MANAJEMEN

KOMUNIKASI
PROYEK
Kelompok 8_07TPLP004

Muhammad Syam Noverick

Naufal Surya Anggana
Rafi Luthfansyah
Rahman Maulana
KOMUNIKASI
Bagian 1
 KOMUNIKASI
Komunikasi adalah salah satu aspek dalam kehidupan manusia
yang tidak mungkin dilewatkan. Dalam era digital yang terus
berkembang, kemampuan berkomunikasi secara efektif menjadi
semakin penting. Komunikasi memainkan peran krusial dalam
mempelajari bagaimana pesan dan informasi dikirim, diterima,
dan dipahami antara individu, kelompok, dan organisasi.

Komunikasi merupakan proses pertukaran dan pemahaman

informasi antara dua pihak atau lebih. Proses ini melibatkan
pengirim pesan, penerima pesan, dan saluran komunikasi.
Komunikasi dapat terjadi dalam berbagai bentuk, termasuk
verbal (dalam bentuk kata-kata) dan nonverbal (melalui gerakan
tubuh, ekspresi wajah, dan bahasa tubuh).
1 2 3

4 5 6
MANAJEMEN
KOMUNIKASI
PROJECT
Bagian 2
 LATAR BELAKANG PROYEK
Manajemen Komunikasi Proyek menjadi krusial
dalam konteks proyek bisnis dan teknologi
mengingat kompleksitas dan dinamika yang terlibat.
Dalam era proyek modern yang cenderung
kompleks, terdapat tantangan koordinasi yang
signifikan karena melibatkan tim yang tersebar
geografis dan berbagai pemangku kepentingan
dengan kebutuhan informasi yang beragam.
Perubahan cepat dalam teknologi dan lingkungan
bisnis menambah urgensi manajemen komunikasi
untuk menyampaikan informasi perubahan dengan
efektif. Risiko kesalahpahaman atau kegagalan
komunikasi dapat mengancam kelancaran proyek,
menekankan perlunya identifikasi dan penanganan
dini terhadap potensi risiko komunikasi.
 MANAJEMEN KOMUNIKASI PROJECT
Manajemen Komunikasi Proyek adalah disiplin yang
mencakup perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan aliran
informasi yang berkaitan dengan proyek. Tujuan utamanya
adalah memastikan bahwa semua pemangku kepentingan
proyek, baik internal maupun eksternal, menerima informasi
yang relevan dan tepat waktu. Manajemen Komunikasi Proyek
mencakup identifikasi kebutuhan komunikasi, pengembangan
strategi komunikasi, serta implementasi dan evaluasi
efektivitas komunikasi.

Dengan fokus pada koordinasi dan penyampaian informasi

yang jelas, manajemen komunikasi proyek berperan penting
dalam mencegah konflik, meminimalkan risiko
kesalahpahaman, dan memastikan bahwa seluruh tim proyek
berada pada jalur yang sama menuju pencapaian tujuan
proyek.
PENTINGNYA MANAJEMEN KOMUNIKASI
DALAM SEBUAH PROJECT
Koordinasi Efektif:
Manajemen komunikasi memfasilitasi aliran informasi yang
lancar di antara anggota tim, memastikan pemahaman yang
tepat mengenai tugas dan tanggung jawab masing-masing.

Manajemen Harapan Pemangku Kepentingan:

Memastikan bahwa pemangku kepentingan, termasuk klien dan
tim internal, memiliki pemahaman yang jelas tentang progres
proyek dan hasil yang diharapkan.

Risiko Konflik dan Kesalah pahaman:

Mencegah potensi konflik dan kesalahpahaman dengan
menyediakan jalur komunikasi terbuka dan transparan di semua
tingkat proyek.
PENTINGNYA MANAJEMEN KOMUNIKASI
DALAM SEBUAH PROJECT
Penanganan Perubahan:
Menyampaikan perubahan proyek dengan jelas dan efektif
untuk mengurangi resistensi dan memastikan adaptasi yang
lancar oleh tim.
Kelancaran Kolaborasi Tim Tersebar:
Membantu dalam mengelola kerja sama di antara tim yang
berlokasi geografis berbeda, memastikan kolaborasi yang
efektif meskipun adanya jarak fisik.
Informasi yang Tepat Waktu:
Menjamin bahwa semua pihak terlibat mendapatkan informasi
yang diperlukan sesuai dengan waktu yang diperlukan,
mencegah kekurangan informasi atau keterlambatan yang dapat
menghambat proyek.
PENTINGNYA MANAJEMEN KOMUNIKASI
DALAM SEBUAH PROJECT
Transparansi dan Akuntabilitas:
Mendorong transparansi dalam keputusan proyek dan progres,
memastikan akuntabilitas dan kepercayaan di antara anggota
tim dan pemangku kepentingan.
Hubungan yang Positif:
Membangun hubungan positif dengan pemangku kepentingan
melalui komunikasi yang terbuka, mendukung iklim kerja yang
harmonis dan mendukung kesuksesan jangka Panjang proyek
dan organisasi.
 TAHAPAN
MANAJEMEN
KOMUNIKASI
Bagian 3
 TAHAPAN MANAJEMEN KOMUNIKASI

1. Perencanaan komunikasi

2. Distribusi Informasi

3. Pelaporan Kinerja

4. Mengelola stakeholders
 PERENCANAAN KOMUNIKASI
Perencanaan Komunikasi Merupakan proses yang sangat penting dalam proyek,
mengingat seringnya kegagalan proyek terkait dengan kegagalan komunikasi.
Membuat analisis stakeholder untuk komunikasi proyek juga membantu dalam
perencanaan komunikasi

Isi Rencana Manajemen Komunikasi

Kebutuhan komunikasi stakeholder
Informasi yang akan dikomunikasikan termasuk format, konten dan tingkat
rincian
Orang-orang yang terlibat
Metode dan teknologi yang digunakan dalam penyampaian informasi
Jadwal penyampaian informasi
Metode untuk memperoleh informasi
Metode penyampaian komunikasi terkait progress kerja
Metode penyelesaian masalah
Daftar istilah/terminology
CONTOH DOKUMEN PERENCANAAN
KOMUNIKASI
 DISTRIBUSI INFORMASI
Dalam proses distribusi informasi, diperlukan cara yang tepat, orang yang tepat,
waktu yang tepat dan format yang berguna, termasuk dalam menggunakan
teknologi untuk meningkatkan distribusi informasi serta metode formal maupun
informal.

Beberapa hal penting dalam melakukan distribusi informasi :

Penggunaan teknologi
Cara formal atau informal
Penanganan informasi yang sangat penting agar dapat didistribusikan dengan
efektif dan tepat waktu
Memilih media yang cocok untuk berkomunikasi
Pemahaman akan teknik komunikasi individual atau berkelompok
Teknik menyampaikan berita “buruk”
Pengaturan jumlah jalur komunikasi
 PELAPORAN KINERJA

Pelaporan kinerja membuat stakeholder mendapatkan informasi tentang

bagaimana sumber daya digunakan untuk mencapai tujuan proyek.

Laporan status menjelaskan di mana proyek berdiri di titik tertentu dalam

waktu.
Laporan kemajuan menjelaskan apa yang telah melakukan tim proyek selama
kurun waktu tertentu.
Prakiraan memperkirakan status dan kemajuan proyek masa depan
berdasarkan informasi terakhir dan tren.
 MENGELOLA STAKEHOLDER

Manajer Proyek harus memahami dan

bekerja dengan berbagai pihak yang
berkepentingan. Perlu merancang suatu
cara untuk mengidentifikasi dan
menyelesaikan masalah.
Dua alat penting termasuk :
Matriks manajemen harapan
Catatan isu
 CONTOH MATRIK MANAJEMEN HARAPAN
Ukuran Prio
Ekspektasi Tolak ukur
sukses ritas

Semua jadwal harus Manajer proyek dan pihak sponsor harus lebih
Waktu 1 realistisSemua target utama dahulu mengetahui apabila ada isu dan
harus diprioritaskan berdampak pada waktu yang sudah ditentukan

Fokus pada rapat utama yang dibutuhkan

Semua lingkup aktivitas harus
Ruang lingkup 2 sebelum mempertimbangkan hal-hal yang
jelas dan detil
bersifat opsional

Proyek sepenuhnya bergantung Menjaga pengeluaran sesuai dengan rencana

Biaya 3
pada organisasi proyek
CONTOH CATATAN ISU
KEBUTUHAN KOMUNIKASI
DAN RAPAT DALAM
SEBUAH PROYEK
MANAJEMEN
Bagian 4
 SARAN PENINGKATAN KOMUNIKASI
Kelola konflik secara efektif.

Kembangkan keterampilan
komunikasi yang lebih baik.

Jalankan rapat yang efektif.

Gunakan e-mail secara efektif.

Gunakan template untuk komunikasi

proyek.
CARA PENANGANAN KONFLIK
1. Konfrontasi : Menghadapi konflik dengan
menggunakan pendekatan pemecahan masalah
2. Kompromi : Menggunakan pendekatan memberikan
dan mengambil
3. Memperlancar : Menekankan pada perbedaan dan
kesepakatan
4. Memaksa : Menekankan pada pendekatan menang
kalah.
5. Penarikan : Menarik dari ketidaksetujuan aktual atau
potensial.
 Berikut adalah cara untuk mengatur
kebutuhan rapat secara efektif:
Menentukan apakah rapat dapat dihindari.
Tetapkan tujuan dan hasil yang
diharapkan dari rapat .
MENGATUR Menentukan siapa yang akan menghadiri

KEBUTUHAN RAPAT
rapat .
Memberikan agenda untuk peserta
SECARA EFEKTIF sebelum rapat.
Mempersiapkan materi dan bantuan
visual, dan membuat persiapan logistik
sebelumnya.
Jalankan rapat secara profesional.
Membangun hubungan
 MENGEMBANGKAN INFRASTRUKTUR
KOMUNIKASI

Sebuah infrastruktur komunikasi adalah satu set alat, teknik, dan

prinsip-prinsip yang menyediakan sebuah dasar yang efektif untuk
transfer informasi, diantaranya :
Peralatan termasuk e-mail, perangkat lunak manajemen
proyek, groupware, mesin fax, telepon, teleconferencing
system, sistem manajemen dokumen, dan pengolah kata.
Teknik termasuk pelaporan panduan dan template, peraturan
dan prosedur pertemuan dasar, proses pengambilan
keputusan, pendekatan pemecahan masalah, dan resolusi
konflik dan teknik negosiasi.
Prinsip-prinsip termasuk menggunakan dan membuka dialog
yang telah disepakati etika kerja.
BEBERAPA SARAN DALAM
MANAJEMEN KOMUNIKASI
1. Gunakan keterampilan berkomunikasi (khususnya dalam
menangani konflik)
2. Selalu berusaha untuk mengembangkan keterampilan
berkomunikasi
3. Lakukan rapat dengan efektif
4. Gunakan e-mail secara efektif
5. Gunakan template dalam komunikasi proyek
6. Bangun infrastruktur komunikasi
 Tujuan dari manajemen komunikasi
proyek adalah untuk memastikan

KESIMPULAN
generasi, koleksi, sosialisasi,
penyimpanan, dan disposisi
informasi proyek yang tepat waktu
dan sesuai.
CARA
Kamu diberi waktu lima menit untuk mengajukan
tiga pertanyaan "Belum Pernah Saya".

BERMAIN Pemandu permainan akan menampilkan

pertanyaan pada layar secara acak.

Setiap orang akan menjawab bersamaan dengan

memiringkan kepala atau menunjuk jawaban
Bersenang-senanglah! mereka dengan bantuan latar belakang virtual.
Tahan posisimu selama beberapa detik.

Kamu mungkin diminta (atau tidak)

menjelaskan jawabanmu.

Selamat bersenang-senang!
BELUM PERNAH
MENGUMPULKAN
KARTU FOTO
Buat salinan halaman ini sesuai keperluan,
tergantung jumlah halaman yang diperlukan
untuk keseluruhan permainan.

Harap hapus catatan ini setelah menyunting.

 Belum Pernah Saya...

MENANGIS
KERAS DI
KONSER
Buat salinan halaman ini sesuai keperluan,
tergantung jumlah halaman yang diperlukan
untuk keseluruhan permainan.

Harap hapus catatan ini setelah menyunting.

SAYA BELUM
PERNAH
MENEMUKAN
TEMAN DARI
FANDOM
Buat salinan halaman ini sesuai keperluan,
tergantung jumlah halaman yang diperlukan
untuk keseluruhan permainan.

Harap hapus catatan ini setelah menyunting.

HALAMAN
SUMBER
PERMAINAN
Gunakan elemen ini dalam
presentasi Anda. Nikmatilah!
HALAMAN
B UNTUK BURAM C UNTUK KONFETI

SUMBER D UNTUK DRUM O UNTUK BOLA

PERMAINAN Q UNTUK SENYAP X UTUK TUTUP

Temukan keajaiban dan keseruan

dalam melakukan presentasi dengan
Presentasi Canva. Tekan tombol NOMOR 0-9 UNTUK PENGATUR WAKTU
berikut saat berada dalam mode
Presentasi!
HALAMAN
B UNTUK BURAM C UNTUK KONFETI

SUMBER D UNTUK DRUM O UNTUK BOLA

PERMAINAN Q UNTUK SENYAP X UTUK TUTUP

Temukan keajaiban dan keseruan

dalam melakukan presentasi dengan
Presentasi Canva. Tekan tombol NOMOR 0-9 UNTUK PENGATUR WAKTU
berikut saat berada dalam mode
Presentasi!