PELATIHAN

AUDIT MUTU INTERNAL

1
OBJEKTIF PELATIHAN
Membantu peserta untuk mampu :

Memahami
 Tujuan dan proses audit
 Peran dan tanggung jawab auditor
 Persyaratan minimum kegiatan audit
Melakukan
 Perencanaan audit
 Pembuatan ceklis audit,
pelaksanaan audit, pelaporan hasil audit
 Identifikasi tindakan
koreksi dan verifikasi

2
AUDIT MUTU

“Pemeriksaan yang sistematis dan independen untuk

menentukan jika aktivitas Mutu dan hasilnya sesuai
dengan pengaturan yang telah direncanakan and
apakah pengaturan tersebut diimplementasikan secara
efektif dan cocok untuk mencapai tujuan”

ISO 8402

3
TUJUAN KEGIATAN AUDIT
• Menilai kesesuaian dengan persyaratan
• Menilai keefektifan sistem mutu
• Persyaratan standar dan sertifikasi
• Investigasi masalah
• Sarana perbaikan sistem mutu

4
 AUDIT SISTEM/DOKUMENTASI

Apakah dokumentasi sistem mutu memenuhi persyaratan secara

teoritis?

 Aktivitas pemeriksaan dokumentasi

 Identifikasi kekurangan
 Pengetahuan yang memadai mengenai standar
diperlukan
 Auditor harus independen
 Membantu perencanaan audit

5
 AUDIT IMPLEMENTASI

Apakah karyawan sudah mengimplementasikan persyaratan

yang ada di dokumentasi sistem mutu?

 Selalu berdasarkan sampel

 Berbicara dengan karyawan yang
melakukan pekerjaan
 Auditor harus independen
 Harus ada bukti obyektif
 Catat perbedaan antara teori dengan
praktek

6
TAHAPAN AUDIT

7
PERENCANAAN AUDIT

Program audit

Jadual audit

Konfirmasi dengan Auditor & Auditan

Persiapan Audit

8
STRUKTUR ORGANISASI AMI

Koordinator
AMI

Lead Lead
Auditor Auditor

Auditor Auditor Auditor Auditor

9
KOORDINATOR AUDIT
MUTU INTERNAL
Perencanaan
– Mempersiapkan program dan jadual audit
– Memberitahukan dan mengkonfirmasikan jadual tersebut pada
auditan
– Memastikan bahwa persiapan yang cukup telah dilakukan sebelum
kegiatan audit dimulai

Pengorganisasian
– Menentukan lamanya kegiatan audit dan jumlah anggota tim sesuai
dengan program audit dan kondisi operasi

10
KOORDINATOR AUDIT
MUTU INTERNAL

Pengorganisasian (cont’d)
– Menyeleksi auditor yang kompeten untuk fungsi yang akan
diaudit
– Memastikan bahwa tim audit telah siap sesuai dengan jadual

Pengendalian
– Mengadakan rapat pembuka dan penutup
– Memecahkan masalah yang dihadapi dalam pelaksanaan
audit
– Menarik kesimpulan yang tepat dari hasil kegiatan audit

11
 TANGGUNG JAWAB AUDITOR

 Menentukan aspek yang diverifikasi pada bagian yang diaudit

 Mempersiapkan ceklis audit
 Memeriksa kesesuaian dokumentasi dengan persyaratan
 Memeriksa pelaksanaan dengan dokumentasi
 Mengumpulkan dan mendokumentasikan bukti-bukti obyektif
 Mencatat dengan tepat dan melaporkan dengan jelas penemuan-
penemuan audit
 Memberitahukan Koordinator AMI hal-hal yang dapat menghalangi
keberhasilan kegiatan audit
 Memverifikasi tindakan koreksi

12
ADIL (FAIR)

Auditor harus mendemonstrasikan penanganan yang

adil dengan :

 Menghindari praktek mencari kesalahan

 Memasukkan/mencatat praktek yang baik
 Mempercayai penjelasan yang diberikan auditan biarpun
ada sedikit keraguan, jika memungkinkan

13
 PERENCANAAN AUDIT
 Kegiatan audit harus dijadual berdasarkan status dan pentingnya kegiatan yang
diaudit.
 Semua persyaratan dalam Standar tersebut harus diverifikasi di semua bagian
setidak-tidaknya satu kali setiap satu sampai tiga tahun.

 Status kegiatan
– Jangka waktu implementasi.
– Hasil audit lalu.
 Jika hasil audit menunjukkan hasil dibawah rata-rata, frekuensi audit harus ditambah.

 Pentingnya suatu kegiatan

– Pihak-pihak yang terkait : pelanggan, manajemen, masyarakat.
– Pengaruh kegiatan terhadap proses secara keseluruhan.
 Contoh : Jika perencanaan desain buruk, maka akan menyebabkan masalah besar pada
kegiatan berikutnya.

14
PROGRAM AUDIT

Departemen 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Marketing - - x x - - - - - - - -
HRD x - - - x x x x - - - -
Pembelian - - x - - - - - - - - -

atau
Prosedur 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Pembelian - - x x - - - - - - - -
Penanganan Order x - - - x x x x - - - -
Pelatihan - - x - - - - - - - - -
Pengendalian Dokumen - - - - x x x x - - - -

Jangan lupa : persetujuan dan tanggal !

15
 JADUAL AUDIT
Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam menyusun jadual audit:
• Penelusuran audit : mundur, maju ?
• Auditan (apakah auditan tersebut juga mempunyai tugas audit ?)
• Jam makan siang/istirahat/waktu sembayang (jika hari Jumat)
• Jam Kerja
• Pasal yang akan diaudit
• Rapat koordinasi
• Lokasi Jadual Audit Mutu Internal
• Jumlah personil Hari/tanggal
• Kerumitan (complexity) proses Waktu Dept Pasal Auditor
• Pentingnya (criticality) proses

Sediakan WAKTU yang CUKUP untuk

perencanaan, pelaksanaan - Jangan Disiapkan oleh Disetujui oleh
Tergesa-gesa!!
Koordinator Manajemen
16
PERSIAPAN AUDIT

Pengumpulan informasi/dokumentasi

– Prosedur
– Hasil audit sebelumnya
– Jadual audit
– Informasi lain yang diperlukan untuk :
• menentukan sampel audit
• memeriksa perencanaan
• memverifikasi ketidaksesuaian

Persiapan ceklis audit

17
TUJUAN CEKLIS AUDIT

 Membantu auditor mengingat apa yang harus diperiksa

 Membantu pengaturan waktu dan struktur wawancara
 Membantu dalam memastikan cakupan ruang lingkup
 Lebih profesional

18
 PENYUSUNAN CEKLIS AUDIT

• Pemahaman Proses - Identifikasi & pelajari prosedur yang terkait

– Apa yang ingin dicapai
– Apa input (bahan maupun dokumen)
– Apa output (produk/jasa maupun catatan mutu)
– Departemen lain - bagaimana komunikasi & informasi
• Jika menggunakan prosedur sebagai dasar pembuatan ceklis,
persyaratan standar perlu dipastikan sudah tercakup dalam prosedur
• Perumpamaan - Apa yang mungkin salah?
• Bukti obyektif: Apa yang dapat menjadi bukti objektif-bagaimana cara
memeriksa? Apakah audit lapangan dapat dilakukan?

19
PENYUSUNAN CEKLIS AUDIT
(cont’d)
 Konfirmasi ceklis dengan hasil audit lalu & modifikasi
– hal-hal yg perlu ditindak lanjuti dari audit berikut
– pertanyaan tambahan untuk hal-hal dimana departemen
mempunyai masalah
– kurangi pertanyaan utk hal-hal yang “permanen” apabila telah
ditanya pada audit sebelumnya
 contoh: apakah dokumen perencanaan produksi
dikendalikan?
 Catatan: Tidak seluruh langkah dalam prosedur perlu
diperiksa: aktivitas kritis

20
Tips Membuat Checklist
• Dokumen Sistem Mutu Perusahaan
• Miskoordinasi yang sering timbul
• Pesyaratan Standar
• Hal kritis antar fungsi yang sering tidak
selaras
• Masukan dari auditor lain
• Hasil auditing sebelumnya
• Hasil auditing pihak luar ( ketiga )
• Keluhan dari pelanggan
• Problem besar yang sedang timbul di
perusahaan dan berkaitan dengan
proses yang hendak di verifikasi
• Audit yang sedang berlangsung sering
menimbulkan checklist tambahan
21
 PROSEDUR PENGENDALIAN
DOKUMEN

• Terima usulan dokumen baru/perubahan dokumen.

• Minta persetujuan direksi
• Menyiapkan dokumen. dan memberi stempel Apabila dokumen yang
disiapkan merupakan revisi dokumen sebelumnya,
perubahan/penambahan baru digarisbawahi (hapuskan garisbawah yang
menandai perubahan sebelumnya, jika ada)
• Memperbaharui daftar induk dokumen
• Mendistribusikan dokumen dan menarik dokumen lama.
• Menyimpan master copy dari semua dokumen, termasuk dokumen
kadaluarsa untuk keperluan historis. Semua dokumen kadaluarsa harus
distempel “Dokumen kadaluarsa”

22
Contoh Checklist
Audit Proses Penanganan Order
• Bagaimana Proses Permintaan dari Pelanggan?
• Bagaimana anda melakukan identifikasi persyaratan
pelanggan
• Apakah ada catatan terhadap persyaratan pelanggan
• Bagaimana Anda menyimpan/memelihara catatan
persyaratan pelanggan.
• Bagaimana Anda tahu bahwa perusahaan anda mampu
memenuhi persyaratan pelanggan?
• Siapa yang berwenang untuk memutuskan bahwa
perusahaan anda mampu memenuhi persyaratan
pelanggan?
• Apa bukti bahwa anda sudah periksa kemampuan &
kapasitas perusahaan?
23
Jangan Lupa Bawa
• Rencana audit ( agenda ), audit checklist,
Standar
• Clipboard (Papan tulis kecil yang dilengkapi
dengan alat penjepit kertas) 10
11
12
1
2

• Kertas untuk mencatat, pensil atau ballpoint 9

8 4
3

• Penandaan temuan yang masuk ke Laporan Type text 7 5

6

• Formulir Laporan audit

• Jam tangan
• Pakaian sesuai kondisi lapangan
• Perlengkapan pengaman sesuai dengan
persyaratan area atau proses yang akan di
audit

24
 PELAKSANAAN AUDIT

Rapat Pembuka

Audit Sesuai Dengan Jadual

Konfirmasi Penemuan dengan Auditan

Tinjauan Audit

25
RAPAT PEMBUKA
Tujuan dari rapat pembuka adalah untuk
menetapkan bahwa tidak ada perubahan
yang dilakukan sejak persetujuan tanggal
dan ruang lingkup audit serta untuk
mendapatkan restu dari manajemen

Peserta rapat pembuka meliputi top manajemen, wakil

manajemen, koordinator AMI, auditor, dan auditan.

26
AGENDA RAPAT PEMBUKA

1. Kata pembuka oleh Wakil Manajemen

2. Kata sambutan oleh Koordinator AMI
 Penjelasan mengenai tujuan audit
 Konfirmasi jadual dan ruang lingkup audit (penggunaan slide

akan lebih profesional)

 Penjelasan mengenai proses audit dan minta kerjasama

auditan
 Penjelasan bahwa pelaksanaan audit berdasarkan sampel

terbatas
 Tanya jawab

3. Kata sambutan dari Top Manajemen yang memberikan

dukungan terhadap pelaksanaan audit
4. Kata penutup dari Wakil Manajemen

27
 PELAKSANAAN AUDIT
Tujuan utama dari auditor adalah untuk memeriksa
kenyataan pelaksanaan melalui:
– observasi praktek operasi
– mewawancarai personil yang bertanggung jawab melakukan
operasi tersebut
– memeriksa bukti dokumentasi seperti prosedur, spesifikasi dan
catatan.

Auditor harus mencari kesesuaian bukannya ketidaksesuaian.

Dalam mencari kesesuaian, mereka akan menemukan ketidaksesuaian. Apa
yang harus dilakukan oleh auditor adalah menentukan apakah ketidaksesuaian
itu merupakan suatu kesalahan kecil atau merupakan gejala dari ketidak
effektifan sistem mutu

Ingat : Audit tidak boleh mengubah pelaksanaan dari sesuatu yang diukur.
28
Segitiga Audit
Tanya
(Bertanyalah dengan efektif)

Periksa Amati
(Bukti-bukti yang sudah (Amati/Dengar/Simak)
dijelaskan Auditee)
29
 WAWANCARA
Orang-orang yang perlu diwawancara :
– Penanggung jawab
– Pelaksana

Hal-hal yang perlu diperhatikan:

• Berapa lama karyawan telah bekerja :
– karyawan baru: apakah pelatihan memadai?
– karyawan lama: apakah mengikuti aturan baru?
• Faktor psikologis
– “Apa yang membuat anda memenuhi syarat untuk melakukan
pekerjaan ini? “
Sebaliknya tanyalah : “ Syarat-syarat apa yang diperlukan bagi
seseorang untuk melakukan pekerjaan ini?”
– “Pelatihan apa yang anda miliki untuk melakukan pekerjaan ini?”
Sebaliknya tanyalah : “Bagaimana anda belajar melakukan pekerjaan
ini?” 30
 Ramah-tamah PROSEDUR WAWANCARA
(singkat)

* Perhatikan alur wawancara

Bertanya sesuai Ceklis
ceklis • jangan terlalu kaku dlm
Audit
mengikuti ceklis
• perhatikan jawaban
Ambil
sampel * Sampel utk bukti obyektif (random)

T
Sesuai? Ceklis * Catat hasil pd ceklis
Audit
(sesuai/tdk sesuai)
Y

T Repre- Tentukan akar * Tentukan ruang lingkup masalah,

sentatif? masalah minor/major
Y * Minta saran auditan (bila perlu)
T
Selesai?
Y * Pertimbangkan dampak thd
Konfirmasi Perlu mutu, sebelum penyelidikan
penyelidikan Y
hasil lebih lanjut
lanjut?
* Tuntaskan penyelidikan sebelum
Terima kasih melangkah ke hal baru
T

31
 WAWANCARA
 Bertanya (Tanyakan apa yang dilakukan)

Pertanyaan Terbuka
Memberikan kesempatan kepada auditan untuk menjelaskan dan membuat auditan lebih santai

Pertanyaan Investigasi
Kesempatan auditor untuk menanyakan lebih mendalam/detil mengenai topik tertentu dari
keterangan auditan

Pertanyaan Tertutup (Klarifikasi)

Kesempatan bagi auditor dan auditan untuk menyamakan persepsi

Pertanyaan Mengarahkan
Jenis pertanyaan yang harus dihindarkan sedapat mungkin

 Observasi (Lihat bagaimana auditan melakukannya)

 Periksa (Kesesuaian dengan apa yang diharuskan prosedur)

32
TEKNIK AUDITAN
YANG PERLU DIWASPADAI

1. Absen
2. Kasus khusus
3. Hambatan bahasa
4. Mengulur waktu
5. Pamer kekuatan
6. Amnesia

33
MEMBUAT SUASANA/AUDITAN
LEBIH SANTAI

 Gunakan tempat terbaik untuk wawancara

 Posisi duduk/berdiri sesuaikan dengan auditan
 Senyum secukupnya
 Berikan pujian untuk hal-hal yang sudah baik
 Gunakan humor secukupnya

34
HAL-HAL LAIN YANG PERLU
DIPERHATIKAN

 Hindari cara bertanya seperti interogasi

 Selalu objektif, tenang dan bersahabat
 Bicara dengan suara yang jelas
 Ingat nama auditan
 Dengar minimum 75% dari waktu audit
 Hindari pengajuan lebih dari satu
pertanyaan pada saat yang sama dan
pertanyaan menjebak/mengarahkan

35
 MEMILIH SAMPEL
• Auditor harus memilih sampel sendiri.
• Jumlah sampel yang diperlukan tergantung pada :
– Kritis/tidak suatu aktivitas
– Kemungkinan variasi perubahan
• Pedoman penentuan sampel (MIL-STD 105D Acceptable Quality Level)
1-15 :2 26-50 :5 91-150 : 13
16-25 :3 51-90 :8 >151 : 20
• Pilih sampel untuk data-data sbb:
– data yang “abnormal”, terdapat penggantian/coretan
– pertimbangkan saat dimana kesalahan mungkin terjadi, contoh:
• hari senin/sesudah liburan
• akhir pekan
• penggantian shift
• shift malam
• Perhatikan waktu yg diperlukan utk mengambil data - sebaiknya datangi tempat data
diarsip.

36
CATATAN PEMERIKSAAN - CONTOH
Nama Barang : Kertas HVS Supplier : PT Salah Terus
Jumlah : 27 Rim Tanggal : 29 Februari 1998

No. Kesim-
Spesifikasi Std Hasil Beda % Beda Keterangan
Sampel pulan
Berat 80 gr 1 75 5 -6.2% Ok
2 70 10 -10% OK
Ukuran 11’x8.5’ 1 14’x8.5’ 25.5 +27% OK Harga sama
2 9’x7’ 30.5 <-10% NG

Pedoman Pengambilan Sampel Manager QA

Jumlah Seluruh Sampel Min OK Jumlah Seluruh Sampel Min OK

<15 2 2 51 - 90 5 3
15 - 25 3 2 91 - 150 8 5
26 - 50 5 3 > 150 10% 6%
37
FAKTA atau REKAAN

Fakta : Sesuatu yang benar-benar terjadi.

Rekaan: Kesimpulan yang diambil dari suatu kejadian

Simak bacaan berikut ini dan identifikasi pernyataan-pernyataan

dibawah sebagai “fakta” atau “rekaan”
Kartika, seorang manajer pada PT. XYZ diundang untuk menghadiri
pertemuan marketing pada jam 08:00 di kantor Johanes untuk
membicarakan strategi tahun anggaran mendatang. Dalam perjalanan
menuju tempat pertemuan, manajer itu tertabrak sehingga luka-luka.
Ketika Johanes diberitahu mengenai kejadian tersebut, ambulan
sedang dalam perjalanan ke RSCM untuk difoto Rontgen. Johanes
menelpon rumah sakit untuk mencari informasi lebih lanjut tetapi tidak
ada seorangpun yang mengetahui mengenai Kartika. Ada
kemungkinan, ia menelepon ke rumah sakit yang salah.

38
FAKTA atau REKAAN (cont’d)

• Bapak Kartika diundang untuk menghadiri rapat

• Kartika adalah seorang manajer pemasaran
• Johanes mempunyai janji untuk bertemu dengan Kartika
• Agenda pertemuan adalah untuk membicarakan mengenai
strategy pemasaran dan anggaran
• Pertemuan dijadwalkan pada pukul 8:00 pagi
• Kecelakaan terjadi didepan kantor PT. XYZ
• Kartika dibawa ke RSCM untuk difoto Rontgen
• Personil RSCM tidak tahu menahu mengenai Kartika
• Johanes menelpon ke Rumah Sakit yang salah

39
BUKTI OBJEKTIF
• Informasi yang bisa dibuktikan kebenarannya berdasarkan fakta yang
diperoleh melalui pengamatan, pengukuran, pengujian atau cara-cara
lainnya (ISO 8402)

• Contoh bukti-bukti objektif

– kebijakan
– prosedur
– spesifikasi
– catatan
– pengamatan : memperhatikan seseorang yang melakukan suatu kegiatan

Bukti objektif harus cukup lengkap sehingga sampel dapat ditemukan

kembali (tidak ada keragu-raguan)
Baik auditan maupun auditor perlu menemukan bukti objektif yang ditemukan di
masa yang akan datang.
40
BUKTI OBJEKTIF
• Ingat : dalam ISO/QS 9000 tidak ada persyaratan yang
mengharuskan suatu perusahaan untuk membuktikan dengan bukti-
bukti dokumentasi bahwa semua persyaratan telah dipenuhi.

Sasaran kegiatan audit adalah untuk memperoleh keyakinan yang

cukup bahwa persyaratan standar dipenuhi, bukan untuk mencari
bukti dokumentasi pemenuhan 100% dari persyaratan tersebut.

• Desas-desus vs. kenyataan

• Desas-desus
• bukan merupakan bukti nyata
• adalah kabar angin, pembicaraan umum,
bukti bekas, hal-hal yang dikatakan tanpa
dibuktikan
• dapat mengarahkan auditor untuk
menyelidiki lebih lanjut adanya bukti objektif

41
TINJAUAN AUDIT
Jika kegiatan audit telah selesai, tim audit
harus mengadakan peninjauan tersendiri
atas penemuan-penemuan tersebut

• Diketuai oleh koordinator AMI

• Perbaiki jadual jika perlu
• Meninjau bukti, observasi dan perbedaan
• Menilai seberapa serius ketidaksesuaian yang ditemukan
• Masalah-masalah apa saja yang dihadapi selama audit
• Menentukan kegiatan penyelidikan lebih lanjut pada tanggal
berikutnya
• Tindakan lanjut :
– memperbaiki jadual audit untuk hari berikutnya
– memperbaiki dan/atau menperbaharui daftar periksa
42
PELAPORAN AUDIT

Klasifikasi
Penemuan Audit

Penulisan
Laporan Audit

Persiapan
Rapat Penutup

Rapat Penutup

43
 MELAPORKAN HASIL AUDIT
• Ketidaksesuaian adalah fakta yang didukung oleh bukti
objektif yang membuktikan kegagalan dalam memenuhi
persyaratan standar.
• Observasi adalah fakta yang ditunjang oleh bukti objektif yang
tidak membuktikan kegagalan dalam pemenuhan persyaratan
standar, namun mengurangi keefektifan sistem mutu.

Hasil Audit

Kesesuaian Observasi Ketidaksesuaian

Masalah yg Perbaikan Major Minor

dapat terjadi
44
KETIDAKSESUAIAN MINOR

Kegagalan dalam memenuhi satu OK

persyaratan dari satu pasal ISO 9001
atau dokumen referensi lainnya
atau
kegagalan dalam memenuhi satu
persyaratan dari prosedur perusahaan

45
KETIDAKSESUAIAN MAJOR

Absennya, atau kegagalan total, dari suatu

sistem dalam memenuhi persyaratan-
persyaratan dari satu pasal ISO 9001.

Beberapa ketidaksesuaian minor terhadap

satu pasal dapat merupakan kegagalan
total dari suatu sistem sehingga dapat
disebut ketidaksesuaian major.

46
Kunci Penulisan
Laporan Audit
Isi Temuan audit harus mencakup :
– Problem yang ditemui
– Lokasi Ketidak-sesuaian ditemukan
– Objective evidence/Bukti Nyata yang mendukung
Kesesuaian/Ketidak-sesuaian
– Requirements/Persyaratan yang berhubungan
dengan Kesesuaian/Ketidak-sesuaian itu

47
Klasifikasi Temuan Audit
Ketidaksesuaia
Kesesuaian Observasi
n

Problem

Lokasi
Obj.
Evidence /
Requiremen
ts
/
48
 RAPAT PENUTUP

• Bagian apa yang diaudit

• Penilaian sistem berdasarkan hasil audit
• Jumlah ketidaksesuaian/penemuan dan
observasi yang ditemukan
• Penemuan major
• Penemuan minor
• Terima Kasih pada Auditan
• Komentar/Pengarahan dari Manajemen
• Konfirmasi Kegiatan Tindak Lanjut (dpt dilakukan oleh Wakil
Manajemen)

Ingat : jika berbicara dengan pihak managemen tingkat atas,

jangan berbelit-belit dan membicarakan hal-hal yang tidak relevan.

49
TINDAK LANJUT AUDIT

Identifikasi Akar Masalah

Identifikasi Tindakan Koreksi

Pelaksanaan Tindakan Koreksi

Verifikasi

50
 TINDAK LANJUT AUDIT
Auditor menyerahkan
laporan audit

Auditan
melakukan tindakan
koreksi/pencegahan Verifikasi:
Auditor - audit khusus
verifikasi efektifitas
- audit berikut

T
efektif?

Y Remember:
Masalah Audtor “Continous Correcting is not
melengkapi Continous Improvements”
laporan
51
 TINDAKAN KOREKSI DAN
PENCEGAHAN
1. Mempelajari hasil audit
2. Menentukan tindakan perbaikan langsung
3. Mengidentifikasi masalah yang memerlukan tindakan
pencegahan - koordinasi dengan Wakil Manajemen (bila
perlu)
4. Mengumpulkan masukan mengenai kemungkinan penyebab
5. Mengumpulkan dan menganalisa data
6. Menentukan tindakan koreksi (yang mencegah terulangnya
kembali masalah)
7. Melaksanakan tindakan koreksi - tepat waktu
8. Mengawasi hasil
9. Bila tidak efektif, ulang mulai #4
10. Melaporkan hasil

Satu kali = “insiden”, dua kali = “kebetulan”, tiga kali = “sistem” 52

AUDIT VERIFIKASI

• Tindakan telah dilaksanakan secara efektif?

– Staf terkait telah mendapat pengarahan mengenai perubahan yang
terjadi
– Dokumen (QM, SOP, WI, Uraian Tugas) dan catatan mutu terkait telah
disesuaikan?
– Apabila kesalahan mempengaruhi pelanggan, pelanggan telah
diinformasikan?
– Apakah perubahan telah diikuti secara konsisten?

• Tindakan efektif dalam mencapai tujuan?

– catat di keterangan apabila verifikasi belum bisa dilakukan, untuk
ditindaklanjuti pada audit berikut

53
 KEGAGALAN PROGRAM AMI

• Masalah tidak diselidiki secara tuntas oleh auditor

• Masalah tidak dikomunikasikan secara efektif kepada auditan
• Auditan tidak memahami proses tindakan koreksi
• Tindakan koreksi tidak menyelesaikan akar permasalahan
• Tindakan koreksi tidak diverifikasi oleh auditor

54
Persiapan Live Audit
• Perusahaan sediakan kamera video atau kamera
• Tentukan Proses atau Departemen yang akan di audit
• Konfirmasi Jadwal audit
• Bentuk Tim audit ( 2-3 orang )
• Dapatkan Dokumen Sistem & Pelajari
• Persiapkan :
– Rencana audit
– Agenda Rapat Pembukaan & Penutupan
– Checklist
– Agenda Rapat Penutupan
– Formulir Laporan audit
– Standar yang dipakai
– Perlengkapan audit ( clipboard, draft, ballpoint dll )
• Laksanakan audit ini dengan seprofesional mungkin
• Ikuti Siklus audit sesuai sesi-sesi sebelumnya
• Minta masukan dari tutor setelah selesai live audit
55
Thank You
56