Pelatihan Teknik

Internal Audit
Sistem Manajemen Mutu
ISO 9001:2015
Berbasis ISO 19011:2011

Hari/Waktu Aktifitas
Hari Ketiga
09.00 – 10.30 Dokumentasi Sistem Mutu

10.30 – 10.45 Coffee Break

10.45 – 12.00 Teknik Audit ISO 19011:2018
Definisi
Peristilahan
Langkah –Langkah Audit
Program Audit
Jadwal Audit
12.00 – 13.00 ISOMA
13.00 – 16.00 Membuat Daftar Periksa Audit
Menggunakan CAPA/CAR/NCR
Teknik Wawancara dan Observasi
Menjawab Temuan Audit-
Membuat laporan Audit
Diskusi
 Tujuan Pelatihan

Agar peserta:

Memahami dasar-dasar audit sistem manajemen ISO

9001:2015

Dapat melaksanakan audit

Pengantar
• Audit: adalah tindakan sistematis dan terencana
untuk menemukan bukti-bukti dan menyimpulkan
sejauh mana kriteria audit telah terpenuhi

• Tujuan Audit:
o Untuk mengetahui sejauh mana kriteria audit
telah dipatuhi
o Identifikasi peluang-peluang perbaikan
o Bahan masukan untuk tinjauan manajemen
 • Penetapan Sasaran,lingkup & kriteria
Initial Audit
• Penetapan fleksibilitas audit
• penetapan tim audit

Document • pertemuan dengan auditee

Review • Perencanaan on-site audit
• Audit team work assignment
Preparation of • Tinjauan dokumen\\
Onsite
Audit • Opening meeting
• Pengumpulan & verifikasi informasi
Onsite • Penetapan temuan Audit
Audit • Komunikasi dengan audit client & auditee
• Persiapan closing meeting
Reporting • Closing meeting

• Persiapan Audit report

Follow Up • Persetujuan Report & distribusi

Initial Audit

Document
Review
Preparation of

• Membandingkan dengan standar Onsite

Audit

Onsite

• Mengevaluasi keterkaitan dg Audit

Reporting

referensi Follow Up

• Mengevaluasi kecukupan

Referensi
standar pedoman prosedur Tempat
kerja
 Istilah-Istilah Audit
• Auditor: personel atau orang yang memiliki kompetensi sebagai auditor
o Memahami teknik atau cara audit, pernah mendapat pelatihan audit
o Memahami kriteria audit
o Memahami proses kerja area yang diaudit
• Tugas Auditor
o Merencanakan audit; menyusun daftar periksa audit
o Melaksanakan audit dan membuat laporan audit
o Memantau dan memverifikasi hasil tindak lanjut audit
• Tim Audit: beberapa orang auditor yang ditunjuk untuk mengaudit area
audit tertentu
• Tim audit internal: beberapa orang auditor yang ditunjuk untuk mengaudit
organisasi atau perusahaannya sendiri
• Ketua tim audit: auditor yang ditetapkan sebagai koordinator tim audit

Istilah-Istilah Audit
• Tim audit eksternal: beberapa orang auditor yang ditunjuk untuk
mengaudit organisasi atau perusahaannya lain
o First party audit: audit yang dilaksanakan oleh perusahaan sendiri
o Second party audit: audit yang dilaksanakan oleh pelanggan
o Third party audit: audit yang dilaksanakan oleh pihak independen
dengan tujuan untuk memastikan bahwa kriteria audit telah diterapkan
dengan baik
Badan
III
Independen

I II

Organisasi / Perusahaan Pelanggan

 Istilah-Istilah Audit
• Auditee: departemen atau bagian yang diaudit
o Menindaklanjuti temuan audit, dengan segera
• Bukti atau evidence: hal-hal yang ditemukan selama audit yang dapat
digunakan sebagai dasar pengambilan kesimpulan apakah kriteria audit
telah atau belum dipenuhi
• Audit finding atau temuan audit: bukti atau evidence yang menunjukkan
bahwa kriteria audit tidak dipenuhi dengan baik
• Klasifikasi temuan audit:
o Major: jika salah satu kriteria audit tidak dipenuhi, atau jika ditemukan
hal-hal yang dapat mempengaruhi kepuasan pelanggan
o Minor: ketidakkonsistenan dalam penerapan salah satu kriteria audit
o Rekomendasi: masukan-masukan yang diberikan agar kriteria audit
dapat diterapkan dengan lebih baik

Perencanaan
• Program Audit
o Rencana audit yang disusun untuk jangka panjang; dalam kurun 3 s/d 5
tahun
• Jadwal Audit
o Rencana audit yang akan dilaksanakan
o Jadwal audit harus disetujui oleh auditor dan auditee
• Kriteria Audit: Acuan yang digunakan untuk menilai hasil audit
o Standard ISO 9001:2015
o Pedoman, prosedur, work instruction dan form
o Pengalaman
• Daftar Periksa Audit
o Hal-hal yang direncanakan untuk diperiksa saat audit
 Program Audit
Program Audit Internal
Audit ke
Area / Bagian
I II III IV V VI

Top Manajemen Nop 13 Mei 13 Nop 14 Mei 15 Nop 15 Mei 16

QA/PJT Nop 13 Mei 13 Nop 14 Mei 15 Nop 15 Mei 16

Pengadaan Nop 13 Mei 13 Nop 14 Mei 15 Nop 15 Mei 16

Marketing Nop 13 Mei 13 Nop 14 Mei 15 Nop 15 Mei 16

FSE & FAS Nop 13 Mei 13 Nop 14 Mei 15 Nop 15 Mei 16

HRGA Nop 13 Mei 13 Nop 14 Mei 15 Nop 15 Mei 16

Program Audit

Jadwal
 Daftar Periksa Audit

Checklist Audit

Pelaksanaan
• Audit dilakukan untuk menemukan bukti yang cukup bahwa kriteria audit
telah atau belum dipenuhi

• Dafta periksa digunakan untuk membantu auditor pada saat audit

dilaksanakan

• Penemuan bukti audit dilakukan dengan cara:

o Observasi
o Evaluasi dokumen dan catatan
o Interview
 Pelaksanaan
Hal-hal yang diamati saat audit
• Personel
o Memahami tugas dan tanggung jawabnya
o Konsisten mentaati acuan-acuan yang berlaku
o Memiliki kompetensi yang ditetapkan
o Kesadaran mutu dan motivasi kerja
o Dll: kebijakan mutu, sasaran mutu,
• Dokumen
o Tersedia di tempat kerja
o Dikendalikan sesuai prosedur pengendalian dokumen
o Memadai sebagai acuan untuk pekerjaan yang dilaksananakan
• Catatan
o Konsistensi pencatatan
o Dikendalikan sesuai prosedur pengendalian Catatan

Pelaksanaan
Hal-hal yang diamati saat audit
• Pelaksanaan pekerjaan
o Konsistensi mengikuti acuan yang ditetapkan
• Peralatan yang digunakan
o Memadai untuk tugas dan tanggung jawab yang dilaksanakan
o Terawat dengan baik
• Material
o Sesuai dengan standard yang ditetapkan
o Memiliki label status
• Alat ukur / pantau
o Tersedia sesuai kebutuhan
o Terawat dan memiliki status kalibrasi
 Pelaksanaan
Hal-hal yang diamati saat audit
• Lingkungan kerja
o Dikendalikan sesuai dengan pekerjaan yang dilaksanakan
• Lainnya yang dianggap perlu sesuai tugas bagian yang diaudit

Bukti / evidence

Auditor

Finding Auditee

C A R / PTPP

CAR
 Analisis Sebab Akibat
• Analisis sebab akibat; trial and error
1. Analisis diagram alir untuk menentukan tahap kegiatan yang menjadi
sebab masalah
2. Buat cuase and effect diagram untuk menentukan sebab
permasalahan
3. Buat dan terapkan rencana perbaikan
4. Verifikasi hasil perbaikan, jika tidak efektif kembali ke 1

Tindak Lanjut Audit

• Temuan audit harus segera diselesaikan

• Tindak lanjut audit harus sesuai dengan persyaratan 8.5 ISO 9001:2008
atau prosedur Tindakan Perbaikan dan Pencegahan, meliputi
o Tindakan koreksi: untuk menghilangkan ketidaksesuaian
o Tindakan korektif untuk menghilangkan sebab dan mencegah
ketidaksesuaian untuk berulang

• Waktu penyelesaian, analisis sebab dan rencana tindakan harus atas

persetujuan auditor

• Auditor harus memverifikasi hasil tindak lanjut; efektivitasnya dalam

menyelesaikan problem yang dihadapi, jika [erlu terbitkan temuan baru

Log Audit
 Cause and Effect Diagram

Material Machine Man

Problem
yang
dihadapi

Measurement Method Work

Environment

Analisis Sebab Akibat

Man

Pelatihan
Penyeliaan
Salah penggunaan
material yang tidak
memenuhi standard
Cara Tata letak mutu
pelabelan material

Pencahayaan
Method Work
Environment
 Contoh Audit
• Audit pada bagian / fungsi loket pendaftaran
• Kriteria audit:
o persyaratan-persyaratan ISO 9001:2015
o Prosedur-prosedur yang berlaku (utama)
• Penjualan
• Penanganan umpan balik pelanggan
• Pengukuran kepuasan pelanggan
o Prosedur-prosedur yang berlaku (terkait)
• Pengendalian dokumen
• Pengendalian catatan
• Tindakan perbaikan dan pencegahan

Contoh
• Susun daftar periksa
• Saat audit, beri tanda B atau T, B jika baik dan T jika tidak
• Catat bukti yang menunjang kesimpulan pada kolom keterangan
• Untuk setiap temuan, kriteria audit yang tidak baik, terbitkan CAR / PTPP
• Minta auditee untuk membubuhkan tandatangan pada kolom yang telah
disediakan
• Minta auditee untuk menentukan sebab terjadinya masalah dan rencana
untuk perbaikannya dan membubuhkan tandatangan pada kolom yang
telah disediakan
• Pantau tindakan perbaikan yang dilakukan oleh auditee
• Verifikasi tindakan setelah batas waktu yang disepakati
 Contoh
• Misalkan saat audit belum ditentukan bahwa
o umpan balik pelanggan belum dicatat dengan baik
o Belum ditangani sesuai prosedur tidak diselesaikan pada akar
masalahnya

• Tuliskan temuan yang ada pada PTPP / CAR

• Minta auditee untuk menandatangani pada kolom yang telah disediakan

Sistem Manajemen QHSE

ISO 9001 Pedoman Prosedur Instruksi

Mutu Mutu Kerja

Form

Catatan Penerapan
 Soal Latihan Kesesuaian
Saat audit ditemukan hal-hal sebagai berikut

1. Bagian QC tidak dapat menunjukkan dokumen mutu yang berlaku di bagiannya

2. Bagian Kepegawaian tidak dapat menunjukkan program pelatihan tahunan,
menurut mereka pelatihan adalah tanggung jawab masing-masing bagian
3. Di Bidang Pergudangan salah satu bahan yang disimpan tidak memiliki label
identitas yang jelas. Menurut karyawan yang bertanggung jawab label telah
diberikan saat material dibuat tetapi hilang karena sering dibuka
4. Salah seorang pegawai bidang pelatihan tidak ditemukan data pribadinya di
bagian kepegawaian
5. Salah satu alat ukur tidak diketahui status kalibrasinya

Kebijakan mutu dan Sasaran mutu

Hasil Audit
Kinerja Produk
Kinerja Proses
Umpan balik pelanggan
Tindakan Perbaikan dan Pencegahan Perbaikan Produk
Peluang Perbaikan Perbaikan proses
Perubahan sistem Perbaikan sistem
Hasil Tinjauan mutu lalu Sumber daya
 Tingkatan pencapaian auditor

Mencari keefisiensian
sistem

Mencari
keefektifan sistem

Mencari kesalahan
administratif
Tipe yg manakah Kita ?