INTERNAL AUDIT

1 PENYUSUNAN
LAPORAN AUDIT

PELAPORAN
AUDIT

2 RAPAT PENUTUP
PELAPORAN AUDIT
1 Penyusunan Laporan Audit
KESESUAIAN
Fakta yang didukung oleh
bukti objektif yang
membuktikan pemenuhan
persyaratan standar
Klasifikasi Hasil
Audit
KETIDAKSESUAIAN OBSERVASI
Fakta yang didukung oleh Fakta yang ditunjang oleh bukti
bukti objektif yang objektif yang tidak
membuktikan kegagalan membuktikan kegagalan dalam
dalam memenuhi persyaratan pemenuhan persyaratan
standar standar, namun mengurangi
keefektifan sistem
PELAPORAN AUDIT

Kegagalan dalam memenuhi suatu

MINOR persyaratan dari satu pasal ISO atau
dokumen referensi lainnya.

KETIDAKSESUAIAN

Absennya, atau kegagalan total, dari

suatu sistem dalam memenuhi
MAJOR persyaratan-persyaratan dari satu pasal
ISO atau prosedur kerja tidak dijalankan
sama sekali

Beberapa ketidaksesuaian minor terhadap satu pasal dapat merupakan

kegagalan total dari suatu sistem sehingga dapat disebut ketidaksesuaian major
PELAPORAN AUDIT
Metode Penulisan Laporan Audit

P Problem : Masalah yang terjadi

L Location : Lokasi dimana masalah ditemukan

O Objective : Bukti Obyektif yang diperoleh pada saat audit

Reference : Audit kriteria yang digunakan,

R Contoh : Standar ISO 9001, ISO 14001, SOP, Instruksi Kerja,
Regulasi Pemerintah
PELAPORAN AUDIT
Rapat Penutup

Menjelaskan bahwa bukti audit yang

1 diambil berdasarkan sampel

Presentasi hasil temuan audit

Bagian yang telah diaudit, jumlah
2 ketidaksesuaian dan hasil-hasil yang
sudah baik

3 Kesimpulan Hasil Audit

Terima kasih kepada Auditor dan

4 Auditee

Rencana tindak lanjut atas

5 ketidaksesuaian
TAHAPAN INTERNAL AUDIT

1 PENYUSUNAN
PICA

TINDAK LANJUT
AUDIT

2 VERIFIKASI
TINDAK LANJUT AUDIT

PENYUSUNAN PICA & VERIFIKASI

Auditor menyerahkan
laporan audit

Auditee melakukan tindakan

perbaikan

Auditor verifikasi efektifitas

Tidak
Efektif ?

Ya

Auditor melengkapi laporan

TINDAK LANJUT AUDIT

Verifikasi Audit

Verifikasi Audit bertujuan untuk memastikan bahwa tindakan perbaikan telah

dilaksanakan dan efektif untuk mengatasi masalah.

Beberapa hal yang dapat dilakukan dalam verifikasi:

01
Pastikan apakah staf
terkait telah mendapat
pengarahan mengenai
perubahan yang terjadi
02 03
Dokumen (Manual, Apakah perubahan
SOP, IK, Uraian Tugas) telah dijalankan secara
dan catatan yang konsisten
bermasalah apakah
sudah disesuaikan
KEGAGALAN AUDIT INTERNAL

1. AUDITOR

Kompetensi auditor internal yang

tidak sesuai / memadai 4. VERIFIKASI

Tindakan koreksi tidak diverifikasi

oleh auditor

2. LAPORAN AUDIT
Laporan audit tidak disusun
dengan baik sehingga tidak dapat
dipahami dengan baik oleh auditee
5. KONSISTENSI PERBAIKAN
Konsistensi tindakan koreksi tidak
diverifikasi secara
berkesinambungan

3. TINDAK LANJUT AUDIT

Auditee tidak paham mengenai

akar masalah dan tindakan koreksi
yang harus dilakukan
Terima Kasih