Terms of Reference

TOR atau Terms of Reference adalah dokumen yang memuat

deskripsi tentang perencanaan proyek pekerjaan yang akan
berlangung.
Dengan kata lain, TOR adalah dokumen yang berisi kerangka acuan
kerja menyenai proyek pekerjaan yang akan berlangsung.
TOR akan menjelaskan latar belakang, tujuan, serta visi dari usulan
proyek pekerjaan
Komponen TOR
Latar belakang, Tujuan, Metode, Jadwal, Produk Tim, evaluasi,
Anggaran dan logistik
 Manfaat pembuatan TOR
► Pimpinan Lembaga dapat mengetahui aktivitas yang karyawan
lakukan.
► Tidak hanya mengetahui aktivitas, pimpinan dapat
mengendalikan aktivitas tersebut.
► Pembuatan TOR juga akan menjadi alat untuk merencanakan
anggaran proyek pekerjaan.
► Tak kalah penting, TOR juga menjadi media untuk menyajikan
informasi mengenai kegiatan proyek pekerjaan meliputi proses
persiapan hingga hasil dari pekerjaan
 Langkah Pembuatan TOR

1. Buatlah latar belakang

Latar belakang menjelaskan bagaimana sejarah dan pembuatan proyek
yang akan diusulkan.
Pada latar belakang tercantum beberapa aspek penting seperti visi dan
misi dari proyek, peran dari masing-masing stakeholder Lembaga dalam
proyek, hingga rangkuman singkat mengenai progres proyek.
2. Proyeksikan Tujuan
Setiap proyek pekerjaan tentu mempunyai tujuan yang akan dicapai.
Tujuan tersebut harus tercantum dalam TOR secara rinci. Dalam hal ini,
tujuan merupakan pencapaian yang akan tercapai pasca pengerjaan
proyek telah selesai
3. Tentukan Metode yang akan digunakan
Ketika berlangsungnya proyek pekerjaan, Lembaga menggunakan
berbagai metode agar proyek dapat berlangsung sesuai dengan target.
Dalam TOR perlu tercantum mengenai metode yang akan digunakan pada
proyek pekerjaan.
Metode dalam hal ini meliputi fase utama dari proses implementasi proyek,
durasi kegiatan pada proyek, hingga penggunaan alat-alat pengumpulan
informasi dalam proyek
4. Soroti isu yang akan terjadi
Pada proyek pekerjaan seringkali akan menghadapi berbagai isu atau
masalah. Hal ini akan menghambat proses pengerjaan proyek yang
berujung kepada gagalnya proyek.
Untuk itu dalam TOR harus dapat menjelaskan seluruh isu atau masalah
yang dapat terjadi ketika berlangsungnya proyek.
5. Identifikasi Keahlian
Kesuksesan pengerjaan proyek bergantung kepada tenaga ahli dan
tim yang handal. Sehingga TOR harus tercantum keahlian yang
dibutuhkan pada proyek pengerjaan yang berlangsung.
Keahlian mengidentifikasi spt jenis pekerjaan yg terlibat dlm proyek,
jenis ketrampilan serta kemampuan yg dibutuhkan untuk melakukan
pekerjaan proyek, deskripsi tugas dan tanggung jawab
masing-masing pekerja.
Mengenai keterampilan dan kemampuan pekerja, di era digital saat
ini dapat menilai kinerja dari pekerja secara mudah dan
terkomputerisasi dg manajen KPI (key performance indicator) yaitu
suatu matriks atau nilai terukur yg berfungsi untuk menunjukkan
seberapa efektif Lembaga dlm mencapai tujuan utamanya
6. Susun Pelaporan
Dengan pelaporan, maka Lembaga dpt mengetahui informasi mengenai
perkembangan proyek yang akan berlangsung. Adanya pelaporan dapat
menjadi alat pertimbangan bagi Lembaga untuk mengambil keputusan.
Pelaporan meliputi perkembangan proyek dari awal hingga proyek selesai
7. Buat Rencana Kerja
Rencana kerja mrpk strategi yg akan digunakan saat proyek berlangsung.
Dengan rencana kerja, Lembaga maupun pekerja yang terlibat dalam proyek
dapat menentukan keputusan untuk memulai hingga menyelesaikan proyek.
Rencana kerja dapat mjd pedoman ketika pengembangan proyek
berlangsung. Dalam rencana kerja setidaknya harus memuat beberapa hal
penting seperti analisis masalah dalam hal kriteria evaluasi, metode
implementasi, hingga alokasi kuangan proyek.