AUDIT INTERNAL

ISO 9001:2008
SESUAI DENGAN ISO 19011

1
 AUDIT SISTEM MANAJEMEN

ISO 10011-1:1990 Quality Environmental ISO 14010:1996

ISO 10011-2:1991 ISO 14011:1996
ISO 10011-3:1991 ISO 14012:1996
TC 176 TC 207
Quality management & Environmental
Quality assurance management
ISO 9000:2000 ISO 14050:2002
Fundamental & Vocabulary
vocabulary
ISO 19011:2002
Guidelines for quality and/or environmental
Management systems auditing

Combined Audit : Joint Audit ISO 9001 and/or ISO 14001

ISO 9001:2000 Dua atau lebih organisasi audit bersama
dan
ISO 14001:1996 Perusahaan Pemasok/Vendor
Pelanggan

2
DEFINISI - DEFINISI
Audit:
 Proses secara sistematik, mandiri dan terdokumentasi untuk
mendapatkan bukti audit dan mengevaluasinya secara
obyektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah
dipenuhi
Bukti Audit:
 Catatan, pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan
dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi
Kriteria Audit:
 Kebijakan, prosedur atau persyaratan yang dipakai sebagai
rujukan
Temuan Audit:
 Hasil evaluasi dari bukti-bukti audit yang terkumpul
dibandingkan dengan kriteria audit (kesesuaian atau
ketidaksesuaian)

3
 PRINSIP - PRINSIP AUDIT

 Etika Pelaksanaan: dasar dari profesionalisme (kepercayaan,

integritas, kerahasiaan dan kebijaksanaan)
 Penyampaian yang jujur: kewajiban untuk melapor secara jujur dan
akurat
 Berlaku Profesionalisme: pelaksanaan audit secara cermat dan
adil
 Independen: dasar dari ketidakberpihakan audit dan obyektivitas
dari keputusan audit
 Pendekatan berdasarkan bukti: metoda yang rasional untuk
mendapatkan kesimpulan audit yang dapat dipertanggunjawabkan
dan dapat diturunkan dalam proses audit yang sistematis. Bukti audit
dapat diverifikasi.

4
 Siklus audit

PERENCANAAN

LAPORAN DAN PELAKSANAAN

TINDAK LANJUT AUDIT

EVALUSI HASIL
AUDIT

5
I. Perencanaan audit

6
 Perencanaan audit

• Menetapkan rencana audit

• Mengumpulkan informasi awal
• Menyusun check list
• Mempersiapkan dokumen audit

7
 Menetapkan rencana audit

• Tetapkan area audit

• Tetapkan Lead Auditor dan Auditor
• Tetapkan tanggal dan waktu audit
• Membuat program/rencana audit
• Distribusikan kepada Auditee dan Auditor

8
 Mengumpulkan informasi awal

• Pelajari dokumen terkait (manual, prosedur,

instruksi kerja, job description, standar, dll)
• Pelajari hasil audit sebelumnya
• Mencari informasi dari proses selanjutnya
• Survey (jika diperlukan)
• Berdasarkan matrik korelasi (jika ada)

9
 Menyusun daftar periksa audit

• Fungsi daftar periksa

– Pedoman pada saat audit
– Alat bantu mengingat
– Penyedia kelangsungan audit
– Catatan tentang ruang lingkup audit

10
 Checklist:
 alat yang baik untuk pedoman dan cacatan
 sesuai dengan format untuk mencatat aktifitas audit

 Checklist sebaiknya:
 berisi identifikasi kunci dari sistem pengendalian /
kewenangan / dokumen
 gambaran dari isu-isu penting yang harus
ditindaklanjuti oleh auditor selama audit
 disyahkan oleh Lead Auditor atau MR

11
• Harus lengkap dan akurat
• Informatif
• Jelas maksud dari setiap pertanyaan
• Sesuai dengan ruang lingkup audit
• Sesuai dengan tanggung jawab auditee

12
 Contoh checklist/daftar periksa audit

• Apakah prosedur pengendalian dokumen sudah

tersedia? (high level)
• Bagaimana cara pengendaliannya? (minta penjelasan
bandingkan dengan prosedur)
• Apakah terdapat masterlist dokumen? (lihat formulirnya)
• Apakah telah lengkap dan akurat? (lihat catatannya)
• Apakah dokumen yang ada telah dikendalikan sesuai
prosedur? (lihat beberapa contoh dokumen)

13
 Persiapan - Checklist
Daftar Pertanyaan / Persyaratan Dokumen Implementasi

5 .1 Komitmen Manajemen

Top manajemen komitmen

mengembangkan dan memperbaiki
SMM, melalui:

a) komunikasi pentingnya memenuhi

persyaratan pelanggan dan
peraturan perundangan;

b) menetapkan Kebijakan Mutu dan

Sasaran Mutu;

c) Melaksanakan RTM;
d) Menjamin tersedianya sumberdaya.

14
Laporan
Auditee ditinggalkan dengan:
 CAR yang terdokumentasi
 pernyataan posisi secara verbal
 boleh juga beberapa rekomendasi

15
 Mempersiapkan dokumen audit

• Jadwal audit
• Prosedur terkait
• Daftar periksa
• Lembar periksa yang kosong (mengantisipasi
kemungkinan penambahan pertanyaan)
• Formulir CAR/PAR
• Alat tulis
• Papan alas

16
II. Pelaksanaan audit

17
 Pelaksanaan audit

 Aturan audit
 Psikologi audit
 Rapat pembukaan
 Wawancara
 Pengamatan
 Teknik telusur
 Teknik mencatat
 Menulis temuan hasil audit
 Katagori temuan

18
 Aturan audit

• Bersikap santai
• Kesetaraan
• Hormat/ramah
• Bersikap profesional
• Tidak beropini
• Tidak berdebat dan berargumentasi
• Tidak mengintimidasi
• Sabar

19
 Psikologi audit

• Pahami situasi berikut :

– Orang-orang yang argumentatif
– Pembuang waktu
– Mengendalikan pembicaraan
– Gemar memuji
– Pelupa
– Interupsi
– Menguraikan kasus khusus (curhat)
– Dokumen yang hilang

20
• Perhatikan :
– Carilah informasi selengkapnya
– Cobalah orang lain (jika diperlukan)
– Cross check dengan bagian lain
– Carilah bukti selengkapnya
– Telusuri sampai pada akarnya

21
 Rapat pembukaan

• Keseluruhan atau per-area

– Perkenalan (auditor dan auditee)
– Tujuan dan ruang lingkup audit
– Jadwal audit
– Sistem pelaporan
– Jadwal untuk rapat penutupan

22
 Memperkenalkan Tim Auditor
 Menjelaskan Tujuan, Ruang Lingkup, dan

 Metoda / Teknik Audit yang digunakan

 Konfirmasi Jadwal Audit
 Meminta “Counter Part / Escort ”
pada saat audit
 Memberikan penjelasan kepada Auditee
tentang hal-hal yang masih dipertanyakan.

23
 PELAKSANAAN AUDIT

 Menggunakan checklist yang

telah dipersiapkan
Gue nggak
sanggup deh,
kalau auditee-nya  Melakukan audit berdasarkan
kayak gini…hii..!
pada jadwal yang telah
ditentukan
 Menggunakan Teknik Audit dan
Metoda Audit

24
 METODA AUDIT

 Trace Forward
 Trace Backward
 Penggunaan klausul-klausul ISO
9001:2008
 Penggunaan Bukti Obyektif

25
 Metode telusur

• Metoda Horizontal
Memeriksa setiap area proses untuk melihat kelayakan
dari setiap persyaratan sistem
• Metoda Vertikal
Diperiksa area proses yang berkontribusi
terhadap suatu urutan proses tertentu
• Metoda Acak
Memeriksa aspek-aspek dari suatu proses secara umum
menyelidiki sistem secara acak

26
 Forward trace

Pembelian Operasional Pelayanan

Backward trace

27
 TEKNIK AUDIT
 Klarifikasi atas pertanyaan / pernyataan
Auditee yang kurang jelas
 Wawancara dengan menggunakan kata tanya
5 W, 1 H dan 1 S
 Observasi
 Verifikasi
 Pengambilan contoh
secara acak

28
 Wawancara

• Tujuan wawancara
– Menguji dan membuktikan pemahaman
individu atas peran dan tanggung jawabnya
dalam sistem mutu
– Menguji dan membuktikan data dan informasi
yang diperoleh dari pemeriksaan lapangan
dan penelaahan dokumen
– Menguji pelaksanaan prosedur yang relevan
untuk memastikan proses pengendalian
berjalan efektif

29
TEKNIK BERTANYA 5W, 1H DAN 1S

 What/Apa
 Why/Mengapa
 When/Kapan
 Who/Siapa
 Where/Dimana
 How/ Bagaimana
 Show Me/ Tunjukkan

30
• Siapa yang diwawancarai ?
– Individu kunci yang bertanggung jawab atas
hal-hal pokok yang diaudit
– Pemilihan berdasarkan struktur organisasi
dan job description
– Sesuai topik wawancara dengan peran,
tanggung jawab dan kewenangan personil

31
• Teknik wawancara
– Mengajukan petanyaan sesuai daftar periksa
– Bertanya dengan bahasa yang dimengerti dan
dipahami
– Beri waktu auditee untuk menjawab
– Menjaga pertanyaan dan diskusi tetap pada topik
– Wawancarai orang yang tepat
– Persiapkan dengan baik
– Wawancara dalam keadaan santai
– Sesuaikan gaya wawancara

32
• Yang harus dihindari
– Mengajukan pertanyaan yang komplek dan
rumit
– Berdebat dan beragumentasi
– Memberikan penilaian, opini dan pandangan
pribadi atas pernyataan auditee
– Menggunakan humor yang berlebihan
– Memotong pembicaraan pada saat yang tidak
tepat

33
– Mengintimidasi dan membuat auditee merasa
bersalah
– Mendesak menjawab pertanyaan yang diluar
kewenangannya
– Terlalu banyak mencatat
– Auditee mengendalikan pembicaraan
– Menyuruh diam
– Melebihi batas waktu yang disepakati

34
• Mengajukan pertanyaan
– Komunikasi dua arah
– Hindari pertanyaan tertutup
– Tidak mengajukan pertanyaan dan
menjawabnya sendiri
– Beri auditee waktu untuk menjawab
– Jangan hanya berbicara dan mengungkapkan
opini, ajukan pertanyaan

35
• Menguji/menyelidiki sistem
– Apa yang terjadi jika kemasan bahan baku
ini terbuka ?
– Misalkan bahwa terdapat produk tidak
sesuai, apa yang anda lakukan ?
– Bagaimana tanggapan anda bila ada
penyimpangan parameter proses ?

36
 Pengamatan

• Obyek adalah sumber informasi

• Gunakan seluruh panca indera
• Lakukan pembuktian dan penyelidikan

37
• Dokumen
– Prosedur
– Instruksi kerja •Tanggal
– Spesifikasi
– Laporan-laporan
•Pengesahan
– Hasil pemeriksaan •Revisi
–
–
Data kinerja
Notulen rapat, dll
•Keakuratan
•Ketersediaanya
•Penerapannya
•Interpretasinya

38
• Mesin/peralatan
– Mesin proses • Identifikasi
– Alat ukur
• Kalibrasi
– Jig
– Alat bantu kerja • Penyimpanan
– Tools
• Perawatan
– dll
• Penggunaan
• Tanggung jawab

39
• Personil
– Operator • Kualifikasi
– Supervisor
– Leader • Kompetensi
– Manager • Penguasaan
– Staff
prosedur
• Kesadaran
• Kecukupan

40
• Produk
– Material
– Produk dalam
proses
•Identifikasi
– Produk jadi •Penanganan
– Produk reject
•Penyimpanan
– Stock, dll
•Kemasan
•Mampu telusur
•Kesesuaian, dll

41
 Teknik telusur

• Metoda Horizontal
Memeriksa setiap area proses untuk melihat kelayakan
dari setiap persyaratan sistem
• Metoda Vertikal
Diperiksa area proses yang berkontribusi terhadap suatu
urutan proses tertentu
• Metoda Acak
Memeriksa aspek-aspek dari suatu proses secara umum
menyelidiki sistem secara acak

42
 Pelaksanaan Audit
Bukti Obyektif

ISO 8402 :
“Informasi yang dapat dibuktikan benar, berdasarkan
fakta-fakta yang didapatkan melalui pengamatan,
pengukuran, pengujian atau cara-cara lain”

definisi sederhana ...

Bukti tangan pertama berdasarkan fakta yang disaksikan,

BUKAN dugaan, asumsi, katanya, isu, perkiraan, dll.

43
 Pedoman untuk Sampling

Potensi Resiko thd

Tinggi Mutu

Tingkat

Kompetensi personil
Rendah

Sedikit Banyak

Ukuran sample

44
PERTIMBANGAN PENGAMBILAN SAMPEL

 Pengaruhnya terhadap mutu produk /

jasa dan atau lingkungan
 Pengaruhnya terhadap persyaratan /
kepuasan pelanggan
 Lokasi
 Peraturan pemerintah

45
Pelaksanaan Audit - “Good Practice”

  Tetap tegas
 Hindari diskusi yang terlalu panjang
atas sebuah observasi
 Jaga jadwal yang ada
 Berurutan dan efisien
 Hindari pengalihan dari topik
 Hindari “kemacetan / vakum”

46
SIFAT-SIFAT AUDITOR YANG BAIK

 Sopan, selalu menjaga sikap agar

tidak menyinggung pihak auditee
 Berpandangan dan berwawasan luas
 Tidak mengeluarkan pendapat
pribadi
 Bersikap adil
 Bertindak profesional sebagai
anggota tim.

47
Pelaksanaan Audit - “Poor Practice”

  Bersikap negatif
 Berargumentasi

 Mengkritik
 Berdebat atas topik-topik tertentu
 Diskusi masalah kepribadian
 Membandingkan auditee (secara individu atau
organisasi)
 Sinis atau bersikap kasar
 Bersumpah

48
 Ingat !
 Pemborosan waktu
– Misalnya: makan siang lama, datang terlambat,
interupsi yang berulang-ulang, ketidaktersediaan..
– Memimpin auditor
– Program / rencana auditee sendiri, pra penyiapan
bukti, wakil-wakil yang dipilih
 Situasi yang tidak semestinya
 Menguji kekuatan karakter auditor
– Misalnya: “Kasihanilah saya”, memuji-muji,
menyuap, menanggapi dengan terbatas, …

49
 Konflik selama audit

I’m OK, I’m OK,

You’re OK You’re not OK

I’m not OK, I’m not OK,

You’re OK You’re not OK

Keep it in the Green to avoid conflict

and facilitate effective auditing
Tetap di jalur hijau untuk menghindari konflik
dan memfasilitasi audit yang efektif
50
Beberapa tanda-tanda dan penyebab “not OK”

I’m not OK You’re not OK

• merasa tidak senang • agresif
• tidak nyaman dalam
• defensif
berhubungan
• terlalu lelah
• tekanan dari luar

I need to become OK I need to intervene

to get the most from the audit to make YOU OK

51
 Ketidaksesuaian
Definisi: Tidak memenuhi persyaratan- persyaratan
Ketidaksesuaian Mayor:
Ketidaksesuaian yang berpotensi menghasilkan dampak
yang serius terhadap kinerja mutu atau efektivitas sistem
manajemen mutu

Ketidaksesuaian Minor:
Ketidaksesuaian yang tidak mempunyai dampak yang
serius terhadap kinerja mutu atau efektivitas sistem
manajemen mutu

52
 Ketidaksesuaian
Penulisan ketidaksesuaian :
P : Problem
L : Location
O : Objective Evidence
R : Reference

Contoh :
Bukti inspeksi kedatangan material untuk bulan Januari
O
s.d. Juli 2009 dari gudang tdk tersedia,seperti diatur dalam
L P
PIK No. WI/PR/01, rev. 02
R
53
 Katagori temuan

• Major Non-Conformity
– Ketidaksesuaian yang signifikan terhadap
persyaratan sistem, atau
– Suatu kegagalan terhadap atau penghilangan
secara penuh dari persyaratan sistem, atau
– Jumlah yang signifikan dari minor non-
conformity mengenai persyaratan sistem yang
sama

54
• Minor Non-Conformity
– Insiden yang terisolasi dari suatu
kegagalan/ketidaksesuaian terhadap suatu
prosedur atau persyaratan sistem

55
• Rekomendasi/Observasi
– Kondisi dimana terdapat kecenderungan untuk
menjadi ketidaksesuaian bila tidak dilakukan
tindakan, atau
– Usulan perbaikan untuk meningkatkan efektifitas
dan efesiensi proses

56
 Rapat penutupan

• Laporkan temuan dan hasil evaluasi temuan

audit
• Kesepakatan temuan audit
• Kesepakatan tindakan perbaikan (rekomendasi
perbaikan)
• Kesepakatan batas waktu
tindakan perbaikan

57
Latihan katagori temuan

Individu waktu 30 menit

58
III. Evaluasi hasil audit

59
 Evaluasi Hasil Audit

• Masing-masing auditor membuat daftar

temuan audit (berikut dokumen/informasi
pendukung dan pelajari semua hasil
• Lakukan pemisahan temuan audit,
ketidaksesuaian, kesesuaian, pengamatan
• Lakukan diskusi untuk hal yang kurang jelas

60
• Lakukan meeting tim audit
• Lengkapi formulir CAR/PAR
• Lead auditor memastikan seluruh temuan telah
didukung oleh bukti yang memadai
• Keputusan akhir setiap temuan berada pada
Lead Auditor

61
• Periksa hasil-hasil audit
– CAR/PAR
– Daftar periksa audit
– Catatan lain (jika ada)
• Evaluasi
– Tugas dan tanggung jawab auditor
– Hasil temuan audit (distribusi CAR/PAR) per
department/persyaratan/prosedur

62
• Lakukan pemeriksaan secara seksama oleh
MR, atas laporan hasil auditor.
• Bila ditemukan penyimpangan, berikan umpan
balik kepada auditor untuk perbaikan.
• Tindakan dapat berupa training atau menjadi
observer

63
IV. Laporan dan Tindaklanjut

64
 Laporan dan tindaklanjut

• Dilakukan oleh auditor yang mengaudit atau yang

ditunjuk
• Berdasarkan rekomendasi tindakan perbaikan dan
pencegahan
• Berdasarkan atas investigasi terhadap akar penyebab
ketidaksesuaian
• Tepat waktu sesuai batas waktu yang sepakati

65
Laporan
Auditee ditinggalkan dengan:
 CAR yang terdokumentasi
 pernyataan posisi secara verbal
 boleh juga beberapa rekomendasi

66
Tanggal / Auditor / Team
Tujuan / Lingkup audit
Gambaran metoda (checklist + bukti-bukti)
Tingkat kesesuaian dan efektifitas
Uraian temuan (C.A.R )
Kesimpulan / rekomendasi

67
• Jika ada CAR yang perlu:
– investigasi oleh auditee
– tindakan koreksi yang diputuskan oleh auditee
– pemberlakuan tindakan yang diperlukan oleh
auditee

• Time-frame yang ditetapkan

68
 Closing Meeting
 Menyampaikan terima kasih atas fasilitas,
bantuan dan kerjasama yang diberikan selama
audit.

 Menyampaikan hasil temuan selama audit

(deviasi mayor/minor, observasi positif / negatif)

 Menjelaskan bahwa audit dilaksanakan

menggunakan metoda “random sampling”
sehingga bukan tidak mungkin terdapat
ketidaksesuaian lain yang tidak terlihat

69
Secara overall kesesuaian

 selalu sampaikan good point

 audit bukan mengkritik
 audit & auditors merupakan bagian dari
motivasi untuk perbaikan
 auditor jangan hanya berfokus pada yang
negatif saja

70
• Laporkan temuan dan hasil evaluasi temuan
audit
• Kesepakatan temuan audit
• Kesepakatan tindakan perbaikan (rekomendasi
perbaikan)
• Kesepakatan batas waktu tindakan perbaikan

71
 Close-out CAR
• Auditor menginvestigasi dan memverifikasi efektifitas
dari tindakan koreksi yang dilakukan

• Close-out dilakukan dengan:

– mengunjungi dan meninjau efektifitas tindakan yang
telah dilakukan
– kepatuhan dan tinjauan terhadap klausul SMM ISO
9001 dan bukti obyektif penerapan

• Lead Auditor meninjau dan menandatangani CAR

72
 Siklus CAR

Auditor Auditor
Auditor
mencatat mengklasifikasi
mengidentifikasi
& menerbitkan

Auditor Departemen investigasi

menutup CAR & kuantifikasi

Auditor memverifikasi Departemen mencari

efektifitas akar permasalahan

Departemen Auditor menyetujuai Departemen menentukan

melalukan C&PA C&PA C & PA

73
 Close-out

Jika tindakan koreksi tidak lengkap

“re-issued”

74
 Kualifikasi Auditor

Auditor
• Pendidikan & pengalaman kerja
– lulusan SLTA atau yang sederajat dengan
pengalaman kerja 5 tahun
– S1 dengan 4 tahun pengalaman kerja

• Pengalaman on-the-job audit

– 20 hari audit atau minimal 4 kali audit lengkap
selama 3 tahun dibawah petunjuk dari Lead
Auditor.
– Ketaatan pada kode etik

75
 “Personal Attributes and Skills”
• Mampu menyampaikan konsep-konsep dan ide-ide
secara jelas, baik secara oral maupun tertulis
• Keahlian personal, seperti: diplomasi, taktis dan
kemampuan mendengar
• Independensi dan obyektifitas
• Kemampuan mengorganisasikan orang
• Kemampuan ”judgement” berdasarkan bukti-bukti
obyektif
• Memahami budaya dan lokasi dari organisasi

76