MODUL PERKULIAHAN

Manajemen
Proyek Industri
Project Communication
Management

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

Teknik Teknik Industri P161720003 Bonitasari Nurul Alfa, S.T., M.M., M.Sc.

10

Abstract
Project Communication Management
(Manajemen Komunikasi Proyek)
mencakup proses yang diperlukan
untuk memastikan pembangkitan,
pengumpulan, diseminasi,
penyimpanan, dan disposisi akhir dari
informasi proyek secara tepat waktu
dan tepat.
Kompetensi
Mampu memahami project
communication management, proses
di dalam project communication
management, dan teknik yang
digunakan dalam project
communication management.
Pembahasan

Pendahuluan
Project Communication Management (Manajemen Komunikasi Proyek) mencakup
proses yang diperlukan untuk memastikan pembangkitan, pengumpulan, diseminasi,
penyimpanan, dan disposisi akhir dari informasi proyek secara tepat waktu dan tepat.
Setiap orang yang terlibat dalam proyek harus siap untuk mengirim dan menerima
komunikasi dalam "bahasa" proyek dan harus memahami bagaimana komunikasi yang
mereka lakukan sebagai individu mempengaruhi proyek secara keseluruhan..
Keterampilan manajemen umum dalam berkomunikasi terkait dengan tetapi tidak
sama dengan, manajemen komunikasi proyek. Berkomunikasi adalah subjek yang lebih luas
dan melibatkan pengetahuan substansial yang tidak unik untuk konteks proyek. Sebagai
contoh:
• Model pengirim pengirim - loop umpan balik, hambatan komunikasi, dll.
• Pilihan media - kapan berkomunikasi secara tertulis versus kapan berkomunikasi
secara lisan, kapan menulis memo informal versus kapan menulis laporan formal, dll.
• Gaya penulisan - suara aktif versus pasif, struktur kalimat, pilihan kata, dll.
• Teknik presentasi - bahasa tubuh, desain alat bantu visual, dll.
• Bertemu teknik manajemen - menyiapkan agenda, menangani konflik, dll.

2015 Nama Mata Kuliah

2 Bonitasari Nurul Alfa, S.T., M.M., M.S
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
1. Communication Planning
Perencanaan komunikasi melibatkan penentuan informasi dan kebutuhan
komunikasi para pemangku kepentingan: siapa yang membutuhkan informasi apa, kapan
mereka membutuhkannya, dan bagaimana informasi itu diberikan kepada mereka.
Mengidentifikasi kebutuhan informasi para pemangku kepentingan dan menentukan
cara yang cocok untuk memenuhi kebutuhan tersebut merupakan faktor penting untuk
keberhasilan proyek.

2015 Nama Mata Kuliah

3 Bonitasari Nurul Alfa, S.T., M.M., M.S
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Input dari Communication Planning:
1. Communication Requirement. Persyaratan komunikasi adalah jumlah dari
persyaratan informasi dari para pemangku kepentingan proyek. Persyaratan
didefinisikan dengan menggabungkan jenis dan format informasi yang diperlukan
dengan analisis nilai informasi tersebut. Sumber daya proyek harus dikeluarkan
hanya untuk mengkomunikasikan informasi yang berkontribusi pada keberhasilan
atau di mana kurangnya komunikasi dapat menyebabkan kegagalan. Informasi yang
biasanya diperlukan untuk menentukan persyaratan komunikasi proyek meliputi:
• Organisasi proyek dan hubungan tanggung jawab pemangku kepentingan
• Disiplin, departemen, dan spesialisasi yang terlibat dalam proyek
• Logistik tentang berapa banyak individu yang akan terlibat dengan proyek dan di
lokasi mana
• Kebutuhan informasi eksternal (mis., Berkomunikasi dengan media).

2. Communication Technology. Teknologi atau metode yang digunakan untuk

mentransfer informasi bolak-balik di antara elemen-elemen proyek dapat sangat
bervariasi: dari percakapan singkat hingga pertemuan panjang, dari dokumen tertulis
sederhana hingga jadwal dan basis data on-line yang dapat diakses dengan segera.
Faktor teknologi komunikasi yang dapat memengaruhi proyek meliputi:
• Kebutuhan segera akan informasi
• Ketersediaan teknologi
• Staf proyek yang diharapkan
• Panjang proyek
3. Constraints. Kendala adalah faktor yang akan membatasi pilihan tim manajemen
proyek. Misalnya, jika sumber daya proyek substansial akan diperoleh, pertimbangan

2015 Nama Mata Kuliah

4 Bonitasari Nurul Alfa, S.T., M.M., M.S
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 lebih lanjut perlu diberikan untuk menangani informasi kontrak. Ketika suatu proyek
dilakukan di bawah kontrak, seringkali ada ketentuan kontrak spesifik yang
memengaruhi perencanaan komunikasi.

4. Assumptions. Asumsi adalah faktor yang, untuk tujuan perencanaan, akan dianggap
benar, nyata atau pasti. Asumsi umumnya melibatkan tingkat risiko.

Alat dan Teknik dari Communication Planning:

1. Stakeholder Analysis. Kebutuhan informasi dari para pemangku kepentingan harus
dianalisis untuk mengembangkan pandangan metodologis dan logis dari kebutuhan
dan sumber informasi mereka untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Analisis harus
mempertimbangkan metode dan teknologi yang sesuai dengan proyek yang akan
memberikan informasi yang dibutuhkan. Perawatan harus diambil untuk
menghindari pemborosan sumber daya pada informasi yang tidak perlu atau
teknologi yang tidak pantas.

Output dari Communication Planning:

1. Communication Management Plan. Rencana manajemen komunikasi adalah
dokumen yang menyediakan:
• Struktur pengumpulan dan pengarsipan yang merinci metode apa yang akan
digunakan untuk mengumpulkan dan menyimpan berbagai jenis informasi.
Prosedur juga harus mencakup pengumpulan dan penyebaran pembaruan dan
koreksi untuk materi yang didistribusikan sebelumnya.
• Struktur distribusi yang merinci kepada siapa informasi (laporan status, data,
jadwal, dokumentasi teknis, dll) akan digunakan untuk mendistribusikan berbagai
jenis informasi. Struktur ini harus sesuai dengan tanggung jawab dan hubungan
pelaporan yang dijelaskan oleh bagan organisasi proyek.
• Deskripsi informasi yang akan didistribusikan, termasuk format, konten, tingkat
detail, dan konvensi / definisi yang akan digunakan.
• Jadwal produksi menunjukkan kapan setiap jenis komunikasi akan diproduksi.
• Metode untuk mengakses informasi antara komunikasi terjadwal.

2015 Nama Mata Kuliah

5 Bonitasari Nurul Alfa, S.T., M.M., M.S
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 • Metode untuk memperbarui dan menyempurnakan rencana manajemen
komunikasi saat proyek berkembang dan berkembang.

2. Information Distribution
Distribusi informasi melibatkan penyediaan informasi yang diperlukan bagi
pemangku kepentingan proyek secara tepat waktu. Ini termasuk
mengimplementasikan rencana manajemen komunikasi serta menanggapi
permintaan informasi yang tidak terduga.

Input dari Information Distribution:

1. Work Results
2. Communication Management Plan
3. Project Plan

Alat dan Teknik dari Information Distribution:

1. Communication Skills. Keterampilan komunikasi digunakan untuk bertukar
informasi. Pengirim bertanggung jawab untuk membuat informasi menjadi jelas,
tidak ambigu, dan lengkap sehingga penerima dapat menerimanya dengan benar
dan untuk memastikan bahwa informasi tersebut dipahami dengan benar. Penerima
bertanggung jawab untuk memastikan bahwa informasi diterima secara keseluruhan
dan dipahami dengan benar. Berkomunikasi memiliki banyak dimensi:
• Tertulis dan lisan, mendengarkan dan berbicara.
• Internal (dalam proyek) dan eksternal (kepada pelanggan, media, publik, dll)
• Formal (laporan, briefing, dll.) Dan informal (memo, percakapan ad hoc, dll)
• Vertikal (atas dan ke bawah organisasi) dan horizontal (dengan rekan-rekan).

2015 Nama Mata Kuliah

6 Bonitasari Nurul Alfa, S.T., M.M., M.S
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 2. Information Retrieval System. Informasi dapat dibagikan oleh anggota tim melalui
berbagai metode termasuk sistem pengarsipan manual, database teks elektronik,
perangkat lunak manajemen proyek, dan sistem yang memungkinkan akses ke
dokumentasi teknis seperti gambar teknik.
3. Information Distribution System. Informasi proyek dapat didistribusikan dengan
menggunakan berbagai metode termasuk pertemuan proyek, distribusi dokumen
cetak, akses bersama ke database elektronik jaringan, faks, surat elektronik, pesan
suara, dan konferensi video.

Output dari Information Distribution:

1. Project records. Catatan proyek dapat mencakup korespondensi, memo, laporan,
dan dokumen yang menggambarkan proyek. Informasi ini harus, sejauh
memungkinkan dan sesuai, dipertahankan secara terorganisir. Anggota tim proyek
dapat sering menyimpan catatan pribadi dalam buku catatan proyek.

3. Performance Reporting
Pelaporan kinerja melibatkan pengumpulan dan penyebaran informasi kinerja untuk
memberikan para pemangku kepentingan informasi tentang bagaimana sumber daya
digunakan untuk mencapai tujuan proyek. Proses ini meliputi:
• Pelaporan status - menggambarkan di mana proyek sekarang berada.
• Pelaporan kemajuan - menggambarkan apa yang telah dicapai oleh tim proyek.
• Peramalan - memprediksi status dan kemajuan proyek di masa depan.
Pelaporan kinerja umumnya harus memberikan informasi tentang ruang lingkup, jadwal,
biaya, dan kualitas. Banyak proyek juga memerlukan informasi tentang risiko dan
pengadaan. Laporan dapat disiapkan secara komprehensif atau dengan pengecualian.

2015 Nama Mata Kuliah

7 Bonitasari Nurul Alfa, S.T., M.M., M.S
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 Input dari Performance Reporting:
1. Project Plan. Rencana proyek berisi berbagai baseline yang akan digunakan untuk
menilai kinerja proyek.
2. Work Results. Hasil pekerjaan, yang hasil telah sepenuhnya atau sebagian selesai,
biaya apa yang telah dikeluarkan atau dilakukan, dll, merupakan output dari
pelaksanaan rencana proyek. Hasil kerja harus dilaporkan dalam kerangka yang
disediakan oleh rencana manajemen komunikasi. Informasi yang akurat dan seragam
tentang hasil pekerjaan sangat penting untuk pelaporan kinerja yang bermanfaat.
3. Other Project Records. Selain rencana proyek dan hasil kerja proyek, dokumen
proyek lainnya sering berisi informasi yang berkaitan dengan konteks proyek yang
harus dipertimbangkan ketika menilai kinerja proyek.

Alat dan Teknik dari Performance Reporting:

1. Performance Reviews. Tinjauan kinerja adalah pertemuan yang diadakan untuk
menilai status atau kemajuan proyek. Tinjauan kinerja biasanya digunakan bersama
dengan satu atau lebih teknik pelaporan kinerja yang dijelaskan di bawah ini.
2. Variance Analysis. Analisis varians melibatkan membandingkan hasil proyek aktual
dengan hasil yang direncanakan atau diharapkan. Varians biaya dan jadwal adalah
yang paling sering dianalisis, tetapi varians dari rencana dalam bidang cakupan,
kualitas, dan risiko seringkali sama atau lebih penting.
3. Trend Analysis. Analisis Tren melibatkan memeriksa hasil proyek dari waktu ke
waktu untuk menentukan apakah kinerja membaik atau memburuk.
4. Earn Value Analysis. Analisis nilai yang diperoleh dalam berbagai bentuknya adalah
metode pengukuran kinerja yang paling umum digunakan. Ini mengintegrasikan
ruang lingkup, biaya, dan jadwal tindakan untuk membantu tim manajemen proyek
menilai kinerja proyek. Nilai yang diperoleh melibatkan penghitungan tiga nilai
utama untuk setiap aktivitas:
• Anggaran, juga disebut BCWS (the budgeted cost of work scheduled), adalah bagian
dari perkiraan perkiraan biaya yang akan dihabiskan untuk kegiatan selama periode
tertentu.

2015 Nama Mata Kuliah

8 Bonitasari Nurul Alfa, S.T., M.M., M.S
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 • Biaya aktual, juga disebut ACWP (the actual cost of work performed), adalah total
biaya langsung dan tidak langsung yang dikeluarkan dalam menyelesaikan pekerjaan
pada aktivitas selama periode tertentu.
• Nilai yang diperoleh, juga disebut BCWP (the budgeted cost of work performed).
Beberapa implementasi nilai yang diperoleh hanya menggunakan beberapa
persentase (mis. 30 persen, 70 persen, 90 persen, 100 persen) untuk
menyederhanakan pengumpulan data. Beberapa implementasi nilai yang diperoleh
menggunakan olny 0 persen atau 100 persen (dilakukan atau tidak dilakukan) untuk
membantu memastikan pengukuran atau kinerja objektif.

Ketiga nilai ini digunakan dalam kombinasi untuk memberikan ukuran apakah pekerjaan
sedang diselesaikan seperti yang direncanakan. Ukuran yang paling umum digunakan
adalah varians biaya (CV = BCWP - ACWP), varians jadwal (SV = BCWP - BCWS) dan
indeks kinerja biaya (CPI = BCWP / ACWP). CPI kumulatif (jumlah dari semua BCWP
individu dibagi dengan jumlah semua ACWP individu) banyak digunakan untuk
memperkirakan biaya proyek pada penyelesaian. Di beberapa daerah, jadwal kinerja
inde (SPI = BCWP / BCWS) digunakan untuk memperkirakan tanggal penyelesaian
proyek.
5. Information distribution tools and techniques

Output dari Performance Reporting:

1. Performance Reports. Laporan kinerja mengatur dan merangkum informasi yang
dikumpulkan dan menyajikan hasil analisis apa pun. Laporan harus memberikan jenis
informasi dan tingkat perincian yang diperlukan oleh berbagai pemangku
kepentingan sebagaimana didokumentasikan dalam rencana manajemen
komunikasi. Format umum untuk laporan kinerja termasuk diagram batang (juga
disebut Gantt Charts), S-Curves, histogram, dan tabel. Contoh S-Curves:

2015 Nama Mata Kuliah

9 Bonitasari Nurul Alfa, S.T., M.M., M.S
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Contoh Tabular Form:

2. Change Request. Analisis kinerja proyek seringkali menghasilkan permintaan untuk

perubahan pada beberapa aspek proyek. Permintaan perubahan ini ditangani
sebagaimana dijelaskan dalam beragam proses kontrol perubahan (mis. Manajemen
perubahan ruang lingkup, kontrol jadwal, dll.).

4. Administrative Closure
Proyek atau fase, setelah mencapai tujuannya atau dihentikan karena alasan lain,
membutuhkan penutupan. Penutupan administratif terdiri dari memverifikasi dan
mendokumentasikan hasil proyek untuk memformalkan penerimaan produk proyek oleh
sponsor, klien, atau pelanggan. Ini termasuk koleksi catatan proyek, memastikan bahwa
mereka mencerminkan spesifikasi akhir, analisis keberhasilan dan efektivitas proyek, dan
pengarsipan informasi tersebut untuk digunakan di masa depan.

2015 Nama Mata Kuliah

10 Bonitasari Nurul Alfa, S.T., M.M., M.S
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 Kegiatan penutupan administratif tidak boleh ditunda sampai penyelesaian proyek.
Setiap fase proyek harus ditutup dengan benar untuk memastikan bahwa informasi
penting dan berguna tidak hilang.

Input dari Administrative Closure:

1. Performance Measurement Documentation. Semua dokumentasi yang diproduksi
untuk mencatat dan menganalisis kinerja proyek, termasuk dokumen perencanaan
yang menetapkan kerangka kerja pengukuran kinerja, harus tersedia untuk ditinjau
selama penutupan administrasi.
2. Documentation of the product of the project. Dokumen yang diproduksi untuk
menggambarkan produk proyek (rencana, spesifikasi, dokumentasi teknis, gambar,
file elektronik, dll) juga harus tersedia untuk ditinjau selama penutupan administrasi.
3. Other Project record

Alat dan Teknik dari Administrative Closure:

1. Performance Reporting Tolls and Techniques

Output dari Administrative Closure:

1. Project Archives. Satu set lengkap catatan proyek yang diindeks harus disiapkan
untuk pengarsipan oleh pihak yang tepat. Setiap database spesifik proyek atau
sejarah luas program yang berkaitan dengan proyek harus diperbarui. Ketika proyek
dilakukan berdasarkan kontrak atau ketika melibatkan pengadaan yang signifikan,
perhatian khusus harus diberikan pada pengarsipan catatan keuangan.
2. Formal Acceptance. Dokumentasi bahwa klien atau sponsor telah menerima produk
proyek (atau fase) harus disiapkan dan didistribusikan.

2015 Nama Mata Kuliah

11 Bonitasari Nurul Alfa, S.T., M.M., M.S
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
Soeharto, Imam,. Edwin, . 2001. Manajemen Proyek untuk Konsep dan Aplikasi.

Harinaldi. 2005. Statistik untuk Teknik dan Sains. Penerbit Erlangga: Jakarta.

Project Management Institute. A Guide to The Project Management Body of Knowledge (PMBOK).
Newtown Square, PA.

Taha, H. A. 1995. Operation Research. Gramedia: Jakarta.

2015 Nama Mata Kuliah

12 Bonitasari Nurul Alfa, S.T., M.M., M.S
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id