2

MODUL PERKULIAHAN

Manajemen
Komunikasi
Proyek
Perencanaan Sistem Manajemen
Komunikasi

Abstract Kompetensi
Pendalaman mengenai konsep Memahami konsep manajemen
manajemen komunikasi proyek dan komunikasi proyek dan manfaatnya
manfaatnya pada industri konstruksi pada industri konstruksi

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

01
Teknik Teknik Sipil P112100007 Lily Kholida, S.T, M.T
Manajemen Komunikasi Proyek
Pengantar

Dua dekade yang lalu, suatu proyek dikatakan sukses apabila dapat memenuhi tiga kendala
kegiatan proyek yaitu: 1) waktu, 2) biaya, dan 3) pelaksanaan. Saat ini suatu proyek yang
sukses tidak hanya dapat memenuhi batasan tersebut. Menurut Kerzner (2010), proyek
yang sukses yaitu proyek yang dapat memenuhi batasan berikut, yaitu:
1) Sesuai waktu yang dialokasikan,
2) Sesuai dengan biaya yang dianggarkan,
3) Dilaksanakan dengan tepat sesuai tingkat spesifikasi tertentu,
4) Hasilnya dapat diterima dengan baik oleh pengguna,
5) Dengan sedikit perubahan lingkup pekerjaan atau dengan perubahan lingkup
pekerjaan yang disepakati kedua belah pihak,
6) Tanpa mengganggu berjalannya kegiatan utama organisasi, dan
7) Tanpa merubah budaya perusahaan.

Seperti yang telah dijabarkan, bahwa proyek yang dikatakan sukses saat ini dibandingkan
dua dekade yang lalu mempunyai lebih banyak kriteria yang perlu dipenuhi. Untuk mencapai
hal tersebut, dibutuhkan manajemen proyek yang baik dimana salah satu di antaranya
adalah pengelolaan dan pelaksanaan manajemen komunikasi proyek. Komunikasi telah
diketahui sebagai salah satu faktor penting yang dapat menyebabkan gagal atau sukses nya
suatu proyek. Komunikasi berperan penting dalam mencapai tujuan tersebut.

Dalam suatu proyek konstruksi faktor yang terpenting demi lancarnya suatu pekerjaan selain
sumber daya manusia yaitu komunikasi antar pihak-pihak yang terlibat dalam proyek
konstruksi antara lain konsultan dengan kontraktor. Tanpa adanya komunikasi yang baik
antara konsultan dengan kontraktor proyek tersebut tidak akan sesuai rencana.

Komunikasi adalah hal yang sangat penting dalam pengelolaan proyek. Ancaman terbesar
yang mengakibatkan proyek tidak berhasil adalah kegagalan membangun project
stakeholder. kemampuan project manager dalam berkomunikasi secara efektif sangat
menentukan keberhasilan proyek. Komunikasi dan informasi yang salah mengakibatkan
kinerja yang kurang baik diantaranya : pembengkakan biaya proyek, buruknya mutu
pekerjaan dan terjadinya keterlambatan waktu pekerjaan dari jadwal semestinya.

2021 Manajemen Komunikasi Proyek

2 Lily Kholida, S.T, M.T
Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
Proyek Konstruksi

Manajemen proyek konstruksi adalah suatu metode untuk mencapai suatu hasil dalam
bentuk bangunan atau infrastruktur yang dibatasi oleh waktu dengan menggunakan sumber
daya yang ada secara efektif. Pada hakekatnya manajemen proyek konstruksi menurut
Ervianto (2005) ada dua pemahaman yang pada pelaksanaannya menjadi satu kesatuan
dalam mencapai tujuan proyek yaitu:
1. Teknologi Konstruksi (Construction Technology ) yaitu mempelajari metode atau teknik
tahapan melaksanakan pekerjaan dalam mewujudkan bangunan fisik di suatu lokasi proyek,
sesuai dengan spesifikasi teknik yang disyaratkan.
2. Manajemen Konstruksi (Construction Management) adalah bagaimana sumber daya
(man, material, machine, money, method) yang terlibat dalam pekerjaan dapat dikelola
secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan proyek, sesuai dengan ketentuan/hukum
yang berhubungan dengan konstruksi.

Manajemen konstruksi telah diakui sebagai suatu cabang manajemen yang khusus, yang
dikembangkan dengan tujuan untuk dapat melakukan koordinasi dan pengendalian atas
beberapa kegiatan pelaksanaan proyek yang sifatnya kompleks. Dengan demikian,
teknik/manajemen yang dapat mengakomodasi kebutuhan sumber daya konstruksi selalu
dilakukan peninjauan dan penyesuaian terus menerus, setiap saat dalam menyelesaikan
pelaksanaan pekerjaan yang sedang berjalan.

Manajemen konstruksi memerlukan pengelolaan yang baik dan terarah karena suatu proyek
memiliki keterbatasan hingga tujuan akhir dari suatu proyek konstruksi bisa tercapai.
Pengelolaan yang diperlukan meliputi tiga hal yang dikenal dengan istilah triple constraint
yaitu biaya (cost), mutu (scope) dan waktu (schedule). Ketiga batasan tersebut saling
mempengaruhi dalam keberhasilan sebuah proyek.

2021 Manajemen Komunikasi Proyek

3 Lily Kholida, S.T, M.T
Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
Pada gambar di atas digambarkan biaya (cost), mutu (scope) dan waktu (schedule) sebagai
sisi-sisi dari segitiga sama sisi yang saling terkait. Perubahan pada satu sisi akan
berdampak pada sisi lainnya. Oleh karena itu dibutuhkan pengelolaan dari ketiga hal
tersebut. Selain pengelolaan biaya, mutu dan waktu, dibutuhkan pula pengelolaan berupa
manajemen sumberdaya, lingkungan, resiko dan sistem informasi. Kegiatan pengelolaan
tersebut diwujudkan melalui kegiatan perencanaan (planning), pengorganisasian
(organizing), pelaksanaan (actuating), dan pengendalian (controlling).

1. Perencanaan (Planning)
Sebuah proyek memerlukan suatu perencanaan yang matang untuk mencapai
tujuan, yaitu dengan meletakkan dasar tujuan dan sasaran dari suatu proyek
sekaligus menyiapkan segala program teknis dan administrasi agar dapat
diimplementasikan. Hasil dari perencanaan sebagai acuan dari pelaksanaan dan
pengendalian harus terus disempurnakan untuk menyesuaikan dengan perubahan
dan perkembangan yang terjadi pada proses selanjutnya.

2. Pengorganisasian (Organizing)
Pada kegiatan ini dilakukan identifikasi dan pengelompokkan jenis jenis pekerjaan,
menentukan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab perorangan serta
meletakkan dasar bagi hubungan masing-masing unsur organisasi.

3. Pelaksanaan (Actuating)
Merupakan implementasi dari perencanaan yang telah ditetapkan. Berupa tindakan
menyelaraskan seluruh anggota organisasi dalam kegiatan pelaksanaan, serta agar
seluruh anggota organisasi dapat bekerja sama dalam pencapaian tujuan bersama.
Proses monitoring dan updating selalu dilakukan untuk mendapatkan jadwal
pelaksanaan yang realistis agar sesuai dengan tujuan proyek. Jika terjadi
penyimpangan terhadap rencana semula, maka dilakukan evaluasi dan tindakan
koreksi agar proyek tetap berada di jalur yang diinginkan.

4. Pengendalian (Controlling)
Pengendalian mempengaruhi hasil akhir suatu proyek. Tujuan utama dari kegiatan
pengendalian yaitu meminimalisasi segala penyimpangan yang dapat terjadi selama
berlangsungnya proyek. Kegiatan yang dilakukan dalam proses pengendalian yaitu
berupa pengawasan, pemeriksaan dan koreksi yang dilakukan selama proses
implementasi.

2021 Manajemen Komunikasi Proyek

4 Lily Kholida, S.T, M.T
Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
Stakeholder (Pihak-pihak Terkait)

Dalam kegiatan proyek konstruksi, terdapat suatu proses yang mengolah sumber daya
proyek menjadi suatu hasil kegiatan berupa bangunan. Proses yang terjadi dalam rangkaian
kegiatan tersebut melibatkan pihak-pihak yang terkait, baik secara langsug maupun tak
langsung. Secara skematik pihak-pihak yang terlibat dalam suatu proyek konstruksi dapt
dilukiskan melalui gambar dibawah ini

Lembaga Pemilik Konsultan : Perencana,

Supervisi, manajemen
Internal Proyek

Tenaga Kontraktor Utama

Kerja Kontraktor Khusus

Manajemen
Proyek
Badan Pemasok
Pemerintah (Supplier)

Lembaga Masyarakat Institusi

Pelayanan Keuangan

Gambar 1. Pihak yang Terlibat dalam

Proyek Konstruksi

Manajemen proyek mempunyai kewajiban untuk; mengkoordinasi semua pihak yang terlibat
dalam proyek konstruksi sehingga tujuan proyek dapat tercapai dengan baik dan semua
pihak secara optimal mendapatkan hal-hal yang menjadi tujuan atau sasaran keterlibatan
mereka dalam proyek tersebut dan juga memperhatikan saat-saat keterlibatan dari masing-
masing pihak.

Secara fungsional, ada tiga pihak yang sangat berperan dalam suatu proyek konstruksi,
yaitu: pemilik proyek, konsultan, dan kontraktor.

Pemilik Proyek
Pemilik Proyek atau pemberi tugas atau pengguna jasa adalah orang / badan yang memiliki
proyek dan memberikan pekerjaan atau menyuruh memberikan pekerjaan kepada pihak

2021 Manajemen Komunikasi Proyek

5 Lily Kholida, S.T, M.T
Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
penyedia jasa dan yang membayar biaya pekerjaan tersebut. Pengguna jasa dapat berupa
perseorangan, badan/lembaga/instansi pemerintah maupun swasta.
Hak dan kewajiban pengguna jasa adalah;
1. Menunjuk penyedia jasa ( konsultan dan kontraktor )
2. Meminta laporan secara periodik mengenai pelaksanaan pekerjaan yang telah
dilakukan oleh penyedia jasa.
3. Memberikan fasilitas baik berupa sarana dan prasarana yang dibutuhkan oleh pihak
penyedia jasa untuk kelancaran pekerjaan.
4. Menyediakan lahan untuk tempat pelaksanaan pekerjaan
5. Menyediakan dana dan kemudian membayar kepada pihak penyedia jasa sejumlah
biaya yang diperlukan untuk mewujudkan sebuah bangunan.
6. Ikut mengawasi jalannya pelaksanaan pekerjaan yang direncanakan dengan cara
menempatkan atau menunjuk suatu badan atau orang untuk bertindak atas nama
pemilik.
7. Mengesahkan perubahandalam pekerjaan (bila terjadi)
8. Menerima dan mengesahkan pekerjaan yang telah selesai dilaksanakan oleh
penyedia jasa jika produknya telah sesuai dengan apa yang dikehendaki.

Wewenang pemberi tugas

1. Memberitahukan hasil lelang secara tertulis kepada masing-masing kontrakor
2. Dapat mengambil alih pekerjaan secara sepihak dengan cara memberitahukan
secara tertulis kepada kontraktor jika telah terjadi hal-hal di luar kontrakyang
ditetapkan.

Konsultan Perencana
Adalah orang/badan yang membuat perencanaan bangunan secara lengkap, baik bidang
arsitektur, sipil dan bidang lain yang melekat erat membentuk sebuah sistem bangunan.

Konsultan Pengawas
Adalah orang atau badan yang ditunjuk pengguna jasa untuk membantu dalam pengelolaan
pelaksanaan pekerjaan pembangunan mulai dari awal hingga berakhirnya pekerjaan
tersebut.

Kontraktor
Adalah orang /badan yang menerima pekerjaan dan menyelenggarakan pelaksanaan
pekerjaan sesuai biaya yang telah ditetapkan berdasarkan gambar rencana dan peraturan
serta syarat-syarat yang ditetapkan. Kontraktor dapat berupa perusahaan perseorangan

2021 Manajemen Komunikasi Proyek

6 Lily Kholida, S.T, M.T
Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
yang berbadan hukum atau sebuah badan hukum yang bergerak dalam bidang pelaksanaan
pekerjaan.
Hak dan kewajiban kontraktor :
1. Melaksanakan pekerjaan sesuai gambar rencana, peraturan dan syaratsyarat,
risalah penjelasan pekerjaan (aanvullings )dan syarat-syarat tambahan yang telah
ditetapkan oleh pengguna jasa.
2. Membuat gambar-gambar pelaksanaan yang disahkan oleh konsultan pengawas
sebagai wakil dari pengguna jasa.
3. Menyediakan alat keselamatan kerja seperti yang diwajibkan dalam peraturan untuk
menjaga keselamatan pekerja dan masyarakat.
4. Membuat laporan hasil pekerjaan berupa laporan harian, mingguan dan bulanan.
5. Menyerahkan seluruh atau sebagian pekerjaan yang telah diselesaikannya sesuai
ketetapan yang berlaku.

Hubungan tiga pihak yang terjadi antara pemilik proyek, konsultan dan kontraktor diatur
sebagai berikut :
Konsultan dengan pemilik proyek, ikatan berdasarkan kontrak. Konsultan memberikan
layanan konsultasi dimana produk yang dihasilkan berupa gambargambar rencana dan
peraturan serta syarat-syarat, sedangkan pemilik proyek memberikan biaya jasa atas
konsultasi yang diberikan oleh konsultan.

Kontraktor dengan pemilik proyek, ikatan berdasarkan kontrak. Kontraktor memberikan

layanan jasa profesionalnya berupa bangunan sebagai realisasi dari keinginan pemilik
proyek yang telah dituangkan ke dalam gambar rencana dan peraturan serta syarat-syarat
oleh konsultan, sedangkan pemilik proyek memberikan biaya jasa profesional kontraktor.

Konsultan dengan kontraktor, ikatan berdasarkan peraturan pelaksanaan. Konsultan

memberikan gambar rencana dan peraturan serta syarat-syarat, kemudian kontraktor harus
merealisasikan menjadi sebuah bangunan.

Manajemen Komunikasi

Secara umum, pengertian komunikasi ditinjau dari bidang keilmuan merupakan suatu
panduan bagi manajer selama proses suatu kegiatan dalam pemecahan persoalan meliputi
konflik antara anggota tim, evaluasi secara kritis terhadap situasi tertentu dan hasil tertentu.

2021 Manajemen Komunikasi Proyek

7 Lily Kholida, S.T, M.T
Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
Menurut Edward Depari, Ph.D, Komunikasi adalah proses penyampaian gagasan, harapan,
pesan yang disampaikan melalui lambang tertentu yang mengandung arti, dilakukan oleh
penyampaian pesan (source, communicator, sender) ditujukan pada penerima pesan
(receiver, comunicator, audience) dengan maksud mencapai kebersamaan (commonness).
Komunikasi merupakan pentransferan dan pemahaman kata. Hanya lewat pentransferan
makna dari satu orang ke orang lain informasi dan gagasan dapat dihantarkan, komunikasi
tidak hanya sekedar menanamkan makna. Komunikasi juga harus dipahami. Komunikasi
mempunyai tujuan supaya apa yang kita sampaikan dapat dimengerti oleh orang lain.

Untuk lebih memahami proses komunikasi, Gambar 2 menggambarkan proses komunikasi.

Hal ini konsisten dengan pengirim, penerima, pesan dan media. Pertama, pengirim
mengembangkan pesan untuk dikirim ke penerima, sedangkan penerima diinformasikan dan
kemudian berurusan dengan pesan yang sesuai. Selanjutnya, media komunikasi bisa dalam
bentuk apapun format yang relevan dengan lingkungan proyek, dan akhirnya, pesan adalah
inti dari proses ini karena memulai hubungan antara pengirim dan penerima.

Dalam hal proyek, berkomunikasi berarti bertukar dan menekankan proyek yang terkait
informasi dan data untuk menciptakan saling pengertian di antara para peserta. Komunikasi
adalah kunci utama untuk menjaga agar pihak proyek mendapat informasi yang baik tentang
kemajuan, serta menjaga mereka tetap pada jalurnya untuk mencapai tujuan proyek. Hal ini
dikonfirmasi oleh banyak peneliti bahwa komunikasi memainkan peran utama untuk proyek,
dan efektif komunikasi merupakan faktor penting keberhasilan proyek. Proyek konstruksi
termasuk di dalamnya.

Gambar 2. Proses Komunikasi

2021 Manajemen Komunikasi Proyek

8 Lily Kholida, S.T, M.T
Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
Manajemen Komunikasi Proyek Konstruksi

Dalam industri konstruksi, informasi proyek dipertukarkan secara luas dan inklusif sepanjang
durasi perencanaan dan pelaksanaan proyek. Diuraikan bahwa komunikasi adalah sangat
dibutuhkan setiap kali suatu proyek dilaksanakan oleh dan melibatkan manusia. Studi
mengkonfirmasi bahwa manajer proyek menghabiskan sekitar 90% dari waktu mereka untuk
berkomunikasi dengan pihak yang terlibat untuk proyek.

Hasil akhir proyek secara langsung dipengaruhi oleh komunikasi dan koordinasi proses
proyek yang berusaha memenuhi harapan klien, sumber daya biaya, dan tanggal
penyelesaian. Jadi, PMI (2013) menunjukkan bahwa 55% manajer proyek mengidentifikasi
komunikasi yang efektif sebagai faktor penting utama untuk keberhasilan proyek. Oleh
karena itu, adalah kebutuhan utama untuk mengelola dan mengoordinasikan pertukaran ini
informasi di antara pelaku industri konstruksi. Selain itu, apakah penting untuk meningkatkan
komunikasi dalam industri konstruksi untuk meningkatkan inovasi dan pengambilan
keputusan yang positif dan untuk menghindari kesalahpahaman yang menyebabkan konflik
pesan yang salah dipertukarkan yang mengakibatkan kegagalan proyek.

2021 Manajemen Komunikasi Proyek

9 Lily Kholida, S.T, M.T
Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
Manajemen Komunikasi Proyek mencakup proses yang diperlukan untuk memastikan
bahwa kebutuhan informasi dari proyek dan pemangku kepentingannya dipenuhi melalui
pengembangan artefak dan implementasi kegiatan yang dirancang untuk mencapai
pertukaran informasi yang efektif. Manajemen Komunikasi Proyek terdiri dari dua bagian.
Bagian pertama adalah mengembangkan strategi untuk memastikan komunikasi efektif bagi
para pemangku kepentingan. Bagian kedua adalah melaksanakan kegiatan yang diperlukan
untuk mengimplementasikan strategi komunikasi.. Gambar 3 memberikan gambaran proses
utama berikut:
10.1 Rencana Manajemen Komunikasi—Proses pengembangan pendekatan dan rencana
yang tepat untuk proyek kegiatan komunikasi berdasarkan kebutuhan informasi masing-
masing pemangku kepentingan atau kelompok, aset organisasi yang tersedia, dan
kebutuhan proyek.
10.2 Kelola Komunikasi—Proses memastikan pengumpulan, pembuatan, distribusi,
penyimpanan, pengambilan, manajemen, pemantauan, dan disposisi akhir dari informasi
proyek.
10.3 Monitor Komunikasi—Proses memastikan kebutuhan informasi proyek dan pemangku
kepentingannya bertemu.

Gambar 3. Proses Manajemen Komunikasi

Proyek menurut PMBOK

2021 Manajemen Komunikasi Proyek

10 Lily Kholida, S.T, M.T
Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
Daftar Pustaka
1. Project Management Institute. (2013). A Guide to Project Management Body of
Knowledge, 2013 edition.
2. Taleb, H., Ismail, S., Wahab, M. H., Mardiah, W. N., Rani, W. M., & Amat, R. C. (2017).
An overview of project communication management in construction industry
projects. Journal of Management, Economics, and Industrial Organization, 1(1), 1-8.
(https://www.researchgate.net/publication/318729763_An_Overview_of_Project_Commu
nication_Management_in_Construction_Industry_Projects/link/
5d6aa75ea6fdcc547d6ff915/download)
3. Lubis, Z. (2021). The Importance of Communication Management Improving the
Performance of Construction Project Managers in Developing Countries. Journal of
Southwest Jiaotong University, 56(3).
(https://www.jsju.org/index.php/journal/article/view/920/912)
4. Zulch, B. G. (2014). Communication: The foundation of project management. Procedia
Technology, 16, 1000-1009. (https://core.ac.uk/download/pdf/82506569.pdf)
5. Priyadharsini, N.S, Sashara, P. (2016). Communication Management in Construction A
State of Literature Review. International Journal of Advanced Technology in Engineering
and Science. Nov; 4(11):2348-7550.
(http://www.ijates.com/images/short_pdf/1480078687_IJATES_214.pdf)
6. Alqaisi, I. F. (2018). The effects of stakeholder’s engagement and communication
management on projects success. In MATEC Web of Conferences (Vol. 162, p. 02037).
EDP Sciences. (https://www.matec-conferences.org/articles/matecconf/pdf/2018/21/
matecconf_bcee32018_02037.pdf)
7. Soeharto, Iman. (1999). Manajemen Proyek dari Konseptual Sampai Operasional.

8. Caltrans. (2007). Project Communication Handbook, Sacramento, California. September.

9. Kerzner, H. (2010). Organizing and staffing the project office and team. Project
Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling, 141-144.

2021 Manajemen Komunikasi Proyek

11 Lily Kholida, S.T, M.T
Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/