TUGAS INDIVIDU MANAJEMEN PROYEK

Project Communication Management

Diajukan sebagai syarat untuk memenuhi pelaksanaan tugas mata kuliah

Manajemen Proyek

Oleh :
Didin Bramastya

1101120047

S1 TEKNIK TELEKOMUNIKASI
FAKULTAS TEKNIK ELEKTRO
UNIVERSITAS TELKOM

BAB I PENDAHULUAN

1.1

Latar Belakang
Ancaman terbesar bagibanyak proyekadalah kegagalan untukberkomunikasi. Budaya kita tidak

menggambarkan profesional TI sebagai komunikator yang baik. Penelitian menunjukkan bahwa profesional
TI harus dapat berkomunikasi secara efektif untuk berhasil dalam posisi mereka kemampuan verbal yang
kuat merupakan faktor kunci dalam advance me karir.
Manajemen Komunikasi proyek adalah kompetensi yang harus dimiliki manajer proyek dengan
tujuan utama adalah agar adanya jaminan bahwa semua informasi mengenai proyek akan sampai tepat pada
waktunya, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan dan diatur dengan tepat pula. Orangorang teknologi informasi terkenal dengan memiliki kemampuan komunikasi yang rendah.

1.2

Lingkup Penugasan
-

Ketepatan dalam menggunakan tool untuk Plan Communication

Ketepatan dalam menggunakan tool untuk Manage Communication
Ketepatan dalam menggunakan tool untuk Control Communication

BAB II LANDASAN TEORI

Manajemen komunikasi proyek (MKP) dibutuhkan untuk mensosialisasikan kebijakan-kebijakan
pengembangan proyek, hasil-hasil kerja proyek, dan melakukan kooordinasi dan komunikasi dengan seluruh
pemangku kepentingan. MKP menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk dapat dipastikan agar
informasi proyek dapat dikumpulkan, disusun, disebar, dan disimpan.Terdiri dari perencanaan komunikasi,
distribusi informasi, pelaporan kinerja, dan penyelesaian administratif. Beberapa tools dan teknik dapat
dimanfaatkan untuk komunikasi yang efektif, antara lain jejaring sosial, template-template yang diperlukan
untuk komunikasi proyek, misalnya : template berita acara rapat, template untuk undangan, template untuk
progress report, dll. Perlu dibakukan juga teknis dan format komunikasi, misalnya : cara melakukan rapat,
cara melaporkan perkembangan proyek, dll. Selain itu perlu dilakukan juga pengendalian dan evaluasi
pelaksanaan komunikasi proyek.
Kompetensi komunikasi sama dengan kemampuan seseorang dalam berkomunikasi. Meskipun
setiap hari orang berkomunikasi, tetapi jarang orang yang tahu sejauh mana efektivitas komunikasi kita,
baik secara individual, sosial, maupun secara profesional.Kompetensi sendiri memiliki pengertian
kemampuan seseorang yang meliputi keterampilan, pengetahuan, dan sikap dalam melakukan sesuatu
kegiatan atau pekerjaan tertentu sesuai dengan standar-standar yang telah ditetapkan.Kata kunci dari
kompetensi adalah kemampuan yang sesuai standar.Sedangkan kompetensi komunikasi memiliki pengertian
kemampuan yang meliputi pengetahuan, keterampilan, dan sikap yang sesuai dalam mengelola pertukaran
pesan verbal dan non-verbal berdasarkan patokan-patokan tertentu.

BAB III PEMBAHASAN

3.1 Project Communication Management

Dalam Project Communication Management agar manajemen komunikasi dapat berjalan lancar, sebagai
manager

proyek

harus

memperhatikan

parameter

parameter

berikut

ini

Plan Communication Management

Perencanaan komunikasi melibatkan dan menentukan informasi dan kebutuhan komunikasi
para pemangku kepentingan: yang membutuhkan informasi apa, kapan mereka akan
membutuhkannya, bagaimana akan diberikan kepada mereka, dan oleh siapa. Sementara
semua proyek berbagi kebutuhan untuk mengkomunikasikan informasi proyek, kebutuhan
informasi dan metode distribusi sangat bervariasi. Mengidentifikasi kebutuhan informasi

para pemangku kepentingan dan menentukan sarana yang cocok untuk memenuhi
kebutuhan tersebut merupakan faktor penting bagi keberhasilan proyek.

Input Perencanaan Komunikasi

1. Persyaratan komunikasi. Persyaratan Komunikasi adalah jumlah dari kebutuhan informasi
dari para stakeholder proyek. Persyaratan didefinisikan dengan menggabungkan jenis dan
format informasi yang diperlukan dengan analisis nilai informasi tersebut. Sumber daya
proyek harus dikeluarkan hanya pada berkomunikasi informasi yang memberikan kontribusi
untuk keberhasilan atau dimana kurangnya komunikasi dapat menyebabkan kegagalan.
Informasi biasanya diperlukan untuk menentukan persyaratan komunikasi proyek meliputi:
Hubungan antara organisasi proyek dengan tanggung jawab pemangku kepentingan
Disiplin, departemen, dan spesialisasi yang terlibat dalam proyek.
Keperluan logistik, berapa banyak orang akan terlibat dengan proyek dan di lokasi
mana. Kebutuhan informasi eksternal (misalnya, berkomunikasi dengan media).
2. Teknologi Komunikasi. Teknologi atau metode yang digunakan untuk mentransfer informasi
bolak-balik antara stakeholder proyek dapat bervariasi secara signifikan: dari percakapan
singkat sampai pertemuan yang diperpanjang, dari dokumen tertulis sederhana sampai jadwal
online dan database yang diakses dengan segera.
Faktor teknologi komunikasi yang dapat mempengaruhi proyek ini
meliputi:

Informasi yang dibutuhkan dengan segera, adalah keberhasilan proyek tergantung pada
ketersediaani informasi yang sering diperbarui setiap saat, atau secara teratur akan
menghasilkan laporan tertulis cukup?
Ketersediaan teknologi tersedianya sistem yang sudah ada di tempat yang sesuai
Para staf yang diharapkan proyek sistem komunikasi diusulkan yang sesuai dengan
pengalaman dan keahlian peserta proyek
Lamanya proyek - teknologi yang tersedia kemungkinan akan berubah sebelum proyek
berakhir?.

3. Kendala. Kendala adalah faktor yang akan membatasi pilihan tim manajemen proyek.
Misalnya, jika sumber daya proyek besar akan diperoleh, harus ada pertimbangan lebih untuk
menangani kontrak informasi.
4. Asumsi.

Alat dan Teknik untuk Perencanaan Komunikasi

Analisis Stakeholder. Kebutuhan informasi dari berbagai pemangku kepentingan harus
dianalisis untuk mengembangkan pandangan metodis dan logis dari kebutuhan informasi
mereka
dan sumber-sumber untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Analisis ini harus mempertimbangkan
metode dan teknologi sesuai dengan proyek yang akan memberikan informasi yang dibutuhkan.
Perawatan harus diambil untuk menghindari pemborosan sumber daya pada informasi yang
tidak perlu atau teknologi tidak tepat.
Output dari Komunikasi Perencanaan
Rencana pengelolaan komunikasi. Sebuah rencana manajemen komunikasi adalah dokumen
yang menyediakan:

Kumpulan dan struktur arsip yang merinci metode apa yang akan digunakan untuk
mengumpulkan dan menyimpan berbagai jenis informasi. Prosedur juga harus
mencakup mengumpulkan dan menyebarkan pembaruan dan koreksi informasi sebelum
didistribusikan.
Sebuah struktur distribusi yang merinci kepada siapa informasi (status laporan, data,
jadwal, dokumentasi teknis, dll) akan mengalir, dan metode apa (laporan tertulis, rapat,
dll) yang akan digunakan untuk mendistribusikan berbagai jenis informasi.
Struktur ini harus sesuai dengan tanggung jawab dan hubungan pelaporan yang dijelaskan oleh
struktur organisasi proyek.
Penjelasan mengenai informasi yang akan didistribusikan, termasuk format, isi, tingkat detail,
dan konvensi / definisi yang akan digunakan.
Jadwal Produksi yang menampilkan kapan dan jenis komunikasi apa yang akan diproduksi.
Metode untuk mengakses informasi diantara komunikasi yang dijadwalkan.

Manage Communications
adalah proses menciptakan, mengumpulkan, mendistribusikan, menyimpan, mengambil,
dan disposisi akhir dari informasi proyek sesuai dengan communications management
plan.Manajer Proyek pada perusahan telekomunikasi harus mengatur dan membagikan
segala bentuk informasi untuk para pemangku seluruh kegiatan proyek agar tidak terjadi
miss saat proyek sudah berjalan.

Input untuk Distribusi Informasi

1. Hasil Kerja.
2. Rencana pengelolaan komunikasi.
3. Rencana Proyek.

1.

Alat dan Teknik untuk Distribusi Informasi

Keterampilan Komunikasi. Keterampilan komunikasi yang digunakan untuk bertukar informasi.
Pengirim informasi bertanggung jawab untuk membuat informasi yang jelas, tidak
membingungkan, dan lengkap, sehingga penerima dapat menerima dengan benar, dan untuk
menegaskan bahwa itu adalah benar dipahami. Penerima bertanggung jawab untuk memastikan
bahwa informasi yang diterima secara keseluruhan dan dipahami dengan benar. Berkomunikasi
memiliki banyak dimensi:
Ditulis dan diucapkan, mendengar dan berbicara.
Internal (dalam proyek) dan eksternal (dengan pelanggan, media, masyarakat,
dll). Formal (laporan, briefing, dll) dan informal (memo, ad hoc percakapan, dll).
Vertikal (atas dan bawah organisasi) dan horizontal (dengan sesama).

2. Sistem Pengambilan informasi. Informasi dapat digunakan bersama oleh anggota tim dan
stakeholder melalui berbagai metode termasuk sistem pengarsipan manual, database
elektronik, perangkat lunak manajemen proyek, dan sistem yang memungkinkan akses ke
dokumentasi teknis seperti gambar teknik, spesifikasi desain, rencana uji, dll
3. Metode Distribusi informasi . Informasi proyek boleh didistribusikan dengan menggunakan
berbagai metode termasuk pertemuan-pertemuan proyek, hard copy distribusi dokumen,

berbagi akses ke database elektronik jaringan, fax, surat elektronik, voice mail, konferensi
video, dan proyek intranet.
Output dari Distribusi Informasi
1. Catatan proyek. Catatan proyek dapat mencakup korespondensi, memo, dan dokumen
yang menggambarkan proyek. Informasi ini harus, sejauh mungkin dan
sesuai, dipertahankan dalam cara yang terorganisir. Anggota tim mungkin sering
menyimpan catatan pribadi dalam buku catatan proyek.
2. Laporan Proyek. Laporan Formal proyek atas status proyek dan / atau masalah proyek.
3. Presentasi Proyek. Tim proyek memberikan informasi secara formal, maupun
informal, kepada setiap atau semua stakeholder proyek.

Control Communication
merupakan proses monitoring dan pengendalian komunikasi di seluruh siklus proyek untuk
memastikan kebutuhan informasi dari para stakeholder proyek terpenuhi.Setelah segala
kebutuhan informasi untuk stakeholder terpenuhi maka proyek akan berjalan lancar .

1. Input untuk Pelaporan Kinerja

1. Rencana Proyek. Rencana proyek berisi berbagai acuan dasar yang akan digunakan untuk
menilai kinerja proyek.
2. Hasil kerja. Kerja hasil hasil kerja yang mana yang telah sepenuhnya atau sebagian selesai,
biaya (dan / atau sumber daya) mana yang dikeluarkan, dll - adalah output dari eksekusi
rencana proyek (dibahas dalam Bagian 4.2.3.1).
3. Catatan proyek lainnya. Selain rencana proyek dan hasil pekerjaan proyek, dokumen
proyek lainnya sering mengandung informasi yang berkaitan dengan konteks proyek yang
harus dipertimbangkan ketika menilai kinerja proyek.

2. Alat dan Teknik untuk Pelaporan Kinerja

1. Tinjauan Kinerja. Penilaian kinerja adalah rapat yang dilakukan untuk menilai status proyek dan
/ atau kemajuan. Penilaian kinerja biasanya digunakan bersama dengan satu atau lebih teknik
pelaporan kinerja.
2. Analisis Varians. Analisis varians berupa kegiatan membandingkan hasil proyek yang
sebenarnya dengan hasil yang direncanakan atau diharapkan. Varians biaya dan jadwal adalah
yang paling sering dianalisis, tetapi varians dari rencana di bidang ruang lingkup, sumber daya,
kualitas, dan risiko sering sama pentingnya atau mungkinlebih.
3. analisis Trend. Analisis kecenderungan berupa kegiatan memeriksa hasil proyek dari waktu
ke waktu untuk menentukan apakah kinerja membaik atau memburuk.
4. Analisis nilai yang diperoleh. Memperoleh nilai analisis dalam berbagai bentuk adalah metode
yang paling umum digunakan dalam pengukuran kinerja. Ini mengintegrasikan ruang lingkup,
biaya (atau sumber daya), dan pengukuran jadwal adalah langkah-langkah untuk membantu
tim
manajemen proyek dalam menilai kinerja proyek. Earned value (EV) dilakukan dengan cara
menghitung tiga kunci utama bagi setiap kegiatan:
Nilai Rencana (the Planned Value /PV), sebelumnya disebut biaya dianggarkan atas
pekerjaan yang dijadwalkan (Budgeted Cost of Work Scheduled / BCWS), adalah bahwa
sebagian dari perkiraan biaya disetujui rencananya akan dihabiskan untuk kegiatan selama
suatu periode tertentu.
Biaya Aktual (the Actual Cost), sebelumnya disebut biaya yang sebenarnya dari
pekerjaan yang dilakukan (Actual Cost Of Work Performed/ ACWP), adalah total biaya
yang dikeluarkan dalam menyelesaikan pekerjaan pada aktivitas selama suatu periode
tertentu. Biaya yang Sebenarnya ini harus sesuai dengan apa pun yang dianggarkan untuk
PV dan EV
Earned value atau EV ini, sebelumnya disebut biaya dianggarkan dari pekerjaan yang
dilakukan (BCWP), adalah nilai pekerjaan yang benar-benar selesai.

Ketiga nilai ini digunakan untuk mengetahui apakah pekerjaan yang sedang dilakukan sesuai
dengan yang direncanakan. Langkah yang paling sering digunakan adalah varians biaya (CV)

dengan rumus(CV = EV - AC), dan varians jadwal (SV) dengabn rumus (SV = EV - PV). Kedua
nilai, CV dan SV, dapat diubah menjadi indikator efisiensi untuk mencerminkan biaya dan
kinerja jadwal dari setiap proyek. Indeks kinerja biaya (CPI = EV / AC) adalah indikator
efisiensi biaya paling umum digunakan. CPI kumulatif (jumlah semua anggaran EV individu
dibagi dengan jumlah dari semua penderita ACS individu) secara luas digunakan untuk
memperkirakan biaya proyek di penyelesaian.
Juga, kinerja jadwal index (SPI = EV / PV) kadang-kadang digunakan dalam hubungannya
dengan IHK untuk meramalkan perkiraan penyelesaian proyek tersebut.

3 Output dari Pelaporan Kinerja

1. Laporan Kinerja. Laporan kinerja mengatur dan meringkas informasi yang dikumpulkan dan
menyajikan hasil analisis apapun. Laporan harus menyediakan jenis informasi dan tingkat detail
yang dibutuhkan oleh berbagai pihak, seperti yang didokumentasikan dalam rencana
manajemen komunikasi.
Format umum untuk laporan kinerja dapat berupa bar chart (juga disebut Gantt Chart), kurva-S,
histogram, dan tabel. Gambar 10-2 menggunakan S-kurva untuk menampilkan data EV
analisis kumulatif, sedangkan Gambar 10-3 menampilkan satu set data yang berbeda EV
dalam bentuk tabel.
2. Permintaan Perubahan. Analisis kinerja proyek sering menghasilkan permintaan untuk
perubahan ke beberapa aspek dari proyek.

BAB 4. PENUTUP

4.1 KESIMPULAN
Manajemen Komunikasi proyek adalah kompetensi yang harus dimiliki manajer proyek dengan
tujuan utama adalah agar adanya jaminan bahwa semua informasi mengenai proyek akan sampai tepat pada
waktunya, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan dan diatur dengan tepat pula. Ancaman
terbesar bagi banyak proyek adalah kegagalan untuk berkomunikasi.
Dalam project communication management terdiri atas tiga bagian yakni : Plan Communication
Management, Manage Communication, dan Control Communication.Project Communications Management
meliputi proses yang sesuai dengan waktu dan sesuai rencana, pengumpulan, kreasi, distribusi,
penyimpanan, feedback, manajemen, control, monitoring, dan susunan dari informasi proyek. Komunikasi
yang efektif dapat membuat suatu jembatan antara stakeholder yang berbeda dari segi budaya dan
background organisasi, perbedaan keahlian, perbedaan sudut pandang dan kegemaran yang berpengaruh
pada output saat proyek tersebut dijalani.

4.2. SARAN
Perlunya pemahan dalam setiap tahapan, karena setiap tahapan atau aktivitas saling berkaitan
dengan tahapan atau aktivitas lainnya.

manajemen proyek dalam menilai kinerja proyek. Earned value (EV) dilakukan dengan
cara menghitung tiga kunci utama bagi setiap kegiatan:
Nilai Rencana (the Planned Value /PV), sebelumnya disebut biaya dianggarkan atas
pekerjaan yang dijadwalkan (Budgeted Cost of Work Scheduled / BCWS), adalah
bahwa sebagian dari perkiraan biaya disetujui rencananya akan dihabiskan untuk
kegiatan selama suatu periode tertentu.
Biaya Aktual (the Actual Cost), sebelumnya disebut biaya yang sebenarnya dari
pekerjaan yang dilakukan (Actual Cost Of Work Performed/ ACWP), adalah total
biaya yang dikeluarkan dalam menyelesaikan pekerjaan pada aktivitas selama suatu
periode tertentu. Biaya yang Sebenarnya ini harus sesuai dengan apa pun yang
dianggarkan untuk PV dan EV
Earned value atau EV ini, sebelumnya disebut biaya dianggarkan dari pekerjaan
yang dilakukan (BCWP), adalah nilai pekerjaan yang benar-benar selesai.

Ketiga nilai ini digunakan untuk mengetahui apakah pekerjaan yang sedang dilakukan
sesuai dengan yang direncanakan. Langkah yang paling sering digunakan adalah varians
biaya (CV) dengan rumus(CV = EV - AC), dan varians jadwal (SV) dengabn rumus (SV =
EV - PV). Kedua nilai, CV dan SV, dapat diubah menjadi indikator efisiensi untuk
mencerminkan biaya dan kinerja jadwal dari setiap proyek. Indeks kinerja biaya (CPI =
EV / AC) adalah indikator efisiensi biaya paling umum digunakan. CPI kumulatif (jumlah
semua anggaran EV individu dibagi dengan jumlah dari semua penderita ACS individu)
secara luas digunakan untuk memperkirakan biaya proyek di penyelesaian.
Juga, kinerja jadwal index (SPI = EV / PV) kadang-kadang digunakan dalam
hubungannya dengan IHK untuk meramalkan perkiraan penyelesaian proyek tersebut.