Internal Audit
Sistem Manajemen Mutu
Sesuai ISO 19011:2011
Agar peserta:
Memahami dasar-dasar audit Sistem Manajemen
Mutu ISO 9001:2015 dan CDAKB Permenkes No. 4 th
2014
Dapat melaksanakan audit
Pengantar
• Audit: adalah tindakan sistematis dan terencana
untuk menemukan bukti-bukti dan menyimpulkan
sejauh mana kriteria audit telah terpenuhi
• Tujuan Audit:
o Untuk mengetahui sejauh mana kriteria audit telah
dipatuhi
o Identifikasi peluang-peluang perbaikan
o Bahan masukan untuk tinjauan manajemen
• Penetapan Sasaran,lingkup & kriteria
Initial Audit
• Penetapan fleksibilitas audit
• penetapan tim audit
• pertemuan dengan auditee
Document
Review • Perencanaan on-site audit
• Audit team work assignment
Preparation of • Tinjauan dokumen\\
Onsite
Audit • Opening meeting
• Pengumpulan & verifikasi informasi
Document
Review
referensi
Reporting
Follow Up
• Mengevaluasi kecukupan
Referensi
standar pedoman prosedur Tempat
kerja
Istilah-Istilah Audit
• Auditor: personel atau orang yang memiliki kompetensi sebagai auditor
o Memahami teknik atau cara audit, pernah mendapat pelatihan audit
o Memahami kriteria audit
o Memahami proses kerja area yang diaudit
• Tugas Auditor
o Merencanakan audit; menyusun daftar periksa audit
o Melaksanakan audit dan membuat laporan audit
o Memantau dan memverifikasi hasil tindak lanjut audit
• Tim Audit: beberapa orang auditor yang ditunjuk untuk mengaudit area
audit tertentu
• Tim audit internal: beberapa orang auditor yang ditunjuk untuk mengaudit
organisasi atau perusahaannya sendiri
• Ketua tim audit: auditor yang ditetapkan sebagai koordinator tim audit
Istilah-Istilah Audit
• Tim audit eksternal: beberapa orang auditor yang ditunjuk untuk mengaudit
organisasi atau perusahaannya lain
o First party audit: audit yang dilaksanakan oleh perusahaan sendiri
o Second party audit: audit yang dilaksanakan oleh pelanggan
o Third party audit: audit yang dilaksanakan oleh pihak independen dengan
tujuan untuk memastikan bahwa kriteria audit telah diterapkan dengan baik
Badan
III
Independen
I II
Program Audit
Jadwal
Daftar Periksa Audit
Checklist Audit
Pelaksanaan
• Audit dilakukan untuk menemukan bukti yang cukup bahwa kriteria audit
telah atau belum dipenuhi
Bukti / evidence
Auditor
Finding Auditee
C A R / PTPP
CAR
Analisis Sebab Akibat
• Analisis sebab akibat; trial and error
1. Analisis diagram alir untuk menentukan tahap kegiatan yang menjadi
sebab masalah
2. Buat cuase and effect diagram untuk menentukan sebab
permasalahan
3. Buat dan terapkan rencana perbaikan
4. Verifikasi hasil perbaikan, jika tidak efektif kembali ke 1
Tindak Lanjut Audit
• Temuan audit harus segera diselesaikan
• Tindak lanjut audit harus sesuai dengan persyaratan dalam standar atau
prosedur Tindakan Perbaikan dan Pencegahan, meliputi
o Tindakan koreksi: untuk menghilangkan ketidaksesuaian
o Tindakan korektif untuk menghilangkan sebab dan mencegah
ketidaksesuaian untuk berulang
Log Audit
Cause and Effect Diagram
Problem
yang
dihadapi
Man
Pelatihan
Penyeliaan
Salah penggunaan
material yang tidak
memenuhi standard
Cara Tata letak mutu
pelabelan material
Pencahayaan
Method Work
Environment
Contoh Audit
• Audit pada bagian / fungsi loket pendaftaran
• Kriteria audit:
o persyaratan-persyaratan CDAKB dan ISO 9001:2015
o Prosedur-prosedur yang berlaku (utama)
• Penjualan
• Penanganan umpan balik pelanggan
• Pengukuran kepuasan pelanggan
o Prosedur-prosedur yang berlaku (terkait)
• Pengendalian dokumen
• Pengendalian catatan
• Tindakan perbaikan dan pencegahan
Contoh
• Susun daftar periksa
• Saat audit, beri tanda B atau T, B jika baik dan T jika tidak
• Catat bukti yang menunjang kesimpulan pada kolom keterangan
• Untuk setiap temuan, kriteria audit yang tidak baik, terbitkan CAR / PTPP
• Minta auditee untuk membubuhkan tandatangan pada kolom yang telah
disediakan
• Minta auditee untuk menentukan sebab terjadinya masalah dan rencana
untuk perbaikannya dan membubuhkan tandatangan pada kolom yang
telah disediakan
• Pantau tindakan perbaikan yang dilakukan oleh auditee
• Verifikasi tindakan setelah batas waktu yang disepakati
Contoh
• Misalkan saat audit belum ditentukan bahwa
o umpan balik pelanggan belum dicatat dengan baik
o Belum ditangani sesuai prosedur tidak diselesaikan pada akar
masalahnya
Form
Catatan Penerapan
Soal Latihan Kesesuaian
Saat audit ditemukan hal-hal sebagai berikut
Mencari keefisiensian
sistem
Mencari
keefektifan sistem
Mencari kesalahan
administratif
Tipe yg manakah Kita ?
Thank You
PT Cakra Manunggal Pratama
Gd. Graha Samali 3rd Floor
Jl. H. Samali No. 32 Kalibata Pancoran, Jakarta 12740
Phone : 79170008 HP. O81316227970
www.cakramanunggalpratama.com
rabindra@cakramanunggalpratama.com
s.rabindra70@gmail.com (direct to HP)