SOP

SEKRETARIS JBZ
PUSAT
 DAFTAR ISI

BAGIAN UMUM
1. SOP Penulisan ................................................................ ................................. 2
2. SOP Surat Masuk dan Keluar ......................................... ................................. 5
3. SOP Pembuatan Surat .................................................... ................................. 7
4. SOP Pembuatan Piagam atau Sertifikat ......................... ................................. 12
5. SOP Pengiriman Surat .................................................... ................................. 13

BAGIAN KHUSUS
1. Sekretaris Pusat .............................................................. ................................. 15
2. Sekretaris Daerah ........................................................... ................................. 17
3. Sekretaris Bidang Pusat .................................................. ................................. 18

LINK PENTING ................................................................... ................................. 19

 STANDAR OPERASIONAL PROSEDURE (SOP)

SEKRETARIS JBZ

BAGIAN UMUM

Pada bagian umum ini akan menjelaskan prosedur mekanisme kerja sekretaris secara
umum, baik untuk sekretaris pusat, daerah, ataupun bidang. Hal-hal yang akan dibahas dalam
bagian umum ini meliputi sebagai berikut:

1. SOP Penulisan

Pada bagian SOP Penulisan akan menjelaskan bagian dari format penulisan, templete
yang digunakan, dan SOP yang berlaku dalam penulisan proposal, laporan pertanggungjawaban,
MOU, petunjuk pelaksanaan kegiatan.

2. SOP surat masuk dan keluar

Pada bagian SOP alur dari surat masuk dan keluar ini berlaku untuk umum baik untuk
JBZ pusat ataupun daerah. Hal yang akan dibahas dalam bagian ini terdiri dari klasifikasi surat
masuk dan keluar, pencatatan, arsip.

3. SOP Pembuatan Surat

Pada bagian ini menjelaskan prosedur pengodean, sistematika penulisan surat, jenis-
jenis surat beserta templete nya.

3. SOP Pembuatan Piagam atau Sertifikat

Pada bagian ini akan menjelaskan template dari piagam atau sertifikat yang dapat
digunakan baik untuk JBZ pusan ataupun JBZ daerah, dan aturan dalam proses pembuatan
piagam atau sertifikat.

4. SOP Pengiriman Surat

Pada bagian ini akan diatur bagaimana proses pengiriman surat sekretaris pusat-
sekretaris daerah, sekretaris daerah-sekretaris pusat, sekretaris bidang-sekretaris pusat,
sekretaris bidang-sekretaris bidang daerah.

1
I. SOP PENULISAN

A. Format Penulisan

1. Ukuran kertas yang digunakan A4

2. Margin yang digunakan dalam dokumen proposal, LPJ, MoU, dan TOR adalah batas kanan,
atas, dan bawah = 3 cm dan batas kiri = 4 cm.

Sedangkan untuk surat memiliki batas kanan, kiri, atas, dan bawah = 2,54 cm

(untuk bagian surat akan dijelaskan pada bagian SOP Pembuatan Surat)

3. Line spacing yang digunakan adalah 1.5 lines dan spacing before after 0 pt.

4. Posisi paragraph rata kanan kiri (justify) dan merojok 1 cm dari ujung paragraph

5. Penulisan halaman untuk proposal dan dokumen lainnya yang memerlukan halaman berada
di kanan bawah kertas

6. Dalam penulisan dilarang menyinggung SARA

7. Gunakan penulisan yang sesusai dengan PUEBI

B. SOP Proposal

Bentuk proposal dapat dibagi menjadi dua, yaitu proposal dalam bentuk kertas A4
ataupun dalam bentuk powerpoint (PPT). Apabila format yang digunakan dalam penulisan
proposal adalah dalam A4 maka dapat mengikuti aturan yang tertara pada format penulisan di
atas. Proposal dalam bentuk PPT dibebaskan menyesuaikan dengan kebutuhan dari isi proposal
tersebut. Referensi untuk proposal dalam bentuk PPT dapat diakses melalui
https://bit.ly/ProposalPPT_JBZ .

Beberapa hal yang setidaknya dimuat dalam proposal, sebagai berikut:

1. Latar Belakang

2. Landasan Kegiatan

3. Nama Kegiatan

4. Tema Kegiatan

5. Tujuan Kegiatan

2
6. Sasaran Kegiatan

7. Peserta Kegiatan

8. Waktu dan Tempat

9. Deskripsi Kegiatan

10. Susunan Kepanitian

11. Susunan Acara

12. Rencana Anggaran Biaya

13. Penutup

14. Lembar Pengesahan

15. Lampiran

C. SOP Laporan Pertanggung Jawaban

Laporan pertanggungjawaban (LPJ) adalah laporan dalam bentuk dokuumen tertulis

untuk melaporkan pelaksanaan kegiatan. Proses pembuatan LPJ disesuaikan dengan alur
proposal yang dibuat.

Dengan struktur penulisan pada umumnya sebagai berikut:

1. Latar Belakang

2. Landasan Kegiatan

3. Nama Kegiatan

4. Tema Kegiatan

5. Tujuan Kegiatan

6. Sasaran Kegiatan

7. Peserta Kegiatan

8. Waktu dan Tempat

9. Deskripsi Kegiatan

10. Hambatan dan Evaluasi

3
11. Rekomendasi

12. Penutup

13. Lembar Pengesahan

14. Lampiran

D. SOP Memorandum of Understanding (MoU)

Memorandum of Understanding (MoU) adalah bentuk perjanjian yang dilakukan oleh du

apihak atau lebih yang dicantumkan dalam suatu dokumen formal. Adanya perjanjian yang tertulis
tersebut, menyatakan bahwa kedua pihak atau lebih secara jelas menyatakan bahwa mereka
ingin bekerjasama untuk menjalankan suatu kegiatan yang telah disepakati bersama
sebelumnya.

E. SOP Petunjuk Pelaksanaan Kegiatan

Term of Reference (TOR) adalah suatu dokumen yang menginformasikan gambaran

umum dan penjelasan mengenai keluaran kegiatan yang akan dicapai. TOR menjelaskan
mengenai informasi latar belakang suatu kegiatan/acara, strategi capaian atau tujuan, penerima
manfaat (peserta), dan waktu kegiatan tersebut dilaksanakan.

Referensi isi dari TOR sebagai berikut:

1. Nama Kegiatan

2. Materi Pokok

a. Topik

b. Metode penyampaian

c. Waktu penyampaian

d. Uraian topik

3. Waktu dan Tempat

4. Peserta kegiatan

5. Susunan Acara

6. Penutup

4
II. SOP SURAT MASUK DAN KELUAR

Sekretaris bertanggungjawab atas alur administrasi yang terjadi dalam suatu organisasi,
tujuan dari adanya SOP alur surat masuk dan keluar ini untuk mengetahui surat yang dikeluarkan
ataupun surat yang masuk kepada organisasi yang bersangkutan. Maka untuk mengatur
prosedur tersebut diatur dalam aturan sebagai berikut:

Surat Keluar

1. Surat yang dikeluarkan oleh suatu organisasi atau mengatasnamakan organisasi tersebut baik
dibuat oleh sekretaris pusat ataupun bidang, harus diajukan terlebih dahulu kepada sekretaris
pusat untuk di data dan diarsipkan.

2. Surat yang dikeluarkan oleh suatu organisasi atau mengatasnamakan organisasi tersebut baik
dibuat oleh sekretaris pusat ataupun bidang, harus dibubuhi oleh cap resmi organisasi dan
tandatangan ketua.

Surat Masuk

1. Surat yang masuk atau ditujukkan kepada organisasi tersebut terlebih dahulu dilihat dari
tembusan surat tersebut, dan surat tersebut harus disampaikan berdasarkan alur dari tembusan
yang ada dalam surat tersebut.

2. Apabila tembusan yang ada pada surat tersebut tidak melibatkan pengurus inti JBZ
(sekretaris, bendahara, sekjen, dan ketua) dan hanya melibatkan bidang yang terkait, maka
cukup pendataan dan arsip surat tersebut dilakukan oleh sekretaris bidang yang berkaitan.

3. Apabila tembusan yang ada pada surat tersebut melibatkan pengurus inti JBZ (sekretaris,
bendahara, sekjen, dan ketua) maka surat tersebut wajib disampaikan kepada sekretaris inti
untuk di data dan diarsipkan. Adapun kondisi dimana surat tersebut ditunjukkan untuk bidang
tertentu dan pengurus inti, maka pendataan dan arsip dilakukan oleh kedua pihak.

KLASIFIKASI SURAT MASUK DAN KELUAR

A. SURAT EKSTERNAL

Surat eksternal adalah surat yang dibuat untuk ditujukan kepada pihak luar, berikut adalah
contoh dari surat eksternal:

1. Surat Kerja Sama

5
2. Surat Pengajuan

3. Surat Undangan

4. Surat Permohonan

B. SURAT INTERNAL

Surat internal adalah surat yang dibuat untuk kepentingan di dalam oraganisasi tersebut
dan ditujukan kepada pihak internal, berikut adalah contoh dari surat internal:

1. Surat Keterangan Aktif Organisasi

2. Surat Izin Mengikuti Kegiatan

PENCATATAN

Pencatatan adalah proses kegiatan mencatat alur masuk dari surat keluar dan masuk,
proses pencatatan ini dapat dilakukan di spreadsheet dengan contoh sebagai berikut:

Berikut adalah templete untuk mengcopas spreadsheet pencatatan surat masuk dan keluar:

https://bit.ly/PencatatanSuratJBZ

ARSIP

Arsip adalah proses kegiatan untuk menyimpan dokumen dari proses surat masuk dan
keluar, arsip dokumen ini dapat dilakukan pada google drive. Contoh arsip sebagai berikut:

6
III. SOP Pembuatan Surat

A. Pengodean Surat

Contoh:

No : 100/001/JBZ/EKS/SEK/2022

Surat ke-berapa/kepengurusan ke-berapa/JBZ-kode daerah/Tujuan surat eksternal atau

internal/bidang bertanggung jawab atau yang mengeluarkan surat/Tahun dikeluarkan surat

Keterangan:

EKS - Eksternal

INT - Internal

KEM - Kemanusian

OP - Operasional

PEND - Pendidikan

SEK - Sekretaris

HUM - Humas

Kode Daerah

No : 1/001/JBZ-KSMD/EKS/SEK/2022

NO NAMA KOTA/KABUPATEN KODE

1 Kota Bandung BDG
2 Kota Cimahi CMH
3 Kota Depok DPK
4 Kota Tasikmalaya TSK
5 Kota Bekasi BKS
6 Kota Bogor BGR
7 Kabupaten Bandung KBDG
8 Kabupaten Bandung Barat KKBB
9 Kabupaten Bekasi KBKS
10 Kabupaten Ciamis KCMS

7
 11 Cirebon CRB
12 Kabupaten Kuningan KKNG
13 Kabupaten Majalengka KMJ
14 Kabupaten Purwakarta KPW
15 Kabupaten Subang KSB
16 Kabupaten Sukabumi KSKB
17 Kabupaten Sumedang KSMD
18 Kabupaten Tasi KTSK

B. Sistematika Penulisan Surat

Format Penulisan

1. Surat dibuat singkat, padat, dan jelas serta menggunakan tata bahasa yang baik dan benar
sesuai PUEBI.

2. Isi surat tidak menyinggung SARA

3. Hindari pengulangan kata / kalimat yang sama

4. Untuk urusan rutin yang terjadi berulang-ulang dalam bentuk yang sama, hendaknya
dibuatkan surat dalam bentuk formulir
5. Alamat surat ditujukan kepada pejabat yang dituju, bukan kepada instansinya. Bila pejabat
pada instansi tersebut tidak diketahui, gunakan istilah “PIMPINAN”
6. Dalam isi surat, sebutan untuk pejabat yang dituju, yaitu SAUDARA atau BAPAK, bisa
disingkat menjadi “Sdr.” atau “Bpk.” asal diikuti dengan nama pejabat tersebut
7. Pengganti untuk pengirim surat menggunakan kata “kami”
8. Surat tak perlu ditutup dengan kalimat yang berlebihan
9. Surat diakhiri cukup dengan menyebutkan jabatan, penandatanganan surat, dan nama yang
bersangkutan;
10. Ukuran kertas A4
11. Margin atas, bawah, kiri, dan kanan = 2,54 cm
12. Jenis font Times New Roman ukuran 12
13. Line spacing menggunakan ukuran multiple 1,15, dan ukuran spacing before after = 0 pt
14. Posisi paragraph rata kiri dan kanan (justify)

8
Bagian Surat
a. Kepala Surat
1. Kop surat
2. Tanggal surat
3. Nomor, lampiran, dan perihal
4. Alamat tujuan

b. Badan Surat
1. Salam pembuka
2. Kalimat pembuka
3. Inti surat
4. Kalimat penutup

9
c. Pengirim surat (nama dan tanda tangan)

CAP Tanda Tangan

Posisi tanda tangan disebelah kanan dan capnya di sebelah kiri dari tanda tangan.
d. Tembusan (bila ada)
e. Kontak yang bisa dihubungi/contact person (bila dibutuhkan)

C. JENIS-JENIS SURAT BESERTA TEMPLATE-NYA

Berdasarkan tujuannya surat dibagi menjadi beberapa macam, sebagai berikut:

1. Surat Permohonan, yaitu surat yang dibuat dengan tujuan meminta suatu hal kepada
perseorangan maupun organisasi/perusahaan/instansi.
2. Surat Undangan, yaitu surat yang digunakan untuk mengundang perseorangan maupun
organisasi/perusahaan/instansi dalam rangka pelaksanaan suatu kegiatan.
3. Surat Mandat atau Surat Tugas, yaitu surat yang dibuat oleh lurah/kepala
bidang/pemegang jabatan tinggi untuk memberi keterangan atau pemberitahuan
mengenai penugasan.
4. Surat Keterangan, yaitu surat yang berisi penjelasan tentang keadaan seseorang atau
sesuatu.

10
 5. Memo, yaitu surat atau catatan yang dibuat secara singkat, padat, serta jelas dengan
maksud dan tujuan tertentu kepada penerima tanpa adanya basa-basi.
6. Surat Panggilan, yaitu surat dari lurah/kepala bidang/pemegang jabatan tinggi kepada
pengurus atau anggota agar yang bersangkutan segera menghadap atau menemui
sipengirim surat.
7. Surat Izin, yaitu surat keterangan yang diberikan kepada perseorangan untuk meperoleh
suatu hak atau fasilitas atau dispensasi yang bukan menjadi milik atau kewenangannya,
untuk suatu periode tertentu.
8. Surat Keputusan, yaitu surat yang berisi sebuah keputusan dari proses organisasi atau
suatu kebijakan.
9. Surat Pemberitahuan, yaitu surat yang berisi sesuatu informasi yang perlu diketahui oleh
orang banyak (pengurus dan anggota).
10. Surat Rekomendasi, yaitu surat yang menyatakan, menguatkan, membenarkan, dan
sebagainya bahwa orang yang disebut dapat dipercaya, baik, dan sebagainya
11. Surat Tugas, yaitu surat yang dikeluarkan untuk pengurus atau anggota untuk
melaksanakan tugas tertentu.
12. Surat Pernyataan, yaitu bentuk surat yang dibuat untuk menunjukkan mengenai sebuah
kesanggupan.
13. Surat Balasan, yaitu surat yang dibuat untuk membalas surat masuk.
14. Surat Penawaran, yaitu surat yang berisi tentang penawaran suatu barang atau jasa yang
ditujukan kepada perseorangan maupun organisasi/perusahaan/instansi.
15. Surat Peringatan, yaitu surat yang berisi teguran dari lurah/kepala bidang/pemegang
jabatan tinggi kepada pengurus atau anggota karena yang bersangkutan melangga
peraturan yang telah ditetapkan.
16. Surat Perjanjian Kerjasama (MoU), yaitu surat yang berisi kesepakatan antara pihak yang
satu dengan pihak lainnya untuk melaksanakan sesuatu.
17. Sertifikat, yaitu suatu tanda yang berisi keterangan tertulis dan tercetak sebagai bukti
kepemilikan sebuah prestasi atau partisipasi.

Link template surat : https://bit.ly/TemplateSuratJBZ

Note: apabila membutuhkan salah satu jenis surat di atas namun tidak ada referensi contohnya,
bisa langsung mengkontak sekretaris pusat (Ferdina 089656387696) atau mencari referensi dari
sumber lain.

11
D. SURAT TEMBUSAN

Surat tembusan adalah surat yang dikirimkan kepada beberapa pihak terkait dengan alur
yang tertera pada tembusan tersebut. Dalam pembuatan tembusan harus diperhatikan pihak
mana saja yang terkait dan tidak terkait. Berikut penjelasan detail mengenai pihak terkait dan
tidak terkait.

PIHAK TERKAIT

Pihak terkait adalah pihak yang berperan penting atau terlibat dalam konten atau isi surat
tersebut, dan apabila pihak tersebut tidak menerima tembusan maka akan ada rumpang
dalam penyampaian informasi.

PIHAK TIDAK TEKAIT

Pihak tidak terkait adalah pihak yang memang tidak perlu untuk tahu isi surat tersebut
karena tidak ada sangkut pautnya dengan konten atau isi surat tersebut. Apabila pihak tersebut
tidak mengetahui isi atau konten surat tersebut maka tidak masalah.

ALUR PENERIMAAN SURAT

Proses alur penerimaan surat pada umumnya disesuaikan dari tembusan yang tertera
pada surat tersebut. Apabila dalam surat tersebut tidak ada keterangan tembusan, maka surat
tersebut otomatis akan diterima oleh sekretaris inti, lalu dicatat dan diarsipkan sebelum
disampaikan kepada pihak terkait.

Apabila dalam surat tersebut tertera keterangan tembusan, maka surat akan diterima dari
pihak paling bawah ke pihak paling atas dengan alur mekanisme yang sama, adanya pencatatan
dan arsip dari pihak yang berkaitan.

IV. SOP PEMBUATAN SERTIFIKAT/PIAGAM

Sertifikat atau piagam diberikan sebagai bentuk penghargaan atas hasil atau kerja
kerasnya dalam menjalankan suatu kegiatan, selain itu sertifikat atau piagam dapat diberikan
sebagai bentuk terima kasih atau kerja sama atau hal lainnya yang telah dilakukan.

12
PROSEDUR PEMBUATAN SERTIFIKAT/PIAGAM

1. Template dari sertifikat atau piagam dapat diakses melalui link berikut
(https://bit.ly/TemplateSuratJBZ)

2. Design dari sertifikat atau piagam dibebaskan sesuai dengan bidang atau daerahnya masing-
masing.

3. Hal yang harus ada dalam sertifikat tersebut adalah logo JBZ, nama organisasi, penanggung
jawab atau ketua (nama + tanda tangan), nama yang dituju dalam sertifikat, nama kegiatan,
tujuan dibuatnya sertifikat, cap JBZ.

Contoh dapat diakses sebagai berikut: https://bit.ly/TemplateSuratJBZ

REGULASI PEMBUATAN SERTIFIKAT/PIAGAM

Regulasi ini mengatur mengenai proses pembuatan sertifikat atau piagam yang
memerlukan tanda tangan dari ketua JBZ pusat.

1. Sertifikat atau piagam yang bertanda tangan ketua JBZ pusat apabila acara tersebut
diselenggarakan oleh JBZ pusat.

2. Sertifikat atau piagam yang bertanda tangan ketua JBZ pusat apabila yang bertanggung jawab
mengenai acara tersebut adalah JBZ pusat.

3. Setiap daerah yang mengeluarkan sertifikat atau piagam dengan tanggung jawabnya masing-
masing maka tanda tangan yang dipakai adalah pihak yang terkait di daerah tersebut.

V. SOP PENGIRIMAN SURAT

Regulasi mengenai pengiriman surat akan diatur sebagai berikut:

ATURAN UMUM:

1. Sekretaris pusat dapat mengirimkan surat kepada pihak internal ataupun eksternal.

2. Sekretaris bidang dapat mengirimkan surat kepada pihak internal, namun terbatas pada
pengiriman surat eksternal apabila melibatkan dan atau mencantumkan nama organisasi terkait
kepada pihak luar yang dituju, maka surat tersebut harus diketahui terlebih dahulu oleh sekretaris
pusat.

13
3. Sekretaris daerah dapat mengirimkan surat kepada JBZ pusat secara general (ditujukan
kepada sekretaris pusat), dan dapat mengirimkan surat kepada sekretaris bidang pusat.

SOP PENGIRIMAN

1. Sekretaris daerah yang ingin mengirimkan surat kepada JBZ pusat dapat megirimkannya
langsung kepada Koordinator Daerah JBZ Pusat surat paling lambat dikirimkan H-3 dari acara
tersebut berlangsung.

2. Sekretaris pusat yang ingin mengirimkan surat kepada JBZ daerah dapat mengirimkannya
melalui koordinator daerah, melalui contact person yang telah disepakati.

3. Sekretaris bidang yang ingin mengirimkan surat kepada pihak internal dapat mengirimkannya
secara langsung kepada pihak internal tanpa melalui perantara atau pendataan oleh sekretaris
pusat.

4. Sekretaris bidang yang ingin mengirimkan surat kepada JBZ daerah namun
mengatasnamakan JBZ pusat maka wajib untuk melaporkannya kepada sekretaris pusat dan
surat dibubuhi oleh tandatangan ketua JBZ pusat.

5. Sekretaris bidang yang ingin mengirimkan surat kepada bidang di JBZ daerah tanpa
melibatkan nama organisasi JBZ pusat, maka dapat langsung mengirimkannya kepada bidang
terkait, melalui contact person yang telah disepakati sebelumnya. Dengan catatan KOP SURAT
yang dipakai memakai KOP SURAT bidang terkait.

14
BAGIAN KHUSUS

I. SEKRETARIS PUSAT

SOP REQUEST SURAT

A. Surat Digital

1. Anggota yang ingin mengajukan pembuatan surat dapat menghubungi sekretaris melalui
whatssapp, paling lambat H-1 surat akan diajukan.

Dengan format sebagai berikut:

- Jenis surat
- Tujuan dikirimkannya surat
- Organisasi/orang yang terlibat dalam isi surat
- Isi surat
- Waktu dan tempat

2. Surat paling lambat akan diproses H+1 dari tanggal permintaan surat

3. Surat dalam bentuk digital akan dikirimkan kepada yang bersangkutan dalam bentuk file pdf
pada hari dimana surat tersebut telah selesai dikerjakan.

B. Surat Fisik

1. Anggota yang ingin mengajukan pembuatan surat dapat menghubungi sekretaris melalui
whatssapp, paling lambat H-5 surat akan diajukan.

2. Surat paling lambat akan diproses H+2 dari tanggal permintaan surat

3. Surat dalam bentuk digital akan dikirimkan kepada yang bersangkutan melalui perantara jasa
pengiriman atau kurir untuk dikirimkan kepada yang bersangkutan dalam bentuk fisik.

4. Apabila melakukan request pembuatan surat ini dapat mengisi format sebagai berikut:

- Alamat lengkap

- No telp yang bisa dihubungi

- Nama lengkap

15
SOP PENERIMAAN SURAT

1. Surat yang diterima oleh sekretaris akan disampaikan kepada divisi/bidang bersangkutan dan
diarsipkan.

2. Anggota yang menerima surat secara digital harus meneruskannya kepada sekretaris melalui
whatssapp.

3. Anggota yang menerima surat dalam bentuk fisik harus discan dan dikirimkan kepada
sekretaris untuk diarsipkan dan didata.

SOP PERMINTAAN PROPOSAL

1. Bidang atau divisi yang membutuhkan proposal dapat mengajukan kepada sekretaris dari H-
14 proposal tersebut dibutuhkan.

2. Konten dan isian yang ada dalam proposal sudah merupakan hasil diskusi bidang/divisi yang
terkait, dan diserahkan kepada sekretaris dengan isi konten yang runtut dan jelas.

3. Sekretaris akan memproses proposal paling lambat H+7 dari waktu pengiriman format
proposal.

SOP PERMINTAAN SERTIFIKAT/PIAGAM

1. Bidang/divisi yang membutuhkan piagam atau sertifikat dapat menghubungi sekretaris H-3 dari
sertifikat tersebut dibutuhkan.

Format pengajuan pembuatan sertifikat/piagam:

- Nama lengkap yang tercantum di sertifikat

- Acara/kegiatan
- Tujuan dibuatnya sertifikat/piagam
- Jenis piagam/sertifikat (penghargaan/kerjasama/dll)

2. Sertifikat/piagam paling lambat akan diproses H+2 dari pengajuan.

3. Sertifikat akan dikirimkan kepada yang bersangkutan dalam bentuk file pdf.

16
II. SEKRETARIS DAERAH

LAPORAN TRIWULAN

Setiap pendataan surat masuk dan keluar yang dilakukan oleh JBZ daerah, wajib
mendatanya pada format spreadsheet yang telah disediakan oleh sekretaris pusat. Laporan
pendataan untuk surat masuk dan keluar wajib untuk dilaporkan kepada sekretaris pusat setiap
tiga bulan sekali. Namun, pendataan harus tetap ongoing setiap ada surat yang masuk dan
keluar.

Berikut adalah alur dari proses laporan triwulan:

1. Setiap sekretaris daerah wajib untuk memegang e-mail jbz daerahnya masing-masing, guna
untuk mempermudah proses pengarsipan dokumen surat, laporan, dan administrasi lainnya.

2. Setiap sekretaris daerah wajib untuk melaporkan proses administrasi daerah dalam laporan
wajib triwulan, yang dikirimkan kepada e-mail JBZ pusat (jaberzillenial@gmail.com) dengan
format sebagai berikut:

Subjek: LAPORAN TRIWULAN _ (BULAN 1- BULAN 3)_KOTA/KAB

Isi : Berikut adalah rangkuman dari alur administrasi selama tiga bulan terakhir.

Jumlah surat masuk : ….

Jumlah surat keluar : ….

(lampirkan file atau link dari spreadsheet masing-masing daerah)

Contoh sebagai berikut:

17
III. SEKRETARIS BIDANG

LAPORAN TRIWULAN

Setiap pendataan surat masuk dan keluar yang dilakukan oleh sekretaris bidang, wajib
mendatanya pada format spreadsheet yang telah disediakan oleh sekretaris pusat. Laporan
pendataan untuk surat masuk dan keluar wajib untuk dilaporkan kepada sekretaris pusat setiap
tiga bulan sekali. Namun, pendataan harus tetap ongoing setiap ada surat yang masuk dan
keluar.

Berikut adalah alur dari proses laporan triwulan:

1. Setiap sekretaris bidang dapat menggunakan e-mail masing-masing, guna untuk

mempermudah proses pengarsipan dokumen surat, laporan, dan administrasi lainnya.

2. Setiap sekretaris bidang wajib untuk melaporkan proses administrasi daerah dalam laporan
wajib triwulan, yang dikirimkan kepada e-mail JBZ pusat (jaberzillenial@gmail.com) dengan
format sebagai berikut:

Subjek: LAPORAN TRIWULAN _ (BULAN 1- BULAN 3)_SEKBID (APA)

Isi : Berikut adalah rangkuman dari alur administrasi selama tiga bulan terakhir.

Jumlah surat masuk : ….

18
Jumlah surat keluar : ….

(lampirkan file atau link dari spreadsheet masing-masing daerah)

Contoh sebagai berikut:

19
LINK PENTING
1. Link Pencatatan: https://bit.ly/PencatatanSuratJBZ

2. Link Template Surat: https://bit.ly/TemplateSuratJBZ

Link template surat berisi: contoh surat/referensi surat, referensi piagam atau sertifikat, cap, dan
logo JBZ

20