Sosialisasi PIC ISO – All Pabrik

Jakarta, 09 – 10 Desember 2021

1
JADWAL SOSIALISASI

Hari & Tanggal Materi

Garis Besar ISO

Persiapan Audit ISO

Kamis, 9 Des 2021
Document Control

Pelaksanaan Audit Internal

Jumat , 10 Des 2021 Pengelolaan Risiko

2
ISO – International Organization for Standardization

Organisasi internasional untuk Standarisasi

yang menetapkan atau menentukan standar
internasional di bidang industri dan
komersial dunia

3
Manfaat Penerapan ISO

Meningkatkan citra
perusahaan

CITRA Meningkatkan
PERUSAHAAN daya saing

KINERJA
Meningkatkan
kinerja perusahaan
PDCA

DAYA Mendapat
SAING kepercayaan dari
konsumen

KEPERCAYAAN
Memperbaiki
manajemen
organisasi (Plan,
Do, Check, action)

4
Penerapan ISO - KMG

ISO 9001: 2015 ISO 14001 : 2015 ISO 45001 : 2018

(Sep 21 – Jul 24) (Agt 19 – Agt 22)

Sistem Manajemen Sistem Manajemen Sistem Manajemen

Mutu Lingkungan Kesehatan &
Keselamatan Kerja (K3)

CERTIFIED
5
KLAUSUL / PASAL ISO 9001:2015 & 14001:2015

Konteks Organisasi Perencanaan Operasional Peningkatan / Perbaikan

4 6 8 10
7.1
7.2
7.3
5.1 7.5.1 9.1
5.2 7.5.2 9.2
5.3 7.5.3 9.3

4.1 6.1 8.1 10.1

4.2 6.2 8.2 10.2
4.3 6.3 8.4 10.3
4.4

5 7 9

Kepemimpinan Dukungan Evaluasi Kinerja

6
KLAUSUL / PASAL 4 – KONTEKS ORGANISASI

PASAL ISO KETERANGAN PASAL SOP TERKAIT DOKUMEN

4.1 Memahami Organisasi dan konteksnya

Lampiran 1. Konteks Organisasi

Memahami Kebutuhan dan Harapan Pihak
4 4.2
Berkepentingan

Menentukan Lingkup Managemen MLK3,

Lampiran 2. Lingkup Sistem

Ruang lingkup, yaitu:
Manajemen MLK3 (Batas Fisik
a. Isu internal dan eksternal
Perusahaan)
b. Persyaratan pihak yang berkepentingan
4.3
c. Produk dan jasa yang dihasilkan organisasi
Seluruh persyaratan produk yang
d. Batas unit, fungsi, dan fisik.
telah ditentukan oleh Buyer
e. Aktivitas, produk, dan jasa.
tercantum dalam kontrak kerja.
f. Kewenangan dan kemampuan melakukan kontrol
dan pengaruh. Pedoman MLK3

4.1 4.4 Sistem Managemen MLK3 dan Prosesnya

4.2 Lampiran 3. Business Process

4.3 4.4.1
Menetapkan, menerapkan, memelihara dan terus
menerus meningkatkan Sistem Manajemen MLK3,
Mapping

4.4 termasuk proses yang diperlukan dan interaksinya

Lampiran 4. Pengendalian Proses
Life Cycle Perspective

a. Memelihara informasi terdokumentasi untuk

mendukung operasional/proses
b. Menyimpan informasi terdokumentasi untuk
4.4.2 Semua dokumen (SOP/IK/Formulir)
memiliki keyakinan bahwa proses-proses yang
sedang dilakukan berjalan seperti yang
direncanakan.
7
KLAUSUL / PASAL 5 - KEPEMIMPINAN
PASAL
KETERANGAN PASAL SOP TERKAIT DOKUMEN
ISO
Lampiran 5. Kebijakan Mutu,
5.1 Kepemimpinan dan Komitmen Lingkungan, Kesehatan dan
Keselamatan Kerja.

Tugas dan Tanggung Jawab

Dalam hal pelaksanaan tugasnya Manajemen Puncak

menunjuk Wakil Manajemen untuk memastikan bahwa
5.1 Sistem Manajemen dapat berjalan dengan baik dan
5.1.1
5.2 melaporkannya kepada Manajemen sebagai bahan
evaluasi dan perbaikan.
5.3
Wakil Manajemen untuk area pabrik adalah Direktur
Operasional atau Manager Pabrik.
Pedoman MLK3

5.2 Kebijakan

Lampiran 5. Kebijakan Mutu,

5.2.1 Menetapkan Kebijakan
Lingkungan, Kesehatan dan
Keselamatan Kerja.
5.2.2 Komunikasi Kebijakan

Tanggung jawab, Tugas &

5 Peran dalam Organisasi, Tanggung Jawab dan Wewenang dapat dilihat pada Job
5.3
Wewenang Description yang disimpan dan
dipelihara oleh Divisi HRD

8
KLAUSUL / PASAL 6 - PERENCANAAN
PASAL
KETERANGAN PASAL SOP TERKAIT DOKUMEN
ISO

Pengelolaan Risiko dan HIRADC IRR all Bagian

6
Dokumen Perijinan :

1. Izin TPS Limbah B3

6.1 Tindakan ditujukan pada Risiko dan Peluang 2. Izin Lingkungan
3. Izin Pemanfaatan Air Tanah atau
Pengurusan Perijinan dan Lisensi
Air Permukaan
4. Rekomendasi UKL/UPL
5. IPLC
6. Dll (sesuai kebutuhan Pabrik
masing-masing)

6.1
6.2
Sasaran Mutu dan Perencanaan untuk mencapai 1. KPI / Sasaran Mutu
6.3 6.2
Sasaran
Management Review
2. Activity Plan

Management Improvement

1. Improvement
Pengembangan Sistem dan
6.3 Perubahan Perencanaan 2. Pengajuan perubahan dokumen
Prosedur
3. Pengajuan perubahan sistem

System Development
9
KLAUSUL / PASAL 7 - DUKUNGAN
PASAL
KETERANGAN PASAL SOP TERKAIT DOKUMEN
ISO

1. Checklist Maintenance
Pemeliharaan Infrastruktur
2. Form Permintaan Perbaikan

7.1 7.1 Sumber daya

7.2
1. Bukti Verifikasi Alat Ukur
Verifikasi dan Kalibrasi Alat Ukur
2. Bukti Kalibrasi Alat Ukur
7.3
7.5.1 1. Jadwal Pelatihan Karyawan

7.5.2 7.2 Kompetensi Pelatihan Karyawan 2. Standar Kompetensi

3. Analisa Gap Kompetensi
7.5.3
Kepedulian
(memastikan personil mempunyai kesadaran tentang
Kebijakan MK3L, 1. Lampiran 1. Konteks Organisasi
7.3 Pedoman MLK3
Sasaran Mutu Lingkungan dan K3L, Kontribusi personil 2. Bukti pasang dan bukti sosialisasi
thd efektivitas Sistem Manajemen Mutu Lingkungan
dan K3L, dll)

7.5.1 Umum (Informasi Terdokumentasi)

Pengembangan Sistem dan

7 7.5.2
Membuat dan Memperbaharui (Informasi
Terdokumentasi) Prosedur
All SOP / IK / Formulir

7.5.3 Pengendalian Informasi terdokumentasi

10
KLAUSUL / PASAL 8 - OPERASIONAL
PASAL ISO KETERANGAN PASAL SOP TERKAIT DOKUMEN

Management Improvement Rekap, Form Improvement, dll

Pengembangan Sistem &Prosedur Form Usulan Pengembangan Dokumen

8 System Development Form Change Request, BRD, dll
8.1 Perencanaan dan Pengendalian Operasional
Pengadaan Barang dan Jasa Dokumen PR/PI/PO, dll

1. Form Seleksi Vendor dan

Seleksi dan Evaluasi Vendor persyaratan pendaftaran vendor
2. Form Evaluasi Vendor

Jadwal pemeliharaan fasilitas tanggap

darurat seperti APAR, eye wash dsb
Kesiapsiagaan Tanggap Darurat 1. Struktur TKTD
2. Jadwal Simulasi Tanggap Darurat
Tanggap Darurat dan Persyaratan untuk Produk Pencemaran Lingk.
8.2
8.1 dan Layanan
Kontrak Buyer
Form New Customer Registration , LA
Pengujian SIR, Hasil Pemeriksaan QC
8.2 Penanganan Order Buyer Dokumen PO, SI, L/C, dll
8.4 Target&Rencana Produksi, SPK, Form
Perencanaan Produksi
Lolos Uji, dll
Pengadaan Bokar 1. Form Registrasi Supp. Bokar
Evaluasi Supplier Bokar 2. Form Evaluasi Supp. Bokar
1. Form Seleksi Vendor, dokumen
Pengendalian Eksternal Penyediaan Produk dan pendaftaran vendor
8.4 Seleksi dan Evaluasi Vendor
Jasa 2. Form Evaluasi Vendor, Surat Hasil
Evaluasi

Pengadaan Barang dan Jasa Dokumen Invoice, Surat Jalan, dll

11
KLAUSUL / PASAL 9 – EVALUASI KINERJA
PASAL
KETERANGAN PASAL SOP TERKAIT DOKUMEN
ISO

Dokumen Pemantauan dan

Pengukuran K3L

Pemantauan dan Pengukuran K3L

Dokumen Pengelolaan Inventory

Bahan dan Limbah B3

9.1
9.2 9.1 Pemantauan, Pengukuran, Analisa dan Evaluasi Pengelolaan Lingkungan
Dokumen Pengelolaan Limbah dan
Saluran Limbah Domestik
9.3

Pengurusan Perijinan dan Lisensi Dokumen Perijinan

Pengukuran Kepuasan Pelanggan Customer Feedback

Dokumen hasil Audit:

- Surat Tugas
9.2 Audit Internal Pelaksanaan Audit
- PICA
- Bukti Penyelesaian PICA
9
MoM PDCA Review Meeting,
9.3 Tinjauan Managemen Management Review
Absensi, Dokumentasi, dll

12
KLAUSUL / PASAL 10 – PENINGKATAN/PERBAIKAN

PASAL
KETERANGAN SOP TERKAIT DOKUMEN
10 ISO

10.1 Umum (Informasi Terdokumentasi) PICA

Penanganan Tindakan Perbaikan
dan Pencegahan (PICA)

Form Pelaporan dan Penyelidikan

10.2 Investigasi, Ketidaksesuaian dan Tindakan Korektif Pelaporan dan Penyelidikan Insiden
Insiden

Dokumen Improvement:
10.3 Peningkatan Berkesinambungan Management Improvement
- Aplikasi report improvement

10.1
10.2
10.3

13
PERAN PIC ISO

Pelaksanaan
Persiapan Audit Document Audit Internal
ISO 9001 & Control (Compliance
14001
Audit)

1 2 3
14
PERAN PIC ISO

Pelaksanaan
Persiapan Audit Document Audit Internal
ISO 9001 & Control (Compliance
14001
Audit)

1 2 3
15
PERSIAPAN AUDIT ISO 9001 & 14001
Klausul 6 - Perencanaan
6.1 – Tindakan untuk menangani risiko dan peluang

Risk Register (IRR) (IK-KM.CRP.58-01)

- Identifikasi Risiko (Aktivitas, sumber risiko, risiko dan pengendalian yang sudah ada (existing control) –
Aspek Q, L, K3)
- Analisa Risiko / Penilaian Risiko
- Pengelolaan Risiko
- Monitoring dan Evaluasi

6.2 – Sasaran Mutu & Lingkungan

05
Review Sasaran mutu & Lingkungan (KPI)
Penentuan analisa akar masalah & tindakan perbaikan atas sasaran mutu (KPI) tidak tercapai
Evaluasi efektivitas tindakan perbaikan

16
PERSIAPAN AUDIT ISO 9001 & 14001
Klausul 9 – Evaluasi Kinerja
01
9.2 – Audit Internal

Jangka waktu pelaksanaan audit maksimal 1 tahun dari jadwal audit ISO dari Badan
01 02
Sertifikasi ( 1 kali 1 Tahun)

Dokumentasi pelaksanaan audit internal (compliance audit) berupa surat tugas,

02
undangan dan daftar hadir opening dan closing meeting

Auditor yang terlibat dalam pelaksanaan audit wajib memiliki sertifikat auditor
03
04
PICA hasil audit diselesaikan hingga statusnya closed dan dicantumkan statusnya
04
dalam kolom verifikasi

Progress penyelesaian PICA wajib didokumentasikan sebagai

05
bukti “closed” dan dikirimkan ke SPC HO

17
 PERSIAPAN AUDIT ISO 9001 & 14001
Klausul 9 – Evaluasi Kinerja
9.3 – Tinjauan Manajemen
a) Status tindakan dari tinjauan manajemen sebelumnya
02
b) Perubahan atas isu eksternal dan internal yang relevan dengan sistem manajemen mutu dan lingkungan
c) Informasi tentang kinerja dan efektivitas sistem manajemen mutu, termasuk tren dalam :
1) pelanggan dan umpan balik dari pihak berkepentingan
2) Sejauh mana sasaran mutu telah dipenuhi dan pemantauan dan pengukuran hasil
3) Kinerja proses dan kesesuaian produk dan layanan
4) Ketidaksesuaian dan tindakan perbaikan
5) Hasil audit
6) Kinerja penyedia eksternal 04
d) Kecukupan sumber daya
e) Efektivitas tindakan yang diambil untuk menangani risiko dan peluang
f) Peluang untuk peningkatan.

Note: Tinjauan Manajemen (RTM) mempresentasikan monitoring, evaluasi dan

pencapaian sasaran dan target selama periode 1 Tahun sebelumnya .

18
PERAN PIC ISO

Pelaksanaan
Persiapan Audit Document Audit Internal
ISO 9001 &
14001
Control (Compliance
Audit)

1 2 3
19
DOCUMENT CONTROL
1
Pedoman Mutu &
Lingkungan
01
Memahami dan dapat
menunjukkan Pedoman 02
MLK3 yang paling update
di Portal
List Dokumen yang
2 berlaku di Pabrik
Memastikan tidak ada
penggunaan dokumen
internal yang belum
terdaftar di SPC – HO
05
3
Proses distribusi
dokumen ke User
Memastikan semua
dokumen yang berlaku di
Pabrik sudah
disosialisasikan ke User
terkait
Pengendalian
4 dokumen eksternal
Memastikan dokumen
eksternal yang beredar di
Pabrik sudah dibuatkan
list-nya
20
DOCUMENT CONTROL

1 Download Pedoman Mutu, Lingkungan dan K3 (MLK3) paling update di Portal Kiranaku
01

02

05
LAMPIRAN PEDOMAN MLK3, diantaranya :
 KONTEKS ORGANISASI – ISU EKSTERNAL DAN INTERNAL

 LIFE CYCLE PERSPECTIVE (LCP)

 BUSINESS PROCESS MAPPING 21

DOCUMENT CONTROL

2 Mekanisme Pengajuan Perubahan Dokumen ke Divisi / Dept Terkait dan SPC – HO

PABRIK 01 HEAD OFFICE – HO
USULAN APPROVAL
PENGAJUAN
MEETING I DRAFT I
PENGEMBANGAN
 dari inisiatif (ide sendiri), hasil  Divisi /Dept Terkait (Process  Meeting pembahasan Divisi  Process Owner mengirimkan
meeting, temuan audit, PICA, Owner) di HO dan SPC review /Dept Terkait (Process Owner) draft dokumen sesuai hasil
perubahan peraturan, dll dan approve / not approve dengan SPC terkait usulan User meeting I

APPROVAL
FINALISASI DRAFT FINAL MEETING II
PENGAJUAN

02
 User mengajukan approval
pengajuan usulan ke Atasan
Langsung, Divisi /Dept. terkait
 Syspro finalisasi draft untuk
approval Pejabat Berwenang
 Process Owner mengirimkan
draft final untuk proses
finalisasi
 Bila diperlukan, meeting
lanjutan terkait draft I

(Process Owner) di HO
05
APPROVAL PEJABAT DISTRIBUSI &
BERWENANG IMPLEMENTASI
SOSIALISASI
 Penandatanganan Pejabat  Distribusi via portal dan
Berwenang pelaksanaan sosialisasi
22
DOCUMENT CONTROL

DISTRIBUSI DOKUMEN DI PORTAL KIRANAKU

SEBELUM SESUDAH
“Sosialisasi akan dilakukan serentak ke
SOSIALISASI seluruh Pabrik oleh Process Owner
HO Head Office. Terimakasih atas
perhatian dan kerjasamanya.“

“Mohon untuk dapat “Mohon untuk dapat

IMPROVEMENT
disosialisasikan ke masing- disosialisasikan ke masing-
masing tim pelaksana dengan SOSIALISASI SOSIALISASI masing tim pelaksana dengan
jangka waktu 14 (empat belas) PABRIK jangka waktu 14 (empat belas)
PABRIK
hari sejak tanggal upload. hari sejak tanggal upload.
Terimakasih atas perhatian dan Terimakasih atas perhatian dan
kerjasamanya” kerjasamanya”

TIDAK PERLU “Akan tercantum detail perubahan

SOSIALISASI revisi sesuai dengan kolom Ikhtisar
Revisi SOP”
23
DOCUMENT CONTROL

3 SOSIALISASI DOKUMEN
Pelaksana Sosialisasi di Pabrik :

Pemateri Manager Terkait

Koordinator PPD / PIC ISO

Pre-Post Test PPD / PIC ISO

Upload bukti sosialisasi ke Portal PPD / PIC ISO

Pelaksana Sosialisasi Head Office – HO :

Pemateri Process Owner SOP

Koordinator Dept SPC

Pre-Post Test Dept SPC & Process Owner SOP

24
PERAN PIC ISO

Persiapan Audit Pelaksanaan Pelaksanaan

ISO 9001 & Tinjauan Audit Internal
14001 oleh Manajemen (Compliance
Badan Sertifikasi (RTM) Audit)

1 2 3
25
Compliance Audit
Tujuan Compliance Audit

Persiapan untuk memastikan sistem

manajemen mutu dan lingkungan sudah
berjalan sebelum Audit dari Badan
Sertifikasi (ISO 9001 & ISO 14001)

26
Compliance Audit
Lingkup Compliance Audit

Standar Operasional ISO 9001 & 14001 Pedoman MLK3 Regulasi

Prosedur (Mutu & Lingkungan) Pemerintah
(SOP)

27
Compliance Audit
Tahapan Compliance Audit
PENYUSUNAN PICA
Maksimal 30 hari sejak
closing meeting.

PELAKSANAAN AUDIT
- Opening Meeting
PENYELESAIAN PICA
- Pelaksanaan Audit - Dokumentasi penyelesaian
- Konfirmasi temuan PICA
- Closing Meeting - Kirim ke HO

REPORT KE
MANAJEMEN
PERENCANAAN - Hasil Compliance Audit
AWAL - Progress penyelesaian
PICA.
Penentuan Jadwal
dan tim auditor

28
Compliance Audit
Metode Penulisan Laporan Audit

P Problem : Masalah yang terjadi

L Location : Lokasi dimana masalah ditemukan

O Objective : Bukti Obyektif yang diperoleh pada saat audit

Reference : Audit kriteria yang digunakan,

R Contoh : Standar ISO 9001, ISO 14001, SOP, Instruksi Kerja,
Regulasi Pemerintah

29
Compliance Audit
Kelengkapan Evidence Hasil Audit (Bukti Objektif)

Bukti Ojektif Informasi yang bisa dibuktikan kebenarannya berdasarkan fakta yang
diperoleh melalui pengamatan, pengukuran, pengujian atau cara-cara lainnya
yang diijinkan.

CATATAN/ FOTO
PROCEDURE REKAMAN

* Bukti objektif / evidence hasil audit harus cukup lengkap, sehingga sampel dapat ditemukan
kembali untuk dilakukan verifikasi (tidak boleh ada keragu-raguan)

30
Compliance Audit
Penulisan Hasil Audit dan Kelengkapan Evidence (Bukti Objektif) – Contoh 1

Temuan Audit Dari hasil pemeriksaan yang dilakukan di bagian Training, ditemukan penggunaan form
evaluasi efektivitas pelaksanaan training yang belum sesuai dengan form standar KMG yang
terdapat di Portal KiranaKu.

Form Standar Form yang digunakan

31
Compliance Audit
Penulisan Hasil Audit dan Kelengkapan Evidence (Bukti Objektif) – Contoh 2

Temuan Audit Dari observasi yang dilakukan pada tanggal 20 Juni 2021 terhadap kondisi penempatan APAR di
beberapa area Pabrik, ditemukan APAR di GBJ yang penunjuk bawahnya tidak sesuai dengan standar
Posisi Penempatan dan Peletakan APAR dan di area Gudang Material, penempatan APAR terhalang oleh
tumpukan plastik.

Standar penunjuk
APAR

APAR di GBJ, penunjuk APAR di Gdg. Material

bawah tidak tepat terhalang tumpukan plastik
32
Compliance Audit
Tahapan Penyelesaian PICA

1 2 3 4

SPC HO Verifikasi TTD PICA dan

Kirim PICA ke SPC Penentuan Monitoring
Pembuatan PICA penyelesain PICA di
HO Tindakan masing-masing
Perbaikan bagian

5 6 7 8

Collect Bukti
Kirim ke SPC SPC -
Penyelesaian PICA Closed
HO Verifikasi
PICA

Proses di Pabrik
Proses di SPC HO

33
34
TEMUAN AUDIT ISO – TAHUN 2021
No Non-conformity Minor (NC Minor)
1 Audit Checklist belum memasukkan Standard ISO 14001:2015 (Lingkungan) sebagai panduan /reference oleh Auditor Internal.

PICA Complain Buyer dan Sasaran Mutu (KPI) yang Tidak tercapai:
- Belum dibuatkan PICA atas sasaran mutu (KPI) yang tidak tercapai
2 - Belum ada bukti penerapan correction dan corrective action yang dicantumkan di dalam PICA telah dilakukan
- Belum dilakukan verifikasi keefektifan dari PICA agar tidak terulang kembali masalah yang sama
- Belum ada bukti monitoring dan penutupan PICA hingga status Close

Plant Tour:
1. TPS Limbah B3
- Belum ada nomor telepon penanggungjawab Gudang Limbah B3
- Penempatan eyewash dan bodywash yang belum tepat

2. Gudang Material B3
- Belum ada rambu bahaya dan rambu APD
- Belum tersedia APD yang sesuai disekitar lokasi
3 - Belum memiliki secondary containment yang memadai untuk material B3 fasa cair (kapasitas 110%)
- Belum ada pengaman grounding

3. Tangki timbun Material B3 cair : solar dan minyak tanah

- Simbol material B3 yang digunakan masih keliru

4. Workshop
- Penempatan APAR belum sesuai dengan UU, tinggi APAR dan letaknya masih terhalang material kerja
- Penempatan oli sementara yang tidak layak, langsung ke saluran air hujan.

- Di IRR terkait Lagoon belum di identifikasi bahaya dan resikonya terkait penuhnya sedimen di bak penampungan.
- Di IRR belum ditulis terkait lingkungan bahwa setiap kendaraan dari costumer harus dapat menunjukkan kepatuhan lingkungan seperti menunjukkan bukti uji emisi.
4
- Sasaran Lingkungan dan evaluasi terkait pengujian kualitas udara dan rencana atau program pengelolaan lingkungan setiap 3 bulan, hal ini belum tertuang dan dinyatakan
secara jelas dan belum ada alasan yang menyebabkan pengujian cerbong di Semester 1 belum dilaksanakan.

35
PENGELOLAAN RISIKO

36
PENGELOLAAN RISIKO

Pengelolaan risiko dan peluang terhadap kegiatan operasional di KMG

dilakukan oleh masing-masing bagian dituangkan ke dalam
Integrated Risk Register (IRR) – FRM-KM.CRP.58-01

Pengelolaan risiko dari aspek Quality,

Lingkungan & K3

Integrated Risk Register (IRR) ditinjau minimal 1 (satu) tahun sekali

SOP-KM.CRP-58 Pengelolaan Risiko dan HIRADC

37
 FORM INTEGRATED RISK REGISTER
Hazard / Bahaya (K3) Resiko saat ini Resiko residual
Additional

Keparahan/ Manfaat
Keparahan/ Manfaat
atau Potential Incident / Probabilitas Probabilitas

Perlu Tindak Lanjut?

Perlu Tindak Lanjut?

Resiko/ Opportunity
Kondisi

Resiko/ Opportunity
Environmental Aspect / Kejadian yang controls

Periksa & Pelihara

Activity / Operasi Regulasi (recommend
Aspek Lingkungan (L) tidak diinginkan

Perlindungan/

Perlindungan/
Product / (normal / Existing controls / /peratura Remarks /

Kemampuan

Kemampuan
atau atau ed) /

Frekuensi

Frekuensi
Periksa &
No Services abnormal Kendali yang ada n Regulasi

Pelihara

personil

personil
Deteksi

Deteksi
Source of Risk/ Environmental Pengendali

Nilai
Aktivitas / / saat ini yang

Nilai
Keterangan
Sumber Risiko (Q) Impact / an
Produk / Jasa emergen terkait
atau Dampak pada tambahan
cy)
Opportunity (O) lingkungan
(diusulkan)

A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z AA AB AC AD AE AF AG AH AI AJ AK AL AM AN AO AP AQ AR AS AT AU AV
Rutin
Eliminasi : -
Eliminasi : -
Substitusi : -
Substitusi : -
Engineering :
Engineering : Test
Test Lab &
Pembelian Salah taksir Lab & Mangel Test 4.0
1 K3 1.1 1.1.1 Susut batch Normal Y Mangel Test 4.0 Y
Bokar kadar Admin. Control : 0
Admin.
SOP
Control : SOP
APD : sepatu boot ,
APD : sepatu
helm
boot , helm
Eliminasi : -
Eliminasi : -
Pemberian Substitusi : -
Substitusi : Form
harga beli Engineering :
Harga Notarin
tidak sesuai Test Lab &
Engineering : -
L 1.2 dengan 1.2.1 Loss Profit Normal 4.0 Y Mangel Test 4.0 Y
Admin. Control :
standard Admin.
SOP Penentuan
yang Control : SOP
Harga Notarin
diberikan APD : sepatu
APD : -
boot , helm
Eliminasi : -
Eliminasi : -
Substitusi : -
Substitusi : -
Engineering :
Menambah Engineering : -
Bekerja sama Test Lab &
volume Admin. Control :
Q 1.3 dengan depo 1.3.1 Normal 4.0 Y Mangel Test 4.0 Y
pembelian SOP Pembelian
mitra Admin.
bokar Bokar di Depo Mitra
Control : SOP
APD : sepatu boot,
APD : sepatu
helm
boot , helm
Eliminasi : -
Bekerja sama Eliminasi : - Substitusi : -
dengan pihak Substitusi : - Engineering :
Memudahkan
Pengiriman ekspedisi Engineering : - Test Lab &
mobilisasi
2 Bokar Via O 1.5 untuk 1.5.1 Normal Admin. Control : 4.0 - - - - - - - - Y Mangel Test 4.0 - - - - - - - - Y
transport
Ekspedisi pengiriman SOP Pengiriman Admin.
bokar
bokar dari Bokar Ekspedisi Control : SOP
depo APD : - APD : sepatu
boot , helm
Eliminasi : -
Eliminasi : -
Substitusi : -
Substitusi : -
Engineering :
Menambah Engineering : -
Bekerja sama Test Lab &
volume Admin. Control :
K3 1.3 dengan depo 1.3.1 Normal 4.0 Y Mangel Test 4.0 Y
pembelian SOP Pembelian
mitra Admin.
bokar Bokar di Depo Mitra
Control : SOP
APD : sepatu boot,
APD : sepatu
helm
boot , helm

38
TAHAPAN PENGELOLAAN RISIKO DAN PELUANG

IDENTIFIKASI ANALISA
RISIKO RISIKO

PENGELOLAAN
RISIKO

MONITORING PENGELOLAAN
& EVALUASI RISIKO

39
TAHAPAN PENGELOLAAN RISIKO DAN PELUANG

Menentukan risiko dan peluang yang mungkin

terjadi dari aktivitas rutin dan non rutin:
- Aktivitas (rutin & non rutin)
- Sumber risiko / peluang IDENTIFIKASI ANALISA
- Risiko / peluang yang mungkin terjadi RISIKO RISIKO

Ketidakpastian akan terjadinya suatu

PENGELOLAAN
Risiko peristiwa yang dapat menimbulkan RISIKO
kerugian

kegiatan yang dapat mendorong MONITORING & PENGELOLAAN

Peluang untuk mengadopsi praktik baru yang EVALUASI RISIKO
berdampak positif bagi perusahaan

40
TAHAPAN PENGELOLAAN RISIKO DAN PELUANG
Menentukan nilai risiko berdasarkan nilai dari :
1. Keparahan/ Manfaat
2. Probabilitas atas Risiko yang ada saat ini:
a. Frekuensi
b. Perlindungan / Deteksi
c. Periksa & Pelihara IDENTIFIKASI ANALISA
d. Kemampuan Personel RISIKO RISIKO

Keparahan / Menentukan tingkat keparahan / dampak

kerugian/ cedera/ keuntungan/ manfaat yang
Manfaat ditimbulkan dengan memilih tingkat (severity)
tertinggi berdasarkan 6 Aspek penilaian : PENGELOLAAN
1. Kesehatan & Keselamatan
2. Lingkungan RISIKO
3. Risiko Bisnis & Operasional
4. Opportunity
5. Reputasi
6. Nilai Uang
MONITORING & PENGELOLAAN
Menentukan nilai frekuensi, perlindungan/ EVALUASI RISIKO
Probabilitas deteksi, periksa & pelihara dan kemampuan
personel atas Pengendalian Risiko yang
sudah ada saat ini (existing control)

41
TAHAPAN PENGELOLAAN RISIKO DAN PELUANG
Dari hasil analisa risiko:
• Nilai risiko ≥ 5 maka wajib membuat tindakan penanganan risiko
sebagai pengendalian terhadap risiko.
• Nilai peluang ≥ 5 maka wajib membuat tindakan penanganan
peluang untuk mengoptimalkan peluang yang ada.
IDENTIFIKASI ANALISA
RISIKO RISIKO
Penanganan risiko dan peluang dilakukan dengan cara:
Menghilangkan sumber bahaya
Eliminasi bahaya : Cth : meniadakan mesin yang sudah tidak layak

Mengurangi risiko dari bahaya melalui cara mengganti PENGELOLAAN

Substitusi bahaya : proses dengan risiko yang lebih rendah
Contoh : mengganti material berbahaya dengan yang RISIKO
lebih aman

Merekayasa teknik pada alat, mesin,

Engineering :
infrastruktur dan atau bangunan.
MONITORING & PENGELOLAAN
Administration Mengurangi risiko bahaya dengan pembuatan prosedur, EVALUASI RISIKO
Control : aturan, safety sign, tanda peringatan, training dll.

Alat Pelindung Menggunakan alat perlindungan diri

Diri (APD) : Contoh : safety helmet, masker, sepatu safety dll.

42
TAHAPAN PENGELOLAAN RISIKO DAN PELUANG
• Mensosialisasikan pengendalian risiko yang sudah ditetapkan ke
karyawan level pelaksana agar pelaksanaan pengelolaan risiko
berjalan sesuai dengan yang telah ditetapkan.

• Monitoring implementasi pengendalian risiko di masing-masing

pelaksana. IDENTIFIKASI ANALISA
RISIKO RISIKO
• Meninjau form Integrated Risk register (IRR) minimal 1 (satu)
tahun sekali atau setiap ada perubahan aktivitas.

PENGELOLAAN
RISIKO

Penyusunan Penandatanganan Sosialisasi IRR ke

IRR IRR level pelaksana PENGELOLAAN
MONITORING &
EVALUASI RISIKO

43
TAHAPAN PENYUSUNAN IRR

1 2 3 4

Pengumpulan Kirim Draft IRR Ke

Pembuatan IRR IRR dan review SPC HO Verifikasi
SPC HO Form IRR
IRR

5 6 7

Monitoring Kirim IRR dan

Penandatanganan
Sosialisasi IRR bukti
IRR masing-masing
setiap bagian sosialisasi ke
bagian
SPC HO

Proses di Pabrik
Proses di SPC HO

44
RANGKUMAN

Tugas dan Tanggung jawab PIC ISO

PERSIAPAN AUDIT ISO PENGELOLAAN RISIKO
01 04
- Memastikan penerapan sistem manajemen - Koordinasi penyusunan IRR dari
mutu dan lingkungan di setiap bagian. masing-masing bagian
- Collect data penerapan sistem manajemen - Verifikasi IRR dari setiap bagian
mutu dan lingkungan dari setiap bagian - Submit IRR seluruh bagian ke
SPC setiap awal Tahun/ jika ada
perubahan.
PENGENDALI DOKUMEN
02
- Distribusi dokumen TINJAUAN MANAJEMEN
- Sosialisasi dokumen 05
- Usulan Pengembangan dokumen - Koordinasi pelaksanaan Rapat
Tinjauan Manajemen dengan
pembahasan mengacu ke
standar ISO Klausul 9.3
COMPLIANCE AUDIT - Dokumentasi pelaksanaan
03
- Koordinasi pelaksanaan audit Tinjauan Manajemen
- Dokumentasi pelaksanaan audit
- Monitoring penyelesaian PICA
dari setiap bagian
- Verifikasi PICA dari setiap
bagian dan kirim ke SPC HO

45
46