Anda di halaman 1dari 59

AUDIT INTERNAL

SISTEM MANAJEMEN MUTU LABORATORIUM

SNI ISO / IEC 17025 : 2008

Disampaikan oleh Titin Mahardini


Pelatihan Audit Internal SNI ISO/IEC 17025 : 2008
Balai Besar Industri Agro, 9-10 Oktober 2012, Bogor

I. Pendahuluan

II. Audit Internal

III. Pelaporan &


Verifikasi

Pengantar ISO/IEC 17025:2008


Definisi Audit
Tujuan Audit
Kegunaan
Kebijakan Audit
Jenis-jenis Audit

Pengorganisasian
Perencanaan
Checklist Audit
Tehnik Audit
Komunikasi dalam Audit
Pelaksanaan/Implementasi Audit

Pelaporan Hasil Audit


Tindak Lanjut Tindakan Perbaikan
Verifikasi Hasil Audit

Pendahuluan

Pengantar ISO/IEC 17025:2008


Definisi Audit
Tujuan Audit
Kegunaan
Kebijakan Audit
Jenis-jenis Audit

ISO/IEC 17025: 2005 butir 4.2.1 dinyatakan bahwa

Laboratorium harus mengimplementasikan dan memelihara


sistem manajemen untuk laboratorium pengujian dan / atau
kalibrasi sesuai dengan kegiatan yang dilakukan.

ISO/IEC 17025: 2005 butir 4.14 mensyaratkan


Laboratorium secara berkala dan sesuai program melakukan
audit internal untuk memverifikasi bahwa kegiatan
laboratorium tersebut telah sesuai dengan persyaratan sistem
manajemen.

1. Ruang lingkup
2. Acuan Normatif
3. Istilah dan Definisi
4. Persyaratan Manajemen (15 butir)
5. Persyaratan Teknis (10 butir )

BBIA

4. Persyaratan Manajemen
4.1 Organisasi
4.2 Sistem Manajemen
4.3 Pengendalian Dokumen
4.4 Kaji Ulang Permintaan, Tender dan Kontrak
4.5 Subkontrak Pengujian
4.6 Pembelian Jasa dan Perbekalan
4.7 Pelayanan Kepada Pelanggan
4.8 Pengaduan
4.9 Pengendalian Pekerjaan yang Tidak Sesuai
4.10 Peningkatan
BBIA

4. Persyaratan Manajemen (... lanjutan)


4.11
4.12
4.13
4.14
4.15

Tindakan Perbaikan
Tindakan Pencegahan
Pengendalian Rekaman
Audit Internal
Kaji Ulang Manajemen

BBIA

5. Persyaratan Teknis
5.1
5.2
5.3
5.4

Umum
Personel
Kondisi Akomodasi dan Kondisi Lingkungan
Metode Pengujian/Kalibrasi dan Validasi
Metode
5.5 Peralatan
5.6 Ketertelusuran Pengukuran
5.7 Pengambilan Contoh (Sample)
5.8 Penanganan Barang Yang Diuji/kalibrasi
5.9 Jaminan Mutu Hasil Pengujian/kalibrasi
5.10 Pelaporan Hasil
BBIA

Definisi Audit
Sebuah proses yang sistematik, independen, dan didokumentasikan, untuk memperoleh
dan mengevaluasi fakta secara obyektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit
dapat dipenuhi
Pemeriksaan sistematik

Pemeriksaan yang didokumentasikan


Pemeriksaan yang independen

Pengumpulan fakta
Evaluasi fakta (secara obyektif)

Penentuan sejauh mana prosedur yang telah didokumentasikan dan/atau


kriteria audit telah dipenuhi
PEMERIKSAAN KESEHATAN DARI SEBUAH SISTEM

DEFINISI
Sistem
Set unsur-unsur yang saling terkait atau interaksi (ISO 9000).
Sistem Manajemen
Sistem untuk menetapkan kebijakan, tujuan dan untuk mencapai tujuan
itu (ISO 9000).

Manajemen Mutu
Sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam
hal mutu (ISO 9000).
Pemastian Mutu
Bagian manajemen mutu yang memperhatikan pencapaian persyaratan mutu
(ISO 9000).

DEFINISI
Audit Mutu

Proses yang sistimatik, mandiri dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti


audit dan menilainya secara obyektif dan untuk menentukan sejauh mana kriteria
audit telah dipenuhi (ISO 9000).
Kriteria Audit
Set kebijakan, prosedur atau persyaratan yang dipakai sebagai acuan (ISO 9000).
Perbaikan & Tindakan Perbaikan
Tindakan menghilangkan penyebab ketidaksesuaian atau situasi lain yang tidak
dikehendaki
Tindakan Perbaikan : ..supaya tidak terulang kembali, penyelesaian
akar masalah
Tindakan Pencegahan
Tindakan menghilangkan penyebab potensi ketidaksesuaian atau situasi potensi
lainnya yang tidak dikehendaki (ISO 9000).

TUJUAN AUDIT INTERNAL

Memverifikasi bahwa kegiatan laboratorium dilakukan


secara kontinu sesuai persyaratan sistem manajemen .
Memeriksa pemenuhan sistem manajemen
dengan
persyaratan ISO/IEC 17025 : 2008 atau kesesuaiannya
dengan kriteria lain yang relevan.
Memeriksa kesesuaian semua kebijakan dinyatakan dalam
Panduan Mutu dan dokumen-dokumen lain yang terkait
terhadap implementasinya diseluruh tingkatan kerja.
Ketidaksesuaian yang ditemukan dalam audit internal
sebagai informasi yang berharga untuk meningkatkan sistem
manajemen laboratorium dan sebagai masukan pada kaji
ulang manajemen.

APA YANG DIAUDIT ?


Sistem manajemen
Lebih utama diarahkan kepada konsistensi penerapan prosedur berkaitan
dengan kegiatan manajemen dan administrasi yang dilakukan pada
pengoperasian laboratorium.

Aspek teknis
Audit internal untuk aspek ini lebih di arahkan pada kegiatan teknis yang
berkaitan dengan kinerja dalam pelaksanaan pengujian/kalibrasi.

Kegunaan
Merumuskan bidang yang kuat dan lemah dari
laboratorium.

Membantu memutuskan bentuk perbaikan yang


diperlukan laboratorium.
Menjamin sistem mutu diterapkan secara konsisten

BBIA

14

KEBIJAKAN AUDIT
Pimpinan harus menjelaskan/memberi tahu
Mengapa audit diperlukan
Bagaimana kebijakannya akan diterapkan
Bagimana tindakan akan diambil terhadap temuan-temuan.

Setiap orang yang terlibat harus diberitahu


Setiap personel yang terlibat dalam pelaksanaan audit internal
memahami tentang filosofi audit.

Jenis Audit
Audit Pihak Pertama
Audit yang dilakukan oleh suatu organisasi terhadap dirinya sendiri
(AUDIT INTERNAL)

Audit Pihak Kedua


Audit yang dilakukan oleh pelanggan atau pihak lain yang memiliki kepentingan terhadap
produk atau pelayanan dari suatu organisasi

Audit Pihak Ketiga


Audit yang dilakukan oleh pihak yang independen dari organisasi yang diaudit,

oleh pihak ketiga yang tidak memihak, yang biasanya digunakan untuk kepentingan
sertifikasi, registrasi atau kesesuaian terhadap regulasi tertentu

Mengapa Audit harus terprogram ?


Karena :
Melibatkan dua pihak yang akan terlibat (auditor dan
auditee) sehingga waktu yang tepat & disepakati
dapat ditentukan.
Semua aspek sistem manajemen & teknis harus
teraudit semuanya minimal 1 tahun sekali.
Hasil audit harus dapat dijadikan masukan yang
berharga bagi peningkatan efektifitas sistem
manajemen.

Audit harus direncanakan untuk memastikan bahwa :


Tujuan manajemen yang ditetapkan, dalam Sistem Manajemen
tercapai.
Seluruh personil, pada setiap tingkatan melaksanakan tugas dan
tanggung jawab yang dibebankan kepadanya secara memadai.
Prosedur yang dirinci dalam sistem manajemen mutu diikuti.

Audit harus dirancang untuk tujuan menilai pencapaian kesesuaian


terhadap persyaratan bagi seluruh unsur sistim manajemen, dan
harus disajikan untuk memeriksa kemampuan dan integritas
manajemen serta personil laboratorium pada setiap tingkatan.

Audit Internal

Pengorganisasian
Perencanaan
Checklist Audit
Tehnik Audit
Komunikasi dalam Audit
Pelaksanaan/Implementasi Audit

PENGORGANISASIAN
1.

Pada umumnya Manajer Mutu sebagai manajer program


audit dan kadang-kadang sebagai lead auditor
Manajer Mutu bertanggung jawab untuk menjamin
audit dilaksanakan sesuai rencana yang dibuat
Dilaksanakan sesuai prosedur laboratorium yang
terdokumentasi

2.

Diprogramkan sehingga untuk setiap elemen dari sistem


manajemen paling sedikit diperiksa satu kali pertahun.
Untuk laboratorium yang besar dapat diprogram untuk
setiap elemen sistem manajemen dari bidang-bidang
berbeda dapat diselesaikan dalam satu tahun.

3.

Audit dilakukan oleh personel yang paham teknik audit dan


sebaiknya personel tersebut sudah mengikuti pelatihan
teknik dan proses audit.

PENGORGANISASIAN
4.

Manajer Mutu dapat mendelegasikan tugas pelaksanaan audit


kepada personil yang familier dengan sistem manajemen
laboratorium dan persyaratan akreditasi.

5.

Pada laboratorium yang besar sebaiknya pelaksanaan audit


dilakukan oleh tim sesuai ruang lingkup laboratorium dengan
dikendalikan oleh manajer mutu.

6.

Pada laboratorium yang kecil dapat dilakukan oleh manajer


mutu saja. meskipun demikian, manajemen harus menjamin
bahwa fungsi mutu dilakukan dengan memuaskan.

7.

Auditor sebaiknya independen dari kegiatan yang diaudit.


Personel tidak boleh mengaudit kegiatannya sendiri.

PERENCANAAN

1. Manajer Mutu menyusun rencana audit harus mencakup :


kriteria audit;
jadwal audit;
dokumen acuan (panduan mutu, prosedur, dll) dan;
anggota tim audit.

2. Tiap auditor mempunyai tugas mengaudit elemen sistem


manajemen atau bagian organisasi yang mempunyai keahlian
teknis dari bagian yang diaudit.

PERENCANAAN
3. Dokumen yang dibutuhkan saat audit :
SNI ISO/IEC 17025: 2008 sebagai acuan
Panduan Mutu laboratorium dan dokumen-dokumen lain
Checklist yang digunakan mengevaluasi elemen sistem
manajemen
Form pelaporan observasi audit, misal : form ketidak sesuaian
atau form permintaan tindakan perbaikan (CAR - Correcttion
action request).
4. Jadwal waktu audit disusun oleh tiap auditor dan disepakati oleh

auditi untuk menjamin kelancaran dan progres sistematik dari


pelaksanaan audit.
5. Sebelumnya dilakukan pemeriksaan terhadap kaji ulang
manajemen, metode, laporan audit terdahulu, untuk memeriksa
kesesuaian dengan kriteria sistem.

Checklist Audit
Merupakan
Refleksi tujuan audit
Mencakup semua aspek fungsi aktifitas yang akan diaudit.
Bisa berbentuk standar, atau spesifik
Maksud Penggunaan Checklist
Untuk mempersiapkan rancangan kerja audit
Mengenal dan menghubungkan lingkup audit
Untuk meyakinkan bahwa semua aspek teraudit
Persiapan Checklist
Temukan :
Keperluan standar internal
Unsur-unsur kunci dari kebijakan atau prosedur internal
Tindakan-tindakan kunci
Catatan-catatan mutu yang dipelihara
Dokumentasi sistem manajemen yang diperlukan

TEHNIK AUDIT

Dalam melaksanakan tugasnya auditor harus mengumpulkan


informasi yang benar dan lengkap, oleh karena itu auditor harus
mampu mengembangkan tehnik audit yaitu menguasai komunikasi
yang efektif dengan auditi, auditor harus mampu mengembangkan
pertanyaan-pertanyaan dan menerapkan pendengaran aktif.

Ada enam pertanyaan yang lazim dipakai untuk mengumpulkan


informasi yaitu :

Apa
Dimana
Kapan
Mengapa
Bagaimana
Siapa
Mana

Tanya :

Apa yang sedang anda kerjakan ?


Mengapa hal itu dikerjakan ?
Siapa yang bertanggung jawab mengerjakannya ?
Bagaimana anda mengerjakannya ?
Dimana anda melaksanakannya ?
Kapan anda melakukannya ?
Mana buktinya ?

Selanjutnya

Minta prosedur yang menguraikan informasi tersebut


Amati apakah prosedur tersebut diikuti
Periksa catatan-catatan yang membuktikan bahwa prosedur
tersebut diikuti

Segitiga audit

Periksa

Amati

Tanya

BENTUK PERTANYAAN

3 BENTUK PERTANYAAN YANG HARUS DIKEMBANGKAN

Pertanyaan Terbuka
Pertanyaan Menyelidik
Pertanyaan Tertutup

Pertanyaan Terbuka

Mengajak audit berbicara bebas


Contoh :
Bisa anda ceritakan pada saya .
Bagaimana .
Hati-hati untuk mencegah auditi terlalu banyak berbicara.

PERTANYAAN MENYELIDIK

Ikuti jawaban auditi atau pusatkan pertanyaan pada hal yang


lebih khusus.
Buat pertanyaan untuk menyelidiki informasi yang lebih
mendalam.
PERTANYAAN TERTUTUP

Digunakan untuk menetapkan fakta khusus.


Biasanya dijawab dengan jawaban Ya/tidak.
Penggunaannya jarang/hanya kalau diperlukan untuk
meyakinkan kesimpulan.

PERTANYAAN YANG HARUS DIHINDARKAN


Bentuk pertanyaan halus/tidak tegas
Yang mengurangi tujuan audit
Pertanyaan yang tidak jelas atau mengandung arti ganda.
Pertanyaan yang sifatnya mengejek atau menghina
Pertanyaan yang bersifat memimpin
Pertanyaan yang bersifat menipu

CARA PENDENGARAN AKTIF


1.
2.
3.
4.
5.

Jangan bercakap-cakap
Jangan takut karena diam
Hindarkan selingan-selingan
Mahir dalam mengembangkan pertanyaan-petanyaan
Berikan dukungan untuk perolehan informasi yang lebih
mendalam
6. Feedback, Uji Kembali pemahaman anda
7. Periksa
8. Rangkumkan untuk memeriksa saling pengertian
9. Rangkaian persetujuan
10. Amati dengan cermat
11. Capai target
12. Netralkan perasaan anda
Sekitar 70% waktu dipakai untuk mendengarkan dan
mengumpulkan informasi

SIAPAKAH AUDITOR ITU


Auditor harus terlatih, bebas dari bagian yang diauditnya,
dilengkapi dengan prosedur yang cukup, ditunjang dengan
kewenangan yang memadai untuk melakukan audit.

MUTU AUDITOR
Auditor harus :
Komunikator yang baik
Bijaksana dan diplomatis

Tetapi
Tegas dan ulet
Dapat menimbang penyimpangan temuan yang berarti.
Mampu memutuskan prioritas temuan

AUDITOR HARUS

Terus memikirkan dan berusaha untuk mencapai


tujuan audit.
Melakukan audit dengan pendekatan obyektif dan
adil.
Selalu berada dalam lingkup wewenang yang
ditentukan.
Tidak bersifat menyerang, sopan dan mengikuti etika.
Menggunakan protokol yang normal.
Memperlihatkan sikap yang menimbulkan perasaan
pada auditi bahwa auditnya bermanfaat.
Memberikan kritik membangun.

Tingkah Laku Auditor


PERSYARATAN DASAR UNTUK TIM

Cerdik
Bijaksana dan diplomatis
TINGKAH LAKU PERORANGAN

Tingkah laku Pasif


Tingkah laku Agressif
Tingkah laku Asertif

TINGKAH LAKU PASIF

Tidak dapat mempertahankan pendapat atau haknya.


Sulit mengekspresikan keinginan, pandangan dan
perasaannya.
Kurang jujur dan tidak percaya diri.
Berusaha menghindari pertentangan, melainkan
berusaha menyenangkan dan menentramkan orang
lain.

TINGKAH LAKU AGRESIF

Teguh dalam mempertahankan pendapat.


Tidak/dapat melanggar hak orang lain.
Mampu mengekspresikan kebutuhan, keinginan,
pandangan dan perasaannya dengan cara yang layak.
Mengabaikan, tidak berkenan, atau melupakan kebutuhan
atau keinginan, pandangan, dan perasaan orang lain.
Bertujuan untuk menang, bila perlu dengan biaya/resiko
orang lain.

TINGKAH LAKU ASERTIF

Teguh dalam mempertahankan pendapat.


Tidak melanggar hak orang lain.
Mengekspresikan keinginan, kebutuhan, pandangan serta
perasaannya dengan baik.
Langsung dan jujur.

Berusaha menunjang kebutuhan, dan tujuan dan keinginan


kelompok.
Tingkah laku yang seharusnya dimiliki oleh seorang
auditor

RINTANGAN PSIKOLOGIS
Keadaan konfrontasi
Faktor-faktor pribadi
Faktor- faktor komunikasi

Auditor

kebutuhan yang diaudit

Auditor

nilai yang diaudit

Auditor

perasaan yang diaudit

11. Komunikasi Audit

Faktor-faktor yang mempengaruhi hubungan auditor


dan auditi dapat dikelompokkan dalam :

Peran.
Sesuai dengan fungsinya, auditor mempunyai
kewenangan untuk melakukan verifikasi terhadap
auditi.
Dan auditi mempunyai kewajiban
memberikan informasi dan melayani auditor
Situasi ini memberikan keuntungan bagi
auditor berupa conformity pressure
kepada auditi
BBIA

40

lanjutan

Image.
Image positif adalah bahwa seorang auditor harus
jujur, tegas dan menjunjung tinggi kebenaran. Namun
image ini akan buruk bila pihak auditi selama ini selalu
menjumpai auditor yang tidak jujur serta mentolerir
penyimpangan
Atribut Pribadi.
Pangkat/Jabatan, pendidikan, usia, penampilan,
pengalaman dan prestasi merupakan atribut pribadi
yang dapat memberikan pengaruh positif ataupun
negatif dalam hubungan auditor dan auditi

BBIA

41

lanjutan

Atribut Organisasi.
Atribut 1. kedudukan hirarkis organisasi.
Semakin tinggi kedudukan organisasi pemeriksaan
(unit auditor), makin tinggi pula nilai yang diberikan
oleh auditi.
Atribut 2. prestasi kerja organisasi yang terkait
dengan prestasi auditor (atribut pribadi).
Organisasi pemeriksa yang berprestasi tinggi,
akan memberikan keuntungan positif.
Atribut 3. reputasi organisasi.
Auditi akan lebih hormat pada auditor yang datang
dari organisasi pemeriksa yang
reputasinya baik.
BBIA

42

lanjutan
Perilaku.
Perilaku sopan, halus dalam tutur kata dan gerakgerik, hormat pada orang lain, sikap rukun, tahu diri,
simpatik dan mudah menolong akan memberikan
dampak positif bagi auditor.

Jenis-jenis pemeriksaan.
General audit akan memberikan respon yang
sewajarnya dari auditi daripada audit khusus
yang diarahkan untuk menemukan
kecurangan.

BBIA

43

lanjutan
Temuan pemeriksaan.
Apabila selama pemeriksaan auditor menemukan
sesuatu yang dapat mengancam kedudukan auditi maka
besar kemungkinan auditi akan bersikap bermusuhan.
Kebijaksanaan pemerintah/pemegang saham.
Dalam hal ini kebijakan yang menekankan pentingnya
pengawasan melekat dan pengawasan fungsional
berdampak conformity pressure.

BBIA

44

lanjutan

Suasana setempat.
Auditor yang menghadapi auditi di daerah (dimana
kepatuhan terhadap birokrasi masih sangat tinggi)
umumnya akan diterima dan dilayani dengan baik.

Penting untuk dicatat bahwa semua faktor-faktor ini tidak


terlepas dari pengaruh budaya nasional,
lokal dan budaya organisasi.

BBIA

45

lanjutan
Apa Yang Harus Dilakukan Auditor ?
Kadar pengaruh faktor-faktor diatas berbeda-beda
menurut situasi dan orang-orang yang terlibat.
Bagi auditor yang baru mengenal auditi, atribut
pribadi dan organisasi memegang pengaruh yang
sangat besar,
sebaliknya bila sudah saling kenal faktor
perilaku akan lebih dominan.

BBIA

46

Sikap Auditor
Terus memikirkan dan berusaha untuk mencapai
tujuan audit.
Melakukan audit dengan pendekatan obyektif dan
adil.
Selalu berada dalam lingkup wewenang yang
ditentukan.
Tidak bersifat menyerang, sopan dan mengikuti
etika.
Menggunakan protokol yang normal.
Memperlihatkan sikap yang menimbulkan
perasaan pada auditi bahwa audit bermanfaat.
BBIA

47

Pelaksanaan / Implementasi
Langkah Pokok
Perencanaan,
Pertemuan Pembukaan
Investigasi : untuk mengumpulkan bukti obyektif dengan cara
bertanya, observasi kegiatan, pemeriksaan fasilitas, dan memeriksa
rekaman.
Analisis : setelah kegiatan audit dilakukan, tim audit mengkaji dan
melakukan analisis seluruh pengamatan yang dilakukan
Pelaporan :
harus jelas dan teliti didukung bukti yang objektif
berbentuk ketidak sesuaian atau rekomendasi untuk perbaikan
dan perkembangan
Tindak lanjut tindakan perbaikan dan
Semua rekaman (rekaman ketidak sesuaian, tindakan perbaikan,
daftar hadir, hasil pertemuan penutup, dll) harus disimpan
Pertemuan Penutupan.

Pelaksanaan / Implementasi
Dalam Pertemuan Pembukaan, Lead auditor:
memperkenalkan tim audit,
konfirmasi kriteria audit, dan kajian ruang lingkup,
penjelasan prosedur audit,
klarifikasi rincian yang terkait,
konfirmasi jadwal, waktu, tanggal, dan peserta untuk pertemuan
penutup.
Selama audit :
auditor mencari bukti obyektif bahwa persyaratan sistem
manajemen dipenuhi,
dokumen sistem manajemen yang digunakan dibandingkan
dengan keadaan sebenarnya,
ketidak sesuaian diidentifikasi berdasarkan persyaratan yang
dinyatakan dalam Panduan Mutu dan dokumen terkait
bukti dikumpulkan seefisien mungkin, tanpa prasangka atau
membuat auditi kecewa.

Pelaksanaan / Implementasi
Ketidaksesuaian dan observasi harus direkam dan harus diinvestigasi lebih lanjut
untuk mengidentifikasi masalah
Pertemuan Penutup
diselenggarakan dengan manajemen senior laboratorium dan personel
yang bertanggung jawab terhadap fungsi yang diaudit
tujuan utama untuk menyampaikan fakta yang ditemukan untuk
dipahami oleh manajemen
menyampaikan
hasil pengamatan selama audit,
pendapat tim audit,
aspek positif dan negatifnya,
kesimpulan sehubungan dengan kesesuaian terhadap penerapan
sistem manajemen dan dokumen sistem manajemen
Batas waktu untuk melakukan Tindakan perbaikan atas Ketidak sesuaian
yang ditemukan harus disetujui auditi dan keseluruhannya dicatat
dalamsatu form.

Pelaporan &
Verifikasi

Pelaporan Hasil Audit


Tindak Lanjut Tindakan Perbaikan
Verifikasi Hasil Audit

PELAPORAN AUDIT INTERNAL


Laporan audit internal

Format yang distandarkan


Terpisah dari lembar pemeriksaan (Checksheet)
Bersifat rahasia
Ditandatangani pihak auditor dan yang diaudit
Tunjuk silang sepenuhnya pada:
Lembar pemeriksaan dan butir-butir.
Petunjuk audit.
Dapat digunakan sebagai pedoman untuk audit berikutnya
Sirkulasi terbatas.
Format laporan dapat diperbaharui.

REKAMAN & PELAPORAN AUDIT INTERNAL


Rekaman harus dipelihara

Rekaman yang disimpan berupa


Setiap ketidak sesuaian yang ditemukan
temuan di lapangan secara rinci
kemungkinan penyebab ketidaksesuaian
tindakan perbaikan yang diperlukan
jangka waktu penyelesaian
Hasil verifikasi tindakan perbaikan
Rekaman disimpan dalam jangka waktu yang ditentukan
Manajer Mutu bertanggung jawab bahwa akan hasil internal audit
dan tindakan perbaikannya sebagai bahan untuk kaji ulang
manajemen
Tujuan kaji ulang : untuk meyakinkan bahwa audit internal yang
dilakukan dan tindakan perbaikannya merupakan
sumbangan
bagi
keefektifan
sistem
manajemen
berkelanjutan.

REKAMAN & PELAPORAN AUDIT INTERNAL


Laporan akhir berisi ringkasan hasil audit yang mencakup :
a) nama auditor dan auditee
b) tanggal audit
c) bidang yang diaudit
d) rincian bidang yang diaudit
e) aspek positif atau baik dari kegiatan yang
dilakukan
f) ketidak sesuaian yang diidentifikasi sesuai dengan
dokumen yang diacu
g) rekomendasi untuk peningkatan
h) tindakan perbaikan yang disepakati, batas waktu
penyelesaian tindakan perbaikan, personil yang
bertanggung jawab atas tindakan perbaikan
i) tindakan perbaikan yang dilakukan
j) tanggal konfirmasi tindakan perbaikan
k) tanda tangan Manajer Mutu, Auditor dan Audit.

REKAMAN & PELAPORAN AUDIT INTERNAL


LAPORAN AUDIT EKSEKUTIF

Satu lembar ringkasan.

Daftar dari ketidaksesuaian.

Susunan prioritas.

Beri tanda-tanda khusus pada butir-butir yang penting.

Tentukan tipe tindakan yang diperlukan.

Perlunya suatu unit task force (jika ya)

Apabila diperlukan bantuan specialist (baik internal dan


eksternal)

REKAMAN & PELAPORAN AUDIT INTERNAL

Dugaan penghematan yang mungkin terjadi.


Laporkan temuan-temuan secara formal kepada manajemen
dari departemen yang diaudit.
Temuan-temuan disetujui sebagai suatu fakta (kenyataan).
Apabila tidak ada kesepakatan
Telusuri/periksa kembali
Penyelesaian masalah oleh pihak ketiga yang disetujui oleh
kedua belah pihak apabila diperlukan.

TINDAK LANJUT TINDAKAN PERBAIKAN


Auditi bertanggung jawab atas tindakan perbaikan yang
akan dilakukan
Kegiatan pengujian/kalibrasi harus dihentikan bila
ditemukan ketidak sesuaian yang merusak/meragukan
hasil pengujian/ kalibrasi
Dilakukan penyelidikan dan dilakukan tindakan
perbaikan,
Jika mempengaruhi hasil pengujian/kalibrasi pelanggan
sebelumnya sertifikat perlu ditarik dan diberitahu sampai
menunjukkan hasil yang memuaskan
Penyebab ketidak sesuaian ini diidentifikasi dan dibuat
perbaikan serta tindakan perbaikan agar hal ini tidak
terulang.
Sesuai dengan jadwal waktu yang disepakati, auditi
harus menyampaikan hasil tindakan perbaikan dan
pencegahan (jika diperlukan) yang telah dilaksanakan
kepada auditor.

VERIFIKASI TINDAKAN PERBAIKAN


Semua temuan ketidaksesuaian yang telah diperbaiki oleh
auditi (sesuai dengan jadwal waktu yang sebelumnya telah
disepakati) diverifikasi oleh auditor. Jika hasilnya telah
memuaskan, auditor menutup temuan ketidaksesuian tsb,
namun jika belum memuaskan atau belum ditindaklanjuti maka
auditor melaporkan belum memuaskan dan membuat
kesepakatan ulang tanggal verifikasi berikutnya sampai
diperoleh hasil tindakan perbaikan yang memuaskan.
Rekaman verfikasi tindakan perbaikan ini dapat dilaporkan
bersama dalam satu form dengan laporan audit internal atau
dibuat terpisah dalam form Verifikasi Tindakan Perbaikan.
Semua perkembangan hasil audit internal ini secara ringkas
dibahas dalam kaji ulang manajemen,

TERIMA KASIH