Project Communication Management

(Manajemen Komunikasi Proyek)

Yenny Silvia. 1406564212. Teknik Lingkungan 2014

Pengelolaan yang menggunakan proses untuk menjamin ketepatan waktu dan kesesuaian
zaman, pengumpulan, pendistribusian, penyimpanan, perolehan kembali informasi, dan
disposisi terakhir dari informasi proyek.
Tujuan dari manajemen komunikasi proyek:
1. Memahami konsep komunikasi termasuk dampaknya baik penerapan pada rencana
manajemen proyek maupun pengendalian.
2. Memahami jenis informasi yang diperlukan dan metode yang digunakan untuk
mendistribusikannya.
3. Memahami pentingnya faktor komunikasi didalam suksesnya proyek dan pengelolaan
minat pemangku kepentingan/stakeholder.

Tujuan Komunikasi di Lingkungan proyek

1. Penyebaran arsip, status pelaporan dan informasi yang lain (mencakup riset dan
statistik) tentang proyek
2. Berbagi informasi sekitar keputusan Information proyek
3. Berbagi sekitar keputusan untuk tujuan memperoleh penerimaan dan kesanggupan
untuk keputusan itu.
4. Manajemen proyek menghubungkan dan pengintegrasian sistem

A. PLAN COMMUNICATION MANAGEMENT

Hasil identifikasi dan dokumen hasil pendekatan dikomunikasikan secara efektif dan
efisien dengan para stakeholder.
Communication Requirement Analysis
Persyaratan Umum:
Struktur Organisasi
Organisasi proyek dan keterkaitan tanggung jawab stakeholder
Diciplines, departements, dan spesialis yang terlibat didalam proyek
Logistics dari berapa orang yang akan terlibat di proyek dan lokasi mana?
Kebutuhan informasi internal, (e.g., communicating across organizations)
Kebutuhan informasi eksternal (e.g., communicating with the media or
contractors)
Informasi Stakeholder
Rumus Jalur komunikasi : n(n-1)/2

Communication Methods
1. Interaktif
Paling efisien dan semua pasrtisipan memahami topik. Contoh: meeting,
konferensi
2. Push
Dikirimkan spesifik kepada yang membutuhkan informasi. Contoh: surat,
memo, email
3. Pull
Untuk informasi dengan volume yang sangat besar atau audiens yang sangat
banyak. Contoh: intranet, repositori

Komponen
Communications items. (Informasi yang akan di distribusikan ke stakeholder. )
Purpose. (Alasan untuk mendistribusikan Informasi)
Frequency. (Seberapa sering informasi akan di distribusikan.)
Start/End dates. (Jangka waktu untuk mendistribusikan informasi.)
Format/medium. (Tata letak informasi dan metode penyampaian informasi)
Responsibility. (Anggota tim dituntut /dibebani dengan pendistribusian informasi.)
Target recipients. (Orang atau kelompok yang akan menerima informasi.)
Resources. (Alokasi sumberdaya untuk kegiatan komunikasi, meliputi Jadwal dan
anggaran.)
 Escalation process. (Peningkatan jangka waktu didalam meng identifikasi dan
pengelolaan mata rantai untuk peningkatan isu.)
Updating and refining method.
Glossary. (Istilah umum)
Charts. (Bagan Alur informasi
Batasan komunikasi
Rencana pengelolaan komunikasi bisa juga meliputi acuan dan format.

B. MANAGE COMMUNICATIONS
Prosesi alur komunikasi diantara stakeholder proyek secara efektif dan efisien.

Laporan Kinerja yang baik berisi:

Progress: Sejauh mana Pencapaian dan apa saja yang sudah dilakukan
Status: Bagaimana progres dibandingkan dengan perencanaan
Forecast: (1) Estimasi penyelesaian vs anggaran terkini (2) Estimasi tanggal
penyelesaian vs tanggal penyelesaian sesungguhnya
Informasi lain: Rangkuman perubahan

C. CONTROL COMMUNICATIONS
Memastikan setiap saat/kejadian, alur komunikasi para stakeholder dapat
dioptimalkan