BAB 15

AUDIT INTERNAL

Audit Internal sebagai salah satu persyaratan ISO/IEC 17025:2005 merupakan motor
penggerak untuk melakukan percepatan bagi para pelaku organisasi atau usaha dalam
menghadapi tantangan usaha yang makin kompetitif dari waktu ke waktu. Audit Internal adalah
tahapan penting dari Siklus Sistem Manajemen Laboratorium yang meng-evaluasi tahapan siklus
sebelumnya serta memberikan gambaran untuk pengambilan langkah-langkah yang tepat bagi
tahapan siklus berikutnya sehinggga proses “Continual Improvement” terhadap Sistem
Manajemen Laboratorium yang ada berlangsung dengan sempurna.

Laboratorium harus secara periodic, dan sesuai dengan jadwal serta prosedur yang telah
ditetapkan, melakukan audit internal untuk memverifikasi kegiatan berlanjut sesuai dengan
persyaratan standar system manajemen mutu berdasarkan ISO/IEC 17025:2005. Program audit
internal harus ditujukan untuk semua unsur system manajemen, termasuk kegiatan pengujian
dan/atau kalibrasi dan siklus audit internal sebaiknya dapat diselesaikan satu tahun.

Berdasarkan ISO 9000, audit adalah suatu proses sistematis, mandiri, dan terdokumentasi
untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sejauh
mana kriteria audit telah dipenuhi. Auditi adalah organisasi yang diaudit sedangkan auditor
orang yang berkompeten melakukan audit. Audit internal laboratorium dapat diartikan sebagai
suatu proses yang dimiliki oleh laboratorium untuk memantau penerapan system menajemen
mutunya dengan melakukan penilaian sistematik dan mandiri untuk menetapkan apakah kegiatan
mutu dan hasil yang berkaitan sesuai dengan peraturan yang direncanakan serta apakah
pengaturan-pengaturan tersebut ditetapkan secara efektif dan sesuai untuk mencapai tujuan. Dari
definisi tersebut, hal-hal yang perlu diperhatikan adalah penerapan audit internal harus
dilaksanakan secara sistematis dan independen serta mengacu kepada rencana yang telah
ditetapkan. Dengan kata lain, pelaksanaan audit internal harus direncanakan sesuai jadwal dan
prosedur dengan menggunakancheklist atau daftar periksa dan dilakukan oleh personel yang
terlatih sehingga dapat bersifat independen. Adapun dokumen acuan yang digunakan dalam
pelaksanaan audit internal adalah seluruh dokumen system manajemen mutu yang telah
direncanakan, ditetapkan, dikomunikasikan, dimengerti, serta diterapkan oleh laboratorium.
15.1 Tujuan dan Manfaat Audit Internal
Tujuan audit internal laboratorium adalah, sebagai berikut :
a) identifikasi ketidaksesuaian sedini mungkin sehingga dapat dilakukan tindakan
perbaikan dan mencegah terulangnya kembali ketidaksesuaian yang serupa
b) identifikasi kesempatan peningkatan sistem manajemen mutu dengan menghindari
beberapa hal, yaitu :
 penyimpangan/ketidaksesuaian yang tidak perlu terjadi
 persyaratan yang sudah tidak berlaku namun tetap diterapkan di laboratorium
 kegiatan yang tidak efektif dan efisien namun tetap dipelihara; dan  
 memberikan jaminan kepada manajemen laboratorium bahwa sistem manajemen
mutu yang sedang diterapkan tepat sesuai dengan yang ditetapkan.

Manfaat audit internal labaoratorium adalah, sebagai berikut :

a) untuk memeriksa apakah penerapan sistem manajemen mutu di laboratorium telah

memenuhi standar ISO/IEC 17025: 2005
b) menilai kesiapan laboratorium dalam rangka menghadapi audit eksternal yang
dilakukan oleh pihak kedua yaitu pelanggan laboratorium maupun pihak ketiga dari
badan akreditasi
c)  memenuhi ketentuan yang disyaratkan oleh pelanggan apabila ditetapkan dalam
suatu kontrak
d) melindungi investasi yang telah dikeluarkan untuk pembuatan sistem manajemen
mutu laboratorium
e) mencegah biaya yang timbul yang berkaitan dengan kegagalan sistem manajemen
mutu laboratorium.

15.2 Pendekatan Pelaksanaan Audit Internal

Beberapa tipe audit yang umum dilakukan yaitu audit sistem, audit unjuk kerja (audit teknis),
audit mutu data pengujian dan audit kesesuaian terhadap kontrak atau peraturan. Dalam
prakteknya, audit dapat meliputi kombinasi beberapa atau semua tipe audit untuk mendapatkan
suatu unjuk kerja laboratorium secara utuh.

Tipe Audit :

A. Audit Sistem
Audit Sistem merupakan pelaksanaan audit system ditujukan untuk kegiatan manajemen
atau administrasi yang berkaitan dengan kegiatan operasional laboratorium, misalnya :
 Penerimaan sampel dan barang yang diuji atau dikalibrasi
 Manajemen dan oprasional system kalibrasi peralatan atau instrumentasi laboratorium
 Pembelian bahan habis pakai
 Persiapan dan penerbitan laporan hasil pengujian atau sertifikasi kalibrasi

Audit diarahkan pada pemeriksaan prosedur yang didokumentasikan yang menjelaskan

bagaimana kegiatan dimaksud dilaksanakan. Audit dapat dilakukan oleh personil non-
teknis yang berasal dari bagian lain laboratorium atau dari organisasi induk laboratorium.

B. Audit Untuk Kerja

Audit Untuk Kerja merupakan suatu inspeksi yang mendetail terhadap suatu kegiatan
laboratorium secara teknis, untuk mengetahui kesesuaian prosedur yang tertulis dengan
penerapannya dalam praktek.
Audit ini meliputi:
 Unjuk kerja pengukuran dan pengujian
 Kegiatan pengambilan sampel
 Pemeliharaan sampel atau barang yang diuji
 Preparasi larutan bahan kimia
 Pemeliharaan peralatan,
 Bahan acuan
 Standar acuan
 Bahan habis pakai
 Metode pengujian
  Verifikasi data hasil pengujian

Audit unjuk kerja dilakukan untuk melihat kebenaran secara teknis terhadap apa yang
sedang dilakukan menurut prosedur yang didokumentasikan maupun metode pengujian
mengenai bagaimana kegiatan tersebut seharusnya dilaksanakan. Auditor yang dipilih
untuk audit ini sebaiknya yang memiliki pengetahuan yang memadai mengenai pengujian
dan dapat memahami implikasi teknis terhadap apa yang dilihat dan didengarnya.

C. Audit mutu data pengujian dan/atau kalibrasi

Audit ini mencakup suatu asesmen terhadap presisi, bias (akurasi), representative dan
kualitas mutu pengujian yang diperoleh.

D. Audit kesesuaian peraturan atau kontrak

Audit ini dilaksanakan untuk mengevaluasi efektivitas perencanaan jaminan mutu dan
prosedur terhadap kesesuaian peraturan atau kontrak yang dilakukan oleh laboratorium
dengan pelanggan. Audit kesesuaian peraturan atau kontrak umumnya untuk memastikan
bahwa prosedur yang tepat telah diikuti dan hasilnya dituangkan dalam format laporan
pengujian.

Cara Pelaksanaan Audit

Dalam penerapannya, Audit Internal laboratorium dapat dilakukan melalui beberapa

pendekatan, antara lain :

A. Audit keseluruhan system manajemen mutu secara periodik

 Audit ini baik untuk diterapkan dalam rangka persiapan menghadapi asesmen oleh
badan akreditasi.
 Dalam pelaksanaannya audit ini membutuhkan waktu beberapa hari, demikian juga
persiapannya membutuhkan waktu beberapa hari bahkan sampai beberapa minggu
tergantung pada besar kecilnya organisasi laboratorium.
 Pendekatan audit ini sangat tidak praktis untuk laboratorium yang besar karena dapat
mengganggu kegiatan operasional laboratorium.
 Audit ini cocok untuk organisasi laboratorium yang kecil
 B. Audit elemen system manajemen mutu secara periodik
Setiap elemen system manajemen mutu yang diterapkan oleh laboratorium pengujian
diaudit sesuai jadual. Setiap bulan laboratorium dapat melaksanakan Audit Internal untuk
2 elemen. Pendekatan audit dengan cara ini umumnya lebih praktis apabila dibandingkan
dengan pendekatan audit secara keseluruhan. Namun demikian, harus dipastikan bahwa
seluruh elemen diaudit secara konsisten dan lengkap.

C. Audit horizontal secara periodik

Pendekatan ini ditujukan pada elemen-elemen standar system manajemen mutu yang
diterapkan di berbagai bagian laboratorium, misalnya pengendalian dokumen,
pengendalian rekaman, pelatihan, kalibrasi, mampu telusur dan sebagainya. Audit
horizontal ini penting terutama untuk menemukan interpretasi atau penerapan prosedur
system manajemen mutu diantara bagian yang berbeda dari suatu laboratorium.
Kelemahan audit ini adalah tidak adanya interaksi antara berbagai prosedur dan proses
untuk menghasilkan data pengujian. Oleh sebab itu, pendekatan horizontal ini sebaiknya
dilengkapi dengan pendekatan audit vertical secara periodic.

D. Audit vertical atau audit proses secara periodik

Pendekatan audit vertical ini didasarkan pada pemilihan suatu proses pengujian. Audit
vertical dilakukan terhadap semua masukan, proses operasional, dan kegiatan yang terkait
dalam pelaksanaan kegiatan pengujian. Audit dimulai dari perencanaan, pengambilan
sampel, transportasi sampel, preparasi, pengujian, verifikasi dan validasi data hingga
pelaporan hasil harus diaudit secara sistematik. Audit ini memeriksa hal-hal yang
berkaitan dengan semua elemen system manajemen mutu dan prosedur yang ditetapkan
pada bagian yang diaudit, tetapi mungkin kehilangan prosedur pada bagian lain, sehingga
diperlukan audit secara horizontal secara periodic.(Sumber:Anwar Hadi, 2007.
Pemahaman dan Penerapan ISO/IEC 17025:2005)

15.3 Program Audit Internal

 Program audit adalah gabungan dari satu atau lebih audit yang direncanakan untuk
kerangka waktu tertentu dan diarahkan untuk kerangka waktu tertentu dan diarahkan ke
sasaran tertentu. Ketika program audit internal dikomunikasikan pada semua tingkatan dalam
organisasi laboratorium, maka manajer mutu harus menjelaskan :
a) Mengapa keputusan tersebut dibuat
b) Apa arti program audit internal bagi laboratorium
c) Bagaimana program tersebut akan berdampak terhadap fungsi laboratorium
d) Manfaat apa yang akan diperoleh dari program audit internal

Semua informasi tersebut dibutuhkan oleh auditor dan bagian yang diaudit (auditi) serta
merupakan pengenalan program audit internal bagi personel laboratorium.

Pada tahap awal program audit internal, manajer mutu akan berperan penting pada setiap
kegiatan tahapan audit. Setelah program tersebut berjalan lancar maka manajer mutu
biasanya menunjuk personel yang terlatih dan mampu untuk dijadikan tim audit. Kualifikasi
yang diperlukan untuk tim audit internal, antara lain :

a) Memahami konsep dasar system manajemen mutu sesuai ISO/IEC 17025; 2005;
b) Memiliki pengetahuan system manajemen mutu yang telah ditetapkan di laboratorium
c) Memiliki pengetahuan tentang metode pengujian dan/atau kalibrasi yang memadai
d) Mampu melakukan penyelidikan dan analisis situasi
e) Memiliki kemampuan berkomunikasi dengan technical judgement atau intuitive yang
baik
f) Memiliki sikap dan prilaku yang baik

Untuk menyukseskan program audit internal, personel yang terpilih sebagai tim audit
internal perlu dilatih dalam hal pengetahuan dan teknik sebelum menjalankan audit internal,
anatara lain :

a) Pemahaman konsep audit internal

b) Pemahaman sasaran, tujuan dan program audit internal
c) Pengetahuan tentang bagaimana merencanakan dan melaksanakan audit
d) Pengetahuan tentang apa yang diaudit dalam berbagai situasi audit
e) Pengetahuan teknik pengumpulan informasi yang efektif
 f) Pemahaman tentang aspek hubungan manusia dalam kaitannya dengan audit.

15.4 Proses Audit Internal

Setelah manajer mutu membuat program audit internal dan menunjuk tim auditor, maka
langkah selanjutnya adalah mengikuti tahapan yang umum digunakan untuk melaksanakan
audit, yaitu :
a) Perencanaan yang meliputi persiapan audit internal 
b) Pelaksanaan yang meliputi, Pertemuan pembukaan, Pengumpulan bukti yang objektif
berdasarkan pemeriksaan dokumen dan pengamatan langsung, Pembuatan laporan audit
internal, Pertemuan penutup
c) Tindakan perbaikan, jika diperlukan
d) Audit tindak lanjut

A. Perencanaan audit internal

Setelah dibuat jadual pelaksanaan dan ditunjuk personel yang akan melaksanakan
audit, maka Manajer Mutu (MM) memberikan pengarahan tentang audit yang akan
dilaksanakan, yaitu harus:

a) Menetapkan lingkup audit yang meliputi :

 elemen dari system manajemen mutu yang akan diaudit, misalnya organisasi,
pembelian, metode pengujian, dan lain-lain
 bagian mana yang diaudit dalam laboratorium dan tentukan auditinya, misalnya
manajer teknis, penyelia, staf administrasi laboratorium atau analis
 dokumen apa yang akan digunakan sebagai acuan, misalnya panduan mutu, prosedur,
instruksi kerja, formulir atau dokumen pendukung.
b) Menetapkan tanggal, waktu, dan lamanya audit internal

Hal ini untuk memastikan tanggal dan waktu yang diusulkan dan dapat disepakati oleh
kedua belah pihak auditor dan auditi.

c) Menyiapkan dokumen kerja terkait dengan audit internal

 Hal ini untuk memastikan bahwa tim auditor memiliki salinan yang mutakhir terhadap
semua dokumen system manajemen mutu yang berkaitan dengan ruang lingkup audit,
yang meliputi prosedur yang menjelaskan tahapan audit internal, jadwal audit internal,
daftar hadir rapat pembukaan dan penutupan, lembar temuan ketidaksesuaian, laporan
ringkas audit internal, verifikasi tindakan perbaikan audit internal, memorandum
penugasan tim audit internal, program audit internal tahunan, daftar periksa (cek list) dan
memorandum penundaan waktu tindakan perbaikan, jika diperlukan
d) Memastikan pemahaman yang benar kepada tim auditor
Setelah tanggal, waktu dan lamanya audit internal ditetapkan maka manajer mutu
memberikan penjelasan yang detail kepada tim auditor tentang tujuan, ruang
lingkup, pelaksanaan audit internal serta tata laksana pelaporan dan wewenang serta
tanggung jawabnya terutama yang berkaitan dengan tindakan perbaikan yang mungkin
muncul dari temuan audit. Hal yang perlu disepakati antara manajer mutu dengan tim
auditor, yaitu :
 penanggung-jawab untuk mengkonfirmasikan pelaksanaan audit internal kepada 
auditi.
 penanggung-jawab untuk memutuskan tindakan perbaikan yang diperlukan.

B. Persiapan audit internal

Apabila penugasan audit telah diterima tim auditor, maka tim auditor mulai
bertanggung jawab untuk menyiapkan dan melaksanakan audit. Langkah-langkah yang harus
dilakukan adalah sebagai berikut :

a) Menghubungi audit
Auditor bertanggung jawab menghubingi audit untuk mengkonfirmasikan tentang ruang
lingkup, tanggal yang diusulkan, serta waktu dan lamanya audit.
b) Mempelajari dokumen terkait
Tim auditor harus mempelajari dokumen yang menjadi acuan dalam pelaksanaan audit
yang meliputi panduan mutu, prosedur, instruksi kerja, formulir maupun dokumen
pendukung terkait. Sebelum pelaksanaan audit internal maka tim auditor harus
melakukan audit kecukupan terhadap dokumen yang ada. Audit kecukupan bertujuan
 untuk memverifikasi kesesuaian dan kecukupan antara panduan mutu, prosedur dan/atau
intruksi kerja yang telah ditetapkan oleh laboratorium dengan standar system manajamen
mutu ISO/IEC 17025;2005, metode pengujian dan/atau kalibrasi, manual instrument
maupun peraturan perundang-undangan terkait.
c) Persiapan daftar periksa audit internal
Daftar periksa audit internal diperlukan untuk membantu mengidentifikasi aspek penting
dari kegiatan dimana auditor akan malaksanakan audit. Dengan daftar periksa maka
pelaksanaan audit dapat dilakukan lebih sistematik dan daftar periksa disiapkan oleh tim
auditor sebelum pelaksanaan audit internal.
d) Persiapan perencanaan audit
Perencanaan audit digunakan untuk memutuskan bagaimana audit akan dilaksanakan, apa
saja yang akan diperiksa, dan teknik ninformasi apa yang akan digunakan.
e) Menghubungi kembali auditi
Sebelum pelaksanaan auditm tim auditor sebaiknya menghubungi auditi lagi untuk
mengkonfirmasi bahwa tanggal dan waktu masih tetap sesuai dan tidak ada perubahan.

C. Pelaksanaan audit internal

Pelaksanaan audit merupakan tahapan pemeriksaan langsung pada bagian yang
diaudit dan mencocokannya dengan system manajemen mutu ISO/IEC 17025;2005, metode
pengujian dan/atau kalibrasi yang telah ditetapkan serta manual instrument yang digunakan.
Adapun tahapan pelaksanaan audit meliputi :
a) Pertemuan pembukaan
Tujuan pertemuan pembukaan adalah untuk memastikan bahwa semua rencana program
audit internal sesuai dengan yang ditetapkan.
b) Pemeriksaan dokumentasi system manajemen mutu dan penerapannya
Tujuan utama tahap pemeriksaan penerapan system manajemen mutu dan kunjungan
langsung ke bagian yang diaudit adalah untuk mengetahui apakah kegiatan yang sedang
berlangsung dalam ruang lingkup yang diaudit memenuhi kesesuaian dokumen system
manajemen mutu yang telah ditetapkan
c) Pertemuan tim auditor
 Pertemuan ini dilakukan setelah pemeriksaan system manajemn selesai dan sesaat
sebelum rapat penutupan. Hasil rapat ini akan membantu auditor dalam penyusunan
laporan audit. Pertemuan ini memberikan kesempatan kepada ketua auditor untuk
menyusun temuan audit selama proses audit internal dari anggota tim ke dalam laporan
tertulis dan laporan ringkas audit. 
d) Pertemuan penutup
Tujuan pertemuan penutup adalah untuk mengungkapkan ringkasan temuan tim audit
kepada auditi. Ketua auditor memberikan laporan hasil audit secara tertulis dan
menjelaskan temuan ketidaksesuaian yang teridentifikasi. 

15.5 Tindakan Perbaikan

Berdasarkan temuan ketidaksesuaian dari hasil audit internal, maka suatu keputusan
dibutuhkan utnuk melakukan tindakan perbaikan guna memulihkan kesesuaian ke standar
system manajemen mutu maupun metode pengujian dan/atau kalibrasi yang ditetapkan.
Untuk menentukan keputusan yang akan diambil, semua pihak sebaiknya
mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut :
a) Keseriusan penyimpangan yang berkaitan dengan mutu data hasil pengujian dan/atau
kalibrasi serta keutuhan system manajemen mutu
b) Alternatif yang ada untuk mengatasi masalah
c) Sumber daya yang diperlukan untuk menerapkan setiap tindakan perbaikan
d) Kemungkinan adanya pengaruh terhadap bagian lain atau elemen lain dalam system
manajemen mutu
e) Waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tindakan perbaikan
f) Bagaimana efektivitas tindakan perbaikan dapat dipantau

Dalam membuat keputusan tersebut, hal penting yang perlu dipertimbangkan adalah
bahwa semua pihak mengidentifikasi dan memfokuskan pada akar penyebab ketidaksesuaian
yang terjadi.

15.6 Audit Tindak Lanjut

 Audit tindak lanjut disebut juga follow-up atau verification pelaksanaan audit internal
dinyatakan selesai apabila ketidaksesuaian yang terjadi telah diperbaiki secara efektif dan
efisien oleh auyditi serta tepat waktu dan dinyatakan memuaskan oleh auditor. Oleh sebab
itu, sesaat sebelum berakhirnya pertemuan penutup antara tim auditor dengan auditi dicapai
sesuatu kesepakatan bahwa auditi akan menerapkan tindakan perbaikan yang memungkinkan
dilaksanakan dalam waktu yang ditentukan. Kesepakatan ini biasanya dipatuhi oleh masing-
masing pihak namun dalam pelaksanaannya kadang-kadang kurang dihiraukan atau
diabaikan. Bila auditi membutuhkan perpanjangan waktu tindakan perbaikan, hal itu harus
disampaikan secara tertulis kepada auditor.
Bila ketidaksesuaian yang terjadi berisiko terhadap bisnis atau berdampak besar terhadap
kegiatan operasional laboratorium, auditor melakukan audit tindak lanjut untuk
memverifikasi dan merekam penerapan serta efektivitas tindakan perbaikan yang telah
dilakukan oleh auditi. Jumlah, sifat dan besarnya ketidaksesuaian menentukan jenis kegiatan
verifikasi yang diperlukan.
Audit tindak lanjut umumnya dilaksanakan pada bagian yang terjadi ketidaksesuaian
serius saat pelaksanaan internal audit. Sebaiknya auditor yang melaksanakan audit tindak
lanjut adalah auditor yang menemukan ketidaksesuaian saat audit dilaksanakan.

15.7 Rekaman Audit Internal

Rekaman mutu terkait dengan audit internal meliputi antara lain program audit internal
tahunan, bidang kegiatan yang diaudit, jadwal audit internal, daftar hadir rapat pembukaan
dan penutupan, lembar temuan ketidaksesuaian, laporan ringkas audit internal, memorandum
penugasan tim audit internal serta daftar periksa audit intenal jika diperlukan. Seluruh
rekaman mutu tersebut harus dipelihara oleh manajer mutu dan dapat digunakan sebagai
salah satu bahan pertimbangan peningkatan berkelanjutan atau penetapan sasaran mutu tahun
berikutnya.

BAB 16

KAJI ULANG MANAJEMEN

 Kaji ulang adalah kegiatan yang dilakukan untuk menentukan kesesuaian, kecukupan dan
efektivitas penerapan system manajemen mutu sehingga mencapai sasaran yang ditetapkan.
Sedangkan manajmeen merupakan kegiatan terkoordinasi untuk mengarhkan dan mengendalikan
sebuah organisasi. Oleh karena itu, kaji ulang manajemen merupakan kegiatan terkoordinasi
untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi sehingga pemenuhan kesesuaian secara
efektif dan efisien dapat tercapai didasarkan sumber daya yang ada untuk memenuhi persyaratan
system manajemen mutu, pelanggan maupun metode dan peraturan yang berlaku.

16.1 Waktu Penyelenggaraan

Periode yang umum untuk menyelenggarakan suatu Kaji Ulang Manajemen adalah setiap
12 bulan. Kaji Ulang Manajemen dapat juga diselenggarakan oleh manajer puncak jika
ditemukan suatu isu yang serius dan berisiko pada bisnis maupun operasional laboratorium,
misalnya hasil uji banding, atau uji profisiensi yang dinyatakan tidak memuaskan (outlier),
pengaduan pelanggan yang mempengaruhi penerapan system manajemen mutu, dan
ketidaksesuaian yang terjadi dan berdampak pada kinerja pelayanan laboratorium.
Selain kaji ulang manajemen yang diselenggarakan sesuai jadual, disarankan pula agar
majamern laboratorium menyelenggarakan pertemuan rutin sepanjang tahun yang bersifat
regular, sehingga dapat menangani tindakan dan kebutuhan peningkatan secara lebih cepat
dan efektif. Forum manajemen tersebut diharapkan dapat memutuskan dan memantau
tindakan pencegahan atau tindakan perbaikan atas ketidaksesuaian yang terjadi dalam
penerapan system manajemen mutu laboratorium.

16.2 Tujuan kaji ulang manajemen

Tujuan kaji ulang manajemen adalah untuk mengevaluasi efektivitas dan efisiensi penerapan
system manajemen mutu di laboratorium, yaitu:
a) Membantu mencapai kebijakan dan sasaran mutu laboratorium
b) Membantu mengendalikan operasional laboratorium
c) Meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja laboratorium dengan mengurangi
ketidaksesuaian yang terjadi
d) Memuaskan pelanggan dengan cara memenuhi kebutuhan mereka.

16.3 Manfaat kaji ulang manajemen

 Manfaat kaji ulang manajemen, yaitu :
a) Menentukan perubahan yang diperlukan untuk dokumentasi dan kegiatan operasional
laboratorium
b) Menentukan kebutuhan sumber daya laboratorium termasuk pelatihan personil
c) Menentukan tindalakn perbaikan dan pencegahan
d) Menentukan jumlah ketidaksesuaian yang direduksi sejalan dengan waktu.

16.4 Materi Pembahasan

Untuk mencapai hal tersebut, maka prosedur dan kebijakan yang perlu dipertimbangkan
dalam Kaji Ulang Manajemenantara lain : frekuensi atau jadual kaji ulang, tanggung jawab
pelaksana dan siapa saja yang terlibat, jenis isu atau materi yang dibahas, dan bagaimana
perubahan atau tindakan dilakukan serta rekaman yang berkaitan dengan kaji ulang tersebut.
Sehubungan dengan hal tersebut maka sesuai dengan tanggung jawab dan wewenang
masing-masing, para manajer laboratorium menyiapkan masukan dan melaporkan untuk kaji
ulang manajemen yang mencakup informasi, antara lain:
a) Tindak lanjut kaji ulang manajemen terakhir serta pertimbangan berkaitan dengan
pertemuan manajemen regular
b) Hasil audit internal terakhir
c) Asesmen oleh badan eksternal
d) Kesesuaian kebijakan dan prosedur
e) Hasil uji banding antar laboratorium atau uji profisiensi
f) Kinerja pengujian dan.atau kalibrasi serta kesesuaiannya dengan persyaratan pelanggan,
metode, atau peraturan
g) Tindakan perbaikan dan pencegahan
h) Laporan dari staf manajerial dan personel penyelia
i) Umpan balik pelanggan
j) Pengaduan
k) Perubahan volume dan jenis pekerjaan
l) Rekomendasi tentang peningkatan
m) Faktor-faktor relevan lainnya, seperti kegiatan pengendalian mutu, sumber daya, dan
pelatihan staf.
16.5 Tahapan Prosedur Kaji Ulang Manajemen

Prosedur kaji ulang manajemen ditetapkan dan dipelihara bertujuan untuk memberikan
pedoman cara menyelenggarakan kaji ulang manajemen sehingga dapat mengevaluasi
kesinambungan kesesuaian, kecukupan, dan efektivitas penerapan system manajemen mutu
laboratorium setahun terakhir. Dengan menyelenggarakan kaji ulang manajemen maka
perubahan atau peluang perbaikan maupun peningkatan yang diperlukan pada system
manajemen mutu, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu dapat dilakukan. Secara umum
tahapan prosedur kaji ulang manajemen dilakukan sebagai berikut :

a) Masukan untuk kaji ulang manajemen

Seluruh personil di semua tingkatan organisasi diikutsertakan dalam kegiatan kaji
ulang manajemen. Hal ini bertujuan agar semua personel merasa ikut terlibat dalam proses
pembahasan dan menyusun perencanaan tahun berikutnya sehingga dapat memahami
hasil, kesimpulan, dan tindakan yang diputuskan dalam kajiulang manajemen. Mereka
juga dapat menyadari relevansi dan pentingnya kegiatan serta kontribusi mereka dalam
pencapaian tujuan system manajemen mutu laboratorium. Oleh karenanya, peserta kaji
ulang harus melaporkan segala kegiatan penerapan system manajemn mutu yang
dilakukan, seperti point-point di atas.
Hal penting yang harus dilakukan adalah rapat harus dipimpin langsung oleh manajer
puncak dan harus dijamin bahwa proses komunikasi yang tepat ditetapkan. Seluruh
peserta rapat juga harus menyadari bahwa komunikasi memegang peranan dalam
kaitannya dengan efektivitas rapat kaji ulang manajemen.
b) Keluaran kaji ulang manajemen
Hasil yang diperoleh harus mencakup keputusan dan tindakan apapun yang berkaitan
dengan :
 Perbaikan dan efektivitas system manajemen mutu dan proses-prosesnya.
 Perbaikan pada kinerja pelaksanaan pengujian dan atau kalibrasi berdasarkan
persyaratan metode, pelanggan, atau peraturan perundang-undangan yang berlaku.
  Sumber daya yang diperlukan sehubungan dengan perubahan yang dapat
mempengaruhi system manajemn mutu dan saran-saran untuk peningkatan
berkelanjutan.
c) Tindak lanjut kaji ulang manajemen
Keputusan dan tindakan apapun yang dihasilkan dari kaji ulang manajemen harus
dilaksanakan oleh personel terkait dalam jangka waktu yang sesuai dan disepakati. Hasil
tersebut sebaiknya disatukan ke dalam system perencanaan mutu laboratorium dan
sebaiknya juga mencakup sasaran objektif dan rencana kegiatan untuk tahun berikutnya.
Karena itu, semua temuan kaji ulang manajemen dan tindakan perbaikan yang dilakukan
termasuk notulen dan absensi daftar hadir harus direkam dan dipelihara sebagai rekaman
mutu.

DAFTAR PUSTAKA

Hadi,Anwar. TT. Pemahaman dan Penerapan ISO 17025;2005. Gramedia:Jakarta