AWARENESS

SISTEM MANAJEMEN MUTU

ISO 9001:2008
PT. PP Precast
Tgl. 14 Sept 2013
 Keputusan Presiden mengenai :
Sistem Manajemen Mutu

• KEPPRES NO 80 / 2003 – TENTANG PEDOMAN PELAKSANAAN

PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH
– (Pasal 48 dan Lamp. I Bab II, D., 1., b.)
– Ketentuan mengenai Kewajiban bagi Pengguna Jasa dan Penyedia
Jasa untuk menerapkan “MANAJEMEN MUTU” Rencana Mutu Proyek
(RMP) bagi pengguna jasa dan Rencana Mutu Kontrak (RMK) bagi
penyedia Jasa.

• PEPRES NO 54 / 2010 – TENTANG PENGADAAN BARANG/JASA

PEMERINTAH
– (Pasal 48 dan Lamp. I Bab II, D., 1., b.)
– Ketentuan mengenai Kewajiban bagi Pengguna Jasa dan Penyedia
Jasa untuk menerapkan “MANAJEMEN MUTU” Rencana Mutu Proyek
(RMP) bagi pengguna jasa dan Rencana Mutu Kontrak (RMK) bagi
penyedia Jasa.
 Sistem Manajemen Mutu vs Standar Mutu Produk

 Sistem Manajemen Mutu merupakan

uraian proses kerja yang harus
dilaksanakan secara berurutan,
konsisten dan sesuai dengan prosedur
dan tata kerja yang berlaku

 Standar mutu produk merupakan

hasil produk yang telah sesuai dengan
TOR atau persyaratan spesifikasi
teknis yang mengacu pada standar
nasional atau standar internasional..
 SISTEM

INPUT PROSES OUTPUT

FEEDBACK

Sistem adalah rangkaian proses dari input yang

menghasilkan ouput secara terkendali
 ISTILAH DALAM
SISTEM MANAJEMEN MUTU

Pemasok Organisasi Pelanggan

(supplier) (organization) (customer)

SISTEM MANAJEMEN MUTU

Catatan : Pemakaian istilah “produk” sama dengan “Jasa“

 Sistem Manajemen Mutu di dunia Jasa Konstruksi

Supplier
Perencana
Tenaga Kerja
Tenaga
Kerja

Proyek Kontraktor SubKon Equipment

Produsen
Material
Supplier
Pengawas
Material
 Apakah ISO 9001 bermanfaat ??
Komentar masyarakat :
 ISO 9001 meningkatkan biaya perusahaan karena harus bayar
konsultan, badan sertifikasi dan biaya lain untuk pengurusan ISO 9001
 ISO 9001 membuat sistem jadi brokratis, tidak fleksible
 ISO 9001 mengurusi dokumen, membuat prosedur, membuat instruksi
kerja: ‘Tulis apa yang kamu kerjakan, kerjakan apa yang kamu
tulis’
 Perusahaan saya menerapkan ISO karena dituntut oleh
pelanggan, jika tidak dapat ISO 9001 tidak ada bisnis dengan
mereka.
 Saya tau perusahaan yang sudah ISO dengan yang belum, tapi kenapa
yang belum ISO kok lebih baik dari yang sudah ISO??
 Jika ISO 9001 bisa membantu perusahaan lebih baik, kenapa
banyak perusahaan yang sudah ISO tapi kinerjanya tidak bagus,
barang sering telat, reject, dikomplain susah, kegagalan tender,
dll ?
 Jika ISO 9001 bagus, kenapa Konsultan ISO 9001 tidak
menerapkannya?
 Kalau begitu, dimana letak kesalahan???
Shg perusahaan yang sudah ISO 9001:2008 gagal
mendapatkan manfaatnya ??
ISO 9001 :
• Berisi persyaratan ttg apa yang harus ada & dimiliki perusahaan untuk
mendapatkan ISO 9001
• Badan Sertifikasi akan memeriksa apakah persyaratan itu ada/dimiliki
oleh perusahaan, kalau tidak ada dianggap melanggar persyaratan.
• ISO 9001 tidak menjelaskan “How to” (bagaimana cara untuk
menjalankan persyaratan tsb)

Kendala/ilustrasi :
• Peraturan lalulintas mengharuskan pengendara motor menggunakan
helm. Polisi melakukan pemeriksaan dan menemukan pengendara
memakai helm (PERSYARATAN TERPENUHI)
• Fungsi dari helm sebenarnya untuk melindungi kepala pengendara
motor saat terjadi kecelakaan. Tetapi alasan pengendara memakai helm
menjadi :
* supaya tidak ditilang polisi * atau untuk melindungi kepala mereka ?

JADI :
Kesalahan tidak terletak pada peraturannya tetapi pada
penerapannya
 WHAT??
Untuk meng-implementasi-kan
Sistem ISO 9001:2008 (Manajemen Mutu)

BUKAN hanya untuk mendapatkan

sertifikasi ISO

TIDAK utk, secara otomatis,

meningkatkan mutu produk/jasa
dibanding kompetitor
 Penerapan ISO 9001 yang baik :
Bukan fokus pada sistem Dokumentasi
(mendokumentasikan cara kerja sesuai standar
ISO 9001 : 2008)
Akan tetapi :

FOKUS PADA PENINGKATAN

PERFORMA MUTU PERUSAHAAN

(Bagaimana performa mutu perusahaan

meningkat dengan tujuan akhir Kepuasan
Pelanggan ???)
 SEJARAH ISO 9000

• ISO bisa berarti akronim dari dari International Standart Organization, juga
bisa berarti nama dari organisasi yang bersangkutang yaitu Organization for
Standardization (ISO) yang berkedudukan di Genewa, Swiss.
• Diambil dari kata isos dalam bahasa Yunani yang artinya sama, seperti isoterm
= suhu yang sama, isometric = ukuran yang sama, isobar = tekanan yang
sama
• ISO menciptakan beberapa standar internasional yang telah diakui lebih dari 150
Negara. Diantaranya ISO 9001, ISO 14001, 1SO 22000 dsb
• ISO 9001:2008 disusun oleh Technical Committee (TC) 176.
• Dikeluarkan pertama kali pada tahun 1987.
• Telah mengalami perubahan / revisi sebanyak tiga kali yaitu pada tahun 1994,
2000 dan 2008.
• Diadopsi oleh seluruh negara anggota ISO menjadi standar pada masing-masing
negara tersebut
 MENGAPA DIPERLUKAN STANDAR ?

1. Liberalisasi perdagangan diseluruh dunia memerlukan “bahasa

perdagangan” yang sama,
2. Penetrasi antar sektor industri karena tidak ada satu pun industri yang
bener-bener Independent,
3. Kompatibilitas sistem komunikasi diseluruh dunia memberi peluang
kompetisi yang sehat, inovasi perbaikan produktivitas dan penghematan
biaya,
4. Mendorong berbagai bidang pengembangan yang baru dengan
standarisasi terminologi dan pengumpulan data serta informasi
kuantitatif,
5. Sebagai kondisi dasar untuk keberhasilan kebijakan ekonomi di negara
berkembang agar tercapai pembangunan yang berkelanjutan.
PROSES EVOLUSI
ISO 9001

2008

 Perubahan tidak
Signifikan
2000

 Perubahan Signifikan

1994

 Perubahan tidak Signifikan

1987
 PERKEMBANGAN ISO 9000
 Tahun 1987 : terbit pertama kali dengan standar
– ISO 9001 : Disain, Produksi, Instalasi dan Pelayanan (20 elemen)
– ISO 9002 : Produksi & Instalasi (18 elemen)
– ISO 9003 : Inspeksi & Tes (12 elemen)

 Tahun 1994 : revisi pertama dengan standar

– ISO 9001 : Disain, Produksi, Instalasi dan Pelayanan (20 elemen)
– ISO 9002 : Produksi, Instalasi dan Pelayanan (19 elemen)
– ISO 9003 : Inspeksi & Tes (16 elemen)

 Tahun 2000 : revisi kedua dengan standar

– ISO 9001 : Persyaratan Sistem Manajemen Mutu (Pendekatan Proses)

 Tahun 2008 : revisi ketiga dengan standar

– ISO 9001 : Persyaratan Sistem Manajemen Mutu (Pendekatan Proses) yang
merupakan klarifikasi dan penekanan terhadap persyaratan yang ada pada ISO
9001 : 2000 berdasar pengalamanan penerapan sebagai standar dunia selama 8
tahun
 WHAT?
SERI STANDAR ISO 9000
• ISO 9000:2005 Sistem Manajemen Mutu –
Konsep dan Kosakata

• ISO 9001:2008 Sistem Manajemen Mutu -

Persyaratan

• ISO 9004:2000 Sistem Manajemen Mutu -

Panduan untuk peningkatan Performansi
• ISO 19011:2005 Panduan untuk Audit Sistem
Manajemen Mutu dan/atau Lingkungan
ISO 9000 SERIES
ISO 19011

ISO 9000

ISO9001 ISO 9004

 WHY Need ISO….??
external
• Persepsi produk-produk dan jasa yang sudah
tersertifikasi ISO 9001 memiliki mutu yang
lebih tinggi.
• Pelanggan memiliki tingkat kepercayaan yang
jauh lebih tinggi
• Label pada produk atau jasa dengan logo
yang menandakan ISO 9001 meningkatkan
peluang pelanggan memilih mereka
• Meningkatkan daya saing perusahaan

SERTIFIKAT ISO UNTUK TENDER

PROYEK PEMERINTAH  WAJIB
 WHY Need ISO….??
Internal

• Meningkatkan produktivitas, efisiensi,

efektifitas operasional dan mengurangi biaya
yang ditimbulkan barang cacat  rework
• Membuat sistem kerja yang terdokumentasi
dan mempunyai aturan kerja yang baik
sehingga memudahkan dalam pengendalian.
• Dapat berfungsi sebagai standar kerja untuk
melatih karyawan yang baru.
• Menjamin bahwa proses yang dilaksanakan
sesuai dengan sistem manajemen mutu yang
ditetapkan.
 WHY Need ISO….??
Internal

• Akan memudahkan Top Management dalam

pencapaian target karena sudah
dipersiapkannya target yang terukur dan
rencana pencapaiannya.

• Meningkatkan semangat dan moral karyawan

karena adanya kejelasan Job Description dan
hubungan antar bagian yang terkait 
Koordinasi, Kolaborasi, dan Konsentrasi
 Tanpa Koordinasi,
Kolaborasi, dan Konsentrasi!
 STANDAR ISO 9001:2008
 Dikembangkan dengan memperhatikan
8 Prinsip Manajemen Mutu

 Disusun dengan pola Pendekatan Proses (Process

Approach) yaitu :
“Suatu sistematika identifikasi dan pengaturan
proses dan interaksi antar proses tersebut.”

 Penekanan Tujuan pada :

– Pencapaian Kepuasan Pelanggan
– Peningkatan Berkelanjutan (Continous
Improvement)
 8 PRINSIP MANAJEMEN MUTU

1. FOKUS PADA PELANGGAN

• Organisasi bergantung kepada pelanggan
• Mengerti kebutuhan pelanggan saat ini dan yang
akan datang
• Memenuhi atau melebihi keinginan pelanggan

2. KEPEMIMPINAN
• Para pemimpin menentukan tujuan dan arah
organisasi
• Mampu untuk membuat dan memelihara suatu
lingkungan untuk mencapai objektif organisasi
 8 PRINSIP MANAJEMEN MUTU

3. KETERLIBATAN KARYAWAN
• Karyawan pada setiap level sangat penting bagi
organisasi
• Keterlibatan penuh mereka merupakan suatu
keuntungan bagi organisasi

4. PENDEKATAN PROSES
Hasil yang diinginkan dicapai dengan lebih efisien
dimana aktivitas dan sumber daya kelola sebagai
suatu proses
 8 PRINSIP MANAJEMEN MUTU

5. PENDEKATAN SISTEM PADA MANAJEMEN

Identifikasi, memahami dan mengelola proses yang
saling berhubungan sebagai sebuah sistem yang
berkontribusi pada keefektifan dan efisiensi
organisasi

6. PERBAIKAN TERUS-MENERUS
Perbaikan yang terus-menerus pada kinerja
perusahaan secara keseluruhan sebaiknya telah
menjadi objektif tetap organisasi
 8 PRINSIP MANAJEMEN MUTU

7. PENDEKATAN YANG FAKTUAL PADA PENGAMBILAN

KEPUTUSAN
Perbaikan yang terus-menerus pada kinerja perusahaan secara
keseluruhan sebaiknya telah menjadi objektif tetap organisasi

8. HUBUNGAN SALING MENGUNTUNGKAN

DENGAN PEMASOK
• Organisasi dan pemasok saling berketergantungan
satu sama lainnya
• Meningkatkan kemampuan keduanya dalam
memberi nilai tambah
 DIMANA ISO 9001 DITERAPKAN
Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001
dapat diterapkan terhadap proses-proses yang
ada dalam lingkup perusahaan / organisasi

Proses Manajemen

Pelanggan Proses Realisasi Pelanggan

Proses Pendukung
 METODE P-D-C-A
(Deming’s Cycle)
Plan <rencana>
• Sasaran dan proses yang
dibutuhkan direncanakan dan
dilaksanakan
PLAN
Do <melaksanakan>
• Penerapan proses

Check <diperiksa>
• Proses dan produk yang
ACT DO dihasilkan dipantau dan
diukur terhadap kebijakan,
sasaran dan
persyaratan/parameter

Action <tindakan>
CHECK
• Melakukan tindakan untuk
perbaikan berkesinambungan
terhadap proses
PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN
ISO 9001 : 2008
TQM
Total Quality Management
P D

A C
000 Standar
00 4:2 ent
9 e m (ISO 9001)
ISO l Im
prov
a
nt inu
Co
P D

A C
Standar (ISO 9001)
 HOW?
– Writing down what you do  perencanaan
– Doing what you write down  pelaksanaan
– Provide visible evidence that you are doing what
you wrote down  catat dan formalisasi
– Identify errors in the process and opportunities
to improve process  audit
– Use a preventive action method to identify
additional essential processes  perencanaan
kedepan
HOW?
 6 Prosedur wajib yang harus dipenuhi dan
diterapkan pada ISO 9001:2008

1. Prosedur Pengendalian Dokumen (4.2.3)

2. Pengedalian Rekaman (4.2.4)
3. Audit Internal (8.2.2)
4. Pengedalian Produk Tidak Sesuai (8.3)
5. Tindakan Koreksi (8.5.2)
6. Tindakan Pencegahan (8.5.3)
 WHO?
Kontribusi Anda…!!!
• Baca prosedur saat mulai pekerjaan
• Ikuti prosedur dan instruksi pekerjaan
• Isi form sesuai dengan prosedur/IK
Manfaat Kontribusi ANDA!!!
• Menghasilkan produk yang standar
• Memperlancar proses aktivitas perusahaan
• Meningkatkan produktivitas, efisiensi,
efektifitas operasional dan mengurangi biaya
 Istilah-istilah yang sering digunakan pada ISO
berdasar ISO 9000:2005
• Mutu (Clousul 3.1.1)
Derajat yang dicapai oleh karakteristik yang Inheren dalam memenuhi persyaratan
• Persyaratan (Clousul 3.1.2)
Kebutuhan atau harapan yang dinyatakan, biasanya tersirat atau wajib
• Kepuasan Pelanggan (Clousul 3.1.4)
Persepsi pelanggan tentang derajat telah dipenuhinya persyaratan pelanggan
• Keluhan Pelanggan (Clousul 3.1.4 Catatan 1)
Petunjuk biasa dari kepuasan pelanggan yang rendah tetapi ketiadaannya tidak
selalu menyiratkan kepuasan pelanggan yang tinggi
• Sistem Manajemen Mutu (Clousul 3.2.3)
Sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam
hal mutu
• Kebijakan Mutu (Clousul 3.2.4)
Maksud dan arahan secara menyeluruh sebuah organisasi tentang mutu seperti
yang dinyatakan secara resmi oleh pucuk pimpinan
 Istilah-istilah yang sering digunakan pada ISO
berdasar ISO 9000:2005
• Organisasi (Clousul 3.3.1)
Kelompok orang dan fasilitas dengan pengaturan tanggungjawab, wewenang dan
hubungan. Contoh : Perusahaan, Korporasi, Firma, Usaha, Lembaga, Lembaga Sosial,
Pedangang, Asosiasi
• Pelanggan (Clousul 3.3.1)
Organisasi atau orang yang menerima produk.
Contoh : Konsumen, rekanan, pemakai akhir, pengecer, pemanfaat dan pembeli
Pelanggan Internal : Pihak yang mengerjakan proses berikutnya dari
pekerjaan kita
Pelanggan Eksternal : Pihak yang diluar organisasi kita yang menerima
barang/jasa dari kita
• Produk (Clousul 3.4.2)
Hasil dari suatu proses (set kegiatan salit terkait atau berinteraksi yang mengubah
masukan menjadi keluaran). Empat jenis produk : Jasa, Perangkat lunak, Perangkat
keras, bahan yang diproses.
 Istilah-istilah yang sering digunakan pada ISO
berdasar ISO 9000:2005
• Proyek (Clousul 3.4.3)
Proses khas, terdiri dari set kegiatan terkoordinasi dan terkendali dengan tanggal awal
dan akhir, dilakukan untuk mencapai tujuan yang sesuai dengan persyaratan tertentu,
termasuk kendala waktu, biaya dan sumber daya.
• Prosedur (Clausul 3.4.5)
Cara tertentu untuk melaksanakan suatu kegiatan atau proses
• Mampu Telusur (Clausul 3.5.4)
Kemampuan untuk melacak riwayat, penerapan atau tempat sesuatu yang sedang
diperhatikan
• Kesesuaian (Clausul 3.6.1)
Dipenuhinya suatu persyaratan
• Ketidaksesuaian (Clausul 3.6.2)
Tidak dipenuhinya persyaratan
• Tindakan Pencegahan (Clausul 3.6.4)
Tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang potensial atau situasi
potensial lain yang tidak dikehendaki
 Istilah-istilah yang sering digunakan pada ISO
berdasar ISO 9000:2005
• Tindakan Koreksi (Clousul 3.6.5)
Tindakan yang menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang ditemukan atau situasi
yang tidak dikehendaki
• Koreksi (Clousul 3.6.6)
Tindakan menghilangkan ketidaksesuaian yang ditemukan
• Rekaman (Clousul 3.7.6)
Dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau memberi bukti pelaksanaan kegiatan
• Inspeksi (Clousul 3.8.2)
Penilaian kesesuaian dengan pengamatan dan penilaian yang diiringi jika sesuai oleh
pengukuran, pengujian atau pembandingan
• Verifikasi (Clousul 3.8.4)
Penegasan melalui penyediaan bukti objektif bahwa persyaratan yang ditentukan telah
dipenuhi
• Validasi / Pembenaran (Clousul 3.8.6)
Penegasan melalui penyediaan bukti objektif bahwa persyaratan untuk pemakaian
atau penerapan yang dimaksud telah dipenuhi
 Istilah-istilah yang sering digunakan pada ISO
berdasar ISO 9000:2005
• Audit (Clousul 3.9.1)
Proses sistematis, mandiri dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti objektif dan
menilainya secara objectif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi.
• Bukti Audit (Clousul 3.9.4)
Rekaman, pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan dengan kriteria audit dan
dapat diverifikasi
• Temuan Audit (Clausul 3.9.5)
Hasil penilaian bukti audit yang terkumpulkan terhadap kriteria audit.
TERIMAKASIH
& SELAMAT
BERGABUNG