Workshop Dokumen

Control PT Alpheratrz
Surya Abadi
1. Dokumen

2
 Ketentuan Dokumen
○ Ketentuan Penulisan Dokumen yakni sebagai berikut Jenis huruf
untuk template Header (Kepala dokumen) adalah Times New Roman
ukuran 12, Judul dokumen dan sub Judul Dokumen harus berhuruf
kapital dan dicetak tebal.
○ Jenis huruf untuk uraian atau isi dokumen ialah Times New Roman
ukuran 12.
○ Jenis huruf untuk tabel dalam uraian adalah Times New Roman
ukuran 11.
○ Line spacing “single”.
○ Margin “normal”.
○ Ukuran kertas A4. 3
Jenis Dokumen

Jenis Level Muatan Bentuk

Manual Sistem
I Pedoman Sistem Cetak dan Elektronik
Manajemen

Prosedur SOP II Deskripsi Cetak dan Elektronik

WI III Deskripsi Cetak dan Elektronik

FSOP IV Lembar Kerja Cetak dan Elektronik

4
 Sistematika Penyusunan Dokumen
Jenis Dokumen Sistematika Kerangka Dokumen
1. Lembar Pengesahan 3. Daftar Isi 5. Referensi 7. Uraian*
Manual Sistem
2. Daftar Perbaikan 4. Acuan Silang 6. Istilah dan Definisi 8. Lampiran Manual
Manajemen
Keterangan: * Uraian mengikuti klausul sistem pedoman yang menjadi rujukan utama

1. Daftar Perbaikan 3. Ruang Lingkup 5. Rujukan 7. Uraian

Prosedur atau
2. Tujuan 4. Definisi 6. Tanggung Jawab 8. Lampiran*
SOP
Keterangan: Lampiran bisa berisi flow chart atau tabel penunjang dokumen

WI 1. Lembar Daftar Perbaikan 2. Rujukan Dokumen Induk 3. Definisi 4. Uraian

FSOP Kerangka dokumen form dilimpahkan ke masing-masing departemen yang membuat dokumen.

Spesifikasi R&D 1. Lembar Daftar Perbaikan 2. Rujukan Dokumen Induk 3. Definisi 4. Uraian

5
Penomoran Dokumen
Dokumen Kode Penomoran Keterangan :
AAA : Nama Departemen
Manual Sistem Manajemen ASA.MAN-XX PIC: Departemen PPIC
Prosedur atau SOP SOP.AAA-XX PR: Departemen Produksi
QC: Departemen Quality Control
WI WI.AAA-XX
GBJ: Departemen Gudang Barang Jadi
FSOP FSOP.AAAXX-YY PCH: Departemen Purchasing
RD: Departemen R&D
SSOP SSOP.AAA.XX
QMS: Departemen QMS
FSSOP FSSOP.AAAXX-YY SM: Departemen Sales Marketing
HRGA: Departemen HRD&GA
Dokumen Lain
FIN: Departemen Finance
Spesifikasi R&D SPEC.RD-XX XX : Nomor Dokumen

Acuan Regulasi Lain REG-XX YY : Nomor Anak Dokumen

6
Pengesahan Dokumen
Dokumen Disusun Oleh Diperiksa Oleh Disetujui Oleh

Manual Sistem Manajemen QMS MR Direktur Utama

Prosedur atau SOP beserta

QMS User MR
Sanitasi (SSOP)
WI QMS User MR
Form SOP QMS User MR
Spesifikasi R&D QMS User MR

7
2. Prosedur

8
Penyusunan Dokumen
Pengajuan dokumen ke Tim Quality Dokumen akan ditinjau atau
Management System (Pengisian Form direview oleh QMS dan bagian
Pengajuan Pembuatan dokumen terkait secara berkala minimal 2
(FSOP.GEN12-04) dan laampirkan tahun sekali (terhitung dari tanggal
draft dokumennya) berlaku dokumen)

Step 1 Step 2 Step 3 Step 4

Dokumen di verifikasi oleh bagian QMS mencatat aktivitas

yang terkait atau bagian yang hasil peninjauan yang telah
akan bertanggung jawab atas dilakukan dalam tinjauan
pelaksanaan prosedur tersebut manajemen yakni dalam
Form Notulensi Rapat (NR).

9
Pengesahan Dokumen
○ Tanggal berlaku disesuaikan dengan tanggal dokumen diterbitkan atau
diperbaiki jika memang ada perubahan.
○ Jika dokumen dilakukan revisi maka dokumen akan dituliskan berapa
kali direvisi.
○ Dokumen yang berisi aturan dan melibatkan banyak bagian, maka
harus disosialisasikan terlebih dahulu kepada bagian yang akan
melaksanakan prosedur tersebut sebelum tanggal berlaku.
○ Quality Management System (QMS) menjamin dokumen yang
kadaluarsa dengan status distribusinya “COPY CONTROL“ maka harus
ditarik dari departemen yang memegang dokumen untuk dimusnahkan
atau dicegah dari penyalahgunaan.
10
 Pengendalian Dokumen
○ Manual sistem manajemen dan prosedur yang diterbitkan diklasifikasikan sebagai dokumen dengan label
“DOKUMEN TERKENDALI” atau “CONTROLLED DOCUMENT” dan direkam dalam formulir Daftar Dokumen
Perusahaan
○ Dokumen harus diperbaharui dan diterbitkan ulang untuk semua pemegang dokumen dan tercatat dalam
formulir Daftar Dokumen Perusahaan.
○ QMS akan menerbitkan tanda terima dokumen dengan penyerahan dokumen serah terima dokumen secara
ganda untuk setiap pemegang dokumen terkendali, setelah ditandatangani satu salinan disimpan oleh DC dan
satu salinan lagi disimpan oleh pemegang dokumen .
○ QMS akan memberikan stampel “DOKUMEN TERKENDALI” atau “CONTROLLED DOCUMENT” dan “COPY CONTROL”
untuk dokumen yang akan didistribusikan. Copy Control harus diberikan nomor urut untuk menandakan
kepemilikan pemegang dokumen terkendali. Pengaturan identitas “COPY CONTROL” diatur QMS secara internal
dan terpisah
○ Dokumen bisa didistribusikan dalam bentuk soft copy atau hard copy. Dokumen dalam bentuk soft copy
didistribusikan lewat email atau google drive kepada pihak pihak yang diizinkan akses untuk dokumen tersebut.
○ Dokumen yang sudah di stempel “COPY CONTROL”, kemudian diberikan nomor sesuai dengan nomor urut dari
kode distribusi.
11
 Pengendalian Dokumen
○ Penggandaan dan distribusi dokumen dengan status “DOKUMEN TIDAK TERKENDALI” atau “UNCONTROLLED DOCUMENT”
akan dilakukan oleh QMS dengan persetujuan dari MR, tanpa memperbaharui status perbaikan dan nomor revisi.
○ Setiap pihak yang membutuhkan informasi mengenai perusahaan harus mendapat persetujuan dari MR dengan membuat
permintaan tertulis. Peminjaman dan atau pemberian ini menggunakan Formulir Catatan Peminjaman Dokumen dan
peminjam harus menandatangani pernyataan “DOKUMEN RAHASIA” atau “SECRET DOCUMENT” sesuai dengan ketentuan
yang ada di dalam prosedur masing-masing bagian yang bersangkutan.
○ Untuk setiap pihak yang membutuhkan dokumen umum (selain dokumen sistem) harus mendapat persetujuan dari pihak
yang bersangkutan dan menggunakan Formulir Catatan Peminjaman Dokumen.
○ Apabila dokumen diperbaiki pada suatu halaman tertentu, maka perbaikan dicatat pada halaman lembar perubahan dan
dokumen dinyatakan diperbaiki dengan pembaharuan nomor revisi, dinyatakan sah dan berlaku setelah kolom persetujuan
pada catatan perbaikan diparaf oleh pejabat yang berwenang.
○ QMS harus menjamin bahwa dokumen sistem kadaluarsa yang status distribusinya “DOKUMEN TERKENDALI” atau
“CONTROLLED DOCUMENT“ ditarik kembali dari pemegang dokumen untuk dimusnahkan atau dicegah dari penggunaan
yang tidak semestinya. Pemusnahan dilakukan dengan cara “Crossing” pada dokumen tersebut. dan dibuatkan berita acara
pemusnahannya kemudian mendistribusikan dokumen yang telah diperbaharui.
○ Untuk dokumen Manual Sistem Manajemen penarikan dokumen hanya berlaku pada lembar yang direvisi, kecuali jika
terjadi perubahan edisi maka penarikan dokumen dilakukan secara keseluruhan.
12
 Pemusnahan Dokumen
○ QMS menyimpan arsip dokumen sistem yang telah kadaluarsa untuk
kepentingan ilmu pengetahuan dengan memberi cap “DOKUMEN USANG”
atau “OBSOLETED DOCUMENT”.
○ Terhadap dokumen tersebut, dievaluasi kepentingannya dan apabila sudah
dianggap tidak dibutuhkan dokumen dimusnahkan dengan cara
dimusnakan menggunakan alat penghancur kertas dan setelah dilakukan
hal tersebut dibuatkan berita acara pemusnahannya.
○ Jangka waktu pemusnahan rekaman disesuaikan dengan pedoman
penyimpanan dokumen yang disusun dalam Daftar Dokumen Perusahaan.

13
THANKS!
Any questions?
You can find your document at asadokumensistem@gmail.com

14
A PICTURE IS WORTH A
THOUSAND WORDS
A complex idea can be conveyed
with just a single still image,
namely making it possible to
absorb large amounts of data
quickly.

15
WANT BIG
IMPACT?
Use BIG image.

16
 USE DIAGRAMS
TO EXPLAIN YOUR IDEAS

White Gray Black

17
 AND TABLES TO COMPARE DATA

A B C

Yellow 10 20 7

Blue 30 15 10

Orange 5 24 16

18
 MAPS

our office

19
89,526,124
Whoa! That’s a big number,
aren’t you proud?

20
89,526,124$
That’s a lot of money

185,244 users
And a lot of users

100%
Total success!
21
 OUR PROCESS IS EASY

1. 2. 3.
first second third

22
Let’s review some concepts

Yellow Blue Red

Is the color of gold, butter and ripe Is the colour of the clear sky and Is the color of blood, and because
lemons. In the spectrum of visible the deep sea. It is located between of this it has historically been
light, yellow is found between violet and green on the optical associated with sacrifice, danger
green and orange. spectrum. and courage.

Yellow Blue Red

Is the color of gold, butter and ripe Is the colour of the clear sky and Is the color of blood, and because
lemons. In the spectrum of visible the deep sea. It is located between of this it has historically been
light, yellow is found between violet and green on the optical associated with sacrifice, danger
green and orange. spectrum. and courage.

23
4000

3000

2000

1000

You can insert graphs from Excel or Google Sheets

24
MOBILE PROJECT
Show and explain your
web, app or software
projects using these gadget
templates.

25
TABLET PROJECT
Show and explain your
web, app or software
projects using these gadget
templates.

26
DESKTOP PROJECT
Show and explain your web, app or software projects
using these gadget templates.
27
CREDITS

Special thanks to all the people who made and released these awesome
resources for free:
○ Presentation template by SlidesCarnival
○ Photographs by Unsplash

28
 PRESENTATION DESIGN
This presentations uses the following typographies:
○ Titles: Montserrat
○ Body copy: Open Sans

Download for free at:

https://www.fontsquirrel.com/fonts/montserrat
https://www.fontsquirrel.com/fonts/open-sans

You don’t need to keep this slide in your presentation. It’s only here to serve you as a design guide if you need to create new
slides or download the fonts to edit the presentation in PowerPoint®

29
2.
EXTRA
RESOURCES

For Business Plans, Marketing Plans, Project Proposals,

Lessons, etc
 ROADMAP
Blue is the colour of the Black is the color of
clear sky and the deep Red is the colour of ebony and of outer
sea danger and courage space

1 3 5

2 4 6

Yellow is the color of White is the color of Blue is the colour of the
gold, butter and ripe milk and fresh snow clear sky and the deep
lemons sea

31
 GANTT CHART
Week 1 Week 2

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Task 1

Task 2 ◆

Task 3

Task 4 ◆

Task 5 ◆

Task 6

Task 7

Task 8

32
 SWOT ANALYSIS

STRENGTHS WEAKNESSES
Blue is the colour of the Yellow is the color of gold,
clear sky and the deep sea butter and ripe lemons

Black is the color of ebony White is the color of milk

and of outer space and fresh snow
OPPORTUNITIES THREATS

33
 BUSINESS MODEL CANVAS

Key Partners Key Activities Value Propositions Customer Relationships Customer Segments
Insert your content Insert your content Insert your content Insert your content Insert your content

Key Resources Channels

Insert your content Insert your content

Cost Structure Revenue Streams

Insert your content Insert your content

34
 FUNNEL

AWARENESS Insert your content

DISCOVERY Insert your content

EVALUATION Insert your content

INTENT Insert your content

PURCHASE Insert your content

LOYALTY Insert your content

35
 TEAM PRESENTATION

Imani Jackson Marcos Galán Ixchel Valdía Nils Årud

JOB TITLE JOB TITLE JOB TITLE JOB TITLE
Blue is the colour of the Blue is the colour of the Blue is the colour of the Blue is the colour of the
clear sky and the deep sea clear sky and the deep sea clear sky and the deep sea clear sky and the deep sea

36
 COMPETITOR MATRIX
HIGH VALUE 2

Competito
r
Comp
etitor
Our company

Competitor

HIGH VALUE 1
LOW VALUE 1

Competito
r

Competito
Competitor
r

LOW VALUE 2

37
 WEEKLY PLANNER
SUNDAY MONDAY TUESDAY WEDNESDAY THURSDAY FRIDAY SATURDAY

9:00 - 9:45 Task Task Task Task Task Task Task

10:00 - 10:45 Task Task Task Task Task Task Task

11:00 - 11:45 Task Task Task Task Task Task Task

12:00 - 13:15 ✔ Free time ✔ Free time ✔ Free time ✔ Free time ✔ Free time ✔ Free time ✔ Free time

13:30 - 14:15 Task Task Task Task Task Task Task

14:30 - 15:15 Task Task Task Task Task Task Task

15:30 - 16:15 Task Task Task Task Task Task Task

38
SlidesCarnival icons are editable shapes.

This means that you can:

● Resize them without losing quality.
● Change line color, width and style.

Isn’t that nice? :)

Examples:

39
DIAGRAMS AND INFOGRAPHICS

40
You can also use any emoji as an icon!
And of course it resizes without losing quality.
How? Follow Google instructions https://twitter.com/googledocs/status/730087240156643328

✋👆👉👍👤👦👧👨👩👪💃🏃💑❤
😂😉😋😒😭👶😸🐟🍒🍔💣📌📖🔨
🎃🎈🎨🏈🏰🌏🔌🔑 and many more...
41
 Free templates for all your presentation needs

For PowerPoint and 100% free for personal or Ready to use, professional Blow your audience away
Google Slides commercial use and customizable with attractive visuals