Melaksanakan

Audit/Inspeksi/ • Normative Ref:

Asesmen • Panduan Inspeksi Sistem
Keamanan Pangan Manajemen Mutu ISO 19011-
03 / SNI 19-19011-2005
• CAC/RCP1-1969-rev5 2020
• ISO 22000:2018
SKKNI: C.100000.018.02
 Deskripsi Unit
Kode unit: • Unit ini menjelaskan penerapan prinsip
C.100000.018.02 pelaksanaan audit/inspeksi/asesmen
Melaksanakan keamanan pangan berdasarkan SNI-
Asesmen 19-19011-2018 tentang Panduan Audit
Sistem Manajemen Mutu
Keamanan Pangan
 • Relevansi: semua industri pangan
seharusnya memiliki Prosedur Kerja
untuk melaksanakan program audit/
inspeksi/asesmen keamanan pangan
Relevansi
dan Manfaat • Manfaat dari unit ini adalah
memberikan percaya diri para
karyawan industri pangan untuk
melaksanakan program
audit/inspeksi/asesmen keamanan
pangan
 Untuk mendemonstrasikan unit
ini, peserta harus dapat

Penting !! memberikan bukti:

• Melaksanakan asesmen
keamanan pangan sebanyak
3 kali.
TIU: MELAKSANAKAN PROGRAM AUDIT/INSPEKSI/ASESMEN
KEAMANAN PANGAN
Tujuan Instruksional Khusus (TIK), peserta mampu:
1. Menginisiasi audit/inspeksi/ asesmen Menerapkan program
audit/inspeksi/ asesmen keamanan pangan
2. Melaksanakan tinjauan dokmen
3. Mempersiapkan untuk audit/inspeksi/asesmen lapang
4. Melaksanakan audit/inspeksi/asesmen lapang
5. Menyiapkan, mengesahkan, dan menyampaikan laporan
audit/inspeksi/asesmen
6. Menyelesaikan audit/inspeksi/asesmen
7. Melaksanakan tindak lanjut
TP1. MENGINISIASI AUDIT/INSPEKSI/ASESMEN
1. Surat penunjukkan tim audit/inspeksi/asesmen
diidentifikasi.
2. Tujuan, lingkup dan kriteria asesmen ditetapkan.
3. Fisibilitas audit/inspeksi/asesmen ditetapkan.
4. Tim audit/inspeksi/asesmen dibentuk sesuai
kebutuhan.
5. Kontak dengan asesi dilakukan.
 Tim Asesmen: Kualifikasi dan status
dalam tim
Surat
penunjukkan Tujuan, lingkup dan kriteria asesmen

Tim Asesmen Fisibilitas asesmen

Tim asesmen terbentuk sesuai

kebutuhan

Kontak asesi
 Gap Assessment

Tujuan, qTUJUAN
Pra-validasi
Validasi
lingkup dan Audit internal
Audit sertifikasi
kriteria Surveilan
FOODS MANUFACTURED /

asesmen qLINGKUP
PRODUCED ON SITE
COOKED PRODUCTS
(KATEGORI COOKED PRODUCTS INTENDED
FOR FURTHER TREATMENT
PROSES) BEFORE EATING
SMOKED OR CURED MEATS
qKRITERIA •
•
CAC/RCP1-1969-rev5 2020
CPPB IRT
(ACUAN) • DLL
 Manajer QA, Manajemen
Kontak asesi representatif, atau Petugas
QA yang diidentifikasi.

Konfirmasi inspeksi:
• Penugasan,
• Jadwal waktu,
• Persetujuan tim inspekstor.
 • Membentuk saluran komunikasi dengan
perwakilan asesi;
• Mengkonfirmasikan kewenangan untuk
melaksanakan inspeksi;

KONTAK AWAL • Memberikan informasi tentang waktu dan

komposisi Tim inspeksi yang diusulkan;
DENGAN ASESI • Meminta akses terhadap dokumen yang
sesuai, termasuk rekaman;
• Menentukan aturan keselamatan yg berlaku
dilapangan
• Membuat pengaturan untuk pelaksanaan
inspeksi, dan
• Menyepakati kehadiran pemantau dan
kebutuhan pemandu untuk Tim inspeksi
 a. Nama Organisasi
b. Tanggal Permohonan
c. Jenis Asesmen
d. Jenis Produk atau Jasa
e. Tujuan inspeksi
PENENTUAN f.
g.
Surat Permintaan inspeksi
Ruang Lingkup inspeksi
KELAYAKAN h. Jadwal Waktu inspeksi
INSPEKSI j. Kelengkapan Persyaratan
Administrasi
k. Kesiapan Sarana Transportasi dan
Akomodasi
l. Kesimpulan Kelayakan inspeksi 11
 LATIHAN 1
Menginisiasi inspeksi
TP 2. Melaksanakan tinjauan
dokumen
• Tinjauan dokumen sistem manajemen yang
sesuai, termasuk rekaman, dan penentuan
kecukupannya terhadap kriteria audit dilakukan.
• Untuk menentukan kesesuaian sistem dengan
kriteria inspeksi,
• inspektor boleh melakukan on-site visit
• Bila dokumentasi belum memenuhi
persyaratan, Team Leader menginformasikan
hal tersebut ke asesi.
• Penyiapan rencana inspeksi
• Penugasan tim inspeksi
• Penyiapan dokumen kerja
 LATIHAN 2
Meninjau Dokumen:
GMP dan HACCP
TP3. 1. Komunikasi dengan auditi dilakukan.
Mempersiapkan 2. Rencana audit disiapkan.
untuk asesmen 3. Penugasan tim audit dibuat.

lapang 4. Dokumen kerja disiapkan.

Konfirmasi
Asesmen
• Waktu dan tempat yang
dibutuhkan
• Tujuan dan Ruang Lingkup
• Dokumen Standar inspeksi dan
reference
• Surat penugasan Tim
• Personel kunci asesi
• Ketersediaan sarana pendukung
• Tahap/alat/metode yang akan
diobservasi 16
RENCANA/JADWAL INSPEKSI
• Tujuan,
• Lingkup,
• Kriteria Inspeksi
• Tanggal dan Lokasi Kegiatan
On-Site inspection
• Waktu dan Durasi inspeksi
• Peran dan Tanggung Jawab
Anggota Tim inspeksi
• Alokasi Sumber Daya yang
Sesuai untuk Bidang
inspeksi yang Kritis
This Photo by Unknown Author is licensed under CC BY-NC
RENCANA/JADWAL INSPEKSI
Rencana inspeksi untuk Perusahaan “ZZZ”
Tanggal : 29 Maret 2013 Lead Asesor : Bhaskara
Tempat : Pabrik I “ZZZ” Lingkup asesmen : Produksi
Standar asesmen : CPPB IRT

Asesor 1 Asesor 2
09.00 – 09.15 Opening Meeting
09.15 – 10.00 Managing Director Tim HACCP
10.00 – 11.00 Desain dan Pengembangan Sales dan Marketing
11.00 – 12.00 Rencana Produksi Purchasing
12.00 – 13.00 Makan siang
13.00 – 14.00 Produksi 1 IQA
14.00 – 15.00 Produksi 2 Laboratorium
15.00 – 16.00 Maintenance Warehouse
16.00 – 16.30 Persiapan Pelaporan
16.30 – 17.00 Closing Meeting
 PENUGASAN TIM INSPEKSI
Tugas Lead Inspector
§ Merencanakan inspeksi serta menggunakan
Sumber Daya secara efektif
§ Komunikasi dengan asesi
§ Mengelola dan mengarahkan anggota Tim inspeksi
§ Memimpin inspeksi
§ Mencegah dan memecahkan masalah
§ Menyiapkan dan menyelesaikan Laporan inspeksi
PENUGASAN TIM INSPEKSI
Tugas Inspector
• Kompeten dalam melakukan inspeksi
• Mempersiapkan Chesklist
• Melaksanakan Rencana inspeksi
• Berkomunikasi dengan asesi dan Tim inspeksi
• Mencatat dan melaporkan Observasi secara jelas
• Menjaga Dokumen inspeksi
• Mematuhi Peraturan
• Menjaga kerahasiaan
PENYIAPAN DOKUMEN KERJA
• Daftar periksa dan rencana sampling
inspeksi, dan
• Formulir-formulir untuk merekam
informasi (seperti bukti pendukung,
temuan inspeksi dan rekaman rapat,
rekaman menjaga kerahasiaan)
Menyiapkan Dokumen Kerja – Check List
Fungsi:
Alat bantu
Daftar pertanyaan kunci
Daftar rujukan
Pengingat waktu
Sediakan ruang untuk mencatat
Bahan untuk membuat laporan

22
LATIHAN 3

Siapkan:
• Agenda inspeksi
• Surat Penugasan (FR.PLK 01)
• Dokumen kerja inspeksi
 • Rapat pembukaan dilakukan sesuai dengan ISO 19011.
• Komunikasi selama audit dilakukan dengan tim auditor.
• Peran dan tanggung jawab pemandu dan pengamat
TP4. ditetapkan.
• Pengumpulan dan verifikasi informasi dilakukan.
Melaksanakan • Hasil asesmen disesuaikan dengan ruang lingkup
asesmen asesmen.
• Perumusan temuan audit disesuaikan dengan PLOR.
lapang • Kesimpulan audit berupa LKS, ringkasan LKS dan
permintaan rencana tindakan koreksi (CAR=Corrective
Action Request) diidentifikasi.
• Umpan balik terhadap hasil audit didapatkan dari
auditi/asesi.
• Hasil audit/inspeksi/asesmen disepakati dengan
auditi/asesi
• Rapat penutupan dilakukan sesuai ISO 19011.
PELAKSANAAN KEGIATAN INSPEKSI LAPANGAN
Pertemuan Awal
Pertemuan Tim
Konfirmasi
Pre-Requisite
Penyusunan
Konfirmasi Lap. Ringkas
CPPB IRT Plan

Observasi Pertemuan
Lapangan Penutupan

Konfirmasi
Temuan Lapang

25
PELAKSANAAN KEGIATAN INSPEKSI LAPANGAN
Opening Meeting
Perkenalan Tim inspektor dan asesi
Konfirmasi Tujuan, Lingkup,
Konfirmasi Standar/Kriteria inspeksi
Konfirmasi jadwal inspeksi jam kerja, pertemuan akhir
Penandatangan Hasil inspeksi
Penjelasan Metode inspeksi dan penjelasan proses inspeksi
Konfirmasi komunikasi
Observasi dan ketersediaan dokumen dan rekaman
Konfirmasi isu-isu utama
Konfirmasi kesehatan dan keselamatan Tim
Konfirmasi sumber daya dan fasilitas yang diperlukan
Penjelasan Metode pelaporan: Tingkat NC
Pernyataan inspektor menjamin kerahasiaan asesi
26
Undang asesi untuk memberikan penjelasan tentang aktivitas bisnis dan beri kesempatan untuk bertanya
Penghentian inspeksi
Sistem tidak dibuat,
Sistem tidak operasional,
Tidak tersedia penandatangan hasil inspeksi,
Ada tekanan,
Adanya korupsi/suap untuk mempengaruhi
hasil inspeksi,
Adanya conflict of interest,
Membahayakan inspektor

27
Hak-Hak Asesi
q Untuk dihormati atas kemampuannya,
q Ditanya secara fair dan didengarkan,
q Mendapatkan kesempatan menjelaskan, menunjukkan
dan berubah pikiran,
q Tidak dibentak,
q Diases hanya dalam ruang lingkup,
q Tidak dijebak untuk menjawab,
q Mencatat,
q Mengecek dengan Supervisor
28
 Metode Pengumpulan
Informasi

• Wawancara
• Open question (5W,1H)
• Usahakan lawan bicara tidak tegang
• Mendengarkan
• Observasi kegiatan
• Meninjau Dokumen
29
Metode Asesmen
Urutan Proses Operasional Organisasi
Pembelian à Incoming à Produksi
à Pengemasan à Penyimpanan à Pengantaran

Urutan Proses
Manager à Supervisor à Operator à Manager

l Siklus PDCA
30
 Ingat !
ü Sampling
ü Pilih sendiri sampel
ü Jangan mencari-cari kesalahan!

INGAT : Bukanlah aib bagi inspektor jika tidak ditemukan

olehnya ketidaksesuaian.

31
 • Mengetahui secara rinci operasi unit
usaha,
• Mengerti kebijakan mutu unit usaha,
Peran dan • Mendampingi inspektor dan siap
tanggung jawab menjawab pertanyaannya,
Menyarankan kepada inspektor untuk
pemandu dan •
menginspeksi berdasarkan fakta,
pengamat • Memahami standar yang digunakan
oleh inspektor,
ditetapkan • Menjadi saksi terhadap ketidaksesuaian
yang ditemukan,
• Tidak dapat menolak bila temuannya
non conformance
32
Perumusan temuan audit disesuaikan dengan PLOR
LKS/NCR
§ Nama Organisasi § Standar yang digunakan
§ Lokasi § Deskripsi
§ Inspektor ketidaksesuaian
§ Inspeksi § Tindakan Koreksi
§ Completion date
§ Departemen inspeksi
§ Verifikasi
§ Tanggal
§ Memuaskan atau tidak
§ Referensi § Tanda tangan inspeksi
§ Nomor NCR dan inspektor
§ Jenis Ketidaksesuaian
33
Penulisan LKS/NCR
Problem – Location - Objective Evidence - Reference
Higiene Sanitasi(P) di IRTP “Gapit Fera” belum dapat dipastikan,
terbukti di halaman (L) ditemukan tempat sampah terbuka (O),
hal ini tidak sesuai dengan CPPB-IRT Poin E.1.b.2 tentang
Tempat Sampah harus selalu tertutup (R)

Penulisan Problem (P) sementara hanya 4 pilihan :

1) Keamanan Pangan
2) Higiene Sanitasi
3) Gizi Pangan
4) Kemampuan Telusur

34
 NO KETIDAK SESUAIAN KRITERIA TINDAKAN
Kesimpulan audit (PLOR= Problem, KETIDAKSESUAIAN PERBAIKAN
Location, Objective (Minor, Mayor, Serius,
LKS dan evidence, Reference) Kritis)

permintaan
rencana tindakan
koreksi
(CAR=Corrective
Action Request)
diidentifikasi.
Closing Meeting:
Rapat penutupan • Dihadiri Manajemen dan Fungsi inspeksi yang
terkait
dilakukan sesuai • Ulangi pernyataan ruang lingkup dan tujuan
Penjelasan penemuan dan kesimpulan inspeksi
ISO 19011.
•
• Re-ases bukti baru
• Penentuan periode waktu inspeksi melakukan
tindakan koreksi
• Menyelesaikan masalah yang terjadi
• Pertanyaan
• Rekomendasi dari inspektor, jika ditetapkan
dalam Tujuan inspeksi menentukan kapan
inspeksi Follow-Up akan dilaksanakan
• Penyampaian Laporan Hasil Asesmen
• Ucapan terima kasih dan Penutupan 36
 LATIHAN 4
• Simulasikan rapat pembukaan sesuai dengan ISO 19011.
• Lakukan inspeksi lapang
• Tuliskan Temuan ketidaksesuaian
• Simulasikan rapat penutupan sesuai ISO 19011.
TP5. Menyiapkan, 1. Penyiapan laporan audit
mengesahkan dilakukan sesuai dengan formulir
yang telah ditetapkan pemberi
dan tugas.
menyampaikan 2. Pengesahan dan penyampaian
laporan audit dilakukan pada saat
laporan penutupan audit.
asesmen
Penyiapan laporan audit
LAPORAN INSPEKSI/AUDIT TINDAKAN KOREKSI DAN STATUS PENERAPAN CPPB IRT
Nama Restoran:
Jenis Inspeksi :
Tangal inspeksi :
Tim Inspekstor

KETIDAK SESUAIAN KRITERIA

STATUS
(PLOR= Problem, KETIDAKSESUAIAN TINDAKAN
NO VERIFIKASI (sesuai/tidak
Location, Objective (Minor, Mayor, PERBAIKAN
sesuai)
evidence, Reference) Serius, Kritis)

Auditi Auditor/Inspektor
LATIHAN 5 • Buatlah LKS!
TP6. 1. Seluruh rencana audit telah
Menyelesaikan dilaksanakan.
2. Laporan audit yang disahkan telah
asesmen didistribusikan
TP7. 1. Verifikasi tindakan koreksi
diidentifikasi:
Melaksanakan • Untuk memverifikasi apakah
tindak lanjut tindakan koreksi telah dilakukan
dan efektif
2. Status tindakan koreksi diidentifikasi.
• Asesi sebaiknya menginformasikan
kepada Klien inspeksi mengenai
status tindakan koreksi tersebut
LATIHAN 6 1. Verifikasi tindakan koreksi
2. Identifikasi Status tindakan koreksi
Selamat
Mengase
s

44