TOR (Term of Reference) : Tujuan, Manfaat,

dan Cara Membuatnya

Apakah Grameds pernah mendengar istilah TOR atau Term of Reference saat mengerjakan sebuah proyek? Atau
mungkin saat mengerjakan KAK (Kerangka Acuan Kerja)? KAK merupakan terjemahan dari TOR atau Term of
Reference. Dimana TOR ini adalah sebuah dokumen yang harus dibuat oleh tim project management sebelum
dilakukannya sebuah proyek. Dokumen yang satu ini berisi mengenai penggambaran dan perjanjian dengan pihak
yang terlibat di dalam proyek.

Untuk memahami lebih jelas terkait pengertian tor beserta tujuan dan cara membuatnya, yuk simak penjelasan
lengkapnya di bawah ini.

Daftar Isi

 Pengertian TOR
 Apa Saja Isi TOR?
o 1. Latar Belakang
o 2. Uraian Kegiatan
o 3. Maksud dan Tujuannya
o 4. Metode dan Tahapan
o 5. Jadwal dan Tempat
o 6. Produk
o 7. Tim Evaluasi
o 8. Logistik dan Anggaran
o 9. Pelaksana dan Penanggung Jawab
 Tujuan dan Manfaat TOR
 Cara Membuat TOR
o 1. Membuat Judul Proyek atau Kegiatan
o 2. Menuliskan Latar Belakang dengan Rapi
o 3. Sebutkan Semua Tujuan dengan Rinci
o 4. Tuliskan Semua Elemen yang Ada di Dalam Isi TOR
o 5. Keberlanjutan Program
o 6. Perhitungan Anggaran
o 7. Tentukan Metode yang Ingin Digunakan
o 8. Soroti Isu yang Akan Terjadi
o 9. Identifikasi Keahlian
o 10. Susun Pelaporan
o 11. Buat Rencana Kerja
 Contoh TOR
o 1. Contoh TOR Kegiatan
o 2. Contoh TOR Pemateri
 Kategori Ilmu Ekonomi
 Materi Terkait
Pengertian TOR
TOR adalah penjelasan lengkap yang berbentuk berkas ataupun dokumen tentang landasan, tujuan, dan juga struktur
proyek yang akan segera dilakukan. Selain itu, TOR juga berisi mengenai perjanjian, jadwal pertemuan, dan juga
negosiasi yang telah atau akan dilakukan oleh pihak yang terkait dengan proyek tersebut.

Dapat dikatakan bahwa TOR adalah panduan atau acuan dalam pelaksanaan sebuah proyek. Tim project
management merupakan pihak yang dipercaya untuk membuat dan juga menyusun TOR ini.

Dengan kata lain, apabila kamu akan mengadakan sebuah proyek atau kegiatan yang melibatkan banyak pihak dan
memerlukan perhitungan secara rinci, maka pastinya kamu mempunyai alasan dan juga landasan dalam
melakukannya. Terdapat alasan dan juga tujuan kenapa kamu ingin melakukan proyek tersebut. Hal itulah yang
nantinya perlu dituangkan ke dalam bentuk TOR.

Bagi kamu yang kurang paham dengan istilah TOR, mungkin lebih mengenal istilah tersebut dengan sebutan
Kerangka Acuan Kerja atau KAK. Isi TOR sendiri disusun menurut kaidah What, Why, Who, When, Where, How,
dan How Much.

Apa Saja Isi TOR?

Dari penjelasan di atas, tentu kita jadi mengetahui secara garis besar bahwa TOR adalah penggambaran secara
lengkap tentang rencana besar dari sebuah proyek. Akan tetapi, sebenarnya apa saja yang ada di dalam TOR
tersebut? Jadi, ada beberapa elemen penting yang harus ada di dalam pembuatan atau penyusunan TOR itu sendiri
yang sesuai dengan kaidah What, Why, Who, When, Where, How, dan How Much. Berikut ini adalah penjelasan
selengkapnya.

1. Latar Belakang
Latar belakang disini mewakili konsep Why. Jadi, latar belakang di dalam sebuah TOR akan memberikan penjelasan
tentang latar belakang dari pelaksanaan sebuah proyek dengan detail dan rinci. Mulai dari ide, landasan, hingga
konsepnya. Dasar hukum dan juga kebijakan yang terkait dengan proyek juga dapat dijabarkan di bagian ini.

2. Uraian Kegiatan
Pada bagian ini berisi tentang penjelasan mengenai apa saja jenis kegiatan proyek (What) yang akan dilakukan
dengan menyertakan batasan-batasan kegiatan.

3. Maksud dan Tujuannya

Sama seperti bagian latar belakang, disini juga digunakan sebagai gambaran dari Why. Dimana kamu harus bisa
menerapkan apa saja maksud dan juga tujuan dari dilakukannya proyek tersebut. Tuliskan hasil akhir yang
diharapkan dan juga manfaat yang dapat diperoleh dari proyek tersebut.

4. Metode dan Tahapan

Disini, kamu bisa menjelaskan tentang bagaimana proyek tersebut akan dilakukan. Metode apa saja yang ingin
digunakan, apa saja tahapan pelaksanaannya mulai dari awal hingga akhir, termasuk juga komponen penting yang
dapat mendukung pencapaian proyek tersebut. Cantumkan juga materi berupa dokumen pendukung, data, hasil
wawancara, laporan hasil observasi yang sudah ataupun yang perlu dilakukan berkaitan dengan rencana proyek,
serta workshop.
5. Jadwal dan Tempat
Tuliskan jadwal atau tempat yang telah disetujui untuk melakukan pertemuan, pra-kunjungan, kapan dimulainya
proyek di lapangan, hingga dengan jadwal pertemuan penting dengan klien. Selain itu, bisa juga dengan
menyertakan time table yang berisi kapan, berapa lama, dan dimana proyek itu akan dilakukan.

6. Produk
Misalnya memang ada produk yang akan dihasilkan dari proyek tersebut, maka perlu untuk menuliskan semua yang
berkaitan dengan perencanaan produksi, workshop, prosesnya, hingga dengan siapa yang akan melakukan presentasi
dari produk tersebut.

7. Tim Evaluasi
Pada bagian ini adalah isi TOR yang berisi tentang spesifikasi siapa saja yang bergabung menjadi tim dalam
pengerjaan proyek tersebut. Data diri dari masing-masing anggota tim, kemampuan dan keterampilan khusus yang
mereka miliki, pengalaman mengerjakan proyek lain sebelumnya, dan berapa jumlah keseluruhan anggota tim yang
nantinya akan bekerja.

8. Logistik dan Anggaran

Susunlah Rencana Anggaran Biaya atau RAB secara rinci dan lengkap yang akan diperlukan selama proyek
berjalan. Kamu perlu memasukkan rincian mengenai berapa nominal gaji, penggantian biaya, akomodasi perjalanan,
dan apa saja fasilitas yang diperlukan untuk memperlancar jalannya proyek, seperti misalnya komputer, transportasi,
layanan jaringan internet, dan lain sebagainya.

9. Pelaksana dan Penanggung Jawab

Selain tim yang akan bekerja di dalam proyek tersebut, kamu juga harus memberikan rincian mengenai siapa saja
yang akan bertugas sebagai pelaksana dan juga penanggung jawab proyek tersebut.

Tujuan dan Manfaat TOR

Terdapat beberapa tujuan dasar yang menjadi salah satu landasan dalam penyusunan dan pembuatan TOR. Pada
intinya, tujuan tersebut ditetapkan supaya nantinya ketika proyek dilaksanakan, tidak akan ditemukan adanya
ketidaksesuaian kondisi yang ada di lapangan dengan yang telah direncanakan. Berikut ini adalah beberapa tujuan
dan manfaat dari pembuatan TOR adalah:

1. Sebagai landasan ataupun dasar rencana proyek atau kegiatan

2. Sebagai dasar perhitungan audit untuk pihak manajemen dan keuangan
3. Sebagai bahan penilaian kualifikasi dari sebuah proyek
4. Sebagai media dan juga sarana untuk seorang pimpinan untuk mengendalikan kinerja bawahannya.
Cara Membuat TOR
Semua elemen yang ada di dalam isi TOR harus bisa disusun dengan rapi supaya informasi dan juga deskripsi yang
disampaikan dalam TOR tersebut dapat dipahami dengan baik oleh berbagai macam pihak yang terkait. Oleh karena
itu, cara membuat TOR tidak boleh dilakukan dengan sembarangan.

Dibutuhkan adanya ketelitian dan kecermatan dalam menyusunnya. Mengacu pada elemen yang ada di dalam TOR,
berikut ini adalah langkah-langkah membuat TOR yang baik dan benar.

1. Membuat Judul Proyek atau Kegiatan

Judul TOR merupakan sesuatu yang mengacu pada proyek ataupun kegiatan yang akan dilaksanakan. Untuk itu,
buatlah judul dengan jelas dan sederhana supaya mudah untuk dipahami oleh pihak yang membacanya.
2. Menuliskan Latar Belakang dengan Rapi
Apabila dirunut dari isi TOR yang sebelumnya sudah kita bahas, sama seperti dokumen perencanaan lainnya, bagian
latar belakang akan selalu ada di awal dokumen. Dengan menuliskan latar belakang menggunakan bahasa dan juga
istilah yang mudah dimengerti oleh banyak pihak akan memudahkan mereka dalam memahami dengan jelas kenapa
perusahaan harus melakukan proyek tersebut.

Perlu diingat bahwa detail dan juga kelengkapan dalam menjelaskan latar belakang memang cukup penting. Akan
tetapi, usahakan untuk tidak menuliskan dengan terlalu panjang dan lebar. Cukup tuliskan dengan singkat tapi tetap
padat informasi.

3. Sebutkan Semua Tujuan dengan Rinci

Setelah memastikan bahwa alasan ataupun landasan dalam pelaksanaan proyek tersebut sudah rasional dan relevan
dengan latar belakang. Jadi, langkah selanjutnya kamu dapat mulai menuliskan tujuan apa yang ingin dicapai dari
pelaksanaan proyek tersebut.

Tujuan tersebut nantinya akan berkaitan dengan kinerja pada pelaksanaan proyek. Oleh karena itu, bagian tujuan
dari kerangka acuan atau term of reference ini adalah bagian yang harus bisa menjelaskan pencapaian apa saja yang
diinginkan pada setiap tahap proyek hingga proyek tersebut selesai.

4. Tuliskan Semua Elemen yang Ada di Dalam Isi TOR

Jangan sampai kamu melewatkan satu bagian penting yang ada di dalam isi TOR untuk dituliskan. Sebab, antara
satu dan lainnya mempunyai hubungan yang tidak dapat dipisahkan satu per satu. Termasuk juga siapa saja person
in charge sebagai tim dan juga pelaksana serta penanggung jawab yang akan kamu percaya untuk memegang proyek
tersebut.

5. Keberlanjutan Program
Sebenarnya, mencantumkan bagian yang satu ini di akhir TOR merupakan pilihan yang tidak mengikat. Dengan kata
lain, tidak dicantumkan juga tidak apa-apa, karena memang tidak akan berpengaruh pada jalannya proyek tersebut.
Hal itu dikarenakan pada bagian keberlanjutan program hanya sebagai bentuk kontinuitas dari proyek yang telah
dilaksanakan pada saat ini.

6. Perhitungan Anggaran
Hal ini memang menjadi elemen cukup penting yang tidak boleh dilewatkan dalam membuat sebuah TOR.
Anggaran perlu dibuatkan rancangan supaya semuanya menjadi jelas dan tidak menimbulkan kesalahpahaman di
kemudian hari. Lampirkan rencana keuangan mulai dari biaya yang dibutuhkan untuk memulai proyek, akomodasi
ataupun biaya entertain selama proses negosiasi dengan klien dan juga pihak terkait, transportasi selama proyek
tersebut dilaksanakan, dan juga biaya untuk membayarkan gaji orang-orang yang telah bergabung di dalam tim
proyek.

Nantinya, rencana keuangan atau rencana anggaran tersebut dapat digunakan oleh pihak akunting atau pihak
manajemen untuk melakukan evaluasi keuangan dan dalam proses pembuatan laporan keuangan.

7. Tentukan Metode yang Ingin Digunakan

Saat proyek pekerjaan berlangsung, maka perusahaan akan menggunakan berbagai metode supaya proyek tersebut
bisa berlangsung sesuai dengan target yang telah ditentukan. Oleh sebab itu, dalam term of reference perlu
dicantumkan tentang metode yang akan digunakan pada proyek pekerjaan.
Untuk penjelasan metode dalam hal ini meliputi fase utama dari proses implementasi proyek, waktu atau durasi
kegiatan yang ada pada proyek, sampai penggunaan alat-alat pengumpulan informasi di dalam proyek.

8. Soroti Isu yang Akan Terjadi

Di dalam proyek pekerjaan, kerap kali akan mengalami berbagai macam isu atau masalah. Hal itu tentu akan
menghambat proses pengerjaan proyek yang berujung pada gagalnya proyek. Untuk itu, dalam TOR ini harus bisa
menjelaskan semua isu ataupun masalah yang bisa saja terjadi saat proyek tersebut berlangsung.

9. Identifikasi Keahlian
Keberhasilan pengerjaan proyek sangat bergantung pada tenaga ahli dan juga tim yang handal. Oleh karena itu, di
dalam sebuah TOR, perlu dicantumkan tentang keahlian yang diperlukan pada proyek pengerjaan yang berlangsung.
Untuk keahlian dalam hal ini harus diidentifikasi seperti jenis pekerjaan yang terlibat di dalam proyek, jenis
keterampilan dan kemampuan yang kamu butuhkan untuk melakukan pekerjaan proyek, sampai deskripsi tugas dan
tanggung jawab masing-masing pekerja.

Jika berbicara tentang keterampilan dan kemampuan pekerja, di era digital ini kamu bisa menilai kinerja dari
pekerjaan dengan sangat mudah dan terkomputerisasi dengan manajemen KPI.

10. Susun Pelaporan

Dengan adanya susunan laporan ini, maka perusahaan akan bisa mengetahui informasi perkembangan proyek yang
akan dilaksanakan. Adanya pelaporan bisa menjadi alat pertimbangan untuk perusahaan dalam mengambil
keputusan. Untuk pelaporan dalam hal ini meliputi perkembangan proyek dari awal sampai proyek selesai.

11. Buat Rencana Kerja

Rencana kerja adalah strategi yang akan digunakan ketika proyek berlangsung. Dengan adanya rencana kerja,
perusahaan atau pekerja yang terlibat di dalam proyek bisa menentukan keputusan untuk memulai sampai
menyelesaikan proyek. Rencana kerja bisa menjadi pedoman saat pengembangan proyek berlangsung.

Di dalam rencana kerja ini, setidaknya harus berisi mengenai beberapa hal penting seperti analisis masalah dalam
hal kriteria evaluasi, metode implementasi, sampai alokasi keuangan proyek.

Contoh TOR
Setelah mengetahui pengertian TOR, detail komponennya, dan cara membuatnya. Sekarang saatnya kita membahas
terkait beberapa contoh TOR. Dengan demikian, kamu dapat memperoleh gambaran yang lebih jelas terkait dengan
TOR. Berikut ini adalah beberapa contoh TOR yang bisa kamu jadikan referensi, antara lain:

1. Contoh TOR Kegiatan

Di bawah ini adalah contoh TOR kegiatan mahasiswa, yakni seminar nasional pendidikan karakter:

SEMINAR NASIONAL PENDIDIKAN KARAKTER

UNIVERSITAS XXX

1. Latar Belakang
Perkembangan teknologi dan informasi membuka akses informasi bagi masyarakat. Arus informasi yang deras juga
mengubah karakter masyarakat, tak terkecuali generasi muda.
Maka dari itu, untuk mengukuhkan kembali karakter berbasis Pancasila, Universitas XXX akan mengadakan
Seminar Nasional dengan tema “Pendidikan Karakter Berwawasan Global”.

I. Tujuan Kegiatan

1. Memperkuat karakter pemuda, terutama kalangan akademisi.

2. Menyelesaikan masalah terkait pendidikan karakter berbasis IT
3. dst.
1. Jadwal dan Tempat Pelaksanaan
Hari : Rabu

Tanggal : 6 Juli 2022

Jam : 07.00-selesai

Tempat : Aula Gedung Y Universitas XXX

1. Peserta

Jumlah peserta kegiatan ialah 150 orang yang didominasi oleh mahasiswa jurusan ZZZ, Universitas XXX, pengamat
masalah pendidikan karakter, praktisi pendidikan, dan tokoh masyarakat.

2. Penyelenggara

Penyelenggara kegiatan adalah Himpunan Mahasiswa Jurusan ZZZ, Universitas XXX.

3. Penutup

Demikian Term of Reference kegiatan Seminar Nasional Pendidikan Karakter ini. Untuk informasi lebih lanjut,
silakan menghubungi penyelenggara kegiatan.

2. Contoh TOR Pemateri

Jika kamu ingin mengadakan kegiatan ataupun acara, kamu juga perlu membuat acuan untuk narasumber yang akan
diundang. Berikut ini adalah contoh TOR untuk pemateri, antara lain:

Term of Reference (TOR) Pembicara

Manual Brewing Workshop

Judul Sesi

Basic manual brewing technic

Nama Pembicara
1. Aga
Waktu & Tempat

Hari/Tanggal : Rabu/6 Juli 2022

Jam : 10.00-12.00 WIB

Tempat : Hotel XXX

Tujuan Umum

Meningkatkan keterampilan peserta terkait teknik dasar manual brewing

Tujuan Khusus

1. Meningkatkan keterampilan peserta dalam pembuatan kopi dengan teknik pour over
2. dll.
Bentuk Umum

 Paparan narasumber
 Praktik pembuatan manual brewing
Durasi

Waktu yang tersedia untuk pemateri ialah 100 menit (10.10-11.50 WIB), termasuk dengan sesi tanya jawab.

Sesi Tanya Jawab

 Sesi tanya jawab berlangsung 30 menit

 Sesi tanya dilaksanakan di akhir sesi dan dibuka untuk tiga orang penanya
Demikian penjelasan mengenai apa itu TOR dan bagaimana cara membuatnya. Semoga semua pembahasan di atas
bermanfaat sekaligus dapat menambah wawasan kamu.

Bagi Grameds yang ingin mengetahui secara lebih mendalam tentang cara membuat TOR lainnya dapat membaca
buku-buku terkait dengan mengunjungi Gramedia.com.
Untuk mendukung Grameds dalam menambah wawasan, Gramedia selalu menyediakan buku-buku berkualitas dan
original agar Grameds memiliki informasi #LebihDenganMembaca.