Melakukan Audit Internal

Penerapan SJPH

Ayi Setiawati
Halal Institute
Tujuan
1. Peserta memiliki pengetahuan, keterampilan dan sikap kerja yang diperlukan
untuk melakukan audit internal.
2. Peserta memiliki pengetahuan,keterampilan dan sikap perilaku yang diperlukan
dalam melakukan kaji ulang pelaksanaan SJPH.
3. Peserta memiliki pengetahuan, keterampilan dan sikap perilaku yang diperlukan
dalam menyusun laporan ketidaksesuaian.

AUDIT INTERNAL
Definisi Audit
• Pemeriksaan sistematik dan independen untuk mengetahui apakah aktivitas proses
produksi halal dilaksanakan efektif dan sesuai perencanaan
Referensi
KODE UNIT : M.74PHI00.005.2

JUDUL UNIT : Melakukan Audit Internal Penerapan SJPH

DESKRIPSI UNIT : Unit kompetensi ini berhubungan dengan pengetahuan, keterampilan dan
sikap kerja yang dibutuhkan dalam melakukan audit internal penerapan SJPH

ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA

1. Merencanakan audit 1. Rencana audit disusun sesuai dengan prosedur.
internal 2. Daftar pertanyaan audit internal dipersiapkan sesuai dengan kebutuhan.
3. Metode audit ditentukan sesuai dengan kebutuhan.
2. Melakukan audit internal 1. Bukti penerapan SJPH diperiksa sesuai dengan persyaratan standar.
2. Ketidaksesuaian penerapan SJPH diidentifikasi sesuai dengan persyaratan standar.

3. Menyusun laporan audit 1. Laporan audit internal disusun sesuai dengan hasil audit internal.
internal 2. Pihak yang berkepentingan diidentifikasi sesuai kebutuhan.
3. Laporan hasil audit internal disampaikan ke pihak yang berkepentingan sesuai
dengan prosedur.
4. Hasil audit internal didokumentasikan sesuai dengan prosedur.
 Internal Audit
Sistem Jaminan Produk Halal
Verifikasi yang dilakukan oleh Auditor internal perusahaan terhadap
pemenuhan 5 kriteria sesuai dengan Sistem Jaminan Produk Halal
yaitu:
5.1 Komitmen dan Tanggung jawab
5.2 Bahan
5.3 Proses Produk Halal
5.4 Produk
5.5 Pemantauan dan Evaluasi
 Audit Internal
Sistem Jaminan Produk Halal
• Perusahaan harus mempunyai prosedur tertulis sebagai panduan kegiatan audit
internal di perusahaan .
• Audit internal harus dilakukan setidaknya satu kali dalam setahun.
• Pelaksanaan audit internal dapat diintegrasikan dengan audit sistem lain (jadwal,
personel, checklist)
• Auditor internal harus independen terhadap area yang diaudit
• Ruang lingkup audit internal harus sesuai lingkup penerapan SJPH misal kantor
pusat, pabrik sendiri/maklon, dapur pusat/cabang, gudang pusat/cabang, outlet.
• Hasil internal audit dilaporkan sesuai ketentuan dari Badan Penyelenggara
Jaminan Produk Halal
Peran Penyelia Halal
Menjadi bagian dalam tim Internal Auditor sistem halal, bisa
menjadi:
• Lead auditor, atau
• Auditor anggota, atau
• Penanggungjawab program audit halal.

Pemilihan Team Audit

• Disesuaikan dengan pengetahuannya terhadap area/proses
• Komposisi disesuaikan dengan luas area dan fungsi yang ingin di audit
• Kecakapan audit (mengerti teknik audit)
• Mempunyai karakteristik yang sesuai
• Auditor harus independen
 Tugas dan Tanggung Jawab
Tanggung Jawab Lead Auditor:
• Menetapkan program audit
internal
• Mengidentifikasi kebutuhan
sumber daya
• Melaksanakan audit internal
• Membuat kesimpulan audit
internal
• Membuat laporan audit
internal
Tanggung Jawab Auditor:
• Menyiapkan perencanaan audit
internal
• Melakukan audit
• Menentukan kesimpulan audit
• Membuat laporan audit
• Melakukan verifikasi tindakan
perbaikan oleh auditee
Tujuan Audit
Mengetahui kesesuaian/ketidaksesuaian
elemen/persyaratan

Menentukan efektivitas penerapan sistem

Memberikan peluang dan perbaikan

Memenuhi persyaratan

Mendaftarkan sistem halal kepada badan

sertifikasi
Audit Cycle
PROGRAMME

ANALYZE NOTIFY

REPORT PREPARE

AUDIT
Follow up

Corrective Action
Persiapan On Site Audit

Closing meeting
Persiapan
Komunikasi closing meeting
dengan auditi
Temuan audit
Pengumpulan
dan verifikasi
informasi
Opening
Meeting
 Kesiapan Auditor
• Memahami tujuan audit
• Memahami ruang lingkup audit
• Mencari informasi tentang area dan
sasaran audit (bagian/departemen
yang diaudit, dokumentasi, diskusi
dengan manajemen)
• Memahami proses audit
• Membuat rencana audit (proses,
auditee, dokumen, dll)
• Menyusun laporan audit (formulir
checklist audit, formulir laporan
audit)
Informasi Awal
• Dokumentasi (Manual, Prosedur,
Instruksi kerja, Flowchart, dll)
• Diskusi dengan manajemen atau
departemen terkait
• Observasi
• Catatan audit sebelumnya
• Dan sebagainya
 Prosedur Audit Rencana Audit
Prosedur audit Mencakup :
ditetapkan untuk : tujuan, sasaran, ruang lingkup, sumber daya,
dan jadwal audit internal.
• Melakukan audit
• Memastikan Manfaatnya :
kompetensi auditor 1. Mencapai tujuan audit
• Memilih & 2. Memastikan tercakupnya semua lingkup
mengidentifikasi Tim audit
Audit internal yang 3. Memastikan area yang terlibat aktivitas
sesuai kritis sudah tercakup
4. Sebagai informasi kepada auditi
• Memelihara catatan
5. Sebagai panduan auditor dalam
audit termasuk melakukan audit
evaluasinya 6. Penentuan metode audit
 Contoh Rencana Audit

Waktu : 24 Juni 2021

Lokasi : Restoran Bakso Milenial
Tujuan : Verifikasi pemenuhan SJPH
Auditor : Pak Thoyib
Metode Audit : cek dokumen & observasi

Agenda Audit :
09.00 - 09.30 : Pembukaan (Opening meeting)
09.30 - 11.00 : Pengecekan dokumen (Bahan, Produk, Bukti Pembelian, Formula/resep)
11.00 - 12.00 : Kunjungan fasilitas (Gudang Bahan, Produksi, Gudang Produksi, dll)
12.00 - 13.00 : Istirahat, Makan, dan Sholat
13.00 - 15.00 : Pengecekan bukti implementasi Sistem Jaminan Halal
15.00 - 17.00 : Rangkuman hasil audit (Closing Meeting)
Rencana Audit
FORM………………………………..

JADWAL AUDIT INTERNAL

SISTEM JAMINAN PRODUK HALAL

Periode Audit : s/d

Contoh No Departemen Audit

Auditor 1
Auditor

Auditor 2
Pendamping Auditee Tanggal
Waktu

09.00 - 12.00 14.00 - 16.00

Rencana 1
2
Openi ng Meeti ng
Procurement
Al l Audi tor Al l Pendampi ng Al l Audi tee

3 PPIC

Audit 4
5
Gudang Bahan Baku
Produksi
6 QA/QC
7 RnD
8 Gudang Bahan Jadi
9 Logi sti k/Di stri busi
10 Marketi ng/Sal es
11 HRD/GA
12
13
14 Penyel i an & Regul atory
15 Cl osi ng Audi t Al l Audi tor Al l Pendampi ng Al l Audi tee

Di buat Ol eh, Di setujui Ol eh,

Penyel i a Hal al Top Management

Pembuatan Checklist Audit
Fungsi checklist
• Sebagai pedoman
• Alat bantu mengingat
• Memperlancar proses audit
• Menjadi catatan mengenai
cakupan audit
Isi dari Checklist Audit
• Pertanyaan untuk memahami
proses, tahapan proses dan
proses kontrolnya
• Metode untuk memverifikasi
kesesuaian dan efektivitasnya
Audit Internal
Contoh Format Checklist Audit
Tanggal audit :
Auditor :
Auditi :
Hasil Penilaian
Bukti Pemenuhan (diisi oleh auditor)
KRITERIA SJPH
(diisi oleh auditor) Ya Tidak
Keterangan
(1) (0)
1 KOMITMEN DAN TANGGUNG JAWAB
Kebijakan Halal
Apakah kebijakan halal telah ditetapkan ?
Apakah kebijakan halal telah disosialisasikan ?
Apakah ada bukti sosialisasi kebijakan halal ?
Dapat ditambah pertanyaan sesuai kebutuhan
Tugas dan Tanggung Jawab
Apakah penyelia halal telah ditetapkan ?
Apakah penyelia halal sudah melakukan pelatihan
eksternal ?
Apakah penyelia halal sudah diregistrasi kepada
BPJPH?
Apakah tugas penyelia halal sudah ditulis ?
Dapat ditambah pertanyaan sesuai kebutuhan
 Opening Meeting
Tujuan
Perkenalan tim audit internal
• Konfirmasi tujuan dan lingkup audit
• Penjelasan pelaporan dan tindak
lanjut audit
• Konfirmasi “role & responsibility”
• Pengaturan lain yang dianggap
perlu
Closing Meeting
Tujuan
Menyampaikan dan mendiskusikan hasil
audit secara detail
• Memberikan waktu kepada auditee
untuk memberikan sanggahan dan
informasi tambahan jika merasa hasil
audit tidak sesuai
• Jika sepakat, maka auditor meminta
persetujuan auditee
• Laporan audit internal disampaikan ke
pihak yang bertanggungjawab terhadap
kegiatan yang diaudit
Sampling
Pengambilan sampel dapat dilakukan dengan cara :
• Random, bila populasi yang diamati cenderung homogen
• Targeted, bila sudah ditengarai adanya issue tertentu
• Statistical, menggunakan metode statistik tertentu, misal: Military Std.
• Set Persentase, mengambil sampel secara persentase tertentu
Yang Harus Dicatat
• Contoh-contoh ketidaksesuaian terhadap standar
• Contoh-contoh ketidaksesuaian terhadap dokumentasi
• Aspek-aspek dari operasi yang cenderung mengarah pada
ketidaksesuaian
 AUDITEE

Identifikasi NC
Konfirmasi NC
Tulis NC

Persetujuan

Review NC
Identifikasi penyebab
Evaluasi yg diperlukan terhadap tindakan
koreksi
Implementasi Tindakan Perbaikan
Catat hasil dari tindakan yang dilakukan
Review Tindakan koreksi

Verifikasi tindakan koreksi dan tinjau

efektifitas
Close NC
Laporan Audit
Tujuan Laporan Audit
• Menyediakan bukti objektif
terhadap pelaksanaan prosedur
audit
• Menjamin persyaratan tindakan
perbaikan dapat ditetapkan
• Menjamin dapat dilakukannya
tindak lanjut terhadap temuan
audit
Teknik Mencatat Laporan Audit
• Apa yang ditemukan ? (P : Problem)
• Di mana ditemukan ? (L : Location)
• Bukti ? (O : Objective – Evidence)
• Mengapa dianggap sebagai
ketidaksesuaian ? (R : Reference)
 LAPORAN AUDIT INTERNAL
SISTEM JAMINAN PRODUK HALAL

Departemen :

Tanggal
Audit :

Auditee :

Auditor :

No LAPORAN AUDIT
1Uraian temuan:

Bukti:

Lokasi:
Referensi:

Form No: Efektif Tgl:

TERIMA KASIH

….is everybody’s
BUSINESS…