TUGAS BESAR 1 MANAJEMEN KOMUNIKASI PROYEK

DISUSUSUN OLEH :
RAMADHAN ESTU UTOMO
41120110046
 DEFINISI MANAJEMEN KOMUNIKASI

 Manajemen komunikasi pada dasarnya adalah kombinasi antara ilmu komunikasi dengan
teori manajemen yang diterapkan dalam banyak konteks komunikasi yang berbeda.

 Manajemen komunikasi juga dapat dipahami sebagai perencanaan sistematis,

implementasi, pemantauan, dan peninjauan semua saluran komunikasi dalam suatu
perusahaan atau organisasi dan juga antar organisasi termasuk pengorganisasian dan
penyebaran pedoman untuk komunikasi baru yang terhubung ke jaringan, organisasi, atau
teknologi komunikasi.
 PERAN PENTING MANAJEMEN KOMUNIKASI DALAM
PROYEK

 Salah satu faktor utama penentu keberhasilan sebuah proyek adalah manajemen
komunikasi. Banyak penelitian menyatakan bahwa faktor tertinggi penyebab kegagalan
proyek adalah buruknya manajemen komunikasi. Rata-rata, seorang Manajer Proyek
menghabiskan waktu sekitar 85-90% dari waktu keseluruhan proyek dalam melakukan
komunikasi. Oleh karena itu, sangat penting bagi Manajer Proyek untuk mengetahui
strategi terbaik dalam mengelola komunikasi selama berjalannya proyek.
 Manajemen Komunikasi Proyek sendiri merupakan salah satu kompetensi penting yang
perlu dimiliki seorang Manajer Proyek dengan tujuan agar semua informasi mengenai
proyek akan sampai tepat pada waktunya, dibuat, disimpan dan diatur dengan tepat.
 PERENCANAAN KOMUNIKASI

1. Merupakan proses yang sangat penting dalam proyek, mengingat

seringnya kegagalan proyek terkait dengan kegagalan komunikasi
2. Membuat analisis stakeholder untuk komunikasi proyek juga
membantu dalam perencanaan komunikasi
3. Rencana manajemen komunikasi adalah dokumen yang berisi
arahan/tuntunan cara berkomunikasi dalam suatu proyek
 ISI RENCANA KOMUNIKASI PROYEK

1. Persyaratan komunikasi Stakeholder.

2. Informasi yang akan dikomunikasikan, termasuk bentuk, isi, dan rinciannya.
3. Orang-orang yang akan menerima informasi dan yang akan memberikan informasi tersebut.
4. Metode atau teknologi yang disarankan untuk menyampaikan informasi.
5. Frekuensi komunikasi.
6. Prosedur eskalasi/peningkatan untuk menyelesaikan persoalan-persoalan.
7. Prosedur revisi untuk memperbaharui rencana manajemen komunikasi.
8. Daftar istilah yang berkaitan dengan manajemen komunikasi.
 INPUT
1. Project management plan

2. Stakeholder register

3. Enterprise environmental factors

4. Organizational process assets

 TOOLS AND TECHNIQUES

1. Communication requirement analysis

2. Communication technology

3. Communication models

4. Communication methods

5. Meetings
 OUTPUT

1. Communications management plan

2. Project document updates

PROSES RENCANA PENGELOLAAN MANAJMEN KOMUNIKASI
Sebuah rencana manajemen komunikasi adalah dokumen yang menyediakan: Kumpulan dan struktur
arsip yang merinci metode apa yang akan digunakan untuk mengumpulkan dan menyimpan berbagai jenis
informasi. Prosedur juga harus mencakup mengumpulkan dan menyebarkan pembaruan dan koreksi
informasi sebelum didistribusikan.

Sebuah struktur distribusi yang merinci kepada siapa informasi (status laporan, data, jadwal, dokumentasi
teknis, dll) akan mengalir, dan metode apa (laporan tertulis, rapat, dll) yang akan digunakan untuk
mendistribusikan berbagai jenis informasi. Struktur ini harus sesuai dengan tanggung jawab dan
hubungan pelaporan yang dijelaskan oleh struktur organisasi proyek.

Penjelasan mengenai informasi yang akan didistribusikan, termasuk format, isi, tingkat detail, dan
konvensi / definisi yang akan digunakan. Jadwal Produksi yang menampilkan kapan dan jenis komunikasi
apa yang akan diproduksi.

Metode untuk mengakses informasi diantara komunikasi yang dijadwalkan. Sebuah metode untuk
memperbarui dan menyempurnakan rencana manajemen komunikasi seiring dengan pelaksanaan dan
perkembangan suatu proyek.
 DSITRIBUSI INFORMASI
Distribusi informasi melibatkan kegiatan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh stakeholder proyek secara
tepat waktu. Input untuk Distribusi Informasi.
1. Keterampilan Komunikasi
Keterampilan komunikasi yang digunakan untuk bertukar informasi. Pengirim informasi bertanggung jawab untuk membuat
informasi yang jelas, tidak membingungkan, dan lengkap, sehingga penerima dapat menerima dengan benar, dan untuk
menegaskan bahwa itu adalah benar dipahami.
2. Sistem Pengambilan informasi
Informasi dapat digunakan bersama oleh anggota tim dan stakeholder melalui berbagai metode termasuk sistem
pengarsipan manual, database elektronik, perangkat lunak manajemen proyek, dan sistem yang memungkinkan akses ke
dokumentasi teknis seperti gambar teknik, spesifikasi desain, rencana uji, dll.
3. Metode Distribusi informasi
Informasi proyek boleh didistribusikan dengan menggunakan berbagai metode termasuk pertemuan-pertemuan proyek,
hard copy distribusi dokumen, berbagi akses ke database elektronik jaringan, fax, surat elektronik, voice mail, konferensi
video, dan proyek intranet Output dari Distribusi Informasi.
• Catatan proyek. Catatan proyek dapat mencakup korespondensi, memo, dan dokumen yang menggambarkan proyek.
Informasi ini harus, sejauh mungkin dan sesuai, dipertahankan dalam cara yang terorganisir. Anggota tim mungkin sering
menyimpan catatan pribadi dalam buku catatan proyek.
• Laporan Proyek. Laporan Formal proyek atas status proyek dan / atau masalah proyek.
• Presentasi Proyek. Tim proyek memberikan informasi secara formal, maupun informal, kepada setiap atau semua
stakeholder proyek.
 PELAPORAN KINERJA

Pelaporan kinerja adalah kegiatan mengumpulkan dan menyebarkan informasi tentang kinerja untuk memberikan
informasi kepada stakeholder tentang bagaimana sumber daya digunakan untuk mencapai tujuan proyek.
1. Status pelaporan
Menggambarkan dimana proyek sekarang berdiri, misalnya, status yang berhubungan dengan jadwal dan anggaran.
2. Kemajuan pelaporan
Menggambarkan apa yang sudah dicapai oleh tim proyek, misalnya, persentase jadwal yang selesai, atau apa yang
sudah selesai dibandingkan dengan apa yang sedang dalam proses.
3. Peramalan
Memprediksi status dan kemajuan proyek dikemudian hari.
Pelaporan kinerja umumnya harus memberikan informasi tentang ruang lingkup, jadwal, biaya, dan kualitas. Banyak
proyek juga membutuhkan informasi mengenai risiko dan pengadaan Input untuk Pelaporan Kinerja.
1. Rencana Proyek. Rencana proyek berisi berbagai acuan dasar yang akan digunakan untuk menilai kinerja
proyek.
2. Hasil kerja. Kerja hasil hasil kerja yang mana yang telah sepenuhnya atau sebagian selesai, biaya (dan / atau
sumber daya) mana yang dikeluarkan, dll - adalah output dari eksekusi rencana proyek.
3. Catatan proyek lainnya
 BEBERAPA SARAN DALAM MANAJEMEN
KOMUNIKASI
1. Gunakan keterampilan berkomunikasi (khususnya dalam menangani konflik)
2. Selalu berusaha untuk mengembangkan keterampilan berkomunikasi.
3. Lakukan rapat dengan efektif.
4. Gunakan e-mail secara efektif.
5. Gunakan template dalam komunikasi proyek.
6. Bangun infrastruktur komunikasi.
TERIMA KASIH