PELATIHAN INTERNAL AUDIT

ISO 19011:2018 + PENDEKATAN

ISO/IEC 17025:2017

PT.NEO ENERGI OTOMOTIF

KLAPANUNGGAL BOGOR
8 JULI 2019
Tujuan Pelatihan:
1. Memperoleh gambaran tentang audit sistem
manajemen berdasarkan pedoman audit ISO
19011-2018
2. Memahami langkah-langkah yang
diperlukan untuk merencanakan,
melaksanakan dan mengevaluasi kegiatan
audit internal
3. Memahami kompetensi auditor yang
dipersyaratkan.
4. Mampu melaksanakan audit internal secara
mandiri sesuai lingkup system organisasi.
Suatu proses yang sistematis, mandiri dan
terdokumentasi untuk mendapatkan bukti audit
dan mengevaLuasi dengan obyektif untuk
menentukan tingkat pemenuhan kriteria audit
yang disepakati.
Kebijakan, prosedur, dokumen yang lainya atau
persyaratan- persyaratan yang digunakan
sebagai acuan audit
Bukti Audit:
Record, pernyataan atau informasi lainnya, hasil
pengamatan atau observasi, yang relevan
dengan kriteria audit dan bisa diverifikasi
(quantitative atau qualitative)
Hasil evaluasi dari bukti audit yang ditemukan
terhadap kriteria audit
kesimpulan Audit:
Hasil akhir dari kegiatan audit yang disepakati
oleh team audit setelah mempertimbangkan
obyektif dan semua temuan audit.
Auditor :
Seseorang yang terkualifikasi dan kompeten
yang ditunjuk untuk melaksanakan audit.

Kualifikasi AUDITOR Kombinasi dari pendidikan,

pelatihan, pengalaman kerja sebagai auditor.
Audit Plan:
Penjelasan aktifitas dan pengaturan untuk sebuah audit
yang akan dilaksanakan
AUDIT SCOPE:
Penjelasan ruang ruang lingkup atau batasan sebuah
pelaksanaan audit (lokasi fisik, unit organisasi, aktifitas
dan prosesi sesuai periode waktu yang dicakup
Audit Team:
Satu atau lebih auditor yang melakukan audit (satu
orang sebagai audit team leader)
Technical expert:
Person orang yang mempunyai keahlian khusus atau
tenaga ahli di bidang yang sedang dilakukan audit
Audit program:
Satu set atau lebih rencana audit dalam jangka waktu
tertentu dan dengan tujuan tertentu
Audit pihak pertama (Internal)
Definisi: Audit yang dilaksanakan oleh perusahaan itu
sendiri untuk tujuan internal dan dapat mengetahui
keefektifan dari SMM yang telah dipakai dan diterapkan
Audit pihak kedua (pihak luar)
Definisi: Audit terhadap
subkontraktor/pemasok/vendor yang dilakukan oleh
atau atas nama organisasi pembeli
Audit pihak ketiga (pihak luar dan mandiri)
Definisi: Audit terhadap suatu organisasi yang dilakukan
oleh badan sertifikasi atau registrasi yang mandiri
Tujuan:
Melakukan Audit yang mandiri oleh jasa yang
kompeten/profesional.
Untuk tujuan registrasi/sertifikasi.
1. Memperlihatkan bukti ketidak sesuaian pada
siatem yang di adopsi.
2. Menilai kebutuhan untuk tindakan perbaikan
atau peningkatan.
3. Meninjau kesiapan untuk audit oleh pihak
luar (kedua dan/ketiga.
4. Merangsang pemeliharaan dan perbaikan
terhadap kegiatan yang sudah disetujui.
5. Memelihara kesadaran akan sistem.
1. Memenuhi persyaratan standar yang
ditetapkan.
2. Memenuhi persyaratan badan
sertifikasi/registrasi.
3. Memenuhi permintaan pelanggan (seperti
dinyatakan dalam kontrak)
4. Memenuhi persyaratan badan pemerintah.
1. Organisasi harus melaksanakan Internal
Audit dalam interval yang telah ditetapkan
sesuai dengan rencana audit.
2. Program audit harus direncanakan dengan
memperhatikan status dan kepentingan dari
rangkaian proses dan area yang diaudit,
termasuk hasil audit sebelumnya.
3. Kriteria audit, ruang lingkup dan frekuensi
audit harus ditetapkan.
4. Auditor jangan mengaudit lingkup kerjanya.
5. Hasil-hasil audit harus dicatat.
1. Etik
2. Penyajian yang obyektif
3. Profesional
4. Independen
5. Pendekatan berdasarkan bukti
Penunjukan Auditor.
Auditor tidak boleh mengaudit departemennya
sendiri atau pekerjaannya yang menjadi tanggung
jawabnya.
Auditor harus memiliki:
• Pengetahuan
• Ketrampilan
• Kepribadian
• Pendidikan
• Pelatihan
• Pengalaman
Pengetahuan
 Prosedur, alat, dan metodologi audit
 Dokumen sistem manajemen
 Situasi perusahaan atau bagian yang diaudit
 Perundangan-undangan, peraturan dan persyaratan
lainnya yang relevan
Ketrampilan
 Verbal
 Cara bertanya dan intonasi suara harus baik dan santun.
 Kejelasan pertanyaan
 Kejelasan tutur kata
 Level komunikasi
Non verbal
 Roman muka
 Body language
 Penempatan diri
• Terbuka
• Diplomatis
• Suka mempermainkan
• Beradaptasi
• Bertahan
• Tegas
• Percaya diri
• Beretika
• Jujur
• Bersungguh-sungguh
• Bijaksana
• Membuat rencana audit internal
• Memilih, melatih dan membuat kualifikasi
untuk auditor Internal
• Menunjuk Tim Audit
• Memonitor dan memastikan pelaksanaan
Audit Internal
• Memelihara catatan audit internal
• Melaporkan hasil audit pada saat rapat
tinjauan manajemen
 Mengatur semua proses audit
 Membantu menunjuk anggota team Audit
 Memimpin pertemuan pembukaan
 Memimpin pelaksanaan Audit
 Mempresentasikan hasil Audit
 Memimpin pertemuan penutupan
 Membuat laporan hasil audit
• Bekerjasama dan membantu lead auditor
dalam melaksanakan audit
• Melaksanakan audit sesuai dengan standar
dan ruang lingkup yang ditetapkan
• Mempersiapkan dokumen dan informasi yang
penting
• Koordinasi dengan tim audit tentang rencana
audit
• Menjamin kehadiran personel yang relevan
menyediakan fasilitas yang diperlukan
• Menindak lanjuti hasil audit dengan tindakan
perbaikan
• Mendokumentasikan hasil audit serta
tindakan perbaikan yang diperlukan
1. Persiapan audit
2. Pelaksanaan audit
3. Kegiatan setelah audit
Persiapan Audit Persiapan Aktifitas Audit ke
lapangan
1. Pembuatan rencana audit
2. Penugasan tim audit
3. Pembuatan dokumen kerja (check list,
formulir untuk mencatat temuan)
Tim Audit
1. Disesuaikan dengan pengetahuannya pada area/proses, bila perlu
mengundang technical expert
2. Komposisi disesuaikan dengan luas area dan fungsi yang ingin
diaudit
3. Kecakapan audit (mengerti tehnik audit)
4. Auditor harus independen
5. Tips untuk internal audit sebaiknya auditor adalah pelanggan
proses yang diaudit
Auditor
1. Memahami tujuan audit
2. Memahami ruang lingkup audit
3. Mencari informasi tentang area sasaran audit (dokumentasi,
diskusi dengan manajemen atau technical experts)
4. Memahami proses
5. Menyusun check list audit
• Opening meeting
• Pengumpulan dan verifikasi informasi
• Temuan audit
• Komunikasi dengan auditee
• Persiapan closing meeting
• Closing meeting
Pertemuan pembukaan/opening meeting
• Memperkenalkan tim auditor
• Menjelaskan tujuan audit, standar dan
metode yang digunakan serta ruang lingkup
audit
• Konfirmasi jadwal audit
• Konfirmasi auditee per bagian
• Memberikan penjelasan kepada auditee
tentang hal-hal yang masih dipertanyakan
Informasi didapat melalui review dokumen,
Interview, pengamatan dsb lakukan verifikasi
bukti audit.
Bandingkan dengan temuan audit
Dokumen persyaratan
Tinjauan audit
Kesimpulan audit.
Hal-hal yang diaudit
• Dokumentasi
• Peralatan
• Data layanan
• Orang
• Proses
Dokumen
• Dokumen yang dibutuhkan tersedia?
• Berisi informasi yang dibutuhkan?
• Dokumen memiliki identifikasi?
• Dokumen dikendalikan penggunaannya?
• Apakah termasuk dokumen eksternal?

Peralatan
 Memadai?
 Dirawat?
 Diidentifikasi?
 Digunakan dengan benar?
Data layanan/produk
 Data layanan terkini?
 Diidentifikasi?
 Mampu telusur?

Orang.
• Kompeten?
• Dilatih?
• Memiliki tanggung jawab?
• Sikap dalam bekerja mendukung/motivasi?
Proses
• Memiliki acuan kerja?
• Dimonitor/disupervisi?
• Parameter layanan dikendalikan
• Lingkungan proses menunjang?
• Aman?
• Forward tracing
• Backward tracing

Teknik audit
1. Klarifikasi atas pernyataan auditee yang
kurang jelas.
2. Wawancara dengan menggunakan tanya 5
W dan 1 H
3. Observasi
4. Verifikasi
5. Pengambilan contoh secara acak
Memperoleh bukti obyektif
 Dokumen perusahaan
 Pasal-pasal dalam sistem
 Catatan mutu (record)
Ketrampilan audit Tanya (Bertanyalah dengan
efektif)
Periksa Amati(bukti-bukti yang
(Amati/dengar/Simak) Sudah dijelaskan
Auditee)
• Menjaga kerahasiaan auditee
• Bersikap netral
• Mendengar penjelasan auditee
• Sopan-santun dan ramah
• Melaporkan hasil audit berdasarkan fakta

Yang tidak boleh dilakukan:

• Menekan auditee dengan jabatannya
• Mengadu domba antar auditee
• Mengejek, melecehkan auditee
• Emosi, lepas kendali, berkata kasar, memaki
• Mengucapkan terima kasih
• Mengkonfirmasi lingkup audit yang sudah
dilaksanakan
• Menyampaikan hasil audit
• Menentukan waktu penyelesaian tindakan
perbaikan
• Memberi kesempatan untuk bertanya
A. Karakteristik positif auditor
• Percaya diri
• Terlatih berdiplomasi
• Ingin tahu
• Pendengar yang baik
• Cakap dalam berbagai medan
• konstruktif
B. Karakter negatif situasi audit
• Orang yang argumentatif
• Serangan frontal
• Pembuang waktu
• Pikun
• Dokumen hilang
• Lunch break diperpanjang dsb
C. Karakteristik negatif auditor
• Tanpa perencanaan
• Pendekatan tida sesuai
• Subyektif tidak profesional
• Buruk berkomunikasi
• Tidak pandai
• Gampang mengatur waktu dipengaruhi
• Pemalas
• Mudah membentuk opini dankesimpulan
• Takut memberikan penilaian negatif
• kaku
• Berdebat
 Besar/kecil masalah?
 Auditee sadar akan permasalahan?
 Pernah ditemukan pada audit sebelumnya?
Kategori temuan Audit Ketidak sesuaian minor:
 Bila terjadi ketidaksesuaian antara salah satu
tahapan pada SMM (misal: prosedur atau instruksi
kerja) tidak sesuai dengan pelaksanaan di lapangan.
 Bila salah satu dari persyaratan di dalam sistem tidak
konsisten diterapkan.
Ketidaksesuaian Mayor:
• Bila terjadi akumulasi ketidaksesuaian minor di area
atau fungsi tertentu sehingga dapat disimpulkan
adanya sistem yang total breakdown.
• Bila ada satu persyaratan wajib yang tidak diterapkan.
Observasi:• Kecenderungan/potensi ketidaksesuaian
yang dapat berdampak di masa depan.
• Problem yang ditemui
• Lokasi ketidaksesuaian ditemukan
• Objective evidence/bukti yang mendukung
ketidaksesuaian
• Referensi yang digunakan
• Waktu kapan ditemukan
Menndatangani semua laporan hasil audit yang di
temukan.
laporan harus mencakup:
1. Identifikasi laporan.
2. Ruang lingkup dan sasaran audit.
3. Rincian dari audit program, para auditor,
tanggal dan dan area dimana audit
dilaksanakan.
4. Identifikasi dari dokumen referensi terhadap
audit yang dilakukan.
5. Pengamatan audit, ketidaksesuaian dan bukti
pendukung.
6. Rekomendasi tindak lanjut dari tindakan
perbaikan untuk audit berikutnya.
7. Kesimpulan oleh Tim Audit
 Top Manajemen
 Anggota tim tinjauan manajemen
 Tim audit dan auditee
 Personel yang bertanggung jawab untuk tindakan
perbaikan.

Tanggung jawab tindakan perbaikan Tim Audit:

• Mencatat ketidaksesuaian yang ditemukan dalam
CAR
• Menjelaskan ketidaksesuaian pada Auditee.
• Meminta persetujuan dari auditee mengenai batas
waktu pelaksanaan tindakan perbaikan
• Mengontrol dan memonitor penerbitan dan
pengambilan CAR
 Mengerti dengan jelas ketidaksesuaian yang
ditemukan auditor
 Menyelidiki dan menentukan akar penyebab
masalah
 Melakukan tindakan perbaikan untuk
mencegah terulangnya permasalahan yang
sama
 Melakukan pengendalian untuk menjamin
efektifitas tindakan perbaikan
 Mencatat tindakan perbaikan yang diambil
dan merubah dokumen (bila perlu)
 Mengembalikan CAR kepada auditor untuk
diverifikasi
1. Setiap tindakan perbaikan harus diverifikasi.
2. Verifikasi oleh auditor.
3. Setiap ketidaksesuaian yang timbul dari
tindak lanjut audit ditetapkan sebagai
temuan baru dan dilaporkan ke Top
Management.
4. Sebagai masukan audit selanjutnya.
 Anda tidak akan di hargai sebagi seorang
auditor jika tidak dapat mengevaluasi hasil
temuan dan hanya melaporkan hal-hal sepele

Thanks
What… apa..?
Who…siapa..?
Where…dimana..?
When…kapan..?
Why ….kenapa..?
How…bagaimana?