Teknik Audit SMK3

Wahyu Wijanarko
 Definisi Audit
• “Proses yang sistematik, independen dan
terdokumentasi untuk memperoleh bukti
audit dan mengevaluasinya secara
obyektif untuk menentukan sampai
sejauh mana kriteria audit dipenuhi”
(SNI 19-19011-2005)

2
 Definisi Audit
1. Pengujian/evaluasi yang sistematis [tidak berbelit-
belit].
2. Ada acuan/kriteria untuk pelaksanaannya.
3. Memperoleh bukti-bukti dan mengevaluasinya
sesuai butir 2.
4. Hasilnya suatu keputusan apakah bukti-bukti
hasil audit sesuai acuan/kriteria audit.

3
 Definisi lain yang terkait
Program Audit : Seperangkat audit atau lebih yang
direncanakan dalam jangka waktu tertentu dan diarahkan
untuk maksud tertentu
Rencana Audit: Uraian kegiatan dan pengaturan untuk audit
Kriteria audit : Seperangkat kebijakan, prosedur atau
persyaratan yang digunakan sebagai bahan rujukan dalam
pelaksanaan audit
Bukti audit : informasi yang dapat diverifikasi, dapat berupa
rekaman atau pernyataan atas fakta berdasarkan wawancara,
pengamatan kegiatan atau kondisi, pengukuran, pengujian dan
lain-lain
4
 Definisi lain yang terkait
Temuan audit : hasil evaluasi atas bukti audit yang
terkumpul dibandingkan dengan kriteria audit
Kesimpulan audit : hasil audit dari tim audit setelah
mempertimbangkan temuan-temuan audit dan tujuan audit.
Klien : pihak yang memerintahkan dilakukannya audit
Auditee : pihak yang diaudit
Auditor : pihak yang melakukan audit

5
 Pihak Lain yang terkait dalam AUDIT
PROGRAM AUDIT
KLIEN AUDITEE

AUDIT TEMUAN AUDIT

KRITERIA AUDIT
TIM AUDIT
BUKTI-BUKTI AUDIT T

TENAGA AHLI AUDITOR

*)tergantung kebutuhan KESIMPULAN AUDI 6 T
 KLIEN
(Pemberi perintah
audit)

AUDITEE (pihak yang di audit)

AUDITOR
(Pelaksana
7 audit)
TANGGUNG JAWAB PIHAK TERKAIT

Menyediakan informasi/data

Penentuan tujuan
dan kriteria audit

Penentuan Pelaksanaa
lingkup audit n audit

Laporan audit 8
 OSH. Mgt. Manual
OSH
Requirements
Policy conformance
Objectives &
Targets Mgt.
Review

Programs

System Procedures Opr’l Resource

Procedures s
Work Instructions & Forms

Implementation
Monitoring &
measurement
Recor
ds

Record
s 9
PERSYARATAN DOKUMENTASI YANG DIBUTUHKAN
• Manual SMK3
• Prosedur Identifikasi Potensi Bahaya, Penilaian dan pengendalian Resiko
• Prosedur Komunikasi dan Konsultasi
• Prosedur Perancangan atau perancangan ulang
• Prosedur Pengendalian Dokumen dan Catatan
• Prosedur Audit Internal
• Prosedur tinjauan manajemen
• Prosedur Pelaporan Insiden & investigasi (kecelakaan kerja, Penyakit akibat kerja dan
nearmiss) Manual
•Prosedur Pembelian, seleksi dan evaluasi
Vendor/subkontraktor
Prosedur
•Prosedur Seleksi dan Penempatan Standa
•Prosedur Pelatihan Instruks
r i Kerja
•Prosedur Tindakan Koreksi dan Pencegahan
Recor
•Prosedur Pemeliharaan (mencakup Tag Out dan Lock d
Out)
•Prosedur Ijin Kerja Siste
•Prosedur Tanggap darurat m
•Prosedur Pemantauan dan Pengukuran (mencakup inspeksi, pemantauan kesehatan,
pemManatanuaanjelimngkeunngankerja, Sasaran & Program, Frekuensi rate (FR) dan Severity Rate, Ill Health Rate
dan kalibrasi)
•Prosedur Identifikasi peraturan perundangan dan evaluasi kepatuhan
1
•Prosedur Pengelolaan material termasuk B3 dan limbah (mencakup penyimpanan, pemindahan, 0
pencegahan terhadap kerusakan, tumpahan dan kebocoran serta pembuangan limbah secara aman)
 Pembuatan Checklist
• Mengacu pada tujuan dan kriteria audit serta
hal-hal lain yang terkait.
•Checklist bertujuan untuk memandu dalam
mendapatkan bukti-bukti audit
•“Keyword” dalam pembuatan checklist:
• Teliti
• Dalam
• Menyeluruh
•Sebaiknya format checklist dibakukan
11
 Contoh Isi Ceklist
• Apa sasaran K3 area yang akan diaudit ?
• Apa action plan K3 area tersebut guna
mencapai sasaran yang ditetapkan ?
• Bagaimana alur prosesnya ? Dan apa out put
mereka ?
• Sumber daya apa yang dibutuhkan agar
proses berjalan sesuai rencana ?
• Di mana tahapan terpenting dari proses
tersebut ?
12
PEMBUATAN CHECKLIST YANG MEMADAI
BERARTI KITA TELAH MENYELESAIKAN
SEPARUH DARI PELAKSANAAN AUDIT DAN
AUDITOR MENJADI LEBIH PERCAYA DIRI

13
 Persiapan Audit
Rencana Audit
Dibuat oleh Ketua Tim audit dan berisi:
• Nama dan peran tim audit
• Tujuan, Ruang lingkup dan kriteria audit
• Agenda pelaksanaan audit dalam kerangka
waktu
• Rencana audit harus sinkron dengan checklist
yang telah dibuat

14
 Contoh Rencana Audit
Tim audit: Beckham (Ketua Tim) ; Roberto (Anggota)
Periode/ Tanggal Audit : 21-24 November 2010
Tujuan Audit:
• Mengevaluasi efektifitas penerapan & pemeliharaan SMK3
• Mengevaluasi pencapaian kinerja produk dan proses berdasarkan
rencana/target yang telah ditetapkan
•Mengidentifikasi adanya peluang-peluang penyempurnaan
Ruang lingkup Audit: Aktivitas dan proses di area Produksi
Tekstil Kriteria Audit:
• Prosedur-prosedur………… ; Instruksi kerja ………………
• Kebijakan dan sasaran mutu, lingkungan, K3
• Permenaker 05 tahun 1996 lampiran II
Jadwal audit:
08.00-08.30 Rapat Pembukaan (B&R)
08.30-09.30 evaluasi sasaran K3 (B&R)
09.00-12.00 perencanaan (HIRAC) (B&R) 15
……………………..dst
 Contoh Rencana Audit
Date Audit Audit Criteria SMK3 Auditor(s)

Location

21 MR • Kebijakan LK3 1.1 Beckham

Nov
2010

• Risk assessment 2.1.1&6.1.1&9.1.2

• Environmental Aspect

• Legal requirements 6.5.3 & 12.5.1

2.1 Roberto
• Objective,
Target,
Program

22 Purchasing • Operational 5.1; 5.2;5.3 Beckam

Nov 2010 dept. Control/pembeli
an 16
 Pelaksanaan Audit
sajikan temuan audit dan pengamatan audit

 diskusikan temuan-temuan yang signifikan
Rapat
penutupan

Dokumentasikan dan
evaluasi temuan
audit
uji dokumen, data, dan catatan mutu
Mengumpulkan 
 wawancara
bukti  pengamatan kegiatan dan kondisi

 perkenalkan anggota tim audit

Rapat  jelaskan lingkup, tujuan dan rencana audit

pembukaan 
 jelaskan metoda dan prosedur audit
konfirmasi ketersediaan dokumen dan sumber
daya
 konfirmasi kunjungan dan wawancara
17
 Memperoleh Bukti
• Kumpulkan bukti yang cukup untuk
menentukan apakah kriteria audit sudah
dipenuhi
• Bukti dapat diperoleh dari
– pengujian dokumen
– wawancara
– pengamatan kegiatan dan kondisi
Kumpulkan Analisa Interpretasikan Dokumentasikan

18
 Sumber-sumber bukti audit

Wawancar
a
Teknik Pengamatan
audit kegiatan

Dokumentas
i

Rekaman-rekaman Pengamatan
(records) kondisi 19
 Teknik Wawancara (1)
• Klarifikasikan apa yang sudah dicatat dalam checklist
dengan pertanyaan terbuka agar auditee leluasa
berbicara dan memberi informasi
• Jangan membuat auditee “merasa bersalah”
• Hindari
– Pertanyaan dengan jawaban “Ya/Tidak”
– Pertanyaan yang memojokan
– Berbagai pertanyaan dilontarkan sekaligus
• Ikuti alur urutan pertanyaan untuk menemukan apakah
yang diwawancara benar-benar memahami
topik yang
2
dibahas 0
 Teknik Wawancara (2)
• Pastikan semua bukti-bukti audit yang ingin didapat
sudah ditanyakan dan Catat hal-hal penting hasil
wawancara lalu bandingkan dengan kriteria audit
• Klarifikasi kembali dengan personil yang
diwawancara apabila ada ketidaksesuaian.
• Jangan menyebutkan nama personil yang
diwawancara pada laporan audit (kecuali untuk hal-
hal tertentu dan bukan bertujuan untuk
menyalahkan).

21
 Mengajukan Pertanyaan
• Apa respon yang akan kita dapatkan dari
dua pertanyaan berikut:
– Apakah Saudara memeriksa barang yang tersimpan
setiap 30 hari seperti yang dinyatakan dalam Prosedur ?
– Tolong ceritakan apa yang menjadi tanggung jawab
anda guna memastikan bahan baku yang tersimpan
selalu siap untuk kegiatan produksi ?

22
 Tips Wawancara
• Tepat waktu sesuai agenda, namun biarkan
pembicaraan mengalir
• Catat semua hasil wawancara
• Klarifikasi kembali dengan personil yang
diwawancara sebelum meninggalkan tempat
• Membuat janji bila diperlukan memperoleh
informasi lebih jauh
INGAT !!! .…...
• Auditor tidak mengaudit personil
• Jangan menguji kemampuan personil
• Jangan pernah menyalahkan auditee
23
 Teknis Pemeriksaan Dokumen
• Dokumen adalah informasi dan media
pendukungnya
• Dapatkan kepastian mengenai jenis dokumen-
dokumen yang digunakan oleh auditee, misalnya:
– Prosedur dan instruksi kerja
– Peta Proses
– Manual-manual
– Referensi-referensi
– Daftar-daftar

24
 Teknis Pemeriksaan Dokumen
• Perhatikan :
– Status pengendalian dokumen (revisi, pengesahan,
pendistribusiannya dll_Pelajari Klausul berkaitan dengan
pengendalian dokumen)
– Keterkatian antar dokumen (misalnya dengan
formulir-formulir yang digunakan)
– Relevansinya dengan kompetensi personel
pelaksana pekerjaan
– Relevansinya dengan sasaran mutu atau kinerja
produk, proses dan kepuasan pelanggan
– Nilai tambah aktivitas setiap tahapan kegiatan.
25
 Hasil yang diharapkan dari
Pemeriksaan Dokumen
1. Memastikan atas status dan efektifitas
pengendalian dokumen
2. Memastikan hubungan antar dokumen-
dokumen yang terkait
3. Memastikan pemenuhan persyaratan
standar SMK3

26
 Rekaman / Record

• “Dokumen yang menyatakan hasil yang

dicapai atau memberikan bukti pelaksanaan
suatu kegiatan”
• Pengendalian rekaman harus sesuai dengan
persyaratan kriteria SMK3 yaitu 10.1.1

27
 Teknis Verifikasi Rekaman
• Pastikan pengendalian rekaman sesuai dengan
SMK3 kriteria 10.1.1
• Hasil wawancara dan dokumentasi SMMLK3
biasanya dijadikan kriteria audit dalam
memverifikasi rekaman.
• Contoh-contoh rekaman:
– Risalah rapat
– Catatan kompetensi karyawan
– Laporan-laporan verifikasi, pemantauan,
pengukuran, pengesahan, perbaikan dll
28
 Teknis Memverifikasi Rekaman
• Ketahui status rekaman, yang meliputi:
– Personal yang terlibat dalam suatu rekaman
(misalnya pembuat, yang mengesahkan, yang
menindaklanjuti dll)
– Cara mengisi/membuatnya
– Kriteria-kriteria/acuan yang dipakai untuk
pengesahan atau tindakan lainnya (bila ada)
– Volume rekaman dalam satuan waktu tertentu
• Ambil sampel yang memadai sesuai dengan volume
dan tingkat kritis rekaman yang di audit.

29
 Teknis Memverifikasi Rekaman
• Verifikasi sampel rekaman sesuai dengan
ketentuan yang berlaku
• Telusuri dan mintakan buktinya, bila rekaman
menunjukkan diperlukannya suatu tindak
lanjut tertentu (misalnya dari risalah rapat)
• Catat dan klarifikasikan bila diketemukan
ketidaksesuaian atau kejanggalan

30
 Hasil yang diharapkan dari Verifikasi
1. Didapatnya bukti-bukti objektif atas suatu
aktifitas yang dilakukan oleh auditee
2. Pemastian efektifitas penerapan dan
pemeliharaan sistem manajemen K3
3. Pemastian atas status pencapaian suatu rencana
dan sasaran-sasaran K3 yang telah ditetapkan

31
 Teknik Pengamatan
• Amati area yang diaudit
• Lihatlah melebihi dari yang
ditunjukkan
• Periksa pintu-pintu yang terkunci
• Amati detil peralatan yang digunakan
• Amati Tumpukan barang-barang
• Tempat menyimpan rekaman
• Area terpencil
• Pelaksanaan pekerjaan 32
 Pengamatan Fasilitas

ִ Peralatan yang
– Penanganan bahan digunakan
baku ִ Alat ukur
– Tata letak penyimpanan ִ Tanda dan Label
– Housekeeping ִ Keselamatan kerja
– Penanganan produk ִ Kegiatan operator
– status inspeksi ִ Lingkungan kerja
ִ Dan lain-lain

33
 Teknik Mengamati
• Catat dan klarifikasikan saat itu juga,
begitu ditemukan kejanggalan atau
ketidaksesuai atau peluang adanya
perbaikan
• Gunakan semua indra anda untuk
mencari peluang perbaikan…….

34
Teknik Mengamati

35
 SICS – Sucofindo International

Hasil yang diharapkan dari

Pengamatan

• Didapatnya bukti-bukti
kesesuaian/ketidaksesuaian antara
pernyataan (baik lisan maupun
tulisan) dengan kondisi sebenarnya.
• Pemastian atas kinerja sumber daya
yang digunakan

36
 Evaluasi Bukti-bukti audit
• Evaluasi semua bukti-bukti audit yang didapat
guna memastikan pemenuhan atas kriteria audit
• Dokumentasikan temuan audit dengan jelas
• Setiap temuan harus ada bukti-bukti objektifnya
• Identifikasi pula kekuatan-kekuatan dari area yang
di audit [jangan hanya ketidak-sesuaiannya saja
!!!]

38
 Temuan Audit
• Kesesuaian – segala sesuatu dengan
berjalan efektif
• Ketidaksesuaian - bila suatu aktivitas
atau proses tidak sesuai dengan
kriteria audit
• Observasi - Saran-saran yang dapat
memberikan peluang adanya
penyempurnaan sistem, aktivitas, proses
39
atau pun produk.
 Ketidaksesuaian “ MAYOR “
Memerlukan TINDAKAN PERBAIKAN SEGERA.
Temuan ini menimbulkan atau dapat menimbulkan
ancaman segera dan langsung terhadap Efektifitas
SMK3, dapat menimbulkan Fatality atau merusak
property contoh :
 Timbulnya kecelakaan kerja yang bersifat fatality
 Terdapat potensi kebakaran di tempat kerja

40
 Ketidaksesuaian “ MINOR “
Kekurangan yang umumnya bersifat
administratif, yang menyebabkan
penyimpangan sementara atau lebih banyak
disebabkan karena ‘human error’,
 Rekaman lupa ditandatangani oleh orang yang
berwenang dan tetapi hanya terjadi untuk
periode yan tidak berurutan atau hanya beberapa
kali saja
 Beberapa rekaman pelatihan karyawan tidak
lengkap
41
 Penyampaian Temuan Audit
• Harus jelas mengenai apa yang dimaksudkan
• Jelaskan mengapa temuan tsb menjadi
masalah
• Sebutkan sumber informasi
• Sampaikan skala masalah dengan tepat
• Hindari penggunaan kata yang “emosional”
• Laporan audit harus menunjukkan BUKTI
yang menyebabkan terjadinya temuan

42
 Contoh Penulisan
Ketidaksesuaian
Buruk Lebih Baik
Jelaskan Risalah hasil "Risalah tinjauan kontrak untuk Subkontraktor PT. ABC
maksud anda tinjauan kontrak berkaitan dengan penyediaan pelayanan Kesehatan tidak
tidak didistribusikan ke bagian terkait seperti yang disyaratkan dalam
didistribuskan. prosedur No.123 rev.2 butir 4.2."

Sebutkan Terjadi kecelakaan Terjadi kecelakaan kerja kaki tertimpa plat baja pada tanggal 25
sumber kerja terjatuh dari Januari 2010 dilokasi workshop akibat tidak menggunakan safety
informasi ketinggian shoes namun belum dilakukan investigasi sesuai Pro. 256 rev.2

Sampaikan Beberapa drum 8 dari 20 drum di area penyimpanan bahan baku tidak diberi
skala masalah tidak diberi label label B3 sesuai Prosedur No. 7865 rev.1
dengan tepat

Hindari Inspektor di bagian Berdasarkan catatan personel di bagian SDM, ditemukan bahwa 3
pernyataa pemasangan inspektor yang bertugas di bagian pemasangan scalfolding tidak
n Scalfolding tidak sesuai dengan kualifikasi yang telah ditetapkan pada prosedur
"emosiona kompeten.. No.999 rev. 1.
l"

43
 Laporan Tim Audit
• Ketua tim audit harus membuat laporan
audit yang berisi:
– Waktu pelaksanaan dan tim audit
– Ruang lingkup audit
– Tujuan dan kriteria audit
– Temuan audit
– Kesimpulan & Rekomendasi hasil audit
• Laporan audit didistribusikan kepada
auditee dan Klien
44
 Laporan Penutup
• Pada akhir audit akan dilakukan penutupan,
agendanya:
– Presentasi temuan dan observasi serta peluang
untuk perbaikan berdasarkan bukti- bukti audit
– Diskusikan setiap isu/temuan (selesaikan jika
mungkin)
– Diskusikan setiap rekomendasi tindakan
perbaikan
– Tetapkan batas waktu untuk melakukan
tindakan perbaikan

45
Setelah
audit…….

46
 Tindak Lanjut
• Auditee harus melakukan tindakan perbaikan
atas ketidaksesuaian yang ditemukan sesuai
jangka waktu yang telah disepakati.

• Pelaksanaan tindakan perbaikan sebaiknya

mengacu pada prosedur tindakan perbaikan
yang berlaku
(SMK3 kriteria 11.1.4)

47
 Verifikasi Klien

• Bertanggung jawab memantau

penyelesaian ketidaksesuaian
sesuai batas waktu yang ditetapkan

• Tugaskan auditor untuk memverifikasi

tindakan perbaikan yang dilakukan auditee

48
 Verifikasi Klien
• Verifikasi proses investigasi yang dilakukan auditee,
pastikan investigasi benar-benar sampai pada akar
permasalahan.
• Pastikan tindakan perbaikan telah berjalan dengan
efektif (dapatkan bukti-buktinya)
• Apabila tindakan perbaikan belum berjalan dengan
efektif, buat ketidaksesuaian baru

49
 Laporan Manajemen Hasil Audit

Dibuat oleh KLIEN, berisi:

•Kesimpulan hasil audit dari seluruh tim audit
•Perbandingan dengan hasil audit terdahulu
•Rekomendasi atau saran-saran
• Laporan ini dapat dijadikan masukan oleh
pimpinan puncak dan pihak manajemen
terkait lainnya sebagai masukan untuk
proses penyempurnaan yang
berkesinambungan (Kriteria SMK3 1.3.1 )
50
 Indikator Keberhasilan
Audit Internal
1. Pelaksanaan sesuai program
2. Memberikan perspektif atas kekuatan
dan kelemahan SMK3
3. Maraknya proyek-proyek perbaikan

51
JADI INTERNAL
AUDITOR

SIAP !……………...

52
 Tingkat Penerapan audit SMK3

9 Elemen 64 Kriteria Perusahaan kecil / risiko rendah

11 Elemen 122 Kriteria Perusahaan sedang/risiko sedang

12 Elemen 166 Kriteria Perusahaan besar/risiko tinggi

Pencapaian hasil audit SMK3

85 – 100 % Sertifikat dan Bendera Emas

60 – 84 % Sertifikat dan Bendera Perak

0 – 59 % Tindakan Hukum

* Temuan “ Major “ Tidak 5

Mendapatkan sertifikat 4
Thank You
MY SAFETY JOURNEY
WAHYU WIJANARKO
Health, Safety, Security and Environment