AUDIT INTERNAL

DIKLAT MANAJEMEN OPERASIONAL KEMETROLOGIAN (MOK)

Lita Annita Fajarani
Agustus 2021
 Indikator Hasil Belajar

Melaksanakan Audit Internal

Sistem Mutu
DEFINISI
Audit internal
Aktivitas konsultasi dan assurance
yang objektif serta independen yang
dirancang untuk menambah nilai
dan memperbaiki operasi
organisasi. Hal tersebut membantu
organisasi untuk mencapai
tujuannya dengan melakukan
pendekatan yang sistematis dan
berdisplin untuk menevaluasi serta
meningkatkan efektivitas
manajemen risiko, pengendalian
dan proses tata kelola
Institute of Internal Auditor yang dikutip
oleh Arens dkk (2015:432) dan di alih
bahasakan oleh Herman Wibowo
Penilaian
• Penilaian Kemampuan Pelayanan
Tera Tera Ulang UTTP
Serangkaian proses atau
kegiatan yang dilakukan oleh
Direktur Jenderal terhadap UML
untuk memastikan kesesuaian
terhadap persyaratan yang telah
ditetapkan
• Penilaian Ulang
Kegiatan penilaian yang
dilakukan oleh Dirjen terhadap
UML dalam rangka penambahan
ruang lingkup pelayanan
tera/tera ulang UTTP
Definisi
Surveillance
• Kegiatan kunjungan ke UML
untuk memastikan bahwa
UML tersebut memelihara
kompetensinya dari waktu ke
waktu
• Per 3 tahun
Auditor dan Auditee
• Auditor
• orang yang diberi tugas
untuk melaksanakan audit
• Telah mengikuti pelatihan
audit internal
• Tidak mengaudit bagian
sendiri
• Auditee
organisasi / bagian yang
diaudit
REFERENSI
• SNI ISO 9001 : 2015 Sistem Manajemen Mutu – persyaratan
• ISO / IEC 17025 : 2017 General requirements for the competence of testing and
calibration laboratories
• SNI ISO 19011 : 2012 Panduan Audit Sistem Manajemen
• Permendag 115 Tahun 2018 Tentang Unit Metrologi Legal
 DOKUMEN SISTEM MUTU
PENGERTIAN

Dokumen yang memuat informasi mengenai Pedoman

Mutu, Prosedur Mutu, Prosedur Kerja, Instruksi Kerja,
Rekaman, dan Formulir-Formulir Lainnya yang digunakan
oleh UML sebagai pedoman dalam melaksanakan Sistem
Manajemen Mutu (SMM)
Persyaratan Manajemen Mutu
• Pengendalian Dokumen
• Kaji Ulang Permintaan,
Tender, dan Kontrak
• Subkontrak Pengujian (jika
ada)
• Pembelian Jasa dan
Perbekalan
• Pelayanan Kepada Pelanggan
• Pengaduan
• Pengendalian Pekerjaan yang
Tidak Sesuai
• Peningkatan
• Tindakan Perbaikan dan
Tindakan Pencegahan
• Pengendalian Rekaman
• Audit Internal
• Kaji Ulang Manajemen
PERSYARATAN TEKNIS
• Personel
• Kondisi Akomodasi dan Lingkungan
• Metode Pengujian/Kalibrasi dan Validasi Metode
• Peralatan
• Ketertelusuran Pengukuran
• Penanganan Barang yang diuji/Dikalibrasi
• Jaminan Mutu Hasil Pengujian / Kalibrasi
• Pelaporan Hasil
PRINSIP AUDIT

a. Integritas
b. Penyampaian yang objektif
c. Profesional
d. Kerahasiaan
e. Independensi
f. Pendekatan berdasar bukti
PROSES PELAKSANAAN AUDIT
Audit yang dapat dilakukan dengan cara:

• Audit Vertikal – menilai setiap bagian organisasi, dan menilai sejumlah

persyaratan atau prosedur yang menjadi tugas dan tanggung jawab
bagian yang diaudit;

• Audit Horizontal – menilai penerapan satu bagian dari standar, dan

mengaudit sejumlah bagian organisasi yang bertanggung jawab dalam
implementasi bagian standar yang diaudit;

• atau kombinasi dari keduanya

JENIS AUDIT
• Audit pihak Pertama :
• Dilakukan oleh organisasi itu sendiri (audit internal)
1

• Audit pihak Kedua:

• Dilakukan oleh pelanggan atau pihak lain yang
2 berkepentingan terhadap produk atau jasa

• Audit pihak Ketiga :

• Dilakukan oleh pihak ketiga yang independen dan

3
imparsial, untuk kepentingan registrasi, kesesuaian
ataupun akreditasi
AUDIT INTERNAL UML
• Memenuhi persyaratan dalam Permendag 115 Tahun
2018
• Memastikan konsistensi pelaksanaan SMM yang telah
ditetapkan di lingkungan Unit Metrologi Legal
• Dilakukan secara periodik dan sesuai jadwal
• Direncanakan dan diorganisasi oleh penanggung jawab
mutu
• Oleh personel terlatih (internal/eksternal)
• Tindakan Perbaikan jika terdapat ketidaksesuaian
• Hasil Audit untuk pengembangan/peningkatan internal
• Bahan masukan rapat tinjauan manajemen
• Persiapan dalam rangka menghadapi surveilans
TUJUAN AUDIT INTERNAL
Ketidaksesuaian yang terjadi dalam penerapan SMM dapat
diidentifikasi sedini mungkin

Memberikan reaksi atas berbagai problem SMM melalui identifikasi

akar penyebab dan tindakan perbaikan yang diperlukan

Menghindari penyimpangan yang tidak perlu, penggunaan

persyaratan kadaluarsa, & kegiatan yang tidak efektif/efisien

Memberikan jaminan kepada manajemen bahwa sistem manajemen

mutu yang sedang diterapkan sesuai dengan yang ditetapkan
MANFAAT AUDIT INTERNAL

1. Untuk memeriksa apakah penerapan SMM telah

memenuhi standar yang digunakan
2. Menilai kesiapan dalam menghadapi audit eksternal
3. Memenuhi ketentuan yang dipersyaratkan pelanggan
(apabila ditetapkan dalam suatu kontrak)
4. Melindungi investasi yang telah dikeluarkan untuk
pembuatan / penyusunan SMM
5. Mencegah biaya yang timbul karena kegagalan sistem
mutu
PENDEKATAN PELAKSANAN
AUDIT INTERNAL

a. Audit Sistem : ditujukan untuk manajemen dan

administrasi
b. Audit Unjuk Kerja (Teknis) : ditujukan untuk detail
dalam suatu laboratorium
c. Audit Mutu Data Pengujian dan/atau kalibrasi :
ditujukan untuk kualitas data hasil pengujian
d. Audit Kesesuaian Peraturan : ditujukan untuk
evaluasi efektifitas jaminan mutu
 EKSTERNAL
Dasar Hukum Pelaksanaan Penilaian UML
Peraturan Menteri Perdagangan Nomor 78/M-DAG/PER/11/2016 tentang Unit
Metrologi Legal

• Penilaian dilakukan terhadap persyaratan manajemen dan persyaratan

teknis
• Dilaksanakan oleh Tim Teknis Direktorat Metrologi
• Melampirkan daftar isian (Sarana/Prasarana, Struktur organisasi, SDM
Kemetrologian, Sistem Mutu, Potensi, Peralatan Estándar), daftar ruang
lingkup pelayanan tera/tera ulang
• Dokumen Sistem Mutu
SEGITIGA AUDIT
Question /
Tanya

Observe / Check /
Amati Periksa

• Temuan audit harus didukung bukti obyektif

• Jangan mengasumsikan sesuatu terjadi atau tidak terjadi
AUDITOR
- KETERAMPILAN DAN KOMPETENSINYA -
KUALIFIKASI TIM AUDIT
INTERNAL
a. Memahami konsep dasar SMM sesuai dengan
standar/peraturan yang ditetapkan
b. Memiliki pengetahuan SMM yang diterapkan di
laboratorium
c. Memiliki pengetahuan tentang metode uji / kalibrasi yang
memadai
d. Mampu melakukan penyelidikan dan analisis situasi
e. Memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik
f. Memiliki sikap dan perilaku yang baik
TIM
AUDIT INTERNAL
Agar audit internal berjalan efektif, tim audit memerlukan:
1. Pemahaman konsep audit internal
2. Pemahaman tujuan dan program audit internal
3. Pengetahuan merencanakan dan melaksanakan audit
4. Pengetahuan tentang apa yang akan diaudit
5. Pengetahuan teknik pengumpulan informasi yang efektif
6. Pemahaman tentang aspek hubungan manusia dalam kaitannya
dengan audit
KUALITAS AUDITOR
✓ Suka dan mudah berkomunikasi
✓ Bisa berdiplomasi dan bijaksana
✓ Kuat pendirian tapi fleksibel
✓ Bisa menilai dengan pasti
✓ Bisa mengidentifikasi prioritas
✓ Suka mendengarkan & memperhatikan
✓ Tidak tegang dan grogi
✓ Ingin cari tahu bukan cari gosip
✓ Selalu gunakan pertanyaan untuk didiskusikan bukan untuk didebat
KETRAMPILAN KOMUNIKASI
• Verbal / Lisan

• Body Language / Bahasa Tubuh

• Gaya & nada suara

• Facial expression / Ekspresi wajah

• Range of literacy (Rangkaian kata)

SKILL AUDITOR
▪ Identifikasi jalannya audit
▪ Mengerti hal-hal inti auditee
▪ Cari fakta sampai ke sumbernya
▪ Tidak berakhir dengan ganjalan atau ketidakpuasan
▪ Pertanyaan sederhana (KISS: Keep It Short & Simple)
▪ Gunakan checklist (daftar pertanyaan)
SETIAP AUDITOR HARUS...

• Ingat tujuan audit

• Fair dan objective

• Tetap pada kewenangan

• Mengerti produk, proses dan

ruang lingkup yang diaudit
AUDIT INTERNAL
PERENCANAAN – PELAKSANAAN – PELAPORAN –
EVALUASI DAN TINDAK LANJUT
DIAGRAM ALIR KEGIATAN AUDIT
PERSIAPAN AUDIT

FOLLOW UP
HASIL AUDIT
PELAKSANAAN AUDIT

PERSETUJUAN
KONFIRMASI HASIL
HASIL AUDIT
TEMUAN AUDIT

PEMBUATAN LAPORAN PRESENTASI PENYAMPAIAN

HASIL AUDIT HASIL AUDIT
PERSIAPAN AUDIT INTERNAL
o Manajer Mutu bertanggungjawab untuk merencanakan,
mengorganisasikan, dan mengevaluasi pelaksanaan audit
internal
o Tugas Manajer Mutu :
1. Menetapkan kebijakan audit internal dan
mengkomunikasikannya kepada semua personel.
2. Menentukan tim audit internal dan memenuhi sumber daya
yang diperlukan
3. Membuat prosedur sehingga audit internal dapat dijadikan
sebagai umpan balik untuk manajemen dan bahan
pertimbangan dalam Kaji Ulang Manajemen.
PERENCANAAN AUDIT
INTERNAL
Menetapkan lingkup audit
(elemen SMM, bagian yang akan diaudit, dan
dokumen acuan)

Menetapkan tanggal, waktu dan lamanya

audit internal

Menyiapkan dokumen kerja terkait dengan audit

internal

Memastikan pemahaman yang benar kepada

tim auditor
REKAMAN PERENCANAAN
AUDIT INTERNAL
• Program Audit Internal

Gabungan satu/lebih audit yang direncanakan untuk kerangka waktu & sasaran
tertentu

• Surat Tugas Penunjukan Auditor Internal

• Rencana Audit / Jadwal Audit Internal

PERSIAPAN AUDITI
• Kelengkapan dokumen sistem mutu :
a) Pedoman Mutu,
b) Prosedur Mutu,
c) Instruksi Kerja,
d) Dokumen Eksternal, dll

• Rekaman dan bukti kerja penerapan dokumen sistem mutu

 PERSIAPAN AUDITOR
Surat tugas sebagai auditor internal

Memahami persyaratan untuk setiap prosesnya

Memeriksa kelengkapan dokumen-dokumen yang akan diaudit

Membaca laporan audit sebelumnya

Mengetahui persyaratan / aturan hukum yang terkait

Memahami isi / bagian Checklist Audit

Mempersiapkan Form / catatan untuk interview dan hasil audit

 PELAKSANAAN AUDIT
INTERNAL

Opening Melakukan
Kaji ulang Rekaman hasil
peninjauan
meeting dokumen temuan
lapangan

Pembuatan
Closing Konfirmasi
laporan hasil
meeting temuan
audit
 OPENING MEETING
• Dihadiri oleh Pimpinan organisasi dan Kepala unit
penangunggung jawab kegiatan sistem manajemen mutu
• Hal yang dibahas:
▪ Proses audit
▪ Harapan-harapan
▪ Konfirmasi kembali rencana audit
▪ Menjawab pertanyaan
Visitasi Auditor ke Auditi
• Tujuannya adalah untuk memeriksa apa yang ditulis dan dikerjakan
sudah mengikuti prosedur.

• Auditor boleh melakukan interview langsung di lapangan untuk

menjamin bahwa setiap orang mengerti dan mengikuti prosedur yang
berlaku.

• Selama pekerjaan berlangsung, auditor tidak boleh memberikan

instruksi apapun kepada karyawan di lapangan atau menyampaikan
hasil auditnya.

• Auditor melakukan observasi terhadap temuan-temuan yang ada

dengan mengambil gambar dan membuat catatan terhadap hal-hal
yang dianggap conformance dan non-conformance
PROSES AUDIT INTERNAL - Auditor

• Jelaskan kepada Auditee mengapa Anda disana dan sedang apa

• Audit sistem bukan individual

• Terbuka dan positif

• Gunakan pertanyaan terbuka

• Objektif - berdasarkan fakta bukan opini

• Sopan

• Usahakan ikuti alur proses/ kerangka yang logis

• Gunakan waktu sebaik mungkin, sesuai jadwal (bekerja secara efektif dan
efisien)

• Usahakan menjaga proses alami (yang ada)

 PROSES AUDIT INTERNAL (2)

• Minta daftar dokumen dan catatan yang terkait dengan proses audit
• Identifikasi hal-hal yang penting dan berikan tanda pada setiap
proses yang akan ditanyakan
• Identifikasi kegiatan-kegiatan dan dokumen-dokumen yang akan
ditinjau
• Review hasil audit sebelumnya dan pastikan verifikasi tindakan
perbaikan sudah di closed
• Siapkan checklist untuk setiap orang yang akan di interview tentang
apa yang mereka lakukan
PROSES AUDIT INTERNAL (3)
• Berikan umpan balik untuk mendorong auditee bicara secara bebas

• Gunakan kata ”show me” untuk memverifikasi

• Berterimakasih kepada auditee atas waktu dan kerjasamanya

• Jangan kehilangan hal yang mendasar pada kerangka audit

• Fleksibel

• Dengarkan auditee secara hati-hati

• Kumpulkan bukti kesesuaian dan ketidaksesuaian

• Pastikan bukti-bukti obyektif

PROSES AUDIT INTERNAL (4)

▪ Jangan terjebak dalam debat kusir

▪ Test pengertian Anda (konfirmasi)
▪ Buat catatan secara detail
▪ Laporkan temuan secara jelas
▪ Garis bawahi aspek positifnya
▪ Profesional
▪ Jika perlu, bersiaplah untuk tidak disukai
▪ Berikan kritik yang membangun
▪ Cek efektifitas tindakan perbaikan
▪ Tawarkan rekomendasi perbaikan
▪ Dapat berkomunikasi dengan semua lapisan di organisasi
ELEMEN YANG DIPERIKSA
Berdasar pada Permendag 115 Tahun 2018 dan/atau dokumen sistem mutu Unit
Metrologi Legal.

Elemen tersebut meliputi :

a. Persyaratan Manajemen

b. Persyaratan Teknis
KATEGORI KETIDAKSESUAIAN (KS / TEMUAN)

Kategori Mayor Kategori Minor Kategori Observasi

• Kegagalan • Kegagalan • Merupakan saran

/penyimpangan /penyimpangan untuk peningkatan
yang sangat yang tidak secara kinerja organisasi
signifikan dalam langsung dan/atau peluang
sistem manajemen mempengaruhi menjadi KS di masa
mutu dan langsung hasil yang akan datang.
mempengaruhi pengujian/kalibrasi.
hasil • KS harus diperbaiki
pengujian/kalibrasi. dalam jangka waktu
• KS ini harus tertentu
diperbaiki segera
REKAMAN HASIL AUDIT
• Catatan Auditor / Checklist auditor
• Formulir Lembar Ketidaksesuaian Audit Internal
• Formulir Laporan Ringkas Audit Internal
CLOSING MEETING
• Presentasikan temuan secara seimbang (kesesuaian dan
ketidaksesuaian)

• mendapatkan umpan balik secara langsung

• Manajemen dapat menerima temuan audit

• Auditor siapkan agenda rapat

AGENDA CLOSING MEETING
▪ Sampaikan terima kasih
▪ Sampaikan hal-hal yang positif
▪ Ungkapkan ketidaksesuaian
▪ Utarakan hasil observasi dan saran
▪ Sebutkan tindakan perbaikan
▪ Uraikan rinci temuan
▪ Jelaskan kegiatan berikutnya (verifikasi)
▪ Jawab pertanyaan jika ada
▪ Tegaskan bahwa audit bersifat SAMPLING
PELAPORAN TEMUAN
▪ Pimpinan dan kepala unit serta personil yang terlibat dalam audit menerima
hasil temuan audit dan menetapkan:
√ Tindak perbaikan
√ Jadwal pelaksanaan
√ Penanggungjawab

▪ Dua tahap perbaikan:

√ Perbaikan akibat/gejala
√ Perbaikan akar masalah

▪ Auditor tidak bertanggung jawab pada detil tindakan perbaikan

TINDAK LANJUT TEMUAN
AUDIT INTERNAL
• Mendistribusikan laporan

• Menyusun Rekapitulasi

• Memperbaharui program audit

• Mengarsip checklist

• Melakukan tindak perbaikan

• Memberikan masukan ke kaji ulang manajemen (MANAGEMENT

REVIEW)

• Memverifikasi tindakan perbaikan

Evaluasi
AUDIT INTERNAL
SISTEM MANAJEMEN MUTU
EVALUASI AUDITOR
Dapat dilakukan dengan cara
1. Tinjauan rekaman hasil audit
2. Mencari Umpan balik dari auditi
3. Wawancara dan observasi kepada auditor
4. Pengujian pemahaman terhadap acuan yang
digunakan
5. Tinjauan post audit (analisa SWOT)
PENINGKATAN KOMPETENSI
AUDITOR
Partisipasi dalam
audit internal

Pengalaman kerja
tambahan (mutasi)

Pelatihan, seminar,
studi banding
TIPS OBSERVASI LAPANGAN
• Ikuti alur proses dari awal akhir
• Lihat apa yang sebenarnya terjadi, bukan apa yang seharusnya terjadi
• Tetap ikuti alur audit
• Mengurangi tahapan produksi yang terlewat
• Audit lebih sistematis, rekam semua yang tertangkap dan dituangkan
langsung dalam catatan:
√ Ketidaksesuaian
√ Pengamatan/observasi
√ Info yang akan diperoleh nanti
√ Ide-ide peningkatan/perbaikan
√ Bukti kesesuaian
TIPS TANYA JAWAB
• Identifikasi/kenali auditee
• Bersalaman pada pertemuan dan tersenyum
• Berkenalan, jika belum kenal
• Percakapan pembukaan
• Jika auditee sudah merasa rileks, jelaskan mengapa Anda ada di sana,
sampaikan rencana dan format audit
• Tanya dengan pertanyaan terbuka
• Pertanyaan lebih detail gunakan checklist sebagai panduan
• Gunakan kalimat-kalimat pendek
HINDARI !!

• Menyimpang dari tujuan audit

• Pertanyaan trik
• Pertanyaan yang mengarahkan
(Leading Question)
• Pertanyaan yang membingungkan
(Ambigous Qustion)
HAMBATAN
• Situasi yang konfrontasi

• Faktor personality

• Faktor komunikasi

• Perbedaan keinginan auditor dengan auditee

• Nilai-nilai auditor dan auditee

• Perasaan auditor dan auditee