KOMUNIKASI DALAM PROYEK

KONSTRUKSI
DEFINISI
 Komunikasi merupakan penyampaian informasi
 Membutuhkan dua pihak atau lebih
 Bentuk komunikasi: verbal, visual, kode, gerak
tubuh, dan sebagainya
KOMUNIKASI DALAM PROYEK
 Komunikasi terjadi di dalam kantor maupun antara
kantor
 Struktur organisasi dalam proyek konstruksi
umumnya dibagi menjadi:
1. Struktur organisasi kantor pusat
2. Struktur organisasi kantor proyek
KOMUNIKASI DALAM PROYEK
 Kantor pusat merupakan pengendali dari semua
proyek yang ditanganinya
 Kantor proyek merupakan pelaksana proyek di
lapangan
 Keduanya harus saling memberikan informasi untuk
menjamin kelancaran proyek dan tercapainya
tujuan proyek
KOMUNIKASI DALAM PROYEK
Informasi yang saling ditukarkan antara lain:
 Prestasi atau kemajuan pekerjaan proyek

 Permasalahan yang dihadapi proyek

 Jenis dan material yang dibutuhkan

 Jenis peralatan yang dibutuhkan, dsb

KOMUNIKASI DALAM PROYEK
 Komunikasi antara kantor pusat dan kantor proyek
dapat dilakukan secara verbal, baik lisan maupun
tulisan
 Saluran yang digunakan bervariasi, misalnya
telepon, HT atau radio telekomunikasi
 Bentuk tertulis memakai format tertentu diutamakan
untuk memenuhi SOP (Standard Operational
Procedure)
KOMUNIKASI DALAM PROYEK
 Komunikasi secara tertulis lebih dianjurkan untuk
memudahkan pengarsipan atau dokumentasi
 Komunikasi tertulis lebih detail dan memudahkan
penyampaian informasi
 Track record atau rekam jejak dari kegiatan-
kegiatan proyek lebih mudah diakses
KOMUNIKASI DALAM PROYEK
 Setiap perusahaan membuat form (formulir) yang
dibakukan untuk digunakan di berbagai keperluan
 Komunikasi secara tertulis (persuratan) dapat
memuat hal-hal berikut:
1. Laporan
2. Permintaan
3. Perintah
4. Informasi/Pemberitahuan
KOMUNIKASI TERTULIS
Laporan
 Pembuatan laporan dalam kegiatan proyek

dilakukan secara berkala/periodik

 Misalnya laporan harian, laporan mingguan hingga

laporan tahunan
KOMUNIKASI TERTULIS
Permintaan
 Dibuat jika salah satu pihak membutuhkan suatu hal

dari pihak lain untuk disediakan demi kelangsungan

proyek
 Misalnya permintaan penambahan material,
permintaan pengadaan alat khusus, dan
sebagainya
KOMUNIKASI TERTULIS
Perintah
 Dibuat bila salah satu pihak ingin membuat pihak

lain melakukan sesuatu , memiliki batas waktu dan

sifatnya mengikat (wajib)
 Biasanya memuat sanksi bila perintah tidak
dilaksanakan
 Misalnya surat penunjukan, surat peringatan, dan
sebagainya
KOMUNIKASI TERTULIS
Informasi/Pemberitahuan
 Sifatnya sama seperti laporan, namun tidak dibuat

secara berkala
 Dapat digunakan untuk hal-hal yang terjadi di luar

perkiraan atau perencanaan

 Misalnya pengumuman penambahan jam kerja

(lembur), pengumuman standar keselamatan kerja,

dan sebagainya
LAPORAN
 Laporan tertulis perlu dibuat dan diberikan secara
kontinu setiap periode waktu tertentu
 Tujuan utama: untuk mengirimkan informasi secara
akurat kepada pihak lain yang berwenang
1. Laporan harian
2. Laporan mingguan
3. Laporan bulanan
LAPORAN
Laporan harian
 Semua kegiatan yang terjadi di proyek dalam satu

hari harus direkan secara rinci dan informatif

 Pencatatan yang rinci/detail akan memudahkan

pengendalian dan mengevaluasi hasil pekerjaan di

kemudian hari
LAPORAN
 Laporan harian memuat hal-hal berikut:
1. Rencana prestasi yang harus diselesaikan
2. Prestasi yang dicapai
3. Jumlah pekerja
4. Jenis dan jumlah alat yang digunakan
5. Cuaca hari tersebut
6. Permasalahan yang timbul
7. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan
pelaksanaan
8. Dokumentasi berupa foto bila diperlukan
LAPORAN
Laporan mingguan
 Yaitu rekaman baru hasil akumulasi dari laporan

harian yang dikumpulkan selama satu minggu

Laporan bulanan
 Yaitu rekaman baru hasil akumulasi dari laporan
mingguan yang dikumpulkan selama empat minggu
KOMUNIKASI LISAN DALAM PROYEK

 Jenis komunikasi yang mungkin dilaksanakan di

berbagai kesempatan untuk saling bertukar pikiran
atau diskusi sebagai usaha pemecahan masalah
adalah meeting
 Dapat berupa:
 Formal Meeting

 Informal Meeting
 KOMUNIKASI LISAN DALAM PROYEK

Meeting
 Menyatukan informasi dari semua pihak yang

terlibat dalam pelaksanaan pekerjaan konstruksi

 Sangat penting dan harus dilakukan secara rutin

 Para pelaksana di lapangan yang mengetahui

semua kesulitan dan hambatan yang timbul
dikumpulkan dalam satu wadah
KOMUNIKASI LISAN DALAM PROYEK

 Beberapa pekerjaan saling berkait satu sama lain

sehingga mengharuskan para pelaksana bertemu

 Menyatukan semua permasalahan kepada atasan

langsung yang bertanggung jawab di proyek

 Berkumpulnya pihak-pihak yang berkepentingan

mempermudah identifikasi masalah dan tindak
lanjutnya
KOMUNIKASI LISAN DALAM PROYEK

Informal Meeting
 Meeting jenis ini biasanya tidak ada batasan waktu

dan tidak ada agenda yang jelas

 Tidak ada notulen selama meeting, sehingga semua

usulan, tindakan dan keputusan tidak direkam

 Dapat terjadi perbedaan interpretasi dan

penyangkalan hasil meeting
PERTEMUAN DALAM PROYEK
 Meeting dipimpin oleh pimpinan kantor/perusahaan
 Untuk meeting di proyek dipimpin oleh pimpinan
proyek
 Meeting proyek terbagi menjadi:
1. Project meeting, dipimpin oleh kepala proyek,
dihadiri konsultan, kontraktor utama, supplier
dan pengawas
PERTEMUAN DALAM PROYEK
2. Site Meeting, dipimpin oleh site manager untuk
memantau prestasi yang telah dicapai.
Dihadiri oleh kontraktor utama, pengawas,
supplier dan staf
3. Domestic site meeting, dipimpin oleh site
manager untuk memantau prestasi sekaligus
permasalahan di lapangan. Dihadiri site
engineer, para pelaksana, mandor, pekerja
dan pengawas
PEDOMAN PROJECT MEETING

Undangan Agenda
Meeting

Tata Notulen
Tertib
PEDOMAN PROJECT MEETING
 Undangan meeting
 Memuat waktu dan tempat dilaksanakannya
meeting tersebut
 Mencantumkan orang atau pihak-pihak yang
diharapkan hadir dalam meeting
PEDOMAN PROJECT MEETING
 Agenda
 Sebaiknya disertakan bersama undangan
 Memuat tujuan diadakannya meeting dan hal-hal
yang akan dibahas di dalamnya
 Memberikan informasi dan kesempatan kepada
seluruh peserta untuk mempersiapkan segala
sesuatu yang diperlukan dalam meeting
PEDOMAN PROJECT MEETING
 Tata tertib
 Dapat disertakan dalam undangan maupun
diberikan pada saat meeting akan dimulai
 Memuat peraturan dan tata tertib yang harus
dipatuhi oleh semua peserta meeting
 Tata tertib harus disetujui oleh semua peserta
sebelum meeting dimulai
PEDOMAN PROJECT MEETING
 Notulen
 Ditunjuk satu pihak yang bertugas
mendokumentasikan semua hal yang terjadi dalam
meeting
 Merekam/mencatat setiap usulan, permasalahan,
solusi dan kesimpulan/keputusan yang diambil
MANAJEMEN KOMUNIKASI PROYEK
MANAJEMEN KOMUNIKASI PROYEK

 Manajemen Komunikasi Proyek termasuk proses

yang diperlukan untuk memastikan bahwa
informasi dalam proyek dibuat dengan tepat dan
cepat, baik dalam segi pengumpulan, diseminasi,
penyimpanan, dan disposisi (pengesahan)

 Merupakan kompetensi yang harus dimilikI oleh

manajer proyek
TAHAPAN MANAJEMEN KOMUNIKASI

 Perencanaan Komunikasi (Communication

Planning)
Mendefinisikan kebutuhan komunikasi dan
informasi di antara stakeholder sebuah
proyek
 Distribusi Informasi

Proses yang dilakukan untuk menjamin

terpenuhinya kebutuhan informasi pada waktu
yang tepat bagi setiap stakeholder
TAHAPAN MANAJEMEN KOMUNIKASI

 Pelaporan Kinerja
Proses mengumpulkan dan menyebarkan
informasi kinerja proyek, termasuk di dalamnya
status reports, progress measurements, dan
peramalan
 Mengelola stakeholders

Proses mengelola komunikasi untuk memenuhi

kebutuhan dan harapan stakeholder dan
penyelesaian isu-isu yang terjadi
PERENCANAAN KOMUNIKASI
 Merupakan proses yang sangat penting dalam
proyek, mengingat seringnya kegagalan
proyek terkait dengan kegagalan komunikasi

 Rencana manajemen komunikasi adalah

dokumen yang berisi arahan/tuntunan cara
berkomunikasi dalam suatu proyek
RENCANA MANAJEMEN KOMUNIKASI

Informasi yang terkandung dalam Rencana

Manajemen Komunikasi (Communication
Management Plan ), antar lain :
 Kebutuhan-kebutuhan komunikasi stakeholders

 Informasi yang akan dikomunikasikan, termasuk

formatnya, isinya dan level detailnya
 Orang yang bertanggung jawab untuk
memberikan informasi yang dimaksud
 Orang yang harus menerima informasi yang
dimaksud
RENCANA MANAJEMEN KOMUNIKASI

 Frekuensi/jadwal untuk menghasilkan

informasi,misalkan mingguan, tiap tanggal 1, dst
 Metoda untuk mendapatkan informasi, seperti
memo, email, telepon, dsb
 Metoda untuk memperbaharui rencana
manajemen komunikasi sejalan dengan kemajuan
dan pembangunan proyek
 Metoda untuk menyelesaikan masalah yang tidak
dapat diselesaikan di level bawah
 Daftar istilah/terminologi
DISTRIBUSI INFORMASI
 Dilakukan mengingat pentingnya mendapatkan
informasi proyek bagi orang yang tepat,
pada waktu yang tepat dengan format yang
padat informasi
 Manajer proyek dan tim proyek harus dapat
memutuskan cara terbaik untuk
mendistribusikan informasi proyek
ISU PENTING DALAM DISTRIBUSI
INFORMASI
 Penggunaan teknologi
 Cara formal atau informal
 Penanganan informasi yang sangat penting
agar dapat didistribusikan dengan efektif dan
tepat waktu
 Memilih media yang cocok untuk berkomunikasi
 Pemahaman akan teknik komunikasi individual
atau berkelompok
 Teknik menyampaikan berita “buruk”
 Pengaturan jumlah jalur komunikasi
PEMILIHAN MEDIA KOMUNIKASI
1 = Baik, 2 = Cukup, 3 = Kurang Baik
HARD VOICE
KASUS TELP E-MAIL MEETING WEBSITE
COPY MAIL

Menilai komitmen 3 2 3 3 1 3
Membangun mufakat 3 2 3 3 1 3
Mediasi konflik 3 2 3 3 1 3

Menyelesaikan kesalah
3 1 3 3 2 3
pahaman

Menegur perilaku 3 2 3 2 1 3
Memberi apresiasi 1 2 2 1 2 3
Menekankan otoritas 1 2 3 3 1 2

Menyediakan rekaman
1 3 3 1 3 1
permanen
PEMILIHAN MEDIA KOMUNIKASI
1 = Baik, 2 = Cukup, 3 = Kurang Baik
HARD VOICE
KASUS TELP E-MAIL MEETING WEBSITE
COPY MAIL

Menyampaikan
1 3 3 3 3 1
dokumen referensi

Menjaga kerahasiaan 2 1 2 3 1 3

Menyampaikan info
3 2 1 1 2 3
sederhana

Membuat permintaan
3 3 1 1 3 3
sederhana

Memberi perintah
3 3 3 2 1 2
kompleks

Mengundang/
2 3 3/1 2 3 1
menyebut banyak orang
SARAN DALAM MANAJEMEN
KOMUNIKASI PROYEK
 Gunakan keterampilan berkomunikasi
(khususnya dalam menangani konflik)
 Selalu berusaha untuk mengembangkan
keterampilan berkomunikasi
 Lakukan rapat dengan efektif

 Gunakan e-mail secara efektif

 Gunakan template dalam komunikasi proyek

 Bangun infrastruktur komunikasi

MEMBANGUN INFRASRUKTUR
KOMUNIKASI
 Infrastruktur Komunikasi adalah seperangkat
alat, teknik dan prinsip yang digunakan untuk
memberikan dasar yang efektif dalam transfer
informasi
 Alat yang dimaksud antara lain e-mail, project
management software, groupware, mesin fax,
telepon, sistem teleconference, document
management systems, dan word processors
MEMBANGUN INFRASRUKTUR
KOMUNIKASI
 Teknik termasuk didalamnya reporting
guidelines & templates, meeting ground rules &
procedures, decision-making processes, problem-
solving approaches, and conflict resolution and
negotiation techniques
 Prinsip yang dimaksud adalah menggunakan

dialog terbuka dan etika yang disepakati

bersama
TEMPLATE DALAM KOMUNIKASI
PROYEK
 Kebanyakan orang teknis enggan meminta
pertolongan/bantuan
 Menggunakan template dalam berkomunikasi
dapat membuat penggunaan waktu dan uang
menjadi lebih efisien
 Organisasi dapat membuat templatenya
sendiri atau meniru dari orang lain
PELAPORAN KINERJA
 Pelaporan kinerja adalah kegiatan
mengumpulkan dan menyebarkan informasi
tentang kinerja untuk memberikan informasi
kepada stakeholder tentang bagaimana
sumber daya digunakan untuk mencapai tujuan
proyek.

STATUS PROGRESS PERAMALAN

REPORT REPORT
PELAPORAN KINERJA
 Status Report, menggambarkan dimana proyek
sekarang berdiri, misalnya, status yang
berhubungan dengan jadwal dan anggaran.
 Progress Report, menggambarkan apa yang sudah
dicapai oleh tim proyek, misalnya, persentase
jadwal yang selesai, atau apa yang sudah selesai
dibandingkan dengan apa yang sedang dalam
proses.
 Peramalan, memprediksi status dan kemajuan
proyek dikemudian hari
OUTPUT PELAPORAN KINERJA
 Laporan Kinerja
 mengatur dan meringkas informasi yang

dikumpulkan dan menyajikan hasil analisis

apapun.
 Laporan harus menyediakan jenis informasi dan
tingkat detail yang dibutuhkan oleh berbagai
pihak
 Format umum untuk laporan kinerja dapat berupa

bar chart (juga disebut Gantt Chart), kurva-S,

histogram, dan tabel
OUTPUT PELAPORAN KINERJA
 Permintaan Perubahan
 Analisis kinerja proyek sering menghasilkan

permintaan untuk perubahan ke beberapa aspek

dari proyek.
MENGELOLA STAKEHOLDER
 Analisis Kebutuhan Komunikasi
 Usaha untuk mendapatkan kebutuhan
informasi tentang proyek bagi masing-
masing pemangku kepentingan.
 Dalam melakukan analisis, perhatikan:
struktur organisasi, kebutuhan informasi
internal & eksternal,dll
ANALISIS KEBUTUHAN KOMUNIKASI
STAKEHOLDER
TERIMA KASIH