Standar Operasional Prosedur

Penyusunan Term of Reference (ToR)

Perhimpunan Pelajar Indonesia se-Dunia
Nomor SOP Nomor Revisi Tanggal Dikeluarkan Tanggal Diberlakukan
04.KSK.11.19 1 November 2019 30 November 2019
Disiapkan Oleh Diperiksa Oleh Disetujui Oleh
Anggota dan Kepala Pusat Sekretaris Umum Koordinator PPI Dunia
Administrasi dan Kesekretariatan

Pembukaan
Term of Reference (ToR) atau dalam pengertian Bahasa Indonesia disebut dengan Kerangka
Acuan Kerja (KAK) menjelaskan informasi latar belakang suatu kegiatan/acara, strategi
capaian atau tujuan, penerima manfaat (perserta), waktu kegiatan, dan biaya yang diperlukan.
Setiap kegiatan/acara yang dilaksanakan pusat/komisi PPI Dunia berupa seminar, workshop,
diseminasi, sosialisasi, dan penelitian harus sesuai dengan SOP Term of Reference PPI Dunia
yang sudah ditetapkan.
Term of Reference (ToR) menjelaskan informasi sebagai berikut:
1. Uraian mengenai apa (what) pengertian dan apa keluaran yang akan dicapai dari
kegiatan/acara yang dilaksanakan.
2. Mengapa (why) kegiatan dilaksanakan dan apa hubungannya dengan program yang
hendak dicapai.
3. Siapa (who) yang bertanggung jawab melaksanakan pencapaian output dan sasaran
yang akan menerima kegiatan/acara tersebut.
4. Kapan (when) – menjelaskan rencana waktu pelaksanaan kegiatan/acara.
5. Di mana (where) kegiatan akan dilaksanakan.
6. Bagaimana (how) – menjelaskan metode kerja yang akan digunakan.
7. Berapa (how much) biaya yang dibutuhkan diperlukan dan diperinci dengan adanya
Rencana Anggaran Biaya (RAB).

Tujuan
Tujuan penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) “Penyusunan Term of Reference
(ToR)” ini adalah sebagai acuan pembuatan ToR bagi kalangan internal PPI Dunia untuk
menjamin efisiensi, efektifitas, kelancaraan, dan keseragaman tata urut dan materi kegiatan
dalam menentukan tema, merumuskan masalah, kemudian mencari jawaban atas permasalahan
melalui kegitan yang dilaksanakan.
Tanggung Jawab
Dalam penyusunan Term of Reference (ToR), pengurus PPI Dunia dapat merujuk pada
Standar Operasional Prosedur (SOP) yang berlaku ini. Adapun penerapan SOP ini menjadi
tanggung jawab masing-masing kepala pusat/komisi dalam hal peninjauan konten, dan anggota
Pusat Administrasi dan Kesekretariatan dalam hal peninjauan format serta penulisan ToR.

Prosedur Penyusunan ToR

1. Ketentuan Format ToR
a. Ukuran kertas yang digunakan adalah kertas ukuran A4.
b. Ukuran margin adalah sebagai berikut:
1) Sisi atas : 4,25 cm
2) Sisi kiri : 3 cm
3) Sisi kanan : 2 cm
4) Sisi bawah : 2 cm
c. Jenis huruf yang digunakan adalah Times New Roman dengan ukuran 12 pt.
d. Pada bagian atas dokumen ToR dicantumkan kop, serupa seperti yang digunakan
sebagai kop surat keluar PPI Dunia.

2. Bagian ToR
Bagian-bagian dalam ToR dapat menyesuaikan kepentingan yang akan dibahas dari
masing-masing penyusun di Pusat/Komisi PPI Dunia. Secara umum bagian ToR terdiri
sebagai berikut:
a. Latar belakang
Latar belakang berisi pandangan umum terkait alasan yang menjadi dasar kegiatan
yang akan dilakukan. Dapat berupa gambaran kondisi saat ini, berupa masalah yang
terjadi, atau menyangkut suatu peringatan yang memiliki unsur kuat sehingga menjadi
alasan untuk membuat kegiatan/acara tersebut.
b. Bentuk acara
Berisikan informasi bentuk kegiatan/acara yang akan berlangsung.
c. Sasaran
Menyebut objek/elemen yang menjadi sasaran kegiatan/acara.
d. Strategi pencapaian pengeluaran
Terdiri atas beberapa hal berikut:
1) Metode pelaksanaan;
2) Tahapan dan teknik pelaksanaan kegiatan/acara;
3) Jadwal dan waktu pelaksanaan;
4) Tempat pelaksanaan.
e. Waktu pencapaian keluaran
Menjelaskan lama waktu yang dibutuhkan sampai akhir acara selesai.
f. Tujuan
Rumusan tujuan yang bersifat spesifik dan terukur. Tujuan berkaitan erat dengan
indikator kinerja yang ditargetkan.
g. Sumberdaya
Menjelaskan jumlah dana yang dibutuhkan secara keseluruhan beserta rekapitulasi tiap
cost component. Rekap sumberdaya disajikan dalam bentuk tabel tiap tahap atau sub
kegiatan, berdasarkan cost component.
h. Contact person
Merupakan kontak dari 1 (satu) atau beberapa pihak yang bertanggung jawab perihal
informasi terkait pelaksanaan kegiatan/acara.
i. Tanda tangan
Berisikan tanda tangan panitia pelaksana.