DOKUMENTASI

ISO 9001:2015

1
Tingkatan Dokumentasi
SMM ISO 9001:2015

Pedoman Mutu
Tingkat
I

Tingkat Prosedur Mutu

II

Tingkat
III Instruksi Kerja

Tingkat
Formulir/format
IV
2
 PEDOMAN MUTU (1)

 Memberikan gambaran secara umum mengenai

perusahaan dalam memenuhi persyaratan standar
ISO 9001 : 2015;
 Dapat dipublikasikan internal maupun eksternal
(pelanggan maupun calon pelanggan, atau pihak
yang disetujui);
PEDOMAN MUTU (2)
Struktur dan Isi

 Tidak ada bentuk bakunya, tetapi ada pedomannya

ISO 10013 : Pedoman Penyusunan Pedoman Mutu;
• Secara garis besar memuat
1. Kebijakan
2. Sasaran mutu perusahaan
3. Bisnis proses perusahaan
4. Ruang lingkup perusahaan
5. Klausul yang tidak diterapkan
6. Profil perusahaan
7. Struktur organisasi
8. Penjabaran klausul ISO 9001:2015
PEDOMAN MUTU (3)
Format dan Lay Out (1)

 Sederhana (terutama dari segi bahasa) dan mudah diubah;

 Memiliki sistem identifikasi yang jelas untuk

memudahkan pengendalian (dan jika terjadi perubahan);

 Memiliki sistem pengendalian terhadap distribusi
salinan;
 Memiliki identifikasi halaman untuk menjaga integritas
Pedoman Mutu;
PEDOMAN MUTU (4)
Format dan Lay Out (2)

Setiap halaman memuat :

 Nama atau logo perusahaan;

 Nama atau judul dokumen;

 Nomor revisi;

 Nomor halaman;

 Tanggal efektif berlaku (penerbitan);

PEDOMAN MUTU (5)
Format dan Lay Out (3)

Sistem peninjauan dan pengesahan (sebaiknya tidak menyebut

nama, tetapi jabatan) :

 Tanda tangan (dan tanggal) penyusun;

 Tanda tangan (dan tanggal) peninjau;

 Tanda tangan (dan tanggal) pengesahan;

 Status dokumen :

 CONTROLLED atau UNCONTROLLED;

 Kebijakan Mutu
• Pernyataan formal dari manajemen
puncak mengenai komitmennya (maksud
dan arahan) terhadap mutu dan layanan.
• Terdapat pada klausul 5.2.1.

8
Contoh Kebijakan Mutu:

KEBIJAKAN MUTU

PT SELALU UNTUNG bergerak dibidang produksi

cat bertekad untuk selalu memuaskan pelanggan
dengan memproduksi cat yang berkualitas yang baik
dan ketepatan waktu penyerahan, sesuai dengan
harapan pelanggan yang terlah disepakati bersama.

Untuk itu perusahaan akan :

• Memberikan pelatihan agar memeuhi kompetensi
karyawan.
• Menerapkan prinsip-prinsip SMM yang
memenuhi persyaratan ISO 9001:2015
• Mnerapkan perbaikan yang berkelanjutan
• Mematuhan peraturan dan perundang undangan
yang berlaku.

Direktur
PT SELALU UNTUNG
9
 Sasaran Mutu
 Sesuatu yang dicari, atau dituju, berkaitan dengan mutu
 Ditetapkan pada fungsi & tingkat yang sesuai
 Terukur
 Konsisten dengan Kebijakan Mutu

Panduan menetapkan Sasaran Mutu :

• SMART
– Specific
– Measurable
– Achievable
– Realistic
– Time Frame

• ACTION PLAN

10
 Kriteria Sasaran Mutu
Contoh
S pecific 1. Meningkatkan kepuasan pelanggan
mencapai 90% pada tahun 2019
Measurable 2. Pengadaan bahan baku maksimal 2 hari
Achievable kerja sejak diterimanya permintaan barang

Realistic 3. Meningkatkan kompetensi karyawan

dengan memberikan pelatihan minimal 1
pelatihan per tahun
Time frame

11
PROSEDUR (1)

Uraian mengenai suatu proses (aktivitas) dan

hubungannya dengan proses lain secara kronologis,
dengan identifikasi terhadap critical points;

 Sebaiknya ditulis oleh staf yang melaksanakan atau yang

memahami proses atau aktivitas (menjaga ownership);

 Memperhatikan persyaratan klausul-klausul standar

ISO 9001;

 Memperhatikan titik kritis (critical points) suatu proses;

 Memperhatikan persyaratan lainnya (Peraturan Perusahaan,

Peraturan Pemerintah, standar lain);
PROSEDUR (2)
Umum

Manfaat :

 Dapat dijadikan referensi personel baru;

 Sebagai alat pengendalian terhadap aktivitas;

 Menjamin konsistensi pelaksanaan aktivitas;

 Sebagai bukti diterapkannya sistem mutu;

 Sebagai dasar dalam melaksanakan audit (internal maupun

eksternal) untuk menilai keefektifan sistem;
PROSEDUR (3)
Struktur dan Isi (1)

 Tidak ada bentuk bakunya, tetapi ada pedoman dari good

management practice di dunia industri;

 Secara garis besar memuat :

1. Tujuan
2. Ruang Lingkup
3. Definisi
4. Dokumen Pendukung
5. Uraian Prosedur
6. Lampiran
PROSEDUR (4)
Struktur dan Isi (2)
1. Tujuan

Suatu pernyataan singkat yang menerangkan mengapa prosedur

ini diberlakukan dan apa yang harus dicapai.

2. Ruang Lingkup

Suatu pernyataan singkat yang menerangkan bagian lingkup apa

dari kegiatan perusahaan yang dicakup oleh prosedur, serta
kapan prosedur ini akan diikuti.
 PROSEDUR (5)
Struktur dan Isi (3)

3. Definisi

Suatu daftar keterangan dari singkatan atau terminologi atau istilah

khusus yang digunakan dalam prosedur.

4. Dokumen Pendukung

Suatu daftar dari dokumen lain (prosedur, instruksi kerja,

Peraturan Pemerintah, Peraturan Perusahaan, standar teknis,
manual book, dll.) yang harus dibaca dalam hubungannya
dengan prosedur. Ini dalam rangka untuk menjaga agar isi
prosedur tetap dalam tingkat yang dapat diatur, khususnya bagi
prosedur yang terlalu panjang atau kompleks untuk diikutkan, atau
di mana dokumen yang dijadikan referensi merupakan dokumen
yang berdiri sendiri.
PROSEDUR (6)
Struktur dan Isi (4)

5. Rincian Prosedur
Suatu uraian langkah demi langkah dari setiap tahap
kejadian yang membentuk prosedur. Ini harus ditunjukkan
sebagai suatu struktur urutan secara logis, dan jika
perludidukung oleh diagram alir.

6. Lampiran
Daftar dari segala lampiran yang ada dalam prosedur
seperti diagram, formulir, dll.
PROSEDUR (7)
Format dan Lay Out (1)

 Mudah dipahami (understandable);

 Dapat dilaksanakan (actionable);

 Dapat diaudit (auditable);

PROSEDUR (8)
Format dan Lay Out (2)

Setiap halaman memuat :

 Nama atau logo perusahaan;

 Nama atau judul dokumen;

 Nomor revisi;

 Nomor halaman;

 Tanggal efektif berlaku (penerbitan);

PROSEDUR (9)
Format dan Lay Out (3)

Sistem peninjauan dan pengesahan (tidak menyebut nama,

tetapi jabatan):

 Tanda tangan (dan tanggal) penyusun;

 Tanda tangan (dan tanggal) peninjau;

 Tanda tangan (dan tanggal) pengesahan;

 Status dokumen :

CONTROLLED atau UNCONTROLLED;

Instruksi Kerja (Work Instruction)-1

Instruksi kerja adalah tata kerja

yang memerinci aktivitas secara
spesifik untuk suatu proses

Dibuat bila ketiadaannya dapat

mempengaruhi mutu

21
INSTRUKSI KERJA (Work Instructions) (2)
Umum
 Sebaiknya ditulis oleh staf yang melaksanakan atau yang
memahami proses atau aktivitas (menjaga ownership);

 Tidak semua Prosedur perlu dibuatkan Instruksi Kerjanya,

pertimbangannya :

 Kerumitan dan kompleksitas aktivitas;

 Kualifikasi personel pelaksana;

 Sifat aktivitas (kritis tidaknya terhadap mutu,

 keselamatan, ataupun faktor lainnya);
INSTRUKSI KERJA (Work Instructions) (3)
Struktur dan Isi

 Tidak ada bentuk bakunya, tetapi ada pedoman dari good

management practice di dunia industri;

 Secara garis besar memuat :

 Tahapan pelaksanaan aktivitas;

 Alat yang digunakan;
 Standar atau parameter yang dirujuk;
 Metode pengukuran, pengujian, dan pemeriksaan;
 Sumber daya pendukung lainnya;
INSTRUKSI KERJA (Work Instructions) (4)
Format dan Lay Out
Dapat berupa :

 Gambar;
 Diagram alir (flow chart);
 Uraian kalimat;
 Kombinasi ketiga di atas;
Formulir/Rekaman (1)

Formulir adalah format-format atau isian yang

berfungsi mendukung pelaksanaan proses dan
atau aktivitas

Rekaman atau catatan adalah naskah atau

catatan dalam bentuk lain yang merupakan
bukti atau hasil bahwa suatu proses dan atau
aktivitas dilaksanakan

25
FORMULIR (2)

 Merupakan pendukung pelaksanaan Prosedur atau Instruksi

Kerja;

 Sebagai bukti diterapkannya Prosedur atau Instruksi Kerja;

 Formulir yang telah diisi disebut catatan mutu (quality

records );

APPROVED VENDOR APPROVED VENDOR

LIST LIST

1..... 1PT. A
2..... 2 PT. B
3..... 3 PT. C
4..... 4 PT. D