2

MODUL PERKULIAHAN

Manajemen
Komunikasi
Proyek
Peralatan & Teknik Pengelolaan
Komunikasi Proyek (2)

Abstract Kompetensi
Pendalaman mengenai peralatan dan Memahami peralatan dan teknik dalam
teknik dalam pengelolaan komunikasi pengelolaan komunikasi proyek
proyek

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

08
Teknik Teknik Sipil P112100007 Lily Kholida, S.T, M.T, PMP
Tools&Techniques Pengelolaan Komunikasi
Proyek (2)
Proyek
Pengantar

Kita melanjutkan pembahasan pada modul sebelumnya masih mengenai alat dan teknik
dalam tahap pengelolaan manajemen proyek.

Sebelumnya kita sudah mempelajari 3 alat dan teknik, yaitu : communication technology,
communication methods dan terakhir communication skill yang terdiri dari kompetensi
komunikasi, feedback, nonverbal dan presentation.

Alat dan Teknik Pengelolaan Komunikasi Proyek

Alat dan teknik dalam tahapan ini selanjutnya menurut PMBOK edisi ke-6, 2017 adalah :
4. Project Management Information System (PMIS)
PMIS atau Sistem Informasi Manajemen Proyek menyediakan akses ke perangkat lunak
teknologi informasi (TI), seperti perangkat lunak penjadwalan, pekerjaan sistem otorisasi,
sistem manajemen konfigurasi, sistem pengumpulan dan distribusi informasi, serta
interface ke sistem otomatis online lainnya seperti repositori basis pengetahuan
perusahaan. Pengumpulan otomatis dan pelaporan indikator kinerja utama (KPI) dapat
menjadi bagian dari sistem ini.

Sistem informasi manajemen proyek dapat memastikan bahwa pemangku kepentingan

dapat dengan mudah mendapatkan kembali informasi yang mereka butuhkan secara
tepat waktu. Informasi proyek dikelola dan didistribusikan menggunakan berbagai alat,
antara lain:
 Alat manajemen proyek elektronik (electronic project management tools).
Perangkat lunak manajemen proyek, rapat, dan dukungan kantor virtual perangkat
lunak, antarmuka web, portal dan dasboard proyek khusus, dan alat manajemen
kerja kolaboratif.

 Manajemen komunikasi elektronik (electronic communication management).

2021 Manajemen Komunikasi Proyek

2 Lily Kholida, S.T, M.T
Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
 Email, faks, dan pesan suara; konferensi audio, video dan web; dan situs web dan
penerbitan web.
 Manajemen media sosial (social media management).
Situs web dan penerbitan web; dan blog dan aplikasi, yang menawarkan
kesempatan untuk terlibat dengan pemangku kepentingan dan membentuk
komunitas online.

5. Project Reporting (Pelaporan Proyek)

Pelaporan proyek adalah tindakan mengumpulkan dan mendistribusikan informasi
proyek. Informasi proyek didistribusikan ke banyak kelompok pemangku kepentingan dan
harus disesuaikan untuk memberikan informasi pada tingkat, format, dan detail yang
sesuai untuk setiap jenis pemangku kepentingan.

Formatnya dapat berkisar dari komunikasi sederhana hingga laporan khusus yang lebih
rumit dan presentasi. Informasi dapat disiapkan secara teratur atau atas dasar
pengecualian.

Sedangkan laporan prestasi kerja adalah output dari proses Monitor and Control Project
Work, proses ini mengembangkan laporan ad hoc, presentasi proyek, blog, dan jenis
komunikasi lain tentang proyek.

Terdapat beberapa tipe laporan dalam manajemen proyek, yaitu :

 Status report : laporan ini menjelaskan di mana posisi kondisi proyek saat ini dalam
kaitannya dengan baseline pengukuran kinerja.
 Progress report : sebuah laporan kemajuan menggambarkan apa yang sudah dicapai
dalam proyek.
 Trend report : laporan ini memeriksa hasil proyek dari waktu ke waktu untuk melihat
apakah kinerja meningkat atau memburuk.
 Forecasting report : laporan ini memprediksi status dan kinerja proyek di masa
mendatang.
 Variance report : laporan varian membandingkan laporan aktual dengan baseline.
 Earned value report : laporan earned value diperoleh dengan mengintegrasikan
pengukuran scope (ruang lingkup), cost (biaya) dan schedule (jadwal) untuk menilai
kinerja proyek.
 Progress metric : laporan seperti diagram alir kumulatif (cumulative flow diagram) dan
grafik burnup digunakan untuk menilai kinerja.

2021 Manajemen Komunikasi Proyek

3 Lily Kholida, S.T, M.T
Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
  Retrospective findings : laporan ini digunakan untuk memeriksa, menyesuaikan dan
meningkatkan kinerja proyek dan tim.
 Lesson learned : laporan pembelajaran tentang kinerja dan dapat digunakan untuk
proyek masa depan.

2021 Manajemen Komunikasi Proyek

4 Lily Kholida, S.T, M.T
Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
6. Interpersonal and Team Skills
Interpersonal dan kemampuan tim yang dapat digunakan pada proses ini, adalah :
 Active listening
 Conflict management
 Cultural awarness
 Meeting management
 Networking
 Political awarness

7. Meetings (Rapat)

Pendistribusian Informasi Proyek

Saat mendistribusikan informasi proyek, Anda harus memutuskan metode, cara, dan gaya
pengiriman. Terdapat tiga cara untuk menyampaikan informasi: secara lisan, tertulis, atau
visual. Setiap metode pengiriman menawarkan manfaat dan risiko untuk menyampaikan
informasi proyek. Tantangannya adalah memutuskan metode mana yang akan digunakan
saat membagikan Informasi Proyek.

Pada awal proyek, Anda menanyakan kepada stakeholder Anda gaya komunikasi yang
mereka sukai. Atau pemangku kepentingan sering kali juga memberi tahu Anda (secara
implisit). Misalnya, jika pemangku kepentingan tertarik pada diagram dan gambar ketika
menggambarkan sesuatu, dia sering berorientasi grafis. Orang-orang ini kemungkinan besar
akan katakan sesuatu seperti, “Gambarkan saya; Saya belajar lebih baik dengan cara itu.”

Di sisi lain, beberapa pemangku kepentingan belajar cepat dengan membaca dokumen teks
atau spreadsheet, sehingga pemangku kepentingan dapat mengatakan sesuatu seperti,
“Bisakah Anda kirimi saya data mentahnya?” Dalam kedua kasus, Anda telah menemukan
preferensi belajar mereka bahkan tanpa harus untuk bertanya kepada mereka. Anda
sekarang jauh lebih baik karena Anda tahu metode komunikasi pilihan mereka.

A. Berkomunikasi secara verbal (Communicating Verbally)

Komunikasi verbal hanyalah melakukan percakapan. Komunikasi verbal adalah sesuatu
yang harus Anda kuasai dengan pemangku kepentingan, anggota tim, dan tim
kepemimpinan Anda. Jika Anda tidak berkomunikasi dengan baik, fokuslah pada
meningkatkan keterampilan tersebut sesegera mungkin. Keterampilan komunikasi yang

2021 Manajemen Komunikasi Proyek

5 Lily Kholida, S.T, M.T
Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
 kuat sangat penting untuk karier yang sukses di manajemen proyek. Ada banyak kursus
dan materi pelatihan yang tersedia untuk Anda gunakan jika Anda kesulitan di area ini.
Salah satu tantangan komunikasi verbal adalah berkomunikasi melalui telepon atau
bekerja di lingkungan global lingkungan. Waspadai nada bicara Anda saat berbicara di
telepon dibandingkan dengan saat Anda bertemu di orang.

Gaya komunikasi Anda mungkin perlu berbeda berdasarkan situasi dan komunikasi
metode (telepon versus percakapan tatap muka). Sesuatu yang dikatakan secara
langsung mungkin tidak pantas untuk telepon (lelucon, misalnya). Beberapa pelanggan
atau pemangku kepentingan Anda mungkin lebih suka belajar dan memahami pesan
dengan menggunakan komunikasi verbal. Mereka dapat belajar lebih efektif dengan
memiliki informasi proyek menjelaskan kepada mereka secara langsung dalam
percakapan verbal dan panggilan konferensi daripada menerima yang sama informasi
nonverbal, dalam email, laporan, atau dokumen. Untuk membantu pemangku
kepentingan yang belajar lebih baik menggunakan metode verbal, coba hal berikut ini:
 Kembangkan laporan status, masalah, atau risiko secara formal di atas kertas atau
email dan kirimkan ke pemangku kepentingan sebelum pertemuan tatap muka
pertama.
 Mendistribusikan laporan dengan pemangku kepentingan melalui telepon atau
secara langsung. Metode yang disukai, jika mungkin, secara pribadi. Dengan begitu,
Anda memiliki catatan formal di atas kertas, tetapi Anda juga menjelaskan
melaporkan dan menjawab pertanyaan atau masalah pelanggan.

Daftar berikut mencakup rincian tentang pilihan komunikasi verbal :

 Percakapan tatap muka (face-to-face conversation)
 Formal : Komunikasi formal meliputi presentasi, pertemuan status, tinjauan
anggaran, tinjauan tonggak sejarah, memberikan informasi kepada media
(wawancara), dan pertemuan dengan pemangku kepentingan.
 Informal : Komunikasi informal termasuk percakapan selama fungsi sosial.
 Percakapan telepon
 One-on-one : Percakapan satu-satu yang khas biasanya bersifat informal.
Berbicara di telepon dan menangani masalah proyek, misalnya, biasanya
merupakan percakapan informal (kecuali kedua belah pihak sepakat bahwa
percakapan tersebut bersifat formal). Izin diperlukan jika seseorang ingin
merekam percakapan untuk pemutaran di masa mendatang, yang membuat
percakapan menjadi formal. Merekam panggilan telepon dapat membantu saat
perlu kembali untuk referensi di masa mendatang. Di dalam beberapa kasus,

2021 Manajemen Komunikasi Proyek

6 Lily Kholida, S.T, M.T
Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
 subjeknya sangat kompleks sehingga kita mungkin perlu mendengarkan
rekaman untuk memahami sepenuhnya informasi tersebut.
 Conference calls : Panggilan secara bersama-sama melibatkan komunikasi
dengan beberapa orang dan biasanya formal. Biaya sering dikaitkan dengan
panggilan ini dan dijadwalkan secara resmi dengan beberapa anggota tim
proyek, pelanggan, atau pemangku kepentingan. Panggilan bersama-sama
biasanya memiliki beberapa peserta dan mungkin termasuk orang-orang dari
zona waktu yang berbeda. Misalnya, seseorang yang mengerjakan masalah
teknis mungkin menghubungi rekan kerjanya yang sedang bekerja di India dan
Irlandia—ketiga pihak secara aktif melakukan panggilan pada saat yang
bersamaan. Panggilan bersama-sama dapat membantu menyelesaikan masalah
lebih cepat daripada panggilan satu lawan satu karena ada lebih banyak orang
yang terlibat untuk memecahkan masalah.
 Online meeting : Rapat online mirip dengan panggilan bersama-sama yang
standar di mana kita memiliki percakapan satu-satu atau beberapa orang di
telepon. Menggunakan komunikasi perangkat lunak menjadi cara yang populer
untuk berkomunikasi melalui panggilan telepon standar. Banyak produk di
Internet untuk melakukan pertemuan online, dan tergantung pada koneksi
Internet, kebanyakan dari mereka gratis. Untuk tim proyek global, teknologi
mempersempit kesenjangan di antara anggota tim dan membuat semua orang
merasa terhubung. Menggunakan rapat online, kita dapat berkomunikasi secara
verbal, tetapi penyaji dapat berbagi komputernya desktop secara bersamaan.
Rapat online sangat bagus untuk tim virtual.

B. Berkomunikasi secara tulisan (Communcating in Writing)

Komunikasi tertulis adalah metode paling populer untuk mengkomunikasikan informasi
proyek. Dalam email proyek, atau dokumen resmi, komunikasi tertulis sejauh ini
merupakan pilihan paling populer bagi manajer proyek. Misalnya, kebijakan baru ditulis
dan didistribusikan ke organisasi sepanjang waktu. Padahal, memberitahu secara lisan
orang tentang perubahan kebijakan dalam rapat perusahaan besar atau melalui
presentasi tidak membawa dampak yang sama sebagai dokumen dengan informasi
yang sama. Ada tiga format komunikasi tertulis utama yang digunakan sebagian besar
manajer proyek saat mengkomunikasikan informasi proyek. Format ini meliputi:

2021 Manajemen Komunikasi Proyek

7 Lily Kholida, S.T, M.T
Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
  Email : Email telah menjadi bentuk komunikasi yang paling umum di abad ke-21,
terutama antara tim proyek. Tim proyek berkomunikasi melalui email lebih dari
melalui telepon atau bahkan percakapan tatap muka. Kelemahan dari email adalah
Anda mungkin menyusun teks dengan nada yang Anda inginkan tidak digunakan
dalam percakapan tatap muka atau telepon. Email memberikan jarak antara kedua
pihak yang terkadang bisa negatif. Membingkai email Anda dan memahami
bagaimana audiens Anda dapat rasakan nada email Anda akan sangat membantu
dalam meningkatkan keterampilan Anda dalam komunikasi proyek melalui email.
 Paper : Kertas telah ada selama ribuan tahun dan merupakan standar untuk
informasi proyek pelaporan. Bahkan di era komunikasi elektronik, beberapa
pemangku kepentingan dan tim kepemimpinan anggota ingin hardcopy, laporan
kertas. Pastikan Anda memahami bagaimana pelanggan proyek Anda, klien, dan tim
kepemimpinan ingin melihat atau menerima laporan.
 Formal : Manajer proyek menggunakan pelaporan formal untuk kiriman seperti
status proyek laporan, presentasi, dan laporan biaya. Mereka mengajukan dan
menyimpan dokumen-dokumen ini untuk penyimpanan jangka panjang dan
referensi di masa mendatang.
 Informal : Memo proyek adalah contoh komunikasi informal di mana, misalnya,
tidak diperlukan tanda tangan. Biasanya, orang membuangnya saat tidak lagi
dibutuhkan.
 Electronic : Anda dapat mengirim pesan secara instan menggunakan alat
perpesanan instan di komputer dan pesan teks di ponsel Anda. Alat-alat ini adalah
alat komunikasi yang hebat, tetapi tidak boleh digunakan untuk komunikasi formal.
Alat perpesanan instan sangat bagus untuk cepat status, tindakan tingkat tinggi, dan
titik sentuh komunikasi umum. Jangan berkomunikasi secara formal
memproyeksikan informasi menggunakan alat perpesanan instan tanpa segera
menindaklanjutinya dengan email, dokumen, atau panggilan telepon. Aspek lain dari
pesan instan yang harus Anda pertimbangkan adalah kurangnya keamanan. Alat
perpesanan instan paling populer saat ini tidak memiliki standar keamanan yang
ketat. Pesan instan dan SMS tidak dikembangkan menjadi alat formal. Hati-hati
berapa banyak dan jenis informasi apa yang Anda kirim dengan alat ini. Seiring
dengan peningkatan alat dari waktu ke waktu, keamanan fitur baru kemungkinan
akan ditambahkan. Sementara itu, gunakan alat ini hanya untuk informal komunikasi.

2021 Manajemen Komunikasi Proyek

8 Lily Kholida, S.T, M.T
Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
C. Berkomunikasi secara visual (Communicating Visually)
Kita dapat memiliki “nilai tersendiri” dalam menyajikan data dalam grafik, bagan, dan
tabel—format yang menarik secara visual dan mudah untuk dipahami. Tidak pernah ada
pernyataan yang lebih benar daripada, “Sebuah gambar bernilai seribu kata-kata."
Pemangku kepentingan proyek sering kali lebih mudah membaca dan memahami
informasi proyek secara visual. Gunakan komunikasi visual bila memungkinkan karena
pelanggan dan anggota tim dapat melihat informasi proyek daripada membaca halaman
teks dengan data yang sama. Penting untuk meminta umpan balik dan komentar tentang
presentasi sehingga kita tahu bahwa materi tersebut mengirimkan pesan yang tepat.

Salah satu manfaat komunikasi visual adalah bahwa pelanggan atau pemangku
kepentingan umumnya lebih menyukainya. Mereka suka grafik dan bagan untuk
menampilkan informasi proyek karena mereka dapat dengan cepat memahaminya dan
membuat keputusan berdasarkan apa yang mereka lihat. Di sisi lain, jika pemangku
kepentingan tidak menyukai grafik atau grafik, Anda bisa menghasilkan versi teks dari
slide yang sama untuk memenuhi gaya belajar pilihan mereka.

Setelah memutuskan untuk menyajikan informasi proyek dalam format visual,Anda

memiliki beberapa pilihan untuk dibuat. Dengan kemajuan teknologi, dan Internet
khususnya, Anda tidak boleh kekurangan pilihan untuk memutuskan metode mana yang
akan digunakan untuk presentasi. Berikut adalah beberapa contoh dari banyak metode
visual:
 Presentation : Beberapa alat paling populer untuk mengembangkan presentasi
adalah Microsoft PowerPoint® dan Apple Keynote®. Jika Anda tidak terbiasa dengan
kedua alat ini, atau yang lainnya alat presentasi, Anda harus membiasakan diri
dengannya dengan cepat. Jika Anda membutuhkannya, ikuti beberapa pelatihan
untuk mempelajari cara menggunakannya secara maksimal. Perangkat lunak
presentasi meningkatkan kemampuan Anda untuk memberikan presentasi proyek
yang kuat dan efektif.
 Documentary of the project (video or DVD) : Salah satu metode untuk memberikan
dampak yang kuat bagi proyek adalah membuat video dokumenter. Video
dokumenter dapat berisi proyek yang berharga informasi, tetapi biasanya mahal.
Namun, jika kita mengerjakan proyek dengan visibilitas tinggi, menggunakan video
adalah cara yang bagus untuk mengomunikasikan informasi proyek secara ringkas
dan secara profesional. Proyek konstruksi besar sering menggunakan video sebagai
alat standar untuk komunikasi. Perusahaan pengembangan perangkat lunak besar
memproduksi video yang merekam dan mensimulasikan perangkat lunak untuk

2021 Manajemen Komunikasi Proyek

9 Lily Kholida, S.T, M.T
Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
 pelanggan potensial. Perusahaan menawarkan video pendek tentang apa yang
dapat dilakukan perangkat lunak dan menunjukkan simulasi produk mereka dalam
tindakan.

2021 Manajemen Komunikasi Proyek

10 Lily Kholida, S.T, M.T
Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
Daftar Pustaka
1. Project Management Institute. (2013). A Guide to Project Management Body of
Knowledge, 2013 edition.
2. Taleb, H., Ismail, S., Wahab, M. H., Mardiah, W. N., Rani, W. M., & Amat, R. C. (2017).
An overview of project communication management in construction industry
projects. Journal of Management, Economics, and Industrial Organization, 1(1), 1-8.
(https://www.researchgate.net/publication/318729763_An_Overview_of_Project_Commu
nication_Management_in_Construction_Industry_Projects/link/
5d6aa75ea6fdcc547d6ff915/download)
3. Lubis, Z. (2021). The Importance of Communication Management Improving the
Performance of Construction Project Managers in Developing Countries. Journal of
Southwest Jiaotong University, 56(3).
(https://www.jsju.org/index.php/journal/article/view/920/912)
4. Zulch, B. G. (2014). Communication: The foundation of project management. Procedia
Technology, 16, 1000-1009. (https://core.ac.uk/download/pdf/82506569.pdf)
5. Priyadharsini, N.S, Sashara, P. (2016). Communication Management in Construction A
State of Literature Review. International Journal of Advanced Technology in Engineering
and Science. Nov; 4(11):2348-7550.
(http://www.ijates.com/images/short_pdf/1480078687_IJATES_214.pdf)
6. Alqaisi, I. F. (2018). The effects of stakeholder’s engagement and communication
management on projects success. In MATEC Web of Conferences (Vol. 162, p. 02037).
EDP Sciences. (https://www.matec-conferences.org/articles/matecconf/pdf/2018/21/
matecconf_bcee32018_02037.pdf)
7. Soeharto, Iman. (1999). Manajemen Proyek dari Konseptual Sampai Operasional.

8. Caltrans. (2007). Project Communication Handbook, Sacramento, California. September.

9. Kerzner, H. (2010). Organizing and staffing the project office and team. Project
Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling, 141-144.

2021 Manajemen Komunikasi Proyek

11 Lily Kholida, S.T, M.T
Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/